Quy trình giao nhận hàng hóa bằng container đường biển tại công ty TNHH viên thành
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (541.58 KB, 51 trang )
Khóa luận tốt nghiệp
Chương 1: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU
1.1 Lý do chọn đề tài:
Trong tiến trình hội nhập kinh tế quốc tế, đất nước ta từng bước thay đổi tích cực về
mọi mặt kinh tế, văn hoá, xã hội và đang trong giai đoạn chuyển mình để vươn lên cùng
thế giới. Đất nước ta đã được cải thiện đáng kể về kinh tế, xã hội, cơ sở hạ tầng và năng
lực sản xuất, quan hệ hợp tác ngày càng mở rộng, tham gia vào các tổ chức quốc tế nhiều
hơn.
Nền kinh tế đang trên đà phát triển, cùng xu hướng hội nhập với kinh tế quốc tế nên
nhu cầu đời sống xã hội ngày càng cao và kéo theo đó là nhu cầu xuất nhập khẩu hàng
hoá sẽ phát triển mạnh. Hoạt động xuất nhập khẩu là một trong những hoạt động quan
trọng có ảnh hưởng sâu sắc đến toàn bộ nền kinh tế và mang lại nguồn lợi đáng kể cho
mỗi quốc gia đặc biệt là những quốc gia đang phát triển như Việt Nam. Muốn hoạt động
xuất nhập khẩu diễn ra thuận lợi, mang lại hiệu quả cao thì việc giao nhận hàng hóa xuất
nhập khẩu phải được thực hiện một cách logic, khoa học và chuyên nghiệp.
Việc tổ chức thực hiện giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu có hoàn thành tốt hay
không phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Trong đó, khâu giao nhận hàng hóa cũng rất quan
trọng vì:
Liên quan đến chất lượng, số lượng hàng hoá nên phải kiểm tra hàng hoá trong
quá trình giao hàng.
Khi giao nhận hàng hoá được diễn ra thuận lợi thì kết quả kinh doanh sẽ tốt nếu
thực hiện không tốt sẽ dẫn đến hậu quả là doanh nghiệp không đạt được mục tiêu
đề ra vì bị mất khách hàng sẽ ảnh hưởng đến lợi nhuận kinh doanh và gây mất uy
tín trên thương trường.
Để tìm hiểu về quy trình tổ chức giao nhận hàng hóa nhập khẩu tại các doanh nghiệp
cũng như thấy được tầm quan trọng của việc tổ chức thực hiện giao nhận hàng hóa nhập
khẩu như thế nào đến công ty thương mại sinh viên đã chọn đề tài: “Quy trình giao
nhận hàng hóa bằng Container đường biển tại công ty TNHH Viên Thành” để
nghiên cứu nhằm củng cố lại kiến thức đã học tại nhà trường cũng như hiểu thêm về quy
trình trong môi trường thực tế nhằm hiểu biết hơn về hoạt động giao nhận này.
Trang 1
Khóa luận tốt nghiệp
1.2 Phạm vi nghiên cứu:
Chuyên đề báo cáo được thực hiện trong phạm vi Công ty TNHH Viên Thành, với số
liệu được công ty cung cấp từ năm 2011 đến năm 2013.
Đề tài giới hạn nghiên cứu một số vấn đề liên quan đến quy trình hàng nhập khẩu
bằng container đường biển, cụ thể là lô hàng nhập từ Malaysia về Việt Nam tại công ty
TNHH Viên Thành.
1.3 Phương pháp nghiên cứu:
1.3.1 Phương pháp thu thập số liệu:
Số liệu thu thập dưới dạng thứ cấp do công ty cung cấp từ các báo cáo tài chính, báo
cáo hoạt động kinh doanh, kế hoạch kinh doanh qua các năm từ năm 2011 đến năm
2013. Ngoài ra, dựa trên sự quan sát của bản thân về thực tế quy trình giao nhận hàng
nhập khẩu tại công ty để thu thập các thông tin và số liệu cho quá trình nghiên cứu.
1.3.2 Phương pháp phân tích số liệu:
1.3.2.1Phương pháp so sánh:
Là phương pháp xem xét một chỉ tiêu phân tích bằng cách dựa trên việc so sánh với
một chỉ tiêu cơ sở (chỉ tiêu gốc). Đây là phương pháp đơn giản và được sử dụng nhiều
nhất trong phân tích hoạt động kinh doanh cũng như trong phân tích và dự báo các chỉ
tiêu kinh tế. Chỉ tiêu nghiên cứu so sánh phải đảm bảo thống nhất về nội dung kinh tế,
thống nhất về phương pháp tính toán, thống nhất về thời gian và đơn vị đo lường.
Các dạng so sánh được sử dụng trong phân tích là so sánh bằng số tuyệt đối, so sánh
bằng số tương đối và so sánh với số bình quân.
So sánh bằng số tuyệt đối: là hiệu số của 2 chỉ tiêu kỳ phân tích và chỉ tiêu kỳ cơ
sở, cụ thể như so sánh kết quả thực hiện so với kế hoạch hay của kỳ này so với kỳ
trước. Từ đó phản ánh qui mô của chỉ tiêu nghiên cứu nên khi so sánh bằng số
tuyệt đối sẽ thấy rõ được sự biến động về qui mô của chỉ tiêu nghiên cứu giữa kỳ
(điểm) phân tích với kỳ (điểm) gốc.
So sánh bằng số tương đối : là tỷ lệ % của chỉ tiêu kỳ phân tích so với chỉ tiêu gốc
để thể hiện mức độ hoàn thành hoặc tỷ lệ của số chênh lệch tuyệt đối so với chỉ
tiêu gốc để nói lên tốc độ tăng trưởng từ đó sẽ nắm được kết cấu, mối quan hệ, tốc
độ phát triển, mức độ phổ biến và xu hướng biến động của các chỉ tiêu kinh tế.
Trang 2
Khóa luận tốt nghiệp
1.3.2.2 Phương pháp phân tích thống kê mô tả:
Là tập hợp các phương pháp đo lường, mô tả và trình tự số liệu được ứng dụng vào
lĩnh vực kinh tế bằng cách rút ra những kết luận dựa trên các số liệu va thông tin thu thập
được.
1.4 Nội dung chính của đề tài nghiên cứu:
Với mục tiêu phân tích quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng container đường
biển tại Công ty TNHH Viên Thành nhằm đánh giá thực trạng làm hàng nhập cũng như
hiệu quả mà hoạt động này mang lại cho doanh nghiệp trong thời gian qua. Đồng thời
thấy được các điểm mạnh cũng như những hạn chế còn tồn đọng tại doanh nghiệp từ đó
đề xuất một số giải pháp nhằm khắc phục các hạn chế, phát huy các điểm tích cực nhằm
nâng cao nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại công ty, góp phần nâng cao
hiệu quả kinh doanh và mang lại lợi nhuận lớn hơn cho doanh nghiệp. Chuyên đề được
kết cấu theo các chương sau:
Chương 1: Tổng Quan Nghiên Cứu
Chương 2: Cơ Sở Lý Thuyết Trong Quy Trình Hàng Nhập Khẩu
Chương 3: Quy Trình Giao Nhận Hàng Hóa Nhập Khẩu Bằng Container Đường Biển
Tại Công Ty TNHH Viên Thành
Chương 4: Một Số Kiến Nghị Và Giải Pháp Nâng Cao Hiệu Quả
Trang 3
Khóa luận tốt nghiệp
Chương 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT TRONG QUY TRÌNH HÀNG NHẬP KHẨU
2.1 Khái niệm và vai trò của nhập khẩu:
2.1.1 Khái niệm:
Nhập khẩu hàng hóa là việc hàng hóa được đưa vào lãnh thổ Việt Nam từ nước ngoài
hoặc từ khu vực đặc biệt nằm trên lãnh thổ Việt Nam được coi là khu vực hải quan riêng
theo quy định của Pháp Luật.
