xây dựng phần mềm kế toán doanh thu bán hàng tại công ty cổ phần gỗ mdf vrg quảng trị

BỘ TÀI CHÍNH
HỌC VIỆN TÀI CHÍNH

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP
ĐỀ TÀI:
XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN DOANH THU BÁN
HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GỖ MDF VRG QUẢNG
TRỊ

Sinh viên

:

Lớp

:

Giáo viên hướng dẫn :

HÀ NỘI – 2018


Đồ Án Tốt Nghiệp

Học Viện Tài Chính

LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của em. Các số liệu, kết
quả nêu trong đồ án tốt nghiệp là trung thực xuất phát từ tình hình thực tế
của đơn vị thực tập.
Tác giả đồ án

Đồ Án Tốt Nghiệp

Học Viện Tài Chính

LỜI CẢM ƠN
Để luận văn này đạt kết quả tốt đẹp, em đã nhận được sự hỗ trợ, giúp đỡ
của nhiều cơ quan, tổ chức, cá nhân. Với tình cảm sâu sắc, chân thành, cho
phép em được bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến tất cả các cá nhân và cơ quan đã
tạo điều kiện giúp đỡ trong quá trình học tập và nghiên cứu đề tài.
Trước hết em xin gửi tới các thầy cô khoa “Hệ thống thông tin kinh tế”
lời chào trân trọng, lời chúc sức khỏe và lời cảm ơn sâu sắc. Với sự quan tâm,
dạy dỗ, chỉ bảo tận tình chu đáo của thầy cô, đến nay em đã có thể hoàn thành
đồ án, đề tài: "Xây dựng phần mềm kế toán doanh thu bán hàng tại Công
ty cổ phần gỗ MDF VRG Quảng Trị ".
Đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới thầy giáo TS. Vũ Bá
Anh đã quan tâm giúp đỡ, hướng dẫn em hoàn thành tốt đồ án này trong thời
gian qua.
Thực hiện đề tài này em còn nhận được sự giúp đỡ tận tình của các thành
viên tại công ty thực tập, em chân thành cảm ơn ban lãnh đạo và nhân viên
Công ty Cổ phần gỗ MDF VRG Quảng Trị đã tạo mọi điều kiện giúp đỡ em
trong suốt quá trình thực tập.
Với điều kiện thời gian cũng như kinh nghiệm còn hạn chế của một học
viên, đồ án này không thể tránh được những thiếu sót. Em rất mong nhận
được sự chỉ bảo, đóng góp ý kiến của các thầy cô để em có điều kiện bổ sung,
nâng cao ý thức của mình, phục vụ tốt hơn công tác thực tế sau này.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày…… tháng …… năm 2018
Sinh viên

Đồ Án Tốt Nghiệp

Học Viện Tài Chính

MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN ...................................................................................................... i
LỜI CẢM ƠN ........................................................................................................... ii
MỤC LỤC ................................................................................................................ iii
DANH MỤC VIẾT TẮT ........................................................................................ vi
DANH MỤC HÌNH ................................................................................................ vii
PHẦN MỞ ĐẦU ........................................................................................................1
CHƯƠNG 1: NHẬN THỨC CHUNG ĐỂ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ
TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP .........................5
1.1. Nhận thức chung để xây dựng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp .......5
1.1.1. Khái niệm, vai trò, đặc điểm, yêu cầu của phần mềm kế toán..........................5
1.1.1.1. Khái niệm phần mềm kế toán trong doanh nghiệp ........................................5
1.1.1.2. Vai trò của phần mềm kế toán .......................................................................5
1.1.1.3. Đặc điểm phần mềm kế toán ..........................................................................6
1.1.1.4. Yêu cầu của phần mềm kế toán .....................................................................8
1.1.2. Cấu trúc của phần mềm kế toán ........................................................................9
1.1.3. Qui trình xây dựng phần mềm kế toán ............................................................11
1.1.3.1. Khảo sát hiện trạng và lập kế hoạch ............................................................11
1.1.3.2. Phân tích hệ thống ........................................................................................13
1.1.3.3. Thiết kế hệ thống ..........................................................................................18
1.1.3.4. Lập trình .......................................................................................................20
1.1.3.5. Kiểm thử .......................................................................................................21
1.1.3.6. Cài đặt, vận hành, huấn luyện ......................................................................21
1.1.3.7. Bảo hành và bảo trì ......................................................................................22

1.1.4. Công cụ tin học dùng để xây dựng phần mềm kế toán ...................................22
1.1.4.1. Công cụ quản trị dữ liệu ...............................................................................22
1.1.4.2. Ngôn ngữ lập trình .......................................................................................25
1.1.4.3. Công cụ tạo báo cáo .....................................................................................26
1.1.4.4. Công cụ khác ................................................................................................28
1.1.4.5. Nhận xét chung ............................................................................................29
1.2. Nhận thức chung về kế toán doanh thu bán hàng ........................................29
1.2.1. Những khái niệm cơ bản về kế toán doanh thu bán hàng ...............................29
1.2.1.1. Bán hàng và doanh thu bán hàng .................................................................29


