CÔNG tác QUẢN TRỊ KHO HÀNG tại CÔNG TY cổ PHẦN NHỰA đà NẴNG

TRƢỜNG CAO ĐẲNG THƢƠNG MẠI ĐÀ NẴNG
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH
---  ---

BÁO CÁO TỐT NGHIỆP
TÊN ĐỀ TÀI
CÔNG TÁC QUẢN TRỊ KHO HÀNG TẠI CÔNG TY
CỔ PHẦN NHỰA ĐÀ NẴNG

Giáo viên hƣớng dẫn : Nguyễn Thị Thùy Dƣơng
Sinh viên thực hiện : Nguyễn Thị Thùy Trang
Lớp

: 08QC2.1

Đà Nẵng, 6/2017

i


LỜI CẢM ƠN
Đƣợc nhiều kiến thức đặc biệt là mối liên hệ giữa lý thuyết và thực tiễn mong
Công ty về quản trị cũng nhƣ kỹ năng giao tiếp và văn hóa khi làm việc . Em xin chân
thành cảm ơn ban lãnh đạo Công ty, các cô chú, anh chị tại phòng kinh doanh và ngƣời
hƣớng dẫn trực tiếp , đã cung cấp những số liệu và thông tin thực tế về tình hình hoạt
động sản xuất kinh doanh , tạo điều kiện cho em đƣợc tiếp xúc với môi trƣờng làm việc
thực tế của doanh nghiệp .
Cuối cùng em xin bày tỏ sự biết ơn sâu sắc đến các thầy cô trong khoa quản
trị kinh doanh đã nhiệt tình giảng dạy em trong quá trình học tập , cung cấp cho em
những kiến thức cơ bản cũng nhƣ kiến thức chuyên môn về kinh tế . Em xin chân thành
cảm ơn sự hƣớng dẫn tận tình , chi tiết của cô Nguyễn Thị Thùy Dƣơng đã giúp em hoàn

thành tốt đề tài thực tập của mình .
Em xin chân thành cảm ơn !

Đà nẵng, tháng 6 năm 2017
Sinh viên thực hiện

Nguyễn Thị Thùy Trang

ii


DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮC
NVL : Nguyên vật liệu
DN : Doanh nghiệp
KD : Kinh doanh
PCCC: Phòng cháy chữa cháy
CP : Cổ Phần

iii


DANH MỤC CÁC BẢNG SỦ DỤNG
CHỈ TIÊU
Bảng 2.1

TÊN BẢNG BIỂU
Các loại sản phẩm của Công ty CP Nhựa
Đà Nẵng
Danh sách khách hàng của công ty

TRANG
22

Bảng 2.3

Danh sách các đối thủ cạnh tranh của
công ty

24

Bảng 2.4

Những nhà cung ứng của công ty trong
những năm qua

25

Bảng 2.5

Kết quả hoạt động kinh doanh của công
ty năm 2014-2016

26

Bảng 2.6

Diện tích mặt bằng của công ty

28

Bảng 2.7
Bảng 2.8

Cơ cấu ngồn nhân lực tại kho của công ty
Danh mục nhập kho các NVL năm 2016

30
31

Bảng 2.2

23

iv


DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ SỬ DỤNG
SỐ HIỆU
Hình 2.1
Hình 2.2

TÊN SƠ ĐỒ
Cơ cấu tổ chức công ty Cổ Phần Nhựa
Đà Nẵng
Quy trình tiếp nhận hàng hóa

TRANG
20
31

v


MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU .............................................................................................. 1
CHƢƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KHO HÀNG VÀ QUẢN TRỊ KHO
HÀNG TẠI DOANH NGHIỆP ............................................................................. 2
1.1 Tổng quan về kho hàng ........................................................................... 2
1.1.1 Khái niệm về kho hàng ......................................................................... 2
1.1.2 Vai trò của kho hàng ............................................................................ 2
1.1.3 Chức năng của kho hàng ...................................................................... 3
1.1.4 Phân loại ............................................................................................... 4
1.1.4.1 Theo quyền sở hữu ............................................................................ 4
1.1.4.2 Theo mặt hàng ................................................................................... 4
1.1.4.3 Theo điều kiện bảo quản ................................................................... 4
1.2 Quản trị kho hàng .................................................................................... 4
1.2.1 Quyết định quản trị kho ......................................................................... 4
1.2.1.1 Quyết định về quyền sở hữu .............................................................. 4
1.2.1.2 Quyết định về số lƣợng kho .............................................................. 6
1.2.1.3 Bố trí không gian trong kho ............................................................... 7
1.2.2 Qúa trình nghiệp vụ kho hàng .............................................................. 8
1.2.2.1 Nghiệp vụ tiếp nhận .......................................................................... 8
1.2.2.2 Nghiệp vụ bảo quản hàng hóa ở kho ................................................ 10

vi


1.2.2.3 Cấp phát hàng hóa ............................................................................ 13
1.2.2.4 Kiểm kê ............................................................................................ 15

CHƢƠNG 2 : TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH VÀ
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ KHO HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
NHỰA ĐÀ NẴNG .................................................................................................. 17
2.1 Tổng quan về công ty Cổ Phần Nhựa Đà Nẵng ..................................... 17
2.1.1 Lịch sử hình thành và quá trình phát triễn ........................................... 17
2.1.1.1 Lịch sử hình thành ............................................................................. 17
2.1.1.2 Qúa trình phát triển ........................................................................... 18
2.1.2 Chức năng , nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức ............................................. 19
2.1.2.1 Chức năng .......................................................................................... 19
2.1.2.2 Nhiệm vụ .......................................................................................... 19
2.1.2.3 Cơ cấu tổ chức .................................................................................. 20
2.1.3 Đặc điểm môi trƣờng kinh doanh ........................................................ 21
2.1.3.1 Đặc điểm sản phẩm ........................................................................... 21
2.1.3.2 Đặc điểm thị trƣờng .......................................................................... 22
2.1.2.3 Đặc điểm khách hàng ....................................................................... 23
2.1.3.4 Đặc điểm đối thủ cạnh tranh ............................................................. 24
2.1.3.5 Đặc điểm nhà cung ứng .................................................................... 26

vii


2.1.4 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty CP Nhựa Đà Nẵng từ năm 20142016 ............. ............................................................................................................ 27
2.2 Thực trạng hoạt động quản trị kho tại công ty Cổ Phần Nhựa Đà Nẵng 28
2.2.1 Quyết định quản trị kho ....................................................................... 28
2.2.1.1 Về quyền sở hữu ............................................................................... 28
2.2.1.2 Về số lƣợng kho hàng ....................................................................... 29
2.2.1.3 Về cơ sở vật chất .............................................................................. 29
2.2.1.4 Về nguồn nhân lực ............................................................................ 30
2.2.2 Qúa trình quản trị kho ......................................................................... 31
2.2.2.1 Quy trình nhập kho ............................................................................ 31

