Sử dụng tài liệu lưu trữ trọng hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước việt nam

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

BỘ NỘI VỤ

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

NGUYỄN THỊ LAN ANH

SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC VIỆT NAM
Chuyên ngành: Quản lý công
Mã số: 62 34 04 03
LUẬN ÁN TIẾN SĨ QUẢN LÝ CÔNG

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC
1. TS. Nguyễn Thị Liên Hương
2. PGS. TS. Nguyễn Minh Mẫn

HÀ NỘI, 2017


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các
kết quả nghiên cứu trong đề tài này là trung thực và chưa từng được công
bố trong bất cứ đề tài, công trình nghiên cứu nào khác./.

Tác giả

Nguyễn Thị Lan Anh

LỜI CẢM ƠN

Trong quá trình nghiên cứu đề tài, tôi đã nhận được rất nhiều sự ủng hộ,
giúp đỡ mà nếu không có sự hỗ trợ nhiệt tình đó, tôi không thể hoàn thành luận án.
Tôi xin bày tỏ lời cảm ơn chân thành và sâu sắc nhất tới thầy, cô trực tiếp
hướng dẫn, chỉ bảo tận tình và luôn tiếp thêm sức mạnh, niềm tin cho tôi: PGS.TS.
Nguyễn Minh Mẫn và TS. Nguyễn Thị Liên Hương.
Tôi chân thành cảm ơn sự giúp đỡ, góp ý, cung cấp thông tin, số liệu… của các
lãnh đạo, chuyên gia, thầy cô, đồng nghiệp và bạn bè Học viện Hành chính Quốc gia,
Khoa Văn bản và Công nghệ hành chính, Khoa Sau đại học, Ban Thanh tra Giáo dục Đào tạo, các khoa, ban, đơn vị có liên quan của Học viện; Cục Văn thư và Lưu trữ
nhà nước, Trung tâm Khoa học và Công nghệ văn thư lưu trữ, các Trung tâm Lưu
trữ Quốc gia và các đơn vị thuộc Cục; Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng
trường Đại học Khoa học xã hội và nhân văn; Văn phòng các bộ, các cơ quan
trung ương, Văn phòng Ủy ban nhân dân và Sở Nội vụ các tỉnh, thành phố trực
thuộc trung ương, nơi tôi đã thực hiện khảo sát trong quá trình viết luận án.
Do điều kiện nghiên cứu thực tế và do khả năng nghiên cứu của tác giả, luận
án không tránh khỏi một số hạn chế, thiếu sót. Tác giả rất mong nhận được ý
kiến đóng góp của các nhà khoa học và người đọc. Những ý kiến quý báu đó sẽ
giúp tác giả nhận thấy những điểm cần sửa chữa, bổ sung và có thêm kinh
nghiệm trên con đường nghiên cứu tiếp theo. Xin trân trọng cảm ơn./.

Hà Nội, ngày

tháng

năm 2017

Nguyễn Thị Lan Anh

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU
................................................................................................................ 1
1. Lý do chọn đề tài ............................................................................................
2
2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu ................................................................ 4
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu .................................................................
5
4. Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu........................................... 5
5. Giả thuyết khoa học và câu hỏi nghiên cứu .................................................. 8
6. Đóng góp khoa học của luận án .....................................................................
9
7. Cấu trúc của luận án....................................................................................
10
Chương 1. TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU LIÊN QUAN ĐẾN LUẬN ÁN
................................................................................................. 12
1.1. Tổng quan tình hình nghiên cứu ....................................................... 12
1.1.1. Tình hình nghiên cứu trong nước................................................... 12
1.1.2. Tình hình nghiên cứu ở nước ngoài ............................................... 21
1.1.3. Đánh giá chung về tình hình nghiên cứu ........................................ 34
1.2. Những vấn đề luận án cần giải quyết ................................................ 36
Chương 2. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC .............. 38
2.1. Về hoạt động quản lý hành chính nhà nước ..................................... 38
2.1.1. Khái niệm và đặc điểm quản lý hành chính nhà nước .................... 38
2.1.2. Đặc điểm và nội dung hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước
...42
2.1.3. Điều kiện bảo đảm hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước ...
48

2.2. Sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước
........................................................................................................... 52
2.2.1. Về tài liệu lưu trữ và giá trị của tài liệu lưu trữ .............................. 52
2.2.2. Sự cần thiết sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động quản lý hành
chính nhà nước ........................................................................................
66
2.3. Tiêu chí đánh giá hiệu quả sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của
cơ quan hành chính nhà nước ........................................................... 72
2.3.1. Khái niệm hiệu quả, tiêu chí đánh giá hiệu quả .............................. 72
2.3.2. Các nội dung và tiêu chí đánh giá hiệu quả sử dụng tài liệu ........... 76
Chương 3. THỰC TRẠNG SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRONG
HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC VIỆT NAM 88
3.1. Quy định của pháp luật về sử dụng tài liệu lưu trữ.......................... 88
3.1.1. Thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ ............................... 90


3.1.2. Đối tượng được quyền sử dụng tài liệu lưu trữ............................... 91
3.1.3. Trách nhiệm trong quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ.................... 93
3.2. Thực trạng sử dụng tài liệu lưu trữ trong cơ quan hành chính nhà
nước hiện nay ............................................................................................
95
3.2.1. Đặc điểm hình thành, thành phần và nội dung tài liệu ....................
95
3.2.2. Tình hình hoạt động sử dụng tài liệu............................................ 107
3.2.3. Đánh giá thực trạng sử dụng tài liệu ............................................ 114


Chương 4. ĐỊNH HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ DỤNG TÀI
LIỆU LƯU TRỮ TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ
NƯỚC VIỆT NAM .................................................130

4.1. Bối cảnh và định hướng ...................................................................
130
4.1.1. Bối cảnh ...................................................................................... 130
1.2. Định hướng .................................................................................... 137
4.2. Các giải pháp chủ yếu ......................................................................
139
4.2.1. Các giải pháp chung .................................................................... 139
4.2.1.1. Hoàn thiện hệ thống thể chế về công tác văn thư, lưu trữ
..................... 139
4.2.1.2. Kiện toàn về mặt tổ chức lưu trữ
........................................................... 143
4.2.1.3. Bảo đảm yêu cầu chất lượng nhân lực hành chính và nhân lực
lưu trữ. 145
4.2.1.4. Đầu tư tài chính, cơ sở vật chất kỹ thuật
............................................... 148
4.2.1.5. Ứng dụng khoa học công nghệ trong quản lý và khai thác, sử
dụng tài liệu lưu trữ.
................................................................................................................
149
4.2.2. Giải pháp cụ thể........................................................................... 151
4.3. Điều kiện thực hiện các giải pháp.................................................... 154
KẾT LUẬN ........................................................................................................ 158
DANH MỤC CÔNG TRÌNH CỦA TÁC GIẢ
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC
- Danh mục một số văn bản quản lý công tác văn thư, lưu trữ của các bộ,
cơ quan ngang bộ và các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, giai đoạn
2010
– 2016.
- Một số phiếu khảo sát thực trạng sử dụng tài liệu lưu trữ của công chức.

