38 tổ chức hạch toán kế toán về nguyên vật liệu

Luận văn tốt nghiệp
Tiến MSSV 743104

Phạm Xuân

Bộ giáo dục và đào tạo
Trờng đại học dân lập phơng đông

Luận văn tốt nghiệp
đề tàI :
Tổ chức hạch toán kế toán về nguyên vật liệu
tại công ty dợc liệu Trung Ương I

Giáo viên hớng dẫn : TS. Lê Quang Bính
Sinh viên thực hiện
: Phạm Xuân Tiến
Mã số sinh viên
: 743104

Hà Nội : Tháng 5 Năm 2004
Khoa TC - KT

1


Luận văn tốt nghiệp
Tiến MSSV 743104

Phạm Xuân

Lời nói đầu

Đất nớc ta đang trong quá trình công nghiệp hoá hiện
đại hoá mạnh mẽ. Sau sự chuyển mình với cơ chế kinh tế mới,
nền kinh tế nớc ta ngày càng hớng các doanh nghiệp vào một xu
thế mới và tất yếu: Nỗ lực hết mình, cạnh tranh gay gắt để
dành chỗ đứng cũng nh để tồn tại và phát triển.
Cơ chế mới đòi hỏi các doanh nghiệp phải tự thân vận
động, tự hạch toán sản xuất kinh doanh, lấy thu bù chi và dần
dần thoát khỏi tình trạng bao cấp hoàn toàn của nhà nớc. Các
doanh nghiệp phải tổ chức sản xuất kinh doanh hạch toán với
mục tiêu lớn nhất là thu đợc nhiều lợi nhuận. Để có thể cạnh
tranh và phát triển, tất yếu doanh nghiệp phải có nhiều biện
pháp cải tiến chất lợng, mẫu mã sản phẩm và hạ giá thành sản
phẩm. Quản lý, điều chỉnh chi phí sản xuất là cơ sở cho việc
điều chỉnh giá thành sản phẩm.
Nguyên vật liệu là yếu tố cơ bản để tạo nên sản phẩm,
khoản mục chi phí nguyên vật liệu lại chiếm tỷ trọng đáng kể
trong giá thành sản phẩm, do đó lại phải đặt ra yêu cầu quản
lý, sử dụng nguyên vật liệu nh thế nào để sản xuất kinh doanh
có hiệu quả. Để có đợc điều này, trong quá trình sản xuất nói
chung và Kế toán nguyên vật liệu nói riêng, doanh nghiệp phải
quan tâm đúng mức đến công tác hạch toán Kế toán nguyên
vật liệu và đảm bảo có chất lợng, hiệu quả. Các biện pháp đa
ra để chống lãng phí NVL và làm tăng nguồn lực sản xuất sẽ
góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động cho doanh nghiệp.
Sau một thời gian thực tập tại Công ty Dợc liệu TW I,
quan sát tình hình sản xuất kinh doanh cũng nh tổ chức công
tác hạch toán Kế toán của công ty, em biết đựơc vai trò quan
trọng của NVL, đồng thời Kế Toán NVL là công cụ không thể
thiếu đối với công việc quản lý NVL.
Khoa TC - KT

2


Luận văn tốt nghiệp
Tiến MSSV 743104

Phạm Xuân

Trong quá trình thực tập, đợc sự hớng dẫn tận tình của
thầy giáo TS. Lê Quang Bính cùng sự giúp đỡ tận tình của tập
thể cán bộ phòng Kế toán công ty Dợc liệu TW I, kết hợp với quá
trình học tập nghiên cứu tại trờng, em đã mạnh dạn chọn và
hoàn thành đề tài Luận văn tốt nghiệp Tổ chức hạch toán kế
toán về nguyên vật liệu tại công ty Dợc liệu TW I
Từ việc vận dụng lý thuyết Kế toán NVL vào tình hình
thực tế Kế toán NVL tại công ty và đề ra một số giải pháp hoàn
thiện công tác hạch toán Kế toán NVL, em trình bày Luận văn
tốt nghiệp theo ba phần chính là:
Phần I: Những vấn đề chung về Kế toán NVL trong DN.
Phần II: Thực trạng tổ chức công tác hạch toán Kế toán NVL
tại Công ty Dợc liệu TW I.
.Phần III: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác
hạch toán Kế toán NVL tại Công ty Dợc liệu TW I.
Do thời gian có hạn cùng với sự nhận thức còn hạn chế nên nội
dung Luận văn sẽ không tránh khỏi những thiếu sót nhất định.
Em rất mong và biết ơn sự góp ý của các thầy cô giáo cùng toàn
thể cán bộ phòng Kế toán của Công ty Dợc liệu TW1 đã giúp em
hoàn thiện hơn bài viết này. Em xin trân trọng cảm ơn sự tận
tình hớng dẫn của thầy giáo TS. Lê Quang Bính và các cô chú,

anh chị trong công ty Dợc Liệu TW I.

Khoa TC - KT

3


Luận văn tốt nghiệp
Tiến MSSV 743104

Phạm Xuân

Chú thích chữ viết tắt
NVL: Nguyên vật liệu
N-X-T: nhập-xuất-tồn
TW I: Trung ơng 1
NTK: nhập trong kỳ
DN: Doanh nghiệp
TĐK: tồn đầu kỳ
GTGT: giá trị gia tăng
TCK: tồn cuối kỳ
CPNVL: chi phí nguyên vật liệu
XDCB: xây dựng cơ
bản
CL: chêch lệch
TKDƯ: tài khoản đối ứng
SX: sản xuất
TNHH: trách nhiệm hữu hạn
SXSP: sản xuất sản phẩm
NLVL: nguyên liệu, vật liệu