2.2.2.2 Qúa trình tác nghiệp trong kho ......................................................... 34
2.2.2.3 Cấp phát hàng hóa ............................................................................ 35
2.2.2.4 Kiểm kê ............................................................................................ 37
2.3 Nhận xét và đánh giá về công tác quản trị kho tại công ty Cổ Phần Nhựa Đà
Nẵng ............ ............................................................................................................ 38
2.3.1 Thành công ........................................................................................... 38
2.3.2 Hạn chế ............................................................................................... 38
CHƢƠNG 3 : GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ
KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA ĐÀ NẴNG ........................................ 40
3.1 Cơ sở đề xuất giải pháp ......................................................................... 40
3.1.1. Dựa vào mục tiêu phát triển của Công ty trong những năm tới .......... 40
viii


3.1.2 Mục tiêu công tác quản trị kho hàng tại công ty CP Nhựa Đà Nẵng .. 40
3.2 Một số giải pháp ..................................................................................... 41
3.2.1 Nâng cao chất lƣợng nguồn nhân lực trong công tác quản trị kho hàng 41
3.2.2 Nâng cao công tác kiểm kê và kiểm tra hàng hóa ............................... 42
3.2.3 Nâng cao hiệu quả hệ thống thông tin quản lý trong quản trị kho ....... 42
3.2.4 Nâng cao hiệu quả công tác tạo nguồn nguyên vật liệu ..................... 43
3.2.5 Giải quyết bất cập về hệ thống kho bãi và phƣơng tiện vận tải ......... 44
KẾT LUẬN ................................................................................................ 45
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................. 46

ix


LỜI MỞ ĐẦU
Trong giai đoạn hiện nay, khi mà Việt Nam ngày càng phát triển mạnh mẽ và đạt
đƣợc nhiều thành tựu to lớn về mặt kinh tế, đặc biệt Việt Nam đã chính thức gia nhập

WTO – sân chơi chung mà mọi nền kinh tế của bất kỳ quốc gia nào cũng muốn tham gia
để hội nhập và phát triển. Bên cạnh những nghành thƣơng mại, du lịch thì công nghiệp
sản xuất cũng đóng một vai trò quan trọng trong quá trình phát triển đất nƣớc.
Nền kinh tế Việt Nam năm 2016 đã có bƣớc tăng trƣởng so với năm 2015, dự
báo năm 2017 là một năm đầy triển vọng, các doanh nghiệp sản xuất đều hƣớng đến mục
tiêu là làm thế nào đạt đƣợc lợi nhuận cao nhất . Đê ̉thực hiện đƣợc mục tiêu trên, đòi hỏi
hoạt động quản trị kho bãi, phải thực hiện một cách chặt chẽ, khoa học. Đó làyếu tố
quan trong đê ̉việc bảo quản cung cấp, kịp thời những nguyên vật liệu cần thiếtcho sản
xuất , nâng cao hiệu quả sử dụng . Đây là cơ sở tồn tại và phát triển công ty .
Nhận thức đƣợc tầm quan trọng của công tác quản trị kho hàng trong việc nângcao
hiệu quả kinh doanh của doanh nghiêp Nhờ đƣợc sự hƣớng dẫn, giúp đỡ tận tình của quý
thầy cô, các cô chú và các anh chị công tác tại phòng kinh doanh của Công ty Cổ Phần
Nhựa Đà Nẵng em đã lựa chọn đề tài “ công tác quản trị kho hàng tại Công ty Cổ Phần
Nhựa Đà Nẵng” với mong muốn đƣợc tìm hiểu sâu hơn về công việc này .
Để tài gồm 3 chƣơng :
Chƣơng 1 : Cơ sở lý luận về kho hàng và quản trị kho hàng tại doanh nghiệp
Chƣơng 2 :Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh và thực trạng công tác
quản trị kho hàng tại Công Phần Nhựa Đà Nẵng
Chƣơng 3 : Giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị kho tại công ty Cổ
Phần Nhựa Đà Nẵng

1


CHƢƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KHO HÀNG VÀ QUẢN TRỊ KHO
HÀNG TẠI DOANH NGHIỆP
1.1 Tổng quan về kho hàng
1.1.1 Khái niệm của kho hàng
Kho hàng hay nhà kho là một tòa nhà đƣợc xây dựng trên một địa điểm đạt các
điều kiện nhất định để sử dụng cho việc chứa và lƣu trữ hàng hóa . Hàng hóa lƣu trữ có

thể bao gồm bất kỳ nguyên liệu , vật liệu đóng gói , linh kiện , hoặc hàng hóa thành phẩm
liên quan đến nông nghiệp , sản xuất , hoặc thƣơng mại ...
Kho hàng là nơi cất giữ nguyên liệu , bán thành phẩm , thành phẩm ... trong
suốt quá trình chu chuyển từ điểm đầu và điểm cuối của dây chuyền cung ứng , đồng thời
cung cấp thông tin về tình trạng , điều kiện lƣu giữ và vị trí của các hàng hóa đƣợc lƣu
kho .
1.1.2 Vai trò của kho hàng
-

