Hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Sơn Linh

Chuyên đề thực tập chuyên ngành

LỜI MỞ ĐẦU
Hiện nay, mục tiêu của tất cả mọi doanh nghiệp là tối đa hóa lợi nhuận,
muốn vậy các doanh nghiệp phải tìm cách tăng doanh thu hoặc giảm chi phí,
trong đó tăng doanh thu là biện pháp mọi doanh nghiệp luôn mong muốn.
Làm thế nào để bán hàng được nhiều nhất, tránh ứ đọng vốn lâu ngày, đảm
bảo khả năng thanh toán, thu lợi nhuận cao... luôn là mục tiêu và điều kiện tồn
tại của mọi doanh nghiệp thương mại. Do vậy, khâu tiêu thụ được xem là
khâu chủ yếu nhất, cơ bản nhất, quyết định đến sự tồn tại và phát triển của
mỗi doanh nghiệp.
Trong chuỗi hoạt động của doanh nghiệp thì bán hàng là khâu cuối
cùng, là cơ sở để tính toán lãi lỗ, do vậy việc xác định kết quả bán hàng giúp
các nhà quản trị doanh nghiệp biết được tình hình hoạt động của doanh
nghiệp mình để từ đó đưa ra quyết định tiếp tục hay chuyển hướng kinh
doanh. Để có thể tăng được doanh thu và quản lí doanh thu một cách chặt chẽ
và hiệu quả, thì kế toán bán hàng đóng vai trò vô cùng quan trọng. Thông qua
chức năng ghi nhận xử lí thông tin, kế toán bán hàng sẽ cung cấp được cho
nhà quản lí tình hình tiêu thụ của các loại mặt hàng, do vậy vai trò của kế toán
bán hàng trong doanh nghiệp là vô cùng quan trọng.
Nhận thức được vai trò, tầm quan trọng của công tác kế toán tiêu thụ
hàng hóa đối với các doanh nghiệp thương mại, cùng với những kiến thức em
đã học ở trường và qua thời gian thực tập tại Công ty TNHH Thương mại và
Dịch vụ Sơn Linh em đã quyết định lựa chọn đề tài :“ Hoàn thiện kế toán
bán hàng tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Sơn Linh” làm
chuyên đề thực tập cho mình.

Kết cấu chuyên đề bao gồm 3 phần:

SVTH: Trần Thị Nhung

1

Lớp: Kế toán 48A


Chuyên đề thực tập chuyên ngành

Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lí hoạt động bán hàng của
Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Sơn Linh
Chương 2: Thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Thương
mại và Dịch vụ Sơn Linh
Chương 3: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng
tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Sơn Linh
Để thực hiện được chuyên đề này em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ
nhiệt tình của TS Nguyễn Hữu Ánh – P.Trưởng khoa kế toán Trường Đại học
Kinh tế quốc dân cùng các cô chú trong phòng kế toán Công ty TNHH
Thương mại và Dịch vụ Sơn Linh.
Hà Nội ngày 10 tháng 5 năm 2010
Sinh viên
Trần Thị Nhung

CHƯƠNG 1:
SVTH: Trần Thị Nhung

2

Lớp: Kế toán 48A


Chuyên đề thực tập chuyên ngành

ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN
HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH
VỤ SƠN LINH
1.1. Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công Ty TNHH Thương mại
và Dịch vụ Sơn Linh
1.1.1. Danh mục hàng bán của Công ty
Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Sơn Linh là công ty chuyên
nhập khẩu, mua bán, phân phối Dược phẩm bao gồm các sản phẩm Đông
dược, tân dược, hóa mỹ phẩm, nguyên liệu hóa dược, thuốc phụ gia thực
phẩm, thực phẩm chức năng...Với mong muốn đóng góp một phần nhỏ bé vào
công cuộc chăm sóc và bảo vệ sức khỏe của nhân dân, Công ty TNHH
Thương mại và Dịch vụ Sơn Linh luôn mang đến các sản phẩm chất lượng, có
giá trị chữa bệnh và phục hồi sức khỏe tốt nhất tới tay người tiêu dùng với giá
cả hợp lí nhất.
Mặt hàng kinh doanh của công ty rất phong phú và đa dạng. Chất lượng
sản phẩm đảm bảo khá tốt qua sự phản ánh của bác sĩ, dược sĩ, người dùng
khi kiểm nghiệm chất lượng sản phẩm.
Các sản phẩm của công ty kinh doanh hiện tại đều là sản phẩm chất
lượng cao của các công ty có đã xây dựng được thương hiệu tốt tại thị trường
trong nước và các tập đoàn nổi tiếng tại Trung Quốc, điều đó đã tạo được
niềm tin của người tiêu dùng đối với các sản phẩm của công ty, thông qua đó
tạo được thế mạnh riêng của công ty.
Tất cả các mặt hàng của công ty đều có nguồn gốc xuất xứ rõ ràng,
được đảm bảo kiểm tra về chất lượng. Các mặt hàng thuốc đều được đăng kí
tại Bộ Y tế.
Danh mục các loại hàng hóa chính của công ty:
SVTH: Trần Thị Nhung