NK: nhập kho
GMHH: giá mua hàng hoá
BH: bán hàng
QLDN: quản lý doanh nghiệp
CPNVLTT: chi phí nguyên vật QĐ: quyết định
liệu trực tiếp
TGV: tổng giá vốn
BHXH: bảo hiểm xã hội CPSX: chi phí sản xuất
TSCĐ: tài sản cố định HTX: hợp tác xã
VNĐ: Việt Nam đồng
PXK: phiếu xuất kho
ĐVT: đơn vị tính
PNK: phiếu nhập kho
SL: số lợng
NKC: nhật ký chung
ĐG: đơn giá
CĐKT: cân đối kế toán
TT: thành tiền
CPSXDD: chi phí sản xuất dở
dang
VLĐ:
PS: phát sinh
KHKT: khoa học kỹ thuậtCTDVTYT: công ty dợc vật t y tế
SLĐ: Số lợng đạt
SLKĐ: Số lợng không đạt

Khoa TC - KT

4

Luận văn tốt nghiệp
Tiến MSSV 743104

Phạm Xuân

Phần I
Những vấn đề chung về tổ chức công tác hạch toán
Kế toán NVL trong các doanh nghiệp
1.1. Sự cần thiết phải tổ chức hạch toán Kế toán NVL trong các
doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trờng

1.1.1.

Vị trí, vai trò của NVL trong các doanh nghiệp

Trong chi phí sản xuất và trong giá thành sản phẩm, chi phí
NVL chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất. Nh vậy
hạ giá thành lại bắt nguồn từ vấn đề tiết kiệm chi phí nguyên
vật liệu. Vì thế, việc tập trung quản lý NVL một cách chặt chẽ
ở tất cả các khâu trong thu mua, bảo quản, dự trữ, sử dụng
nhằm hạ thấp chi phí NVL, giảm mức tiêu hao NVL trong sản
xuất có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ giá thành sản phẩm,
và trong chừng mực nào đó nó còn là cơ sở để tăng thêm sản
phẩm cho xã hội.
Về mặt giá trị, NVL là tài sản dự trữ thuộc tài sản lu động.
Do đó, việc dự trữ và sử dụng NVL một cách tiết kiệm và hợp lý
gắn liền với việc tăng tốc độ lu chuyển vốn kinh doanh.
1.1.2.

Đặc điểm và yêu cầu quản lý nguyên vật liệu

* Đặc điểm chung của nguyên vật liệu
Đặc điểm chung của NVL thể hiện về mặt hiện vật ở chỗ,
nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất, tiêu hao

Khoa TC - KT

5


Luận văn tốt nghiệp
Tiến MSSV 743104

Phạm Xuân

toàn bộ và thay đổi hình thái hiện vật ban đầu trong quá
trình sản xuất, giá trị của nguyên vật liệu đợc chuyển dịch
một phần vào giá trị sản phẩm mới tạo ra.
Thể hiện về mặt giá trị, nguyên vật liệu là tài sản dự trữ
thuộc tài sản lu động, là một phần của toàn bộ vốn kinh doanh.
* Yêu cầu về quản lý hạch toán nguyên vật liệu
Bất cứ một doanh nghiệp sản xuất nào muốn hoạt động sản
xuất đạt hiệu quả cao thì điều đầu tiên phải làm tốt công tác
giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành bên cạnh nhiều biện pháp
khác. Từ ý nghĩa vô cùng quan trọng của nguyên vật liệu đã đề
cập ở trên, chúng ta thấy, một yêu cầu tất yếu đợc đặt ra là:
phải quản lý nguyên vật liệu, quản lý chặt chẽ ở tất cả các
khâu, đó là yếu tố khách quan và là yêu cầu trong kinh doanh
của nền kinh tế thị trờng nhằm mang lại hiệu quả kinh tế cao.

Nguyên vật liệu là tài sản dự trữ sản xuất thờng xuyên biến
động và trong điều kiện nền kinh tế nớc ta đang phát triển,
nguồn cung cấp NVL cha ổn định nên yêu cầu của công tác
quản lý NVL phải quản lí chặt chẽ ở tất cả các khâu từ khâu
thu mua, bảo quản, sử dụng và dự trữ.
Mỗi loại nguyên vật liệu có tính chất lí hoá, công dụng, mức
độ tỷ lệ khấu hao và sản phẩm khác nhau. Để đáp ứng kịp thời
cho quá trình sản xuất, các doanh nghiệp phải thờng xuyên thu
mua, trong quá trình này, phải quản lí về khối lợng, chất lợng,
chủng loại và qui cách. Kế hoạch thu mua cần theo đúng tiến
độ thời gian, phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp.
Mặt khác, cần phải bảo quản nguyên vật liệu sau khi mua
về nhằm tránh mất mát, h hao. Để đảm bảo an toàn cho công
tác bảo quản đòi hỏi doanh nghiệp phải tổ chức tốt kho bãi,
trang bị đầy đủ phơng tiện cân đo sao cho dễ nhập, dễ
xuất và kiểm tra.
Khoa TC - KT

6


Luận văn tốt nghiệp
Tiến MSSV 743104

Phạm Xuân

Trong quá trình đa nguyên vật liệu vào sử dụng, phải xác
định đợc mức tiêu hao nguyên vật liệu một cách chính xác và
tỉ trọng chi phí nguyên vật liệu trong tổng chi phí sản xuất.

Mỗi doanh nghiệp sản xuất có đặc điểm sản xuất khác nhau
nên NVL đa vào sản xuất cũng khác nhau, phải vận dụng quản
lí phù hợp với thực tế của doanh nghiệp.
Để quá trình sản xuất đợc tiến hành liên tục, cần dự trữ
một lợng nguyên vật liệu hợp lý, tức là phải tính toán làm sao để
cho khối lợng đó không thừa cũng không thiếu mà vừa đủ cho
sản xuất, tránh đợc tình trạng ứ đọng vốn cũng nh bảo đảm
nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất đợc tiến hành liên tục.
1.1.3.