Đảm bảo tính liên tục của quá trình sản xuất và phân phối hàng hóa : Nhu cầu

tiêu dùng có thể biến thiên theo mùa vụ và có những dao động khó lƣờng . Các nguồn
cung cũng luôn có những diễn biến phức tạp trong khi hoạt động sản xuất cần đƣợc duy
trì liên tục để đảm bảo chất lƣợng ổn định với chi phí hợp lý , do vậy lƣợng lƣu trữ nhất
định trong kho giúp doanh nghiệp có thể đói phó đƣợc với những thay đổi bất thƣờng của
điều kiện kinh doanh ngừa rủi ro và điều hòa sản xuất .
- Góp phần giảm chi phí vận chuyển : nhờ có kho hàng mà doanh nghiệp có thể
cùng một lúc mua khối lƣợng hàng hóa lớn so với nhu cầu sử dụng hiện tại , gom nhiều
lô hàng nhỏ thành một lô hàng lớn để vận chuyển một lần , do đó tiết kiệm đƣợc chi phí
vận tải .

2


- Góp phần giảm chi phí sản xuất , mua hàng : Nhờ có kho hàng nên doanh
nghiệp có thể chủ động sản xuất và mua hàng với quy mô kinh tế , đồng thời có thể bảo
quản tốt NVL , bán thành phẩm , thành phẩm .
-

Hổ trợ quá trình cung cấp dịch vụ khách hàng của doanh nghiệp thông qua việc

đảm bảo hàng hóa sẵn sàng về số lƣợng , chất lƣợng và trạng thái lô hàng .
1.1.3 Chức năng của kho hàng
Doanh nghiệp cần hoạch định công tác mua hàng với số lƣợng thích hợp và sử
dụng nhà kho nhƣ 1 địa điểm đến dùng để gom , ghép , tách đồng bộ , hoàn thiện hàng
hóa , để phục vụ tốt nhu cầu của khách hàng trên cơ sở tiết kiệm chi phi vận tải và các
dịch vụ khác . Kho bãi hiện đại thƣờng giữ những chức năng :
-Gom hàng : khi hàng hóa / nguyên liệu đƣợc nhập từ nhiều nguồn nhỏ lẻ khác
nhau thì kho đóng vai trò là điểm tập kết để hợp nhất thành lô hàng lớn , nhƣ vậy sẽ có
đƣợc lợi thế nhờ quy mô khi tiếp tục vận chuyển tới nhà máy/thị trƣờng bằng các phƣơng
tiện đầy toa/xe/thuyền.
-Phối hợp hàng hóa : Để đáp ứng tốt đơn hàng gồm nhiều mặt hàng đa dạng của
khách hàng , kho hàng có nhiệm vụ tách kho hàng lớn ra , phối hợp và ghép nhiều loại
hàng hóa khác nhau thành một đơn hàng hoàn chỉnh đảm bảo hàng hóa sẵn sàng cho quá
trình bán hàng . Sau đó từng đơn hàng sẽ đƣợc vận chuyển bằng các phƣơng tiện nhỏ tới
khách hàng .
-Bảo quản và lƣu trữ hàng hóa : Đảm bảo hàng hóa nguyên vẹn về số lƣợng , chất
lƣợng trong suốt quá trình tác nghiệp ; tận dụng tối đa diện tích và dung tích khó ; chăm
sóc giữ gìn hàng hóa trong kho .

3


1.1.4 Phân loại kho hàng
Có các 3 kiểu phân phân loại nhà kho nhƣ sau:
1.1.4.1Theo quyền sở hữu: Kho hàng riêng, kho hàng chung và kho hàng hợp
đồng
1.1.4.2 Theo mặt hàng : Kho NVL, kho bán thành phẩm, thành phẩm
1.1.4.3Theo điều kiện bảo quản : kho kín , kho nữa kín , kho lộ thiên
1.2 Quản trị kho hàng

1.2.1 Quyết định quản trị kho
1.2.1.1 Quyết định về quyền sở hữu
a. Kho hàng riêng
Kho hàng riêng là kho hàng do doanh nghiệp sở hữu và sử dụng để dự trữ và
bảo quản hàng hóa . Việc sử dụng kho hàng riêng mang lại cho doanh nghiệp nhiều thuận
lợi nhƣng bên cạnh đó cũng có nhiều bất lợi kèm theo .
-Lợi ích chủ yếu của kho riêng : Vận hành nhà kho của chính mình giúp doanh
nghiệp kiểm soát tốt hơn , có thể thiết kế lại cho kho hàng cho phù hợp với nhu cầu , ở vị
trí và quy mô phù hợp ... Kho hàng riêng cũng tạo đƣợc hình ảnh tốt cho doanh nghiệp vì
có thể tạo cảm giác tin tƣởng cho khách hàng. Ngoài ra , một lợi ích cuối cùng mà kho
hàng riêng mang lại cho doanh nghiệp đó là có thể kết hợp việc sử dụng kho hàng với các
nhu cầu khác .
-Tuy nhiên nếu doanh nghiệp sử dụng kho riêng thì chi phí cố định sẽ tăng, trong
đó chúng ta có thể tính đến các yếu tố nhƣ bất động sản và lạm phát trong cấu trúc chi
phí. Ngoài ra tính linh hoạt về vị trí sẽ có thể không đạt điểm tối ƣu khi doanh nghiệp mở
rộng thị trƣờng ,mục tiêu.