3

Lớp: Kế toán 48A


Chuyên đề thực tập chuyên ngành

Nguồn hàng chủ lực kinh doanh của Công ty trong giai đoạn hiện tại là
các sản phẩm chủ đạo của các tập đoàn Bách Hội, Tam Tinh, tập đoàn
Hongkong của Trung Quốc. Các sản phẩm được bào chế từ các phương thuốc
cổ truyền của dân tộc Trung Hoa với công nghệ báo chế hiện đại của các tập
đoàn nổi tiếng, đảm bảo tiêu chuẩn GMP của Tổ chức y tế Thế giới. Các sản
phẩm đã được khẳng định chất lượng trên Thị trường trong nước và Quốc tế.
-Vị hữu bách linh: Đây là sản phẩm của tập đoàn Dược Bách hội. Vị
hữu bách linh là thuốc điều trị viêm loét dạ dày – tá tràng, là sản phẩm bán
chạy hàng đầu Trung Quốc đã lưu hành trên thị trường 27 năm. Sản phẩm với
thành phần chính là Vitamin U, được bào chế theo dạng viên với kết cấu 2 lớp
đặc thù, là sản phẩm điều trị chứng đau do co bóp tràng vị, đau dạ dày, nóng
ruột, ợ chua do tăng tiết dịch vị, viêm dạ dày mãn tính.
- Thiên Bảo Nữ: Đây là sản phẩm của tập đoàn dược Tam Tinh
( Harbin), hiện nay sản phẩm có mặt tại rất nhiều nước trên thế giới. Sản
phầm này dành cho phụ nữ, có tác dụng ích âm bổ huyết, điều hòa nội tiết,
chống lão hóa, dưỡng tóc, đẹp da...Sản phẩm được bào chế từ những nguyên
liệu quí hiếm như Nhân sâm, Dương quy, ngài tằm và các thảo dược thiên
nhiên.
- Nhân Sâm Sữa Ong Chúa: Sản phẩm của tập đoàn dược Tam Tinh,
được tinh chế từ nhân sâm và sữa ong chúa. Có tác dụng Bổ não, điều tiết
thần kinh, nâng cao thể lực, tăng miễn dịch cho cơ thể, là liệu pháp tốt điều trị
chứng ăn không ngon, mất ngủ, thần kinh suy nhược, hấp thụ kém. Sản phẩm
này hiệu quả tốt trong điều trị bệnh thiếu máu, viêm gan, phục hồi thể lực và
bổ trợ tinh thần cho những người thể lực yếu, sau khi sinh hoặc sau khi chữa

bệnh.
Bên cạnh các sản phẩm nhập khẩu làm nguồn hàng kinh doanh chủ lực
đó, các mặt hàng kinh doanh khác như là: Ceftriaxone, Heparin,
Ceftazidime...
SVTH: Trần Thị Nhung

4

Lớp: Kế toán 48A


Chuyên đề thực tập chuyên ngành

Nguồn hàng kinh doanh trong nước bao gồm các hàng của các hãng
dược phẩm nổi tiếng, bao gồm: các loại Vitamin, Đại tràng hoàn, Cảm cúm ho
YBA, chè thanh nhiệt, Fe.Folic....
1.1.2. Thị trường
Công ty luôn đặt hoài bão cùng cộng đồng y dược Việt Nam xây dựng
một ngành dược Việt Nam không thua kém các nước khác, có khả năng cung
ứng dược phẩm có chất lượng quốc tế và giá cả thích hợp tới người dân Việt
Nam. Thị trường tiêu thụ của công ty rất rộng, gần như trải khắp toàn quốc,
trong đó tập trung vào các bệnh viện lớn đầu ngành. Công ty xây dựng mạng
lưới phân phối bao phủ khắp 3 miền. Công ty có 1 trụ sở chính tại Hà Nội, 1
chi nhánh tại Đà Nẵng và 1 chi nhánh tại TP Hồ Chí Minh với hệ thống đại lí
có mặt tại tất cả các tỉnh trong cả nước.
Với nhiều năm kinh nghiệm phân phối thuốc tại Việt Nam, hệ thống
kho thuốc và đại lí thuốc ngày càng phát triển mạnh mẽ với mục đích gia tăng
độ bao phủ tới các nhà thuốc, cơ sở y tế, các công ty Dược trên toàn quốc,
giảm thiểu khâu phân phối trung gian, giảm giá thành sản phẩm tới tay người
sử dụng. Công ty có đội ngũ các trình dược viên và các quản lí chuyên trách

theo từng khu vực : nhà thuốc, bệnh viện, đội ngũ làm thầu và quản lí sản
phẩm. Công ty thường xuyên có các buổi hội thảo giới thiệu thuốc tới các
bệnh viện và các nhà thuốc. Hàng năm công ty phân phối thuốc cho khoảng
hơn 50 bệnh viện, phân phối trực tiếp tới hơn 1000 nhà thuốc và các công ty
Dược khác.
Công ty có hệ thống phân phối là các đại lí uy tín, đã xây dựng
thương hiệu của mình tại khu vực tỉnh. Đội ngũ nhân viên được đào tạo về
sản phẩm khá tốt, có khả năng thuyết phục bán hàng và truyền đạt kiến
thức về sản phẩm cho nhân viên bán hàng tại các nhà thuốc tư.
Khách hàng chính có thể phân loại thành các loại chính như sau:
 Các công ty Dược
SVTH: Trần Thị Nhung

5

Lớp: Kế toán 48A


Chuyên đề thực tập chuyên ngành

- Công ty CP Dược phẩm Haphaco
- Công ty Dược Hà Bắc
- Công ty Dược phẩm Bắc Ninh
- Công ty TNHH Dược phẩm Thanh Cầu
- Công ty Dược phẩm Hạ Long
- Công ty TNHH Dược phẩm Hạ Vũ
- Trung tâm Dược phẩm Thành phố Thái bình
- Công ty TNHH Dược phẩm Bạch Đằng
- Công ty TNHH dược phẩm Hương Linh...
 Các bệnh viện