Nhiệm vụ của Kế toán NVL

Chúng ta có thể khái quát những nhiệm vụ của Kế toán nh
sau:
- Tổ chức ghi chép, phản ánh số liệu về tình hình thu
mua, vận chuyển, bảo quản, tình hình nhập - xuất, tiền
tồn kho NVL, tính giá thành thực tế của NVL mua về nhập
kho, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua ở các
mặt: số lợng, chất lợng, chủng loại, giá trị... nhằm đảm bảo
cung cấp NVL đầy đủ, kịp thời cho quá trình sản xuất.
- áp dụng đúng đắn các phơng pháp và kỹ thuật hạch toán
NVL, hớng dẫn, kiểm tra các bộ phận, đơn vị trong doanh
nghiệp đầy đủ chế độ hạch toán ban đầu về NVL (lập và
luân chuyển), mở các sổ, thẻ Kế toán chi tiết. Thực hiện
hạch toán đúng phơng pháp quy định nhằm đảm bảo
thống nhất trong công tác quản lý Kế toán trong phạm vi
ngành và toàn bộ nền kinh tế quốc dân.
- Kiểm tra việc chấp hành chế độ quản lí, dự trữ, sử dụng
vật liệu, kiểm tra tình hình nhập xuất, phát hiện, ngăn
ngừa và đề xuất biện pháp xử lí NVL thừa, thiếu; tính

thừa, thiếu; tính toán xác định chính xác số lợng và giá trị
Khoa TC - KT

7


Luận văn tốt nghiệp
Tiến MSSV 743104

Phạm Xuân

NVL đã tiêu hao trong quá trình sản xuất, phân bổ chính
xác giá trị NVL đã tiêu hao vào các đối tợng sử dụng.
- Tham gia kiểm kê, đánh giá NVL theo chế độ Nhà nớc đã
qui định, lập báo cáo về vật t, tiến hành phân tích kinh
tế về tình hình thu mua, dự trữ, quản lí NVL trong hoạt
động sản xuất kinh doanh, tiết kiệm chi phí, hạ chi phí
sản xuất toàn bộ.
1.2.

Tổ chức hạch toán Kế toán Nguyên vật liệu trong các doanh
nghiệp sản xuất

1.2.1. Khái niệm, phân loại và đánh giá NVL
* Khái niệm
Vật liệu là những đối tợng lao động đợc thể hiện dới dạng vật
hoá, chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất
định và toàn bộ các giá trị của vật liệu đợc chuyển hết một
lần vào chi phí kinh doanh trong kỳ. Trong quá trình tham gia
vào hoạt động sản xuất, dới tác động của lao động, vật liệu bị

tiêu hao toàn bộ hay bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu
để cấu thành thực thể của sản phẩm.
* Phân loại nguyên vật liệu
Phân loại vật liệu là việc nghiên cứu, sắp xếp các loại vật
liệu theo từng nhóm, loại theo những tiêu thức nhất định nhằm
đáp ứng yêu cầu quản trị của doanh nghiệp. Theo tính chất
đặc thù trong sản xuất kinh doanh, mỗi doanh nghiệp sử dụng
những loại vật liệu khác nhau về nội dung, công dụng kinh tế.
Mỗi loại vật liệu lại đợc nhập từ nhiều nguồn khác nhau. Căn cứ
vào nội dung, yêu cầu quản trị, mỗi doanh nghiệp có các cách
phân loại khác nhau.
Căn cứ vào nội dung và công dụng kinh tế, nguyên vật
liệu đợc chia thành:
- Nguyên vật liệu chính: là bộ phận chính cấu thành nên
thực thể vật chất của sản phẩm nh vải trong nhà máy may, giấy

Khoa TC - KT

8


Luận văn tốt nghiệp
Tiến MSSV 743104

Phạm Xuân

trong nhà máy in..., nó cũng bao gồm cả nửa thành phẩm mua
ngoài với mục đích quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm, hàng
hoá. Vật liệu chính dùng vào sản xuất hình thành nên chi phí
nguyên vật liệu trực tiếp.

- Nguyên vật liệu phụ: Là những loại vật liệu khi tham gia
vào quá trình sản xuất không cấu thành thực thể chính của sản
phẩm mà kết hợp với vật liệu chính làm thay đổi màu sắc, mùi
vị, hình dáng bên ngoài, tăng thêm chất lợng sản phẩm, hàng
hoá hoặc tạo điều kiện cho quá trình sản xuất đợc thực hiện
bình thờng, hoặc phục vụ cho nhu cầu công nghệ, kĩ thuật,
phục vụ cho quá trình lao động. Ví dụ: thuốc tẩy, chỉ khâu,
sơn,...trong nhà máy may.
- Nhiên liệu: Là những thứ có tác dụng cung cấp nhiệt lợng
cho quá trình sản xuất kinh doanh, tạo điều kiện cho quá trình
sản xuất diễn ra bình thờng. Nhiên liệu có thể tồn tại ở dạng
lỏng (xăng, dầu), dạng rắn (than, củi) hoặc dạng khí (ga, hơi
đốt).
- Phụ tùng thay thế: Là những vật t, sản phẩm dùng để
thay thế, sửa chữa máy móc, thiết bị, phơng tiện vận tải, công
cụ sản xuất.
- Thiết bị XDCB: Bao gồm cả thiết bị cần lắp, thiết bị
không cần lắp, công cụ dụng cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để
lắp đặt vào công trình XDCB.
- Phế liệu: Do quá trình sản xuất tạo ra, hoặc thu hồi từ
việc thanh lý tài sản cố định có thể sử dụng vào các công trình
khác.
-Vật liệu khác: Là các loại vật liệu đặc chủng của từng
doanh nghiệp hoặc phế liệu thu hồi.
Căn cứ vào nguồn gốc, xuất xứ, vật liệu đợc chia thành:
- Vật liệu mua ngoài.
- Vật liệu tự gia công chế biến
Căn cứ vào mục đích sử dụng, vật liệu đợc chia thành:
- Vật liệu dùng cho hoạt động sản xuất.
Khoa TC - KT

