ỨNG DỤNG PHẦN MỀM MICROSOFT EXCEL TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN CHO UBND XÃ CỔ ĐÔ, BA VÌ, HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN & TRUYỀN THÔNG
KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ


BÁO CÁO
THỰC TẬP CƠ SỞ
Đề tài:

ỨNG DỤNG PHẦN MỀM MICROSOFT EXCEL TRONG
QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN CHO UBND XÃ CỔ ĐÔ, BA VÌ, HÀ NỘI

Giáo viên hướng dẫn:

ThS. LÊ ANH TÚ
ThS. LÊ HOÀI GIANG

Sinh viên thực hiện:

TRẦN THẾ ANH

Lớp:

QTVP – K14B

Thái Nguyên, năm 2017


MỤC LỤC

2

2


DANH MỤC TỪ NGỮ VIẾT TẮT

3

Ký hiệu

Giải thích

UBND

Ủy ban nhân dân

XHCN

Xã hội chủ nghĩa

QLNN

Quản lý nhà nước

HĐND

Hội đồng nhân dân

3

DANH MỤC HÌNH ẢNH

4

4


LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Như chúng ta đã biết công tác văn thư là một hoạt động thường xuyên trong nền
hành chính nhà nước. Nó là hoạt động tạo nên văn bản – công cụ quan trọng để thiết
lập nên thể chế hành chính nhà nước. Là hoạt động nhằm đảm bảo thông tin bằng văn
bản cho hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc của cơ quan, tổ chức; công
tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả công việc của các cơ
quan tổ chức. Ngoài ra công tác văn thư còn là một hoạt động liên quan đến đại bộ
phận cán bộ, công chức trong cơ quan nhà nước. Ngày nay, vai trò các khâu nghiệp vụ
của công tác văn thư đã được quy định cụ thể ở nghị định 110/ 2003 – CP được ban
hành ngày 8-7-2004. Trong đó, khâu nghiệp vụ xây dựng và quản lý văn bản đến được
xem là khâu quan trọng của công tác văn thư.
Trước vai trò quan trọng quan trọng của công tác văn thư trong việc quản lý văn
bản đến. Em được tìm hiểu về cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của UBND xã Cổ
Đô nói chung, của văn phòng và của phòng văn thư nói riêng. Em chọn đề tài: “Ứng
dụng phần mềm Microsoft Excel trong quản lý văn bản đến cho UBND xã Cổ Đô,
huyện Ba Vì, Hà Nội” làm chuyên đề báo cáo thực tập.
2. Ý nghĩa khoa học thực tiễn
Quản lý văn bản đến giúp chúng ta hiểu rõ hơn về chuyên ngành mình đã học
và có kiến thức thực tế để phục vụ cho công việc sau này được tốt hơn.
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
Thông qua việc nghiên cứu đề tài nhằm mục đích tìm hiểu thực trạng hoạt động
quản lý văn bản hành chính và từ đó đưa ra những giải pháp, khuyến nghị góp phần

nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý văn bản hành chính đến tại đơn vị thực tập.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng: Những lý luận chung về thực trạng hoạt động quản lý văn
bản hành chính đến cho UBND xã Cổ Đô
- Phạm vi: UBND xã Cổ Đô.
5. Phương pháp
+ Phương pháp quan sát thực tế
+ Phương pháp phân tích tài liệu
+ Phương pháp tổng hơp – thống kê
5

5


6. Kết cấu đề tài
- Chương 1: Cơ sở lý thuyết về quản lý văn bản đến.
- Chương 2 : Thực trạng quản lý văn bản đến cho UBND xã Cổ Đô, Ba Vì, Hà Nội.
- Chương 3: Ứng dụng phần mềm Microsoft Excel trong công tác quản lý văn
bản đến cho UBND xã Cổ Đô, Ba Vì, Hà Nội.
Trong quá trình thực hiện đề tài thực tập cơ sở, do thời gian và kiến thức có
hạn nên em không tránh khỏi những sai sót. Em rất mong nhận được ý kiến đóng góp
của các thầy, cô giáo cùng toàn thể các bạn sinh viên để bài này được hoàn thiện hơn.

