Các quyết định cơ bản trong quản lý dự trữ liên hệ thực tế quản lý dự trữ tại các DNTM hiện nay

Đề tài thảo luận: Các quyết định cơ bản trong quản lý dự trữ. Liên hệ
thực tế quản lý dự trữ tại các DNTM hiện nay.

II. Liên hệ thực tế tại Công ty TNHH MTV thực phẩm và đầu tư
FOCOCEV
2.1. Giới thiệu về công ty
2.1.1 Quá trình hình thành
Trung tâm KD-XNK và dịch vụ tổng hợp Đà Nẵng thành lập vào ngày
18/10/1996 trên cơ sở hợp nhất các cửa hàng đã có từ trước thuộc công ty
TNHH MTV thực phẩm và đầu tư FOCOCEV miền Trung tại khu vực Đà
Nẵng.
Tên giao dịch đối ngoại: Foodstuff Company of Control Vietnam
Trụ sở chính: 93 Phan Châu Trinh-TP.Đà Nẵng
Tài khoản 004100000176 tại Ngân hàng Ngoại Thương Đà Nẵng
Điện thoại: 0511.382115- 3816703
Trung hiện có tài khoản tại các ngân hàng :
Ngân hàng Công Thương
Ngân hàng Ngoại Thương
Ngân hàng Hàng Hải
Trung tâm là đơn vị thuộc doanh nghiệp nhà nước, hoạt động thương mại
hàng hóa và dịch vụ tổng hợp, được phép kinh doanh Xuất Nhập khẩu
trực tiếp, là một bộ phận của công ty thực phẩm và đầu tư công nghệ miền
Trung. Có tư cách pháp nhân, có tài khoản riêng để giao dịch theo quy định
của nhà nước.
2.1.3. Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Bộ máy tổ chức của Trung tâm được xây dựng theo mô hình trực tuyến,
chức năng dựa trên yêu cầu gọn nhẹ và hiệu quả, phù hợp với đặc tính
kinh doanh của Trung tâm, phát huy được tinh thần sáng tạo của nhân
viên cũng như khả năng tham mưu của các phòng ban.
SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA TRUNG TÂM
Giám đốc

Phòng kinh doanh

phòng kế toán


Kho

Các cửa hàng

Tổ bán hàng

Ghi chú:
Quan hệ trực tuyến
Quan hệ chức năng
Quan hệ phối hợp
Nhận xét:
Trung Tâm xây dựng cơ cấu tổ chức theo chức năng, phù hợp với đặc
thù kinh doanh của mình. Với cơ cấu tổ chức này, các nhân viên có thể
phát huy được năng lực chuyên môn trong công việc, cho phép chia sẽ
kinh nghiệm giữa cấp trên và cấp dưới. Tránh được tình trạng lãng phí
nguồn lực đồng thời tiết kiệm chi phí bởi tính đơn giản, gọn nhẹ của cơ cấu
này.
Tuy nhiên, với cơ cấu tổ chức này sẽ làm giảm sự truyền thông trong
từng bộ phận phòng ban với nhau, có thể dẫn đến xung đột về thứ tự ưu tiên
giữa các bộ phận\

2.4. Phân tích đánh giá các hoạt động quản trị dự trữ
của Trung tâm KD-XNK và dịch vụ tổng hợp Đà Nẵng:
2.4.1. Các nhân tố ảnh hưởng đến quản trị dự trữ của trung tâm

a) Vốn kinh doanh:
Vốn được xem là một trong những yếu tố quan trong và tiên quyết trong vấn
đề kinh doanh của một doanh nghiệp. Đối với các doanh nghiệp thương mại
chuyên kinh doanh bán buôn các loại hàng hóa, mặt hàng tiêu dùng thì nguồn
vốn là thứ phản ánh quy mô của doanh nghiệp. Đối với Trung tâm KD- XNK
và dịch vụ tổng hợp Đà Nẵng thì nguồn vốn là điều giúp cho trung tâm hoạt
động ổn định công việc kinh doanh của mình; nhất là trong các vấn đề đặt
hàng, bổ sung hàng hóa trong kho phục vụ cho nhu cầu dự trữ diễn ra suôn sẻ,
không bị gián đoạn trong các thời điểm trong năm (dịp lễ tết, lễ hội...) hay do


cầu từ thị trường biến đổi một cách đột ngột.Dưới đây là bảng cơ cấu vốn của
Trung Tâm :
Khoản mục
Vốn lưu động
Vốn cố định
Tổng vốn KD

