Ứng dụng phần mềm Microsoft Excel vào việc quản lý sách thư viện tại trường THPT Thông Nông

MỤC LỤC
MỤC LỤC..................................................................................................................... 1
LỜI MỞ ĐẦU................................................................................................................ 5
Chương 1....................................................................................................................... 7
TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ THƯ VIỆN VÀ GIỚI THIỆU.......................................7
VỀ PHẦN MỀM MICROSOFT EXCEL......................................................................7
1.1. Tổng quan về quản lý thư viện................................................................................7
1.1.1. Khái niệm và đặc điểm của quản lý..................................................................7
1.1.2. Quản lý thư viện...............................................................................................8
1.2. Giới thiệu về Microsoft Excel...............................................................................10
1.2.1. Khái niệm Microsoft Excel.............................................................................10
1.2.2. Giới thiệu các tính năng cơ bản của Microsoft Excel.....................................10
1.2.3. Tính năng Data Validation..............................................................................15
Chương 2..................................................................................................................... 17
THỰC TRẠNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN TẠI..............................................................17
TRƯỜNG THPT THÔNG NÔNG, HUYỆN THÔNG NÔNG, TỈNH CAO BẰNG...17
2.1. Giới thiệu trường THPT Thông Nông, huyện Thông Nông, tỉnh Cao Bằng..........17
2.2. Thực trạng quản lý thư viện tại trường..................................................................19
2.2.1. Thực trạng việc quản lý thư viện của Trường THPT Thông Nông..................19
2.2.2. Ưu điểm và nhược điểm trong việc quản lý thư viện học sinh tại Trường
THPT Thông Nông...................................................................................................24
2.2.3. Biện pháp khắc phục.......................................................................................25
Chương 3..................................................................................................................... 26
ỨNG DỤNG PHẦN MỀM MICROSOFT EXCEL TRONG......................................26
CÔNG VIỆC QUẢN LÝ THƯ VIỆN TRƯỜNG THPT THÔNG NÔNG,.................26
HUYỆN THÔNG NÔNG, TỈNH CAO BẰNG...........................................................26
3.1. Nhu cầu tin học hóa công tác quản lý thư viện......................................................26
3.2. Ứng dụng phần mềm Microsoft Excel trong quản lý thư viện tại Trường THPT
Thông Nông.................................................................................................................26
KẾT LUẬN.................................................................................................................32
TÀI LIỆU THAM KHẢO............................................................................................33

1


2


DANH MỤC HÌNH ẢNH
Hình 1.1. Các thành phần của Worbook.......................................................................11
Hình 1.2. Giao diện của Excel.....................................................................................12
Hình 1.3. Các lệnh trong thực đơn Office....................................................................12
Hình 1.4. Bảng lựa chọn truy cập nhanh......................................................................13
Hình 1.5. Hộp thoại Excel Options..............................................................................13
Hình 1.6. Các nhóm Ribbon.........................................................................................14
Hình 1.7. Thực đơn ngữ cảnh (Shortcut Menu)...........................................................15
Hình 1.8. Cửa sổ Data Validation.................................................................................16
Hình 2.1. Trường THPT Thông Nông..........................................................................18
Hình 2.3. Phiếu quản lý sách........................................................................................20
Hình 2.4. Phiếu đăng ký làm thẻ..................................................................................20
Hình 2.5. Thẻ độc giả...................................................................................................21
Hình 2.6. Đơn xin cấp lại thẻ thư viện.........................................................................21
Hình 2.7. Phiếu mượn..................................................................................................22
Hình 2.8. Giấy yêu cầu trả sách...................................................................................22
Hình 2.9. Báo cáo tình hình độc giả.............................................................................23
Hình 2.10. Báo cáo mượn sách....................................................................................23
Hình 3.1. Giao diện chính của chương trình................................................................26
Hình 3.2. Giao diện tác giả..........................................................................................27
Hình 3.3. Giao diện học sinh........................................................................................28
Hình 3.4. Giao diện loại sách.......................................................................................28
Hình 3.5. Giao diện nhân viên.....................................................................................29
Hình 3.6. Giao diện nhà xuất bản.................................................................................29

Hình 3.7. Giao diện sách..............................................................................................30
Hình 3.8. Giao diện phiếu mượn..................................................................................30

3


DANH MỤC VIẾT TẮT

STT
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11

Chữ cái viết tắt/Kí hiệu
THPT
CBGV
CNH
HĐH
TG
HS
NV
ML

NXB
PM
PT

4

Cụm từ viết tắt
Trung học phổ thông
Cán bộ giáo viên
Công nghiệp hóa
Hiện đại hóa
Tác giả
Học sinh
Nhân viên
Mã loại
Nhà xuất bản
Phiếu mượn
Phiếu trả


LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Hiện nay, sự phát triển của Công nghệ Thông tin ở nước ta đang bước vào thời kì
mới với việc triển khai rộng rãi các ứng dụng tin học cho các tổ chức và xã hội. Không
ai còn nghi ngờ gì về vai trò của Công nghệ Thông tin trong đời sống, trong khoa học
kỹ thuật, kinh doanh, cũng như trong mọi mặt của xã hội, ngay cả đối với một cá nhân.
Tuy nhiên trong thời điểm hiện tại, Công nghệ Thông tin mới chỉ bước đầu được
ứng dụng trong đời sống nói chung và giáo dục nói riêng. Việc sử dụng tài liệu điện tử
trong dạy và học chưa thực sự phổ biến, chưa mang lại hiệu quả cao thì những quyển
sách, giáo trình… vẫn có vai trò vô cùng quan trọng. Đối với những trường tiểu học thì

việc quản lý mộ thư viện với nhiều đầu sách và quản lý việc mượn – trả sách của hàng
trăm học sinh là vô cùng phức tạp. Vì vậy em đã nhận nghiên cứu đề tài: “Ứng dụng
phần mềm Microsoft Excel vào việc quản lý sách thư viện tại trường THPT Thông
Nông, Huyện Thông Nông, Tỉnh Cao Bằng”.
2. Mục đích nghiên cứu
Mục đích nghiên cứu đề tài đó là ứng dụng công nghệ thông tin vào để xây
dựng một chương trình quản lý thư viện giúp cho việc quản lý thư viện có thể diễn ra
một cách nhanh chóng. Công tác tìm kiếm thông tin cũng như việc cập nhật các đầu
sách được diễn ra một cách nhanh nhất.
3. Phương pháp nghiên cứu, đối tượng nghiên cứu, phạm vi nghiên cứu
- Đề tài nghiên cứu theo phương pháp:
Nghiên cứu tài liệu về công tác quản lý thư viện nói chung và quản lý thư viện
trường THPT nói riêng.
Khảo sát thực tế thu thập dữ liệu về công tác quản lý thư viện
Phỏng vấn nhân viên trực tiếp quản lý thư viện để biết về quy trình quản lý thư
viện tại trường THPT Thông Nông, Huyện Thông Nông, Tỉnh Cao Bằng.
- Đối tượng nghiên cứu:
Công tác quản lý thư viện tại Trường Trung học Phổ thông Thông Nông
- Phạm vi nghiên cứu:
Trường Trung học Phổ thông Thông Nông
4. Kết cấu của bài báo cáo thực tập
Chương 1: Lý thuyết tổng quan về quản lý thư viện và giới thiệu phần mềm
Microsoft Excel
5


Chương 2: Thực trạng quản lý thư viện tại Trường THPT Thông Nông, Huyện
Thông Nông, Tỉnh Cao Bằng
Chương 3: Ứng dụng phần mềm Microsoft Excel trong công tác quản lý thư viện
Trường THPT Thông Nông, Huyện Thông Nông, Tỉnh Cao Bằng.

Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của ThS. Đinh Thị Nguyên và
các cô chú viên chức trong trường THPT Thông Nông, Huyện Thông Nông, Tỉnh Cao
Bằng đã giúp em hoàn thành chuyên đề này nhưng do còn có những hạn chế về kiến
thức cũng như kinh nghiệm nên bài báo cáo thực tập của em còn nhiều thiếu sót. Em
rất mong nhận được sự chỉ bảo và giúp đỡ của các thầy cô trong khoa để bài thực tập
của em được hoàn thiện hơn.

6


Chương 1
TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ THƯ VIỆN VÀ GIỚI THIỆU
VỀ PHẦN MỀM MICROSOFT EXCEL
1.1. Tổng quan về quản lý thư viện
1.1.1. Khái niệm và đặc điểm của quản lý
- Khái niệm quản lý
- Quản lý là một trong những hoạt động vừa khó khăn, phức tạp; vừa là một
nhân tố có ý nghĩa quyết định đối với sự tồn tại và phát triển xã hội, suy thoái hay
thịnh vượng của một tổ chức, một quốc gia, thậm chí là toàn cầu. Sự phát triển xã hội
dựa vào nhiều yếu tố: sức lao động, tri thức, nguồn vốn, tài nguyên, năng lực quản lý.
Trong đó năng lực quản lý được xếp hàng đầu. Năng lực quản lý là sự tổ chức, điều
hành, kết hợp tri thức với việc sử dụng sức lao động, nguồn vốn và tài nguyên để phát
triển xã hội. Quản lý tốt thì xã hội phát triển, ngược lại nếu buông lỏng hay quản lý tồi
thì sẽ mở đường cho sự rối loạn, kìm hãm sự phát triển xã hội.
- Quản lý là một khái niệm rất rộng bao gồm nhiều dạng. Chúng ta có thể gộp
thành 3 dạng chính:
- Quản lý các quá trình của thế giới vô sinh (nhà xưởng, ruộng đất, tài nguyên,
hầm mỏ, thiết bị máy móc, nguyên vật liệu, sản phẩm...).
- Quản lý các quá trình diễn ra trong cơ thể sống (cây trồng, vật nuôi). - Quản lý
các quá trình diễn ra trong xã hội loài người (quản lý xã hội: đảng, nhà nước, đoàn thể