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

ICA

: The International Council on Archives (Hội đồng Lưu trữ
quốc tế)

EASTICA

: East Asian Regional Branch (Chi nhánh Đông Á của Hội đồng Lưu
trữ quốc tế)

PARBICA

: Pacific Regional Branch (Chi nhánh Thái Bình Dương của Hội
đồng Lưu trữ quốc tế)

SARBICA

: Southeast Asian Regional Branch (Chi nhánh Đông Nam
Á của Hội đồng Lưu trữ quốc tế)

InterPARES

: The International Research on Permanent Authentic Records in
Electronic Systems (Nghiên cứu quốc tế về tính xác thực lâu dài
của tài liệu trong hệ thống điện tử)

MOW

: Memory of the World (Ký ức thế giới)

UNESCO

: The United Nations Educational, Scientific and Cultural
Organization (Tổ chức Giáo dục, Khoa học và Văn hóa Liên hiệp
quốc)

7


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong các nguồn thông tin được sử dụng trong hoạt động quản lý, điều hành
của các cơ quan, tổ chức, thông tin tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng góp phần
tạo nên hiệu lực, hiệu quả của quyết định quản lý do đặc điểm tính pháp lý, độ chân
thực, độ tin cậy cao của tài liệu lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ được hình thành và lựa chọn từ hệ thống văn bản của cơ
quan, tổ chức. Trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước, văn bản
vừa là nguồn thông tin làm căn cứ, vừa là phương tiện giải quyết công việc,
đồng thời phản ánh kết quả thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan nói chung
và của công chức lãnh đạo, công chức chuyên môn nói riêng. Việc tạo lập, quản lý
văn bản, hồ sơ cũng như lựa chọn, sử dụng tài liệu lưu trữ gắn liền với quy trình
thực thi nhiệm vụ, quản lý, điều hành và thuộc về trách nhiệm công vụ của
công chức. Chứa đựng những thông tin quá khứ về mọi hoạt động của cơ quan
nhà nước trong các lĩnh vực chính trị, kinh tế, xã hội, an ninh, quốc phòng... tài liệu
lưu trữ giúp quá trình xây dựng, ban hành văn bản; tổ chức thực hiện; tổng kết,
đánh giá; kiểm tra, thanh tra trong quá trình hoạt động của cơ quan hành chính

nhà nước bảo đảm tính khoa học, hợp lý, khả thi và hiệu lực, hiệu quả trên cơ sở
kế thừa các thành tựu, tinh hoa, rút kinh nghiệm từ những bài học lịch sử. Sự
cần thiết tất yếu khách quan trong việc sử dụng thông tin quá khứ để kết nối,
thống nhất, hài hòa với hiện tại và tương lai càng có ý nghĩa và vai trò quan trọng
đối với yêu cầu xây dựng một nền hành chính nhà nước hiện đại, minh bạch,
công khai, dân chủ, phục vụ nhân dân, phù hợp với bối cảnh trong nước và quốc
tế.
Đối với yêu cầu hiện đại hoá, cải cách nền hành chính nhà nước, thông tin
tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng trong việc nâng cao chất lượng dịch vụ hành
chính công, dịch vụ công của đơn vị sự nghiệp công; đơn giản, cải cách thủ tục
hành chính trong từng cơ quan hành chính, giữa các cơ quan hành chính nhà
nước và trong giao dịch với tổ chức, cá nhân. Khi xây dựng


chính phủ điện tử, theo quan điểm cải cách hành chính và hoàn thiện các vấn đề
liên quan đến hoạt động quản lý nhà nước, một trong những nội dung cần xem xét
để đơn giản hóa thủ tục hành chính là các quy trình công việc và quy trình xử lý
thông tin cũng như kết quả của các quá trình đó với sự hỗ trợ của phương tiện điện
tử để đảm bảo mối quan hệ nội bộ, tạo ra một cơ chế thống nhất, chia sẻ thông tin,
tin tưởng lẫn nhau trong quá trình giải quyết công việc cho công dân, tổ chức và
kiểm soát lẫn nhau giữa các cơ nhà nước.
Trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin mạnh mẽ, bên cạnh các loại tài
liệu truyền thống, tài liệu điện tử đang được hình thành với khối lượng lớn trong
hoạt động soạn thảo, ban hành, quản lý và giải quyết văn bản của các cơ quan, tổ
chức; yêu cầu của xã hội về sử dụng các phương tiện, tài liệu, thông tin điện tử
ngày càng phổ biến. Với việc sử dụng máy tính và phần mềm máy tính để
chuyển đổi, lưu trữ, bảo vệ, xử lý, truyền và thu thập thông tin, việc tổ chức và khai
thác, sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin, trong đó có tài nguyên
thông tin lưu trữ đã trở nên thuận lợi rất nhiều. Tuy nhiên, điều đó còn đặt ra vấn
đề mà không chỉ Việt Nam mà cả thế giới phải đối mặt: tính an toàn, độ xác thực,

tính toàn vẹn và khả năng truy cập của tài liệu điện tử trong điều kiện công nghệ
thay đổi liên tục. Bối cảnh toàn cầu hoá của các quốc gia cũng đòi hỏi nền hành
chính của mỗi nước phải theo kịp sự phát triển chung trong thời đại thông tin, đặc
biệt mô hình quản trị nhà nước tốt được xem như một cách tiếp cận mới ở nhiều
nước, theo đó quản trị tốt đòi hỏi lưu trữ hồ sơ tốt, đáp ứng yêu cầu của nền
hành chính phục vụ, minh bạch, tuân thủ pháp luật; đồng thời gìn giữ ký ức thế
giới, đối phó với nguy cơ mất thông tin, hình ảnh, bộ nhớ về quá khứ bằng việc bảo
tồn những di sản tư liệu, trong đó có tài liệu lưu trữ.
Ở Việt Nam, thực tế hiện nay cho thấy, việc sử dụng tài liệu lưu trữ
trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước còn chưa thực sự hiệu quả.
Việc lập hồ sơ và sử dụng văn bản, tài liệu trong quá trình theo dõi, giải quyết công
việc; nộp lưu hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong vào lưu trữ cơ quan


