Kế toán mua bán hàng hóa tại công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên đồng tâm window

Chương 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY
TNHH MTV ĐỒNG TÂM WINDOW.
1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty
1.1.1 Lịch sử phát triển của Công ty TNHH MTV Đồng Tâm Window.
- Thương hiệu Đồng Tâm thành lập từ ngày 25/06/1969 điểm xuất phát từ cơ
sở sản xuất gạch bông truyền thống. Với sự mạnh dạng trong kinh doanh và đi đầu
về công nghệ Tổng giám đốc Võ Quốc Thắng đã nhập dây chuyền và mua công
nghệ sản xuất gạch men từ Ý.
- Năm 1986 – 2008 Đồng Tâm đã liên tiếp thành lập các công ty thành viên
tạo thành một Hệ thống Đồng Tâm với quy mô rộng khắp trải dài từ Bắc đến Nam,
hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nhau: sản xuất vật liệu xây dựng và trang trí nội
thất, sản xuất ngói màu theo công nghệ của Italia, công nghệ sơn ướt, sản xuất gốm,
xây dựng khu công nghiệp, xây dựng nhà chung cư, xây dựng khu đô thị mới và đa
dạng hóa các mặt hàng ngoài sản phẩm gạch, ngói Đồng Tâm, sản xuất Sơn,
Lavabo, Gỗ, Bánh Kẹo …
- Văn phòng đại diện của Công ty cổ phần Đồng Tâm đặt tại 236A Nguyễn
Văn Luông, Quận 6, Thành phố Hồ Chí Minh.
- Năm 2007, Đồng Tâm liên doanh với Công ty Khải Vy thành lập Công ty
Đồng Tâm Khải Vy. Sau đó tách ra thành lập Công ty cổ phần Đồng Tâm Window
chuyên sản xuất, kinh doanh các mặt hàng trang trí nội thất, ngoại thất.
- Năm 2008, Công ty Cổ Phần Đồng Tâm Window được tách thành 2 công ty
với hai chức năng tách biệt nhau:
+ Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Một Thành Viên Đồng Tâm Window,
chuyên về lĩnh vực kinh doanh các mặt hàng trang trí, tư vấn, thiết kế theo nhu cầu
của khách hàng.
+ Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Một Thành Viên Sản xuất Vật Liệu Xây
Dựng Đồng Tâm chuyên về lĩnh vực sản xuất cửa nhựa theo đơn đặt hàng của Công
ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Một Thành Viên Đồng Tâm Window.
1.1.2 Đôi nét về Công ty TNHH Một Thành Viên Đồng Tâm Window.
-Tên giao dịch: CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MỘT THÀNH
VIÊN ĐỒNG TÂM WINDOW. Đây là một trong mười sáu Công Ty con của

Công ty Cổ Phần Đồng Tâm.
- Tên viết tắt của Công ty: DONGTAMWINDOW.
- Tên công ty viết bằng tiếng nước ngoài: DONGTAM WINDOW CO.,LTD
- Trụ sở chính : Số 7, Khu phố 6, Thị Trấn Bến Lức, Huyện Bến Lức, Tỉnh
Long An.
- Mã số thuế : 1100766230.


Trang 1


- Điện thoại : 072.3872.233
Fax: 072.3870.514
- Website
: www.dongtam.com.vn
- Email
:
- Vốn điều lệ : 8.000.000.000 đồng( Tám tỷ đồng chẵn).
- Tên chủ sở hữu: Công Ty Cổ Phần Đồng Tâm.
- Văn phòng chi nhánh: Số 79B Lý Thường Kiệt, Quận Tân Bình, Thành
phố Hồ Chí Minh..
Điện thoại : 08.6.2964.250
Fax: 08.6.2964.253
- Văn phòng đại diện Miền Bắc: số 275 Nguyễn Trãi, Phường Thanh Xuân,
Quận Thanh Xuân, Thành Phố Hà Nội.
- Văn phòng đại diện Miền Trung: số 175 Nguyễn Văn Linh, Quận Thanh
Kê, Thành phố Đà Nẵng.
- Hiện tại, Công ty có khoản 120 công nhân viên( kể cả nhân viên tại các
phòng trưng bày, văn phòng đại diện ở Miền Trung và Miền Bắc). Hầu hết họ đều
trẻ, năng động có trình độ chuyên môn, lòng nhiệt tình và tinh thần trách nhiệm cao.