9


Luận văn tốt nghiệp
Tiến MSSV 743104

Phạm Xuân

- Vật liệu dùng cho nhu cầu khác nh quản lý phân xởng,
quản lý doanh nghiệp, tiêu thụ sản phẩm.
Tuỳ theo yêu cầu quản lý chi tiết mà mỗi doanh nghiệp có
thể có cách phân chia vật liệu thành các loại, nhóm, thứ cụ thể.
* Đánh giá nguyên vật liệu.
Tính giá vật liệu là việc xác định trị giá vật liệu nhập
kho, xuất kho, hiện còn trong kho theo phơng pháp cụ thể áp
dụng trong doanh nghiệp. Việc tính giá vật liệu theo phơng
pháp hợp lý có ý nghĩa quan trọng đối với doanh nghiệp. Phơng
pháp tính giá vật liệu có ảnh hởng trực tiếp đến chi phí, tính
toán giá thành sản phẩm, do đó nó liên quan đến việc xác định
kết quả kinh doanh, xác định giá trị tài sản hiện có của doanh
nghiệp. Mặt khác, trên cơ sở phơng pháp tính giá hợp lý, các nhà
quản trị mới có thể có những thông tin cần thiết cho việc phân
tích để đa ra quyết định chính xác.
Tính giá vật liệu cần theo nguyên tắc giá thực tế. Tuy nhiên,
đối với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật liệu, có sự
biến động thờng xuyên, kế toán có thể sử dụng giá hạch toán
để ghi chép kế toán hằng ngày. Giá hạch toán là giá do doanh
nghiệp tự xây dựng, ổn định trong cả kỳ. Đến cuối kỳ kế toán
phải tính ra giá thực tế thông qua hệ số chênh lệch để ghi sổ

kế toán tổng hợp.
Đánh giá vật liệu theo giá mua thực tế.
* Đối với vật liệu nhập kho.
Hàng ngày, kế toán ghi chép sự biến động của vật liệu
theo giá thực tế. Giá thực tế của vật liệu nhập kho là các khoản
chi cần thiết để có vật liệu đa vào nơi sẵn sàng sử dụng hay
bán, do vật đợc nhập từ nhiều nguồn khác nhau nên giá thực tế
trong mỗi trờng hợp cụ thể đợc xác định khác nhau.
- Đối với vật liệu mua ngoài, giá thực tế bao gồm giá mua
ghi trên hoá đơn bao gồm cả thuế nhập khẩu (nếu có), và chi
Khoa TC - KT

10


Luận văn tốt nghiệp
Tiến MSSV 743104

Phạm Xuân

phí thu mua thực tế. Chi phí thu mua gồm chi phí vận chuyển,
bốc xếp, bảo quản, phân loại, bảo hiểm ... vật liệu từ nơi mua
về đến kho doanh nghiệp, chi phí của bộ phận thu mua độc
lập, số hao hụt tự nhiên trong định mức (nếu có).
Vật liệu dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh chịu thuế
giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ thì trị giá vốn thuế
thực tế của vật liệu không bao gồm thuế giá trị gia tăng.
-Đối với vật liệu tự gia công chế biến, trị giá thực tế vật liệu
bao gồm trị giá thực tế vật liệu xuất chế biến và chi phí chế
biến.

- Đối với vật liệu thuê gia công chế biến, trị giá thực tế của
vật liệu gồm giá thực tế của của vật liệu xuất thuê gia công, chi
phí vận chuyển cả đi lẫn về, tiền thuê gia công.
- Đối với vật liệu nhận vốn góp liên doanh, trị giá thực tế của
vật liệu là giá thực tế đợc các bên tham gia liên doanh chấp thuận.
- Đối với phế liệu nhập kho: trị giá thực tế là giá ớc tính có thể sử
dụng đợc hoặc giá trị tơng đơng.
* Đối với vật liệu xuất kho
Để tính giá thực tế vật liệu xuất kho có thể áp dụng các phơng pháp sau: Tính theo đơn giá thực tế tồn đầu kỳ, tính
theo đơn giá bình quân, tính theo giá thực tế đích danh,
tính theo phơng pháp nhập trớc xuất trớc, tính theo phơng pháp
nhập sau xuất trớc, tính theo phơng pháp trị giá hàng tồn kho
cuối kỳ, tính theo đơn giá bình quân, giá hạch toán
+Tính theo đơn giá bình quân: trớc hết phải tính đơn giá
bình quân của vật
liệu luân chuyển trong kỳ

Đơn giá
=
bình quân

Giá thực tế
Giá thực tế
+
VL
VL nhập
tồnlợng
đầu
trong kỳ
Số

VLkỳ
Số lợng VL
+
tồn
nhập trong kỳ
đầu kỳ

Sau đó tính giá thực tế vật liệu xuất kho:
Khoa TC - KT

11


Luận văn tốt nghiệp
Tiến MSSV 743104

Phạm Xuân

Trị giá thực tế
vật liệu xuất

Số lợng

Đơn giá

= vật liệu xuất

kho

x

bình

kho

quân

Phơng pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh
điểm vật liệu.
Để tính đợc trị giá thực tế vật liệu xuất kho trong kỳ cần phân bổ chi
phí thu mua cho vật liệu xuất kho