6

6


CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN

1.1. Tổng quan về văn bản
1.1.1. Khái niệm về văn bản đến
Văn bản đến bao gồm cả văn bản gửi đến cơ quan theo đường chính thống (bưu
điện hoặc tổ chức, cá nhân gửi trực tiếp đến văn thư hoặc do cán bộ, lãnh đạo đi họp
mang về) và văn bản được gửi qua hộp thư điện tử, bản Fax và phải được chuyển văn
thư để vào sổ, theo dõi.
1.1.2. Nội dung quy trình quản lý văn bản
1.1.2.1. Tiếp nhận văn bản đến
Tiếp nhận văn bản đến:
- Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc.
Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng,
tính trang bị, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận
và ký nhận.
- Trường hợp phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc
văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có đóng
dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản
đến phải báo cáo ngay người có trách nhiệm; trường hợp cần thiết, phải lập biên bản
với người chuyển văn bản.
- Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, Văn thư
phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản; nếu phát hiện có sai
sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách nhiệm xem xét,
giải quyết
1.1.2.2. Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến
+) Các bì văn bản đến được phân loại và xử lý như sau:
- Loại phải bóc bì: Các bì văn bản đến gửi cho cơ quan, tổ chức.

7

7

- Loại không bóc bì: Các bì văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ mật hoặc
gửi đích danh cá nhân và các tổ chức đoàn thể trong cơ quan, tổ chức Văn thư chuyển
tiếp cho nơi nhận. Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là văn bản liên quan
đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm
chuyển lại cho Văn thư để đăng ký.
- Việc bóc bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Thông tư số
12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện
Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết
thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và quy định cụ thể của Cơ quan, tổ chức.
+) Việc bóc bì văn bản phải đảm bảo các yêu cầu:
- Những bì có đóng dấu chi các mức độ khẩn phải được bóc trước để giải quyết
kịp thời
- Không gây hư hại đối với văn bản, không bỏ sót văn bản trong bì, không làm
mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện
- Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì; nếu
văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi,
ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản; trường hợp
phát hiện có sai sót, thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết
- Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần phải kiểm tra, xác
minh một điểm gì đó hoặc những văn bản đến mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng
của văn bản thì giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng.
1.1.2.3. Đóng dấu đến và đăng ký văn bản đến
Văn bản đến được đăng ký bằng Sổ đăng ký văn bản đến hoặc Cơ sở dữ liệu
quản lý văn bản đến trên máy vi tính.
- Đóng dấu đến

8

8

Dấu đến đóng vào văn bản nhằm xác nhận văn bản đó đã được chuyển tới văn
thư cơ quan và nhận được ngày nào: Trong trường hợp văn bản giải quyết không kịp
thời, qua dấu đến có thể tìm nguyên nhân và truy cứu trách nhiệm thuộc về ai. Dấu
“Đến” phải được khắc sẵn, hình chữ nhật, kích thước 35mm x 50mm
Mẫu đến theo phụ lục kèm theo thông tư số 072012/TT-BNV.

9

9


TÊN CƠ QUAN TỔ CHỨC
Số :……………………………
ĐẾN
Ngày :…………………………
Chuyển :…………………........................
Lưu hồ sơ số :…………………………….

Hình 1.1: Đóng dấu đến và đăng ký văn bản đến
- Dấu “Đến” được khắc sẵn, hình chữ nhật, kích thước 35mm x 50mm.
- Cách ghi các nội dung thông tin trên dấu “Đến”:
+ Số đến: Số đến là số thứ tự đăng ký văn bản đến. Số đếm được đánh liên tục
từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.
+ Ngày đến: Là ngày, tháng, năm, cơ quan tổ chức nhận được văn bản (hoặc
đơn, thư), đóng dấu đến và đăng ký; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải
thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng 2 chữ số cuối của năm .
- Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư phải được đóng dấu “Đến”;
ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết). Đối với văn

bản đến được chuyển qua Fax và qua mạng, trong trường hợp cần thiết, phải sao chụp
hoặc in ra giấy và đóng dấu “Đến”.
- Những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại Văn thư (văn bản gửi đích
danh cho tổ chức đoàn thể, đơn vị hoặc cá nhân) thì chuyển cho nơi nhận mà không
phải đóng đấu “Đến”.
- Dấu “Đến” được dóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống dưới số, ký
hiệu (đối với những văn bản có tên loại), dưới phần trích yếu nội dung (đối với công
văn) hoặc vào khoảng giấy trống dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản.
- Mẫu dấu “Đến” và cách ghi các thông tin trên dấu “Đến” thực hiện theo
hướng dẫn tại Phụ lục I.
- Đăng ký văn bản đến bằng sổ
10