- Nhà thuốc Bệnh viện đa khoa tỉnh Bắc Giang
- Nhà thuốc Bệnh viện đa khoa Hà Nam
- Nhà thuốc Bệnh viện Thanh Nhàn
- Nhà thuốc Bệnh viện Bắc Thăng long
- Nhà thuốc Bệnh viện Nhi trung ương
- Nhà thuốc Bệnh viện Hữu Nghị...
 Các nhà thuốc, các phòng khám tư nhân
 Các khách hàng lẻ thuộc các tầng lớp dân cư.
1.1.3. Phương thức bán hàng
Dựa trên đặc điểm tổ chức quản lí hoạt động kinh doanh của công ty
cũng như đặc tính của sản phẩm Công ty đã lựa chọn các hình thức bán hàng
sau:

SVTH: Trần Thị Nhung

6

Lớp: Kế toán 48A


Chuyên đề thực tập chuyên ngành

 Bán buôn
Đây là phương thức chiếm tỷ trọng lớn trong quá trình tiêu thụ của
công ty. Bán buôn thường được thực hiện đối với các công ty kinh doanh
dược phẩm khác. Sau khi kí hợp đồng, tùy theo các điều kiện thời gian giao
hàng, khối lượng hàng hóa trong hợp đồng, kế toán lập hóa đơn GTGT, đồng
thời lập phiếu xuất kho. Nhân viên bán hàng cầm hóa đơn GTGT và phiếu
xuất kho do phòng kế toán lập đến kho nhận đủ hàng và mang hàng giao cho
khách hàng. Hàng hóa được coi là đã tiêu thụ khi người mua đã nhận và kí

xác nhận trên hóa đơn.
Theo phương thức này sản phẩm được tiêu thụ nhanh vì sản lượng hàng
hóa bán ra lớn, vốn được quay vòng nhanh, tránh được tồn đọng hàng hóa
trong kho, đồng thời giúp công ty mở rộng thị trường tiêu thụ.
Bán buôn được thực hiện theo các hình thức:
- Bán buôn theo phương thức giao hàng trực tiếp : Theo hợp đồng kí kết
với khách hàng, bên khách hàng sẽ cử nhân viên đến tận kho của doanh
nghiệp để nhận hàng. Hàng hóa được coi là tiêu thụ khi người nhận hàng ký
nhận vào hóa đơn bán hàng.
- Bán buôn theo hình thức vận chuyển hàng : Theo hình thức này, theo
các điều khoản trong hợp đồng đã kí kết với khách hàng, công ty xuất hàng
hóa, dùng phương tiện vận tải của mình hoặc giao cho nhân viên giao hàng
(với số lượng hàng ít) chuyển đến kho của bên mua theo địa điểm được qui
định trong hợp đồng. Tại thời điểm này hàng hóa đã xuất nhưng chưa được
xác định là tiêu thụ và chưa ghi nhận doanh thu. Khi nhận lại hóa đơn có kí
nhận của khách hàng hoặc nhận được giấy báo của bên khách hàng là đã nhận
được hàng và chấp nhận thanh toán thì kế toán ghi nhận doanh thu.

SVTH: Trần Thị Nhung

7

Lớp: Kế toán 48A


Chuyên đề thực tập chuyên ngành

 Phương thức bán hàng đại lí
Công ty có hệ thống đại lí bao phủ khắp các tỉnh. Quan hệ bán hàng
thông qua đại lí được xác lập bằng hợp đồng đại lí. Theo đó, 2 bên thỏa thuận

với nhau với các điều khoản về sản phẩm, giá cả, hình thức thù lao đại lí, thời
hạn và phương thức thanh toán. Các đại lí phải bán đúng giá do bên công ty
ấn định. Các đại lí này nhận được một khoản hoa hồng nhất định khi bán được
hàng, mức hoa hồng được tính theo tỷ lệ phần trăm do 2 bên thỏa thuận trong
hợp đồng .
Định kì khoảng 10 -15 ngày, bên đại lí lập bảng kê hàng bán ra và gửi
cho công ty. Kế toán căn cứ vào bảng kê hàng bán ra để viết hóa đơn GTGT,
tính toán số hoa hồng thanh toán cho đại lí.
 Bán lẻ
Hình thức bán lẻ có thể được chia thành bán lẻ với khối lượng lớn và
bán lẻ thông qua các cửa hàng.
Phương thức bán lẻ với khối lượng lớn tương tự giống như phương
thức bán buôn, tuy nhiên bán với số lượng ít hơn bán buôn, khách hàng không
thường xuyên như bán buôn.
Hình thức bán lẻ thông qua các cửa hàng : Hàng hóa được xuất ra đưa
đến các cửa hàng thuốc của công ty. Nhân viên bán hàng tại các cửa hàng
hoàn toàn chịu trách nhiệm về số hàng đã nhận ở quầy bán lẻ. Khách hàng
chủ yếu là các người dân, mua với số lượng nhỏ nên nhân viên bán hàng trực
tiếp thu tiền của khách, thường là không phải lập chứng từ cho việc bán hàng.
Để theo dõi tình hình bán lẻ, nhân viên bán hàng tiến hành ghi chép vào
sổ để theo dõi tình hình nhập xuất tồn của các loại sản phẩm. Cuối ngày nhân
viên bán hàng tiến hành kiểm kê hàng hóa hiện còn ở quầy hàng, vào “Bảng
kê hàng bán ra”, phản ánh toàn bộ số hàng tiêu thụ trong ngày. Toàn bộ số tiền

SVTH: Trần Thị Nhung

8

Lớp: Kế toán 48A

Chuyên đề thực tập chuyên ngành

bán hàng trong ngày nhân viên bán hàng kê vào “Giấy nộp tiền” và đưa các
chứng từ này cho kế toán và thủ quĩ để vào sổ.