Có nhiều phương thức nhập khẩu khác nhau, mỗi doanh nghiệp thực hiện kinh doanh
nhập khẩu theo một hay một số phương thức xác định phù hợp với điều kiện và mục tiêu
cụ thể của mình. Dưới đây, là các phương thức nhập khẩu chủ yếu:
Nhập khẩu trực tiếp
Hàng hoá được mua trực tiếp của nước ngoài không thông qua trung gian. Bên
xuất khẩu giao hàng trực tiếp cho bên nhập khẩu.
Trong phương thức này, doanh nghiệp kinh doanh nhập khẩu phải trực tiếp thực
hiện các hoạt động tìm kiếm đối tác, đàm phán ký kết hợp đồng... và phải tự bỏ
vốn để tổ chức kinh doanh hàng nhập khẩu, phải chịu mọi chi phí giao dịch,
nghiên cứu thị trường, giao nhận, lưu kho bãi, nộp thuế, tiêu thụ hàng hoá. Trên cơ
sở nghiên cứu kĩ thị trường trong nước và quốc tế, tính toán chính xác chi phí,
đảm bảo hiệu quả kinh doanh nhập khẩu, tuân thủ đúng chính sách, luật pháp quốc
gia và pháp luật quốc tế.
Các doanh nghiệp kinh doanh nhập khẩu phải hoàn toàn chịu trách nhiệm đối với
các hoạt động của mình. Mức độ rủi ro của hoạt động nhập khẩu trực tiếp cao hơn
so với nhập khẩu uỷ thác nhưng nó đem đến sự chủ động hơn cho nhà nhập khẩu,
giảm thiểu những hiểu lầm không đáng có, giảm được chi phí trung gian.
Nhập khẩu uỷ thác
Là hình thức nhập khẩu gián tiếp thông qua trung gian thương mại, bên nhờ uỷ
thác sẽ phải trả một khoản tiền cho bên nhận uỷ thác dưới hình thức là phí uỷ thác,
còn bên nhận uỷ thác có trách nhiệm thực hiện đúng như nội dung của hợp đồng
uỷ thác đã được ký kết giữa các bên.
Doanh nghiệp kinh doanh nhập khẩu nhận uỷ thác sẽ không phải bỏ vốn, không
phải xin hạn ngạch, không cần quan tâm nhiều đến thị trường tiêu thụ cho hàng
hoá mà chỉ nhận đại diện cho bên uỷ thác tiến hành giao dịch, đàm phán, ký kết
hợp đồng, làm thủ tục nhập hàng cũng như thay mặt bên uỷ thác khiếu nại, đòi bồi
thường với đối tác nước ngoài khi có tổn thất. Khi tiến hành nhập khẩu uỷ thác,
Trang 4
Khóa luận tốt nghiệp
doanh nghiệp kinh doanh nhập khẩu nhận uỷ thác sẽ phải lập hai hợp đồng là hợp
đồng nhập khẩu ký với đối tác nước ngoài và một hợp đồng nhận uỷ thác nhập
khẩu với bên uỷ thác.
Nhập khẩu liên doanh
Nhập khẩu liên doanh là hoạt động kinh doanh nhập khẩu hàng hoá trên cơ sở liên
kết kinh tế một cách tự nguyện giữa các doanh nghiệp. Trong đó, có ít nhất một
bên là doanh nghiệp kinh doanh nhập khẩu trực tiếp nhằm phối hợp các kĩ năng để
cùng giao dịch và đề ra các chủ trương, biện pháp có liên quan đến hoạt động kinh
doanh nhập khẩu. Hướng hoạt động này sao cho có lợi nhất cho tất cả các bên
tham gia, cùng chia lợi nhuận và cùng chịu lỗ theo tỷ lệ vốn góp trong liên doanh.
So với hình thức nhập khẩu trực tiếp thì doanh nghiệp sẽ bớt rủi ro vì mỗi doanh
nghiệp tham gia liên doanh nhập khẩu sẽ phải góp một phần vốn nhất định. Quyền
hạn và trách nhiệm của mỗi bên tỷ lệ theo vốn đóng góp. Việc phân chia chi phí,
nộp thuế hay chia lỗ lãi đều dự trên tỷ lệ vốn đóng góp đã được thoả thuận.
Doanh nghiệp kinh doanh nhập khẩu trực tiếp trong liên doanh phải ký hai loại
hợp đồng, một hợp đồng với đối tác bán hàng nước ngoài và hợp đồng liên doanh
với các doanh nghiệp khác.
Nhập khẩu hàng đổi hàng
Nhập khẩu hàng đổi hàng cùng với trao đổi bù trừ là hai loại nghiệp vụ chủ yếu
của buôn bán đối lưu. Nó là hình thức nhập khẩu đi đôi với xuất khẩu, thanh toán
cho hoạt động này không dùng tiền mà chính là hàng hoá. Mục đích của nhập
khẩu đổi hàng là vừa thu lãi từ hoạt động kinh doanh nhập khẩu và vừa xuất khẩu
được hàng hoá trong nước ra nước ngoài.
Hình thức này rất có lợi vì cùng một lúc vừa nhập khẩu lại có thể xuất khẩu hàng
hoá. Hàng hoá nhập khẩu và xuất khẩu có giá trị tương đương nhau, cân bằng về
mặt hàng, giá cả, điều kiện giao hàng cũng như tổng giá trị trao đổi hàng hoá.
Trong hình thức này thì người mua cũng đồng thời là người bán .
Tạm nhập tái xuất
Tạm nhập tái xuất hàng hóa là việc hàng hóa được đưa từ nước ngoài hoặc từ các
khu vực đặc biệt nằm trên lãnh thổ Việt Nam được coi là khu vực Hải quan riêng
theo quy định của Pháp luật vào Việt Nam, có làm thủ tục nhập khẩu hàng hoá vào
Việt nam và làm thủ tục xuất khẩu chính hàng hoá đó ra khỏi Việt nam. Giao dịch
này là nhằm thu về một lượng ngoại tệ lớn hơn so với số vốn bỏ ra ban đầu.
Trang 5
Khóa luận tốt nghiệp
2.1.2 Vai trò của Nhập khẩu:
2.1.2.1 Đối với doanh nghiệp:
Hoạt động nhập khẩu làm đa dạng hoá đầu vào cho các doanh nghiệp, góp phần giúp
doanh nghiệp kinh doanh có hiệu quả hơn. Đầu vào ở đây có thể là máy móc thiết bị hiện
đại, nguyên phụ liệu, linh kiện cần thiết đối với các doanh nghiệp sản xuất, lắp ráp; là
hàng hoá, dịch vụ đối với các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu.
Tham gia vào hoạt động kinh doanh nhập khẩu sẽ tạo điều kiện cho đội ngũ cán bộ,
nhân viên của doanh nghiệp được nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn của mình, đặc
biệt là trong việc giao dịch, đàm phán, kí kết và thực hiện hợp đồng thương mại quốc tế.
Nhập khẩu có hiệu quả sẽ mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp có
thể đầu tư kinh doanh vào những lĩnh vực khác, mở rộng phạm vi kinh doanh của mình.
2.1.2.2 Đối với nền kinh tế quốc dân:
Thứ nhất, nhập khẩu giúp tận dụng năng lực sản xuất của quốc gia khác, làm cho thị
trường hàng hoá dịch vụ trong nước thêm phong phú. Trong nền kinh tế hàng hoá hiện
nay, đặc biệt là trong xu thế hội nhập và phân công lao động quốc tế thì nhu cầu về hàng
hoá, dịch vụ phục vụ cho sản xuất và sinh hoạt của người dân là rất lớn và thường xuyên
biến đổi. Sản xuất trong nước tất nhiên không thể đáp ứng đầy đủ cho tất cả các nhu cầu
của nền kinh tế. Chính vì vậy, nhập khẩu có vai trò rất quan trọng trong việc bổ sung
những hàng hoá mà trong nước chưa sản xuất được, sản xuất được nhưng chưa đủ đáp
ứng nhu cầu hoặc sản xuất với chi phí quá cao.
Nhập khẩu giúp cho cung cầu trở lên trùng khớp hơn, nâng cao sự lựa chọn cho người
dân.
Mặt khác, việc nhập khẩu sẽ làm cho tính cạnh tranh trong việc cung ứng hàng hoá
dịch vụ tăng lên, thúc đẩy các doanh nghiệp trong nước phải nâng cao hiệu quả sản xuất,
nâng cao chất lượng và hạ giá thành sản phẩm để nâng cao khả năng cạnh tranh, điều này
làm tăng lợi ích cho người tiêu dùng.