10


+) Lập Sổ đăng ký văn bản đến
Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định việc lập
các loại sổ đăng ký cho phù hợp.
- Trường hợp dưới 2000 văn bản đến, nên lặp hai sổ: Sổ đăng ký văn bản đến
dùng để đăng ký tất cả các loại văn bản (trừ văn bản mật) và sổ đăng ký văn bản mật
- Từ 2000 đến dưới 5000 văn bản đến, nên lập ba sổ, ví dụ: Sổ đăng ký văn bản
đến của các bộ, ngành, cơ quan trung ương. Sổ đăng ký văn bản đến của các cơ quan,
tổ chức khác; Sổ đăng ký văn bản mật đến
- Trên 5000 văn bản đến, nên lập các sổ đăng ký chi tiết theo nhóm cơ quan
giao dịch nhất định và Số đăng ký văn bản mật đến
- Các cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận nhiều đơn, thư khiếu nại, tố cáo thì
lập sổ đăng ký đơn, thư riêng
- Đối với những cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận, giải quyết số lượng lớn
yêu cầu dịch vụ hành chính công hoặc các yêu cầu, đề nghị khác của cơ quan, tổ chức

và công dân thì lặp thêm các Sổ đăng ký yêu cầu dịch vụ theo quy định của pháp luật.
Bìa sổ đăng ký văn bản đến.
………….(1)…………..
………….(2)…………..
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
Năm: 20… (3)…
Từ ngày ……. đến ngày …. (4)……….
Từ số ……… đến số ……….. (5)………

11

Quyển số: ….(6)…
11


Hình 1.2: Bìa số đăng ký văn bản đến
(Bìa và trang đầu Sổ đăng ký văn bản đến phải được in sẵn, kích thước 210mm
x 297mm)
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Ghi tên cơ quan( tổ chức) chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có);
Tên cơ quan( tổ chức) hoặc đơn vị (đối với số của đơn vị);
Năm mở sổ đăng ký văn bản đến;
Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc đăng ký văn bản trong quyển sổ;
Số thứ tự đăng ký văn bản đến đầu tiên và cuối cùng trong quyển sổ;

Số thứ tự của quyển sổ;
- Phần đăng ký : 3 loại
+ Phần đăng ký văn bản đến.
+ Phần đăng ký đơn thư.
+ Đăng ký văn bản mật đến.
- Phần đăng ký văn bản đến : Trình bày trên khổ giấy A3 (420mm x 297mm) và
bao gồm 9 cột:
Đơn vị
ngày Số

Tác Số, ký Ngày

đến

giả

đến

hiệu

tháng

Tên loại và trích

hoặc

Ký

yếu nội dung

người

nhận

Ghi chú

nhận
(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

(8)

(9)

Hình 1.3: Mẫu trình văn bản đến
Mẫu trình bày văn bản đến được ghi theo phụ lục kèm thông tư 07/2012/TT-BNV
(1) Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “Đến” VD: 03/01, 27/07, 31/12
(2) Ghi theo số được ghi trên dấu Đến.
(3) Ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản hoặc họ tên, địa chỉ của người gửi đơn, thư.

(4) Ghi số và kí hiệu của văn bản đến.
(5) Ghi ngày, tháng , năm của văn bản đến hoặc đơn, thư. Đối với những ngày dưới 10 và
tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng 2 chữ số cuối, VD: 03/01/11.
(6) Ghi tên loại của văn bản đến ( trừ công văn; tên loại văn bản có thể viết tắt ) và trích
yếu nội dung.Trường hợp văn bản đến hoặc đơn, thư không có trích yếu thì người đăng
ký phải tóm tắt nội dung của văn bản hoặc đơn, thư đó.
(7) Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản đến căn cứ ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo
giải quyết của người có thẩm quyền.
(8) Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản.
(9) Ghi những điểm trực tiếp của văn bản đến (Văn bản không có số, ký hiệu, ngày tháng,
trích yếu, bản sao…)
12

12


Lưu ý: Sổ đăng kí đơn, thư: Đối với những cơ quan có chức năng giải quyết các
đơn thư, khiếu nại và tố cáo như UBND tỉnh, huyện, ban thanh tra, viện kiểm sát nhân
dân các cấp có thể lập sổ đăng ký đơn thư theo mẫu in sẵn có bìa và trang đầu của sổ
được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến, khác tên gọi
là ‘sổ đăng ký đơn, thư .
- Mẫu sổ đăng ký đơn thư.
Họ tên,
Ngày

Số

địa chỉ

Ngày

đến

đến

người

tháng

(2)

gửi
(3)

(4)

(1)

Trích
yếu nội
dung
(5)

Đơn vị hoặc

Ký

người nhận

nhận

(6)

(7)

Ghi chú

(8)