CF phân bổ
Chi phí mua
phân bổ
cho vật liệu
xuất kho

CF mua vật

cho vật liệu
=

+ liệu trong kỳ

Trị giá
x mua của
vật liệu

tồn đầu kỳ

Trị giá thực tế

Trị giá thực tế

xuất

VL tồn đầu kỳ + VL nhập trong

kho

kỳ
Trên cơ sở trị giá mua thực tế và chi phí mua đã phân bổ
cho vật liệu xuất kho, kế toán tổng hợp lại để xác định giá trị thực
tế của vật liệu xuất kho.
+Tính theo phơng pháp thực tế đích danh : phơng pháp này đợc áp dụng đối với doanh nghiệp có ít loại nguyên vật liệu hoặc
nguyên vật liệu ổn định và nhận diện đợc. Giá thực tế vật liệu xuất
kho đợc căn cứ vào đơn giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho theo
từng lần nhập và số lợng xuất kho theo từng lần
+Tính theo phơng pháp nhập trớc xuất trớc : phơng pháp này
phải xác định đợc đơn giá thực tế nhập kho của từng lần nhập
và hàng nào nhập kho trớc thì xuất trớc. Sau đó căn cứ vào số lợng xuất để tính số thực xuất kho theo nguyên tắc : đơn giá
thực tế nhập trớc đối với lợng xuất kho của lần nhập trớc, số còn
lại( tổng số xuất kho, số xuất của lần nhập trớc) đợc tính theo
đơn giá thực tế lần nhập sau. Với trị giá nguyên vật liệu xuất
kho đợc tính theo giá của nguyên vật liệu nhập kho ở thời điểm
đầu kỳ hoặc ở thời điểm gần đầu kỳ, giá thực tế của nguyên

Khoa TC - KT

12

Luận văn tốt nghiệp
Tiến MSSV 743104

Phạm Xuân

vật liệu tồn cuối kỳ chính là giá thực tế của nguyên vật liệu
nhập kho thuộc các lần mua vào sau cùng.
+Tính theo phơng pháp nhập sau xuất trớc : theo phơng
pháp này, cũng xác định đơn giá thực tế của từng lần nhập và
hàng nào nhập kho sau thì xuất trớc nhng khi xuất sẽ căn cứ vào
số lợng xuất và đơn giá thực tế nhập kho lần cuối. Sau đó mới
đến lần lợt các lần nhập sau tiếp đó để tính giá thực tế xuất
kho của các lần sau
Mỗi phơng pháp tính giá vật liệu có những u điểm riêng, căn
cứ vào điều kiện cụ thể mà mỗi doanh nghiệp lựa chọn một phơng pháp thích hợp, đảm bảo các yêu cầu quản trị vật liệu
nhằm mang lại hiệu quả tối đa trong sản xuất kinh doanh.
1.2.2. Tổ chức hạch toán Kế toán NVL
1.2.2.1.Chứng từ Kế toán sử dụng trong Kế toán NVL.
Hệ thống chứng từ kế toán sử dụng để phản ánh chính xác, kịp
thời, đầy đủ, toàn diện tình hình biến động của vật liệu, làm cơ
sở pháp lý để ghi chép kế toán.
Theo quy định hiện hành, các chứng từ kế toán vật liệu
gồm: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận
chuyển nội bộ, thẻ kho, biên bản kiểm kê vật t sản phẩm, hàng
hoá, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, hoá đơn cớc vận chuyển
Ngoài các chứng từ mang tính bắt buộc kể trên, các doanh
nghiệp có thể sử dụng chứng từ hớng dẫn nh: phiếu xuất vật t
theo hạn mức, biên bản kiểm nghiệm vật t, phiếu bao vật t còn

lại cuối kỳ.
Đối với những chứng từ Kế toán bắt buộc, doanh nghiệp
phải lập kịp thời, đầy đủ, đúng qui định về biểu mẫu, nội
dung, phơng pháp lập. Ngời lập chứng từ phải chịu trách nhiệm
về việc ghi chép, tính chính xác số liệu nghiệp vụ kinh tế phát
sinh.

Khoa TC - KT

13


Luận văn tốt nghiệp
Tiến MSSV 743104

Phạm Xuân

Mọi chứng từ Kế toán về vật liệu phải đợc tổ chức luân
chuyển theo trình tự thời gian do Kế toán trởng qui định, phục
vụ cho việc ghi chép, phản ánh tổng hợp kịp thời của các bộ
phận có liên quan.
Hiện nay, trong điều kiện hầu hết các doanh nghiệp đều
áp dụng hệ thống Kế toán máy, công tác tổ chức chứng từ Kế
toán là khâu đầu tiên của công tác Kế toán nhằm cung cấp
thông tin đầu vào, làm cơ sở cho hệ thống tin biến đổi thành
thông tin Kế toán cung cấp cho đối tợng sử dụng.
Trong điều kiện ứng dụng phần mềm Kế toán, trình tự luân
chuyển chứng từ Kế toán NVL nói riêng cần đảm bảo tính hợp
lý, dễ kiểm tra, đối chiếu giữa các bộ phận Kế toán liên quan.
Cuối cùng, chứng từ Kế toán NVL đợc chuyển về máy tính, nhân

viên Kế toán NVL để tiến hành nhập liệu.
1.2.2.2. Kế toán chi tiết NVL
Tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu là việc ghi chép, theo dõi
hàng ngày tình hình xuất, nhập, tồn kho của từng loại, nhóm,
thứ vật liệu cả chỉ tiêu hiện vật và giá trị ớ từng kho và ở bộ
phận kế toán doanh nghiệp, nhằm đảm bảo sự khớp đúng giữa
số liệu kế toán chi tiết và số liệu hạch toán kho, giữa số liệu kế
toán chi tiết và số liệu kế toán tổng hợp vật liệu nhằm cung cấp
kịp thời các thông tin hàng ngày, tuần kỳ theo yêu cầu quản trị
vật t hàng hoá.
Tuỳ theo điều kiện cụ thể mà doanh nghiệp có thể hạch
toán chi tiết vật liệu theo một trong các phơng pháp sau:
* Phơng pháp ghi thẻ song song:
+ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép, phản ánh
tình hình xuất, nhập, tồn kho vật t theo chỉ tiêu số lợng. Hàng
ngày khi có nghiệp vụ xuất, nhập vật liệu, thủ kho thực hiện
việc thu phát vật liệu và ghi số lợng xuất, nhập thực tế vào
chứng từ xuất nhập.

