Ứng dụng tin học trong công tác quản lý LĐ tiền lương tại Công ty xây dựng số 2 VINACONEX

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp SV Lê Văn Hùng
Lời cảm ơn
Em xin chân thành cảm ơn sâu sắc về sự hớng dẫn, chỉ bảo nhiệt tình của thầy
Đoàn Quốc Tuấn Giảng viên khoa tin học kinh tế Trờng đại học kinh tế quốc
dân hà nội đã giúp em hoàn thành chuyên đề thực tập này .
Em cũng xin bầy lỏ lòng biết ơn tới các thầy các cô giáo trong khoa tin học
kinh tế đã truyền đạt cho em những kiến thức trong suốt quá trình học tập tại trờng.
Tôi cũng chân thành cảm ơn ban lãnh đạo cùng toàn thể các cô các chú trong
phòng Tổ chức lao động tiền lơng công ty xây dựng số 2 Vinaconex đã quan
tâm giúp đỡ, cung cấp tài liệu cho việc hoàn thành chuyên đề này. Đặc biệt tôi xin tỏ
lòng biết ơn sâu sắc tới bác Đào Minh Chiến trởng phòng tổ chức lao động tiền l-
ơng ngời đã tận tình chỉ bảo , hớng dẫn cho tôi từ kiến thức lý thuyết đến áp dụng
thực tế trong đề tài.
Cuối cùng tôi xin đợc cảm ơn tất cả các bạn bè đã giúp tôi thực hiện đề tài
này. Chuyên đề này đợc viết với thời gian và kinh nghiệm có hạn, tất cả không thể
tránh khỏi những thiếu sót , những hạn chế về mặt kỹ thuật cũng nh trình bày. Vì vậy
tôi rất mong nhận đợc những ý kiến đóng góp , phê bình từ các thầy cô và bạn bè với
mong muốn rút ra những kinh nghiệm cho quá trình công tác của bản thân sau này
và chuyên đề đợc hoàn thiện hơn.
Hà nội 5 / 2002
Sinh viên
Lê Văn Hùng
LớpTi học 40A KTQD
1
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp SV Lê Văn Hùng
Lời nói đầu
Ngày nay tin học đã và đang phục vụ cho cuộc sống của con ngời rất nhiều
lĩnh vực, đặc biệt là trong công tác quản lý , điều hành và ra quyết định của các nhà
lảnh đạo. Vì vậy ứng dụng của tin học là rất quan trọng , cụ thể là nó làm giảm tới
mức tối thiểu sự tham gia của việc thực hiện thủ công bằng sức ngời, tiết kiệm thời
gian tìm kiếm , làm hẹp không gian lu trữ , hệ thống hoá và cụ thể hoá lợng thông tin

theo yêu cầu của ngời sử dụng . Cho nên hiệu quả của nó đã đợc nhiều cơ quan , xí
nghiệp ứng dụng vào toàn bộ quá trình quản lý của mình , đặc biệt là trong hệ thống
quản lao động tiền lơng với sự trợ giúp của máy tính.
Trong quá trình thực tập tại phòng Tổ chức lao động tiền lơng Công ty xây
dựng số 2 Vinaconex , đợc sự chỉ bảo giúp đỡ tận tình của thầy giáo Đoàn Quốc
Tuấn , Bác Đào Mạnh Chiến trởng phòng tổ chức lao động tiền lơng cùng các
cô chú trong cơ quan đã giúp tôi hoàn thiện đề tài :
ứng dụng tin học trong công tác quản lý Lao động tiền lơng tại công ty
xây dựng số 2 Vinaconex
Đề tài gồm các phần chính sau :
Chơng I : Tổng quan chung
Chơng II : Phơng pháp luận cơ bản
Chơng III : Phân tích hệ thống thông tin quản lý lao động tiền lơng
Chơng IV : Thiết kế hệ thống thông tin quản lý lao động tiền lơng
Chuyên đề đợc hoàn thành vơí sự giúp đỡ , hớng dẫn của thầy giáo Đoàn
Quốc Tuấn cùng các thầy cô trong khoa Tin học Kinh tế và các cán bộ trong Công
ty Xây dựng Việt Nam . Tuy nhiên , do kiến thức và kinh nghiệm còn ít ỏi , cùng với
sự hạn chế về mặt thời gian nên chơng trình chắc chắn còn mắc nhiều sai sót em rất
mong đợc sự chỉ bảo tận tình của các thầy , các cô trong khoa các cán bộ hớng dẫn
cùng toàn thể các bạn và những ngời quan tâm khác để em hoàn thành đề án đợc tốt
hơn .

LớpTi học 40A KTQD
2
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp SV Lê Văn Hùng
Chơng I
Tổng quan chung
1. Tổng quan chung về Công ty Xây dựng số 2 Tổng công ty Xuất
nhập khẩu Xây dựng Việt Nam
(vinaconex)

1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty
- Tên đơn vị thực tập: công ty xây dựng số 2 Vinaconco Tổng công ty
XNKXDVN Bộ xây dựng.
- Công ty xây dựng số 2 Vinaconex từ khi thành lập đến nay đã có rất nhiều
tên gọi khác nhau nh : Xí nghiệp liên hợp xây dựng số 2 cho đến ngày
9/6/1995 Bộ trởng bộ xây dựng có QĐ số 618 / BXD - TCLĐ về việc đổi tên Xí
nghiệp liên hợp xây dựng số 2 thuộc tổng công ty XNKXD Việt nam thành công
ty xây dựng số 2 ngày nay
- Trụ sở chính của công ty: 22 Lạc Long Quân - Tây Hồ - Hà Nội
- Công ty hiện có : 3 Xí nghiệp thành viên
+ Xí nghiệp XD số trụ sở tại Đông Ngạc- Từ liêm - Hà nội
+ XNXD và SXVLXD tại thị trấn Xuân Hoà - Mê Linh - Vĩnh Phúc.
+ Xí nghiệp bê tông và xây dựng Đạo Tú tại huyện Tam Đảo - Vĩnh Phúc.
- Ba chi nhánh tại các tỉnh .
+ Cao Bằng - Bắc Cạn .
+ Sơn La .
+ Lào Cai .
Ngoài ra còn có 10 đội xây dựng trực thuộc, do công ty quản lý và điều hành.
Công ty xây dựng số 2 - Vinaconco2 , là Doanh nghiệp nhà nớc hạng I theo QĐ số
2929/BXD - TCLĐ ngày 26 tháng 11 năm 1994 , với giấy phép kinh doanh xây dựng
số 26 / BXD - CSXD đợc phép hoạt động trong các lĩnh vực sau :
- Xây dựng các công trình công nghiệp và dân dụng ở mọi quy mô tới cấp I , trang
trí nội thất cao .
- Thi công các công trình kỹ thuật hạ tầng đô thị và khu công nghiệp .
- Xây lắp đờng dây và trạm biến thế tới 35KV .
- Thi công mặt đờng thâm nhập nhựa .
- Thi công hệ thống mơng máng thuỷ nông và kè đá công trình thuỷ lợi .
- Các công tác lắp đặt , hoàn thiện trong xây dựng .
- Sản xuất các cấu kiện bê và kim loại .
- Đầu t phát triển và kinh doanh nhà ở.

- Sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng .
Với quy mô hoạt động trong cả nớc và liên doanh với nớc ngoài .
LớpTi học 40A KTQD
3
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp SV Lê Văn Hùng
1.2. Cơ cấu tổ chức của công ty .
Đứng đầu lãnh đạo của công ty là giám đốc và phó giám đốc , dới ban lãnh
đạo là một hệ thống phong ban chức năng bao gồm :
Hình 1 :Sơ đồ tổ chức công ty xây dựng số 2
1.2.1. Văn phòng công ty .
Nhiệm vụ chung của văn phòng là tổ chức thực hiện công tác hành chính quản
trị , bảo vệ , quân sự , y tế, tiếp tân, tiếp khách trong công ty : Chuẩn bị và thẩm tra ,
kiểm tra các thủ tục pháp chế hành chính về các phơng án quyết định tr ớc khi trình
giám đốc quyết định hoặc giám đốc công ty trình cấp trên phê chuẩn, tổ chức thực
hiện công tác văn th lu trữ giữ gìn bảo quản
1.2.2. Phòng kế hoạch - kỹ thuật thi công .
Phòng kế hoạch - kỹ thuật thi công là cơ quan chuyên môn có nhiệm vụ tổng
hợp và tham mu giúp cho giám đốc công ty . Để đáp ứng với vai trò là phòng tham
mu cho ban lãnh đạo công ty nắm bắt và chỉ đạo kịp thời với cơ chế thị trờng , lập kế
hoạch sản xuất hàng năm theo nhiệm vụ kế hoạch đợc tổng công ty giao cho , lập hồ
sơ , dự án tham gia đấu thầu các công trình , tổ chức thi công có hiệu quả các công
trình do công ty quản lý , quản lý tốt các phơng tiện xe máy phục vụ cho công tác thi
công .
1.2.3. Phòng đấu thầu và quản lý dự án xây dựng .
LớpTi học 40A KTQD
4
Tổng công ty
Văn phòng
công ty
Kế toán tài