Hình 1.4 Mẫu sổ đăng ký đơn thư
1. Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “đến” VD: 03/01, 27/7.
2. Ghi theo số được ghi trên dấu “ Đến”, số đến là số thứ tự đăng ký của đơn, thư mà cơ
quan, tổ chức nhận được (nếu đơn, thư được ghi số đên và đăng ký riêng) hoặc số thứ
tự đăng ký của văn bản đến nói chung.
3. Ghi đầy đủ, chính xác họ và tên, địa chỉ, số điện thoại (nếu có của người gửi đơn, thư).
4. Ghi theo ngày, tháng, năm được ghi trên đơn, thư. Đối với những ngày dưới 10, và
tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước. Năm được ghi bằng 2 chữ số cuối năm, Vd:
03/01/11, 31/12/11. Trường hợp đơn, thư không ghi ngày, tháng thì có thể lấy ngày,
tháng, năm theo dấu bưu điện nhưng cần có ghi chú cụ thể.
5. Ghi theo trích yếu nội dung được ghi trên đơn, thư. Trường hợp đơn, thư không có
trích yếu thì người đăng ký phải tóm tắt nội dung của đơn, thư đó.
6. Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận đơn, thư căn cứ theo ý kiến phân phối, ý kiến chỉ
đạo của người có thẩm quyền.
7. Chữ ký của người trực tiếp nhận đơn hoặc thư.
8. Ghi những điểm cần thiết về đơn, thư như đơn, thư lần thứ, đơn, thư không ghi ngày
tháng.
- Sổ đăng ký văn bản mật đến.
Đơn vị
Ngày Số Tác Số, ký Ngày Tên loại và trích Mức độ
đến đến giả

hiệu tháng

yếu nội dung

Mật

hoặc

Ký

người

nhận

Ghi chú

nhận
(1)
13

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

13

(7)

(8)

(9)

(10)


Hình 1.5 Sổ đăng ký văn bản mật đến
Việc đăng ký văn bản mật đến được thực hiện tương tự như đăng ký văn bản
đến theo hướng dẫn tại mục 3; riêng ở cột 7 “Mức độ mật” ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối
mật” hoặc “Tuyệt mật”) của văn bản đến; đối với văn bản đến độ “Tuyệt mật”, thì chỉ
được ghi vào cột trích yếu nội dung sau khi được sự đồng ý của người có thẩm quyền.
1.2. Phân phối, chuyển giao văn bản đến
- Trình văn bản đến
+ Sau khi đăng ký văn bản đến, Văn thư phải trình kịp thời cho người đứng đầu
cơ quan, tổ chức hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm
(sau đây gọi chung là người có thẩm quyền) xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo
giải quyết. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao
ngay sau khi nhận được.
+ Căn cứ nội dung của văn bản đến: Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức;
chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho các đơn vị, cá nhân, người
có thẩm quyền phân phối văn bản cho ý kiến chỉ đạo giải quyết và thời hạn giải quyết
văn bản (nếu cần).
Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì cần ghi
rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, đơn vị hoặc cá nhân phối hợp và thời hạn giải quyết của
mỗi đơn vị, cá nhân (nếu cần).

+ Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục “Chuyển” trong dấu “Đến”. Ý
kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản đến (nếu có) cần được
ghi vào phiếu riêng. Mẫu Phiếu giải quyết văn bản đến do các cơ quan, tổ chức quy
định cụ thể.
+ Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) của người có
thẩm quyền, văn bản đến được chuyển trở lại Văn thư để đăng ký bổ sung vào Sổ đăng
ký văn bản đến hoặc vào các trường tương ứng trong Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến.
- Chuyển giao văn bản đến

14

14


+ Căn cứ vào ý kiến phân phối của người có thẩm quyền, Văn thư chuyển giao
văn bản đến cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. Việc chuyển giao văn bản phải bảo
đảm kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, chặt chẽ và giữ gìn bí mật nội dung văn bản.
+ Sau khi tiếp nhận văn bản đến, Văn thư đơn vị phải vào Sổ đăng ký, trình
người đứng đầu đơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết. Căn
cứ vào ý kiến của người đứng đầu đơn vị. Văn thư đơn vị chuyển văn bản đến cho cá
nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết.
+ Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, Văn
thư phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến như số đến và ngày đến của bản Fax, văn
bản chuyển qua mạng đã đăng ký trước đó và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân đã nhận
bản Fax, văn bản chuyển qua mạng.
+ Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức lập Sổ chuyển
giao văn bản đến cho phù hợp; dưới 2000 văn bản đến thì dùng Sổ đăng ký văn bản đến
để chuyển giao văn bản; nếu trên 2000 văn bản đến thì lặp Sổ chuyển giao văn bản đến.
1.3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
- Giải quyết văn bản đến

+ Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp
thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ quan, tổ chức.
Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải giải quyết trước.
+ Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định phương án
giải quyết, đơn vị, cá nhân phải đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến đề
xuất của đơn vị, cá nhân.
Đối với văn bản đến có liên quan đến các đơn vị và cá nhân khác, đơn vị hoặc
cá nhân chủ trì giải quyết phải gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó (kèm theo phiếu
giải quyết văn bản đến có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền) để lấy ý
kiến của các đơn vị, cá nhân. Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét,
quyết định, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì phải trình kèm văn bản tham gia ý kiến của các
đơn vị, cá nhân có liên quan.
15

15


- Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
+ Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết phải được theo dõi, đôn đốc
về thời hạn giải quyết.
+ Người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng
Hành chính hoặc người được giao trách nhiệm thực hiện theo dõi, đôn đốc việc giải
quyết văn bản đến.
+ Văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu để báo cáo người được giao trách nhiệm
theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. Trường hợp cơ quan, tổ chức chưa ứng
dụng máy vi tính để quản lý văn bản thì Văn thư cần lập Sổ theo dõi việc giải quyết văn
bản đến.
Mẫu Sổ theo dõi giải quyết của văn bản đến và cách ghi sổ thực hiện theo
hướng dẫn.
+ Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo

dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.

16

16


CHƯƠNG 2.
THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN
TẠI UBND XÃ CỔ ĐÔ, BA VÌ, HÀ NỘI
2.1. Giới thiệu khái quát về xã Cổ Đô
Cổ Đô là một xã thuộc huyện Ba Vì, Thành phố Hà Nội . Xã có diện tích 8,48
km², dân số năm 1999 là 6895 người, mật độ dân số đạt 813 người/km².
Huyện Ba Vì được thành lập ngày 26 tháng 7 năm 1968 trên cơ sở hợp nhất các
huyện cũ Bất Bạt, Tùng Thiện và Quảng Oai của tỉnh Hà Tây[2], khi mới thành lập,
huyện gồm 43 xã: Ba Trại, Ba Vì, Cẩm Lĩnh, Cam Thượng, Châu Sơn, Chu Minh, Cổ
Đô, Cổ Đông, Đông Quang, Đồng Thái, Đường Lâm, Hòa Thuận, Khánh Thượng,
Kim Sơn, Minh Châu, Minh Quang, Phong Vân, Phú Châu, Phú Cường, Phú Đông,
Phú Phương, Phú Sơn, Sơn Đà, Sơn Đông, Tân Đức, Tản Hồng, Tản Lĩnh, Tây Đằng,
Thái Hòa, Thanh Mỹ, Thuần Mỹ, Thụy An, Tích Giang, Tiên Phong, Tòng Bạt, Trạch
Mỹ Lộc, Trung Hưng, Trung Sơn Trầm, Vân Sơn, Vạn Thắng, Vật Lại, Xuân Sơn, Yên
Bài.
2.1.1. Vị trí địa lý
Cổ Đô là xã ven sông Hồng, nằm ở phía Bắc huyện Ba Vì, giáp danh với thành
phố Việt Trì tỉnh Phú Thọ. Có diện tích đất tự nhiên là 857 ha tron đó có 330 ha đất
canh tác, toàn xã có 1.705 hộ với số dân trên 7.650 nhân khẩu được phân bổ theo bốn
thôn và 01 xóm. Địa phương có hai tôn giáo cùng sinh sống trên địa bàn luôn đoàn kết
cung nhau xây dựng và phát triển mọi mặt trong cộng đồng dân toàn xã.
2.1.2. Tình hình kinh tế chính trị an ninh
Bước vào những năm đầu thế kỷ XXI, UBND xã Cổ Đô đứng trước những

vấn đề mới đăt ra với những thuận lợi và khó khăn đan xen nhau. Theo quy hoạch của
Tỉnh đến năm 2010, quá nửa xã nằm trong vành đai phát triển đô thị, diện tích đất
nông nghiệp ngày càng bị thu hẹp và chia cắt. Sự biến động này có thuận lợi song nó
cũng đặt ra rất nhiều thách thức lớn vì nó tác động đến tất cả các lĩnh vực kinh tế, văn
hoá xã hội của xã.
Thực tế trong những năm quathành tích cán bộ và nhân dân xãđã đạt được thật
đáng khâm phục và trân trọng: UBND xã Cổ Đô đã được Đảng và Nhà nước tặng
17