Thứ hai, nhập khẩu giúp chúng ta có thể chuyên môn hoá sản xuất, nâng cao hiệu quả
sản xuất, thay thế các máy móc thiết bị lạc hậu bằng các máy móc thiết bị hiện đại, góp
phần vào quá trình công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước. Trong điều kiện của nước ta
hiện nay, việc nhập khẩu máy móc thiết bị hiện đại, nhập khẩu công nghệ là rất cần thiết.
Bởi lẽ, nước ta là một nước chậm phát triển, đang trong giai đoạn đầu của quá trình công
nghiệp hoá, hiện đại hoá và tham gia vào quá trình phân công lao động quốc tế. Chúng ta
Trang 6
Khóa luận tốt nghiệp
rất cần các máy móc hiện đại, nguyên vật liệu, linh kiện để phục vụ cho quá trình sản
xuất. Cùng với việc nhập khẩu các sản phẩm hàng hóa, dịch vụ đơn thuần là việc nhập
khẩu máy móc thiết bị hiện đại, chuyển giao công nghệ và kinh nghiệm sản xuất.
Thứ ba, nhập khẩu giúp làm lạnh mạnh hoá thị trường trong nước, nâng cao tính cạnh
tranh, giảm độc quyền. Việt nam hiện nay vẫn đang trong quá trình đổi mới, do đó vẫn
còn khá nhiều tàn dư mà thời bao cấp để lại như là tình trạng độc quyền của một số tổng
công ty, doanh nghiệp nhà nước, tác phong quản lý mệnh lệnh tập trung và quan liêu,
hiệu quả sản xuất thấp. Hoạt động nhập khẩu sẽ giúp cho hàng hoá dịch vụ ở thị trường
trong nước trở lên phong phú hơn, làm cho các doanh nghiệp muốn tồn tại thì phải nâng
cao khả năng cạnh tranh của mình về chất lượng, giá cả, thái độ phục vụ khách hàng.
Cuối cùng, nhập khẩu giúp cân bằng cán cân thanh toán quốc tế, một quốc gia không
thể chỉ có xuất khẩu mà không nhập khẩu. Nhập khẩu là một trong hai hoạt động chính
của hoạt động ngoại thương, nó một mặt làm cân bằng cán cân thanh toán quốc tế, một
mặt thúc đẩy xuất khẩu phát triển, đây là hai hoạt động không thể tách rời nhau của một
nền kinh tế.
2.2 Bộ chứng từ trong quy trình hàng nhập khẩu:
2.2.1 Tờ khai Hải Quan hàng nhập khẩu và tờ khai trị giá hàng nhập.
Tờ khai Hải quan (hiện nay là Tờ khai Hải quan điện tử) hàng nhập khẩu là bản kê
khai đầy đầy đủ các thông tin cần thiết đến lô hàng nhập của chủ hàng và xuất trình cho
Cơ quan Hải quan để làm công tác kiểm tra đánh giá lô hàng trước khi được đưa vào lưu
thông, sử dụng trong nước.
Các tiêu thức cần thiết phải được điền đầy đủ thông tin trên tờ khai Hải quan nhập
khẩu như sau:
- Tiêu thức 1: Người xuất khẩu
- Tiêu thức 2: Người nhập khẩu
- Tiêu thức 5: Loại hình
- Tiêu thức 6: Hóa đơn thương mại
- Tiêu thức 8: Hợp đồng
- Tiêu thức 9: Vận đơn (số/ ngày)
- Tiêu thức 10: Cảng xếp hàng
- Tiêu thức 11: Cảng dỡ hàng
- Tiêu thức 12: Phương tiện vận tải (tên, số hiệu, ngày đến)
- Tiêu thức 13: Nước xuất khẩu
Trang 7
Khóa luận tốt nghiệp
- Tiêu thức 14: Điều kiện giao hàng
- Tiêu thức 15: Phương thức thanh toán
- Tiêu thức 16: Đồng tiền thanh toán
- Tiêu thức 17: Tỷ giá tính thuế
- Tiêu thức 18: Mô tả hàng hóa
- Tiêu thức 19: Mã số hàng hóa
- Tiêu thức 20: Xuất xứ
- Tiêu thức 22: Lượng hàng
- Tiêu thức 23: Đơn vị tính
- Tiêu thức 24: Đơn giá nguyên tệ
- Tiêu thức 25: Trị giá nguyên tệ
- Tiêu thức 26: Thuế nhập khẩu
Và một số tiêu thức khác.
2.2.2 Hợp đồng ngoại thương (Purchase Contract)
-
Hợp đồng ngoại thương còn gọi là hợp đồng nhập khẩu hoặc hợp đồng mua bán ngoại
thương là sự thoả thuận giữa các đương sự có trụ sở kinh doanh ở các nước khác nhau.
Theo đó một bên gọi là bên xuất khẩu (Bên bán) có nghĩa vụ chuyển vào quyền sở hữu
của một bên khác gọi là bên nhập khẩu (Bên mua) một tài sản nhất định, gọi là hàng hoá;
bên mua có nghĩa vụ nhận hàng và trả tiền hàng.
-
Chủ thể của hợp đồng là Bên bán (bên xuất khẩu) và bên mua (bên nhập khẩu). Họ có
trụ sở kinh doanh ở các nước khác nhau. Bên bán giao một giá trị nhất định, và để đổi lại,
bên mua phải trả một đối giá (Counter value) cân xứng với giá trị đã được giao (Contract
with consideration).
-
Ðối tượng của hợp đồng này là tài sản; do được đem ra mua bán tài sản này biến
thành hàng hoá. Hàng hoá này có thể là hàng đặc tính (Specific goods) và cũng có thể là
hàng đồng loại (Generic goods).
-
Khách thể của hợp đồng này là sự di chuyển quyền sở hữu hàng hoá (chuyển chủ
hàng hoá). Ðây là sự khác biệt so với hợp đồng thuê mướn (vì hợp đồng thuê mướn
không tạo ra sự chuyển chủ), so với hợp đồng tặng biếu (vì hợp đồng tặng biếu không có
sự cân xứng giữa nghĩa vụ và quyền lợi).
-
Một số chi tiết cần quan tâm trên Hợp đồng ngoại thương:
*
Tên và địa chỉ người bán (the seller), người mua (the buyer).
*
Số hợp đồng, ngày hợp đồng, hiệu lực hợp đồng.
Trang 8
Khóa luận tốt nghiệp
*
Điều khoản tên hàng, số lượng, chất lượng, đơn giá, tổng giá trị lô hàng.
*
Điều khoản giao hàng (thời hạn giao hàng, cảng xếp, cảng dỡ).
*
Điều khoản thanh toán (phương thức thanh toán).
*
Điều khoản bảo hiểm (nếu có).
*
Điều khoản khiếu nại.
*
Điều khoản trọng tài.
2.2.3 Hoá đơn thương mại (Commercial Invoice):
-
Là chứng từ cơ bản của khâu công tác thanh toán. Nó là yêu cầu của người bán đòi
hỏi người mua phải trả số tiền hàng đã được ghi trên hoá đơn. Hoá đơn nói rõ đặc điểm
hàng hoá, đơn giá và tổng trị giá của hàng hoá; điều kiện cơ sở giao hàng; phương thức
thanh toán; phương thức chuyên chở hàng, số và ngày cấp hoá đơn thương mại.
-
Hoá đơn thường được lập làm nhiều bản và được dùng trong nhiều việc khác nhau:
hoá đơn được xuất trình chẳng những cho ngân hàng để đòi tiền hàng mà còn cho công ty
bảo hiểm để tính phí bảo hiểm khi mua bảo hiểm hàng hoá, cho cơ quan quản lý ngoại
hối của nước nhập khẩu để xin cấp ngoại tệ, cho hải quan để tính tiền thuế.
2.2.4 Bảng kê chi tiết (Packing List):
-
Là bảng kê khai tất cả các hàng hoá đựng trong một kiện hàng (hòm, hộp,
container).v.v...