quần chúng, kinh tế, các tổ chức...).
- Có nhiều quan niệm khác nhau về quản lý
+ Mary Parker Follet: "Quản lý là nghệ thuật khiến cho công việc được thực
hiện thông qua người khác".
+ Robert Albanese: "Quản lý là một quá trình kỹ thuật và xã hội nhằm sử dụng
các nguồn, tác động tới hoạt động của con người và tạo điều kiện thay đổi để đạt được
mục tiêu của tổ chức".
+ Harolk Kootz & Cyryl O'Donell: "Quản lý là việc thiết lập và duy trì môi
trường nơi mà cá nhân làm việc với nhau trong từng nhóm có thể hoạt động hữu hiệu
và có kết quả, nhằm đạt được các mục tiêu của nhóm"

7


+ Robert Kreitner: "Quản lý là tiến trình làm việc với và thông qua người khác
để đạt các mục tiêu của tổ chức trong một môi trường thay đổi. Trong tâm của tiến
trình này là kết quả và hiệu quả của việc của việc sử dụng các nguồn lực giới hạn".
+ Harol Koontz: "Quản lý là một nghệ thuật nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra
thông qua việc điều khiển, chỉ huy, phối hợp, hướng dẫn hoạt động của những người
khác" (Những vấn đề cốt yếu của quản lý. NXB khoa học - Kỹ thuật, 1993).
- Tóm lại: Quản lý là một quá trình tác động, gây ảnh hưởng của chủ thể quản
lý đến khách thể quản lý một cách hợp quy luật nhằm đạt được mục tiêu chung
- Đặc điểm của quản lý
+ Quản lý là sự tác động có mục đích đã được đề ra theo đúng ý chí của chủ thể
quản lý đối với các đối tượng chịu sự quản lý. “Đúng ý chí của người quản lý’’ cũng
đồng nghĩa với việc trả lời câu hỏi tại sao phải quản lý và quản lý để làm gì. Chủ thể
của quản lý là con người hay tổ chức của con người. Những cá nhân, tổ chức này phải
là những đại diện có quyền uy, có quyền hạn và trách nhiệm liên kết, phối hợp những
hoạt động riêng lẻ của từng cá nhân hướng tới mục tiêu chung nhằm đạt được kết quả
nhất định trong quản lý.

+ Quản lý muốn được thực hiện phải dựa trên cơ sở tổ chức và quyền uy
+ Quản lý xuất hiện ở bất cứ nơi nào có hoạt động chung của con người
+ Mục đích và nhiệm vụ của quản lý là điều khiển, chỉ đạo hoạt động chung
của con người…
1.1.2. Quản lý thư viện
- Khái niệm thư viện
Thư viện là nơi thông tin được tổ chức, nơi dễ dàng tìm thấy thông tin qúy vị
cần hoặc muốn. Thư viện chỉ có giá trị khi nó có thông tin và có người biến thông tin
trở nên hữu ích. Chúng ta có nhiệm vụ đảm bảo sự tiếp cận không hạn chế các ý tưởng
mà chúng ta thừa hưởng một cách hợp pháp, sau đó định hình và chuyển giao cho thế
hệ tiếp theo. Thông tin là kho báu. Quý vị những người làm công tác thư viện đang
nắm giữ chìa khóa mở kho báu trong tay.
- Chức năng và nhiệm vụ của quản lý thư viện
Chức năng

8


Quản lý về công tác thư viện. Tổ chức thực hiện công tác lưu trữ và khai thác tư
liệu thông tin, sách báo, tạp chí, giáo trình, tài liệu điện tử phục vụ cho công tác giảng
dạy, học tập và nghiên cứu khoa học.
Nhiệm vụ
1. Xây dựng kế hoạch phát triển thư viện theo hướng hiện đại. Từng bước phát
triển thư viện trở thành trung tâm thông tin của trường.
2. Tổ chức các loại hình hoạt động, quầy giới thiệu sách, báo, tạp chí, giáo trình
kinh tế, tư liệu thông tin kinh tế, phục vụ cho các đối tượng bạn đọc trong và ngoài
trường. Cải tiến công tác phục vụ bạn đọc theo hướng văn minh lịch sự.
3. Lập kế hoạch tổ chức thực hiện việc: Mua, tiếp nhận, trao đổi, bổ sung các
loại tài liệu, sách báo mới, tài liệu điện tử trên internet... nhằm phục vụ đào tạo, nghiên
cứu khoa học.