1.2. Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty TNHH
Thương mại và Dịch vụ Sơn Linh
Như chúng ta đã biết, quá trình tiêu thụ hàng hóa là khâu giữ vai trò
quyết định đối với sự phát triển của doanh nghiệp. Quá trình tiêu thụ là sự kết
hợp của rất nhiều bộ phận trong công ty, mỗi bộ phận giữ một vai trò nhất
định, tạo thành dây chuyền hỗ trợ quá trình tiêu thụ được trôi chảy. Việc quản
lí quá trình tiêu thụ phải quản lí đồng bộ, từ khâu quản lí kho đảm bảo luôn
có đủ hàng, đến quản lí công tác tiếp thị, chào hàng, quản lí giá cả, phương
thức bán hàng....
Cụ thể, Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Sơn Linh tổ chức phương
thức quản lý hoạt động bán hàng như sau:
1.2.1 Về vai trò, trách nhiệm các bộ phận, các cá nhân liên quan tới hoạt
động bán hàng
Công ty phân công, phân cấp rõ ràng trách nhiệm, công việc cụ thể của
từng bộ phận, con người, được ghi rõ trong “Quy định nội bộ” của công ty.
Mỗi phòng ban phụ trách một lĩnh vực, có phạm vi kiểm soát rõ ràng đảm bảo
các phòng ban đã hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình, đảm bảo cung cấp số
liệu một cách nhanh chóng, kịp thời đầy đủ nhằm phục vụ cho công tác quản
lý nói chung và công tác kế toán nói riêng. Cụ thể về vai trò của từng phòng
ban bộ phận:
- Phòng kinh doanh chịu trách nhiệm trong việc lập kế hoạch kinh doanh,
theo dõi tình hình tiêu thụ của các loại sản phẩm, kí kết các hợp đồng... Sau
khi chào hàng, nếu bên khách hàng chấp nhận, phòng kinh doanh sẽ cử người
sang bên khách hàng để tiến hành kí kết hợp đồng. Thường là công ty sẽ kí

hợp đồng cung cấp thuốc lâu dài. Sau đó, dựa trên các điều khoản trong hợp
đồng, về chủng loại sản phẩm, thời gian giao hàng, số lượng, địa điểm giao
SVTH: Trần Thị Nhung

9

Lớp: Kế toán 48A


Chuyên đề thực tập chuyên ngành

hàng, bên phòng kinh doanh sẽ tiến hành kiểm tra số lượng hàng tồn trong
kho, thông báo sang cho các bộ phận khác để làm thủ tục giao hàng cho
khách.
Bên cạnh đó, phòng kinh doanh còn có nhiệm vụ lập báo cáo tình hình
kinh doanh qua các giai đoạn, nghiên cứu, triển khai các chiến lược kinh
doanh mới...
-

Bộ phận kho: Có trách nhiệm trong quản lí hàng hóa trong kho cả về số

lượng và chất lượng. Nhân viên kho phải theo dõi được về số lượng nhập
xuất tồn của từng loại mặt hàng. Khi có đơn đặt hàng mới, bộ phận kho phải
cung cấp ngay thông tin về tình hình tồn kho của các loại hàng đó để phòng
kinh doanh lên kế hoạch chuyển giao hàng hóa...
- Bộ phận Marketing : Có nhiệm vụ tiếp thị, giới thiệu hàng hóa tới tay
người tiêu dùng. Đồng thời phải xem xét kế hoạch kinh doanh, nắm bắt được
mặt hàng nào đang tiêu thụ tốt, mặt hàng nào khó tiêu thụ để lựa chọn biện
pháp Marketing hiệu quả cho từng loại mặt hàng.
Hiện nay công ty sử dụng các biện pháp marketing là quảng cáo trên

các phương tiện thông tin đại chúng, tờ rơi quảng cáo tới các nhà thuốc, gửi
thư chào hàng ...Bên cạnh đó, công ty đã xây dựng được hệ thống phân phối
là các đại lý uy tín, đã xây dựng được thương hiệu của mình tại thị trường
từng khu vực tỉnh và ngay tại Hà Nội.
Ngoài ra, công ty có 1 đội ngũ trình dược viên có trình độ, nhiều kinh
nghiệm, năng động trong việc tìm kiếm thị trường và giới thiệu sản phẩm. Đội
ngũ nhân viên được đào tạo về kiến thức sản phẩm khá tốt, có khả năng
thuyết phục bán hàng và truyền đạt kiến thức về sản phẩm cho nhân viên bán
hàng tại các nhà thuốc tư nhằm mục đích có thể tự tư vấn trong quá trình bán
hàng.
- Phòng kế toán: Viết hóa đơn GTGT, phiếu nhập xuất kho, lập báo cáo
theo yêu cầu của phòng kinh doanh và ban quản lí. Có nhiệm vụ ghi chép,
SVTH: Trần Thị Nhung