còn là một trong những điểm yếu cơ bản mà hầu hết các cơ quan, tổ chức và công
chức, viên chức chưa khắc phục được. Tình trạng này dẫn đến việc thu thập, bảo
quản, phục vụ sử dụng tài liệu không thực hiện được hoặc thực hiện không đầy đủ,
ít tác dụng. Theo thống kê về mục đích sử dụng tài liệu tại các lưu trữ cơ quan và
lưu trữ lịch sử, việc tra tìm, khai thác tài liệu để giải quyết công việc thuộc chức
năng, nhiệm vụ thường xuyên của các cơ quan không nhiều. Trong hoạt động quản
lý, điều hành, ba nguồn thông tin cơ bản thiết yếu cần được sử dụng là thông tin
hiện tại, thông tin dự báo và thông tin quá khứ. Việc thiếu hoặc sử dụng không hiệu
quả một trong ba nguồn thông tin đó phần nào làm hạn chế chất lượng hoạt động,
ảnh hưởng đến quá trình cải cách hành chính nhà nước cũng như chưa đáp ứng yêu
cầu hiện đại hoá nền hành chính phục vụ sự nghiệp xây dựng, phát triển và bảo
vệ đất nước trong bối cảnh hội nhập quốc tế của Việt Nam. Nhằm đánh giá thực
trạng, phân tích nguyên nhân và đề xuất một số giải pháp để phát huy giá trị của
tài liệu lưu trữ trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước, tác giả chọn
vấn đề “Sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà
nước Việt Nam” làm đề tài luận án.

2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
- Mục đích nghiên cứu:
Xây dựng luận cứ nhằm định hướng và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả
sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước.
- Nhiệm vụ nghiên cứu:
+ Luận giải mục đích, ý nghĩa và nội dung của hoạt động khai thác, sử dụng
tài liệu lưu trữ trong các cơ quan hành chính nhà nước;
+ Khảo sát, đánh giá thực tiễn sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của
cơ quan hành chính nhà nước;
+ Xây dựng luận cứ định hướng sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của
cơ quan hành chính nhà nước;


+ Xây dựng các giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng tài liệu lưu trữ trong
hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu
Việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động quản lý của các cơ
quan hành chính nhà nước.
- Phạm vi nghiên cứu
+ Phạm vi nội dung: Nghiên cứu tiêu chí đánh giá hiệu quả sử dụng tài liệu
lưu trữ; nghiên cứu thực trạng sử dụng tài liệu lưu trữ ở một số cơ quan quản lý
hành chính làm căn cứ định hướng và xây dựng giải pháp nâng cao hiệu quả sử
dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước.
+ Phạm vi không gian
Khảo sát thực tế ở một số cơ quan hành chính nhà nước trung ương và cấp
tỉnh như Văn phòng Chính phủ, Bộ Nội vụ, Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Tổng cục Thống
kê, Bộ Thông tin và Truyền thông, Bộ Khoa học và Công nghệ, Bộ Giáo dục và Đào
tạo, Bộ Lao động, Thương binh và Xã hội, Bộ Công an, Bộ Y tế; Văn phòng Ủy ban
nhân dân, Sở Nội vụ các tỉnh Hà Giang, Hòa Bình, Nam Định, Hải Dương, Nghệ An,

Thừa Thiên Huế, Lâm Đồng, Khánh Hòa thành phố Hải Phòng, thành phố Đà Nẵng,
thành phố Hồ Chí Minh.
Tổng hợp, so sánh, phân tích số liệu báo cáo của cơ quan quản lý nhà nước
về văn thư, lưu trữ và các bộ, cơ quan ngang bộ, Ủy ban nhân dân, Sở Nội vụ các
tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác.
4. Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu
Trong quá trình nghiên cứu đề tài, trên cơ sở phương pháp luận của chủ
nghĩa Mác – Lênin, chủ nghĩa duy vật biện chứng, chủ nghĩa duy vật lịch sử, tác giả
sử dụng các phương pháp nghiên cứu cơ bản sau đây:


- Phương pháp nghiên cứu lý thuyết: Để phục vụ cho mục đích và
nhiệm vụ nghiên cứu, tác giả thực hiện việc thu thập, phân tích, đối chiếu, so sánh
thông tin các nguồn tài liệu tham khảo, trên cơ sở đó tổng hợp các thành tựu lý
thuyết, các kết quả nghiên cứu cụ thể đã công bố trên các ấn phẩm. Để nắm vững
về các chủ trương, chính sách liên quan trực tiếp đến chủ đề nghiên cứu, tác giả hệ
thống hóa, cập nhật và tìm hiểu các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản
hướng dẫn của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
- Phương pháp nghiên cứu thực tế
Do yêu cầu và tính chất của đề tài nên để thực hiện luận án, tác giả đã chú
ý sử dụng phương pháp nghiên cứu thực tế. Đối tượng được lựa chọn để thực hiện
việc điều tra, khảo sát là các công chức trong các cơ quan hành chính nhà
nước – những người trực tiếp tạo lập, sử dụng và quản lý tài liệu cũng như chỉ
đạo, quản lý thực hiện các nhiệm vụ quản lý nhà nước thuộc lĩnh vực công tác
có liên quan nhiều đến việc sử dụng tài liệu. Các phương pháp cụ thể được sử
dụng: phát phiếu điều tra, khảo sát, thu thập số liệu qua các báo cáo, sổ sách ghi
chép của công chức, phỏng vấn trực tiếp, sử dụng ý kiến chuyên gia.
Phát phiếu điều tra, khảo sát: Bao gồm các công việc như xây dựng nội dung,
kết cấu phiếu khảo sát, phát phiếu, phân tích, tổng hợp, đánh giá các phiếu
khảo sát đối với các công chức quản lý và công chức chuyên môn tại một số cơ