-
Thông thường nội dung của Bảng kê chi tiết gồm những nội dung sau: Tên hàng, qui
cách đóng gói, số lượng bao/ kiện, tổng khối lượng và trọng lượng tịnh của toàn bộ lô
hàng, số và ngày cấp bảng kê chi tiết.
-
Phiếu đóng gói ngoài dạng thông thường, có thể là phiếu đóng gói chi tiết (Detailed
packing list) nếu nó có tiêu đề như vậy và nội dung tương đối chi tiết hoặc là phiếu đóng
gói trung lập (Neutral packing list) nếu nội dung của nó không chỉ ra tên người bán. Cũng
có khi, người ta còn phát hành loại phiếu đóng gói kiêm bản kê trọng lượng (Packing and
Weight list).
2.2.5 Vận đơn đường biển (Bill of lading):
-
Là chứng từ do người chuyên chở (chủ tàu, thuyền trưởng) cấp cho người gửi hàng
nhằm xác nhận việc hàng hóa đã được tiếp nhận để vận chuyển. Tuy mỗi hãng tàu đều có
mẫu vận đơn riêng, nhưng về nội dung chúng có những điểm chung. Ở mặt trước của B/L
có ghi rõ tên người gởi, người nhận (hoặc "theo lệnh" ...), tên tàu, cảng bốc hàng, cảng dỡ
hàng, tên hàng, ký mã hiệu, số lượng kiện, trọng lượng, giá cả, tổng trị giá, cách trả cước
(cước trả trước hay trả tại cảng đến), tình hình xếp hàng, số bản gốc đã lập, ngày tháng
Trang 9
Khóa luận tốt nghiệp
cấp vận đơn ... Mặt sau ghi các điều kiện chuyên chở. Khi chuyên chở hàng vừa có hợp
đồng vừa có vận đơn thì quan hệ giữa người vận tải và người nhận hàng do vận đơn điều
chỉnh, còn quan hệ giữa người gởi hàng và người vận tải do hợp đồng thuê tàu điều
chỉnh.
-
B/L có ba chức năng cơ bản sau:
Là một biên lai của người chuyên chở xác nhận là họ đã nhận hàng để chở.
Là một bằng chứng về những điều khoản của một hợp đồng vận tải đường biển.
Là một chứng từ sở hữu hàng hóa, quy định hàng hóa sẽ giao cho ai ở cảng đích,
do đó cho phép mua bán hàng hóa bằng cách chuyển nhượng B/L.
-
Vận đơn đường biển được lập thành một số bản gốc. Trên các bản gốc, người ta in
hoặc đóng dấu các chữ "Original". Ngoài bộ vận đơn gốc, còn có một số bản sao, trên đó
ghi chữ "Copy". Chỉ có bản gốc của B/L mới có chức năng nêu trên, còn các bản sao
không có giá trị pháp lý như bản gốc, chúng chỉ dùng trong các trường hợp: thông báo
giao hàng, kiểm tra hàng hóa, thống kê hải quan ...
2.2.6 Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin-C/O):
-
Đây là chứng từ do cơ quan có thẩm quyền tại nước sản xuất cấp nhằm xác nhận
nguồn gốc, xuất xứ hàng hay nơi khai thác ra hàng hóa. Giấy chứng nhận xuất xứ này
thường được nộp cho cơ quan Hải Quan để hưởng các ưu đãi khi tính thuế.
-
Một số giấy chứng nhận xuất xứ thường gặp sau:
Form A: Dùng cho các mặt hàng xuất khẩu sang các nước có chế độ ưu đãi thuế
quan phổ cập GSP (General System Preferences)
Form B: Dùng cho tất cả các loại hàng hóa đi các nước.
Form D: Dùng cho các mặt hàng thực hiện Biểu thuế ưu đãi có hiệu lực chung
(CEPT-Common Effective Preferential Tariff) giữa các nước ASEAN.
Form E: Dùng cho các mặt hàng thuộc Hiệp định khung về mậu dịch giữa ASEAN
và Trung Quốc.
Form O: Dùng cho các mặt hàng cà phê xuất khẩu qua các nước thuộc Hiệp hội cà
phê thế giới (hiện nay có thể thay thế bằng Form ICO)
Form X: Dùng cho mặt hàng cà phê xuất khẩu không qua các nước thuộc Hiệp hội
cà phê thế giới.
2.3 Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu:
2.3.1 Hàng không phải lưu kho tại cảng
Trang 10
Khóa luận tốt nghiệp
Chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy thác đứng ra giao nhận trực tiếp với tàu.
-
Để có thể tiến hành dỡ hàng, 24 giờ trước khi tàu đến vị trí hoa tiêu, chủ hàng phải
giao cho cảng một số chứng từ:
Bảng lược khai hàng hóa (2 bản)
Sơ đồ xếp hàng (Cargo plan – 2 bản)
Chi tiết hầm hàng (2 bản)
Chi tiết hàng quá khổ quá tải (nếu có)
-
Chủ hàng xuất trình vận đơn gốc cho đại diện của hãng tàu.
-
Trực tiếp nhận hàng từ tàu và lập các chứng từ cần thiết trong quá trình nhận hàng
như:
Biên bản giám định hầm tàu (lập trước khi dỡ hàng) nhằm bảo lưu trách nhiệm
của tàu về những tổn thất xảy ra sau này.
Biên bản dỡ hàng (COR) đối vơi tổn thất rõ rệt.
Thư dự kháng (LR – letter of Reservation) đối với tổn thất không rõ rệt.
Bảng kết toán nhận hàng với tàu (ROROC)
Biên bản giám định .
Giấy chứng nhận hàng thiếu (do đại lý hàng hải lập).
Khi dở hàng ra khỏi tàu, chủ hàng có thể đưa vào kho riêng để mời hải quan
kiểm hóa. Nếu hàng không có niêm phong kẹp chì thì phải có hải quan áp tải
về kho.
-
Làm thủ tục hải quan cho hàng nhập.
-
Vận chuyển hàng về kho hoặc phân phối ngay hàng hóa.
2.3.2 Đối với hàng phải lưu kho, lưu bãi tại cảng
Cũng như đối với hàng hóa xuất khẩu, trình tự nhận hàng gồm các bước sau:
-
Cảng nhận hàng từ tàu.
-
Cảng dỡ hàng và nhận hàng từ tàu
-
Lập các giấy tờ cần thiết trong quá trình giao nhận cùng người giao nhận.
-
Đưa hàng về kho bãi cảng.
-
Cảng giao hàng cho các chủ hàng
-
Khi nhận được thông báo hàng đến, chủ hàng phải mang vận đơn gốc, giấy giới thiệu
của cơ quan đến hãng tàu để nhận lệnh giao hàng. Hãng tàu hoặc đại lý giữ lại vận
đơn gốc và trao ba bản lênh giao hàng cho người nhận hàng.
Trang 11
Khóa luận tốt nghiệp
-
Chủ hàng nộp phí chứng từ, phí lưu kho, đặc cọc mượn vỏ hoặc tiền đặc cọc vệ sinh
(nếu cần), phí xếp dỡ và lấy hóa đơn.
-
Chủ hàng mang lệnh giao hàng cùng hóa đơn và phiếu đóng gói đến văn phòng quản
lý tàu tại cảng để xác nhận vào lệnh giao hàng và tìm vị trí hàng.
-
Chủ hàng mang bộ chứng từ này đến bộ phận kho vận để làm phiếu xuất kho. Bộ
phận này giữ lại một bản lệnh giao hàng và làm hai phiếu xuất kho cho chủ hàng.
-
Làm thủ tục hải quan.
-
Xuất trình và nộp các giấy tờ:
Tờ khai hàng nhập khẩu.
Giấy phép nhập khẩu.
Bảng kê chi tiết.
Lệnh giao hàng của người vận tải.
Hợp đồng mua bán ngoại thương.
Một bản chính và một bản sao vận đơn.
Giấy chứng nhận xuất xứ, giấy chứng nhận phẩm chất hoặc kiểm dịch (nếu có).
Hóa đơn thương mại.
-
Hải quan sẽ kiểm tra chứng từ và hàng hóa, tính và thông báo thuế.