Đồ Án Tốt Nghiệp

Học Viện Tài Chính

1.2.1.2. Các khoản giảm trừ doanh thu .....................................................................31
1.2.2. Yêu cầu quản lí nghiệp vụ xác định doanh thu bán hàng ...............................32
1.2.3. Nhiệm vụ của kế toán doanh thu bán hàng .....................................................32
1.2.4. Các tài khoản kế toán và hệ thống chứng từ sử dụng .....................................33
1.2.5. Trình tự thực hiện công tác kế toán trên máy vi tính ......................................34
1.2.6. Quy trình hạch toán kế toán doanh thu bán hàng ............................................36
1.2.6.1. Doanh thu bán hàng trực tiếp hoặc doanh thu bán hàng theo phương thức
gửi hàng .....................................................................................................................40
1.2.6.2. Doanh thu bán hàng trả góp .........................................................................40
1.2.6.3. Doanh thu gửi bán đại lý, ký gửi theo phương thức bán đúng ....................41
1.2.6.4. Bán hàng có chiết khấu thanh toán ..............................................................42
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN DOANH
THU BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GỖ MDF VRG QUẢNG TRỊ .43
2.1. Giới thiệu khái quát về Công ty Cổ phần Gỗ MDF VRG Quảng Trị .........43
2.1.1. Giới thiệu khái quát về Công ty ......................................................................43

2.1.2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty ......................................................46
2.2. Thực trạng HTTT kế toán xác định doanh thu bán hàng tại Công ty Cổ
phần Gỗ MDF VRG Quảng Trị .............................................................................55
2.1.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty ................................................................55
2.2.2. Hình thức sổ kế toán sử dụng.......................................................................59
2.2.3. Hệ thống tài khoản sử dụng .........................................................................60
2.2.4. Hệ thống chứng từ sử dụng ..........................................................................60
2.2.5. Hệ thống báo cáo sử dụng ............................................................................60
2.2.6. Qui trình hạch toán kế toán .........................................................................61
2.2.7 . Tình hình ứng dụng CNTT .............................................................................63
2.3. Đánh giá hệ thống kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty Cổ Phần gỗ
MDF VRG Quảng Trị và hướng khắc phục .........................................................63
2.3.1. Về tổ chức bộ máy kế toán, cơ sở vật chất, con người ..................................63
2.3.2. Tổ chức bộ sổ kế toán ....................................................................................64
2.3.3. Hệ thống tài khoản sử dụng............................................................................65
2.3.4. Hệ thống chứng từ sử dụng ............................................................................66
2.3.5. Hệ thống báo cáo sử dụng ..............................................................................66
2.3.6. Qui trình hạch toán kế toán ............................................................................67
2.3.7. Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin .......................................................68


Đồ Án Tốt Nghiệp

Học Viện Tài Chính

CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG HỆ THỐNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN DOANH
THU BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GỖ MDF VRG QUẢNG TRỊ .69
3.1. Đặt bài toán và phân tích hệ thống .................................................................69
3.1.1. Mục tiêu của hệ thống .....................................................................................69
3.1.2. Mô tả bài toán..................................................................................................69

3.1.3. Xác định yêu cầu .............................................................................................71
3.2. Phân tích hệ thống về chức năng ....................................................................72
3.2.1. Biểu đồ ngữ cảnh.............................................................................................72
3.2.2. Biểu đồ phân cấp chức năng ...........................................................................75
3.2.3. Ma trận thực thể chức năng .............................................................................78
3.2.4. Phân tích mô hình khái niệm logic..................................................................81
3.2.4.1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0 ........................................................................81
3.2.4.2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 ........................................................................82
3.2.5. Mô hình khái niệm dữ liệu E – R ....................................................................87
3.3. Thiết kế phần mềm kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty Cổ phần gỗ
MDF VRG Quảng Trị .............................................................................................94
3.3.1. Thiết kế mô hình logic ....................................................................................94


Đồ Án Tốt Nghiệp

Học Viện Tài Chính

DANH MỤC VIẾT TẮT
TÊN ĐẦY ĐỦ

TỪ VIẾT TẮT
CSDL

Cơ sở dữ liệu

CTGS

Chứng từ ghi sổ

GTGT

Giá trị gia tăng

HTTT

Hệ thống thông tin

KT

Kế toán

TK

Tài khoản

CKTT

Chiết khấu thanh toán

HTL

Hàng trả lại

XK

Xuất kho

XN

Xác nhận

HBTL

Hàng bán trả lại

CBCNV

Cán bộ công nhân viên

ĐHĐCĐ

Hội đồng đại cổ đông

HĐQT

Hội đồng quản trị

SXKD

Sản xuất kinh doanh

HBXH

Bảo hiểm xã hội

ATLĐ

An toàn lao động

Đồ Án Tốt Nghiệp

Học Viện Tài Chính

DANH MỤC HÌNH

Hình 1.1. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính .... 35
Hình 2.1: Sơ đồ bộ máy quản lý của Công ty ................................................. 46
Hình 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán ......................................................... 55
Hình 2.3: Trình tự kế toán bán hàng tăng doanh thu ...................................... 62
Hình 2.4: Trình tự kế toán giảm trừ doanh thu ............................................... 63
Hình 3.1. Biểu đồ ngữ cảnh ............................................................................ 73
Hình 3.2. Sơ đồ phân cấp chức năng............................................................... 75
Hình 3.3. Ma trận thực thể chức năng ............................................................. 80
Hình 3.4. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0 ........................................................... 81
Hình 3.5. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 “Cập nhật thông tin tiền bán hàng” .. 82
Hình 3.6. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 “Xử lí nghiệp vụ Tăng doanh thu”... 83
Hình 3.7. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 “Xử lí nghiệp vụ Giảm doanh thu” .. 84
Hình 3.8. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 “Lập sổ kế toán”............................... 85
Hình 3.9. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 “Lập báo cáo kế toán” ...................... 86
Hình 3.10. Mô hình khái niệm dữ liệu E – R .................................................. 93
Hình 3.11. Mô hình quan hệ dữ liệu ............................................................... 97