chính
Kế hoạch
kỹ thuật thi
công
Lao động
tiền lương
Đấu thầu và
QLDA xây
dựng
Giám đốc
công ty
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp SV Lê Văn Hùng
Phòng đấu thầu và quản lý dự án xây dựng là đầu mối của công ty trong công
tác khai thác và tìm kiếm việc làm cho công ty , tổ chức mạng lới cán bộ chuyên viên
và cộng tác viên nắm bắt những thông tin về các dự án đầu t để từ đó cùng với ban
lãnh đạo công ty tham gia đấu thầu . Tổ chức thực hiện công tác tổ chức SXKD trong
lĩnh vực xây lắp đối với các công trình công ty trúng thầu giao cho các đơn vị thành
viên thực hiện . Tổ chức theo dõi nắm bắt cập nhật thông tin về các dự án xây dựng
từ giai đoạn hình thành dự án đến giai đoạn khả thi . Thực hiện hồ sơ đấu thầu công
trình , qua thực tế đấu thầu thắng thầu lập ra hệ thống giá xây dựng để sử dụng cho
công tác đấu thầu và quản lý dự án . Tổ chức thanh toán công trình . Lập và chỉ đạo
các biện pháp công đặc biệt . Phối hợp các phòng ban chức năng khác của công ty
lập kế hoạch , thanh tra kỹ thuật an toàn lao động.
1.2.4. Phòng tổ chức lao động tiền lơng .
Nhiệm vụ chủ yếu của phòng tổ chức lao động tiền lơng là lập phơng án tổ
chức sản xuất , lập tờ trình để báo cáo giám đốc công ty quyết định việc thành lập ,
sát nhập , giải thể bổ xung sửa đổi cơ cấu tổ chức của công ty theo phân cấp đợc tổng
công ty duyệt . Thực hiện quản lý tốt đội ngũ cán bộ về số lợng và chất lợng theo
phân cấp quản lý giữa tổng công ty công ty và các đơn vị trực thuộc . Hớng dẫn và
thực hiện các văn bản pháp quy của nhà nớc về công tác lao động tiền lơng , xây

dựng quỹ tiền lơng và báo cáo thực hiện kế hoạch quỹ tiền lơng theo yêu cầu của
công ty . Giải quyết thanh tra việc thực hiện chế độ chính sách , giải quyết các thủ
tục về công tác hợp tác lao động nớc ngoài
1.2.5. Phòng kế toán tài chính .
Nhiệm vụ cơ bản của phòng là thực hiện nghiêm túc chế độ quản lý kinh tế ,
kế toán ghi chép ban đầu và đảm chính sác của số liệu, tổ chức công tác hạch toán
kế toán theo điều lệ tổ chức kế toán nhà nớc . Quản lý tập trung nguồn vốn và phân
giao cho các đơn vị trực thuộc theo nhiệm vụ sản xuất kinh doanh . Quan hệ với các
cơ quan tín dụng ngân hàng để vay , trả nợ theo nhiệm vụ thi công đợc ký kết hợp
đồng kinh tế . Hớng dẫn kiểm tra đôn đốc toàn bộ hoạt động tài chính của các xí
nghiệp , tổ chức kiểm tra xét duyệt các báo cáo kế toán thống kê , quyết toán của
các đơn vị trực thuộc
Quá trình tin học hoá tại Công ty vào trong quá trình quản lý đã đạt đợc những
bớc tiến nhất định góp phần không nhỏ vào sự phát triển của công ty , tuy nhiên quá
trình tin học hoá mới diễn ra nhằm đáp ứng yêu cầu khách quan của từng phòng ban
trong công ty , cha mang tính đồng bộ và mang tính hệ thống giữa công ty và tổng
công ty , giữa lãnh đạo và các phòng ban , giữa các phòng ban với nhau . Quá trình
tin học hoá tại công ty đang còn là một tiềm năng lớn nhằm phục vụ cho quá trình
quản lý , quá trình lao động sản xuất và tất vả các vấn đề cần xúc tiến khác .
2. Tổng quan chung về công tác lao động tiền lơng
LớpTi học 40A KTQD
5
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp SV Lê Văn Hùng
2.1. Tổng quan chung về phòng tổ chức lao động tiền lơng
Phòng tổ chức lao động tiền lơng là phòng chuyên giúp việc cho giám đốc
công ty
Nhiệm vụ chủ yếu của phòng tổ chức lao động tiền lơng là
+ Lập phơng án tổ chức sản xuất , lập tờ trình để báo cáo giám đốc công ty
quyết định việc thành lập , giải thể , bổ sung , sửa đổi cơ cấu tổ chức của công ty
theo phân cấp đợc tổng công ty duyệt . Tổ chức triển khai thực hiện các quyết định

của tổng công ty và giám đốc công ty . Chủ trì phối hợp với các đơn vị chức năng và
các đơn vị trực thuộc xây dựng chức năng nhiệm vụ chế độ trách nhiệm , mối quan
hệ công tác theo hoạt động của tổ chức Công ty . Quản lý biên chế cán bộ gián tiếp
bộ máy hoạt động của công ty trên nguyên tắc gọn nhẹ phát huy hiệu quả quản lý .
+ Thực hiện quản lý thống nhất đội ngũ cán bộ về số lợng , chất lợng theo
phân cấp giữa Tổng công ty- Công ty và các đơn vị trực thuộc. Giải quyết các nghiệp
vụ về quản lý bao gồm : bồi dỡng , đề bạt , phân công công tác , xếp lơng , nâng lơng
, khen thởng , kỷ luật .v.v.v. Chủ trì phối hợp các bộ phận có liên quan lập quy hoạch
và kế hoạch cán bộ . Nghiên cứu thực hiện và hớng dẫn thực hiện tiêu chuẩn chính
sách cán bộ , bố trí và sử dụng cán bộ . Thực hiện việc thống kê nhân sự , báo cáo
định kỳ , đột xuất với Tổng công ty- công ty với cơ quan đảng nhà nớc có liên quan .
Tham gia với các phòng , đơn vị trong công tác giải quyết khen thởng , thi đua đơn vị
tập thể , cá nhân có thành tích trong sản xuất kinh doanh . Tổ chức đào tạo đội ngũ
cán bộ công nhân viên chức trong công ty .
+ Hớng dẫn và thực hiện các văn bản pháp quy của nhà nớc về công tác lao
đông tiền lơng . Xây dựng kế hoạch quỹ tiền lơng và báo cáo kế hoạch quỹ tiền lơng
theo từng yêu cầu của công ty . Tổ chức đào tạo đội ngũ công nhân hợp đồng ngắn
hạn , dài hạn , thời vụ hoặc theo công việc . Tổ chức sát hạch thi tay nghề nâng bậc l-
ơng theo cấp bậc do giám đốc công ty duyệt . Giải quyết thực hiện các chính sách
đối với công nhân nh : khen thởng , kỷ luật , hu trí , mất sức,thôi việc , thuyên
chuyển , tiếp nhận , điều động .v.v. Giúp giám đốc thực hiện áp dụng hình thức tổ
chức lao động thích hợp theo cơ chế sản xuất để phù hợp với nhiệm vụ sản xuất kinh
doanh.
+ Giải quyết thanh tra việc thực hiện các khâu trong chế độ chính sách , tổ
chức quản lý nội dung quy định của pháp lệnh thanh tra . Thanh tra
và giải quyết đơn th khiếu tố theo pháp lệnh thuộc thẩm quyền và phạm vi
công ty giải quyết . Tổ chức thanh tra việc chấp hành bộ luật lao động , chế độ chính
sách đối với ngời lao động ở các đơn vị và đội xây dựng trực thuộc . Thực hiện báo
cáo thanh tra theo quy định của Tổng công ty và Bộ xây dựng
+ Giải quyết thủ tục về công tác hợp tác lao động nớc ngoài.