-
Chủ hàng kí nhận vào giấy thông báo thuế (có thể nộp thuế trong vòng 30 ngày) và
xin hoàn thành thủ tục hải quan.
-
Sau khi hải quan xác nhận “hoàn thành thủ tục hai quan” chủ hàng có thể mang hàng
ra khỏi cảng và chuyên chở về kho riêng.
2.3.3 Đối với hàng nhập khẩu vận chuyển bằng Container
Nhập nguyên container (FCL):
-
Khi nhận được thông báo hàng đến do hãng tàu gửi thì chủ hàng mang vận đơn gốc,
giấy giới thiệu của cơ quan hoặc giấy ủy quyền (nếu có) đến hãng tàu để lấy lệnh giao
hàng.
-
Chủ hàng mang lệnh giao hàng đến hải quan làm thủ tục và đăng kí kiểm hóa (có thể
đề nghị đưa cả container về kho riêng hoặc ICD để kiểm tra hải quan nhưng phải trả vỏ
đúng hạn nếu không sẽ bị phạt).
-
Sau khi hoàn thành thủ tục hải quan, chủ hàng mang bộ chứng từ nhận hàng cùng lệnh
giao hàng đến văn phòng quản lý tàu tại cảng để xác nhận lệnh giao hàng.
-
Lấy phiếu giao nhận cotainer (EIR) và nhận hàng.
Trang 12
Khóa luận tốt nghiệp
-
Nhân viên giao nhận sẽ giao phiếu EIR cho tài xế xe được ra khỏi cảng.
Đối với hàng lẻ (LCL):
-
Chủ hàng mang vận đơn gốc hoặc vận đơn gom hàng đến hãng tàu hoặc đại lý của
người gom hàng để lấy lệnh giao hàng. Sau đó nhận hàng tại CFS qui định và làm các thủ
tục như trên.
-
Hồ sơ xin xuất kho gồm:
Một tờ khai hải quan (bản sao) và bản gốc để xuất trình
Một giấy giới thiệu
Một vận đơn (bản sao, có đóng dấu của hãng tàu)
Một lệnh giao hàng
Phiếu xuất kho.
2.4 Xác định hiệu quả của quy trình giao nhận:
Chỉ tiêu đánh giá về mức độ an toàn:
An toàn được hiểu là không xảy ra bất kỳ sự cố ngoài ý muốn nào có thể gây ảnh
hưởng xấu đến hàng hóa trong quá trình giao nhận. Đây là nhu cầu cơ bản của doanh
nghiệp và để đảm bảo an toàn cho hàng hóa của mình thì luôn đặt ra các yêu cầu như:
Đảm bào hàng hóa không đổ vỡ trong quá trình bốc, xếp dỡ, dịch chuyển.
Không xảy ra tình trạng mất cắp, thiếu hụt trong vận chuyển.
Nếu có tổn thất, hư hỏng khi hàng cập Cảng thì cần ghi nhận bằng văn bản để có
thể khiếu nại đòi bồi thường các bên có liên quan.
Chỉ tiêu đánh giá về chi phí:
Các chi phí trong quá trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bao gồm các khoản chi phí
về handle lô hàng khi cập cảng đến, phí làm thủ tục Hải quan, và cước phí vận chuyển
hàng nội địa. Càng giảm thiểu được các chi phí nói trên thì càng mang lại hiệu quả cao
cho hoạt động giao nhận hàng. Các chi phí handle hàng là chi phí mà hãng tàu sẽ thu cho
công việc điều độ, sắp xếp hàng hóa, các chi phí thường là cố định và tùy thuộc vào mỗi
hãng tàu khác nhau mà các chi phí này sẽ có sự chênh lệch một chút. Cân nhắc trong việc
đánh giá và lựa chọn chi phí chịu ảnh hưởng bởi việc lựa chọn hãng tàu nào để vận
chuyển có chi phí thấp. Tuy nhiên cũng cần xem xét đến yếu tố chất lượng, lựa chọn
hãng tàu có chi phí hợp lý nhưng chất lượng dịch vụ phải được đảm bảo nhằm bảo vệ cho
hàng hóa của mình.
Chỉ tiêu đánh giá về tốc độ:
Trang 13
Khóa luận tốt nghiệp
Trong quá trình giao nhận hàng hóa và thông quan hàng nhập khẩu, tốc độ là một
trong những yêu tố cần được chú ý vì sự nhanh chóng giúp tiết kiệm chi phí, thời gian và
giảm bớt được lượng hàng hóa nằm chờ trong kinh doanh.
Thời gian về giao nhận hàng, thời gian lưu kho, lưu bãi, thời gian thực hiện thủ tục
khai quan và thông quan hàng hóa… Tất cả các chỉ tiêu này phụ thuộc vào trình độ, năng
lực, khả năng sắp xếp công việc, xử lý, giải quyết công việc của nhân viên giao nhận của
công ty.
Một quy trình giao nhận hàng từ khi hàng về đến cảng dỡ cho đến lúc hoàn tất các thủ
tục thông quan hàng hóa và mang hàng về kho riêng được coi là thành công nếu trong
quá trình đó không xảy ra các vấn đề trục trặc cần nhiều thời gian để giải quyết, thời gian
làm hàng không quá dài. Cụ thể là đối với hàng xuất, thời gian làm hàng không quá 2
ngày làm việc và không quá 3 ngày làm việc đối với hàng nhập thông thường. Tuy nhiên
thời gian này có thể linh động được điều chỉnh cho từng loại mặt hàng và loại hình xuất
nhập. Có những loại hàng hóa chỉ cần 1 ngày làm việc đã có thể hoàn tất tất cả các khâu
và 2 ngày làm việc cho hàng nhập. Nói chung, việc điều chỉnh thời gian làm hàng sao cho
càng nhanh chóng càng tốt, thời gian càng giảm thì hiệu quả của toàn khâu giao nhận mới
được đảm bảo.
Trang 14
Khóa luận tốt nghiệp
Chương 3: QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG
CONTAINER ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH VIÊN THÀNH:
3.1 Thông tin khái quát về công ty TNHH Viên Thành:
Logo Công ty
:
Tên Tiếng Việt
: Công ty TNHH Viên Thành
Tên tiếng Anh
: Vien Thanh Co., Ltd.
Tên giao dịch
: VTC
Địa chỉ
: 123 Lê Lợi, P. Bến Nghé, Q. 1, Tp. HCM
Loại hình công ty
: Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn
Vốn điều lệ
: 500.000.000 VNĐ
Thành lập
: 03/02/2000
Đại diện pháp luật
: Lý Huỳnh Kim Hằng
Giấy phép ĐKKD số
: 4102000089 cấp ngày 28/01/2000
Mã số thuế
: 0301909543
Điện thoại
: (84 – 8) 38 21 8085
Fax
: (84 – 8) 38 21 8086
:
Trụ sở hoạt động:
Trụ sở chính
Địa chỉ
: 123 Lê Lợi, phường Bến Nghé, quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh
Điện thoại
: (84-8) 38.218.085
Fax
: (84-8) 38.218.086
Website
:
Mã số thuế
: 0301909543
Chi nhánh Hà Nội
Địa chỉ
: 195 Khâm Thiên, Quận Đống Đa,Thành phố Hà Nội
Điện thoại
: (84 - 4) 39.763.545
Fax
: (84 - 4) 39.763.545
Trang 15
Khóa luận tốt nghiệp
Văn phòng đại diện tại Đà Nẵng:
Địa chỉ
: 267 Trần Phú, Hải Châu TP. Đà Nẵng
Điện thoại
: 0511.3647.628
Fax
: 0511.3647.628
3.2 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty
3.2.1 Quá trình hình thành:
Kinh tế nước ta đang trong thời kỳ mở cửa, lượng hàng hóa cung-cầu ngày càng lớn,
đặt biệt là nhu cầu về hàng nhập khẩu ngày càng tăng mạnh bởi mức sống của người dân
ngày càng tăng cao. Công ty TNHH Viên Thành đánh giá trên nhu cầu của thị trường đã
ra đời và cung cấp khá đa dạng các mặt hàng tiêu dùng, mặt hàng dân dụng công nghiệp
và văn phòng nhập khẩu có chất lượng cao nhằm đáp ứng những nhu cầu cao của các
khách hàng trong nước cũng như quốc tế.