4. Tổ chức quản lý theo hướng sử dụng các thiết bị hiện đại, nâng cao chất
lượng và hiệu quả dịch vụ phục vụ.
5. Cập nhật thông tin thường xuyên, tổ chức giới thiệu thông tin mới hoặc thông
tin chuyên đề.
6. Tổ chức quản lý lưu trữ và bảo quản các kho sách báo, tư liệu thông tin theo
đúng qui định.
7. Mở rộng quan hệ hợp tác, trao đổi kinh nghiệm với cơ quan thông tin thư
viện trong và ngoài nước, từng bước hiện đại hóa công tác thông tin tư liệu.
8. Lập và thực hiện kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ chuyên môn
nghiệp vụ cho cán bộ, nhân viên thư viện.
9. Thực hiện công tác tổng hợp về hoạt động của thư viện, thống kê, báo cáo kịp
thời theo yêu cầu của cấp trên và của trường.
10. Tổ chức triển khai và phối hợp với các đơn vị thực hiện các công tác phát
sinh trong quá trình xây dựng và phát triển nhà trường.
11. Quản lý và sử dụng có hiệu quả lao động, cơ sở vật chất và các phương tiện
thiết bị được nhà trường giao.
- Một số nguyên tắc trong quản lý thư viện
Về nguyên tắc, dù là quản lý thư viện trên máy tính nhưng mô hình hoạt động
của hệ thống thư viện vẫn dựa trên phương pháp quản lý truyền thống.
9


Để quản lý được một khối lượng lớn sách báo và tạp chí cần phải tổ chức tốt hệ
thống thư mục. Hệ thống thư mục sẽ giúp độc giả tra cứu sách một cách có hiệu quả, cán
bộ thư viện tìm kiếm sách một cách dễ dàng khi có yêu cầu mượn sách của bạn đọc.
Thông thường chúng ta có thể tổ chức hệ thống thư mục theo nhiều cách khác
nhau như sau:
+ Hệ thống thư mục theo thể loại: Loại hình này sẽ tiện lợi cho độc giả tìm sách
để nghiên cứu về một chuyên đề nào đó hay tìm một loại sách viết về một vấn đề nào
đó mà độc giả đang quan tâm.

+ Hệ thống thư mục theo tên sách: Đối với loại hình này khi cần mượn một
cuốn sách nếu biết chính xác tên của cuốn sách đó thì việc tìm kiếm trở nên dễ dàng
đối với cả độc giả lẫn thủ thư.
+ Hệ thống thư mục theo tên tác giả: Cách tổ chức này thuận tiện khi độc giả
muốn tìm sách của một tác giả nào đó vì thông thường độc giả thường có sự ưa thích
sách của một số tác giả nào đó.
+ Hệ thống thư mục theo nhà xuất bản: Cách tổ chức này thuận tiện khi độc giả
muốn tra cứu sách của một nhà xuất bản nào đó.
1.2. Giới thiệu về Microsoft Excel
1.2.1. Khái niệm Microsoft Excel
Microsoft Excel là một phần mềm hay là một chương trình ứng dụng, mà khi chạy
chương trình ứng dụng này sẽ tạo ra một bảng tính và bảng tính này giúp ta dễ dàng
hơn trong việc thực hiện.
1.2.2. Giới thiệu các tính năng cơ bản của Microsoft Excel
- Tính toán đại số, phân tích dữ liệu
- Lập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sách
- Truy cập các nguồn dữ liệu khác nhau
- Vẽ đồ thị và các sơ đồ
- Tự động hóa các công việc bằng các macro
- Và nhiều ứng dụng khác để giúp chúng ta có thể phân tích nhiều loại hình bài
toán khác nhau.
- Workbook: Trong Excel, một workbook là một tập tin mà trên đó bạn làm
việc (tính toán, vẽ đồ thị, …) và lưu trữ dữ liệu. Vì mỗi Workbook có thể chứa nhiều
10


sheet (bảng tính), do vậy bạn có thể tổ chức, lưu trữ nhiều loại thông tin có liên quan
với nhau chỉ trong một tập tin (file).
- Worksheet: Còn gọi tắt là sheet, là nơi lưu trữ và làm việc với dữ liệu, nó còn
được gọi là bảng tính. Một Worksheet chứa nhiều ô (cell), các ô được tổ chức thành

các cột và các dòng.Worksheet được chứa trong Workbook.
- Chart sheet: Cũng là một sheet trong Workbook, nhưng nó chỉ chứa một đồ
thị. Một chart sheet rất hữu ích khi bạn muốn xem riêng lẻ từng đồ thị.
- Sheet tabs: Tên của các sheet sẽ thể hiện trên các tab đặt tại góc trái dưới của
cửa sổ Workbook. Để di chuyển từ sheet này sang sheet khác ta chỉ việc nhấp chuột
vào tên sheet cần đến trong thanh sheet tab
Các thành phần của Workbook

Hình 1.1. Các thành phần của Worbook

11


Excel 2010 dùng định dạng tập tin mặc định là “XLSX” (dựa trên chuẩn XML
giúp việc trao đổi dữ liệu giữa các ứng dụng được dễ dàng hơn) thay cho định dạng
chuẩn trước đây là “XLS”.
Giao diện Excel

Hình 1.2. Giao diện của Excel
Các lệnh trong thực đơn Office

Hình 1.3. Các lệnh trong thực đơn Office
12


Bảng lựa chọn lệnh truy cập nhanh

Hình 1.4. Bảng lựa chọn truy cập nhanh
Ribbon là gì?
Ribbon: Excel 2010 thay đổi giao diện người dùng từ việc sử dụng các thanh

thực đơn truyền thống thành các cụm lệnh dễ dàng truy cập được trình bày ngay trên
màn hình gọi là Ribbon.
Hộp thoại để chế biến thanh các lệnh truy cập nhanh

Hình 1.5. Hộp thoại Excel Options
13


Có

các

nhóm Ribbon chính: Home, Insert, PageLayout, Formulas, Data,

Reviews, View, Developer, Add-Ins.