Năm 2009 Năm 2010
6.598.712
151.833
6.750.545

Năm 2011

8.960.973 14.716.854
115.017

498.907

9.075.990 15.215.761

b) Mối quan hệ với các nhà cung ứng:
Như đã biết trong mỗi quá trình Logistics và trong chuỗi cung ứng của mỗi
doanh nghiệp thì mối quan hệ với các nhà cung ứng rất là quan trọng. Mỗi
doanh nghiệp kinh doanh cần phải các nhiều nhà cung ứng nhằm phần bổ các
rủi ro là doanh nghiệp mình có thể gặp phải trong vấn đề mua hàng từ họ, và
cần phải có sự lựa chọn giữa các mặt hàng từ các nhà cung ứng như: mặt hàng
của doanh nghiệp nào được ưu chuộng hơn cả? Mặt hàng nào mang lại lợi
nhuận chủ đạo cho công ty của doanh nghiệp (quy tắc pareto)? Mặt hàng của
doanh nghiệp nào chất lượng tốt, giá cả phải chăng. Và đặc biệt cần xác định
được mức độ ảnh hưởng tới các nhà cung cấp. Có thể nói Trung tâm KDXNK và dịch vụ tổng hợp Đà Nẵng đã xây dựng rất tốt mối quan hệ nhà
cung ứng với các đối tác của mình
- Công ty dầu ăn thực vật Cái Lân: Dầu ăn Neptune, Symply, Meizan
- Công ty Tân Hưng Thịnh: Đồ hộp nhập khẩu
- Công ty sản xuất dịch vụ Tân Thịnh: Rượu liên doanh
c) Điều kiên tự nhiên và đặc điểm của hàng hóa
Có thể nói Đà Nẵng được coi là một trong những nơi được thiên nhiên ưu đãi
tại nước ta; đây là nơi có hai mùa khô và mùa mưa rõ rệt có thể nói rằng đây
không những là thành phố ít thiên tai, bão lũ mà ngược lại còn được thiên
nhiên ưu đãi với nhiều sản phẩm nổi tiếng về rượu không có các trình trạng
ẩm ướt, khô nóng...
Tuy nhiên ngoài rượu và các sản phẩm đồ đóng hộp thì tương ớt, dầu ăn lại là
sản phẩm chính của doanh nghiệp với thời hạn sử dụng tương đôi ngắn nên
Trung Tâm cũng cần lưu ý đến các vấn đề kho bãi bảo quản hàng hóa của
công ty.
d) Phương tiện vận tải và cơ sở hạ tầng kho bãi


Với quy mô kinh doanh không lớn, nguồn vốn còn hạn chế, dù có đầu tư để

nâng cấp, mở rông, cơ sở hạ tầng phục vụ cho công tác mua- bán- DT nhưng
Trung Tâm vẫn gặp không ít khó khăn. Phương tiện vận chuyển còn thiếu
(4xe ô tô, 5 xe ba gác), hệ thống kho bãi còn nhỏ, hiện Trung Tâm còn 2 kho
để DT hàng hóa (31- Nguyễn Thạch, 109- Trưng Nữ Vương). Để có thể đảm
bảo cho quá trình DT, bảo quản hàng hóa, giảm chi phí thuê kho bãi, Trung
Tâm đang có kế hoạch mở rộng kho bãi.
2.4.2 Thực trạng công tác QTDT hàng hóa tại Trung Tâm
(a) Công tác QTDT hàng hóa về mặt hiện vật tại trung tâm