2.2. Tổng quan chung về công tác lao động tiền lơng
2.2.1. Khái niệm :
LớpTi học 40A KTQD
6
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp SV Lê Văn Hùng
Công tác lao động tiền lơng là một phần trong công tác tổ chức lao động tiền
lơng do phòng tổ chức đảm nhận nhằm quản lý hệ thống lơng và cơ cấu lao động của
đơn vị cho phù hợp với thực tiễn khách quan, với tình hình thực tế của tổ chức và với
quy định của hiến pháp và pháp luật của nhà nớc
2.2.2. Chức năng :
Công tác lao động tiền lơng có chức năng giải quyết hợp lý về tiền lơng và lao
động trong tổ chức đơn vị .
2.2.3. Nhiệm vụ :
- Hớng dẫn và thực hiện các văn bản pháp quy của nhà nớc về công tác lao đông
tiền lơng .
- Xây dựng kế hoạch quỹ tiền lơng và báo cáo kế hoạch quỹ tiền lơng theo từng
yêu cầu của công ty .
- Tổ chức đào tạo đội ngũ công nhân hợp đồng ngắn hạn , dài hạn , thời vụ hoặc
theo công việc .
- Tổ chức sát hạch thi tay nghề nâng bậc lơng theo cấp bậc do giám đốc công ty
duyệt .
- Giải quyết thực hiện các chính sách đối với công nhân nh : khen thởng , kỷ luật ,
hu trí , mất sức,thôi việc , thuyên chuyển , tiếp nhận , điều động .v.v.
- Giúp giám đốc thực hiện áp dụng hình thức tổ chức lao động thích hợp theo cơ
chế sản xuất để phù hợp với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh.
3. Hệ thống thông tin quản lý lao động tiền lơng :
3.1. áp dụng hệ thống thông tin quản lý nói chung tại Công ty xây dựng số 2
Công nghệ thông tin với sự phát triển mạnh mẽ đã thực sự tác động đến
mọi lĩnh vực của đời sống xã hội . Đặc biệt là trong lĩnh vực quản lý kinh tế , công
nghệ thông tin đã trở thành mục tiêu then chốt , là phơng tiện để tất cả các nghành

các lĩnh vực tạo đợc sự ổn định và tạo bớc nhảy vọt . Công ty xây dựng số 2-
Tổng công ty Xuất nhập khẩu Xây dựng Việt Nam ( Vinaconex ) sớm ứng dụng tin
học vào quá trình sản xuất kinh doanh của mình đặc biệt là trong quá trình quản lý
kinh tế . Việc ứng dụng hệ thống tin học vào quá trình thu thập , lu trữ , xử lý và
phân phối thông tin nhằm phục vụ cho mục tiêu quản lý đã đóng góp một vai trò
không nhỏ trong quá trình phát triển của công ty .
3.2. Hệ thống thông tin quản lý lao động tiền lơng :
Cũng nh các bộ phận phòng ban khác trong Công ty , việc đa tin học trực
tiếp vào quá trình thu thập , lu trữ , xử lý và phân phối dữ liệu vào trong quá trình xử
lý nghiệp vụ của phòng tổ chức lao động tiền lơng đã đợc triển khai từ rất sớm trong
đó có hệ thống thông tin quản lý lao động tiền lơng .
3.2.1. Tính tất yếu của hệ thống thông tin quản lý lao động tiền lơng đối với Công
ty xây dựng số 2 :
LớpTi học 40A KTQD
7
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp SV Lê Văn Hùng
Nền kinh tế đất nớc đang bớc vào một thời kỳ mới , thời kỳ công nghệ thông
tin đóng vai trò chủ đạo trong nền kinh tế , nó trở thành phơng tiện để ta có thể
chạy tắt , đón đầu hoà mình cùng với nhịp thở kinh tế của toàn nhân loại . Đồng
thời với nó là sự phát triển lớn mạnh của Công ty xây dựng số 2 đòi hỏi cần xây dựng
hệ thống thu thập , lu trữ , xử lý và phân phối dữ liệu đủ sức đáp ứng yêu cầu phát
triển của doanh nghiệp . Bởi vậy , việc áp dụng hệ thống thông tin quản lý vào trong
quá trình quản lý doanh nghiệp là một yêu cầu mang tính khách quan từ thực tiễn và
từ nội tại hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp .
Quản lý một cách có hiệu quả và khoa học vấn đề lao động tiền lơng có tầm
quan trong không chỉ với hoạt động lao động tiền lơng mà nó còn liên quan trực tiếp
đến các hoạt động khác trong doanh nghiệp . Có hệ thống thông tin quản lý lao động
tiền lơng ngày càng tốt hơn : tin cậy , đầy đủ , thích hợp , dễ hiểu , đợc bảo vệ và
đúng thời điểm nhằm góp phần điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh hiệu quả
nhất .

3.2.2. Lựa chọn các phơng án tối u .
Trớc tầm quan trọng của hệ thống thông tin quản lý lao động tiền lơng các ph-
ơng án đặt ra nhằm giải quyết những tồn tại trong hiện tại là :
a. Xử lý thủ công
Phơng án này dựa trên nguồn nhân lực hiện có , thiết bị hiện có về cơ bản duy
trì công tác theo dõi , quản lý nh hiện tại nhng nâng cao năng xuất lao động của bộ
phận tổ chức lao động tiền lơng . Phơng án này chỉ có thể giải quyết vấn đề trong
một thời gian ngắn hạn và chắc chắn sẽ gặp nhiều khó khăn trong theo dõi và quản lý
công tác lao động tiền lơng trong dài hạn , đặc biệt là khi hoạt động sản xuất kinh
doanh của đơn vị ngày càng có xu hớng mở rộng . Nh vậy phơng án này chi phí thấp
nhng có rất nhiều hạn chế .
b. Bố trí bộ phận chuyên trách
Vẫn dựa trên nguyên tắc theo dõi và quản lý thủ công nh hiện tại , nhng sẽ bố
trí một nhân lực chuyên biệt cho công tác này . Điều đó sẽ tạo một cơ cấu cồng kềnh
cho bộ phận tổ chức lao động tiền lơng . Bên cạnh đó khối lợng thông tin lao động
tiền lơng phát sinh ngày càng tăng thì khó có thể giaỉ quyết đợc vấn đề . Phơng án
này khó có khả năng thực hiện đợc do lãnh đạo đơn vị khó chấp nhận thêm lao động
cho phòng tổ chức
c. Chuyển xử lý toàn bộ trên máy
Đây là phơng án mà doanh nghiệp đang bớc đầu áp dụng , nó đòi hỏi một
khoản đầu t cao , xét về mặt tổng quát là đem lại hiệu quả lớn nhất cho dài hạn . Tuy
nhiên , vốn lớn , yêu cầu đào tạo lại toàn bộ đội ngũ cán bộ trong bộ phận tổ chức lao
động tiền lơng khi đội ngũ cán bộ hầu hết là những ngời có tuổi là hết sức khó khăn
LớpTi học 40A KTQD
8
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp SV Lê Văn Hùng
đối với công ty . Bên cạnh đó vốn lớn và nếu áp dụng sẽ dôi ra nhiều lao động cần
giải quyết công ăn việc làm nên phơng án này rất khó cho quá trình thực thi .
d. Tự viết và thực hiện chơng trình
Tự viết và thực hiện chơng trình cho riêng công tác quản lý lao động tiền l-

ơng tại doanh nghiệp là phơng án có tính phù hợp cao nhất xét trong điều kiện hiện
tại cuả doanh nghiệp :
- Quy mô đầu t là thích hợp chỉ chi bồi dỡng cho cán bộ lập chơng trình , không
cần đầu t chi phí cho phần cứng và phần mềm
- Nhân lực không tăng phù hợp với khả năng hiện có của lao động , nhất là tận
dụng đợc khả năng lập trình và hiểu biết về tin học của đội ngũ cán bộ công nhân
viên .
- Khả năng ứng dụng cao ; chơng trình viết ra phù hợp với điều kiện thực tế của
đơn vị , giải quyết đợc khó khăn đặt ra với quản lý lao động tiền lơng
- Nâng cao từng bớc trình độ lao động , là bớc đệm khi có điều kiện để chuyển đổi
sang xử lý toàn bộ trên máy .
Vậy , từ các phân tích nhận thấy đây là phơng án tối u nhất đối với điều hiện tại
của doanh nghiệp
3.3. Lên kế hoạch phát triển hệ thống
Một nhân viên của phòng tổ chức tự tìm hiểu thực tế và hoàn thiện chơng
trình trong khoảng thời gian 3- 5 tháng
Tháng 1: Tìm hiểu hiện trạng , hệ thống hoá các yêu cầu của công việc
Tháng 2 : Phân tích , thiết kế hệ thống
Tháng 3: Chuyển đổi và tạo dựng cơ sở dữ liệu ban đầu
Tháng 4: Viết chơng trình , chạy thử , sửa lỗi
Tháng 5 : Đa vào ứng dụng , hớng dẫn các cán bộ trong phòng tổ chức , bảo trì và
nâng cấp
LớpTi học 40A KTQD
9
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp SV Lê Văn Hùng
Chơng II
cơ sở Phơng pháp luận
cơ bản cho quá trình phát triển hệ thống
1 . Xuất phát từ thực tiễn khách quan Từ Hệ thống thông tin phục
vụ quản lý .