4


Các doanh nghiệp có quy mô sản lƣợng cao , ổn định , thị trƣờng đông đúc , và
nhu cầu phải đạt đƣợc khả năng kiểm soát , các doanh nghiệp với dòng sản phẩm đa dạng
thƣờng sở hữu kho hàng riêng nhằm đạt đƣợc tính kinh tế trong phân phối hàng hóa , và
vì họ thƣờng có nhiều nhà máy nên họ cũng sử dụng kho hàng riêng để đạt đƣợc tình
kinh tế trong cung ứng vật chất .
b. Kho hàng chung
Kho hàng chung vận hành nhƣ một đơi vị độc lập , nó kiếm tiền bằng cách tính
phí những ngƣời sử dụng kho hàng . Với kho hàng chung , doanh nghiệp thuê một khu
vực trống trong kho hàng , chi sẻ với các doanh nghiệp khác . Doanh nghiệp có thể tự thự
hiện tất cả các khâu liên quan đến việc lƣu kho và vận hành kho hàng ; hoặc hợp đồng

với một bên thứ 3 có nhiệm vụ đảm nhiệm tất cả các hoạt động về kho hàng .Với cách
thức này , doanh nghiệp không sở hữu kho hàng , nhƣng đề ra các tiêu chuẩn cần phải
đạt.
Lý do đầu tiên và quan trọng nhất đối với việc sử dụng kho hàng chung là vấn đề
tài chính , nó không đòi hỏi đầu tƣ hoặc đầu tƣ hạn chế . Lợi thế thứ 2 cuả kho hàng
chung đó là tính linh hoạt . Chúng có thể đƣợc sử dụng để thích ứng với những thay đổi
tronh ngắn hạn về nhu cầu mà không phải mua hoặc loại bỏ các kho hàng .
Ngoài ra , kho hàng chung còn có các lợi ích khác nhƣ sau :
-Khả năng tiếp cận với những thiết bị và thực tiễn mới nhất , loại bỏ rủi ro công
nghệ lỗi thời .
-Tránh những đầu tự về vốn lớn , tạo ra lợi nhuận trên đầu tƣ cao .
-Dể dàng tiếp cận với vùng địa lý đầu tƣ lớn .
Tuy nhiên , kho hàng chung cũng mang lại cho doanh nghiệp nhiều bất lợi nhƣ:
mất khả năng kiểm soát ; chi phí sử dụng kho hàng thƣờng thay đổi ; hàng hóa dể mất
mất , hƣ hỏng ...
5


Đối với những công ty có mức tồn kho tích lũy không cao , nhu cầu về không gian
kho hàng biến đổi nhiều theo mùa , hay những doanh nghiệp có các chuyến giao hàng với
số lƣợng nhỏ khoảng cách dài , hoặc một doanh nghiệp mới tham gia vào một khu vực thị
trƣờng ở đo mức bán hàng và tính ổn định còn chƣa cao thì nên sử dụng kho hàng chung.

c.Kho hợp đồng
Kho hàng hợp đồng là một dạng kho hàng chung đƣợc thiết kế kết hợp với một số
dịch vụ mà chỉ có kho hàng riêng mới cung cấp đƣợc . Doanh nghiệp kinh doanh kho
hàng hợp đồng chuyên môn hóa trong việc cung cấp các dịch vụ phân phối chính xác,
kinh tế và hiệu quả . Các công ty mong muốn có đƣợc chất lƣợng và dịch vụ cao hơn
mức trung bình phải sử dụng kho hàng hợp đồng . Những kho hàng này đƣợc thiết kế để
đáp ứng những chuẩn mực cao hơn và nhu cầu sắp xếp chuyên môn hóa .

DN kinh doanh kho hàng hợp đồng cung cấp ra thị trƣờng một gói các dịch vụ
theo yêu cầu đối với ngƣời sử dụng kho hàng . Các dịch vụ này bao gồm : lƣu kho , dở
gói hàng , kết hợp , gói hàng theo đơn đặt hàng ,kiểm soát tồn kho , sắp xếp vận tải , hệ
thống thông tin và các dịch vụ tăng thêm mà ngƣời sử dụng yêu cầu .
1.2.1.2 Quyết định về số lƣợng kho
Một trong những nhiệm vụ quan trọng của quản trị kho là quyết định sử dụng bao
nhiêu kho hàng trong hệ thống. Việc lựa chọn số lƣợng kho sẽ căn cứ so sánh giữa việc
tăng lên và giảm xuống giữa các khoản chi phí. Các doanh nghiệp tăng hay giảm số
lƣợng kho hàng căn cứ vào những chi phí sau:
-Chi phí vận tải: Gồm chi phí vận chuyển hàng hóa từ nhà cung ứng đến doanh
nghiệp và từ doanh nghiệp đến khách hàng.
-Chi phí không bán đƣợc hàng: Doanh nghiệp phải gánh khi khách hàng có nhu
cầu nhƣng doanh nghiệp không có hoặc không đủ hàng hóa để đáp ứng.
-Chi phí tồn kho: Hàng hóa lƣu kho càng nhiều, doanh nghiệp còn phải chịu một
khoản chi phí về ứ đọng vốn cho hàng tồn kho.
6


-Chi phí kho hàng: Gồm chi phí xây dựng, bảo trì kho hàng và các cơ sở vật chất
trong kho hàng.
Vấn đề số lƣợng kho hàng trong mạng lƣới còn có thể xem xét dƣới khía cạnh hệ
thống kho hàng tập trung hay phi tập trung. Với hệ thống kho hàng tập trung, doanh
nghiệp có ít kho hàng hơn, và ngƣợc lại, sẽ cần đến nhiều kho hàng nếu sử dụng hệ thống
kho hàng tập trung. Các nhân tố tác động đến việc lựa chọn hệ thống kho hàng và số
lƣợng kho trong mạng lƣới:
-Tính dễ thay thế của hàng hóa
- Quy mô hàng hóa của khách hàng
- Gía trị hàng hóa
- Dịch vụ khách hàng
- Nhu vầu sử dụng kho hàng đặc biệt của doanh nghiệp