1.2 Chức năng và đặc điểm của công ty.
1.2.1 Chức năng
Theo giấy đăng ký kinh doanh số 1100766230 do Sở KH&ĐT Tỉnh Long An
cấp ngày 01/10/2008, Công ty TNHH Đồng Tâm có chức năng sau:
+ Kinh doanh trong các ngành nghề, lĩnh vực: kinh doanh, xuất nhập khẩu
hàng hóa, các sản phẩm từ gỗ, sắt, nhôm, nhựa; vật tư thiết bị; máy móc; kinh doanh
bất động sản; cho thuê văn phòng; thiết kế thi công các công trình dân dụng; công
nghiệp; dịch vụ tư vấn thiết kế; vận tải hàng hóa bằng đường bộ; đại lý ký gửi hàng
hóa; dịch vụ thương mại môi giới thương mại; tiếp thị sản phẩm,…
Đối tượng kinh doanh của Công ty bao gồm: cửa nhựa cao cấp uPVC( cửa
sổ, cửa đi, cửa trượt, vách ngăn,…), gương soi, kính( kính cường lực, kính an toàn,
kính hộp,…), các mặt hàng làm từ gỗ (bộ bàn ăn, giường ngủ, ghế,...), các dụng cụ
trang trí nội thất và ngoại thất khác.
+ Các ngành nghề khác theo quy định của pháp luật.
+ Đầu tư, thực hiện các quyền và nghĩa vụ của chủ sỡ hữu, cổ đông, thành
viên góp vốn tại các công ty con, công ty liên kết và các doanh nghiệp khác có vốn
góp của Công ty.
1.2.2 Nhiệm vụ
- Hoạt động theo đúng pháp luật và ngành nghề kinh doanh đã đăng ký.
- Với phương châm Đoàn kết – Năng động – Sáng tạo – Tiết kiệm Công ty
đã đặt lên nhiệm vụ hàng đầu là cải cách và ngày càng hoàn thiện hệ thống tổ chức,
kinh doanh; đảm bảo mọi yêu cầu của khách hàng sẽ được đáp ứng trong mối quan
hệ cả hai cùng có lợi, tìm kiếm nguồn hàng có chất lượng tốt và giá thành hợp lý, hạ
thấp chi phí hoạt động nhằm đạt được mục tiêu lợi nhuận mong muốn. Phối hợp với
các công ty thành viên trong cùng Hệ thống để đảm bảo giao hàng đúng thời hạn
hợp đồng cho khách hàng, thường xuyên liên hệ hỗ trợ nhau giải quyết sự cố xảy ra
hoạt động.


Trang 2

- Ngoài ra, Công ty còn định hướng mục tiêu xây dựng, phát triển ngành
trong tầm vĩ mô, hoàn thành các kế hoạch do cấp trên đề ra.
- Điều hành kế hoạch ở một số khâu then chốt vừa với tư cách là một đơn vị
cấp dưới vừa thể hiện sự hợp tác phối hợp thông qua quan hệ hợp đồng kinh tế với
các đơn vị thành viên để phát huy sự năng động sáng tạo và tự chủ của các đơn vị,
tối đa hóa hiệu quả hoạt động của tổ hợp công ty mẹ - công ty con.
1.3 Tổ chức quản lý của công ty.
1.3.1 Mô hình tổ chức bộ máy hoạt động của công ty.

Giám đốc điều
hành

Phó giám đốc

Phó giám đốc
kỹ thuật
Bộ phận kế toán

Bộ phận thiết kế

Bộ phận kỹ thuật

Bộ phận hành
chính, nhân sự

Bộ phận kinh
doanh

1.3.2 Chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban.
1.3.2.1 Giám đốc điều hành
- Được bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm theo quyết định của Công ty mẹ(Công Ty
Cổ Phần Đồng Tâm ).
- Chịu trách nhiệm về các mặt hoạt động của Công ty trước cấp trên và pháp
luật hiện hành.
1.3.2.2 Phó giám đốc và Phó giám đốc kỹ thuật.
Hỗ trợ Giám đốc điều hành hoạt động của công ty, được Giám đốc ủy quyền
giải quyết những vấn đề trong công ty khi Giám đốc đi công tác dài hạn.
1.3.2.3 Bộ phận thiết kế.
a. Chức năng. Căn cứ vào hợp đồng đã ký, bộ phận sẽ tiến hành thiết kế mẫu mới và
chuyển hồ sơ bản vẽ cho bộ phận kinh doanh đặt hàng nhà sản xuất, báo giá cho
khách hàng.



Trang 3


b. Nhiệm vụ
- Thiết kế mẫu theo đúng đơn đặt hàng chỉ được thay đổi khi có sự đồng ý
của khách hàng.
- Lập hồ sơ cho Ban Giám Đốc duyệt mẫu thiết kế mới.
- Đảm bảo thực hiện các thủ tục và luân chuyển chứng từ cho phòng ban tiếp
theo kịp tiến độ.
- Báo giá mẫu thiết kế mới cho bộ phận kinh doanh.
1.3.2.3 Bộ phận kỹ thuật – lắp đặt.
a. Chức năng: Xây dựng kế hoạch nhận hàng và giao hàng, lắp đặt hàng vào đúng
vị trí đã thỏa thuận với khách hàng, giải quyết những khiếu nại liên quan đến phẩm
chất của hàng hóa.