Khoa TC - KT

14


Luận văn tốt nghiệp
Tiến MSSV 743104

Phạm Xuân

Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất, thủ kho ghi thẻ kho theo

chỉ tiêu số lợng. Cuối ngày thủ kho tính ra số tồn kho và ghi vào
cột tồn của thẻ kho.
+ở phòng kế toán: hàng ngày hay định kỳ, kế toán nhận
chứng từ ở kho, tiến hành phân loại, hoàn chỉnh chứng từ. Căn
cứ vào chứng từ này kế toán ghi sổ chi tiết vật t theo chỉ tiêu
số lợng và thành tiền.
Số liệu trên sổ chi tiết vật t là cơ sở để lập báo cáo nhanh
về vật t theo yêu cầu quản trị vật t.
Cuối tháng hoặc khi cần thiết có thể đối chiếu số liệu trên
sổ chi tiết với thẻ kho về chỉ tiêu số lợng đồng thời kế toán
tổng hợp số liệu trên sổ chi tiết để lập bảng kê nhập - xuất tồn.
Sơ đồ số 1: sơ đồ kế toán chi tiết theo phơng pháp ghi
Thẻ kho
Chứng từ xuất

Chứng
từ nhập
Sổ chi
tiết vật t

Bảng kê nhập -xuất - tồn

Kế toán tổng hợp

thẻ song song
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
:

Khoa TC - KT

15


Luận văn tốt nghiệp
Tiến MSSV 743104

Phạm Xuân

+ Ưu điểm: Đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra đối chiếu số
liệu, độ tin cậy cao, có
khả năng cung cấp thông tin nhanh.
+ Nhợc điểm: Khối lợng ghi chép lớn, ghi trùng lắp chỉ tiêu
số lợng giữa kế toán và thủ kho.
+ Điều kiện áp dụng: Doanh nghiệp có ít chủng loại vật t,
khối lợng các nghiệp vụ nhập - xuất ít, phát sinh không thờng
xuyên, trình độ nhân viên kế toán cha cao.

* Phơng pháp ghi sổ số d.
+ ở kho: Ngoài thẻ kho, thủ kho còn sử dụng số lợng d để ghi
chép số tồn kho cuối tháng của từng thứ vật t theo chỉ tiêu số lợng. Sổ số d do kế toán lập cho từng kho, mở theo năm, đợc
chuyển cho thủ kho vào cuối mỗi tháng để ghi số lợng hàng tồn
kho trên cơ sở số liệu từ thẻ kho.
+ ở phòng kế toán: định kỳ, kế toán nhận chứng từ từ thủ
kho, kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ. Sau đó, tổng hợp giá trị
của vật t nhập, xuất để ghi vào bảng kê luỹ kế nhập và bảng kê
luỹ kế xuất vật t.
Cuối tháng cộng số liệu trên bảng kê luỹ kê nhập và luỹ kế
xuất để ghi vào bảng tổng hợp nhập, xuất tồn kho. Đồng thời

vào cuối tháng, sau khi nhận đợc sổ số d từ thủ kho chuyển lên,
kế toán tính giá hạch toán của hàng tồn kho để ghi vào sổ số
d cột thành tiền.
Sơ đồ số 2: Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổ
số d.
Chứng từ
nhập
Bảng kê luỹ kế
nhập
Khoa TC - KT

Thẻ
kho
Sổ số
d
16

Bảng tổng
hợp nhập -

Chứng từ
xuất
Bảng kê luỹ kế
xuất


Luận văn tốt nghiệp
Tiến MSSV 743104

Phạm Xuân

Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
+Ưu điểm : giảm bớt khối lợng ghi chép, công tác kiểm tra
đợc thực hiện thờng xuyên đảm bảo cung cấp thông tin nhanh,
chính xác.
+Nhợc điểm : Mức độ chi tiết chỉ đến nhóm vật liệu nên
để có thông tin chi tiết về thứ vật liệu nào đó phải căn cứ vào
số liệu trên thẻ kho. Việc lập báo cáo tuần, kỳ cũng phải căn cứ
vào thẻ kho. Mặt khác, nếu phát hiện có sự sai lệch số liệu giữa
sổ số d và bảng kê nhập, xuất, tồn kho thì việc tìm kiếm, tra
cứu rất phức tạp.
+Điều kiện áp dụng: Doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật
t, tình hình nhập, xuất xẩy ra thờng xuyên.
Doanh nghiệp đã xây dựng đợc hệ thống đơn giá hạch
toán, hệ thống danh điểm vật t hợp lý, nhân viên kế toán có
trình độ cao, thủ kho có chuyên môn vững, có ý thức trách
nhiệm trong quản lý vật t.
*Phơng pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển
Tại kho: thủ kho căn cứ vào chứng từ nhập xuất kho để ghi
vào thẻ kho theo từng thứ vật t, hàng hoá, mỗi chừng từ ghi trên
một dòng ghi theo thứ tự thời gian. Để phản ánh tình hình
nhập xuất tồn kho của từng thứ vật t hàng hoá ở từng kho. Định
kỳ thủ kho chuyển các chứng từ nhập xuất kho đã đợc phân loại
cho phòng Kế toán.