10

Lớp: Kế toán 48A


Chuyên đề thực tập chuyên ngành

tổng hợp số liệu, lập báo cáo về tình hình tiêu thụ sản phẩm. Theo dõi, cung
cấp thông tin tình hình nhập xuất hàng. Định kì đối chiếu số liệu ghi chép trên
sổ sách với tình hình tồn thực tế trong kho.
1.2.2 Hệ thống phân phối
Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Sơn Linh bao gồm 01 văn
phòng công ty và 02 văn phòng chi nhánh. Trụ sở chính tại Hà Nội điểu hành
mọi hoạt động toàn công ty, trực tiếp quản lí phụ trách thị trường 28 tỉnh phía
Bắc. Chi nhánh tại Đà Nẵng điều hành phụ trách khu vực miền Trung, Tây
Nguyên, Nam Trung Bộ. Chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh điều hành

phụ trách các tỉnh Tây Nam Bộ và Đông Nam Bộ. Tại mỗi tỉnh đều có 1 nhà
phân phối độc quyền của công ty và 1 TDV thúc đẩy bán hàng tại địa bàn
tỉnh.
Công ty xây dựng 2 kênh phân phối:
 OTC ( Đưa sản phẩm tới các nhà thuốc). Mỗi tỉnh công ty đều bố trí
các TDV tìm kiếm các nhà thuốc quen thuộc. Ngoài ra, công ty thực
hiện phân phối dựa trên các kênh phân phối sẵn có của các nhà phân
phối tỉnh
 ETC (Đẩy mạnh đưa sản phẩm tới các bệnh viện lớn đầu ngành, các
bệnh viện đa khoa các tỉnh, đưa sản phẩm của công ty vào kê đơn và
thầu tại bệnh viện. Bên cạnh đó, kênh phân phối này còn tập trung vào
các phòng khám tư nhân uy tín.

SVTH: Trần Thị Nhung

11

Lớp: Kế toán 48A


Chuyên đề thực tập chuyên ngành

1.2.3 Qui trình chung xuất hàng bán
Công ty xây dựng qui định chung về việc xuất hàng bán như sau:

Khách hàng đặt hàng

Lập đơn đặt hàng(TDV), lấy đầy đủ chữ kí của khách hàng rồi gửi
lên cho phòng kế toán
Kế toán kiểm tra đơn đặt hàng, viết hóa đơn (3 liên), viết phiếu xuất kho. Gửi

liên màu đỏ và màu vàng hóa đơn cùng với phiếu xuất kho xuống kho.

Thủ kho căn cứ vào hóa đơn và phiếu xuất, giao hàng cho nhân viên vận
chuyển hoặc cho khách hàng.

Vận chuyển giao hàng cho khách hàng, yêu cầu khách hàng kí nhận trên hóa
đơn, giao 1 liên hóa đơn đỏ cho khách hàng.

Giao 1 liên phiếu xuất kho và 1 liên màu vàng của hóa đơn cho kế toán vào sổ.
Sơ đồ 1: Qui trình xuất hàng bán tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch
vụ Sơn Linh
1.2.4 Vận chuyển và giao hàng

SVTH: Trần Thị Nhung

12

Lớp: Kế toán 48A


Chuyên đề thực tập chuyên ngành

Vận chuyển và giao hàng được tổ chức theo 2 hình thức là khách hàng
đến trực tiếp kho công ty để nhận hàng hoặc bên công ty sẽ trực tiếp vận
chuyển hàng đến cho khách hàng.
Trong trường hợp khách hàng đến tận kho công ty để lấy hàng, căn cứ
vào hóa đơn và phiếu xuất kho, thủ kho kiểm đếm hàng hóa giao cho khách
Trường hợp bên công ty cử nhân viên giao hàng vận chuyển đến tận
kho của khách hàng. Nhân viên vận chuyển cầm phiếu xuất kho xuống kho,
nhận hàng hóa đem chuyển giao. Sau khi chuyển giao yêu cầu khách hàng kí

vào biên bản giao nhận để xác nhận hàng đã nhận đầy đủ, giao 1 liên hóa đơn
cho khách hàng.
Chi phí vận chuyển hàng do hai bên tự thỏa thuận.
1.2.5 Thanh toán
Tùy theo hình thức bán hàng, lượng hàng hóa giao dịch và mối quan hệ
giữa hai bên mà bên mua và bên bán sẽ lựa chọn phương thức thanh toán hợp
lí. Ở Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Sơn Linh có 2 phương thức
thanh toán chủ yếu:
 Thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt: Khi bên bán chuyển giao hàng thì
bên mua thanh toán ngay trực tiếp bằng tiền mặt theo giá trên catalog. Phương
thức này ít áp dụng, thường là chỉ trong hình thức bán lẻ với số lượng nhỏ,
người mua với số lượng ít nên thanh toán ngay và những khách hàng không
thường xuyên.
 Thanh toán qua ngân hàng: Đây là phương thức thanh toán được áp
dung chủ yếu. Do đặc trưng khách hàng của công ty là các đại lí, các công ty
cùng kinh doanh thương mại, mua bán với số lượng lớn nên thường là bán
chịu đi kèm với điều kiện chiết khấu, thanh toán sau 1 số ngày nhất định, do
vậy hình thức chuyển khoản được áp dụng phổ biến.
1.2.6 Chính sách chiết khấu, thưởng, khuyến mại