b. Nhiệm vụ:
- Kiểm tra và liên hệ thường xuyên với nhà máy góp phần đảm bảo hợp đồng
đang thực hiện theo đúng kế hoạch, đồng thời đề ra các giải pháp kịp thời khắc phục
khó khăn khi nhà máy không giao hàng đúng thời hạn.
- Đảm bảo công việc hoàn thành theo đúng tiến độ của hợp đồng.
- Chịu trách nhiệm kiểm tra chất lượng của hàng nhập và hàng xuất bán.
- Tham mưu cho Ban Giám Đốc về giải pháp làm giảm chi phí trong quá
trình sử dụng máy móc để phục vụ công tác giao nhận và lắp đặt hàng.
- Giám sát quá trình lắp đặt, lên kế hoạch sửa chữa và bảo trì hợp lý.
1.3.2.3 Bộ phận kế toán.
a. Chức năng.
- Dựa trên kế hoạch kinh doanh xây dựng kế hoạch tài chính cho Công ty.
- Tổ chức quản lý kế toán, đề xuất tổ chức bộ máy kế toán và hướng dẫn hạch
toán kế toán đúng theo chế độ kế toán Nhà nước ban hành. Kiểm tra việc thực hiện
những công việc về nghiệp vụ chuyên môn tài chính kế toán theo đúng qui định của
Nhà nước về chuẩn mực kế toán và phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty…
- Thu thập và xử lý thông tin có liên quan đến nghiệp vụ kinh tế tài chính
phát sinh trong Công ty và tình hình biến động của các tài sản, hiệu quả sử dụng tài
sản.
- Tham mưu đề xuất việc khai thác, huy động các nguồn vốn phục vụ kịp thời
cho hoạt động kinh doanh của công ty đảm bảo đúng theo các quy định của Nhà
nước.
- Tham mưu cho Ban giám đốc về chế độ kế toán và những thay đổi của chế
độ qua từng thời kỳ trong hoạt động kinh doanh.
b. Nhiệm vụ
- Tổ chức công tác kế toán một cách hợp lý, hoạt động hiệu quả.
- Bảo mật về số liệu kế toán tài chính và bí mật kinh doanh của Công ty.


Trang 4

- Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của tất cả các loại chứng từ, hoàn chỉnh thủ tục
kế toán trước khi trình Giám đốc ký duyệt, ghi chép và hạch toán đúng, đầy đủ các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động phù hợp với quy định của Nhà
nước và Quy chế quản lý tài chính của Công ty.
- Phân tích các thông tin kế toán theo yêu cầu của lãnh đạo công ty.
- Tiến hành các thủ tục quyết toán các loại thuế với Cơ quan thuế, lập và nộp
các báo cáo tài chính đúng và kịp thời cho các cơ quan thẩm quyền theo đúng chế
độ quy định của Nhà nước.
- Áp dụng tiến bộ khoa học vào công tác kế toán, bồi dưỡng nghiệp vụ
chuyên môn cho cán bộ kế toán.
1.3.2.4 Bộ phận Hành Chính, Nhân Sự
a. Chức năng.
Tham mưu, giúp cho Ban Giám Đốc tổ chức – hành chính và quản trị. Bố trí
sắp xếp lao động, duy trì chế độ chính sách, bảo vệ nội bộ trật tự Công ty, thông báo
cho các phòng ban khi có quy định hoặc thông báo mới của Công ty.
b. Nhiệm vụ
- Lập kế hoạch tuyển dụng và cắt giảm lao động, thực hiện các thủ tục chứng
từ liên quan đến người lao động.
- Hướng dẫn nội quy của Công ty và giám sát sự chấp hành của toàn thể các
bộ công nhân viên tại Công ty về đồng phục, giờ làm việc…
- Ban hành các quy định nhằm đảm bảo sự sạch sẽ, gọn gàng, ngăn nắp tạo
vẽ đẹp bề ngoài cho Công ty.
- Đặt mua và cấp phát văn phòng phẩm cho các phòng ban theo đúng quy
định của Công ty. Chuyển chứng từ mua văn phòng phẩm và giấy đề nghị thanh
toán đủ và đúng quy định cho phòng kế toán.
- Tính và chuyển lương cho công nhân viên đúng quy định .
1.3.2.5 Bộ phận kinh doanh.
a. Chức năng.

Tiếp xúc, giới thiệu cho khách hàng về hàng hóa( giá bán, quy cách, chủng
loại, chất lượng,…) và các thông tin liên quan đến chính sách bán hàng, chính sách
khuyến mãi hiện có giúp khách hàng có đầy đủ thông tin để dễ dàng ra quyết định.
b. Nhiệm vụ.
- Nhận đơn đặt hàng, lập hợp đồng bán hàng với khách hàng; lập đơn hàng
bán đối với khách lẻ chuyển cho nhân viên xuất hóa đơn, chuyển hóa đơn và đơn
hàng chuyển cho thủ quỷ thu tiền.
- Nhận và kiểm tra chứng từ vận chuyển hàng xuất bán, gửi chứng từ vận
chuyển đúng quy định gửi về cho phòng kế toán.
- Phối hợp hàng đi giao và điều xe giao hàng cho khách theo đúng thời gian
hẹn giao.
- Nhận chứng từ đổi hàng, tiến hành các thủ tục đổi hàng cho khách hàng
theo quy định của công ty.
- Luân chuyển chứng từ kịp thời cho các phòng ban khác.