17


thưởng danh hiệu "Anh hùng lực lượng vũ trang nhân dân", "Anh hùng Lao động thời
kỳ đổi mới".
2.1.3. Cơ cấu chức năng nhiệm vụ của UBND xã Cổ Đô
UBND xã Cổ Đô do HĐND huyện bầu ra, giúp việc chi UBND có các phòng
ban chuyên môn trực thuộc UBND xã đồng thời là tổ chức của hệ thống quản lý ngành
từ trung ương xuống tới địa phương. Các phòng, ban chuyên môn thuộc UBND gồm:
CHỦ TỊCH
UBND

PHÓ CHỦ TỊCH

PHÓ CHỦ TỊCH

Phụ trách văn hóa

Phụ trách kinh tế

Bộ

Bộ

Bộ

Bộ

Bộ

Bộ

Bộ

phận

phận tư

phận

phận

phận

phận tư

phận

văn

pháp

văn

tài

khuyến

địa

quân

thư lưu

hóa xã

chính

nông

chính

sự

trữ

hội

khuyến
lâm

Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND xã Cổ Đô
- Khái quát chung về bộ phận văn thư lưu trữ:
Chức năng:
+ Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
+ Trình chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị cá nhân
+ Theo dõi, đôn đốc kiểm tra việc giải quyết văn bản đến
+ Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản ghi số ngày tháng
ban hành, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn mật (nếu có)
18

18


+ Đăng ký, làm thủ tục phát hành chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn
bản đi.
+ Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu
+ Bảo quản và sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và các loại con dấu khác
được giao.
Nhiệm vụ: Bộ phận văn thư của xã gồm 3 người. Lê Thị Đức chuyên về báo cáo
tổng hợp. Trần Thị Huệ vào sổ văn bản đến, đi và quản lý con dấu. Trần Thu Phương
xử lý và quản lý văn bản. Trên thực tế việc giải quyết các văn bản hành chính đến và đi
của phường được giải quyết chủ yếu bằng việc lập sổ đăng ký văn bản .
Đăng ký văn bản đến và đi. Việc đăng ký văn bản đến và đi được thực hiện
bằng lập sổ đăng ký văn bản đến: Ngày tháng đi đến, số đến nơi nhận, nơi gửi, số ký
hiệu, ngày tháng văn bản đến đi, số lượng văn bản, tên loại và trích yếu...Quy trình này
do chuyên viên chính Trần Thu Phương xử lý và thực hiện.
- Khái quát chung về bộ phận thư pháp
Thực hiện chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân quản lí nhà nước về
công tác xây dựng và thi hành pháp luật; kiểm soát thủ tục hành chính; pháp chế; phổ
biến; giáo dục pháp luật; hòa giải ở cơ sở; hộ tịch; quốc tịch; chứng thực; nuôi con

nuôi; lý lịch tư pháp; bồi thường nhà nước.
- Khái quát chung về bộ phận văn hóa xã hội
Thực hiện chức năng tham mưu, giúp việc cho Chủ tịch, Phó Chủ tịch Uỷ ban
nhân dân trong các lĩnh vực: Giáo dục và Đào tạo; Văn hoá, thể thao, Du lịch; Thông
tin, truyền thông; Lao động, Thương binh và Xã hội; Y tế và chế độ chính sách liên
quan Bảo hiểm xã hội; hoạt động của các Hội thuộc lĩnh vực nêu trên.
- Khái quát chung về bộ phận tài chính
Phòng Tài chính - là cơ quan chuyên môn thuộc UBND xã, có chức năng tham
mưu giúp cho UBND trong hoạt động quản lý nhà nước về lĩnh vực tài chính, kế hoạch
đầu tư, đăng ký kinh doanh trên địa bàn. Phòng Tài chính có tư cách pháp nhân, có con
dấu và tài khoản.
- Khái quát chung về bộ phận khuyến nông khuyến lâm
Có chức năng thực hiện các hoạt động khuyến nông, khuyến lâm khuyến khích
phát triển ngành nghề nông thôn trên địa bàn nhằm hướng dẫn, trợ giúp nông dân phát
triển nông nghiệp nông thôn.
- Khái quát chung về bộ phận tư địa chính
19

19


Tổ chức thực hiện đăng kí quyền sử dụng đất và chỉnh lý thống nhất biến động
về sử dụng đất, quản lí hồ sơ địa chính, giúp cơ quan tài nguyên và môi trường cung
cấp trong việc thực hiện thủ tục hành chính về quản lý, sử dụng đất đai theo quy định
của pháp luật.