Quy trình nhận hàng tại Trung Tâm
Từ danh mục các mặt hàng mà mình kinh doanh, và dựa trên các nhà cung
cấp lâu năm của trung tâm. Trung tâm phần nào bớt được chi phí tìm kiếm
nhà cung cấp, nhưng vẫn đảm bảo về số lượng cũng như chất lượng hàng hóa.
Dựa trên tình hình kinh doanh của kỳ trước, Trung Tâm lên kế hoạch để đặt
mua hàng và lượng hàng cần thiết đảm bảo cho việc kinh doanh trong kỳ.
Hiện nay Trung Tâm chủ yếu thực hiện hình thức mua hàng theo hợp đồng,
sau khi hai bên đã chấp nhận mọi yêu cầu, Trung Tâm sẽ lập đơn đặt hàng,
theo đó nhà cung ưng sẽ giao hàng cho Trung Tâm. Có hai hình thức tiếp
nhận hàng
-Tiếp nhận tại kho: Nhà cung ứng sẽ đưa hàng hóa đến tại kho của
Trung Tâm, nhân viên thuộc bộ phận sẽ có nhiệm vụ kiểm tra giấy tờ có liên
quan đến lô hàng, dỡ hàng ra khỏi phương tiện, kiểm tra hàng về mặt số lượng
cũng nhu chất lượng. Nếu khớp với đơn đặt hàng thì lập chứng từ nhập hàng
vào kho, giai đoạn cuối là lập biên bản nhập hàng
-Tiếp nhận tại cảng: áp dụng cho mặt hàng rượu nhập khẩu, hàng hóa
được giao tại cảng, mọi thủ tục tiếp nhận có sự giám sát của nhân viên hải
quan, sau đó hàng sẽ được đưa vào ô tô của Trung Tâm, sau khi kiểm tra, nếu
mọi thông tin đều khớp với tờ khai thì cho đưa hàng về kho.
Ngoài ra, Trung Tâm tiến hàng kiểm tra ngay lô hàng tại địa điểm
tiếp nhận với đại diện của hai bên, mọi trường hợp sai xót sẽ được xử lý

dựa trên thỏa thuận, thương lượng hoặc điều khoản ghi trên hợp đồng.

Quy trình bảo quản hàng hóa DT tại Trung Tâm
Bảo quản là một khâu quan trọng trong nội dung QTDT hàng hóa về mặt
hiện vật, vậy nên Trung Tâm rất chú trọng đến khâu này. Cụ thể, sắp tới
Trung Tâm sẽ mở rộng diện tích kho tại 95A Nguyễn Hữu Thọ phục vụ
cho việc lưu kho. Đối với từng mặt hàng, Trung Tâm sẽ có phương pháp


bảo quản khác nhau. Cụ thể:
- Phân bổ hàng hóa:
+ Sau khi tiếp nhận hàng hóa từ nhà cung ứng và đưa hàng về kho, nhân
viên kho chịu trách nhiệm bốc dở hàng khỏi phương tiện, phân bổ chúng
theo từng vị trí của từng mặt hàng.
+ Hàng hóa được chia làm hai kho (kho hàng thực phẩm, kho rượu)
- Chất xếp hàng hóa:
+ Kho của Trung Tâm là kho tĩnh, hàng hóa ở yên vị trí của mình trong
suốt thời gian lưu kho.
+ Đối với mặt hàng thực phẩm, việc chất xếp ở kho cũng như ở cửa hàng
là xếp chồng lên nhau, từ 5 – 8 thùng/chồng theo từng loại sản phẩm:
Dầu ăn Meizan, Symly, Neptune 1:1:1… Tránh sự biến dạng của sản
phẩm, dễ dàng trong việc kiểm tra, xuất hàng.
+ Đối với mặt hàng rượu các loại: được cất giữ trên các kệ, tủ, các thùng
hàng không xếp chồng lên nhau, tránh va chạm trong quá trình lưu kho.
Kho luôn được vệ sinh sạch sẽ, lắp đặt máy chống trộm, hút ẩm. Tránh
sự tiếp xúc trực tiếp với ánh nắng mặt trời trong quá trình lưu kho.

Quy trình xuất kho tại Trung Tâm
Mọi hoạt động xuất kho đều tuân thủ theo phương pháp F.I.F.O
Trường hợp xuất hàng nội bộ, Trung Tâm tiến hàng xuất hàng đến các cửa

hàng trực thuộc Trung Tâm sau khi nhận phiếu xuất kho, kiêm vận chuyển
nội bộ hợp lý.
Các trường hợp xuất hàng bán theo đơn đặt hàng của khách hàng, thì Trung
Tâm tiến hành theo quy trình sau:
kiểm tra tính hợp lệ của
đơn hàng

Kiểm tra hàng hóa
(số lượng, chất lượng)