quan hành chính nhà nước cấp trung ương và cấp tỉnh.
Do không có điều kiện điều tra tổng thể, toàn diện nên tác giả đã sử
dụng phương pháp điều tra chọn mẫu, lựa chọn đối tượng điều tra đủ để mang tính
đại diện cho việc lấy kết quả nghiên cứu, cụ thể:
Đối tượng điều tra, khảo sát chủ yếu là công chức, viên chức của một số
cơ quan hành chính nhà nước và một số đơn vị sự nghiệp công lập, trong đó bao
gồm bộ đa ngành, đa lĩnh vực; bộ có nhiều đơn vị sản xuất, kinh doanh; bộ có
nhiều đơn vị sự nghiệp công lập; bộ có ít các đơn vị sự nghiệp


công lập hoặc ít các đơn vị kinh tế. Đối tượng khảo sát chủ yếu là công chức quản lý,
công chức chuyên môn nghiệp vụ, ngoài ra còn có viên chức quản lý hành chính,
viên chức nghiên cứu xây dựng chế độ, chính sách phục vụ hoạt động quản lý nhà
nước.
Về phạm vi, các cơ quan được lựa chọn để điều tra, khảo sát bao gồm cơ
quan quản lý hành chính nhà nước ở trung ương và cấp tỉnh; đại diện các khu vực
bắc, trung, nam. Về kết quả điều tra, khảo sát, bên cạnh các nội dung đã được
trình bày trong nội dung luận án, do số lượng nhiều nên trong phần phụ lục tác
giả chỉ đưa một số phiếu khảo sát mang tính đại diện.
Phỏng vấn trực tiếp: Trong các đợt đi công tác, giảng dạy, tác giả thực hiện
việc phỏng vấn trực tiếp đối với các công chức quản lý, công chức chuyên
môn và những người làm công tác văn thư, lưu trữ về các nội dung liên quan
đến đề tài luận án.
Phương pháp chuyên gia: Trong quá trình thực hiện và hoàn thiện bản thảo
luận án, tác giả chú trọng việc xin ý kiến các chuyên gia về lĩnh vực hành chính và
lưu trữ.
Về kết quả phỏng vấn, xin ý kiến chuyên gia theo phương pháp đặt câu hỏi,
chủ đề trực tiếp và gián tiếp, tác giả đã phân tích, xử lý thông tin, tổng hợp và
kết hợp với các thông tin qua phiếu điều tra, từ đó đưa ra những nội dung đánh
giá tại phần đánh giá thực trạng sử dụng tài liệu. Ngoài số liệu báo cáo của các cơ

quan, tác giả đã nắm bắt thực tế qua các chuyên viên quản lý và làm nghiệp vụ
trực tiếp để phân tích số liệu, ví dụ nếu chỉ dựa vào kết quả trên báo cáo về số lượt
người khai thác sử dụng tài liệu thì chưa rõ đối tượng đến khai thác tài liệu, tác giả
đã hỏi ý kiến các nhân viên phòng đọc, phòng lưu trữ về tình hình độc giả để lấy
thông tin về đối tượng, mục đích, loại hình, tần suất sử dụng tài liệu…
- Các phương pháp khác: Cùng với các phương pháp nêu trên, tác giả thường
xuyên kết hợp các phương pháp hệ thống, thống kê, lịch sử, so sánh,


phân tích khi nghiên cứu các nội dung của đề tài, đặc biệt là phân tích, tổng hợp
kinh nghiệm và cập nhật thực tiễn công tác chuyên môn.
5. Giả thuyết khoa học và câu hỏi nghiên cứu
Các câu hỏi nghiên cứu được đặt ra trong luận án là: Tại sao phải sử dụng
tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước? Thực tế hiện
nay, việc sử dụng tài liệu lưu trữ trong cơ quan hành chính nhà nước Việt Nam đã
thật sự được các nhà quản lý coi trọng; đã được công chức, viên chức thực hiện
hiệu quả hay chưa? Dựa trên cơ sở nào luận án có thể đề xuất giải pháp nâng cao
hiệu quả sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà
nước?
Quản lý hành chính là nhiệm vụ trọng yếu của cơ quan hành chính nhà nước.
Tài liệu lưu trữ được hình thành từ hoạt động của các cơ quan, nội dung chứa đựng
thông tin trực tiếp (thông tin cấp I), là thông tin chính xác, có giá trị pháp lý và độ
tin cậy cao. Thông tin, trong đó có thông tin văn bản, thông tin tài liệu lưu trữ là
căn cứ, dữ liệu để triển khai thực hiện nhiệm vụ của quản lý hành chính. Cùng với
các yếu tố quyền lực, con người, tổ chức bộ máy và nguồn lực vật chất, thông tin
là một yếu tố quan trọng để đảm bảo cho hiệu quả hoạt động của cơ quan quản
lý hành chính nhà nước. Việc sử dụng thông tin quá khứ cùng với thông tin hiện tại,
thông tin dự báo là sự cần thiết tất yếu khách quan để phục vụ quản lý, quản trị,
điều hành cơ quan, tổ chức.
Thời gian qua, việc sử dụng tài liệu lưu trữ trong các cơ quan hành

chính nhà nước còn hạn chế, dẫn đến hiệu quả chưa cao. Nguyên nhân chủ yếu
là cán bộ, công chức nhà nước chưa nắm hiểu chính xác về tính chất của tài liệu
lưu trữ, vai trò, giá trị và ý nghĩa của tài liệu lưu trữ dối với hoạt động của cơ quan.
Đối với người đứng đầu cơ quan, do chưa thực sự quan tâm đến công tác
quản lý hồ sơ, tài liệu; chưa nhận thức hết tầm quan trọng, sự cần thiết của việc sử
dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan; chưa chấp hành nghiêm túc quy
định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ nên việc chỉ