Hình 1.6. Các nhóm Ribbon
Thanh công cụ Ribbon
- Home: Là nơi chứa các nút lệnh được sử dụng thường xuyên trong quá trình
làm việc như: Cắt, dán, sao chép, định dạng tài liệu, các kiểu mẫu có sẵn, chèn hay xóa
dòng hoặc cột, sắp xếp, tìm kiếm, lọc dữ liệu.
- Insert: Chèn các loại đối tượng vào bảng tính như: Bảng biểu, vẽ sơ đồ, đồ thị,
ký hiệu…
- Page Layout: Chứa các nút lệnh về việc hiển thị bảng tính và thiết lập in ấn.
Formulas: Chèn công thức, đặt tên vùng (range), công cụ kiểm tra theo dõi công thức,
điều khiển việc tính toán của Excel.
- Data: Các nút lệnh thao đối với dữ liệu trong và ngoài Excel, các danh sách,
phân tích dữ liệu…
- Review: Các nút lệnh kiễm lỗi chính tả, hỗ trợ dịch từ, thêm chú thích vào các
ô, các thiết lập bảo vệ bảng tính.

- View: Thiết lập các chế độ hiển thị của bảng tính như: phóng to, thu nhỏ, chia
màn hình…
- Developer: Tab này mặc định được ẩn vì nó chỉ hữu dụng cho các lập trình
viên, những người có hiểu biết về VBA. Để mở nhóm này nhấn vào nút Office >Excel
Options>Popular>Chọn Show Developer tab in the Ribbon.
- Add-Ins: Tab này chỉ xuất hiện khi Excel mở một tập tin có sử dụng các tiện
ích bổ sung, các hàm bổ sung.
Sử dụng thực đơn ngữ cảnh (Shortcut Menu)

14


Khi muốn thực hiện một thao tác nào đó trên đối tượng (ô, vùng, bảng biểu, đồ
thị, hình vẽ…) trong bảng tính, bạn hãy nhấp phải chuột lên đối tượng đó. Lập tức một
thanh thực đơn hiện ra chứa các lệnh thông dụng có thể hiệu chỉnh hay áp dụng cho
đối tượng mà bạn chọn.

Hình 1.7. Thực đơn ngữ cảnh (Shortcut Menu)
1.2.3. Tính năng Data Validation
Chức năng Settings
Cửa sổ Settings cho phép thiết lập cài đặt về điều kiện nhập liệu trong
Validation Criteria. Tuỳ vào đối tượng kiểm soát mà ta chọn trong danh sách bên dưới
Allow. Mặc định ban đầu cho phép nhập bất cứ kiểu dữ liệu nào trong ô (Any Value).
Để thay đổi theo ý muốn, đầu tiên ta chọn vùng dữ liệu cần thiết lập chức năng
Validation.

15


Hình 1.8. Cửa sổ Data Validation

Trong danh sách thả xuống của Validation Criteria có các lựa chọn Whole
Number, Decimal, List, Date, Time, Text Lenght, Custom.
Whole Number:
Chức năng này chỉ cho phép nhập liệu là số nguyên. Nếu nhập số thập phân,
chuỗi,... sẽ cho phép khống chế phạm vi giá trị nhập.bị báo lỗi. Chức năng này hữu ích
khi dữ liệu nhập là tuổi, số lượng mặt hàng, số sản phẩm, điểm thi,... khi chọn Whole
Number, chức năng
Chỉ cho phép nhập giá trị trong một vùng xác định (hoặc ngoài một vùng xác
định). Ví dụ điểm thi phải nằm trong phạm vi từ 0 đến 10, ngày trong tháng từ 1 đến
31, các thứ trong tuần,...
Minimum: Giá trị giới hạn nhỏ nhất khi nhập liệu.
Maximum: Giá trị giới hạn lớn nhất khi nhập liệu.
Ingnore Blank: Bỏ qua ô trống, tức là không xét điều kiện nhập liệu khi ô trống.
Clear All: Huỷ bỏ.
Giá trị giới hạn có thể cố định (không thay đổi được) hoặc không cố định (có
thể thay đổi được) tuỳ vào mục đích sử dụng.
- Giới hạn cố định: Là số khi nhập giá trị trong ô giới hạn. Trong hình 5, giá trị
nhập nhỏ nhất bằng 0 và lớn nhất là 100. Nếu bạn nhập giá trị ngoài khoảng, Excel sẽ
báo lỗi như hình 6 (thông báo lỗi mặc định của Excel). Chúng ta có thể thay đổi nội
dung thông báo đó theo mục đích sử dụng cụ thể ở mục 1.3.