3.2.2 Quá trình phát triển:
Ngày 28 tháng 01 năm 2000, Công ty TNHH Viên Thành được Sở Kế Hoạch và Đầu
Tư Thành Phố Hồ Chí Minh cấp giấy phép kinh doanh số 4102000089 và bắt đầu đi vào
hoạt động.
Công ty có trụ sở chính đặt tại số 123 Lê Lợi, P. Bến Nghé, Quận 1, TP. HCM.
Lĩnh vực hoạt động chủ yếu của công ty là kinh doanh thương mại và dịch vụ.
Cùng trong năm 2000, Công ty nhận thấy tiềm năng phát triển thị trường ở khu vực
miền Bắc, do đó đã mạnh dạn đầu tư mở rộng thêm quy mô công ty với việc ra đời Chi
nhánh văn Phòng công ty TNHH Viên Thành ở Hà Nội. Ngày 29 tháng 05 năm 2000 Sở
Kế Hoạch và Đầu tư TP. Hà Nội cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số CN
0102000034 về việc đăng ký hoạt động của Chi nhánh Hà Nội và bắt đầu đưa chi nhánh
này vào hoạt động. Cùng với việc mở rộng quy mô, cũng như đáp ứng ngày càng tốt hơn
cho nhu cầu của Khách hàng trên toàn quốc, ngay sau đó công ty cũng đã mở thêm Văn
phòng đại diện của công ty tại Thành phố Đà Nẵng nhằm nắm bắt nhu cầu khách hàng ở
khu vực miền Trung.
Với đặc thù kinh doanh và đội ngũ nhân viên bán hàng giàu kinh nghiệm cũng như
chiến lược marketing hiệu quả đã đưa sản phẩm của công ty đến các thị trường tiêu thụ từ
nhỏ đến lớn và đáp ứng được yêu cầu của khách hàng về thời gian giao hàng và chất
lượng sản phẩm. Bên cạnh đó, đội ngũ nhân viên chăm sóc khách hàng luôn đồng hành
song song với đội ngũ bán hàng nên ý kiến khách hàng luôn được thu nhận kịp thời và
làm hài lòng khách hàng một cách nhanh chóng và tối ưu nhất. Công ty ngày càng mở
Trang 16
Khóa luận tốt nghiệp
rộng và có nhiều chi nhánh như hôm nay nhờ một phần lớn vào toàn thể nhân viên nói
chung và nhân viên kế toán nói riêng, bởi kinh nghiệm và khả năng tối thiểu hóa lợi
nhuận và tối đa hóa chi phí đã giúp lợi nhuận của công ty tăng lên đáng kể.
Công ty TNHH Viên Thành được đánh giá là một trong những Công ty cung ứng sản
phẩm và dịch vụ về vật liệu xây dựng, hóa chất hàng đầu tại Việt Nam. Mặc dù mới
thành lập được 13 năm nhưng với đội ngũ nhân viên trẻ, năng động, sáng tạo và có lòng
nhiệt huyết cao trong công việc nên đã tìm được những bước đi đúng đắn cùng với dự án
đầu tư am hiểu thị trường, chiến lược kinh doanh phù hợp nên Công ty đã và đang từng
bước khẳng định vị trí của mình trên thương trường.
3.3 Đặc điểm lĩnh vực kinh doanh và mục tiêu hoạt động:
3.3.1 Hoạt động kinh doanh:
-
Mua bán các loại hoá chất, keo dán, cồn công nghiệp, nguyên liệu dùng trong công
nghiệp chế biến thực phẩm, thực phẩm công nghệ, hàng tiêu dùng.
-
Đại lý ký gởi hàng hoá
-
Mua bán nguyên liệu, phụ liệu, thiết bị, vật tư dùng trong công nghiệp dệt, nhuộm.
-
Chế biến gỗ, chế biến thực phẩm;
-
Sản xuất giấy, đồ gỗ, gốm sứ, hàng thủ công mỹ nghệ, sản phẩm hóa, mỹ phẩm, thủy
hải sản;
-
Dịch vụ đóng gói bao bì các loại;
-
Mua bán vật liệu xây dựng, hàng trang trí nội thất, trang thiết bị-bàn ghế văn phòng,
giấy, quần áo, vải sợi.
-
Dịch vụ lắp đặt máy móc, thiết bị, dịch vụ thương mại, dịch vụ môi giới vận tải, dịch
vụ quảng cáo, tiếp thị;
-
Kinh doanh nhà, môi giới bất động sản;
-
Dịch vụ giao nhận hàng hóa, đại lý tàu biển, dịch vụ làm thủ tục Hải quan, môi giới
thương mại, cho thuê kho bãi.
-
Dịch vụ kiểm đếm hàng hóa, cung ứng tàu biển; kinh doanh vận chuyển hàng hóa
bằng ô tô, đường thủy nội địa
-
Thi công xây dựng công trình dân dụng công nghiệp, dịch vụ bảo trì máy móc, thiết bị
ngành xây dựng.
3.3.2 Mục tiêu hoạt động:
-
Không ngừng phát triển và hoàn thiện để có thể cung cấp cho khách hàng các dịch vụ
và sản phẩm có chất lượng tốt nhất và giá cả cạnh tranh nhất.
Trang 17
Khóa luận tốt nghiệp
-
Đáp ứng nhu cầu khách hàng một cách nhanh chóng, ngày càng mở rộng thêm nhiều
dịch vụ hỗ trợ khác và luôn bảo đảm giữ vững uy tín của mình đối với khách hàng
trong nước cũng như quốc tế.
3.4 Bộ máy tổ chức quản lý:
* Sơ đồ tổ chức công ty TNHH Viên Thành
Công ty TNHH Viên Thành có trụ sở chính tại 123 Lê Lợi, Hồ Chí Minh. Ngoài trụ
sở chính ra, công ty còn có một chi nhánh ở Hà Nội và một văn phòng đại diện ở Đà
Nẵng. Mọi hoạt động của chi nhánh Hà Nội và văn phòng đại diện Đà Nẵng được điều
hành bởi trụ sở chính của công ty.
Công ty TNHH Viên Thành
Trụ sở HCM
Công ty TNHH Viên Thành
Công ty TNHH Viên Thành
Chi nhánh Hà Nội
Văn phòng Đại diện Tp. Đà Nẵng
Hình 1: Sơ đồ tổ chức của công ty
* Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
-
Với lĩnh vực kinh doanh là thương mại, dịch vụ, vì vậy để phù hợp với chức năng của
mình, tổ chức bộ máy quản lý với bậc cao nhất là Giám đốc và có năm phòng trực thuộc
sự quản lý của Giám đốc là phòng Nhân sự - Tổ chức hành chính, phòng Tài chính – Kế
toán, phòng Kinh doanh, phòng Phát triển phần mềm, phòng Dịch vụ khách hàng. Trong
đó, phòng Kinh doanh tập hợp nhiều bộ phận và ứng với tên mỗi bộ phận cũng chính là
sản phẩm mà công ty đang phân phối.
-
Đặc điểm đặc trưng và nổi bật ở công ty TNHH Viên Thành là cấp trên trực tiếp lãnh
đạo nhưng luôn tiếp thu và ghi nhận ý kiến đóng góp của cấp dưới để giải quyết vấn đề
và hoàn thiện những điểm còn thiếu sót.
Trang 18
Khóa luận tốt nghiệp
Giám đốc
Phòng Nhân
sự – Tổ chức
Hành Chính
Bộ
phận
Hoá
chất
Bộ
phận
giấy
gói
Phòng Tài
chính – Kế
toán
Bộ
phận
trần
Bộ
phận
sàn
Phòng Kinh
doanh
Bộ
phận
bàn
ghế
văn
phòng
Bộ
phận
dụng
cụ văn
phòng
Phòng
Phát triển
phần mềm
Bộ
phận
vật
liệu
xây
dựng
Phòng dịch
vụ khách
hàng
Bộ
phận
hệ
thống
cửa di
động
Bộ
phận
thiết
bị vệ
sinh
Phòng
XNKLogistic
Bộ
phận
keo
Bộ
phận
kỹ
thuật
sản
phẩm
Hình 2: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý
Qua sơ đồ bộ máy quản lí của Công ty cho thấy tổ chức và quản lí điều hành có ưu
điểm tinh giảm bộ máy quản lí gọn nhẹ, tiếp cận và xử lí thông tin nhanh, xác định rõ
công việc của từng phòng ban.