Trang 5


1.4 Tổ chức công tác kế toán tại công ty.
1.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán.
1.4.1.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán.
Kế toán trưởng

Kế toán
tổng hợp

Kế
toán

ngân
quỹ

Kế toán
TSCĐ,
CCDC

Kế
toán
công
nợ

Kế
toán
kho
hàng

Thủ
quỹ

1.4.1.2 Phần hành kế toán và công việc của từng phần hành kế toán.
a. Kế toán trưởng.
- Điều hành toàn bộ hoạt động của bộ máy kế toán, chịu trách nhiệm về số
liệu trên báo cáo tài chính trước pháp luật. Chỉ đạo và đôn đốc tình hình thực hiện
công tác kế toán tại doanh nghiệp đúng quy định.
- Đáp ứng thông tin chính xác và kịp thời.
-Tổ chức bộ máy kế toán và hệ thống kiểm soát ngày càng hoàn thiện, hoạt
động một cách hữu hiệu và hiệu quả.
b. Kế toán tổng hợp.
- Kiểm tra và tổng hợp các số liệu từ các phần hành kế toán chi tiết để báo

cáo tài chính, báo cáo thuế giá trị gia tăng, quyết toán thuế.
- Điều chỉnh, bổ sung các bút toán hạch toán kế toán…theo quy định.
- Bảo quản lưu trữ an toàn, ngăn nắp các tài liệu kế toán liên quan.
- Chứng từ và sổ sách kế toán:
+ Sổ tổng hợp tất cả các tài khoản cấp 1
+ Bảng tổng hợp xuất nhập tồn công cụ dụng cụ, hàng hóa.
+ Bảng kê thuế GTGT đầu vào, Bảng kê thuế GTGT đầu ra,…
c. Kế toán ngân quỹ( kế toán tiền).
- Lập, theo dõi chứng từ thu chi tiền mặt, hạch toán kế toán theo quy định.
- Quản lý tiền trên sổ sách, chịu trách nhiệm về số liệu sổ sách tiền mặt và
tiền gửi ngân hàng
- Quản lý tài khoản 111, 112, 113, 133, , 635, 515, 641, 642, 333.
- Hàng ngày theo dõi, cập nhật tình hình biến động của tiền mặt tại quỹ và
tiền gửi ngân hàng, báo cáo cho kế toán trưởng kịp thời, chính xác.
- Sắp xếp và lưu trữ chứng từ theo quy định.


Trang 6


- Lập bảng kê thuế GTGT đầu vào đối với đối với tài khoản tiền mặt và tiền
gửi ngân hàng.
- Chứng từ và sổ sách:
+ Phiếu thu, Phiếu chi, Báo nợ, Báo có, Sổ phụ ngân hàng.
+ Hóa đơn giá trị gia tăng, Phiếu nhập kho hoặc các chứng từ liên quan đến
việc mua hàng không nhập kho.
+ Sổ quỹ tiền mặt, sổ quỹ tiền gửi ngân hàng,…
d. Kế toán tài sản cố định(TSCĐ) và công cụ dụng cụ(CCDC).
- Hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan.
- Theo dõi tình hình tăng, giảm, trích khấu hao TSCĐ; tình hình nhập xuất

tồn CCDC, văn phòng phẩm; phân bổ chi phí cho các phòng ban liên quan, kiểm tra
các bút toán phân bổ tự động trên phần mềm.
- Quản lý tài khoản: 153,142, 211, 214, 242, 641, 642.
- Chứng từ: Biên bản thanh lý tài sản cố định, Hóa đơn GTGT, Phiếu xác
nhận TSCĐ, Bảng kê TSCĐ mua về, Bảng phân bổ TSCĐ - CCDC.
e. Kế toán công nợ.
- Hạch toán kế toán những nghiệp vụ mua hàng tại doanh nghiệp, các khoản
phải thu, phải trả, theo dõi công nợ.
- Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn và chứng từ liên quan.
- Lập Bảng kê thuế GTGT được khấu trừ, thuế GTGT đầu ra.
- Quản lý tài khoản: 131, 133, 331, 333, 511, 512, 521, 531, 532.
- Chứng từ và sổ sách:
+ Đơn đặt hàng, Đơn đặt hàng nội bộ, Bảng báo giá
+ Phiếu xuất kho, Biên bản giao hàng, Hóa đơn GTGT
+ Báo cáo nợ phải thu theo tuổi nợ
+ Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy báo nợ,Giấy báo có,…
f. Kế toán kho hàng.
- Kiểm tra tính đầy đủ của chứng từ mua hàng nhập kho và xuất bán, ghi
nhận công nợ phải thu.
- Theo dõi, ghi chép tình hình nhập-xuất kho hàng hóa, CCDC đánh giá hàng
tồn kho cuối kỳ. Kiểm kê hàng hóa tồn kho theo quy định của công ty.
- Quản lý tài khoản: 131,133, 151,153, 156, 157, 632, 641, 642…
- Chứng từ:
+ Biên bảng giao nhận hàng, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho.
+ Biên bảng kiểm kê kho, Bảng giải trình chênh lệch kho.
+ Báo cáo nhập xuất tồn hàng hóa…
g. Thủ quỹ.
- Giữ tiền, thu đúng và chi đủ theo chứng từ, thu chi đúng đối tượng. Hỗ trợ
bán hàng, lập báo cáo thu chi và tồn quỹ tiền mặt. Kiểm quỹ hàng ngày, đi chuyển
tiền vào ngân hàng khi có lệnh của Ban Giám Đốc.

