LCME SiteVisit Preparedness for Course Directors: Marc Zumberg American Society of Hematology Course Directors Breakfast December 2015

LCME SiteVisit Preparedness 
for Course Directors:
 
Marc Zumberg
American Society of Hematology 
 
Course Directors Breakfast
December 2015


Show of hands
• Who is currently involved in preparation for 
a LCME site visit?

• Who has been through a visit in the last 5 
years?



Overview


Timeline

 

DCI=data collection instrument


Timeline

Timeline


Timeline


Timeline


UF COM LCME Self­Study
• Goal: To identify the institution’s strengths, areas for 
improvement, and strategies to address any concerns
• 5 Areas with 128 accreditation standards
–
–
–
–
–

Institutional Setting
Educational Program
Medical Students (services and learning environment)
Faculty
Educational Resources

• Began March 2013 – Database draft completed Jan. 
2014 

AAMC GQ 2014  – scale 1 to 5

UFCOM

National

4.6

3.9

4.7

4.0

Satisfaction with: Career planning services

4.4

3.7

              Faculty mentoring

4.5

4.1

Programs that promote well being, effective 
stress management, balanced lifestyle  

4.3

3.9

               Academic counseling

4.5

3.9

               Personal counseling

4.6

4.0

               Financial aid services

4.5

4.1

Office of the Dean for Curriculum: 
            Responsiveness to student problems
Office of the Dean for Students: 
            Responsiveness to student problems


Challenges and Recommendations for Future Action 

1. Information Technology Functionality (e.g., Wi­Fi).

Action:  updating hardware and software with HSC and University IT 
Implement University supported Canvas CMS 2015­16.

2. Active Learning. variability in the quality of newer active learning methods 
­ inconsistency in course quality. 
Action:  Changes in courses ­ new course directors, faculty development Year 
1 course evaluations increased from 2012­13 to 2013­14: overall satisfaction 


4. Faculty “protected time” for education. 
Action:  Direct support to required clerkship directors, key course and discipline 
directors, and CLG facilitators.  Approximately $35M distributed to departments based 
on teaching effort.  SADEA when informed of concerns, works with faculty and  chairs 
to resolve issues.

5. Faculty and resident diversity.
Action:  Dean charged a Diversity Committee to develop recommendations to enhance 
the recruitment and retention . Success reviewed as part of annual evaluations of 
department chairs.


Functions and Structure 
Guidelines


12 Standards


Standards: example

TIPS for Site Visit
• Review self study materials and the following
– Medical Curriculum Overview: Central 
governance: Curriculum Committee  
/>edical­Education­Program1.pdf 
– Medical Education Program Policies and 
Procedures: 
/>olicies­and­Procedures­Handbook.pdf


– Florida Department of Education Code of Ethics 
& Principles of Professional Conduct for the 
Education Profession (page 26) ­ 

/>
– COM Strategic Plan: 

/>
– UFCOM Conflict of Interest Policy ­ 
/>
– UFCOM Statement on Diversity ­ https://com­

main.sites.medinfo.ufl.edu/files/2013/02/Statement_
on_Diversity.pdf


• Do you have enough administrative/staff support? 
Should be yes – if not let us know –  from Deans 
office and sometimes department (this varies)

• What type of work are the staff responsible for? 
Deans office staff help scheduling, uploading 
course material, formatting exams, exam scoring 
and analysis ?


Standards: example


Possible questions
• Who is the chief official responsible for the 
educational programs in the COM?  Dean Good
•

How is faculty teaching effort supported?                                                 A. 
Direct FTE support for course directors, CLG small group leaders and 
discipline coordinators –

•

B. Funds allocation model (eRVU system) with  approx. $35 M distributed to 
departments based on teaching effort  ­ model is formula driven – 3 eRVUs 
per contact hour in whole class, lab or small group – 10 eRVUs per student 
week in required clinical experiences, 5 eRVUs per student week in elective 
clinical experience, 4 eRVUs for student in research lab fulltime – model 
applies to all teaching in COM courses – model a modification of State 
University System Instructor Work Load (IWL)– modified with faculty input


Standards: example

• Give an example of unprofessional student 
behavior and what was done to correct it?  
1. Student was late and missing from required 
assignment – referred to ASC, required to write a 
reflective paper and assigned a mentor – 
depending on the severity and repetitive nature this 
may documented in the course/clerkship 
evaluation and MSPE 
2. Arrogance and condescending behavior of student  
to others – counseled and referred for 
psychological evaluation – mentor and reflective 
paper –  documented  in clerkship evaluation


• What happens if you have a lecturer who doesn’t 
perform well? They are usually counseled by course 
director for improvement and may be referred to a 
specific faculty development workshop for 
remediation– if poor performance persists the CD 
has authority to replace the faculty
• Do you have the authority to remove lecturers? 
YES
• Do you receive sufficient support for being a course 
director? YES – FTE from Deans office – 
departments get eRVUs for faculty teaching effort


• What is the procedure for students who have a 

concern about their grade? Review Grade 
grievance policy in Handbook, page 13: First 
course director, then grievance committee 

• If a student came to you and wants confidentiality 
about a sexual assault, what would you do? 
University policy –  tell student if informed you 
must report to the University per policy