đạo triển khai và tổ chức thực hiện các quy định về công tác này còn mang tính
hình thức, chưa chú trọng đến hiệu quả thực tế.
Đối với đội ngũ công chức, do thiếu kiến thức pháp luật và nghiệp vụ về
văn thư, lưu trữ; do cơ quan không có hướng dẫn, chế tài cụ thể nên việc thực
hiện trách nhiệm đối với việc quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ chưa đúng quy định,
đặc biệt là việc sử dụng thông tin tài liệu lưu trữ trong hoạt động tham mưu,
tham gia thực hiện quá trình xây dựng và ban hành quyết định quản lý chưa
được coi trọng.
Việc khảo sát thực tế, tìm ra những hạn chế, bất cập và xác định chính xác
các nguyên nhân dẫn đến tình trạng sử dụng tài liệu lưu trữ chưa hiệu quả là căn
cứ để đề xuất các giải pháp, một phần quan trọng của luận án. Các giải pháp sẽ
hướng tới việc phục vụ nền hành chính theo xu hướng và yêu cầu tất yếu của
hành chính công mới và đóng góp tích cực trong việc nâng cao hiệu quả sử dụng
tài liệu lưu trữ trong hoạt động quản lý của các cơ quan nhà nước.
6. Đóng góp khoa học của luận án
- Về mặt lý luận: Kết quả nghiên cứu của luận án góp phần bổ sung lý luận về
giá trị sử dụng của tài liệu lưu trữ; khẳng định việc sử dụng tài liệu lưu trữ là
một trong những điều kiện cần thiết đảm bảo tính khoa học và hiệu quả cho hoạt
động quản lý hành chính nhà nước.
- Về mặt thực tiễn
+ Luận án đã làm rõ, trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước,

việc sử dụng thông tin tài liệu lưu trữ góp phần bảo đảm chất lượng của các quyết
định quản lý hành chính; bảo đảm tính thống nhất, hệ thống trong quá trình triển
khai các hoạt động quản lý hành chính; là căn cứ đánh giá kết quả hoạt động, rút
kinh nghiệm, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý hành chính.
+ Từ thực tiễn sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan
hành chính nhà nước, có thể thấy, so với vai trò và sự cần thiết, việc sử dụng tài
liệu trên thực tế chưa đáp ứng yêu cầu bảo đảm thông tin cho hoạt động quản
lý. Tình trạng phổ biến ở các cơ quan là chưa có đầy đủ các yếu tố như


sự chỉ đạo sát sao, quyết liệt của lãnh đạo; ý thức của công chức chuyên môn; biên
chế và trình độ công chức lưu trữ; các điều kiện cơ sở vật chất, kỹ thuật, công
nghệ... để hoạt động soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ,
nộp lưu hồ sơ, thu thập, bảo quản, sử dụng tài liệu lưu trữ đạt chất lượng tốt.
Sự thay đổi để hoạt động sử dụng tài liệu có hiệu quả là cấp thiết trước khi quá
muộn nhằm nâng cao năng lực của nền hành chính, phát triển đất nước và giữ
gìn lịch sử làm nền tảng vững chắc cho tương lai.
+ Trên cơ sở những định hướng sử dụng tài liệu trong bối cảnh thời đại và xu
hướng phát triển của đất nước, của thế giới, luận án xây dựng các giải pháp nâng
cao hiệu quả sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà
nước. Theo đó, để các giải pháp này đạt được kết quả, cần có sự phát huy vai trò,
trách nhiệm của mỗi cơ quan hành chính nhà nước trong việc nâng cao nhận thức,
ý thức công vụ của đội ngũ công chức và tổ chức thực hiện, chấp hành nghiêm
túc các quy định về thực hiện chức năng nhiệm vụ nói chung, về quản lý, sử dụng
văn bản, hồ sơ, tài liệu nói riêng; của cơ quan quản lý nhà nước về nội vụ, về công
tác văn thư, lưu trữ trong việc xây dựng các văn bản pháp luật, hướng dẫn
nghiệp vụ và thực hiện hoạt động quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ; của
các cơ sở đào tạo trong việc đẩy mạnh nghiên cứu, xây dựng chương trình và
giảng dạy về các kiến thức, kỹ năng quản lý, sử dụng đối với thông tin văn bản, tài
liệu lưu trữ.

7. Cấu trúc của luận án
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, luận án
gồm có 4 chương:
Chương 1. TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU LIÊN QUAN ĐẾN LUẬN
ÁN
Đây là chương trình bày tổng quan về những vấn đề đã được nghiên cứu
liên quan đến đề tài luận án ở trong nước và nước ngoài. Trên cơ sở những
đánh giá chung về tình hình nghiên cứu, tác giả xác định những nhiệm vụ chính mà
luận án cần giải quyết.
Chương 2. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRONG HOẠT
ĐỘNG QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC

16
16


Để có căn cứ lý luận cho sự cần thiết sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động
của cơ quan hành chính nhà nước, chương này trình bày về hoạt động quản lý hành
chính nhà nước; về tài liệu lưu trữ, giá trị của tài liệu lưu trữ; về sử dụng tài liệu
lưu trữ trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước và xây dựng các tiêu chí đánh
giá hiệu quả sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà
nước.
Chương 3. THỰC TRẠNG SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRONG HOẠT ĐỘNG
CỦA CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC VIỆT NAM
Chương 3 là chương trình bày căn cứ thực tiễn về sử dụng tài liệu lưu trữ
trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước. Theo đó, trong chương
3 đề cập đến các nội dung như quy định của pháp luật về sử dụng tài liệu lưu trữ,
đặc điểm hình thành tài liệu từ hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước và
thực trạng sử dụng tài liệu lưu trữ trong cơ quan hành chính nhà nước hiện nay.
Chương 4. GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC VIỆT NAM
Là chương cuối cũng là chương thể hiện mục đích nghiên cứu của luận án,
chương 4 trình bày bối cảnh và định hướng nâng cao hiệu quả sử dụng tài liệu lưu
trữ trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước; xây dựng các giải pháp và
điều kiện để các giải pháp đó có thể thực hiện.