1. Khái niệm hệ thống thông tin .
1.1. Khai niệm
Hệ thống thông tin là tập hợp những con ngời , các thiết bị phần cứng , phần
mềm , dữ liệu có liên quan với nhau cùng làm nhiệm vụ thu thập xử lý , lu trữ và
phân phát thông tin để hổ trợ cho việc ra quyết định , phân tích tình hình, lập kế
hoạch , điều phối và kiểm soát các hoạt động trong một tổ chức .
Đầu vào của hệ thống thông tin ( Inputs ) đợc lấy từ các nguồn ( Sources ) và
đợc xử lý bởi hệ thống sử dụng nó có cùng với các dữ liệu đã đợc lu trữ từ trớc . Kết
quả xử lý (Outputs) đợc chuyển đến các đích ( Destination) hoặc cập nhật vào kho lu
trữ (Storage) .Ta có thể mô tả các yếu tố cấu thành hệ thống thông tin nh hình vẽ sau:

Hình 2 : Mô hình hệ thống thông tin
1.2. Phân loại một hệ thống thông tin trong một tổ chức .
Có hai cách phân loại hệ thống thông tin trong các tổ chức . Một cách lấy mục
đích phục vụ của thông tin đầu ra để phân loại và một cách lấy nghiệp vụ mà nó phục
vụ làm cơ sở để phân loại .
1.2.1. Theo tính chất phục vụ của thông tin đầu ra.
Thì hệ thống thông tin đợc chia làm năm loại.
- Hệ thống thông tin xử lý giao dịch ( Transactional Information System ) : Đây là
hệ thống chịu trách nhiệm thực hiện các hoạt động sản xuất phù hợp với đầu ra
của doanh nghiệp . Vì thế hệ thống còn có tên gọi là hệ thống tác nghiệp.
LớpTi học 40A KTQD
10
Nguồn thông
tin
Thu thập
thông tin
Xử lý - lưu trữ
thông tin
Phân phát

thông tin
Nơi nhận
thông tin
Kho dữ liệu
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp SV Lê Văn Hùng
- Hệ thống thông tin quản lý ( Management Information System ) : Là hệ thống
thông tin phục vụ cho công tác quản lý .
- Hệ thống thông tin trợ giúp ra quyết định quản lý ( Managerial Decision Support
System ) : Hệ thống này đợc thiết kế để đáp ứng nhu cầu thông tin của các giám
đốc. Một hệ thống trợ giúp ra quyết định sẽ phải trợ giúp cho mọi giai đoạn của
quá trình ra quyết định bao gồm các thiết bị trợ giúp hiệu quả và giúp cho việc
truy nhập dữ liệu đồng thời làm mới chúng cũng nh trợ giúp mối liên hệ giữa
những ngời ra quyết định .
- Hệ thống chuyên gia ( Expert System ): hay còn gọi là hệ thống cơ sở trí tuệ có
nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo .
- Hệ thống thông tin tạo lập cạnh tranh ISCA : Ngoài việc trợ giúp các hoạt động
quản lý bên trong các tổ chức hệ thống này còn có thể đợc sử dụng nh một trợ
giúp chiến lợc
1.2.2. Theo bộ phận chức năng nghiệp vụ .
Gồm có các loại hệ thống sau:
- Hệ thống thông tin tài chính
- Hệ thống thông tin Marketing .
- Hệ thống thông tin quản trị nguồn nhân lực
- Hệ thống thông tin quản lý sản xuất .
- Hệ thống thông tin văn phòng .
1.3. Các mô hình biểu diễn hệ thống thông tin .
Để mô tả hệ thống thông tin ngời ta dùng các mô hình sau:
1.3.1. Mô hình logic .
Mô hình logíc thể hiện hệ thống ở những quan điểm nh : Hệ thống làm gì ? Dữ
liệu mà nó thu thập , xử lý cần phải thực hiện ? các kho chứa kết quả hoặc để lấy ra

từ đó các dữ liệu cho các xử lý , thông tin mà hệ thống sản sinh ra Tóm lại mô
hình này không quan tâm tới phơng tiện đợc sử dụng cũng nh địa điểm hay thời điểm
dữ liệu đợc xử lý mà những cái cần quan tâm lại xuất phát từ góc độ quản lý.
1.3.2. Mô hình vật lý ngoài .
Mô hình vật lý ngoài chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy đợc của hệ thống
nh các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng nh hình thức của đầu vào và đầu ra
, phơng tiện để thao tác với hệ thống , phần cứng đợc sử dụng .

1.3.3. Mô hình vật lý trong .
Mô hình vật lý trong liên quan đến khía cạnh vật lý của hệ thống song khác
với mô hình vật lý ngoài là nó không phải là cái nhìn mà ngời sử dụng có thể nhìn ra
đợc . Cấu trúc chơng trình và ngôn ngữ thể hiện đều là những cái mà ngời sử dụng
LớpTi học 40A KTQD
11
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp SV Lê Văn Hùng
không có quyền lựa chọn mà kết quả của sự lựa chọn chủ yếu là từ góc độ kỹ thuật ,
nghĩa là câu trả lời là từ phía các chuyên viên kỹ thuật. Với mô hình vật lý tồn tại
nhiều khả năng có thể của mô hình vật lý trong. Tuy nhiên các mô hình đó không t-
ơng đơng nhau . Một số có chi phí lớn hơn , một số hoạt động có hiệu quả hơn . Do
đó quyết định lựa chọn mô hình nào là phụ thuộc vào sự cân nhắc kỹ thuật , chi phí
và hiệu quả .
Tóm lại, mỗi mô hình đem lại kết quả của mỗi góc nhìn khác nhau . Mô hình
logíc là kết quả của góc nhìn quản lý . Mô hình vật lý ngoài là kết quả của góc nhìn
ngời sử dụng. Mô hình vật lý trong là kết quả của góc nhìn kỹ thuật . Cả ba mô hình
trên đều có những mức độ ổn định khác nhau, mô hình logíc là ổn định nhất và mô
hình vật lý trong hay biến đổi nhất.
2. Các phơng pháp xây dựng hệ thống thông tin quản lý .
2.1. Phơng pháp Top Down Design .
Đây là phơng pháp thiết kế hệ thống thông tin dựa trên qua điểm từ tổng quát
tới tổng thể . Nội dung của phơng pháp này trớc hết ngời ta xác định tổng quát việc

thiết kế phần mềm. Sau đó mỗi mục tiêu lại lại phân chia nhỏ hơn ngày càng chi tiết
và mục tiêu cuối cùng thờng đợc tơng đơng với một Modul chơng trình.
- u điểm : của phơng pháp này cho phép đa dần hệ thống vào làm việc theo từng
giai đoạn và nhanh chóng thu đợc kết quả.
- Nhợc điểm: các thông tin dễ bị trùng lặp, sinh ra các thao tác không cần thiết .
2.2. Phơng pháp Bootom Up Design .
Trong phơng pháp này , nhiệm vụ đầu tiên là phải xây dựng đảm bảo logíc
toán học cho hệ thống . sau đó xây dựng các chơng trình làm việc và thiết lập các
mảng làm việc cho chơng trình .
- u điểm : Phơng pháp này cho phép tránh đợc thiết lập các mảng làm việc một
cách thủ công .
- Nhợc điểm : Hệ thống chỉ làm việc đợc khi đa vào toàn thể các mảng .
2.3. Phơng pháp tổng hợp .
Đây là phơng pháp kết hợp đồng thời cả hai phơng pháp trên . Tiên hành đồng
thời việc xây dựng các mảng cơ bản và một số thao tác cũng nh nhiệm vụ cần thiết .
yêu cầu là phải tổ chức chặt chẽ bảo đảm tính nhất quán của thông tin trong hệ
thống.
3. Các bớc xây dựng hệ thống thông tin quản lý.
Để xây dựng một hệ thống thông tin quản lý phục vụ quản lý cần phải trải qua
bốn bớc sau:
Bớc 1 : Nghiên cứu và đặt vấn đề xây dựng hệ thống giai đoạn này chiếm khoảng
10% lợng công việc . ở bớc này cần làm những công việc sau :
LớpTi học 40A KTQD
12
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp SV Lê Văn Hùng
- Tiến hành khảo sát hệ thống hiện tại , phát hiện các nhợc điểm của nó để đa ra
các biện pháp khắc phục.
- Xác định tính khả thi của đề án , từ đó định hớng cho các giai đoạn sau.
Bớc 2 : Phân tích hệ thống , giai đoạn này chiếm khoảng 25% công việc và cần làm
những công việc sau