Khoa TC - KT

17

Luận văn tốt nghiệp
Tiến MSSV 743104

Phạm Xuân

Tại phòng Kế toán: Cuối tháng sẽ ghi vào sổ đối chiếu luân
chuyển. Sổ này đợc mở cho từng kho, phản ánh từng thứ vật t
theo chỉ tiêu số lợng và giá trị. Vào cuối tháng Kế toán ghi tổng
nhập, tổng xuất cho từng thứ theo chỉ tiêu số lợng và giá trị
(để biết đợc số lợng và giá trị ta áp dụng theo từng phơng pháp
tính giá, căn cứ vào sổ chi tiết vật t )
+Ưu điểm: khối lợng ghi chép giảm xuống do ghi một lần
vào cuối tháng.
+ Nhợc điểm: việc ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng
Kế toán về chỉ tiêu hiện vật. Kiểm tra đối chiếu giữa kho và
phòng Kế toán vẫn đợc tiến hành vào cuối tháng nên hạn chế
chức năng kiểm tra của Kế toán.
+Điều kiên áp dụng: áp dụng cho các doanh nghiệp có ít
khối lợng nhập xuất, không bố trí đợc nhân viên Kế toán chi
tiết, không có điều kiện theo dõi tình hình nhập xuất hàng
ngày.

thẻ kho
Chứng từ
Chứng từ
Sơ đồ số 3: nhập
Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu
theo phơng pháp ghi

xuất
sổ đối chiếu luân chuyển
Bảng kê
xuất

Bảng kê
nhập

Khoa TC - KT

Sổ đối
chiếu
luân
18
chuyển


Luận văn tốt nghiệp
Tiến MSSV 743104

Phạm Xuân

Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
1.2.2.3. Kế toán tổng hợp nhập xuất NVL
Kế toán tổng hợp NVL là việc ghi chép Kế toán về tình
hình nhập - xuất - tồn kho của NVL trên các tài khoản NVL Kế
toán theo chỉ tiêu giá trị nhằm hệ thống hóa thông tin theo chỉ
tiêu kinh tế tổng hợp.
Phơng pháp kê khai thờng xuyên là phơng pháp ghi chép,

phản ánh một cách thờng xuyên, liên tục, có hệ thống các loại vật
liệu thành phẩm trên các tài khoản và sổ Kế toán có các chứng
từ nhập - xuất hàng tồn kho. Việc xác định giá trị NVL đợc căn
cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho sau khi đã tập hợp, phân
loại theo các đối tợng sử dụng để ghi vào các tài khoản và sổ
Kế toán.
Phơng pháp kiểm kê định kỳ hàng tồn kho là phơng pháp
không ghi chép thờng xuyên, liện tục tình hình nhập - xuất
hàng tồn kho trên các tài khoản hàng tồn kho mà chỉ theo dõi
giá trị hàng tồn kho định kỳ và cuối tháng căn cứ vào số liệu
kiểm kê định kỳ hàng tồn kho.
* Kế toán tổng hợp NVL theo phơng pháp kê khai thờng xuyên
Phơng pháp này đợc áp dụng trong các doanh nghiệp có qui
mô lớn, hoạt động sản xuất kinh doanh đa dạng, sản xuất nhiều
loại sản phẩm khác nhau với số lợng lớn, giá trị cao. Các tài khoản

Khoa TC - KT

19


Luận văn tốt nghiệp
Tiến MSSV 743104

Phạm Xuân

kế toán đều phản ánh, kiểm tra, giám sát các đối tợng Kế toán
có nội dung kinh tế ở dạng tổng quát.
Tài khoản Kế toán sử dụng
* Tài khoản 152 nguyên liệu, vật liệu: TK này dùng để theo

dõi, phản ánh số liệu có và tình hình tăng giảm các loại NVL
theo giá thực tế trong quá trình sản xuất kinh doanh. TK 152 có
thể mở thành các TK cấp 2 chi tiết theo từng nhóm, loại, thứ NVL
phù hợp với cách phân loại theo nội dung kinh tế và tuỳ thuộc vào
yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, bao gồm:
TK 1521: NVL chính;
TK 1522: NVL phụ;
TK 1523: Nhiên liệu;
TK 1524: Phụ tùng thay thế;
TK 1525: Thiết bị xây dựng cơ bản;
TK 1528: Vật liệu khác.
* TK 151 Hàng mua đang đi đờng: TK này dùng để phản
ánh, theo dõi các loại vật t, hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua
và chấp nhận thanh toán nhng đến cuối tháng cha về nhập kho
doanh nghiệp cũng nh số hàng tháng trớc đã về doanh nghiệp
tháng này.
* TK 133 Thuế GTGT đợc khấu trừ: TK này dùng để phản
ánh số thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ của TSCĐ. TK này có
hai TK cấp 2:
TK 1331: Thuế GTGT đợc khấu trừ của hàng hoá dịch vụ.
TK 1332: Thuế GTGT đợc khấu trừ của TSCĐ.
* TK 331 Phải trả cho ngời bán: TK này dùng để phản ánh
quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với ngời bán, ngời cung
cấp vật t hàng hoá, lao vụ, dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký
kết.
Khoa TC - KT

20

Luận văn tốt nghiệp
Tiến MSSV 743104

Phạm Xuân

TK 331 đợc mở chi tiết cho từng đối tợng.
Ngoài ra còn sử dụng các TK khác nh TK 111, 112, 621, 627,
641, 642, 632...
Chứng từ Kế toán sử dụng: Chứng từ nhập xuất kèm theo các
chứng từ gốc.Biên bản kiểm kê có liên quan.

Khoa TC - KT

21


Luận văn tốt nghiệp
Tiến MSSV 743104

Phạm Xuân

Sơ đồ số 1: Sơ đồ hạch toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp
KKTX (tính VAT theo phơng pháp khấu trừ)
giá trị NVLsử dụng không hết và phế liệu thu
hồi nhập kho
Tk152
Tk621

Tk
111,112,331

nhập kho NVL mua
ngoài
Tk151

hàng nhập
kho đi đ
ờng kỳ trớc

Tk3331

giá vốn thực tế NVL xuất
dùng trực tiếp sản xuất
sản phẩm
Tk627,641,6
giá trị NVL xuất dùng
42
cho QLSX, BH, QLDN