16


Chương 2
THỰC TRẠNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN TẠI
TRƯỜNG THPT THÔNG NÔNG, HUYỆN THÔNG NÔNG, TỈNH CAO BẰNG
2.1. Giới thiệu trường THPT Thông Nông, huyện Thông Nông, tỉnh Cao Bằng
Trường được thành lập năm 1996, đến tháng 9 năm 2009 đã đạt Chuẩn Quốc
Gia mức độ I. Đến nay nhà trường có 18 lớp học 2 buổi/ngày 100%. Năm học 2009 2010 Trường có 37 CBGV,NV, Số CBGV trên chuẩn là 18, đạt chuẩn 19. Giáo viên

giỏi cấp Tỉnh 01, cấp huyện 9, cấp trường 11. Học sinh giỏi cấp Tỉnh 02, cấp huyện:
Văn hoá xếp thứ 14/37 trường. Thể thao đạt giải Nhì bóng đá huyện,...
Thông Nông là huyện vùng sâu vùng xa nhất của tỉnh Cao Bằng, cách trung tâm
huyện 35 km về phía Đông Bắc, với diện tích khoảng 100 km2 chủ yếu là rừng núi.
Dân số trên 7000 người, có 7 dân tộc anh em sinh sống rải rác ở các thôn bản, giao
thông đi lại khó khăn, trình độ dân trí thấp, tỉ lệ hộ nghèo chiếm gần 50% tổng số hộ
toàn xã. Do đời sống nhân dân còn nhiều khó khăn nên việc quan tâm đến con em rất
hạn chế.
Trường được thành lập theo Quyết định số 163/QĐTC ngày 08 tháng 5 năm
1996 của giám đốc Sở Giáo dục và Đào tạo Cao Bằng. Trong những năm qua nhà
trường luôn duy trì tốt các hoạt động giáo dục, không ngừng đổi mới phương pháp dạy
học, nâng cao chất lượng giáo dục. Thầy và trò trường đã thi đua dạy tốt, học tốt, kết
quả đạt được tăng theo từng năm học.
Năm học 2010 - 2011 nhà trường có 37 CBGV, trong đó Cán bộ quản lý 3, hành
chính 4, giáo viên 30 (trong đó giáo viên chuyên Âm nhạc 1, Mĩ thuật 1, Thể dục 1).
Trình độ đạt chuẩn 100%, trong đó trên chuẩn 19 = 51,3%. Giáo viên giỏi cấp Tỉnh 1,
cấp huyện 8, cấp trường 10. Trường có 17 lớp với 399 học sinh, học sinh học 2
buổi/ngày 100% Trường đã đạt chuẩn Quốc gia mức độ 1 theo Quyết định số
1635/QĐ-UBND ngày 22 tháng 9 năm 2009 của UBND tỉnh Cao Bằng.

17


Hình 2.1. Trường THPT Thông Nông
Trong trường có cơ cấu tổ chức như sau:
Đứng đầu trường là chi bộ Đảng, chi bộ Đảng là cơ quan cao nhất và có quyền
hạn lớn nhất. Trong chi bộ Đảng thì bí thư chi bộ là người giữ chức vụ cao nhất. Bí thư
chi bộ Đảng cũng đồng thời là Hiệu trưởng của trường.
Dưới chi bộ Đảng là Ban Giám hiệu trường, Công đoàn và Đoàn Thanh niên.
Công đoàn phụ trách chăm lo tới quyền lợi của cán bộ nhân viên trong trường. Đoàn

Thanh niên thực hiện nhiệm vụ phụ trách và phát triển công tác đoàn của trường. Ban
Giám hiệu nhà trường thì gồm Hiệu trưởng và Hiệu phó của trường. Hiệu trưởng làm
nhiệm vụ quản lý bao quát công tác của trường. Hiệu phó phụ trách nhiệm vụ mà Hiệu
trưởng giao cho và thực hiện thay công việc của Hiệu trưởng khi Hiệu trưởng đi công
tác không có ở trường hay khi Hiệu trưởng vắng mặt.
Dưới Ban Giám hiệu là các hội như Hội phụ huynh cha mẹ học sinh, Hội Thiếu
niên Tiền phong HCM, Hội Khuyến học, Hội Chữ thập đỏ, tổ chuyên môn.
Trong tổ chuyên môn có các tổ như: Tổ khối 10, tổ khối 11, tổ khối 12 và tổ văn
phòng.