Đồ Án Tốt Nghiệp

Học Viện Tài Chính

PHẦN MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài
Cùng với xu hướng phát triển của thế giới, Việt Nam đang nỗ lực phấn
đấu hết mình để đưa nền kinh tế nước nhà hòa nhập với sự phát triển chung
đó. Sự có mặt của các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh đóng vai trò hết sức
quan trọng, đẩy mạnh nền kinh tế phát triển. Các doanh nghiệp muốn tồn tại
và phát triển trong môi trường kinh tế đầy biến động và thách thức như hiện
nay đòi hỏi các doanh nghiệp phải không ngừng phấn đấu, tăng cường năng
lực sản xuất kinh doanh, khẳng định vụ thế của mình trên thị trường và nhất
định phải có phương án kinh doanh đạt hiệu quả kinh tế. Các doanh nghiệp
phải có phương án đầu tư, qui mô sản xuất, cân đối giữa mục tiêu và khả năng
về các điều kiện sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Từ đó có cách thức
quản lý doanh thu, kết quả kinh tế có lãi. Vì vậy việc xác định và đánh giá
chính xác kết quả kinh doanh của doanh nghiệp có ý nghĩa vô cùng quan
trọng.
Doanh thu là một chỉ tiêu quan trọng trong doanh nghiệp, là cở sở để xác
định kết quả sản xuất kinh doanh, trong đó doanh thu bán hàng chiếm tỷ trọng
lớn nhất trong toàn bộ doanh thu của doanh nghiệp. Đặc biệt với doanh
nghiệp mang tính chất thương mại thì điều này càng rõ. Doanh thu bán hàng
phản ánh quy mô của quá trình tái sản xuất, phản ánh trình độ tổ chức chỉ đạo
sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Bởi lẽ có được doanh thu bán hàng
chứng tỏ doanh nghiệp cung cấp sản phẩm, hàng hóa được người tiêu dùng
chấp nhận. Doanh thu bán hàng là nguồn vốn quan trọng để doanh nghiệp
trang trải các khoản chi phí về tư liệu lao động, đối tượng lao động đã hao phí
trong quá trình sản xuất kinh doanh, để trả lương, thưởng cho người lao động,
trích bảo hiểm xã hội, nộp thuế theo luật định,…

1


Đồ Án Tốt Nghiệp

Học Viện Tài Chính

Đồng thời ngày nay, thông tin được coi là một nhu cầu thiết yếu trong
đời sống xã hội, là công cụ để điều hành, quản lý, chỉ đạo của mỗi quốc gia, là
phương tiện hữu hiệu để mở rộng giao lưu hiểu biết giữa các quốc gia, dân
tộc, là nguồn cung cấp tri thức mọi mặt cho công chúng và là nguồn lực phát
triển kinh tế - xã hội. Cùng với sự phát triển vượt bậc của khoa học kỹ thuật,
tin học ngày càng trở thành một lĩnh vực quan trọng, thiết yếu trong thời đại
ngày nay. Bất cứ một lĩnh vực nào trong cuộc sống người ta cũng đều phải
ứng dụng tin học để có thể nâng cao chất lượng các hoạt động. Đặc biệt, đối
với các doanh nghiệp, việc ứng dụng tin học là bắt buộc nếu muốn tồn tại và
đứng vững trên thị trường.
Vì vậy, sau thời gian nghiên cứu thực tập tại công ty cũng như xuất phát
từ tầm quan trọng của công tác hạch toán doanh thu, những ứng dụng của
công nghệ thông tin em đã chọn đề tài: “Xây dựng phần mềm kế toán doanh
thu bán hàng tại Công ty Cổ phần Gỗ MDF VRG Quảng Trị”.
2. Mục đích của đề tài
− Làm rõ lý luận về kế toán doanh thu bán hàng trong doanh nghiệp.
− Nghiên cứu thực trạng kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty Cổ
phần Gỗ MDF VRG Quảng Trị
− Tận dụng năng lực tài nguyên (hệ thống máy tính), năng lực con
người nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý;
− Đưa ra các giải pháp hoàn thiện công tác kế toán doanh thu bán hàng,
hỗ trợ nhân viên kế toán trong việc quản lý các khoản doanh thu bán hàng,
các khoản giảm trừ doanh thu tại Công ty Cổ phần Gỗ MDF VRG Quảng Trị,
giúp công ty nâng cao chất lượng bán hàng, tăng doanh thu, tiết kiệm chi phí
nhờ giảm bớt đội ngũ nhân công, giảm thiểu sai sót có thể xảy ra trong quá
trình hạch toán.