Hoàn tất thủ tục xuất kho

Xuất kho theo đơn hàng

Lập chứng từ liên quan

Công tác báo cáo nhập xuất tồn tại Trung Tâm
Để đảm bảo cho công tác DT, xây dựng được định mức DT hợp lý, Trung
Tâm thường xuyên kiểm tra lượng hàng tồn trong kho thông qua thẻ kho,
hóa đơn bán hàng, phiếu nhập xuất kho, từ đó lên danh sách các mặt hàng


tồn để có biện pháp điều chỉnh kịp thời.
Kết thúc mỗi tháng, kế toán của Trung Tâm có nhiệm vụ báo cáo tình hình
nhập – xuất– tồn hàng hóa của từng mặt hàng, với sự hổ trợ của phần mền
tin học. Sau đó, kế toán tiến hành ghi sổ sách, đối chiếu và lập báo cáo
nhập– xuất– tồn trong thàng và tổng kết vào cuối kỳ kinh doanh.
Đối với các mặt hàng dầu ăn của công ty dầu thực vật Cái Lân, Trung
Tâm có báo cáo tuần hàng tồn kho của đại lý, từ đó có thể dễ dàng theo dõi
lượng hàng tồn của mặt hàng này, vì đây là mặt hàng kinh doanh trọng

điểm của Trung Tâm.
( b ) Các quyết định trong dữ trữ của trung tâm
Cũng như các doanh nghiệp thương mại khác, công tác QTDT về mặt kinh
tế tại Trung Tâm nhằm đảm bảo 2 mục tiêu chính:
- Mục tiêu an toàn: Có lượng hàng DT hợp lý, tránh sự gián đoạn.
- Mục tiêu tài chính: Giảm đến mức thấp nhất có thể các chi phí liên
quan đến hoạt động DT.
Với đặc thù sản phẩm kinh doanh, mang tính thời vụ, dễ biến động
trong các ngày lễ, tết, sự kiện…nên Trung Tâm tiến hành DT thường
xuyên (Dtx) để có đủ hàng cung ứng kịp thời, không bị gián đoạn. Để đảm
bảo mục tiêu an toàn, Trung Tâm tiến hành xây dựng định mức hàng DT
thường xuyên, cụ thể:
- Xác định lượng hàng DT tối thiểu, đảm bảo quá trình bán ra không bị
gián đoạn.
- Xây dựng lượng hàng DT dựa trên các nhân tố ảnh hưởng
Dtx = P * t
+ Dtx: mức DT thường xuyên tình theo đơn vị hiện vật.
+ P: mức tiêu thụ bình quân ngày đêm.
P = N (năm)/360 = N(quý)/90 = N(tháng)/30
+ t: chu kỳ cung ứng hàng hóa theo kế hoạch tính theo ngày.
Cùng với việc xây dựng lượng hàng DT, Trung Tâm áp dụng phương pháp
ABC để xác định tỷ trọng hàng DT hợp lý, từ phương pháp này Trung Tâm
nhận thấy rằng:

Mặt hàng dầu ăn chiếm tỷ trọng 85% tổng doanh số bán
ra, song lượng hàng DT mặt hàng này phải là thấp nhất, nhằm
giảm chi phí lưu kho, DT. Ngoài ra, do mặt hàng này có thời
gian sử dụng hạn chế, nguồn cung ứng ổn định.

Mặt hàng rượu các loại, chiếm 10% trong tổng doanh

số, với đặc thù sản phẩm có giá trị lớn, chi phí cho mỗi lần
đặt hàng cao, nên cần DT với số lượng tương đối lớn, mặc
khác, thời gian sử dụng dài, ít bị hư hỏng về chất lượng. Tuy
nhiên, Trung Tâm tiến hành kiểm tra thường xuyên tình trạng
lưu kho mặt hàng này, tránh đến mức thấp sự va chạm, đổ
vỡ…

Đối với mặt hàng thực phẩm khác, chiếm tỷ trọng
nhỏ trong tổng doanh số bán ra, giá trị mua vào không lớn,
song đây là mặt hàng thiết yếu, việc bán ra diễn ra thường
xuyên, nên cần DT với số lượng lớn hơn.
Từ tỉ trọng các mặt hàng mà Trung Tâm đã kinh doanh trên đây ta có
những quyết định về vấn đề dự trữ tại doanh nghiệp

Quyết định về mô hình kiểm tra dự trữ:
Dựa theo tỉ trọng các loại hàng hóa mà doanh nghiệp đang kinh
doanh, Trung Tam đưa ra mô hình kiểm tra theo 3 mặt hàng:

Mặt hàng dầu ăn chiếm tỉ trọng doanh số tới 85% và các
mặt hàng thực phẩm thiết yếu khác lợi nhuận đem lại chỉ ở
mức độ trung bình và dự trữ kho chỉ cho phép ở mức ít( trung
tâm cũng chỉ có khả năng lưu trữ kho 2 kho) thường được
Trung Tâm kiểm tra dự trữ theo mô hình kiểm tra định kì thông
thường và mô hình Hệ thống 2 mức dự trữ. Trong đó trong mô
hình 2 mức dự trữ (hệ thống min- Max) thì việc kiểm tra sẽ
phụ thuộc vào lượng dự trữ là lớn nhất hay là cao nhất với mặt
hàng dầu ăn vì dầu ăn là loại sản phẩm có chu kì biến động về
cầu


Còn 10% còn lại về sản phẩm rượu thường áp dụng mô
hình kiểm tra thường xuyên dự trữ.

Quyết định về quy mô lô hàng nhập:
Đánh giá theo tính chất các mặt hàng, về tính chất hàng hóa, mức độ
phổ biến và tiêu thụ; một số mặt hàng với tính chất bảo quản thời gian lâu
dài như rượu thì có hia quyết định chính trong quy mô lô hàng nhập là:
nhập theo từng lần và quy mô lô hàng tái cung ứng.Ví dụ như đối với mặt
hàng dầu ăn và thực phẩm đồ hộp nhu cầu người tiêu dùng là ổn định lượng
tồn kho hạn chế nên có thể áp dụng quy mô lô hàng tái cung ứng ngay khi
mà dự trữ giảm tới mức thấp nhất.
Hiện nay, Trung Tâm áp dụng phương pháp xuất hết các lô, lô hàng nào
nhập trước thì xuất trước (F.I.F.O). Phương pháp này phù hợp với đặc thù


sản phẩm kinh doanh có thời gian sử dụng hạn chế của hàng thực phẩm, dễ
hàng kiểm tra số lượng lô hàng còn lại, việc định giá sản phẩm khi xuất kho
là phù hợp.
QTDT hàng hóa về mặt kinh tế tại Trung Tâm với mục tiêu tài chính là
đảm bảo sao cho giảm thiểu đến mức tối đa các chi phí liên quan, để
Trung Tâm có thể chủ động trong việc lưu chuyển vốn, gia tăng lợi nhuận.
Do đó, Trung Tâm có những biện pháp để quản lý các loại chi phí liên quan
này. Một số chi phí có ảnh hưởng gồm:

Chi phí sản phẩm mua (Fm)
Đây là loại chi phí chiếm tỷ trọng không nhỏ trong tổng chi phí DT,
Trung Tâm kiểm soát chặt chẽ chi phí này, bao gồm chi phí mua hàng, chi
phí nhập kho, lưu kho, kiểm tra hàng hóa, ký kết hợp đồng...Các chi phí
này được xem là những khoản không đổi, hoặc có sự biến động rất ít,

nguyên nhân là do Trung Tâm tạo dựng được mối quan hệ khá bền vững
và uy tín với các nhà cung ứng. Điều này thể hiện rõ qua kết quả mua
hàng của Trung Tâm những năm gần đây.