Để xác định số lƣợng kho hàng tối ƣu, nhà quản trị cần phải phân tích tổng chi phí
số lƣợng kho hàng trong hệ thống.
1.2.1.3 Bố trí không gian trong kho
Việc bố trí không gian và bố trí mặt bằng kho ảnh hƣởng rất lớn đến hiệu quả và
hiệu suất của quá trình tác nghiệp trong kho. Thiết kế và qui hoạch mặt bằng kho cần căn
cứ vào những yếu tố sau:
-Nhu cầu về hàng hóa lƣu tữ và trung chuyển qua kho ( hiện tại và tƣơng lai).
-Khối lƣợng/thể tích hàng hóa và thời gian lƣu hàng trong kho.
-Bố trí đủ diện tích các khu vực dành cho các tác nghiệp nhƣ nhận hàng, giao
hàng, tập hợp đơn hàng , dự trữ dài ngày/ngắn ngày, văn phòng, chỗ cho bao bì và
đƣờng đi cho phƣơng tiện/thiết bị kho.
+ Khu vực nhận hàng – giao hàng: 2 khu vực này có thể chung hoặc tách riêng.
Doanh nghiệp khi xác định nhu cầu không gian cho khu vực nhận hàng và giao hàng phải
dự tính không gian để di chuyển các tác nghiệp cho các thiết bị bốc xếp và nâng hàng,
không gian để kiểm tra và kiểm soát.
+ Khu vực đóng gói: Phụ thuộc vào đơn hàng, bản chất của sản phẩm và các thiết
bị
7


+ Khu vực văn phòng: Gồm khu hàng chính dành cho đội ngũ nhân viên văn
phòng và quản lý; khu vực vệ sinh và khu vực cafe cho nhân viên; phòng bảo vệ. Không
gian khu vực văn phòng phụ thuộc vào số lƣợng nhân viên.
Kho hàng hóa phải đƣợc thiết kế sao cho đảm bảo đáp ứng nhanh quá trình mua
bán hàng hóa qua kho, phải hợp lí hóa việc phân bố dự trữ trong kho và đảm bảo chất
lƣợng hàng hóa. Vì vậy, cần lƣu ý đến những nguyên tắc thiết kế và quy hoạch mặt bằng
kho hàng hóa nhƣ sau:
- Sử dụng hiệu quả mặt bằng kho;
- Sử dụng tối đa độ cao của kho;
- Sử dụng hiệu quả thiết bị bốc dỡ, chất xếp;

- Di chuyển hàng hóa theo đƣờng thẳng nhằm tối thiểu hóa khoảng cách vận
động của sản phẩm dự trữ;
- Tránh sự tắc nghẽn trong quá trình dịch chuyển lao động và đối tƣợng
- Cực tiểu chi phí vận chuyển;
- Tối thiểu hóa đƣờng đi trong kho;
- Giảm các nguy hiểm đối với con ngƣời;
- Đảm bảo sự linh hoạt;
- Đảm bảo thuận tiện cho quan sát và kiểm tra;
Để doanh nghiệp đạt nhiều mục đích nhƣ vậy thì nhân viên bộ phận kho đòi hỏi
cần có kinh nghiệm và sự đánh giá cẩn thận trong việc ra quyết định lựa chọn vị trí kho;
bố trí; sắp xếp hàng hóa trong kho.
1.2.2. Qúa trình nghiệp vụ kho
1.2.2.1 Nghiệp vụ tiếp nhận
a.Các yêu cầu khi tiếp nhận
- Nguyên vật liệu khi tiếp nhận phải đầy đủ giấy tờ hợp lệ tùy theo nguồn tiếp
nhận.
- Tiếp nhận nguyên vật liệu vào kho phải tuân thủ các nguyên tắc, thủ tục trong
các thể lệ về kiểm tra nguyên vật liệu.

8


- Để tiên hành tốt việc tiếp nhận nguyên vật liệu, ngoài việc kiểm ra số lƣợng, chất
lƣợng, chứng từ, còn phải chuẩn bị tốt lực lƣợng lao động, phƣơng tiện và kho tiếp nhận.
- Phải đảm bảo tiếp nhận kịp thời, nhanh chóng và chính xác: Yêu cầu này nhằm
tiết kiệm thời gian nguyên vật liệu dừng lại ở công đoạn tiếp nhận, do đó nhanh chóng
phải giải phóng phƣơng tiện vận chuyển, nhanh chóng đƣa nguyên vật liệu vào nơi bảo
quản.
a.Nội dung tiếp nhận
- Tiếp nhận số lƣợng

Tiếp nhận số lƣợng là tiến hành kiểm tra số lƣợng nguyên vật liệu thực nhập và
xác định trách nhiệm giữa các bên trong việc giao nhận mặt lƣợng.
Tiếp nhận số lƣợng bao gồm 2 bƣớc:
+ Tiếp nhận sơ bộ: Tiếp nhận theo đơn vị bằng phƣơng pháp đếm số lƣợng các
đơn vị hàng hóa chứa lƣợng hàng hóa tiêu chuẩn để xác định tổng lƣợng hàng hóa. Tiếp
nhận sơ bộ chỉ trong trƣờng hợp nguyên vật liệu đựng trong bao bì tiêu chuẩn nguyên
vẹn, không bị dập vỡ, không có dấu hiệu mất an toàn.
+ Tiếp nhận chi tiết: Áp dụng trong trƣờng hợp nguyên vật liệu đã qua tiếp nhận
sơ bộ hoặc nguyên vật liệu không có bao bì, bao bì không an toàn. Tiếp nhận chi tiết có
thể tiến hành trên mẫu đại diện. Sau khi tiếp nhận chi tiết , trách nhiệm vật chất về mặt
lƣợng của nguyên liệu đƣợc chuyển giao cho bên nhận hàng.
- Tiếp nhận chất lƣợng
Tiếp nhận chất lƣợng bao các mặt công tác nhằm kiểm tra tình trạng chất lƣợng
hàng thực nhập và xác định trách nhiệm giữa các bên giao nhận về tình trạng không đảm
bảo chất lƣợng của hàng hóa nhập kho.
Tiếp nhận chất lƣợng phải tiến hành theo các bƣớc sau:
+ Thứ nhất , phải lấy mẫu kiểm tra chất lƣợng: Việc kiểm tra chất lƣợng có thể
không thể tiến hành đối với toàn bộ lô hàng, do đó phải lấy mẫu để kiểm tra. Tuy nhiên,
vẫn có nhiều trƣờng hợp cần phải kiểm tra toàn bộ lô hàng khi tiếp nhận chẳng hạn: số
lƣợng nguyên vật liệu tiếp nhận ít, nguyên vật liệu tiếp nhận có giá trị cao, nguyên vật
liệu quan trọng...
9


+ Thứ hai, phải xác định phƣơng pháp kiểm tra và đánh giá chất lƣợng: Có 2
phƣơng pháp kiểm tra chủ yếu là phƣơng pháp cảm quan và phƣơng pháp phân tích thí
nghiệm.