2


Đồ Án Tốt Nghiệp

Học Viện Tài Chính

3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là hệ thống thông tin kế toán bán hàng
tại Công ty Cổ phần Gỗ MDF VRG Quảng Trị.
Song trong kế toán bán hàng có 3 mảng: kế toán tổng hợp doanh thu bán
hàng, kế toán tổng hợp chi phí bán hàng và tập hợp xác định kết quả kinh
doanh. Vì vậy, trong khuôn khổ một đồ án tốt nghiệp và thời gian cho phép,
em xin phép tập trung nghiên cứu về hệ thống thông tin kế toán doanh thu bán
hàng tại Công ty Cổ phần Gỗ MDF VRG Quảng Trị.
4. Phạm vi nghiên cứu đề tài
Kế toán bán hàng bao gồm xác định doanh thu bán hàng, chi phí bán
hàng và xác định kết quả kinh doanh. Trong khuôn khổ đồ án tốt nghiệp em
sẽ nghiên cứu về xác định doanh thu bán hàng, xuất hàng bán, nhập hàng bán
bị trả lại, xác định doanh thu bán hàng, doanh thu chi tiết theo từng mặt hàng,
doanh thu chi tiết theo khách hàng và các khoản giảm trừ doanh thu.
Hệ thống được xây dựng dựa trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu Foxpro
5. Phương pháp nghiên cứu
Để làm rõ các vấn đề nghiên cứu nêu trên, đề tài sử dụng tổng hợp nhiều
phương pháp như:
- Phương pháp luận: phương pháp duy vật biện chứng và duy vật lịch sử:
coi một sự vật hay một hiện tượng trong trạng thái luôn luôn phát triển và
xem xét nó trong mối quan hệ với các sự vật và hiện tượng khác. Phương
pháp luận được biểu hiện qua các phương pháp cụ thể sau:
+ Phương pháp phỏng vấn: trao đổi trực tiếp với các cán bộ nhân viên

trong công ty, đặc biệt là nhân viên phòng kế toán để nắm bắt được tình hình
thực tế công tác kế toán trong công ty.
+ Phương pháp quan sát: tiến hành quan sát kết hợp với ghi chép về qui
trình xử lý các nghiệp vụ trong công ty.

3


Đồ Án Tốt Nghiệp

Học Viện Tài Chính

+ Phương pháp phân tích tài liệu: thu thập các thông tin dựa trên các tài
liệu đã có sẵn.
- Phương pháp phân tích hệ thống thông tin.
- Phương pháp tin học bằng công cụ lập trình Visual FoxPro để giải
quyết bài toán đã được phân tích.
6. Kết cấu của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục,
nội dung đồ án được kết cấu thành 3 chương:
Chương 1: Nhận thức chung để xây dựng phần mềm kế toán doanh
bán hàng trong doanh nghiệp.
Chương 2: Thực trạng hệ thống thông tin kế toán doanh thu bán hàng
tại Công ty Cổ phần Gỗ MDF VRG Quảng Trị.
Chương 3: Xây dựng phần mềm kế toán doanh thu bán hàng tại Công
ty Công ty Cổ phần Gỗ MDF VRG Quảng Trị.

4

Đồ Án Tốt Nghiệp

Học Viện Tài Chính

CHƯƠNG 1: NHẬN THỨC CHUNG ĐỂ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ
TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP

1.1. Nhận thức chung để xây dựng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp
1.1.1. Khái niệm, vai trò, đặc điểm, yêu cầu của phần mềm kế toán
1.1.1.1. Khái niệm phần mềm kế toán trong doanh nghiệp
Phần mềm kế toán: là hệ thống các chương trình máy tính dùng để tự động
xử lý các thông tin kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu lập chứng từ gốc,
phân loại chứng từ, ghi chép sổ sách, xử lý thông tin chứng từ, sổ sách theo quy
trình của chế độ kế toán đến khâu in ra sổ kế toán và báo cáo tài chính, kế toán
quản trị và thống kê phân tích tài chính khác.
1.1.1.2. Vai trò của phần mềm kế toán
Vai trò của phần mềm kế toán đồng hành với vai trò của kế toán, nghĩa là
cũng thực hiện vai trò là công cụ quản lý , giám sát và cung cấp thông tin , vai
trò theo dõi, đo lường kết quả hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị. Tuy nhiên,
do sự kết hợp của hai lĩnh vực: công nghệ thông tin và lĩnh vực kế toán nên vai
trò của phần mềm kế toán còn thể hiện như sau:
- Vai trò thay thế toàn bộ hay một phần của công việc kế toán bằng thủ
công: Việc cơ giới hóa công tác kế toán bằng phần mềm kế toán đã thay thế
toàn bộ hay một phần công việc ghi chép, tính toán xử lý bằng thủ công của
người làm kế toán, giúp việc kiểm tra, giám sát tình hình sử dụng vốn và khả
năng huy động vốn vào sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nhanh hơn và
chính xác hơn. Căn cứ vào thông tin do phần mềm kế toán cung cấp các nhà
quản lý có thể ra quyết định kinh doanh hữu ích, có thể thay đổi quyết định kinh
doanh một cách nhanh hơn bằng các thay đổi số liệu sẽ có được những kết quả
khác nhau, từ đó nhà quản lý có nhiều giải pháp lựa chọn.