- Chứng từ: Phiếu thu, Phiếu chi, Sổ quỹ tiền mặt, Bảng kê thu tiền.



Trang 7


1.4.2 Các chính sách kế toán tại công ty.
- Niên độ kế toán áp dụng tại doanh nghiệp: từ 01/01 đến 31/12
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Đồng Việt Nam( đ).
- Chế độ kế toán áp dụng:
+ Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: theo phương pháp kê khai thường
xuyên.
+ Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: hàng tồn kho được ghi chép theo giá
phí thực tế, tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền.
+ Kế toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp thẻ song song.
+ Lập dự phòng phải thu khó đòi: Dự phòng phải thu khó đòi được lập theo
các quy định hiện hành.
+ Phương pháp khấu hao TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình: Khấu hao theo
phương pháp tuyến tính.
+ Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
+ Công ty xây dựng hệ thống tài khoản kế toán dựa theo Quyết định số
15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính.
+ Hạch toán ngoại tệ theo phương thức nhập sau xuất trước.
1.4.3 Tổ chức chứng từ
Mô hình tổ chức kế toán tại Công ty.
Doanh nghiệp vận dụng mô hình tổ chức kế toán tập trung. Đặc điểm của mô
hình này là toàn bộ công việc xử lý thông tin doanh nghiệp được thực hiện tập trung
ở phòng kế toán còn ở các bộ phận và đơn vị trực thuộc chỉ thực hiện việc thu thập,
phân loại và chuyển chứng từ cùng các báo cáo nghiệp vụ về phòng kế toán xử lý và

tổng hợp thông tin( gọi là đơn vị báo sổ).
ĐƠN VỊ KẾ TOÁN (DN)

…..

Đơn vị
báo sổ

Đơn vị
báo sổ

Đơn vị
báo sổ

.....

Ngoài những chứng từ được quy định trong Chế độ chứng từ, Công ty cũng
xây dựng một số chứng từ nội bộ đáp ứng yêu cầu xử lý và cung cấp thông tin kế
toán cho các đối tượng liên quan, nhằm mục đích kiểm soát tốt quá trình hoạt động
và giảm những rủi ro về thất thoát tài sản của công ty. Chẳng hạn như:
- Đơn hàng bán: nội dung như một hóa đơn, ghi nhận nhu cầu hàng hóa của
khách hàng đã được chấp nhận.
- Phiếu yêu cầu mua hàng hoặc Phiếu đặt hàng nội bộ: xác định nhu cầu hàng
hóa của Công ty.



Trang 8

- Giấy đề nghị thanh toán: khi thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp phải có
sự cho phép của Giám đốc trước khi lập phiếu chi. Và các chứng từ nội bộ khác,….
Chứng từ luân chuyển đến bộ phận nào thì bộ phận đó có nhiệm vụ kiểm tra,
ghi nhận và chuyển cho các bộ phận khác có liên quan.
Mỗi bộ phận có nhiệm vụ lưu trữ và sắp xếp chứng từ một cách có hệ thống
đảm bảo khi cần thì có ngay không phải mất thời gian tìm kiếm. Chứng từ ở bộ phận
này không được lưu ở bộ phận khác tránh tình trạng nhằm lẫn và thất lạc chứng từ.
Công ty ban hành những quy định về thủ tục và quy trình luân chuyển chứng
từ bằng văn bản, cụ thể cho từng khâu từng nghiệp vụ( mua hàng nhập kho, xuất
kho hàng hóa, thanh toán tiền hàng, nhập xuất kho công cụ dụng cụ,…).
1.4.5 Hình thức kế toán.
Công ty áp dụng hình thức kế toán: Nhật ký chung kết hợp với sự hỗ trợ của
phần mềm kế toán ACN nên việc ghi chép rất đơn giản và tiết kiệm thời gian.
Các loại sổ kế toán đều được in từ phần mềm kế toán chẳng hạn như: Sổ
Nhật Ký Chung, các loại Sổ Cái và Sổ Chi tiết,…. Thông thường các sổ này được
in định kỳ( cuối tháng, quý hoặc năm) để làm hồ sơ lưu trữ, hoặc bất thường khi kế
toán cần phải đối chiếu cung cấp thông tin cho Giám đốc và những đối tượng khác.
Trình tự ghi sổ tại công ty như sau:
- Hằng ngày kế toán nhập liệu Sổ Nhật Ký Chung các nghiệp vụ kinh tế phát
sinh tại Công ty căn vào chứng từ kế toán. Phần mềm sẽ tự động chuyển số liệu từ
Sổ Nhật Ký Chung sang các Sổ Tổng Hợp và Sổ Chi Tiết các tài khoản liên quan
đến từng đối tượng kế toán.
- Định kỳ hoặc khi có nhu cầu kiểm tra, so sánh số liệu, kế toán sẽ in Bảng
Tổng Hợp Chi Tiết của tài khoản đối chiếu với Sổ Cái nhằm đảm bảo khớp số liệu
khi lên Báo cáo tổng hợp hoặc phát hiện và xử lý kịp thời những sai sót xảy ra.
- Cuối tháng, kế toán khóa sổ tất cả các tài khoản, lập báo cáo theo quy định.