- Tiến hành phân tích cụ thể hệ thống hiện tại đang sử dụng .
- Dựa trên các công cụ xây dựng lợc đồ khái niệm , trên cơ sở đó tiến hành xây
dựng lợc đồ khái niệm cho hệ thống mới .
Bớc 3 : Thiết kế xây dựng hệ thống , chiếm khoản 50 % công việc . Công việc cụ thể
cần làm .
- Thiết kế tổng thể :
+ Xác định rõ các khâu phải xử lý bằng máy hay xử lý bằng thủ công.
+ Xác định vai trò vị trí của máy tính trong hệ thống mới.
- Thiết kế chi tiết :
+ thiết kế các khâu xử lý thông tin thủ công trớc khi đa vào xử lý bằng máy tính .
+ Xác định và phân phối các thông tin đầu ra.
+ Thiết kế các phơng thức thu thập , xử lý thông tin cho máy.
Bớc 4 : Cài đặt hệ thống mới . Chiếm 15 % khối lợng công việc,bớc này cần làm các
công việc sau:
- Thiết lập các tệp cơ sở dữ liệu , các giao diện cho ngời sử dụng.
- Vận hành chạy thử và bảo trì hệ thống .
- Hớng dẫn đào tạo ngời sử dụng trong hệ thống mới.
4.Các bớc phân tích thiết kế hệ thống .
4.1.Khảo sát thực tế
Nhằm để thực hiện mục đích hoạt động của hệ thống những mục tiêu cần tự
động hoá cũng nh vạch rõ các ràng buộc về mặt kỹ thuật.
4.1.1. Khoả sát sơ bộ .
ở giai đoạn này, những câu hỏi quan trọng sẽ đợc đặt ra là:
- Xác định những gì cần thực hiện để giải quyết vấn đềphù hợp với tổ chức, ngời sử
duịng và hệ thống thông tin?
- Xác định phạm vi của bài toán.
- Xác định tập thể ngời sử dụng những ngời sẽ bị chi phối bởi sự phát triển của
hệ thống.
- Viết báo cáo dựa trên những phát hiện của khảo sát ban đầu , có đợc cái nhìn bao
quát , đầy đủ dới góc độ quản lý của các dự án để tiếp tục chuyển sang giai đoạn

sau.
4.1.2. Khảo sát chi tiết .
LớpTi học 40A KTQD
13
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp SV Lê Văn Hùng
Giai đoạn này nhằm xác định những gì sẽ thực hiện và khẳng định những lợi
ích cần đạt đợc.
ở giai đoạn này, chúng ta cần xác định rõ những gì chúng ta quan tâm để bản
thân chúng ta và những ngời khác đều có khái niệm rõ ràng về giới hạn công việc
(những gì làm đợc, những gì cha làm đợc và những gì đã vợt ra ngoài phạm vi vấn
đề). Điều này thể hiện ở hai khía cạnh: Thứ nhất là chức năng công việc. Thứ hai là
các đơn vị tổ chức điều hành các chức năng đó hoặc sử dụng những thông tin đợc
cung cấp bởi các chức năng đó.
4.1.3. Một số phơng pháp thờng dùng để khảo sát hiện trạng:
a. Phơng pháp phỏng vấn .
Phỏng vấn từng bộ phận trong hệ thống để từ đó có đợc sự hiểu biết toàn bộ về
hệ thống.
- Ưu điểm: Nhanh chóng đem lại sự hiểu biết đầy đủ về hệ thống đang khảo sát.
- Nhợc điểm: Đem lại ít hiệu quả nếu nh không chuẩn bị kỹ nội dung phỏng vấn
cũng nh dễ bị thất bại, lạc hớng nếu nh không có quan hệ tốt với ngời phỏng vấn.
b. Phơng pháp mẫu bản ghi .
Phơng pháp này dựa trên các bảng tờng thuật và theo kinh nghiệm của mình,
các nhà phân tích có thể chuẩn bị đa ra quyết định trực tiếp.
- Ưu điểm: Quyết định đợc đa ra nhanh chóng.
- Nhợc điểm: Quá thiên về nhận xét chủ quan của nhà phân tích.
c. Phơng pháp bảng hỏi .
Là lập một bảng câu hỏi sẵn để đa cho mọi ngời điền vào những thông tin
thích hợp.
- Ưu điểm: Dễ thu đợc thông tin một cách chính xác về hệ thống.
- Nhợc điểm: Việc tạo ra một bảng câu hỏi đầy đủ không phải là một công việc

đơn giản và hiệu quả của nó khó có thể đạt đợc đối với những ngời thiếu kinh
nghiệm.
d. Phơng pháp quan sát .
- Quan sát chính thức: Là quan sát trực tiếp hệ thống đang làm việc cũng nh những
ngời đang vận hành hệ thống.
- Quan sát không chính thức: Là quan sát các chồng giấy tờ công văn, sự sắp sếp
thời gian....
- Ưu điểm: Dễ thực hiện.
- Nhợc điểm: Mất thời gian, gây ra khó chịu cho ngời bị quan sát, nhiều khi nhiễu
do chủ quan cũng nh khác quan.
4.2. Phân tích nghiệp vụ .
LớpTi học 40A KTQD
14
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp SV Lê Văn Hùng
4.2.1. Phân tích sơ đồ chức năng nghiệp vụ BFD (Business Function Diagram):
Bớc đầu tiên trong việc phân tích một hệ thống dự định xây dựng. Chức năng
nghiệp vụ là một khái niệm logic chứ không phải là một khái niệm vật lý, nó mô tả
điều cần thực hiện để nghiệp vụ đợc thực hiện chứ không phải là nghiệp vụ đợc thực
hiện ở đâu, nh thế nào hoặc do ai làm.
Định nghĩa sơ đồ chức năng nghiệp vụ BFD: Là việc phân rã có thứ bậc đơn giản
các chức năng của hệ thống trong miền khảo cứu. Mỗi chức năng đợc ghi trong
một khung và nếu cần có thể phân rã thành các chức năng con, số mức phân rã
phụ thuộc vào kích cỡ và độ phức tạp của hệ thống.
Mục đích của sơ đồ chức năng nghiệp vụ BFD.
- Để giúp xác định phạm vi của hệ thống cần phân tích.
- Để giúp tăng cờng cách tiếp cận logíc tới việc phân tích hệ thống. Các chức năng
này đợc xác định ở đây sẽ đợc dùng trong nhiều mô hình sau này.
- Để chỉ ra miền khảo cứu hệ thống trong toàn bộ hệ thống tổ chức.
Một sơ đồ chức năng nghiệp vụ đợc coi là đầy đủ bao gồm :
- Tên chức năng

- Các mô tả có tính chất tờng thuật
- Đầu vào của các chức năng ( Dữ liệu )
- Các sự kiện gây ra sự thay đổi.
4.2.2. Phân tích sơ đồ dòng dữ liệu DFD (Data Flow Diagram ).
Bớc tiếp theo trong quá trình phân tích là xem xét chi tiết hơn về thông tin cần
cho việc thực hiện các chức năng đã đợc nêu và những thông tin cung cấp để thực
hiện chúng . Công cụ mô hình đợc sử dụng cho mục đích này là sơ đồ dòng dữ liệu
DFD .
Định nghĩa sơ đồ DFD : Đây là mô hình về hệ thống có sự thể hiện bằng sơ đồ
các kho dữ liệu , các luồng thông tin, các xử lý ở mức logíc.
Điều đáng lu ý ở mô hình này là nó chỉ ra cách mà thông tin vận chuyển từ chức
năng này trong hệ thống sang một chức năng khác đồng thời cũng chỉ ra những
thông tin nào cần phải có trớc khi cho thực hiện một hàm hay quá trình.
Mục đích của sơ đồ DFD : Sơ đồ DFD là một công cụ trợ giúp cho bốn hoạt động
chính của nhà phân tích.
- Phân tích: DFD đợc dùng để xác định yêu cầu của ngời sử dụng .
- Thiết kế : Nó đợc dùng để vạch kế hoạch , minh hoạ các phơng án cho nhà phân
tích và ngời dùng xem xét khi thiết kế hệ thống mới .
- Liên lạc : Một trong những sức mạnh của DFD là tính đơn giản, tính dễ hiểu của
nó đối với ngời phân tích và ngời dùng
- Tài liệu : Việc dùng DFD trong đặc tả yêu cầu hình thức , đặc tả thiết kế hệ thống
là một nhân tố làm đơn giản hoá chính trong việc tạo ra và chấp nhận những tài
liệu nh vậy .
Một số ký pháp thờng dùng trong DFD .
LớpTi học 40A KTQD
15
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp SV Lê Văn Hùng
- Nguồn hay đích tới của dữ liệu :