5


Đồ Án Tốt Nghiệp

Học Viện Tài Chính

- Vai trò số hóa thông tin: phần mềm kế toán tham gia vào việc cung
cấp thông tin được số hóa để hình thành nên một xã hội hóa thông tin điện
tử, thông tin của kế toán được lưu trữ dưới dạng các tập tin của máy tính cho nên
dễ dàng số hóa để trao đổi thông tin thông qua báo cáo trên mạng nội bộ hay trên
internet.
1.1.1.3. Đặc điểm phần mềm kế toán
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán máy tập trung là công việc kế toán
được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán.
Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của thông tư 200/2014/TT
- BTC. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng
phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo phục vụ công tác quản lí, thống kê cho
đối tượng trong và ngoài doanh nghiệp: nhà nước (cơ quan thuế, cơ quan thanh
tra, kiểm tra): nộp báo cáo tài chính; nhà đầu tư (các cổ đông, thành viên, chủ sở
hữu công ty hiện tại, các nhà đầu tư tiềm năng chuẩn bị mua cổ phiếu của doanh
nghiệp trên sàn chứng khoán): nộp báo cáo tài chính và nhà quản lí: nộp báo cáo
tài chính và báo cáo quản trị.
❖ Đặc điểm phần mềm kế toán: gồm 4 đặc điểm:
✓ Phải sử dụng các phương pháp kế toán: bao gồm 4 phương pháp: phương
pháp chứng từ, phương pháp tài khoản, phương pháp tính giá và phương pháp
tổng hợp cân đối kế toán:
- Phương pháp chứng từ:
+ Là phương pháp kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát

sinh và thực sự hoàn thành theo thời gian và địa điểm phát sinh của nghiệp vụ đó
vào các bản chứng từ để phục vụ công tác kế toán, công tác quản lý.

6


Đồ Án Tốt Nghiệp

Học Viện Tài Chính

+ Trong quá trình hoạt động của đơn vị thường xuyên phát sinh các nghiệp
vụ kinh tế gây ra sự biến động của tài sản, nguồn vốn. Các nghiệp vụ kinh tế
gồm nhiều loại phát sinh ở thời gian và địa điểm khác nhau. Để phục vụ cho
công tác kế toán quản lý kiểm tra việc bảo vệ sử dụng tài sản, kiểm tra các hoạt
động kinh tế tài chính, hạch toán kế toán đã xây dựng phương pháp khoa học để
thu nhận đầy đủ thông tin về mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. Đó là
phương pháp chứng từ kế toán với 2 nội dung là: lập các bản chứng từ chứng
minh cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và tổ chức thông tin về các nghiệp vụ
kinh tế theo yêu cầu quản lý và hạch toán.
- Phương pháp tài khoản:
+ Là phương pháp kế toán phân loại, phản ánh và giám sát một cách
thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình và sự biến động của từng tài sản,
từng nguồn vốn và từng quá trình sản xuất kinh doanh.
+ Phương pháp chứng từ cung cấp thông tin về từng nghiệp vụ kinh tế phát
sinh gây ra sự biến động về tài sản và nguồn vốn, các thông tin mang tính phân
tán không có hệ thống. Để thu nhập thông tin tổng hợp về tình hình và sự biến
động của từng đối tượng kế toán, kế toán sử dụng phương pháp tài khoản kế
toán.
- Phương pháp tính giá:
+ Là phương pháp kế toán sử dụng thước đo tiền tệ tổng hợp và phân bổ

chi phí để xác định giá trị thực tế của tài sản trong đơn vị theo nguyên tắc nhất
định.
+ Tài sản trong đơn vị là đối tượng hạch toán kế toán bao gồm nhiều loại
tồn tại dưới hình thái hiện vật khác nhau. Mỗi loại tài sản do các yếu tố chi phí
cấu thành bao gồm chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp. Vì vậy để xác định giá

7


Đồ Án Tốt Nghiệp

Học Viện Tài Chính

trị của tài sản nhằm cung cấp thông tin tài sản tổng hợp về tài sản của doanh
nghiệp. Kế toán sử dụng phương pháp tính giá với nội dung tổng hợp chi phí
trực tiếp và phân bổ chi phí gián tiếp cho từng tài sản theo các nguyên tắc nhất
định nhằm xác định giá trị thực tế của tổng tài sản, từng quá trình.
- Phương pháp tổng hợp cân đối kế toán:
+ Là phương pháp kế toán tổng hợp số liệu từ các sổ kế toán theo các mối
quan hệ cân đối vốn có của kế toán nhằm cung cấp các thông tin theo chỉ tiêu
kinh tế tài chính về tài sản và kết quả kinh doanh của đơn vị nhằm phục vụ công
tác quản lý.
+ Trong công tác quản lý ngoài thông tin về từng nghiệp vụ kinh tế, thông
tin về tình hình và sự biến động về từng tài sản, nguồn vốn và quá trình kinh
doanh cần thiết có các thông tin tổng hợp về toàn bộ tình hình tài sản, tình hình
kết quả hoạt động, để đáp ứng yêu cầu quản lý kế toán sử dụng phương pháp
tổng hợp cân đối kế toán.
✓ Tuân thủ các chế độ kế toán và chuẩn mực kế toán
✓ Cập nhật liên tục, kịp thời các thông tư, công văn mới
✓ Phục vụ từng loại đối tượng cần báo cáo tài chính và báo cáo quản trị.