Chương 1. TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU LIÊN QUAN
ĐẾN LUẬN ÁN

1.1. Tổng quan tình hình nghiên cứu
1.1.1. Tình hình nghiên cứu trong nước
1.1.1.1. Về sử dụng tài liệu lưu trữ
Sử dụng tài liệu lưu trữ là khâu cuối cùng trong chuỗi quy trình công việc
có sự liên quan, kế thừa và gắn kết chặt chẽ với nhau của ba nghiệp vụ thu thập,
bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu của công tác lưu trữ; đồng thời được coi là
thước đo đánh giá hiệu quả của công tác lưu trữ.
Tại các cơ quan quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ ở trung ương, địa
phương, để phục vụ cho hoạt động quản lý, chỉ đạo công tác lưu trữ nhằm bảo
quản an toàn và phát huy hiệu quả giá trị tài liệu lưu trữ trên mọi lĩnh vực, chủ đề
sử dụng tài liệu lưu trữ được thảo luận tại các hội nghị, hội thảo; là đối tượng
nghiên cứu của các đề tài, công trình khoa học được triển khai, nghiệm thu và ứng
dụng. Tại các cơ sở đào tạo, một số đề tài, công trình khoa học ở cấp đào tạo
trình độ thạc sỹ, tiến sỹ chuyên ngành lưu trữ và chuyên ngành có liên quan đã
nghiên cứu về nội dung sử dụng tài liệu, đồng thời đây cũng là một trong các vấn
đề được đề cập trong nhiều bài viết trên các tạp chí, các trang thông tin điện tử
về văn thư, lưu trữ, về quản lý nhà nước, về lịch sử…
Các đề tài nghiên cứu khoa học cấp bộ
Theo Kỷ yếu “Các công trình nghiên cứu khoa học của Cục Văn thư và Lưu trữ
Nhà nước từ 1962 đến 2012”, trong số hơn 90 đề tài, công trình nghiên cứu

về các nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, chỉ có rất ít đề tài khoa học cấp bộ đề cập đến
vấn đề về sử dụng tài liệu, trong đó chủ yếu tập trung vào nguyên tắc, phương
pháp tổ chức sử dụng tài liệu hoặc việc tổ chức sử dụng


một khối tài liệu cụ thể hiện đang bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia,
chẳng hạn:
- Đề tài “Nghiên cứu xác định phương án tối ưu về tổ chức và sử dụng tài
liệu Châu bản triều Nguyễn” do TS. Phan Đình Nham làm chủ nhiệm năm
1991 đã khảo sát số lượng, chất lượng, nghiên cứu về lịch sử, đặc điểm, vai trò
của Châu bản triều Nguyễn để đề ra biện pháp bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng
hiệu quả loại tài liệu này.
- Đề tài “Nghiên cứu đổi mới công tác khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ ở
các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia” do TS. Nguyễn Cảnh Đương làm chủ nhiệm năm
2002 đưa ra những lý do phải đổi mới công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ,
đó là: vai trò của tài liệu lưu trữ với tư cách là nguồn lực thông tin quá khứ, có ý
nghĩa đặc biệt trong bảo vệ và xây dựng đất nước; nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ
của xã hội và trình độ phát triển về nghiệp vụ và cơ sở vật chất kỹ thuật trong
ngành lưu trữ; phẩm chất những người làm công tác phục vụ sử dụng tài liệu. Trên
cơ sở khảo sát thực trạng tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại các Trung tâm Lưu
trữ Quốc gia như thành phần và nội dung tài liệu, các thủ tục hành chính và hình
thức sử dụng tài liệu, đề tài đề xuất những giải pháp nhằm đổi mới công tác tổ chức
khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại các Trung tâm này, trong đó có việc tối ưu hóa
thành phần tài liệu phục vụ tất cả các nhu cầu sử dụng của Nhà nước, của xã hội.
Trong hoạt động lưu trữ ở các bộ, ngành, địa phương, công tác nghiên cứu
khoa học dù mới đạt được kết quả khiêm tốn song đã bước đầu được quan
tâm. Trong số các đề tài nghiên cứu cấp bộ, cấp tỉnh có liên quan đến công tác
sử dụng tài liệu, có thể kể đến các đề tài như “Thực trạng và giải pháp tăng
cường công tác lưu trữ của Bộ Giáo dục và Đào tạo” năm 2004, “Khảo sát, đánh giá
việc thực hiện các quy định của Nhà nước, của Viện Khoa học xã hội Việt Nam

về việc quản lý hành chính và quản lý hành chính trong công tác văn thư, lưu trữ ở
Viện Khoa học Xã hội Việt Nam” năm 2007,


“Nghiên cứu thực trạng công tác văn thư, lưu trữ để đề xuất nâng cao chất
lượng thu thập, xử lý, khai thác tài liệu lưu trữ tại Bộ Kế hoạch và Đầu tư” năm
2010, “Nghiên cứu đổi mới công tác văn thư, lưu trữ và bảo mật tài liệu nhà nước
tại Văn phòng Viện Khoa học xã hội Việt Nam” năm 2012, “Nghiên cứu những luận
cứ khoa học, đề xuất các giải pháp để thực hiện chế độ giao nộp, khai thác tài
liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước và nghiên cứu khoa học của các
cơ quan thuộc thành phố Hà Nội trong giai đoạn mới” năm 2001. Các đề tài này
không tập trung riêng vào tổ chức sử dụng tài liệu mà trên cơ sở nghiên cứu tổng
thể những vấn đề lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ tại đơn vị, đề xuất các
hướng giải quyết nhằm nâng cao chất lượng công tác này, trong đó có mục đích
đồng thời là khâu nghiệp vụ cuối cùng của hoạt động lưu trữ là hiệu quả sử dụng tài
liệu.
Các luận văn thạc sỹ
- Luận văn thạc sỹ chuyên ngành lưu trữ “Các giải pháp nâng cao hiệu quả tổ
chức sử dụng tài liệu tại Trung tâm lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương”
của tác giả Hà Văn Huề năm 2002 nghiên cứu về thực trạng và đề xuất định
hướng, biện pháp tăng cường hiệu quả của công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
tại các lưu trữ lịch sử địa phương ở cấp tỉnh.
- Luận văn thạc sỹ chuyên ngành lưu trữ “Khai thác, sử dụng tài liệu lưu
trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III phục vụ biên soạn lịch sử các cơ quan cấp
bộ” của tác giả Trần Phương Hoa năm 2007 nghiên cứu về thành phần, nội dung,
khối lượng và tình hình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của các phông lưu trữ bộ ở
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, từ đó đề xuất một số giải pháp cụ thể đối với cơ
quan quản lý nhà nước về lưu trữ, với Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, các lưu trữ bộ
cũng như những người biên soạn lịch sử nhằm giúp hoạt động khai thác, sử dụng tài
liệu lưu trữ phục vụ nghiên cứu, biên soạn lịch sử các cơ quan cấp bộ đạt hiệu quả

cao hơn.