- Các xử lý ( Hay các tiến trình )

- Dòng dữ liệu :
- Kho dữ liệu :
- Tác nhân ngoài : La một ngời , một nhóm hoặc một tổ chức ở bên ngoài lĩnh vực
nghiên cứu hệ thống nhng có một số các hình thức tiếp xúc với hệ thống . Tên của
các tác nhân ngoài luôn ở dạng danh từ .
- Tác nhân trong : Là một chức năng hoặc một tiến trình bên trong hệ thống đợc
mô tả ở dạng khác của mô hình.
Các phơng pháp tạo ra sơ đồ dòng dữ liệu .
- Dùng sơ đồ chức năng nghiệp vụ BFD : Việc phân rã chức năng trong sơ đồ BFD
đợc dùng để chỉ ra mức độ mà từng tiến trình xử lý hoặc tiến trình con phải xuất
hiện trong sơ đồ DFD .
- Dùng sơ đồ ngữ cảnh : Trong một số phơng pháp không dùng sơ đồ chức năng
nghiệp vụ, ngời ta đã tạo ra một dạng sơ đồ dùng cho việc khởi đầu quá trình xây
dựng một DFD . Nó có tên là sơ đồ ngữ cảnh , thờng đợc bố trí trên một trang bao
gồm một vòng tròn các quá trình trung tâm ( Biểu thị cho toàn bộ hệ thống đang
nghiên cứu ) , đợc bao quanh bởi các tác nhân ngoài của hệ thống . Các liên kết
chỉ ra thông tin đợc truyền vào và ra khỏi hệ thống . Sơ đồ ngữ cảnh thờng đợc
xây dựng ở giai đoạn đầu của quá trình phân tích và đợc dùng để vạch danh giới
hệ thống , buộc ngời phân tích phải xem xét mọi ràng buộc bên ngoài của hệ
thống. Có thể dùng sơ đồ này nh DFD ở mức cao nhất , trong đó có thể đạt tới mc
0 bằng cách phân rã chức năng của quá trình trung tâm trong sơ đồ ngữ cảnh .
4.2.3. Phân tích mô hình dữ liệu .
Mục đích của việc xây dựng mô hình dữ liệu :
LớpTi học 40A KTQD
16
Nguồn Đích
Tên
xử lý
Tên của dòng thông tin
Tên kho dữ liệu

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp SV Lê Văn Hùng
- Kiểm tra chặt chẽ các yêu cầu của ngời dùng .
- Cung cấp cái nhìn logíc về thông tin cần cho hệ thống .
Các thành phần của một mô hình dữ liệu :
- Thực thể : Là một nhóm ngời , đồ vật , sự kiện , hiện tợng hay khái niệm bất kỳ
với các đặc điểm và tính chất cần ghi chép lại . Một số thực thể có vẽ vật chất
chẳng hạn nh : Sinh viên , máy móc, vật t, hoá đơn ... Còn một số thực thể khác
lại là khái niệm hay quan niệm nh : Tài khoản , dự án , nhiệm vụ công tác
- Kiểu thực thể : Là một nhóm tự nhiên các thực thể cùng loại . Nghĩa là mô tả cho
một loại thông tin chứ không phải bản thân thông tin . Để ghi chép dữ liệu về một
nhóm thực thể nào đấy ngời ta sử dụng các bảng .
- Lần xuất của thực thể : Chính là biểu hiện cụ thể của một thực thể .
- Thuộc tính : Mỗi thực thể đều có những đặc điểm riêng của nó mà ta sẽ gọi là
thuộc tính. Mỗi thuộc tính là một yếu tố dữ liệu hay một phần tử thông tin tách
biệt và không chia nhỏ đợc nữa . Các thuộc tính góp phần mô tả về thực thể và là
những dữ liệu mà chúng ta cần lu trữ . Thông thờng , thuộc tính đợc thể hiện ra là
các trờng hay các cột của bảng .
Có ba kiểu thuộc tính khác nhau mà bất ký một thực thể nào cũng đều có thể có
thuộc tính trong ba kiểu này . Các kiểu đó là:
- Thuộc tính định danh : Là một hay nhiều thuộc tính trong kiểu thực thể cho phép
xác định một cách duy nhất về một cá thể trong một thực thể .
- Thuộc tính mô tả : Hầu hết các thuộc tính trong một kiểu thực thể đều có thể là
mô tả . Đây là thông tin mô tả cho thực thể đợc tham trỏ tới . Thông tin này làm
tăng hiểu biết của ta về thực thể .Đối với thuộc tính mô tả cần lu ý là mỗi thuộc
tính nh vậy chỉ xuất hiện trong một và chỉ một bảng mà thôi .
- Thuộc tính kết nối : Là những thuộc tính đợc dùng để chỉ ra mối quan hệ giữa
một thực thể đã có với một thực thể khác trong bảng khác. Thuộc tính kết nối rất
giống với thuộc tính mô tả , thông thờng trong bản thân thực thể chứa nó nh ng ở
một thực thể khác thì nó lại là khoá .
- Các quan hệ : Mối quan hệ tự nhiên xuất hiện giữa các thực thể thuộc các kiểu

khác nhau . Bản chất của mối quan hệ là tổ chức và tạo nên cách sử dụng trong
việc điều khiển hoạt động nghiệp vụ . Có ba kiểu quan hệ sau đây.
+ Quan hệ một một : Với mỗi dòng trong bảng thực thể A thì tơng ứng ( Có liên
quan ) với một dòng của bảng thực thể B và ngợc lại .+ Quan hệ một - Nhiều : Với
mỗi dòng trong bảng thực thể A thì tơng ứng với nhiều dòng trong bảng thực thể B
nhng ngựơc lại mỗi dòng trong bảng thực thể B chỉ tơng ứng với một dòng duy nhất
trong nhất trong bảng A.
+ Quan hệ nhiều-nhiều: Với mỗi dòng trong bảng thực thể A tơng ứng với nhiều
dòng trong bảng thực thể B và ngợc lại với mỗi dòng trong bảng thực thể B sẽ tơng
ứng với nhiều dòng trong bảng thực thể A.
Các giai đoạn trong quá trình xây dựng mô hình dữ liệu:
- Xác định các kiểu thực thể .
LớpTi học 40A KTQD
17
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp SV Lê Văn Hùng
- Đa ra các bảng thực thể chính giữ thông tin về hệ thống trong nlĩnh vực nghiên
cứu để xem xét và mở rộng về sau .
- Xác định các mối quan hệ chính giữa các kiểu thực thể . Nghĩa là phải tìm ra các
liên kết tự nhiên giữa chúng và phải ghi lại các liên kết này dới dạng quan hệ một
nhiều.
Các căn cứ để xác định các quan hệ
- Một quan hệ tồn tại giữa hai thực thể nếu cần phải giữ thông tin trong thực thể
này về thực thể kia. Lý do cho việc giữ thông tin kết nối này là bản chất của quan
hệ.
- Trong mối quan hệ một nhiều, thực thể giữ thông tin kết nối theo định nghĩa
nằm ở phía nhiều.
- Các quan hệ gián tiếp thì nên bỏ qua.
4.2.4 Mô hình quan hệ .
Mô hình quan hệ là một danh sách tất cả các thuộc tính thích hợp cho từng
bảng thực thể của mỗi mô hình dữ liệu.