Ngoài ra, cần kết hợp với các phương pháp toán, logic: kinh tế lượng,
SPSS, Data… để đưa ra được các báo cáo tổng hợp phục vụ cho việc ra quyết
định của ban lãnh đạo.
1.1.1.4. Yêu cầu của phần mềm kế toán
Khác với các phần mềm khác, phần mềm kế toán là phần mềm được xây
dựng để phục vụ công tác kế toán trong doanh nghiệp, vì vậy các phần mềm kế
toán bắt buộc phải được thiết kế dựa trên các chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán
Việt Nam.

8


Đồ Án Tốt Nghiệp

Học Viện Tài Chính

Phần mềm kế toán phải có tính tự động hóa và chính xác cao. Mỗi chứng
từ kế toán chỉ cần nhập một lần duy nhất, các bút toán kết chuyển hay phân bổ
được thiết kế tự động và chương trình sẽ tự động xử lý và cung cấp bất kỳ sổ
kế toán, báo cáo kế toán nào theo yêu cầu của người sử dụng tại mọi thời
điểm. Phần mềm kế toán có tính chính xác cao, giúp tránh được những sai sót
so với kế toán thủ công đồng thời làm tăng tính minh bạch của công tác kế
toán.
Phần mềm kế toán cần phải phân quyền cho từng người sử dụng, cho
từng phần hành kế toán, kiểm soát truy cập của từng người từ khâu đăng nhập,
nhập liệu đến khâu xem báo cáo.
Phần mềm kế toán phải cung cấp tính năng sao lưu dữ liệu đảm bảo tính
an toàn của dữ liệu.
Phần mềm kế toán phải cung cấp hệ thống sổ sách kế toán theo các hình
thức ghi sổ như: Nhật ký chung, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký chứng từ, Nhật ký

– Sổ cái. Bên cạnh đó, phần mềm còn cung cấp hệ thống sổ chi tiết, báo cáo
quyết toán thuế…
1.1.2. Cấu trúc của phần mềm kế toán
Cấu trúc của một phần mềm kế toán phụ thuộc vào công nghệ lập trình
của phần mềm kế toán đó. Có 2 trường hợp là lập trình hướng cấu trúc và lập
trình hướng đối tượng.
➢ Lập trình hướng cấu trúc:
Cấu trúc của mềm kế toán bao gồm:
- Các tệp chương trình: là một tập hợp hữu hạn các lệnh viết bằng một
ngôn ngữ nào đó, mà người dùng và máy có thể hiểu được, Mỗi lệnh sẽ tương

9


Đồ Án Tốt Nghiệp

Học Viện Tài Chính

ứng với một hay một số thao tác trong thuật toán đã được xây dựng trước. Tệp
chương trình gồm một chương trình chính và các chương trình con.
- Các tệp dữ liệu: là các bảng dùng để lưu trữ và quản lí các dữ liệu, lưu
trữ các thông tin đầu vào của hệ thống.
➢ Lập trình hướng đối tượng:
Cấu trúc của phần mềm kế toán bao gồm:
- Data (dữ liệu): Là các bảng dùng để lưu trữ và quản lý các dữ liệu, lưu
trữ các thông tin đầu vào của hệ thống. Trong nhóm này có chứa 3 thành phần
cơ bản:
+ Database (cơ sở dữ liệu): Là một tập các File được tổ chức theo một
quy tắc nào đó để thực thi một nhiệm vụ nào đó. Trong Database có rất nhiều
các loại tệp khác nhau nhưng trong đó có một loại tệp rất quan trọng được gọi

là bảng (Table).
+ Free Tables ( các bảng tự do): trong thành phần này chứa các bảng tự
do, nằm ngoài CSDL.
+ Queries (các truy vấn): dùng để truy vấn tạo các Tables khác từ Tables
nguồn, nghĩa là sinh ra các tệp bảng từ những tệp bảng nguồn theo một số
điều kiện nào đó.
- Documents (các tài liệu): chứa hầu hết các tệp tin, dữ liệu trong báo cáo.
Trong nhóm này có chứa 3 thành phần cơ bản:
+ Forms (giao diện): chứa các tệp có hình ảnh form. Thực chất Form là
một cửa sổ đặt các lệnh điều khiển lên trên nó.
+ Report: là báo cáo.
+ Labels: chứa các tệp nhãn.
- Class: dùng để tạo mới hoặc nối kết các lớp vào Project Maneger.

10


Đồ Án Tốt Nghiệp

Học Viện Tài Chính

- Code (chương trình): bao gồm các tệp chương trình (PRG) do người
dùng tạo ra và thư viện API. Trong các tệp .PRG, có một tệp được SET MAIN
(chọn làm chương trình chính) là tệp sẽ được tự dộng chạy đầu tiên khi chạy
phần mềm này.
+ Program: chứa các chương trình
+ API Libraies: dùng để nối kết các thư viện API và các ứng dụng
(*.DLL).
+ Applications: dùng để nối kết các thư viện API và các ứng dụng
(*.DLL).