20

20

2.2. Thực trạng công tác quản lý văn bản đến của UBND xã Cổ Đô
2.2.1. Sơ đồ quy trình quản lý văn bản đến
Trách nhiệm
thực hiện

Trình tự công việc

Tiếp nhận, Phân loại, Bóc bì
Bộ phận văn thư

Văn thư

Đóng dấu và đăng kí
văn bản đến

Văn thư

Trình chủ tịch,

Tài liệu
biểu mẫu
liên quan

Thời
gian

Sổ đăng
kývăn bản
đến

Ngay
sau
khi
tiếp
nhận
văn
bản

Phiếu xử lý
văn bản

Trong
ngày

trong
ngày

phó chủ tịch

Chủ tịch,
Phó chủ tịch

Bộ phận văn thư

Bộ phận văn thư
và đơn vị cá nhân
có liên quan

21

Cho ý kiến chỉ đạo

Phân phối
chuyển giao

Theo dõi, đôn đốc

Hình 2.2: Sơ đồ quy trình quản lý văn bản đến tại UBND xã Cổ Đô
21

Trong
ngày

Trong
ngày


2.2.2. Nội dung mô tả các bước trong quy trình quản lý văn bản đến
- Mô tả:
Bước 1. Tiếp nhận văn bản, phân loại bóc bì
Bộ phận Văn thư có trách nhiệm tiếp nhận, đăng ký văn bản gồm công văn, tài
liệu, bản Fax v.v... đến từ bất kỳ nguồn nào (gọi chung là văn bản đến). Các đơn vị, cá
nhân không có trách nhiệm giải quyết những văn bản đến không được đăng ký tại
phòng văn thư.
Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến:
- Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản đến được phân loại sơ bộ và xử lý như sau:
+ Loại không bóc bì: Bao gồm các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng, các đoàn
thể trong cơ quan, tổ chức và các bì văn bản gửi đích danh người nhận, được chuyển
tiếp cho nơi nhận. Đối với những bì văn bản gửi đích danh người nhận, nếu là văn bản

liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức cá nhân nhận văn bản có trách
nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký.
+ Loại do cán bộ văn thư bóc bì: bao gồm tất cả các loại bì còn lại, trừ những bì
văn bản trên có đóng dấu chữ ký hiệu các độ mật (bì văn bản mật);
+ Đối với phong bì văn bản mật, việc bóc phong bì được thực hiện theo quy
định tại Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công
an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của
Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và quy định cụ
thể của cơ quan, tổ chức.
+ Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần được kiểm tra, xác
minh một điểm gì đó hoặc những văn bản mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng của
văn bản thì cần giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng.
- Đối với các văn bản “khẩn”, “thượng khẩn”, “hỏa tốc”: Văn thư cần bóc
phong bì ngay và ghi lại số văn bản, tên cơ quan gửi và báo cáo ngay cho chủ tịch
hoặc phó chủ tịch để xin ý kiến giải quyết.
22

22


Dấu “Đến”:
Được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống, dưới số ký hiệu (đối với
những văn bản có ghi tên loại), dưới trích yếu nội dung ( đối với công văn) hoặc vào
khoảng trống phía dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản.
Đăng ký văn bản đến:
Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu văn bản trên
máy tính.
- Đăng ký văn bản đến bằng sổ.
+ Lập sổ đăng ký văn bản đến.
Mẫu sổ và việc đăng ký văn bản đến, kể cả văn bản mật đến, được thực hiện theo

hướng dẫn của Công văn 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005.
Bước 2. Đóng dấu đến và đăng kí văn bản đến
Cán bộ văn thư xem xét, phân loại (theo từng lĩnh vực), xử lý những văn bản thuộc
thẩm quyền được phân cấp và chuyển trình Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND.
Đóng dấu "đến" vào khoảng trống dưới mục trích yếu hoặc khoảng trống trên
đầu văn bản; ghim Phiếu xử lý văn bản (BM-TCHC-03-01), ghi số văn bản, ngày
đến, dấu “đến”.
Đơn vị/cá nhân có liên quan có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn bản đến
có liên quan đến bộ phận mình theo sự phân công quản lý của chủ tịch hoặc phó chủ
tịch UBND.
Bước 3. Trình lãnh đạo
- Văn thư chuyển trực tiếp văn bản lên chủ tịch UBND xã để có ý kiến xử lý.
- Chủ tịch UBND xã sau khi xem xét văn bản, ghi ý kiến chỉ đạo vào "Phiếu xử
lý văn bản" hoặc ghi trực tiếp lên Văn bản.
23