Kết quả mua vào mặt hàng dầu ăn
ĐVT:1000
đồng

Chỉ tiêu

Năm 2009

Năm 2010

Năm 2011

Neptune 1:1:1

38.301.337 51.598.344 79.523.242

Cái Lân

19.411.873 33.307.200 35.564.489

Meizan

29.463.278 38.244.762 58.627.595

Simply

4.684.098

6.690.362 14.248.513



Chi phí kho bãi (Fk)
Để giảm thiểu được chi phí này, Trung Tâm có biện pháp để tận dụng
tối đa không gian kho bãi: bố trí hàng hợp lý, sắp xếp gọn gàng…phù hợp
với đặc điểm của từng loại hàng kinh doanh. Chi phí này chỉ phát sinh
khi Trung Tâm quyết định mở rộng diện tích, quy mô kho, hoặc đầu tư
công nghệ, máy móc cải tiến hệ thống kho. Tuy nhiên, chi phí này được
Trung Tâm khấu hao hợp lý qua các năm hoạt động kinh doanh.
Ngoài ra, Trung Tâm còn chú trọng quản lý một sô các loại chi phí khác,
để đảm bảo bài toán tổng chi phí có hiệu quả: Chi phí vận chuyển, chi phí
quản lý, chi phí di gián đoạn…
2.5. Kết luận chung về thực trạng QTDT hàng hóa tại Trung Tâm
2.5.1. Những thành công trong công tác QTDT hàng hóa tại Trung Tâm
Với thực trạng công tác QTDT tại Trung Tâm, dễ dàng nhận thấy
những thành công mà Trung Tâm đạt được trong công tác này về mặt hiện
vật, kế toán và kinh tế.
Quy trình tiếp nhận hàng ở Trung Tâm diễn ra một cách trình tự, có
logic, phù hợp với lý thuyết. Song, dựa trên mối quan hệ mua hàng lâu
năm, uy tín của Trung Tâm với các nhà cung ứng, nên quy trình này diễn
ra nhanh chóng hơn, ít xảy ra mâu thuẫn, giúp Trung Tâm có được một
nguồn hàng ổn đình, đảm bảo cho công tác mua hàng và DT.
Việc bảo quản ở Trung Tâm được tiến hành cẩn thận, đảm bảo các yêu
cầu trong bảo quản “dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra”. Nhằm đáp ứng được nhu
cầu DT, Trung Tâm đã đầu tư mở rộng kho bãi, mua trang thiết bị phục vụ
nghiệp vụ kho. Có phương pháp phân bổ, chất xếp hàng hóa lưu kho hợp

lý với đặc thù của từng mặt hàng, tạo điều kiện thuận lơi cho việc xuất
kho.
Tổng chi phí đầu tư hệ thống kho bãi
ĐVT: 1000 đồng

Chỉ tiêu

Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011

Trang thiết bị

11.587

4.712

9.225

Nhà xưởng – kho

240.658

258.157

347.650


Công tác báo cáo nhập xuất tồn diễn ra khá đơn giản nhờ sự hổ trợ
của hệ thống tin học, với việc chú trọng xây dựng định mức hàng DT,
Trung Tâm phần nào đảm bảo được lượng hàng bán ra, cũng như dễ dàng
kiểm soát lượng hàng tồn.

Báo cáo nhập – xuất – tồn mặc hàng dầu ăn năm 2011
ĐVT:1000 đồng

Chỉ tiêu
Neptune
Cái lân
Meizan
Simply

Tồn ĐK

Nhập
mua khác

Xuất
Nhập mua bán khác Xuất bán

Tồn CK

79.523.242

79.484.58
271.460 7

2.532.974

35.564.489

34.666.21
59.781 6

1.311.670

3.185.933

56.596.70
1.556.999 58.627.595 1.343.864 7

5.429.956

478.268

13.351.77
598.627 5

1.414.811

2.696.713
425.389

69.067
47.789

638.432 14.248.513

Qua đó ta nhận thấy rằng, xét riêng mặt hàng dầu ăn, trong năm
2011, Trung Tâm đã có kế hoạch mua và DT hàng hợp lý, kịp thời cho
hoạt động bán ra, không gây tình trạng thiếu hụt hàng. Điều này giúp
cho Trung Tâm khẳng định được sự uy tín của mình với các khách hàng
trung thành, cũng như nâng cao được hình ảnh trong tâm trí những khách

hàng mới trên địa bàn Đà Nẵng cũng như các thị trường lân cận.
Bảng báo cáo nhập xuất tồn cho thấy, Trung Tâm không tồn
đọng hàng trong năng 2011 đối với mặt hàng dầu ăn, mặt hàng kinh
doanh chủ lực. Điều này thể hiện sự kinh doanh khá hợp lý và có hiệu
quả của Trung Tâm, tránh được tình trang ứ đọng vốn hoặc khả năng
tăng nợ, đây là một thành công đáng ghi nhận đối với một doanh nghiệp
thương mại trong năm qua.
2.5.2. Những hạn chế trong công tác QTDT hàng hóa tại Trung Tâm
Mặc dù rất chú trọng đến công tác QTDT hàng hóa, tuy nhiên
Trung Tâm vẫn còn một số hạn chế, khó khăn nhất định cần phải khắc
phục, để có thể hoàn thiện công tác này, kinh doanh hiệu quả hơn.
- Nguồn vốn còn ít, ít chủ động trong việc đặt hàng thời gian cao