Phƣơng pháp cảm quan là phƣơng pháp sử dụng các giác quan của con

ngƣời để kiểm tra chất lƣợng. Các chỉ tiêu cảm quan thƣờng là: Màu sắc, mùi vị, âm
thanh độ cứng....


Phƣơng pháp phân tích thì nghiệm là phƣơng pháp sử dụng các thiết bị

phân tích trong phòng thí nghiệm để xác định các chỉ tiêu chất lƣợng về lý, hóa, sinh...
Yêu cầu quan trọng của phƣơng pháp này là phải có những thiết bị có độ chính xác cao.
1.2.2.2 Nghiệp vụ bảo vệ NVL ở kho
a. Phân bố và chất xếp NVL
Phân bố và chất xếp nguyên vật liệu hợp lý ở kho sẽ đảm bảo thuận tiện cho việc
bảo quản , tiếp nhận và cấp phát nguyên vật liệu, đồng thời tận dụng tốt nhất diện tích và
dung tích kho.
- Nguyên tắc phân bố và chất xếp:
+ Không ảnh hƣởng xấu giữa mặt hàng này và mặt hàng khác. Để thực hiện
nguyên tắc này, khi phân bố phải căn cứ vào tính chất đặc điểm của nguyên vật liêu đƣa
vào bảo quản.
+ Phân chia theo khu vực, địa điểm cụ thể cho từng kiện hàng, từng nhóm hàng.
Mỗi khu vực bảo quản cần có sơ đồ đánh số hoặc ghi ký hiệu để dễ phân biệt và dễ tìm.
+ Dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy dễ kiểm kê hàng hóa, xếp đúng ký hiệu hƣớng dẫn
ngoài bao bì.
- Yêu cầu chung trong phân bố và chất xếp: Đảm bảo thuận tiện cho việc tiến
hành các nghiệp vụ kho; đảm bảo an toàn cho con ngƣời, hàng hóa và phƣơng tiện; đảm
bảo tiết kiệm sức lao động, giảm chi phí, không ngừng nâng cao năng suất lao động, tận
dụng sức chứa của kho, công suất thiết bị.
- Xác định vị trí phân bố nguyên vật liệu: Vị trí phân bố ngyên vật liệu bảo quản
thƣờng đƣợc xác định tùy thuộc vào 4 yếu tố: thời gian lƣu giữ trong kho, trọng lƣợng,
kích thƣớc và hình khối của nguyên liệu.
10

- Phƣơng pháp chất xếp của nguyên vật liệu:
+ Phƣơng pháp đổ đống: Thƣờng áp dụng đối với những nguyên vật liệu ở dạng
rời và không có bao bì. Phƣơng pháp này thực hiện nhanh gọn, dễ dàng, ít tốn kém chi
phí chất xếp. Ví dụ: Các nguyên vật liệu trong xây dựng.
+ Phƣơng pháp xếp trên giàn, giá,bục, tủ: Thƣờng áp dụng để chất xếp hàng hóa
đã mở bao, hàng lẻ, hàng xuất còn thừa , hoặc hàng cần bảo quản trên giá tủ chuyên
dùng. Chất xếp hàng hóa theo phƣơng pháp này giúp dễ dàng tìm kiếm hàng hóa khi có
nhu cầu, tiết kiệm đƣợc diện tích. Tuy nhiên phải đầu tƣ một khoản chi phí cho các thiết
bị phục vụ cho phƣơng pháp chất xếp này nhƣ: giàn, giá, bục tủ…
+ Phƣơng pháp xếp hàng thành chồng: Thƣờng sử dụng đối với nguyên vật liệu
bảo quản nguyên bao,nguyên kiện khối tháp và kiểu hình khối lập phƣơng. Phƣơng pháp
này giúp dễ dàng tìm kiếm vật liệu khi có nhu cầu, tiết kiệm đƣợc diện tích và bảo quản
tốt vật liệu. Nhƣng nhƣợc điểm của phƣơng pháp xếp thành chồng là tốn kém chi phí
chất xếp.
b. Chăm sóc và giữ gìn nguyên vật liệu


Hạn chế ảnh hƣởng của nhiệt độ, độ ẩm
Nhiệt độ và độ ẩm là yếu tố có ảnh hƣởng rất lớn đến sự biến đổi lý hóa tính

của nhiều loại NVL trong quá trình dự trữ và bảo quản .
Nhiệt độ và độ ẩm của không khí là quan trọng vì nó là môi trƣờng bao quanh
ảnh hƣởng trực tiếp và thƣờng xuyên đến nhiệt độ của NVL dự trữ trong kho, tốc độ quá
trình biến đổi vật chất của NVL . Nhiệt độ tăng hay giảm thì nhiệt độ của NVL cũng tăng
giảm theo.
-Biện pháp hạn chế nhiệt độ cao ( ánh nắng ): Để hạn chế nhiệt độ có 3 biện
pháp thực hiện nhƣ : dùng bạt phủ kín , thông hơi , thông gió và hạn chế bớt nhiệt độ cao
của môi trƣờng truyền vào . Khi nhiệt độ bên ngoài nhỏ hơn nhiệt độ bên trong nên lợi

dụng khí hậu thiên nhiên để thông hơi, thông gió .Để hạn chế ánh nắng mặt trời chiếu vào