Sơ đồ 1.3: Hình thức ghi sổ kế toán trên máy

Trang 9


Chương 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN
VỀ KẾ TOÁN MUA BÁN HÀNG HÓA.
2.1 Khái niệm về hàng hóa và nhiệm vụ của kế toán
2.1.1 Khái niệm
Hàng hóa là những sản phẩm lao động được các doanh nghiệp thương mại mua về
để bán ra nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất, tiêu dùng và xuất khẩu.
2.1.2 Phân loại hàng hóa
Hàng hóa trong kinh doanh thương mại thường được phân theo các ngành hàng như:
- Hàng vật tư, thiết bị.
- Hàng công nghệ phẩm tiêu dùng.
- Hàng lương thực - thực phẩm.
- Ngoài ra, bất động sản được dự trữ cho mục đích bán cũng được xem là một loại
hàng hóa - hàng hóa bất động sản.
2.1.3 Nhiệm vụ cơ bản của kế toán hàng hóa.
a. Ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời về tình hình lưu chuyển của hàng hóa ở
doanh nghiệp về mặt giá trị và hiện vật. Tính toán, phản ánh đúng đắn trị giá vốn
hàng nhập kho, xuất kho và trị giá vốn của hàng hóa tiêu thụ.
b. Kiểm tra, giám sát chặt chẽ tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua,
bán hàng hóa. Xác định đúng đắn kết quả kinh doanh hàng hóa. Đồng thời chấp
hành đúng các chế độ tài chính về chứng từ, sổ sách kế toán. Cung cấp thông tin
tổng hợp và thông tin chi tiết cần thiết về hàng hóa kịp thời phục vụ cho quản lý
hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
c. Theo dõi chặt chẽ tình hình tồn kho hàng hóa, giảm giá hàng hóa...tổ chức kiểm
kê hàng hóa đúng theo quy định, báo cáo kịp thời hàng tồn kho.
2.2 Giá vốn của hàng hóa
Giá vốn của hàng hóa là giá cả của hàng hóa đúng với số tiền mà doanh nghiệp bỏ
ra về những hàng hóa đó. Tuy nhiên sự hình thành trị giá vốn của hàng hóa trong

kinh doanh thương mại có thể phân biệt ở các giai đoạn trong quá trình vận động
của hàng hóa( từ lúc mua, nhập kho, sơ chế, phân loại....).Giá trị này sẽ được trình
bày trong từng trường hợp cụ thể ở những phần sau.
2.3 Kế toán nghiệp vụ mua hàng .
2.3.1 Qui trình và các thủ tục chứng từ, các phương thức mua hàng, nhập kho
hàng hóa.
2.3.1.1 Mua hàng trong nước
a. Mua hàng trực tiếp tại kho của khách hàng.
9 Thủ tục
Theo phương thức này, hàng hoá được giao cho doanh nghiệp tại kho bên bán,
doanh nghiệp sẽ nhận hàng chuyển về bằng phương tiện tự có hoặc thuê ngoài.



Trang 10


Sau khi nhận hàng và ký vào hoá đơn của người bán hàng hoá đã thuộc quyền sở
hữu của doanh nghiệp, mọi tổn thất xảy ra( nếu có) trong quá trình vận chuyển hàng
hoá sẽ do doanh nghiệp chịu trách nhiệm.
9 Chứng từ
Hoá đơn bán hàng hoặc Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho hoặc Hoá đơn giá trị gia tăng(
GTGT). Các chứng từ này do bên bán lập.
b. Mua hàng theo phương thức chuyển hàng.
9 Thủ tục
Doanh nghiệp sẽ ký hợp đồng mua hàng với Bên bán. Bên bán căn cứ vào hợp đồng
sẽ chuyển hàng theo đúng thời gian và địa điểm giao hàng mà hai bên đã thoả thuận.
Chi phí vận chuyển bên nào chịu tuỳ thuộc vào điều khoản trong hợp đồng.
Hàng hoá chỉ thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp khi doanh nghiệp nhận hàng và
chấp nhận thanh toán.