điểm, mất không ít cơ hội kinh doanh.
- Khả năng dự báo nhu cầu tiêu dùng của nhà quản lý còn thiếu tính
chính xác, dẫn đến việc xây dựng định mức hàng DT không chính xác,
ảnh hưởng đến công tác bán ra.
- Phương tiện vận chuyển còn ít, làm tăng chi phí thuê ngoài khi gặp
những lô hàng số lượng lớn.
- Đặc thù sản phẩm kinh doanh có thời gian sử dụng ngắn ngày, cùng
với ảnh hưởng của điều kiện tự nhiên, dù là yếu tố khách quan, nhưng có
ảnh hưởng rất lớn trong công tác bảo quản, lưu kho.
- Công tác quản lý hàng DT về mặt giá trị gặp không ít khó khăn, do sự biến
động giá cả thị trường, kinh doanh nhiều mặt hàng do đó giá mua vào khác
nhau, việc định giá trước khi xuất kho phải có sự cân nhắc kỹ lưỡng.
- Trong năm 2011, mặc dù đạt hiệu quả trong hoạt động kinh doanh hoàn
thành mục tiêu đề ra, song vì quá chú trọng mặt hàng chủ lực là dầu ăn,
nên Trung Tâm đã bỏ lỡ không ít cơ hội cho các mặt hàng khác: gạo, đồ
hộp, đường…

III. Một số đề suất về công tác quản trị dự trữ của Trung Tâm
QTDT về mặt kinh tế tại bất kỳ một doanh nghiệp thương mại nào
điều đảm bảo hai mục tiêu:
- Mục tiêu an toàn
- Mục tiêu tài chính
Về mặt kinh tế, DT cần phải đảm bảo đủ số lượng hàng hóa, không
gây gián đoạn trong qua trình kinh doanh, nhưng phải giảm đến mức tối
thiểu các chi phí liên quan nhằm thực hiện mục tiêu lợi nhuận. Do đó,
Trung Tâm phải xác định được lượng hàng DT hợp lý, mặt hàng nào cần
DT, DT với số lượng bao nhiêu. Mối liên hệ giữa QTDT và các công tác
Quản trị tác nghiệp khác (mua hàng, bán hàng…) để thực hiện bài toán tổng
chi phí. Trên cơ sở các yêu cầu đó, một số giải pháp sau có thể giúp Trung
Tâm trong công tác QTDT hàng hóa về mặt kinh tế
3.1. Dự báo nhu cầu tiêu thụ hàng hóa của khách hàng
Để giúp cho công tác tiêu thụ hàng hóa có hiệu quả, Trung Tâm cần
đo lường nhu cầu hiện tại của thị trường, để biết được dung lượng thị
trường, những thuận lợi, khó khăn để từ đó có chính sách, biện pháp,
chiến lược thích ứng kịp thời nhằm nắm bắt cơ hội kinh doanh, đẩy mạnh
doanh số bán ra, biết được nên DT mặt hàng nào, với số lượng bao nhiêu là
hợp lý.
Các mặt hàng kinh doanh tại Trung Tâm tương đối đa dạng, tuy


nhiên, việc đo lường, dự báo nhu cầu áp dụng chủ yếu cho các mặt hàng
chủ lực: trước tiên là dầu ăn, sau đó đến mặt hàng rượu các loại
Có rất nhiều phương pháp để dự báo nhu cầu tiêu thụ, trong đó Trung
Tâm có thể sử dụng phương pháp san bằng số mũ giản đơn. Đây là phương
pháp dễ sử dụng, chỉ cần ít số liệu trong quá khứ.
Ft = α * Dt-1 + ( 1- α) * Ft-1
0.1 ≤ α ≤ 1

Ft : Dự báo nhu cầu cho thời kỳ t
Dt-1 : Nhu cầu thực tế của thời kỳ ngay trước đó
Ft -1 : Dự báo của thời kỳ ngay trước đó
α : Hệ số san bằng mũ
Trên thực tế, dự báo mới chính bằng dự báo cũ cộng với khoản chênh
lệch giữa nhu cầu thực tế và dự báo của giai đoạn đã qua, có điều chỉnh cho
phù hợp.
Vì mô hình này rất đơn giản nên được sử dụng khá rộng rãi trong
các doanh nghiệp, tuy nhiên, việc chọn hệ số san bằng mũ α sao cho thích
hợp cũng như để đánh giá mức độ chính xác của dự báo, ta so sánh giữa
kết quả dự báo và nhu cầu thực tế trong kỳ. Sai số của dự báo được tính
như sau:
Sai số dự báo (AD) = Nhu cầu thực tế (Dt) – Dự báo (Ft)
Để đánh giá mức sai lệch tổng thể của dự báo người ta còn dùng độ
lệch tuyệt đối trung bình MAD
n