Tk133

giá trị NVL gửi bán

thuế GTGT
hàng nhập
khẩu
Tk3333
thuế nhập khẩu

Tk154
nhập kho NVL tự sản xuất

hoặc thuê gia công
Tk128,222
nhận lại NVL đa đi góp
vốn liên doanh

giá trị NVL gửi bán

kiểm kê Tk1381
giá trị NVL
thiếu NVL
hao hụt sau
bồi thờng
Xuất NVL cho tự chế, thuê
gia công chế biến
trị
trị giá
giá NVL
NVL đi
đi góp
góp vốn
vốn liên
liên
doanh
doanh

Tk157
Tk632

Tk15
4

Tk128,22
Tk128,22
22

Tk412
Tk411
chất lợng
tăng do
đánh giá
của HĐ

nhận góp vốn liên doanh
bằng tiền mặt

chất lợng
tăng do
đánh giá
của HĐ
Tk1388

Tk3381
giá trị NVL cho mợn
không tính lãi

kiểm kê phát hiện NVL thừa

Tk412
Tk412
giá trị NVL tăng do đánh giá
lại

Khoa TC - KT

chất lợng giảm do đánh
giá lại NVL

22


Luận văn tốt nghiệp
Tiến MSSV 743104

Phạm Xuân

Trong quá trình kinh doanh, do có sự biến động về giá cả
thực tế tức là doanh nghiệp có thể có một khoản thiệt hại. Vì
vậy kế toán cần ớc tính đợc phần gía trị vật liệu có thể bị
giảm giá để lập dự phòng.
Cuối năm báo cáo tiến hành trích lập dự phòng giảm giá
hàng tồn kho cho năm kế hoạch với mức cần lập :
Mức dự

Lợng vật

phòng

liệu tồn

Giá thực tế

(Giá tự

giảm giá

= kho giảm

x

ghi trên

vật liệu

giá tại thời

sổ kế

cho năm

điểm lập

toán

kế hoạch

BCTC năm

-

trên thị trờng tại thời
điểm lập

BCTC năm)

Trờng hợp dự phòng giảm giá vật liệu đã lập ở cuối kỳ kế
toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá vật liệu đã lập ở
cuối năm trớc thì số lệch đợc lập thêm ghi:
Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán
Có TK 159: Dự phòng giảm giá vật liệu
Trờng hợp dự phòng giảm giá vật liệu đã lập ở cuối kỳ kế
toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá vật liệu đã lập ở
cuối năm trớc thì số lệch đợc hoàn nhập ghi:
Nợ TK 159: Dự phòng giảm giá vật liệu
Có TK 632: Giá vốn hàng bán
* Kế toán tổng hợp NVL theo phơng pháp kiểm kê định kỳ
Việc phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ là trên cơ sở
kiểm kê cuối kỳ số vật liệu tồn kho, sử dụng công thức cân đối để tính
giá trị nhập xuất kho:

Trị giá vốn
thực tế vật
liệu xuất

Khoa TC - KT

=

Trị giá vốn
thực tế NVL

+

tồn đầu kỳ

TGV thực tế
NVL nhập trong
kỳ

23

-

TGV thực tế
NVL tồn cuối
kỳ


Luận văn tốt nghiệp
Tiến MSSV 743104

Phạm Xuân

Hàng ngày, việc nhập vật liệu đợc phản ánh ở TK 611 Mua
hàng.
Tài khoản Kế toán sử dụng
TK 611 Mua hàng: TK này dùng để phản ánh giá vốn của
hàng luân chuyển trong tháng.
TK 611 không có số d và có hai TK cấp 2:
- TK 6111: Mua NVL
- TK 6112: Mua hàng hoá
Ngoài ra, Kế toán còn sử dụng các TK ở phơng pháp kê khai
thờng xuyên: TK 151, 152, 133, 331, 111, 112...

Sơ đồ số 2: Sơ đồ hạch toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp
Tk151,15
Kiểm
kê định kỳ

Tk611

Tk151,152

2

kết chuyển giá
trị NVL tồn đầu
kỳ

kết chuyển giá trị
NVL tồn cuối kỳ
Tk111,112,331

Tk111,112,141,3
31
nhập kho NVL do
mua ngoài

chiết khấu giảm giá
đợc hởng, hàng mua
bị trả lại

Tk133
Tk621,627,641,642

Tk3331

Tk3333

thuế GTGT
hàng nhập
khẩu

cuối kỳ, kết chuyển số NVL
dùng vào sản xuất,quản lý,
bán hàng

thuế nhập khẩu

Tk632
giá trị NVL xuất bán

Tk411
giá trị NVL nhận góp
vốn liên doanh

Tk1381
kiểm kê phát
hiện thiếu
NVL

Tk412
chất lợng tăng do đánh
giá lại NVL

Khoa TC - KT

giá trị NVL
mất mát sau
khi đã đợc bồi
thờng
Tk412

24

chất lợng giảm do
đánh giá lại NVL


Luận văn tốt nghiệp
Tiến MSSV 743104

Phạm Xuân

* Hệ thống sổ Kế toán sử dụng trong Kế toán tổng
hợp NVL
Tuỳ theo hình thức Kế toán doanh nghiệp áp dụng mà Kế
toán tổng hợp NVL sử dụng các sổ Kế toán phù hợp trong các
hình thức ghi sổ Kế toán sau:
- Nhật ký chung;
- Nhật ký chứng từ;
- Nhật ký sổ cái;
- Chứng từ ghi sổ.
Theo hình thức Kế toán chứng từ ghi sổ: Kế toán tổng hợp
NVL sử dụng các sổ Kế toán sau:

- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ;
- Sổ cái;
- Sổ Kế toán chi tiết TK 331;
Theo hình thức Nhật ký chứng từ:
- Sổ chi tiết TK 331;
- Nhật ký chứng từ số 5;
- NKCT số 6: ghi có TK 151 theo dõi tình hình mua vật t
đang đi đờng;
- Bảng phân bổ số 2: phản ánh giá trị NVL xuất dùng trong
tháng;
Khoa TC - KT

25