23


Bước 4. Phân phối chuyển giao
Lãnh đạo UBND xã xem nội dung văn bản và phân cho các Phòng ban xử lý
công việc. Các phòng ban xác định xem lĩnh vực công việc do chuyên viên nào phụ
trách thì giao cho chuyên viên đó giải quyết. Nếu văn bản nào cần phải sao gửi cho các
đơn vị khác thì lãnh đạo UBND xã gửi yêu cầu xuống cho nhân viên văn thư xử lý và
thực hiện.
Bước 5. Theo dõi, đôn đốc
Hàng tháng, vào ngày cuối cùng của tháng nhân viên văn thư có trách nhiệm
lập sổ đăng ký công văn đến theo BM 01, in và lưu tra cứu theo quy định.
2.3. Ưu điểm, nhược điểm, phương hướng chung
2.3.1. Ưu điểm

- Về công tác cán bộ: Thực hiện nghị định 09/1998/NĐ-CP của chính phủ “Quy
định về chức danh chuyên môn thuộc UBND xã, thị trấn “Trong đó đã có chức danh văn
phòng làm việc chuyên môn UBND đã phân công cán bộ phụ trách về công tác tiếp nhận,
giải quyết và quản lý văn bản “đến” đảm bảo đầy đủ về các tiêu chuẩn về lý lịch sức khỏe,
trình độ năng lực và nhiệt tình công tác đặc biệt là đã được qua đào tạo và bồi dưỡng
chuyên môn nghiệp vụ công tác văn phòng.
- Công tác xây dựng văn bản đã đảm bảo hợp lý hợp pháp đúng thể thức đúng quy trình
kỹ thuật.
- Bước đầu đã có áp dụng công nghệ thông tin vào giải quyết và quản lý văn bản: Cơ
quan được trang bị, máy tính và có đường truyền mạng ổn định.
- Đã có sổ đăng ký văn bản đến để quản lý tài liệu.
- Các văn bản, tài liệu được gửi qua nhanh chóng, chính xác.
- Đã có những biện pháp bảo quản để chống mối mọt, ẩm mốc.

24

24


2.3.2. Nhược điểm
- Cán bộ phụ trách tuy đã vững về chuyên môn nghiệp vụ nhưng còn hạn chế về khả
năng tiếp cận công nghệ thông tin.
-Việc vận dụng công nghệ thông tin vào quản lý văn bản còn yếu kém, chưa
thuần thục.
- Các biện pháp bảo quản còn chưa khoa học, vẫn xuất hiện hiện tượng văn bản
bị hư hỏng.
- Phòng kho thì chật chội, thiếu chỗ bảo quản do văn bản sắp xếp chưa khoa học.
- Công tác quản lý còn thủ công, chưa đồng bộ thống nhất, tốn nhiều thời gian công
sức mà hiệu quả lại chưa cao.
2.3.3. Phương hướng chung

Phát huy vai trò chức năng và hoạt động của văn phòng trong việc điều hành các
hoạt động của UBND đồng thời đề cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ văn phòng
trong việc thực hiện hiện các nhiệm vụ chuyên môn thuộc phạm vi được giao. Coi
trọng hơn nữa công tác đào tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ văn phòng, bảo
đảm có đủ năng lực, trình độ và đáp ứng được với yêu cầu nhiệm vụ trong thời kỳ mới.
- Một số giải pháp chủ yếu khắc phục tình trạng quản lý văn bản đến:
Một là: Cần có nhận thức đúng về công tác văn thư
Công tác văn thư là việc xây dựng văn bản, quản lý và sử dụng văn bản. Từ đó
thấy được đây là trách nhiệm của toàn cơ quan, từ đồng chí Chủ tịch,các đồng chí Phó
chủ tịch đến các cơ quan chuyên môn thuộc UBND xã. Từ đó mà xác định trách nhiệm
trong việc xây dựng văn bản quản lý và sử dụng văn bả đúng quy đinh của nhà nước.
Đồng thời kiểm tra đôn đốc việc tổ chức thực hiện văn bản. Có như vậy mới nâng cao
hiệu lực, hiệu quả quản lý Nhà nước của UBND. Khắc phục tình trạng khoán trắng cho
văn phòng, văn thư.
Hai là: Sửa đổi bổ sung hoàn thiện quy chế hoạt động văn thư – lưu trữ của UBND
xã:

25

25