SVTH: Trần Thị Nhung

13

Lớp: Kế toán 48A


Chuyên đề thực tập chuyên ngành

 Chiết khấu thương mại: là khoản giảm giá bán niêm yết cho khách hàng

mua hàng với số lượng lớn.
Chính sách chiết khấu khác nhau đối với từng loại sản phẩm, tùy thuộc
vào nhu cầu của sản phẩm đó trên thị trường, tùy thuộc từng thời kì.
Ví dụ : sản phẩm Nhân sâm sữa ong chúa, mua 5 hộp chiết khấu 10%,
mua 6 hộp chiết khấu 12%
 Chiết khấu thanh toán: Là khoản tiền giảm trừ cho khách hàng do đã
thanh toán tiền mua hàng trước thời hạn thanh toán đã thỏa thuận ghi trên hợp
đồng hoặc cam kết thanh toán. Tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ
Sơn Linh, chính sách chiết khấu thanh toán là nếu khách hàng thanh toán
trước hạn 30 ngày, chiết khấu được hưởng là 2%.
 Chính sách thưởng, khuyến mại khác: Được công ty đưa ra để thúc đẩy
việc tiêu thụ hàng hóa.
Ví dụ, Chính sách Nhà Phân Phối năm 2010, áp dụng cho các đại lí từ
ngày 01 tháng 03 năm 2010
1- “Chiết khấu & Thưởng Kinh doanh cho đại lí
- chiết khấu trên hóa đơn: 3,5% ( Bao gồm 0,08 % phí chuyển tiền).
- Thanh toán tiền mặt ngay: 2 %.
- Thanh toán đúng hạn ( 30 ngày kể từ ngày nhận hàng): 1 %.
- Thưởng đạt chỉ tiêu quý: 2 %.
- Thưởng đạt chỉ tiêu năm: 1,5 %.
Tổng chiết khấu và thưởng tối đa: 9 %.”
Bên cạnh chiết khấu theo tỷ lệ phần trăm trên doanh thu, công ty có
hình thức khuyến mại như tặng thêm sản phẩm khi mua với số lượng lớn...
1.2.7 Kiểm soát trong hoạt động bán hàng:
 Kiểm soát chất lượng : Chính sách kiểm soát chất lượng đề ra nhằm
đảm bảo rằng mọi sản phẩm đưa ra thị trường đều đạt chất lượng cao nhất. Và
đó là nhiệm vụ mà Ban quản lý cấp cao đã ủy thác cho toàn thể cán bộ công

SVTH: Trần Thị Nhung

14

Lớp: Kế toán 48A


Chuyên đề thực tập chuyên ngành

nhân viên trong công ty, các nhà cung cấp và đại lý phân phối. Do đặc điểm
sản phẩm của công ty là sản phẩm đặc biệt, ảnh hưởng trực tiếp tới sức khỏe
người tiêu dùng, do vậy mà công tác kiểm soát chất lượng được thực hiện rất
nghiêm ngặt. Khi nhập thuốc về kho, trước khi nhập kho, nhân viên phòng
kiểm soát chất lượng sẽ tiến hành kiểm tra, ghi biên bản. Định kì, cũng sẽ tiến
hành kiểm tra điều kiện bảo quản trong kho, kiểm tra tình trạng các loại thuốc
trong kho, đảm bảo thuốc luôn được bảo quản đúng điều kiện tiêu chuẩn,
giảm thiểu tối đa trường hợp hàng đã xuất lại bị khách hàng trả lại do kém
chất lượng.
 Việc kiểm soát hoạt động: được thể hiện thông qua sự tách biệt vai trò,
trách nhiệm của các bộ phận, nhân viên trong công ty. Sự phân công phân
nhiệm rõ ràng tạo ra sự kiểm soát chéo lẫn nhau giữa các bộ phận.

SVTH: Trần Thị Nhung

15

Lớp: Kế toán 48A


Chuyên đề thực tập chuyên ngành

CHƯƠNG 2:

THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY
TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DƯỢC PHẨM SƠN LINH
2.1. Kế toán doanh thu
Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận doanh thu bán hàng của công ty:
Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi đồng thời thỏa mãn các điều kiện sau:
- Phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng
hóa đã được chuyển giao cho người mua
- Công ty không còn nắm giữ quyền quản lí hàng hóa như người sở hữu hàng
hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa
- Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn
- Công ty đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng
- Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng.

SVTH: Trần Thị Nhung

16

Lớp: Kế toán 48A


Chuyên đề thực tập chuyên ngành

Kế toán doanh thu bán hàng được thực hiện trên phần mềm kế toán
Fast Accounting với sơ đồ hạch toán như sau:

Hóa đơn, phiếu
xuất kho

Nhập dữ liệu
Thông

báo lỗi

Tập tin
khách hàng

Ghi nhận
Tập tin
hóa đơn

Bảng
Tập tin
phải thu

Tập tin
HTK

kê
Báo cáo bán
hàng

8,9,10

NKCT 8

Sổ cái

BCTC
SVTH: Trần Thị Nhung

17

Lớp: Kế toán 48A


Chuyên đề thực tập chuyên ngành

Sơ đồ 2: Sơ đồ hạch toán kế toán doanh thu
2.1.1. Chứng từ và thủ tục kế toán
2.1.1.1. Bán buôn
Trong hình thức bán buôn, qui trình luân chuyển chứng từ được mô tả theo sơ
đồ sau:
Trách nhiệm luân Khách
chuyển hàng
Bước công việc

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Đơn đặt hàng
Viết hóa đơn
Kí hóa đơn
Viết phiếu xuất
Xuất hàng
Ghi sổ
Lưu trữ

1

Phòng
kinh
doanh

Kế toán
trưởng/Thủ
trưởng đơn vị

2

Kế toán

3
4
5
6
7
8
9

Sơ đồ 3: Qui trình luân chuyển chứng từ trong hình thức bán buôn
Trong nghiệp vụ bán buôn, hàng hóa được xác định là tiêu thụ khi người mua
đã kí xác nhận trên hóa đơn bán hàng. Chứng từ làm căn cứ chính để ghi nhận
doanh thu là hóa đơn bán hàng.