- Other ( các thành phần khác):
+ Menus: các thực đơn.
+ Text Files (các tệp văn bản): Dùng để tạo một tệp text hoặc nối kết
một tệp text vào Project Manager
+ Other Files (các tệp khác): Dùng để nối kết vào Project Manager một
tệp bất kỳ - có thể cả tệp đồ hoạ.
1.1.3. Qui trình xây dựng phần mềm kế toán
Dựa trên các kiến thức trên nền tảng về công nghệ phần mềm trên thế giới
như phương pháp luận Oracle’s CASE Method, Rational Unified Process, các
mô hình của Boehm, Booch…, người ta đã rút ra được một qui trình xây dựng
phần mềm gồm 7 giai đoạn sau:
1.1.3.1. Khảo sát hiện trạng và lập kế hoạch
❖ Khảo sát hiện trạng
Khảo sát hiện trạng là bước khởi đầu của tiến trình phát triển hệ thống
thông tin. Đây là giai đoạn nghiên cứu sơ bộ và xác định tính khả thi của dự án
với hệ thống mới.

11


Đồ Án Tốt Nghiệp

Học Viện Tài Chính

✓ Giai đoạn này cần giải quyết được các vấn đề:
Môi trường và các ràng buộc với HTTT cần xây dựng như thế nào?
Chức năng, nhiệm vụ cần đạt được của HTTT.
Xác định giải pháp phân tích, thiết kế sơ bộ và xem xét tính khả thi của
chúng. Trên cơ sở các thông tin khảo sát hiện trạng, xác định các điểm yếu của
hệ thống hiện tại, lập phương án cải tiến hệ thống, xác định phạm vi, khả năng,

mục tiêu của dự án.
✓ Nội dung của khảo sát hiện trạng:
Tìm hiểu môi trường kinh tế, xã hội, kỹ thuật của hệ thống.
Nghiên cứu cơ cấu tổ chức của hệ thống.
Xác định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các đơn vị ở các cấp khác
nhau.
Thu thập và nghiên cứu các hồ sơ, sổ sách sử dụng trong nghiệp vụ của tổ
chức, đồng thời nghiên cứu các phương pháp xử lý thông tin trong các tài liệu
thu thập được.
Thu thập các quy tắc quản lý như Luật, Nghị định, Quy định, Thông tư…
chi phối quá trình xử lý thông tin.
Nghiên cứu chu trình lưu chuyển và xử lý thông tin của hệ thống.
Thống kê các phương tiện, tài nguyên được sử dụng cho hoạt động của hệ
thống.
Đánh giá hiện trạng và đề ra giải pháp.
Lập tài liệu khảo sát.
❖ Lập kế hoạch
Lập kế hoạch phát triển dự án là giai đoạn xây dựng, đề xuất các công việc
chính phải làm trong hệ thống.

12


Đồ Án Tốt Nghiệp

Học Viện Tài Chính

✓ Nội dung của việc lập dự án:
+ Xác định mục tiêu dự án
+ Xác định lợi ích nghiệp vụ

+ Xác định lợi ích người dùng
+ Xác định lợi ích kinh tế
+ Đề xuất các chức năng chính và cấu trúc chung của hệ thống
+ Lập kế hoạch triển khai dự án
1.1.3.2. Phân tích hệ thống
Phân tích hệ thống là công việc làm sáng tỏ các mục tiêu và yêu cầu chi tiết
của hệ thống. Trong nhiều trường hợp, người lập trình phải tham gia tư vấn cho
khách hàng hay người dùng trong đơn vị về yêu cầu và chức năng của các hệ
thống nhằm tối đa hóa lợi ích của hệ thống trong việc phục vụ các mục đích kinh
doanh hay quản lý của khách hàng.
Phân tích hệ thống nhằm xác định nhu cầu thông tin của tổ chức, cung cấp
những dữ liệu cơ sở cho việc thiết kế HTTT sau này, bao gồm các công việc:
Xác định các dữ liệu nghiệp vụ của hệ thống cần lưu trữ và xử lý như
chứng từ, sổ sách, báo cáo…
Xác định các chức năng, nhiệm vụ của hệ thống.
Xác định quy trình nghiệp vụ hoạt động của hệ thống.
Xác định các dữ liệu và chức năng hoạt động trong tương lai của nghiệp
vụ hoạt động của hệ thống.
Các ràng buộc quan hệ giữa hệ thống về môi trường.
❖ Phân tích hệ thống về chức năng
Phân tích hệ thống về chức năng bao gồm:
- Sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống

13


Đồ Án Tốt Nghiệp

Học Viện Tài Chính

- Biểu đồ phân cấp chức năng
- Biểu đồ luồng dữ liệu
- Ma trận thực thể chức năng
- Tài liệu đặc tả chức năng
✓ Sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống
Sơ đồ ngữ cảnh là sơ đồ miêu tả tổng quát về hệ thống, mô tả mối liên hệ
thông tin của hệ thống với môi trường bên ngoài.
Sơ đồ ngữ cảnh gồm 3 thành phần là: tiến trình hệ thống, các tác nhân và
các luồng dữ liệu.
- Tiến trình hệ thống: mô tả toàn bộ hệ thống
Ký pháp: biểu thị bằng một hình tròn có dây cung phân cách, ở trên ghi
số 0 (mức biểu đồ mức 0) , phía dưới ghi tên hệ thống.
Tên hệ thống được biểu thị bằng một cụm động từ có từ “hệ thống”
0

Tên Hệ Thống

- Các tác nhân: dùng để mô tả các yếu tố môi trường có tương tác
với hệ thống.
Để xác định một tác nhân, cần đảm bảo 3 tiêu chí:
+ Tác nhân phải là người, nhóm người, một tổ chức, một bộ phận,
một bộ phận của một tổ chức hay một hệ thống thông tin khác.
+ Nằm ngoài hệ thống đang được xây dựng và không thực hiện chức
năng của hệ thống.