3.5 Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận
* Giám đốc công ty:
-
Chịu trách nhiệm về các mặt hoạt động của công ty và pháp luật hiện hành.
-
Tổ chức họp định kỳ các phòng ban để nắm bắt kịp thời tình hình kinh doanh, đường
lối hoạt động, kịp thời hỗ trợ các phòng ban đưa ra chiến lược kinh doanh hiệu quả.
-
Là người quyết định các chủ trương, chính sách, mục tiêu chiến lược hoạt động của
công ty.
-
Phê duyệt tất cả các qui định áp dụng trong nội bộ công ty.
-
Là người giám sát và kiểm tra tất cả các hoạt động về kinh doanh, đầu tư của công ty.
-
Giám đốc trực tiếp kí các hợp đồng và quyết định toàn bộ giá cả mua bán hàng hóa
vật tư thiết bị tại công ty.
-
Giám đốc có quyền quyết định các chỉ tiêu về tài chính.
Trang 19
Khóa luận tốt nghiệp
-
Trực tiếp giám sát toàn bộ hệ thống hoạt động trong công ty.
-
Lường trước nguy cơ và đưa ra chiến lược hoạt động tài chính nhằm tối đa hoá lợi
nhuận cho công ty trên nguồn lực có sẵn và nguồn lực huy động bên ngoài nhờ vào sự
hỗ trợ từ phòng kế toán.
* Phòng Nhân sự - Tổ chức hành chính
-
Thực hiện công tác tuyển dụng nhân sự đảm bảo chất lượng theo yêu cầu, chiến lược
của công ty.
-
Tổ chức và phát triển công tác đối nội, đối ngoại.
-
Xây dựng quy chế lương thưởng, các biện pháp khuyến khích nhân viên, thực hiện
các chế độ cho nhân viên.
-
Chấp hành và tổ chức thực hiện các chủ trương, quy định, chỉ thị của Giám Đốc.
-
Nghiên cứu, soạn thảo và trình duyệt các quy định áp dụng trong công ty, xây dựng
các cơ cấu tổ chức của công ty, của các bộ phận và tổ chức thực hiện.
-
Quản lý việc sử dụng và bảo vệ các loại tài sản của công ty, đảm bảo an ninh trật tự,
an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng cháy nổ trong công ty.
-
Hỗ trợ bộ phận khác trong việc quản lý nhân sự, là cầu nối giữa Giám Đốc và nhân
viên trong công ty.
-
Quản lý và thực hiện các nhiệm vụ về mặt hành chính: tiếp khách, lễ tân, xây dựng và
quản lý các chế độ quyền lợi của người lao động, công tác tổ chức và huấn luyện cho
các nhân viên mới, nhân viên cũ chuyển phần hành công việc…
-
Thực hiện công tác chấm công, theo dõi khen thưởng, kỷ luật của nhân viên.
-
Kiểm tra việc giữ gìn và sử dụng tài sản, vật tư tiền vốn của công ty; phát hiện và
ngăn chặn kịp thời các hiện tượng gây lãng phí, vi phạm chế độ, qui định của công ty.
* Phòng Tài chính - Kế toán
-
Thực hiện những công việc về nghiệp vụ chuyên môn tài chính kế toán theo đúng qui
định của Nhà nước về chuẩn mực kế toán, các nguyên tắc kế toán…
-
Theo dõi, phản ánh sự vận động vốn kinh doanh của công ty.
-
Thiết lập, mở rộng và khai thác các mối quan hệ với các Định chế tài chính, Quỹ đầu
tư trong nước.
-
Thu xếp nguồn vốn ngắn, trung và dài hạn cho các đơn hàng theo dự án khi xác nhận
được đơn hàng theo dự án của nhân viên kinh doanh mang về cho công ty.
Trang 20
Khóa luận tốt nghiệp
-
Xây dựng và theo dõi kế hoạch dòng tiền cho các đơn hàng, đặc biệt là những đơn
hàng lớn.
-
Tham mưu cho Giám Đốc về chế độ kế toán và những thay đổi của chế độ qua từng
thời kì trong hoạt động kinh doanh của công ty.
-
Hợp tác, trao đổi thông tin, công việc với các phòng ban khác trong công ty trong quá
trình thực hiện nhiệm vụ được giao sao cho đạt hiệu quả cao nhất.
-
Tính lương cho nhân viên.
-
Cùng với các bộ phận khác tạo nên mạng lưới thông tin quản lí năng động, hữu hiệu.
-
Nghiên cứu luật doanh nghiệp, các nghị định và thông tư có liên quan đến ngành nghề
hoạt động của công ty.
-
Nắm vững luật thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế giá trị gia tăng, luật khuyến khích
đầu tư trong nước và các văn bản liên quan đến việc quản lí tài chính do nhà nước ban
hành nhằm áp dụng đối với công ty.
-
Tối ưu hoá dòng tiền bằng việc kiểm soát nguồn công nợ, nguồn thu, chi.
-
Nghiên cứu các biện pháp giảm giá bán và giảm chi phí hoạt động trong công ty.
-
Thẩm định các bản quyết toán lãi lỗ hàng tháng, hàng quý và hàng năm của công ty.
-
Kiểm tra bảng cân đối kế toán do phòng kế toán lập ra.
-
Giám sát phê duyệt việc mua bán hàng hóa trong trong quá trình kinh doanh.
-
Ghi chép số liệu, tính toán, phản ánh số hiện có, tình hình luân chuyển và sử dụng tài
sản, vật tư, tiền vốn tại công ty.
-
Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh, kế hoạch thu chi tài chính, kiểm tra
việc giữ gìn và sử dụng tài sản, vật tư tiền vốn của công ty; phát hiện và ngăn chặn
kịp thời các hiện tượng gây lãng phí, vi phạm chế độ, qui định của công ty.
-
Phổ biến các chính sách, chế độ quản lí tài chính của nhà nước với các bộ phận liên
quan khác khi cần thiết.
-
Cung cấp số liệu, tài liệu cho việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, kiểm tra
và phân tích hoạt động kinh tế tài chính; cung cấp số liệu báo cáo cho các cơ quan có
liên quan theo chế độ báo cáo tài chính, chế độ kế toán hiện hành.
-
Thực hiện các chức năng khác khi được Giám đốc giao hoặc các bộ phận khác cần sự
hỗ trợ. Các nhiệm vụ được bổ sung hoặc điều chỉnh từng giai đoạn tuỳ theo nhu cầu
công việc.
Trang 21
Khóa luận tốt nghiệp
-
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cho Giám Đốc công ty.
* Phòng kinh doanh
-
Lập kế hoạch Marketing
-
In, quản lý các thiết kế phục vụ cho việc quảng bá thương hiệu
-
Tổ chức buổi triển lãm, hội thảo, sự kiện giới thiệu về sản phẩm của công ty.
-
Quản lý website công ty.
-
Nhận các đơn đặt hàng, lên hợp đồng kinh tế nội và ngoại trình Giám Đốc kí.
-
Thực hiện việc tổng hợp các đơn hàng, quản lý tồn kho các sản phẩm của bộ phận
mình để tiến hành đặt hàng với nhà máy.
-
Cân đối lượng hàng tồn kho (nhờ sự hỗ trợ từ kế toán vật tư), lập kế hoạch nhập-xuất
từng đơn hàng, bộ phận liên quan thực hiện.
-
Theo dõi kế hoạch nhập khẩu hàng của công ty phục vụ kịp thời cho nhu cầu bán
hàng cũng như đáp ứng lượng tiêu thụ của khách hàng, đối tác.
-
Thực hiện tất cả các hoạt động kinh doanh của công ty.
-
Thường xuyên phối hợp với các Trưởng bộ phận khác bàn bạc, phối hợp thực hiện tốt
công việc được giao.