9 Chứng từ
Hoá đơn bán hàng hoặc Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho hoặc Hoá đơn giá trị gia tăng(
GTGT). Các chứng từ này do bên bán lập.
c. Mua hàng trên thị trường tự do, trường hợp này người bán không có hoá đơn,
doanh nghiệp sẽ lập Phiếu Nhập Kho để làm căn cứ thanh toán đồng thời để khấu
trừ thuế.
2.3.1.2 Mua hàng nhập khẩu.
a. Nhập khẩu trực tiếp.
9 Thủ tục
- Doanh nghiệp và bên bán sẽ thoả thuận và ký Hợp đồng kinh tế (Sale contract).
Doanh nghiệp căn cứ vào hợp đồng nhập khẩu tiến hành lập “Giấy xin mở tín dụng
khoản nhập khẩu” – Khi thanh toán bằng hình thức Thư tín dụng.
- Giấy xin mở tín dụng khoản nhập khẩu kèm theo bản sao của Hợp đồng gửi đến
ngân hàng Ngoại Thương cùng với 2 Ủy nhiệm chi (UNC) – 1 UNC trả thủ tục phí
ngân hàng; 1 UNC trả về việc mở Thư tín dụng(L/C). Trường hợp doanh nghiệp
không có sẵn ngoại tệ tại tài khoản ngân hàng thì phải làm hợp đồng tín dụng xin
vay ngoại tệ để ký quỹ mở L/C.
- Hàng hoá sẽ chuyển giao cho doanh nghiệp tuỳ theo phương thức chuyển hàng:
¾ FOB(Frieght On Board): giao hàng lên tàu(.... theo cảng bốc hàng quy định).
Người bán giao hàng đã thông quan xuất khẩu, khi hàng qua lan can tàu tại cảng bốc
hàng quy định.
¾ CIF( Cost, Insurance and Freight): tiền hàng, phí bảo hiểm và cước phí(....
cảng đến quy định). Người bán giao hàng đã thông quan xuất khẩu, khi hàng qua lan
can tàu tại cảng bốc hàng quy định. Người bán chịu phí tổn mua bảo hiểm như trong
hợp đồng đã thoả thuận.
Khi hàng đã qua lan can tàu tại cảng bốc dở quy định thì hàng hoá đã thuộc quyền
sở hữu của doanh nghiệp, mọi rủi ro về mất mát hay hư hỏng hàng hoá cũng như bất
cứ khoản chi phí phát sinh nào do những tình huống có thể xảy ra sau khi giao hàng
được chuyển từ người bán sang người mua.
- Khi doanh nghiệp nhận hàng, tiến hành kiểm tra hàng, làm thủ tục khai báo hải

quan, kê khai và đóng các khoản thuế liên quan đến hàng nhập khẩu, tiến hành
thanh toán cho nhà cung cấp.


Trang 11


- Phương thức thanh toán hàng nhập khẩu: thanh toán qua L/C, trả trước tiền hàng
mới được nhận hàng( TT) hoặc nhận hàng sau đó mới thanh toán( DA, DB).
9 Chứng từ.
- Hợp đồng kinh tế.
- Giấy đề nghị mở thư tín dụng.
- Giấy đề nghị mua ngoại tệ.
- Tờ khai hải quan.
- Hoá đơn ( Invoice).
- Vận đơn đường biển( Bill of Lading).
- Phiếu đóng gói hàng hóa( Packing List)
- Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá( Certificate of origin).
- Giấy chứng nhận trọng lượng( Certificate of weight).
- Giấy chứng nhận phẩm chất( Certificate of quanlity).
- Giấy chứng nhận số lượng( Certificate of quantity).
- Và một số chứng từ liên quan khác....
2.3.1.3 Qui trình nhập kho hàng hoá.
Hàng hoá mua về có thể làm thủ tục nhập kho hay chuyển thẳng để gởi đại lý hoặc
bán thẳng cho khách hàng.
a. Hàng hoá mua về được nhập kho.
- Trường hợp này, Thủ kho và Bộ phận mua hàng phải kiểm nhận hàng hoá nhập
kho theo đúng thủ tục quy định về kiểm nhận hàng hoá, lập phiếu Xuất kho gồm 2
liên ghi nhận số lượng thực tế nhập. Sau khi nhập kho, Thủ kho và người kiểm nhận
hàng ký vào Phiếu nhập kho, Thủ kho giữ liên 2 để ghi thẻ kho và sau đó chuyển về

kế toán ghi sổ; liên 1 lưu ở nơi lập phiếu.
- Trường hợp kiểm nhận hàng có phát sinh thừa, thiếu hàng hoá so với Hoá đơn(
Hoá đơn không có sai sót) và Đơn đặt hàng thì bộ phận kiểm nhận phải lập Biên bản
kiểm nhận hàng để phản ánh số hàng hoá thừa, thiếu làm cơ sở truy tìm nguyên
nhân và xử lý số chênh lệch phát sinh. Khi Hoá đơn ghi sai số lượng, đơn giá, tên
hàng,... doanh nghiệp yêu cầu Bên bán lập Biên bản huỷ hoặc Biên bản điều chỉnh
hoá đơn để doanh nghiệp làm căn cứ lập Phiếu nhập kho và khấu trừ thuế.
- Trường hợp hàng mua về đã nhập kho, nhưng vì chất lượng kém, xấu, mất phẩm
chất, không đúng quy cách,… doanh nghiệp xuất kho trả lại cho bên bán hoặc đồng
ý mua với điều kiện bên bán phải giảm giá lô hàng này cho doanh nghiệp.
b. Hàng hoá mua về bán thẳng không nhập kho.
Khi doanh nghiệp mua hàng từ nhà cung cấp, hàng hoá sẽ được vận chuyển bán
thẳng cho khách hàng, hay chuyển gửi cho đại lý. Chứng từ để kiểm tra trong trường
hợp này là Phiếu giao hàng có ký xác nhận khách hàng.
2.3.2 Kế toán nghiệp vụ mua hàng.
2.3.2.1 Tài khoản sử dụng.
Ngoài các tài khoản có liên quan đến việc mua hàng như các tài khoản vốn bằng
tiền, tài khoản phải trả người bán, tài khoản thuế giá trị gia tăng được khấu trừ, kế
toán còn sử dụng tài khoản chủ yếu để phản ánh tình hình và kết quả mua hàng:


Trang 12


a. Tài khoản 151 ” Hàng mua đang đi đường ”
- Tài khoản này phản ánh trị giá các loại hàng hóa, vật tư mua ngoài đã thuộc quyền
sở hữu của doanh nghiệp nhưng chưa nhập kho còn đang trên đường vận chuyển,
đang ở bến cảng hoặc đã về tới doanh nghiệp nhưng đang chờ kiểm nhận nhập kho.
- Kết cấu và nội dung phản ánh:
Nợ

XXX : Giá trị vật tư, hàng hóa đã mua
nhưng đang đi đường đầu kỳ.