- Luận văn thạc sỹ chuyên ngành lưu trữ “Thực trạng tổ chức khai thác sử
dụng tài liệu kỹ thuật các công trình giao thông tại Lưu trữ Bộ Giao thông Vận tải và
các giải pháp” của tác giả Đinh Văn Mạnh năm 2009 đã làm rõ vai trò, ý nghĩa của
công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu kỹ thuật các công trình giao thông, mô
tả thực tế công tác khai thác sử dụng loại hình tài liệu này và đề xuất giải pháp
nhằm giúp Lưu trữ Bộ và cơ quan quản lý tài liệu kỹ thuật công trình giao thông
thực hiện tốt hơn công tác tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ.
- Luận văn thạc sỹ chuyên ngành lưu trữ “Khai thác, sử dụng tài liệu lưu
trữ phục vụ hoạt động văn hoá đối ngoại trong giai đoạn đổi mới và hội nhập quốc
tế” của tác giả Nguyễn Anh Thư năm 2010 đã tập trung làm sáng tỏ các vấn đề lý
luận về giá trị của tài liệu lưu trữ, trên cơ sở đánh giá thực tiễn, đề xuất các giải
pháp, biện pháp tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động văn
hoá đối ngoại giai đoạn đổi mới và hội nhập quốc tế của nước ta.
Các Hội thảo khoa học
- Kỷ yếu Hội thảo khoa học “45 năm tổ chức và sử dụng tài liệu tại Trung
tâm Lưu trữ Quốc gia I, 1962 – 2007” do Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I thuộc Cục
Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tổ chức năm 2007 đã tổng kết các mặt hoạt động
nghiệp vụ, đặc biệt là hoạt động tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại một trong bốn
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước - Bộ Nội vụ.
Đồng thời với việc đánh giá khối tài liệu lưu trữ hiện đang bảo quản tại Trung tâm
Lưu trữ Quốc gia I đã được sử dụng dưới nhiều góc độ và phương diện, mang lại
nhiều kết quả, đóng góp quan trọng vào sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc,
Hội thảo cũng rút ra các bài học, đề ra các biện pháp nâng cao chất lượng hoạt
động của công tác này.
Về “Công tác sử dụng tài liệu lưu trữ trong 45 năm qua tại Trung tâm
Lưu trữ Quốc gia I”, tác giả Hà Văn Huề đã giới thiệu về tình hình, đặc điểm

tài liệu lưu trữ ở Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I, về các hình thức tổ chức sử dụng tài
liệu tại Trung tâm như phòng đọc, thông tin, giới thiệu, trưng bày, triển lãm,
công bố tài liệu, biên soạn các ấn phẩm lưu trữ. Công tác sử dụng tài liệu tại
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I đã mang lại hiệu quả về kinh tế, về nghiên cứu lịch sử
và các mặt hoạt động xã hội khác.
Ngoài ra còn có các bài viết chuyên sâu về từng hình thức sử dụng tài liệu,
loại hình tài liệu, về vai trò của tài liệu với công tác nghiên cứu như: “Công tác
phòng đọc – từ thời đầu đến những thay đổi và 45 năm trưởng thành ở Trung
tâm Lưu trữ Quốc gia I” của tác giả Lê Huy Tuấn, “45 năm hoạt động công bố,
giới thiệu tài liệu lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I” của tác giả Đào Thị
Diến, “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý và tra tìm tài liệu tại
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I” của tác giả Nguyễn Phương Mai, “Tổ chức khoa
học và khả năng khai thác sử dụng tài liệu Hán Nôm tại Trung tâm Lưu trữ Quốc
gia I” của tác giả Nguyễn Thu Hoài, “Tổ chức khoa học và khả năng khai thác sử
dụng tài liệu tiếng Pháp tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I” của tác giả Đinh Hữu
Phượng, “Tài liệu lưu trữ với công tác nghiên cứu lịch sử cận đại Việt Nam (1858
– 1945)” của tác giả Đinh Xuân Lâm, “Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I và Viện Viễn
đông Bác cổ - Sự hợp tác điển hình đối với việc phát huy giá trị các nguồn tài liệu”
của tác giả Philippe Le Failler…
- Hội thảo khoa học “Khai thác và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ trong
nghiên cứu khoa học xã hội và nhân văn” do trường Đại học Khoa học xã hội và
Nhân văn thuộc Đại học Quốc gia Hà nội tổ chức năm 2009 đã khẳng định giá
trị và vai trò đặc biệt quan trọng của tài liệu lưu trữ trong quá trình tiến hành
nghiên cứu các lĩnh vực thuộc khoa học xã hội và nhân văn, giới thiệu tiềm năng
và giá trị của tài liệu lưu trữ trong các lưu trữ lịch sử, lưu trữ cơ quan, tổ chức ở
trung ương, địa phương, lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ và đề xuất các giải pháp
phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.

Điển hình là các bài viết về vai trò của tài liệu lưu trữ đối với nghiên cứu
khoa học xã hội và nhân văn như: “Tài liệu lưu trữ - Nguồn sử liệu quan trọng” của
tác giả Vũ Dương Ninh, “Tài liệu lưu trữ và các khoa học xã hội và nhân văn” của
tác giả Nguyễn Phương Ngọc, “ Một vài suy nghĩ về việc sử dụng tài liệu lưu trữ
trong nghiên cứu khoa học” của tác giả Đỗ Thu Hà.
Các bài viết về tiềm năng và giá trị của tài liệu lưu trữ cũng như nhu cầu
và hiệu quả khai thác tài liệu lưu trữ tiêu biểu như: “Lưu trữ - khai thác và phát huy
giá trị di sản Hán Nôm trong nghiên cứu khoa học xã hội và nhân văn” của hai tác
giả Nguyễn Xuân Diện và Chu Tuyết Lan, “Tài liệu về Việt Nam ở kho lưu trữ Aixen
Provence – một khối tài liệu đặc biệt có giá trị đối với nghiên cứu lịch sử thời cận
hiện” của tác giả Đào Thị Diến, “Giá trị của tài liệu lưu trữ trong các doanh nghiệp
phục vụ nghiên cứu sự phát triển của kinh tế xã hội ở Việt Nam thời kỳ đổi mới” của
tác giả Nguyễn Thị Kim Bình, “Giá trị của khối hồ sơ tài liệu cán bộ đi B – nguồn sử
liệu nghiên cứu cuộc kháng chiến chống Mỹ cứu nước của nhân dân ta” của tác giả
Phạm Thị Bích Hải, “Sử dụng tài liệu lưu trữ trong biên chép lịch sử thời phong
kiến Việt Nam” của tác giả Vương Đình Quyền, “ Đến với “Ngàn năm Thăng Long
– Hà Nội từ tài liệu lưu trữ” của tác giả Nguyễn Hải Kế, “Nghiên cứu quan hệ đối
ngoại Việt Nam giai đoạn 1945 – 1975 nhìn từ góc độ nguồn tài liệu lưu trữ” của tác
giả Phạm Quang Minh, “Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong nghiên cứu lịch sử
địa phương” của tác giả Nguyễn Đức Nhuệ, “Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
trong nghiên cứu sự hình thành và phát triển hệ thống quản lý nhà nước
lĩnh vực khoa học và công nghệ” của tác giả Nguyễn Phú Thành.
- Kỷ yếu Hội thảo khoa học “Nguyên tắc, phương pháp công bố, xuất bản
tài liệu lưu trữ” do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tổ chức năm 2010 bao gồm
các bài viết về định hướng, lý luận, phương pháp cũng như phản ánh thực trạng và
kinh nghiệm công bố, giới thiệu, xuất bản tài liệu – một trong