-
Liên hệ với phòng kế toán để lập phiếu xuất kho cho hàng hóa xuất khẩu và hoàn tất
bộ chứng từ thanh toán tiền để phòng Kế toán kịp thời giải quyết.
-
Tìm kiếm và tiếp cận các khách hàng mục tiêu theo kế hoạch đã đề ra.
-
Thu thập và phân tích các dữ liệu, thông tin về cung cầu và biến động giá cả của thị
trường bất động sản; các kế hoạch, hoạt động, tài liệu về Sales – Marketing của đối
thủ cạnh tranh.
-
Thường xuyên liên hệ, tìm hiểu nhu cầu khách hàng, thu hút các khách hàng mới và
thiết lập quan hệ với các khách hàng để có được lợi nhuận cao nhất.
-
Phấn đấu đạt doanh số tùy theo từng thời điểm và từng dự án đưa ra.
-
Thực hiện các công việc khác theo chỉ đạo của cấp trên.
* Phòng Phát triển phần mềm
-
Lập trình phát triển ứng dụng theo yêu cầu sử dụng phần mềm hỗ trợ cho bộ phận kế
toán.
-
Nghiên cứu và phát triển công nghệ chạy trên nền Web.
Trang 22
Khóa luận tốt nghiệp
-
Phân tích thiết kế, viết tài liệu mô tả.
-
Tìm kiếm, xây dựng, quản lý, đào tạo và cải tiến phần mềm phục vụ hoạt động của
công ty, đặc biệt là hỗ trợ bộ phận kế toán.
* Phòng dịch vụ khách hàng
-
Thường xuyên liên lạc với khách hàng để giải quyết những trở ngại trong quá trình
kinh doanh.
-
Hỗ trợ phòng kinh doanh tìm hiểu nhu cầu mua hàng và định hướng khách hàng vào
các dòng sản phẩm của công ty đang phân phối; thuyết phục khách hàng mới mua sản
phẩm của công ty.
-
Thu thập và phân tích các dữ liệu, thông tin về cung cầu và biến động giá cả của thị
trường bất động sản; các kế hoạch, hoạt động, tài liệu về Sales – Marketing của đối
thủ cạnh tranh.
* Phòng XNK-Logistic:
-
Soạn thảo hồ sơ làm bộ chứng từ khai quan và các công văn, các chứng từ cần thiết
khác phục vụ cho công tác khai quan và giao nhận hàng hóa.
-
Thường xuyên theo dõi nắm bắt các thông tin về xuất nhập khẩu và những thay đổi
của Nhà nước về thuế, chính sách xuất nhập khẩu, hồ sơ, chứng từ, công văn có liên
quan đến hoạt động xuất nhập khẩu.
-
Theo dõi quá trình làm hàng, phối hợp với phòng kinh doanh có liên quan đến lô hàng
để giải quyết các vướng mắc trong quá trình thực hiện việc khai quan và giao nhận
hàng hóa.
-
Triển khai các hoạt động khai thủ tục hải quan, đăng ký kiểm dịch, kiểm tra chất
lượng nhà nước, trực tiếp ra Cảng làm hàng, nhận hàng, thuê phương tiện vận chuyển,
quản lý việc trung chuyển hàng hóa từ Cảng về đến kho hoặc chân công trình theo
yêu cầu của phòng kinh doanh.
-
Lưu trữ chứng từ khai báo hải quan, là cơ sở cho việc kiểm tra sau thông quan của hải
quan khi cần thiết.
-
Đảm bảo cho việc giao hàng diễn ra đúng thời gian, đúng tiến trình như đã ký kết với
khách hàng
-
Cung cấp thông tin về công nợ, thu chi cho bộ phận kế toán theo dõi về mặt tài chính,
quản lí lưu trữ hồ sơ ngiệp vụ: Đảm bảo đầy đủ thông tin về bất kỳ lô hàng nào.
Trang 23
Khóa luận tốt nghiệp
3.6 Tình hình hoạt động kinh doanh và thực trạng tài chính của các doanh nghiệp:
3.6.1 Tình hình doanh thu và tốc độ tăng trưởng từ năm 2011-2013
Bảng 1: Kết quả kinh doanh của công ty năm 2011 - 2013
ĐVT: Triệu đồng
Mức tăng/giảm (+/-) doanh thu
Năm
Doanh thu
Tuyệt đối
Tương đối
2011
119.792
-
-
2012
142.747
22.955
19,16%
2013
158.483
15.736
11,02%
(Nguồn : Phòng Kế Toán)
Hình 3. Biểu đồ theo dõi số liệu Doanh Thu qua các năm 2011 – 2013
160,000
140,000
120,000
100,000
80,000
60,000
Doanh thu
40,000
20,000
0
2011
2012
2013
Qua bảng số liệu ta thấy tình hình kinh doanh của công ty có sự tăng trưởng rõ rệt
trong giai đoạn từ năm 2011 – 2013, cụ thể như sau :
Năm 2011, doanh thu đạt 119.792 triệu đồng.
Năm 2012, doanh thu tăng 22.955 triệu đồng, tương đương tăng 19,16% so với
năm 2011.
Năm 2013, doanh thu đạt 158.483 triệu đồng, tăng 15.736 triệu đồng (tương
đương tăng 11,02%) so với năm 2012.
Như vậy có thể thấy rằng mặc dù giai đoạn 2011 – 2013 cuộc khủng hoảng kinh tế đã
lan rộng trên toàn cầu và ảnh hưởng xấu, kìm hãm sự phát triển của các quốc gia trong đó
có Việt Nam. Tuy nhiên, với kinh nghiệm nhiều năm trên thị trường cùng với mạng lưới
khách hàng đa dạng và đội ngũ nhân viên năng động, tâm huyết đã giúp công ty không
những duy trì được tình hình hoạt động kinh doanh mà còn giúp công ty có sự tăng
trưởng mạnh mẽ.
Trang 24
Khóa luận tốt nghiệp
3.6.2 Tình hình thực hiện chi phí, lợi nhuận
Bảng 2: Tổng hợp chi phí hoạt động
ĐVT: Triệu đồng
Năm 2011
Stt
Giá trị
1
2
3
Năm 2012
Năm 2013
Chỉ tiêu
Chi phí tài chính
(chênh lệch tỷ giá)
Chi phí bán hàng
Chi
phí
quản
doanh nghiệp
Chi phí hoạt động
lý
Tỷ trọng
Giá trị
Tỷ trọng
Giá trị
Tỷ trọng
4.554
15,54%
6.167
16,89%
4.845
12,78%
16.812
57,36%
19.678
53,90%
24.042
63,42%
7.946
27,11%
10.663
29,21%
9.025
23,81%
29.312 100,00%
36.508 100,00%
37.912 100,00%
Hình 4: Biểu đồ so sánh chi phí hoạt động từ năm 2011 – 2013
25,000
20,000
Chi phí tài chính
15,000
Chi phí bán hàng
10,000
Chi phí quản lý
doanh nghiệp
5,000
0
2011
2012
2013
Qua bảng tổng hợp chi phí hoạt động có thể thấy chi phí của công ty đang có xu
hướng tăng lên qua từng năm. Nguyên nhân chính là do chi phí bán hàng của công ty
tăng lên khá lớn và luôn chiếm tỷ trọng khoảng 54% - 64% chi phí hoạt động. Ngoài ra,
không thể không kể đến phần chi phí tài chính mà cụ thể hơn đó là chi phí do chênh lệch
tỷ giá ngoại tệ luôn ở mức khá cao (chiếm tỷ trọng khoảng 13% - 17% chi phí hoạt
động). Do công ty không có hoạt động xuất khẩu nên toàn bộ nguồn ngoại tệ để thanh
toán cho các lô hàng nhập khẩu đều phải mua của các ngân hàng trong khi tỷ giá ngoại tệ
thường xuyên không ổn định trong những năm qua.
Chi phí do chênh lệch tỷ giá đã ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của công ty. Trong
năm 2011, chi phí chênh lệch tỷ giá là 4.554 triệu đồng. Tuy nhiên công ty đã thoát lỗ do
được đối tác chiết khấu thương mại số tiền 4.551 triệu đồng vì đạt doanh số bán hàng.
Trang 25