SVTH: Trần Thị Nhung

Thủ
kho

18

Lớp: Kế toán 48A


Chuyên đề thực tập chuyên ngành

Biểu số 01: Mẫu hóa đơn GTGT
Số seri: AA/2009T
Số: 015749

HÓA ĐƠN GTGT
Liên 3 (Dùng để thanh toán)
Ngày 12/01/2010

Đơn vị bán: Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Sơn Linh
Địa chỉ: Số 14 ngõ 761 – Giải Phóng – Hoàng Mai Hà Nội
Số tài khoản:
Mã số thuế : 0101529569
Họ tên người mua: Nguyễn Văn Hải
Đơn vị: Công ty Dược phẩm Hạ Long
Số tài khoản:
Địa chỉ:Số 8 Hoàng Long, Bạch Đằng Quảng Ninh Mã số thuế:
5700103881
TT

Tên hàng hóa, dịch vụ

1

Multi Vitamin

Đơn vị tính

Số lượng

Đơn giá

Thành tiền

Lọ

40

50.000

2.000.000

2

Nhân sâm sữa ong

Hộp

35

120.000

4.200.000

3

Cảm cúm ho YBA

Hộp

35

30.000

1.050.000

4

Cộng tiền hàng:
Thuế suất GTGT: 5%

7.250.000

Tiền thuế GTGT :
Tổng tiền thanh toán :

362.500
7.612.500

Bằng chữ: Bảy triệu sáu trăm mười hai ngàn năm trăm đồng
Người mua

(Kí, ghi rõ họ tên)

SVTH: Trần Thị Nhung

Kế toán trưởng

Thủ trưởng đơn vị

(Kí, ghi rõ họ tên)

(Kí, ghi rõ họ tên)

19

Lớp: Kế toán 48A


Chuyên đề thực tập chuyên ngành

2.1.1.2. Bán lẻ
Nghiệp vụ bán lẻ thường diễn ra tại các cửa hàng của công ty. Trong nghiệp
vụ bán lẻ, công ty sử dụng các chứng từ: bảng kê hàng bán lẻ, giấy nộp tiền,
hóa đơn, phiếu thu.
Cụ thể, qui trình luân chuyển chứng từ trong nghiệp vụ bán lẻ
diễn ra như sau:
Trách nhiệm luân
chuyển

Nhân viên bán
hàng

Kế toán

Thủ quĩ

Bước công việc

1. Khách
hàng
mua hàng
2. Thu tiền
3. Lập bảng kê
hàng, giấy nộp
tiền
4. Viết hóa đơn
5. Viết phiếu thu
6. Ghi sổ
7. Lưu trữ

1
2
3
4
5
6
7

Sơ đồ 4: Qui trình luân chuyển chứng từ nghiệp vụ bán lẻ hàng hóa

Trong nghiệp vụ này, chứng từ làm căn cứ ghi nhận doanh thu là bảng kê

hàng bán lẻ và hóa đơn GTGT.

Biểu số 02: Mẫu bảng kê bán hàng

SVTH: Trần Thị Nhung

20

Lớp: Kế toán 48A


Chuyên đề thực tập chuyên ngành

Bảng kê bán lẻ hàng hoá, dịch vụ
(Ngày 06 tháng 2 năm 2010)

Tên cơ sở kinh doanh: Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Sơn Linh
Địa chỉ: Số 14 ngõ 761 – Giải Phóng – Hoàng Mai Hà Nội
Họ tên người bán hàng:

Nguyễn Thị Huyền

Địa chỉ nơi bán hàng: Nguyễn Trãi –Thanh Xuân Hà Nội.

STT
A
1
2
3

Tên hàng hóa, dịch
Đơn vị
vụ
tính
B
C
Multi Vitamin
Lọ
Nhân sâm sữa ong Hộp
chúa
Cảm cúm ho YBA Hộp

Số lượng

Đơn giá

Thành tiền

1
7
3

2
52.500
126.000

3
367.500
378.000

5

31.500

157.500

Tổng tiền thanh toán

903.000

Tổng số tiền (bằng chữ): Chín trăm lẻ ba nghìn đồng
Người bán
(Ký, ghi rõ họ tên)

Sau khi lập bảng kê bán hàng, kế toán tiến hành viết hóa đơn GTGT, lập bảng
kê nộp tiền về cho phòng kế toán vào sổ.
Biểu số 03: Mẫu Hóa đơn GTGT – Nghiệp vụ bán lẻ
HÓA ĐƠN GTGT
SVTH: Trần Thị Nhung

21

Mã số :
Lớp: Kế toán 48A


Chuyên đề thực tập chuyên ngành

Liên 3 (Dùng để thanh toán)

Ký hiệu: AA/2009

Ngày 04/04/2010

Số: 1741312

Đơn vị bán: Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Sơn Linh
Địa chỉ: Số 14 ngõ 761 – Giải Phóng – Hoàng Mai Hà Nội
Số tài khoản: 34072050188303
Mã số thuế : 0101529569
Họ tên người mua: Theo bảng kê số 12 ngày 6/3/2010
Đơn vị: Cửa hàng số 1

Số tài khoản

Địa chỉ:
STT

Mã số thuế
Tên hàng hóa, dịch vụ

Đơn vị

Số lượng

Đơn

tính

giá

1 Bảng kê số 12 ngày
2
6/3/2010
3
4
Cộng tiền hàng
Thuế suất GTGT: 5%
Tiền thuế GTGT :
Tổng tiền thanh toán :
Bằng chữ: Chín trăm lẻ ba ngàn đồng
Người mua
(Kí, ghi rõ họ tên)

Kế toán trưởng
(Kí, ghi rõ họ tên)