những nhiệm vụ quan trọng của cơ quan lưu trữ phục vụ các nhu cầu sử dụng tài
liệu của đời sống xã hội và sự nghiệp xây dựng, bảo vệ đất nước. Hội thảo cũng đã

đưa ra khuyến nghị về các giải pháp tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc trong
việc vận dụng các nguyên tắc công bố học vào thực tế công bố, xuất bản, giới
thiệu tài liệu lưu trữ tại Việt Nam. Đó là các bài viết như “Định hướng công bố tài
liệu lưu trữ ở Việt Nam” của tác giả Vũ Thị Minh Hương, “Một số vấn đề nguyên
tắc và phương pháp công bố tài liệu lưu trữ” của tác giả Nguyễn Văn Hàm, “Công
bố tài liệu lưu trữ dưới dạng ấn phẩm” của tác giả Nguyễn Thị Tâm, “Công tác
công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ trên Tạp chí Văn thư, Lưu trữ Việt Nam” của tác
giả Phí Thị Nhung, “Thực trạng công bố, xuất bản tài liệu lưu trữ tại các Trung
tâm Lưu trữ Quốc gia thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước – Giải pháp và
kiến nghị” của tác giả Nguyễn Thị Thuần, “Công bố, xuất bản tài liệu lưu trữ trên
mạng thông tin máy tính (mạng internet)” của tác giả Lê Văn Năng.
Các bài viết trên các tạp chí
Từ những năm 70, 80 của thế kỷ XX và cho đến những năm gần đây, công
tác sử dụng và phục vụ sử dụng tài liệu được các tác giả đề cập trên tạp chí
chuyên ngành Văn thư Lưu trữ Việt Nam, tạp chí Xưa và Nay, tạp chí Dấu ấn thời
gian chủ yếu là những vấn đề lý luận và thực tiễn về vai trò, ý nghĩa mà giá trị
thông tin trong tài liệu lưu trữ mang lại cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức,
hoạt động nghiên cứu khoa học lịch sử; những trao đổi, thảo luận, đề xuất về
mặt nghiệp vụ nhằm làm cho công tác này mang lại hiệu quả cao hơn. Có thể kể
đến một số bài viết tiêu biểu như:
- Về lý luận và thực tiễn công tác sử dụng tài liệu có các bài viết “Một số
suy nghĩ về vấn đề tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ ở nước ta” của tác giả Vũ Thị
Phụng (1990), “Công tác tổ chức sử dụng tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II
trong 30 năm qua” của tác giả Phạm Thị Huệ (2006), “Những điều chỉnh trong văn
bản quy phạm pháp luật về công tác sử dụng tài liệu lưu


trữ và những vấn đề đặt ra” của tác giả Hà Văn Huề (2008), “Một số đề xuất về
cách thức phục vụ khai thác nhằm sử dụng hiệu quả nguồn thông tin từ tài liệu lưu
trữ” của tác giả Vũ Thu Huyền (2011). Những bài viết này thông qua thực tế vai trò,

nhiệm vụ xã hội của cơ quan lưu trữ để đề xuất các biện pháp về mặt pháp lý và
nghiệp vụ trong lĩnh vực tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
- Về công tác sử dụng và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ ở một số bộ, ngành,
cơ quan, lĩnh vực hoạt động, các bài viết “Sử dụng tài liệu lưu trữ vào các hoạt động
của bộ đội biên phòng” của tác giả Tô Duy Nghĩa (1998), “Những đóng góp của công
tác văn thư, lưu trữ trong hoạt động chỉ đạo, điều hành của Chính phủ ” của tác giả
Kiều Mai (2007) tập trung giới thiệu về tình hình tài liệu, những kết quả mà công
tác phục vụ sử dụng tài liệu đem lại góp phần phục vụ hoạt động của cơ quan, tổ
chức và những kinh nghiệm thực tế.
- Về vai trò của tài liệu lưu trữ trong nghiên cứu lịch sử, các bài viết: “Tổ
chức và sử dụng tài liệu lưu trữ để nghiên cứu lịch sử Nhà nước Việt Nam hiện
đại” của tác giả Vũ Thị Phụng (1990), “Vai trò của tài liệu lưu trữ đối với việc biên
soạn lịch sử Chính phủ Việt Nam” của tác giả Dương Văn Khảm (2002), “Tài liệu lưu
trữ - nguồn sử liệu tin cậy nghiên cứu lịch sử Bộ Nội vụ ” của tác giả Trần Hoàng
(2005), “Tài liệu lưu trữ - Nguồn sử liệu quan trọng” của tác giả Vũ Dương Ninh
đề cập đến việc tài liệu lưu trữ được cung cấp là những sử liệu gốc giúp cho các nhà
nghiên cứu, các nhà sử học trong quá trình nghiên cứu, biên soạn lịch sử bảo
đảm độ tin cậy, tính xác thực, khắc phục các khoảng trống lịch sử do thiếu vắng
các nguồn sử liệu.
- Về sử dụng tài liệu lưu trữ trong bối cảnh đổi mới đất nước và chính phủ
điện tử, các bài viết “Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ trong thời kỳ đổi mới” của
tác giả Phan Đình Nham (1994), “Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trong công cuộc
xây dựng và bảo vệ Tổ quốc” của các tác giả Nguyễn Cảnh Đương, Nguyễn Minh
Sơn (2007), “Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ trong môi trường mạng –
xu hướng tất yếu của Lưu trữ Việt Nam” của tác