18


2.2. Thực trạng quản lý thư viện tại trường
2.2.1. Thực trạng việc quản lý thư viện của Trường THPT Thông Nông
- Thư viện là nơi có chức năng lưu trữ, quản lý, phục vụ việc đọc và tra cứu
mọi loại thông tin và các tư liệu liên quan đến nhiều lĩnh vực khoa học khác nhau. Đây
là một khối lượng dữ liệu khổng lồ được lưu trữ dưới dạng các ấn phẩm khác nhau.
Nói chung, ở hầu hết các thư viện hiện nay, mọi công việc quản lý chủ yếu được làm
thủ công không có sự trợ giúp của máy tính nên mọi hoạt động của thư viện thực sự
phức tạp, nặng nề và trùng lặp, công việc tra cứu tài liệu bằng phích rất bất tiện và gây
lãng phí rất nhiều thời gian của bạn đọc. Những khó khăn trong việc quản lý thư viện
được thể hiện như sau:
- Đối với việc phục vụ độc giả:
Khi độc giả có nhu cầu mượn một cuốn sách, cán bộ thủ thư trong thư viện phải
kiểm tra xem cuốn sách đó có còn trong thư viện hay không, nếu còn mới làm thủ tục
cho mượn còn nếu không thì thông báo hết sách cho độc giả. Công việc này là tất yếu,
song nó tốn rất nhiều thời gian để tìm sổ và tra cứu, công việc tra cứu cũng hết sức
nặng nề và tồn thời gian. Nếu có sự sai lệch về thông tin giữa bản danh mục sách và số
lượng sách hiện có trong kho, dẫn đến tình trạng độc giả phải chờ đợi rất lâu mới nhận

được câu trả lời là sách hiện tại đã hết trong thư viện. Trường hợp độc giả không nắm
vững những thông tin về cuốn sách thì việc tìm kiếm sẽ càng trở nên khó khăn hơn.
- Đối với việc quản lý sách:
Khi cần báo cáo thống kê định kì về danh mục các loại sách có trong thư viện,
tình hình bạn đọc, tổng kinh phí đầu tư của một thư viện, ta sẽ tồn rất nhiều thời gian,
có khi thậm chí không làm nổi vì khối lượng công việc quá lớn

19


Thư viện :
PHIẾU QUẢN LÝ SÁCH
Mã số sách:……………….
Tên sách:……………………………..
Tập:……………………………….......

Số trang:………………………….........

Số lượng:………………………………

Năm xuất bản:………………………...

Mã ngôn ngữ:………………………....

Ngôn ngữ:……………………………...

Mã nhà xuất bản:……………………..

Nhà xuất bản:…………………………..

Mã thể loại:…………………………...

Thể loại:………………………….........

Mã tác giả:……………………………

Tác giả:………………………………..

Mã vị trí:…………… Vị trí:………….. Tầng:……….. . Phòng:………… Giá :………
Hình 2.3. Phiếu quản lý sách
+ Mỗi khi độc giả đến đăng ký làm thẻ, phòng phục vụ độc giả tiến hành phát
phiếu đăng ký cho độc giả.
Thư viện:
PHIẾU ĐĂNG KÝ LÀM THẺ
Họ và tên:……………………………….. …………………………Giới tính :………..
Ngày sinh:…/…/…… Lớp : ……………
Địa chỉ thường trú:……………………………………………………………………….
Nghề nghiệp:…………………………………………………………………………….
Nơi công tác:…………………………………………………………………………….
Ngày đăng ký:…………………………………………………………..........................
Xác nhận của hiệu trưởng Trường THPT Thông Nông
Hình 2.4. Phiếu đăng ký làm thẻ

20


Sau khi nộp phiếu đăng ký làm thẻ, độc giả sẽ được phòng phuc vụ cấp thẻ và
trong thẻ sẽ được gán mã số độc giả.
Số:…………..
Thư viện:

THẺ ĐỘC GIẢ
Họ và tên:……………………………………………Giới tình..……………………..
Ngày sinh :.…/…../……….Lớp : ………………………
Nghề nghiệp:………………………………………………………………………….
Nơi công tác:………………………………………………………………………….
Ngày đăng ký:…………………...

Ngày hết hạn:…………………………………
Ngày … Tháng… Năm 20…

Xác nhận của hiệu trưởng Trường THPT Thông Nông
Hình 2.5. Thẻ độc giả
+ Nếu độc giả mất thẻ thì phải làm lại thẻ thì mới được mượn sách
Thư viện:
ĐƠN XIN CẤP LẠI THẺ THƯ VIỆN
Họ tên:…………………………........... Giới tính…………………Lớp ..…................
Địa chỉ thường trứ:……………………………...... Nghề nghiệp:……………………
Nơi công tác:……………………………………………………………………………..
Lý do cấp lại thẻ:……………………... Mã số thẻ đã được cấp:………………………
Xác nhận của hiệu trưởng