MAD=∑
i=1

Di
Fi

MAD càng nhỏ thì trị số α càng hợp lý, vì nó cho biết kết quả dự báo
càng ít sai.
3.2. Xây dựng kế hoạch DT phù hợp cho từng mặt hàng
Trung Tâm nên tiến hành DT thường xuyên với các mặt hàng thực
phẩm, với mức DT an toàn thích hợp.
Mức DT an toàn được xác định bởi công thức sau:
Mức DT an toàn = Điểm tái đặt hàng ở khả năng tối đa - điểm tái đặt hàng ở

khả năng bình thường
Thời giá chờ đợi: Là số ngày tính từ ngày đặt hàng đến ngày nhận hàng.
Với thời gian chờ đợi bình thường là 13 ngày, thời gian chờ đợi tối đa là 20
ngày.
Mô hình DT thường xuyên với mức DT an toàn đã được xác định


có nhiều ưu điểm cho Trung Tâm:
- Luôn có sẵn lượng hàng hóa đảm bảo đáp ứng nhu cầu. Thường sử
dụng đối với hàng hóa có qui mô nhu cầu lớn, tương đối ổn định về
nguồn hàng.
- Có lượng hàng hóa đủ để cung cấp cho khách hàng trong thời gian chờ
hàng.
- Giảm được lượng hàng hóa tồn kho ở mức thấp nhất, mà vẫn đảm
bảo quá trình bán diễn ra thuận lợi.
- Giảm được chi phí lưu kho, chi phí hao hụt và một số chi phí liên
quan đến tổng chi phí DT.
Ngoài ra, để giảm thiểu được các khoản chi phí liên quan đến DT,
Trung Tâm cần đảm bảo được một cơ cấu tỷ lệ chi phí như sau:
- Chi phí vốn: là chi phí bằng tiền, do đầu tư vốn cho DT và thuộc vào
chi phí cơ hội. Chi phí vốn phụ thuộc vào giá trị trung bình, thời
gian hạch toán và suất thu hồi vốn đầu tư. Thông thường, trên thị
trường tiền tệ, tỷ lệ chi phí vốn được tính theo lãi suất tiền vay ngân
hàng. Tỷ lệ chi phí vốn trung bình là 15%, dao động từ 8% - 40%.
- Chi phí công nghệ kho: thường gọi là chi phí bảo quản sản phẩm DT
kho. Trung bình, chi phí này là 2%, dao động 0 – 4%.
- Hao mòn vô hình: Giá trị sản phẩm DT giảm xuống do không phù
hợp với thị trường. Thể hiện chi phí này là % giảm giá bán. Chi phí
này trung bình là 1.2%, dao động từ 0.5 – 2%.
- Chi phí bảo hiểm: Là chi phí đề phòng rủi ro theo thời gian. Chi phí

bảo hiểm tùy thuộc vào giá trị sản phẩm và tình trạng cơ sở vật chất
kỹ thuật. Chi phí này trung bình 0.05%, dao động từ 0 – 2%.
3.3. Mối quan hệ với nhà cung cấp
Công ty cần lựa chọn các đơn vị sản xuất cung ứng hàng hóa có uy tín,
tạo lập mối quan hệ làm ăn bền vững, lâu dài với họ để khi cần thực hiện
một hợp đồng nào đó, công ty có thể mua hay huy động được số lượng hàng
theo đúng yêu cầu trong khoảng thời gian ngắn nhất sau khi kí hợp đồng.
Ngoài ra công ty nên chủ động hơn trong việc tìm nguồn cung cấp và
tìm nguồn tiêu thụ, mặt khác có thể tổ chức tốt hơn trong công tác vận
chuyển và tiêu thụ hàng hóa nhằm tăng vòng quay dự trữ và số lượng hàng
tồn kho. Chẳng hạn khi mua hàng trung tâm có thời gian để tham khảo toàn
diện giá cả cũng như điều kiện mua hàng từ nhiều nhà cung cấp khác nhau
để lựa chọn được nhà cung cấp nhiều ưu đãi nhất, đồng thời giảm thiểu rủi
ro.


Xây dựng mối quan hệ tốt với các bên liên quan, như ngân hàng, các tổ
chức tín dụng hay các cơ sở logistics khác.