Mục đích xây dựng mô hình quan hệ : Nhằm kiểm tra , cải tiến ,mở rộng và làm
tối u mô hình đã xây dựng .
Các bớc để xây dựng một mô hình quan hệ :
- Xác định tất cả các thuộc tính cần dùng tới trong hệ thống xây dựng
- Xác định kiểu thực thể để đặt từng thuộc tính nhằm giảm thiểu việc sao chép và
tránh d thừa (Quá trình chuẩn hoá ) .
- Xác định quan hệ vốn tiềm ẩn bên trong các danh sách thuộc tính đã đợc thiết lập
cho từng kiểu thực thể . Điều này đợc thực hiện bằng cách ghi ra những thuộc tính
nào trong từng bảng là thuộc tính kết nối.
Tóm lại , với các thuộc tính và kiểu thực thể cũng nh quan hệ đã biết có thể xây
dựng nên một sơ đồ cùng kiểu nh mô hình dữ liệu trực giác . Khi đó ta có thể đánh
giá , so sánh các mô hình và chích ra đợc từ việc so sánh đó một mô hình duy nhất có
chứa các đặc trng tốt nhất của cả hai . Tuy nhiên việc ớc lợng về khối lợng thực thể
cho từng bảng cũng cần phải đợc ghi lại trong mô hình.
5. Thiết kế hệ thống .
5.1. Xác định hệ thống máy tính .
- Mục đích của việc xác định hệ thống máy tính : Nhằm xác định xem bộ phận nào
của hệ thống cần có sẽ đợc xử lý bằng máy tính, phần nào do ngời dùng xử lý.
- Công cụ đợc sử dụng để xác định hệ thống máy tính : Dùng sơ đồ DFD , ngời ta
chia các tiến trình logíc của DFD thành các tiến trình vật lý . Một số trong chúng
có thể đợc đảm nhiệm bằng máy tính và một số khác do ngời dùng đảm nhiệm.
5.2. Thiết kế cơ sở dữ liệu .
Trong khi triển khai một ứng dụng , việc thiết kế ngay từ đầu một cơ sở dữ
liệu tốt là hết sức quan trọng, làm thể nào để hệ thống không bị cứng nhắc mà có thể
LớpTi học 40A KTQD
18
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp SV Lê Văn Hùng
thay đổi một cách dễ dàng uyển chuyển . Đồng thời ta phải làm thế nào để việc duy
trì bảo dỡng chơng trình đỡ gây tốn kém cho ngời sử dụng. Phần sau đây sẽ trình bầy
khái quát các bớc thiết kế cơ sở dữ liệu :

Bớc 1 : Phân tích toàn bộ những yêu cầu .
Đây là bớc khởi đầu khó khăn nhất bởi vì nó đòi hỏi phải phân tích chọn vẹn
những yêu cầu trong việc hình thành cơ sở dữ liệu cho một đơn vị , Trong giai đoạn
này ngời thiết kế phải tìm hiểu và hỏi ngời dùng cơ sở dữ liệu trong tơng lai xem họ
cần trích, rút những dữ liệu nào, dới dạng báo cáo nh thế nào và sử dụng những dữ
liệu ấy vào việc gì để từ đó có một cái nhìn tổng quát trớc khi chính thức bắt tay vào
thiết kế cơ sở dữ liệu .
Bớc 2 : Nhận diện những thực thể .
Sau khi đã tìm hiểu đợc các tiến trình xử lý thì lúc này ngời thiết kế cần phải nhận
diện đợc những thực thể nào sẽ làm việc . Nghĩa là phải phác hoạ hình thành bên
trong đầu mô hình dữ liệu cần có những bảng nào , thuộc tính , để cơ sở dữ liệu đạt
đợc mục đích đề ra . ở đây mỗi thực thể phải đợc xem nh là một đối tợng xử lý rõ
ràng, riêng biệt . Những thực thể này có thể đợc biểu diễn bởi những bảng dữ liệu
trong cơ sở bảng dữ liệu. Khi cần thiết có thể thêm thông tin vào những bảng này
hoặc có thể tách rời thực thể ra làm nhiều bảng dữ liệu khác .
Bớc 3 : Nhận diện các mối tơng quan giữa các thực thể .
Sau khi đã tiến hành phân chia các thông tin dữ liệu vào bảng thì công việc
tiếp theo là phải tìm ra tất cả những mối quan hệ giữa các thực thể , để sau này dựa
vào mối quan đấy nhằm liên kết các bảng dữ liệu lại với nhau , trích , rút , kết hợp dữ
liệu từ đó sẽ đáp ứng đợc nhanh chóng nhu cầu của ngời sử dụng.
Bớc 4 : Xác định khoá chính .
Để tránh sự nhập nhằng về thông tin dữ liệu giữa các bản ghi trong một bảng
đòi hỏi ta phải nhận diện một trờng hay thuộc tính làm yếu tố phân biệt , tức là khoá
chính của bảng. Trong trờng hợp nếu có nhiều lựa chọn thì phải chọn ra trờng nào có
ý nghĩa nhất đối với ứng dụng để làm khoá định danh . Đôi khi ta cũng phải biết kết
hợp một vài các thuộc tính để tạo mục khoá chính .
Bớc 5 : Nhận diện mục khoá ngoại lai.
Khoá này yêu cầu là một trờng trên bảng dữ liệu này nhng giá trị của nó phải
khớp với giá trị của mục khoá chính trên bảng dữ liệu cần liên kết kia . Xong khoá
này chỉ mang tính kết nối chứ không xác định tính duy nhất của các bản ghi trong

bảng dữ liệu.
Bớc 6 : Thêm vào các trờng không phải là khoá.
Yêu cầu của bớc này là làm sao tìm ra những tên để đặt cho các trờng trong
bảng sao cho gợi nhớ và thuận tiện khi xử lý các dữ liệu trên bảng .Sau đó cần tiến
hành chuẩn hoá các bảng dữ liệu nhằm trách sự trùng lặp về dữ liệu , giữ cho các dữ
liệu có thể liên kết một cách chặt chẽ với nhau đảm bảo không mất thông tin .
Bớc 7 : Xây dựng mạng sơ đồ dữ liệu .
LớpTi học 40A KTQD
19
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp SV Lê Văn Hùng
Công việc giai đoạn này là vẽ ra những cái gì đã khai báo định nghĩa để có thể
nhìn cơ sở dữ liệu một cách tổng quát hơn .Từ đó có thể phát hiện ra các sai sót để
kịp thời sữa chửa .
Bớc 8 : Khai báo phạm vi của mỗi trờng .
Đây là bớc cuối cùng của quá trình thiết kế cơ sở dữ liệu . Trong bớc này phải
xác định đợc kiểu dữ liệu thích hợp , phạm vị (Độ rộng ) của các trờng .
5.3. Thiết kế giao diện ngời - máy .
Mục đích của việc thiết kế giao diện ngời- máy : Nhằm tạo ra giao diện làm công
cụ cho việc giao tiếp giữa ngời với máy đợc thuận lợi hơn.
các chỉ tiêu quan trọng cần có khi đánh giá một giao diện ngời - máy là :
- Phải dễ sử dụng và dễ học ngay cả đối với những ngời thiếu kinh nghiệm.
- về tốc độ thao tác , giao diện phải mang lại hiệu quả trong hạn định của các bớc
thao tác , nhấn phím cũng nh thời gian trả lời.
- Phải kiểm soát đợc chơng trình nghĩa là đảm bảo cho ngời sử dụng thực hiện hoặc
bắt đầu kiểm soát đàm thoại.
- Dễ phát triển các yêu cầu và đem lại kết quả .
Các tính chất cần thoả mãn khi thiết kế giao diện : Một là phải phù hợp với những
ngời sử dụng, ngời sẽ tham gia đối thoại với máy. Hai là phải phù hợp với nhiệm
vụ đợc giao .
Một số loại giao diện cơ bản.

- Máy hỏi - ngời đáp : Với cách thiết kế này chỉ phù hợp đối với ngời mới sử dụng
và ít kinh nghiệm . Các câu hỏi và đáp thờng là ngắn và lợng thông tin thờng là t-
ơng đối nhỏ .
- Ngôn ngữ lệnh : Thờng là ngôn ngữ lệnh bao gồm từ những câu lệnh đơn giản
nhất cho đến những câu lệnh khá phức tạp về mặt ngữ pháp . Đối với kiểu giao
diện này chỉ phù hợp với ngời sử dụng ở mức chuyên gia còn đối với ngời sử dụng
bình thờng thì rất khó nhớ ,hay mắc lỗi khi viết câu lệnh .
- Điền theo mẫu : Đây là dạng đối thoại hay đợc dùng nhất đối với xử lý dữ liệu
cũng nh sử dụng trong việc khôi phục dữ liệu và soạn thảo . Kiểu giao diện nh vậy rất
gần gũi với ngời sử dụng và việc thao tác trên chúng lại đợc tự giải nghĩa cho đến khi
mẫu đã đợc nạp đầy đủ thông tin .
Tóm lại, có rất nhiều công cụ trong giai đoạn thiết kế song không phải cái nào cũng
sử dụng đợc trong mọi hệ thống. Nhà phân tích phải dùng cách đánh giá của mình để
giải quyết chính xác xem nên dùng những kỹ thuật nào và áp dụng chúng ở mức độ
nào để làm cân bằng giữa nguy cơ hoặc hệ thống quá nghèo nàn hoặt ngợc lại nguy
cơ hệ thống quá rắc rối .
Yêu cầu khách quan :
Nền kinh tế Việt Nam đang hoà mình cùng dòng chảy kinh tế thế giới với
những bớc phát triển vợt bậc trong những năm gần đây chúng ta đã và đang khẳng
định mình trên trờng quốc tế . Cũng nh toàn nhân loại , nớc ta đã và đang đa Công
LớpTi học 40A KTQD
20
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp SV Lê Văn Hùng
nghệ thông tin là mục tiêu nóng bỏng hàng đầu . Sự phát triển của công nghệ thông
tin đợc xem là kim chỉ nam cho những bớc phát triển mới , cho những mục tiêu mới ,
đã trở thành một trong những phơng tiện để đất nớc ta có thể đi tắt , đón đầu theo
kịp các nớc phát triển , hoà nhịp cùng cơn lốc phát triển đi lên của toàn nhân loại .
Việc đa tin học vào mục tiêu quản lý của các doanh nghiệp và trong toàn bộ nền kinh
tế tuy muộn màng nhng đã và đang đạt đợc những thành tựu đáng kể . Cùng với quá
trình mở cửa nền kinh tế , nền kinh tế đất nớc theo cơ chế thị trờng , với nhiều thành