11


kho thì nên quét vôi quanh tƣờng, trồng cây xung quanh , dùng lá cỏ , rơm rạ phủ lên mái
ngói .
-Biện pháp hạn chế độ ẩm :
+Thông gió để hạt bớt độ ẩm : có 2 phƣơng pháp đó là thông gió tự nhiên và thông
gió nhân tạo . Thông gió tự nhiên là quá trình làm thay đổi không khí trong kho dựa vào
các điều kiện tụ nhiên . Đối với một số kho hàng và trong điều kiện thời tiết , khí hậu
không cho phép thông gió tự nhiên , phải tiến hành thông gió nhân tạo : hết hợp quạt
thông gió với máy lạnh , điều hòa nhiệt độ .
+Dùng hóa chất để hút ẩm : CaCl2 , silicagen , ...một số kho ngƣời ta dùng vôi
chƣa tôi , than củi nhƣng chú ý ảnh hƣởng của nó tới NVL dự trữ và đề phòng bụi bẩn .
Yêu cầu chung đối với các chất hút ẩm nhƣ sau:
Tốc độ hút ẩm cần phải cao
 Không đƣợc hỏng hay bị chảy trong quá trình hút ẩm
 Phải có đủ độ cứng nhất đị nh và không dễ vở thành hạt nhỏ hoặc thành bột
Không độc và phải rẻ.
+ Phƣơng pháp sấy hàng hóa: Dùng nhiệt độ cao để chống ẩm cho hàng hóa. Sấy
làm giảm lƣợng nƣớc ở hàng hóa đến độ ẩm an toàn
+ Phƣơng pháp bị t kín : Nhằm ngăn cách môi trƣờng bảo quản với môi trƣờng
bên ngoài, tạo nên điều kiện bảo quản phù hợp với yêu cầu và tính chất của hàng hóa.
 Phòng chống côn trùng và vật gặm nhấm
- Các biện pháp phòng: Vệ sinh kho hàng sạch sẽ, ngăn nắp.
+ Phải có phƣơng tiện, dụng cụ, hóa chất để phòng côn trùng gặm nhấm từ ngoài
xâm nhập vào trong kho, từ cửa thông gió, cửa sổ...
- Các biện pháp chống:
+ Sử dụng nhiệt độ cao hoặc nhiệt độ thấp để diệt côn trùng: nhiệt độ thích nghi

cho sự phát triển của nhiều loại côn trùng là 1800C. Nhiệt độ quá cao hoặc quá thấp sẽ
tiêu diệt đƣợc côn trùng, hạn chế sự phát triển bằng cách đem phơi nắng hoặc cho vào
kho đông lạnh .
12


+ Sử dụng hóa chất để tiêu diệt nhƣng chú ý sự ảnh hƣởng của hóa chất đến ngƣời và
hàng hóa
+ Cách ly hàng hóa bị côn trùng vật gặm nhấm để hạn chế sự lan rộng và sớm xử lý bằng
biện pháp thích hợp
+ Đảo chuyển kho dự trữ loại hàng hóa khác để làm mất đối tƣợng phá hoại.
 Phòng cháy, chƣ̃a cháy, phòng gian bảo mật

- Biện pháp PCCC
+ Đối với kho: Khi thiết kế và lựa chọn đị a điểm xây dựng , chọn vật liệu xây
dựng kho phải đảm bảo yêu cầu phòng cháy và thuận tiện khi chữa cháy.
+ Trong bảo quản: Phân bố, chất xếp hàng hóa phải thuận tiện cho công tác kiểm
tra, vệ sinh và chữa cháy. Làm tốt công tác chống nóng đối với hàng hóa để ngăn nguồn
phát nhiệt.
+ Về tổ chức: Xây dựng nội quy PCCC ; có đầy đủ, sẵn sàng các phƣơng tiện,
dụng cụ chữa cháy và báo động , thƣờng xuyên kiểm tra kho hàng; quản lý chặt chẽ các
nguồn lửa; tổ chức luyện tập chữa cháy theo phƣơng án của đơn vị .
- Biện pháp phòng gian bảo mật:
+ Xây dựng nội quy phòng gian bảo mật và kiểm tra , đôn đốc nhân viên kho
thực hiện tốt chế độ và nội quy đó
+ Xây dựng và trang bị các công trình, thiết bị bảo vệ
+ Không bố trí khu vực sinh hoạt của cán bộ , công nhân viên trong khu
vực kho
+ Giáo dục và nêu cao tinh thần cảnh giác phòng chống trộm cắp cho cán bộ và
nhân viên kho hàng.

1.2.2.3 Cấp phát nguyên vật liệu
a.Nguyên tắc thực hiện
-Chỉ đƣợc cấp phát nguyên vật liệu khi có phiếu hoặc lệnh xuất kho hợp lệ và chỉ
đƣợc xuất theo đúng số lƣợng , phẩm chất và quy cách trên phiếu xuất . Trong trƣờng
hợp phiếu hoặc lệnh xuất kho không hợp lệ hoặc không phù hợp với số lƣợng ,quy định ,

13


quy cách , chất lƣợng ... nguyên vật liệu hiện có trong kho , thủ kho phản ánh cho bộ
phận có liên quan để xem xét hoặc lập phiếu hay lệnh xuất kho khác .
-Không “tạm xuất” hoặc “xuất treo” . Đối với một phiếu xuất hàng , thủ kho phai
bảo đảm xuất nhanh , gọn và liên tục .
-Nguyên vật liệu đã làm xong thủ tục xuất , nhƣng vì lý do nào đó mà bộ phận ,
đơn vị nhận nguyên vật liệu chƣa chuyển đƣợc thì phải để riêng ở khu vực trong kho để
tránh nhầm lẫn.
b.Nội dung nghiệp vụ cấp phát nguyên vật liệu
Cấp phát nguyên vật liệu là hình thức chuyển nguyên vật liệu từ kho xuống các bộ
phận sản xuất . Việc cấp phát một cách nhanh chóng , kịp thời , chính xác và khoa học sẽ
tạo điều kiện thuận lợi cho việc tận dụng hiệu quả cao năng suất lao động của công nhân,
máy móc thiết bị làm cho sản xuất đƣợc tiến hành liên tục , từ đó làm tăng chất lƣợng sản
phẩm đồng thời hạ giá thành sản phẩm .
Việc cấp phát nguyên vật liệu có thể tiến hành theo các bƣớc sau:
-Cấp phát theo yêu cầu của bộ phận sản xuất
Căn cứ vào yêu cầu của nguyên vật liệu ở từng phân xƣởng , bộ phận sản xuất báo
trƣớc cho bộ phận cấp phát của kho từ 1dến 3 ngày để tiến hành cấp phát
+Ƣu điểm: đáp ứng kiệp thời tiến độ sản xuất với từng bộ phận của doanh
nghiệp , tránh những lãng phí và hƣ hỏng không cần thiết
+Nhƣợc điểm : Bộ phận cấp phát của kho đƣợc biết yêu cầu của bộ phận sản
xuất trong thời gian ngắn hạn , việc cấp phát kiểm tra tình hình sử dụng gặp nhiều khó