14


Đồ Án Tốt Nghiệp

Học Viện Tài Chính

+ Có tương tác với hệ thống, gửi thông tin vào hệ thống hoặc nhận
thông tin ra.
Tên: phải là danh từ chỉ người, nhóm người hay một tổ chức
Ký pháp: Biểu thị bằng một hình chữ nhật có điền tên tác nhân ở bên trong.

TÊN TÁC NHÂN
- Các luồng dữ liệu: là các luồng dữ liệu được chuyển từ nơi này
sang nơi khác.
Tên: thường là một danh từ, khi dữ liệu di chuyển thường ở trên vật
mang tin nên thường lấy tên vật mang tin làm tên luồng dữ liệu.
Ký pháp: là một mũi tên, trên mũi tên đó có ghi tên luồng dữ liệu, hai
đầu mũi tên ghi nguồn và đích của dữ liệu.
Nguồn

Tên luồng dữ liệu

Đích

✓ Biểu đồ phân cấp chức năng
Biểu đồ phân cấp chức năng được biểu diễn dưới dạng hình cây. Trong đó, gốc
của cây là chức năng chung cần thực hiện, các chức năng còn lại được hình thành
theo sự phân ra của chức năng gốc. Các chức năng ngoài cùng là các chức năng lá,
đây là các chức năng tương đối cụ thể, dễ hiểu trong thực hiện.
Biểu đồ phân rã chức năng bao gồm các chức năng và các liên kết.
Chức năng: Mô tả một dãy các hoạt động kết quả là một sản phẩm dịch vụ
thông tin.
Liên kết: Đường gấp khúc hình cây liên kết một chức năng ở trên với một
chức năng con của nó.

15


Đồ Án Tốt Nghiệp

Học Viện Tài Chính

✓ Biểu đồ luồng dữ liệu
Biểu đồ luồng dữ liệu là biểu đồ biểu diễn quá trình xử lí thông tin của hệ thống,
mỗi biểu đồ bao gồm các tiến trình, tác nhân, luồng dữ liệu, kho dữ liệu.
Tiến trình (Process): Là một hay một số công việc hoặc hành động có tác
động lên các dữ liệu làm cho chúng di chuyển, thay đổi được lưu trữ hay phân
phối.
Quá trình xử lí dữ liệu trong một hệ thống thường gồm nhiều tiến trình khác
nhau và mỗi tiến trình thực hiện một phần chức năng nghiệp vụ nào đó. Tiến
trình có thể là tiến trình vật lý nếu có chỉ ra con người hay phương tiện thực thi
chức năng đó. Trong trường hợp ngược lại ta có tiến trình logic.
n

Tên tiến trình

Trong đó: n là số hiệu của tiến trình
Tác nhân (actor): Tác nhân của một phạm vi hệ thống được nghiên cứu có
thể là một người, một nhóm người, một bộ phận, một tổ chức hay một hệ thống
khác nằm ngoài phạm vi này và có tương tác với nó về mặt thông tin (nhận hay
ghi dữ liệu). Có thể nhận biết tác nhân là nơi xuất phát (nguồn) hay nơi đến
(đích) của dữ liệu từ phạm vi hệ thống được xem xét.
Tên tác nhân

16


Đồ Án Tốt Nghiệp

Học Viện Tài Chính

Luồng dữ liệu (data flow): là các dữ liệu di chuyển từ một vị trí này đến
một vị trí khác trong hệ thống trên một vật mang tin nào đó. Một luồng dữ liệu
có thể biểu diễn các dữ liệu trên một vật mang tin hoặc có thể là kết quả truy vấn
nhận được từ một cơ sở dữ liệu truyền trên mạng hay những dữ liệu cập nhật vào
máy tính được thể hiện ra màn hình hay in ra máy in. Như vậy, luồng dữ liệu có
thể bao gồm nhiều mảng dữ liệu riêng biệt được sinh ra ở cùng một thời gian và
di chuyển đến cùng một đích.
Ký pháp:
Tên luồng dữ liệu

Tên luồng dữ liệu

Tên luồng dữ liệu phải là một mệnh đề danh từ và phải thể hiện được sự
tổng hợp các phần tử dữ liệu riêng biệt chứa trong đó.
Kho dữ liệu (data store): là các dữ liệu được giữ tại một vị trí. Một kho dữ
liệu có thể biểu diễn các dữ liệu được lưu trữ ở nhiều vị trí không gian khác
nhau.
✓ Ma trận thực thể chức năng
Ma trận thực thể chức năng: là một bảng bao gồm có các hàng và các cột.
Trong đó, mỗi cột thực hiện chức năng tương ứng với một hồ sơ dữ liệu, mỗi
hàng thực hiện tương ứng với một chức năng tương đối chi tiết.
Các cột: mỗi cột tương ứng với một hồ sơ dữ liệu
Các dòng: mỗi dòng tương ứng với một chức năng

Giao giữa các hàng và cột là một ô thể hiện mối quan hệ giữa chức năng
và thực thể tương ứng. Giá trị của mỗi ô thể hiện mỗi quan hệ gữa hàng và cột
tương ứng.
Các ô: được ghi vào các chữ sau:

17