phần kinh tế , có sự quản lý của nhà nớc theo định hớng xã hội chủ nghĩa đã ngày
càng đợc kiểm nghiệm sự đúng đắn với hiện thực khách quan thông qua cơ sở lý
thuyết cũng nh thực tiễn sự đổi thay từng ngày của đất nớc . Sự phát triển nhanh
chóng của tổ quốc không thể không nhắc tới sự đóng góp trực tiếp và gián tiếp của
công nghệ thông tin . Hơn bao giờ hết , trong giai đoạn này hiệu quả quản lý của các
doanh nghiệp phụ thuộc vào hệ thống thông tin dựa trên máy tính . Quản lý có hiệu
quả cơ sở dữ liệu về các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp là một
trong những mục tiêu sống còn của doanh nghiệp , nó quyết định đến sự thành bại
của doanh nghiệp trong cơ chế mới . Để đạt đợc điều đó , các doanh nghiệp cần xây
dựng hệ thống thông tin và liên lạc đủ mạnh , chính xác , kịp thời làm cơ sở cho
những quyết định quản trị . Một trong những nguồn thông tin quan trọng phục vụ cho
quản trị doanh nghiệp là xuất phát từ hệ thống thông tin quản lý .
Công ty xây dựng số 2- Tổng công ty Xuất nhập khẩu Xây dựng Việt Nam
( Vinaconex) cũng nh các tổ chức doanh nghiệp khác trong cả nớc đang dẫn từng bớc
tiếp cận , đa tin học vào trong quá trinh sản xuất kinh doanh đặc biệt là trong mục
tiêu quản lý kinh tế .Trong quá trình phát triển đi lên của doanh nghiệp không thể
phủ nhận sự đóng góp trực tiếp cũng nh gián tiếp của một hệ thống thông tin quản lý
đủ mạnh . Song song với hoạt động sản xuất kinh doanh ngày càng mở rộng , thì đòi
hỏi một hệ thống thông tin tốt là cần thiết hơn bao giờ hết đối với doanh nghiệp . Bởi
vậy , việc nguyên cứu phát triển hệ thống thông tin quản lý lao động tiền lơng nói
riêng và hệ thống thông tin quản lý nói chung là yêu cầu phù hợp với yêu cầu nội tại
của doanh nghiệp .
Chơng III
Phân tích hệ thống
thông tin quản lý Lao động tiền lơng
Mục đích cuối cùng của việc phát triển một hệ thống thông tin là cung cấp cho
các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất . Phát triển một hệ thống
LớpTi học 40A KTQD
21
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp SV Lê Văn Hùng

thông tin bao gồm việc phân tích hệ thống thông tin đang tồn tại , thiết kế một hệ
thống mới và thực hiện việc cài đặt nó . Phân tích một hệ thống bắt đầu từ việc thu
thập dữ liệu và chỉnh đốn chúng để đa ra một chuẩn đoán về tình hình thực tế nhằm
đa ra một sự đánh giá chính xác nhất về tình hình hiện tại của hệ thốn . Việc phân
tích một hệ thống thông tin nhằm tìm ra các nguyên nhân nội tại dẫn đến sự trì trệ
của hệ thống đó là các vấn đề về quản lý , các bộ luật mới đợc ban hành , việc ký kết
một hiệp tác mới , đa dạng hoá hoạt động của doanh nghiệp , những yêu cầu mới của
nhà quản lý , Sự thay đổi của công nghệ , sự thay đổi sách lợc chính trị v.v.v. để xác
định chính xác các vấn đề tồn tại của hệ thống để có thể phát triển bổ sung vào một
hệ thống mới u việt hơn , có khả năng đáp ứng đợc yêu cầu nội tại của hệ thống .
I. Các thông tin đầu vào và đầu ra của hệ thống
1. Các thông tin đầu vào của hệ thống
1.1.Thông tin phục vụ cho việc nhập hồ sơ ban đầu bao gồm các thông tin cơ bản
sau :
- Mã cán bộ
- Họ và tên
- Giới tính
- Ngày sinh
- Quê quán
- Địa chỉ
- Dân tộc
- Tôn giáo
- Trình độ
- Chức vụ
- Biên chế
- Năm vào làm việc
- Bậc lơng
- Phụ cấp
- Hệ số lơng
- Ngày lên lơng

- Đảng / đoàn
- Tên bố
- Tuổi bố
- Nghề bố
- Tên mẹ
- Tuổi mẹ
- Nghề mẹ
- Vợ chồng
- Nghề nghiệp

LớpTi học 40A KTQD
22
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp SV Lê Văn Hùng
1.2. Các thông tin về chức vụ bao gồm :
- Mã chức vụ
- Chức vụ

1.3. Các thông tin về học hàm bao gồm :
- Mã học hàm
- Học hàm
1.4. Các thông tin về Trình độ bao gồm :
- Mã trình độ
- Trình độ
1.5. Các thông tin về đơn vị bao gồm :
- Mã đơn vị
- Tên đơn vị
1.6. Các thông tin về dân tộc bao gồm :
- Mã dân tộc
- Tên dân tộc
1.7. Các thông tin về ngày công bao gồm :

- Mã cán bộ
- Họ và tên
- Tháng
- Ngày công
- Số ngày nghỉ
- Nghỉ bảo hiểm
- Tạm ứng
- BHYT
- BHXH
2. Các thông tin đầu ra của hệ thống :
Các thông tin đầu ra đợc trình bày dới dạng các báo cáo bao gồm các loại :
- Báo cáo chấm công
- Báo cáo hồ sơ từng đơn vị
- Báo cáo lơng chi tiết
- Báo cáo lơng
- Báo cáo tạm ứng
LớpTi học 40A KTQD
23
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp SV Lê Văn Hùng
- Báo cáo phụ cấp
3. Bảng tổng quan về đầu vào và đầu ra của hệ thống :
Mô hình hoá dữ liệu ( ERD )
LớpTi học 40A KTQD
24
Các chứng từ , hoá đơn
Hồ sơ gốc
Chức vụ
Trình độ
Đơn vị
Học hàm

Dân tộc
Ngày công
Các báo cáo :
Báo cáo chấm công
Báo cáo hồ sơ từng đơn vị
Báo cáo lương chi tiết
Báo cáo tạm ứng
Báo cáo phụ cấp
Báo cáo lương
Các chứng từ ,
hoá đơn khác

Các báo cáo liên
quan khác
Quản lý lao
động tiền lương
Vào
Vào
Ra
Ra
Nhân viênPhòng Ban
Lao
động
tiền lư
ơng
Lãnh đạo
Báo cáo
Y/cầu
Có Y/cầu
Xử lý

Các bộ
phận khác
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp SV Lê Văn Hùng
Sơ đồ luồng thông tin ( Bfd ) :
Thời điểm Phòng tổ chức lao động Hệ thống xử lý Lãnh đạo và các bộ phận khác
Phát sinh
hoá đơn
chứng từ
Yêu cầu
của lãnh
đạo phòng
và đơn vị
Sơ đồ luồng dữ liệu ( dfd ) :
1. Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh :
LớpTi học 40A KTQD
25
Cập nhập chứng
từ vào file dữ
liệu
Tiền lư
ơng
In ra các báo cáo
In ra các báo
cáo
Các hoá đơn chứng
từ
Ban l nh đạoã
Quản lý lư
ơng
Nhập hồ sơ

Nhân viên
Xử lý hồ sơ
Báo cáo
Yêu cầu