khăn , thiếu kế hoạch và chủ động cho bộ phận cấp phát .
-Cấp phát theo tiến độ kế hoạch ( cấp phát theo hạn mức):
Đây là hình thức cấp phát quy định cả số lƣợng và thời gian nhằm tại sự chủ động
cho bộ phận sử dụng và bộ phận cấp phát . Dựa vào khối lƣợng sản xuất và định mức tiêu
dùng nguyên vật liệu trong kỳ kế hoạch , kho cấp phát nguyên vật liệu cho các bộ phận .
Sau từng kỳ sản xuất , doanh nghiệp quyết toán vật tƣ nội bộ nhằm so sánh số sản phẩm
đƣợc xuất ra với số lƣợng nguyên vật liệu đã tiêu dùng . Hình thức cấp phát đạt hiệu quả

14


cao và đƣợc áp dụng rộng rãi ở các doanh nghiệp có mặt hàng sản xuất tƣơng đối ổn định
và có hệ thống định mức tiên tiến, có kế hoạch sản xuất
1.2.2.4 Kiểm kê
a.Thời điểm kiểm kê
-Thời điểm kiểm kê định kỳ : Doanh nghiệp không thƣờng xuyên theo dõi tình hình nhập
xuất tồn của hàng hóa mà cuối mỗi kỳ mới tiến hành kiểm tra . Các đơn vị chỉ quan tâm
đến giá trị tồn đầu kỳ , nhập trong kỳ và tồn cuối kỳ . Kiểm kê định kỳ thƣờng đƣợc áp
dụng ở các doanh nghiệp kinh doanh mặt hàng có giá trị thấp , số lƣợng lớn , nhiều chủng
loại , quy cách ... nhƣ các nguyên phụ liệu để may mặc ( kim , chỉ , khuy áo ...) và các
đơn vị sản xuất ra một loại sản phẩm, hàng hóa nào đó . Vì các mặt hàng có nhiều chủng
loại và có giá trị thấp nên nếu lựa chọn kê khai thƣờng xuyên sẽ mất nhiều thời gian và
có thể không mang lại hiệu quả vì độ chính xác cao .
-Thời điểm kê khai thƣờng xuyên:Doanh nghiệp thƣờng xuyên theo dõi tình hình
nhập xuất tồn của hàng hóa . Đối với thời điểm kiểm kê thƣờng xuyên sẽ quan tâm đến
giá trị tồn đầu kỳ , nhập và xuất trong kỳ . Cách kê khai thƣờng xuyên thƣờng vận dụng
cho các đơn vị sản xuất và các đơn vị kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn nhƣ máy
móc , thiết bị , hàng có kỹ thuật , chất lƣợng cao ... Phƣơng pháp này giúp chủ doanh
nghiệp biết đƣợc mặt hàng nào đang đƣợc tiêu thụ nhanh chóng để kịp thời mua thêm
hàng nhập kho dự trữ và bán hàng , hay mặt hàng nào bị ứ đọng , khó tiêu thụ để nhanh

chóng tìm giải pháp tiêu thụ hàng , thu hồi vốn ; vì doanh nghiệp kinh doanh các mặt
hàng có giá trị lớn , nếu ứ đọng hàng nhiều sẽ dẫn đến ứ đọng vốn lớn , kinh doanh không
đạt hiệu quả .
b. Phƣơng pháp kiểm kê :
 Phƣơng pháp nhập trƣớc xuất trƣớc – kê khai thƣờng xuyên
Đƣợc mua trƣớc hoặc sản xuất trƣớc thì đƣợc xuất trƣớc, và hàng tồn kho còn lại
cuối kỳ là hàng tồn kho đƣợc mua hoặc sản xuất gần thời điểm cuối kỳ. Theo phƣơng
pháp này thì giá trị hàng xuất kho đƣợc tính theo giá của lô hàng nhập kho ở thời điểm
đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ
15


Phƣơng pháp nhập trƣớc xuấ t trƣớc – kê khai đị nh kỳ

Phƣơng pháp tính giá nhập trƣớc xuất trƣớc áp dụng phù hợp với cả hai thời điểm kiểm
kê là: kiểm kê đị nh kỳ và kê khai thƣờng xuyên. Theo phƣơng pháp này đối với thời điểm
kê khai đị nh kỳ thì giá trị của hàng tồn kho đƣợc tính theo giá của hàng nhập kho ở thời
điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho.
 Phƣơng pháp bì nh quân gia quyền – kê khai thƣờng xuyên

Theo phƣơng pháp này giá trị của từng loại hàng tồn kho đƣợc tính theo giá trị trung bình
mỗi lần nhập một lô hàng hay sản xuất trong kỳ với giá trị lô hàng đó tồn kho trƣớc khi
nhập. Giá trị xuất trong kỳ sẽ tính với giá bình quân tại thời điểm xuất.
Phƣơng phá p bì nh quân gia quyền – kê khai đị nh kỳ

Theo phƣơng pháp này giá trị của từng loại hàng tồn kho đƣợc tính theo giá trị trung bình
của từng loại hàng tồn kho tƣơng tự đầu kỳ và tổng giá trị từng loại hàng tồn kho đƣợc
mua hoặc sản xuất trong cả kỳ. Giá trị xuất trong kỳ sẽ tính với giá bình quân cuối kỳ.

16