Người viết ký tên

Hình 2.6. Đơn xin cấp lại thẻ thư viện

21

Ngày…tháng…năm 20…

+ Khi độc giả đến mượn sách phải ghi đầy đủ thông tin vào phiếu mượn sách và
giao cho nhân viên thủ thư.
Thư viện:
PHIẾU MƯỢN SÁCH
Số thẻ:…………………………………………………………….................................
Họ tên:…………………………………………Giới tính : ……………………………
Ngày sinh …/……/………….
Lớp : ………………
Nghê nghiệp:…………………………………………………………………………..
Nơi công tác:…………………………………………………………………………..
Địa chỉ thường trú :.…………………………………………………………………..
Hình thức mượn:……………………………………………………….......................
Mã sách

Tên sách

Tên tác giả

Mã thể loại

Ngày… tháng… năm 20…
Hình 2.7. Phiếu mượn
+ Bộ phận quản lý phải theo dõi độc giả mượn sách quá hạn để gửi giấy nhắc
thông báo trả sách tới độc giả.
Thư viện:
GIẤY YÊU CẦU TRẢ SÁCH
Kính gửi:……………………………………………………………...........................
Địa chỉ:………………………………………………………………………………..
Đề nghị ông bà trả sách đã quá hạn mượn.
Mã sách: ……………………………………………………………………………...

Tên sách:………………………………………………………………………………
Ngày mượn:…………………………………………………………………………..
Đã quá hạn:……………………………………………………………………………..
Vậy xin ông (bà) vui lòng đem sách đến trả cho thư viện.
Hình 2.8. Giấy yêu cầu trả sách

22


+ Đối với công tác phòng đọc, ngoài công việc tra cứu tìm kiếm sách theo yêu
cầu của độc giả, còn phải thống kê số độc giả theo thời gian chỉ định, từ đó nắm được
số độc giả trong kỳ và báo cáo các sách đã mượn.
Thư viện Trường Trung Học Phổ Thông Thông Nông
BÁO CÁO TÌNH HÌNH ĐỘC GIẢ
Từ ngày…………. đến ngày…………
Mã độc giả

Họ và tên

Địa chỉ

Số sách mượn

Hình 2.9. Báo cáo tình hình độc giả
Thư viện Trường Trung Học Phổ Thông Thông Nông
BÁO CÁO MƯỢN SÁCH
Từ ngày………… đến ngày……….
Mã sách

Tên sách

Tác giả

Hình 2.10. Báo cáo mượn sách

23

Lần mượn


Các bước

Quy trình

Trách nhiệm

Bước 1

Chuyên viên thư viện
Yêu cầu bổ sung tài liệu

Bước 2

Ban Giám hiệu
Xem xét/Phê duyệt

Bước 3

Ban Giám hiệu
Bổ sung tài liệu

Bước 4

Chuyên viên thư viện
Kiểm tra/Nhập sổ

Bước 5

Chuyên viên thư viện
Xử lý nghiệp vụ

Bước 6

Chuyên viên thư viện
Xếp giá

Bước 7

Chuyên viên thư viện
Lưu thông tài liệu

Bước 8

Chuyên viên thư viện

Theo dõi và quản lý

Bảng 2.1. Quy trình quản lý thư viện
2.2.2. Ưu điểm và nhược điểm trong việc quản lý thư viện học sinh tại Trường
THPT Thông Nông

+ Ưu điểm
- Giúp cho người làm công tác quản lý xác định luồng số liệu một cách trực
quan hơn.
- Rèn luyện cho người làm công tác tính cẩn thận, tỉ mỉ, có thể làm việc được
trong mọi tình huống (Kể cả mất điện);
- Trường hợp mất dữ liệu cũng xác suất nhỏ hơn là quản lý trên máy tính.

24


+ Nhược điểm
- Việc quản lý khó khăn dễ gây nhầm lẫn trong việc quản lý ngày tháng.
- Đối với các thông tin, dữ liệu phức tạp và đặc biệt khó tránh khỏi những thiếu
sót trong việc lưu trữ thông tin bổ sung, sửa đổi, cập nhập, thống kê.
- Quản lý bằng sổ sách dễ mất mát, hư hỏng, nhầm lẫn, khó bảo quản.
2.2.3. Biện pháp khắc phục
- Việc quản lý thư viện Trường Trung học phổ thông Thông Nông còn nhiều hạn
chế và bất cập chưa đáp ứng được yêu cầu của công việc. Ngày nay với sự bùng nổ
của khoa học công nghệ đang phát triển và ngày càng thâm nhập vào mọi lĩnh vực.
Nhằm giải quyết những khó khăn về quản lý thư viện để hỗ trợ bộ phận quản lý trong
việc lưu trữ, quản lý các thông tin sách đạt được hiệu quả cao.
- Ứng dụng khoa học công nghệ vào việc quản lý là không thể thiếu cụ thể là ứng
dụng phần mềm Microsoft Excel vào trong công tác quản lý.
- Microsoft Excel là một công cụ quản trị cơ sở dữ liệu mạnh, được đánh giá cao
trong số các phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu do sức mạnh và tính linh hoạt cùng với
mọi mức người dùng và rất dễ sử dụng.

25