Thành tiền
860.000

860.000
43.000
903.000

Thủ trưởng đơn vị
(Kí, ghi rõ họ tên)

2.1.1.3. Hàng gửi đại lí
Trong phương thức bán hàng đại lí, khi có yêu cầu xuất hàng, kế toán lập
phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lí và xuất hàng gửi bán đại lí. Định kì,

khoảng nửa tháng 1 lần, các đại lí lập bảng kê hàng bán ra và gửi về cho công
ty. Kế toán căn cứ vào bảng kê hàng bán ra để viết hóa đơn GTGT và ghi
nhận doanh thu hàng bán ra.
Qui trình luân chuyển chứng từ:

SVTH: Trần Thị Nhung

22

Lớp: Kế toán 48A


Chuyên đề thực tập chuyên ngành

Trách nhiệm luân

Đại lí

chuyển

Phòng

Thủ kho

kinh

Kế

Kế toán

toán trưởng/Thủ

doanh
Bước công việc
1. Yêu cầu xuất

trưởng đơn
vị

1

hàng
2. Lệnh điều động
3. Phiếu xuất kho

2
3
4

hàng gửi bán đại lí
4. Xuất hàng
5. Lập bảng kê

5
6

hàng bán ra
6. Viết hóa đơn
7. Kí hóa đơn
8.Chuyển hóa đơn

7
8
9

cho đại lí
9. Vào sổ
8. Lưu trữ

10
11

Sơ đồ 5: Qui trinh luân chuyển chứng từ - Hàng gửi đại lí
Biểu số 04: Mẫu Hóa đơn GTGT – Nghiệp vụ bán đại lí
HÓA ĐƠN GTGT
Liên 3 (Dùng để thanh toán)
Ngày 04/04/2010

Mã số :
Ký hiệu: AA/2009
Số: 006754

Đơn vị bán: Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Sơn Linh

Địa chỉ: Số 14 ngõ 761 – Giải Phóng – Hoàng Mai Hà Nội
Số tài khoản:

Mã số thuế : 0101529569

Họ tên người mua: Đại lí Bắc Ninh

SVTH: Trần Thị Nhung

23

Lớp: Kế toán 48A


Chuyên đề thực tập chuyên ngành

Đơn vị:

Số tài khoản

Địa chỉ: Đình Bảng,Từ Sơn, Bắc Ninh
STT

Tên hàng hóa, dịch vụ

1
2

Vị hữu Bách linh
Nhân sâm sữa ong chúa
( Bảng kê số 08/2010)

Mã số thuế :

Đơn vị Số lượng

Đơn giá

tính
Hộp
Hộp

125.000
120.000

30
27

Thành tiền
3.750.000
3.240.000

4
Cộng tiền hàng
6.990.000
Thuế suất GTGT: 5%
Tiền thuế GTGT :
349.500
Tổng tiền thanh toán :
7.339.500
Bằng chữ: Bảy triệu ba trăm ba mươi chín ngàn năm trăm đồng
Người mua
(Kí, ghi rõ họ tên)

Kế toán trưởng
(Kí, ghi rõ họ tên)

Thủ trưởng đơn vị
(Kí, ghi rõ họ tên)

2.1.1.4 Hàng bán bị trả lại
Nếu phát sinh hàng bị trả lại do khách hàng không chấp nhận lô hàng,
ban đầu công ty sẽ thuyết phục khách hàng đổi lô hàng khác. Việc hạch toán
không thay đổi. Tuy nhiên trong 1 số trường hợp khách hàng không chấp
nhận thì công ty phải nhận lại hàng, trả lại tiền cho khách hàng hoặc ghi giảm
khoản phải thu của khách hàng. Thường thì nghiệp vụ này ít khi xảy ra do
công ty luôn kiểm tra hàng hóa kĩ trước khi giao hàng cho khách.
Trường hợp hàng xuất đi bị trả lại, bên khách hàng thông báo cho công
ty. Khi hàng bị trả lại, thường thì khách hàng sẽ lập hóa đơn và gửi lại cho
công ty. Kế toán sử dụng hóa đơn, phiếu xuất kho của bên khách hàng gửi cho
bên công ty mình làm căn cứ để ghi giảm doanh thu bán hàng.
Ví dụ, ngày 30/1, công ty Dược phẩm Hạ Long xuất trả lại 10 hộp “
Cảm cúm ho YBA”. Khi đó, công ty Dược phẩm Hạ Long sẽ lập hóa đơn
GTGT và gửi lại cho công tyTNHH Sơn Linh như sau:

SVTH: Trần Thị Nhung

24

Lớp: Kế toán 48A


Chuyên đề thực tập chuyên ngành

Biểu số 05: Mẫu Hóa đơn GTGT – Nghiệp vụ hàng bị trả lại
Số seri: AB/2009H

Số: 056731

HÓA ĐƠN GTGT
Liên 1
Ngày 30/01/2010

Đơn vị bán: Công ty Dược phẩm Hạ Long
Địa chỉ: Số 8 Hoàng Long, Bạch Đằng Quảng Ninh
Số tài khoản:
Mã số thuế : 5700103881
Họ tên người mua:
Đơn vị: Công ty TNHH Sơn Linh
Số tài khoản:
Địa chỉ: Số 14 ngõ 761Giải Phóng,Hoàng Mai,HN Mã số thuế: 0101529569
TT

Tên hàng hóa, dịch vụ

SVTH: Trần Thị Nhung

Đơn vị tính

25

Số lượng

Đơn giá

Thành tiền

Lớp: Kế toán 48A