151

- Giá trị vật tư, hàng hóa đang
đi đường.

Có

- Giá trị vật tư, hàng hóa đã về nhập
kho doanh nghiệp hoặc đã chuyển
giao cho khách hàng

XXX : Giá trị vật tư, hàng hóa đã mua
nhưng đang đi đường cuối kỳ
b. Tài khoản 156 ” Hàng hóa ”.
- Tài khoản 1561: giá mua hàng hóa. Theo dõi giá trị hàng mua nhập kho, xuất kho
theo giá mua.
- Kết cấu và nội dung phản ánh tài khoản 1561:
Nợ

1561

Có

XXX: Trị giá hàng mua tồn kho đầu kỳ.
- Trị giá hàng mua nhập kho theo Hóa đơn.
- Trị giá hàng hóa gia công chế biến
nhập lại kho.

- Trị giá hàng thừa phát hiện khi kiểm kê.

- Trị giá mua hàng thực tế xuất kho.
- Khoản giảm giá được hưởng vì
hàng mua không đúng quy cách.
- Thuế Nhập khẩu phải nộp.
- Trị giá hàng thiếu phát hiện khi
kiểm kê.
- Chiết khấu thương mại.

XXX: Trị giá hàng mua tồn kho cuối kỳ.
- Tài khoản 1562 : Chi phí thu mua hàng hóa. Phản ánh chi phí mua hàng phát sinh
trong kỳ, phí mua hàng phân bổ cho hàng bán ra và phí mua hàng của hàng tồn kho
cuối kỳ.
- Kết cấu và nội dung phản ánh tài khoản 1562:



Trang 13


Nợ

1562

Có

XXX: Chi phí thu mua hàng hóa tồn đầu kỳ.
- Chi phí thu mua hàng hóa thực tế phát
sinh liên quan tới hàng hóa mua vào

đã nhập kho trong kỳ.

- Phân bổ chi phí thu mua cho hàng
hóa đã tiêu thụ trong kỳ.

XXX: Chi phí mua liên quan đến hàng tồn
kho cuối kỳ.
2.3.2.2 Giá trị hàng nhập kho.
Giá gốc
Trị giá mua
( Trị giá vốn) = ghi trên
+
của hàng hóa
Hóa đơn
nhập kho
( giá chưa VAT)

Thuế Nhập khẩu
Chi phí + Thuế TTĐB
thu mua
( nếu có)

Khi doanh nghiệp phải bỏ thêm chi phí để sơ chế, phân loại, chi phí bao bì
sản phẩm,… nhằm làm tăng giá trị và khả năng tiêu thụ của hàng hóa thì những
khoản chi phí phát sinh thêm này được tính vào trị giá vốn của hàng mua nhập kho.
2.3.2.3 Kế toán nghiệp vụ mua hàng trong nước.
( Theo phương pháp kê khai thường xuyên, nộp thuế GTGT khấu trừ)
Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp được áp dụng phổ biến hiện
nay. Đặc điểm của phương pháp này là mọi nghiệp vụ nhập, xuất kho hàng hóa đều
được kế toán theo dõi, tính toán và ghi chép một cách thường xuyên theo quá trình

phát sinh.
a. Mua hàng nhập kho.
- Căn cứ vào Hóa đơn của Bên bán, Biên bản kiểm nghiệm và Phiếu nhập kho, kế
toán ghi:
Nợ TK 156 (1561)
Nợ TK 133
Có TK 331

Trị giá hàng mua theo Hóa đơn( chưa VAT).
Thuế GTGT đầu vào khấu trừ
Tổng giá thanh toán.

- Nếu mua hàng trả tiền ngay thì căn cứ vào chứng từ chi tiền, Hóa đơn và Phiếu
nhập kho, kế toán ghi:
Nợ TK 156 (1561)
Nợ TK 133
Có TK 111, 112, 141



Trị giá hàng mua theo Hóa đơn( chưa VAT)
Thuế GTGT đầu vào khấu trừ
Tổng giá thanh toán

Trang 14


- Các chi phí thu mua hàng hóa thực tế phát sinh sẽ ghi:
Nợ TK 156 (1562)
Trị giá mua theo Hóa đơn( chưa VAT)

Nợ TK 133
Thuế GTGT đầu vào khấu trừ
Có TK 111, 112, 141, 331
Tổng giá thanh toán
- Trường hợp doanh nghiệp đã nhận được Hóa đơn nhưng đến cuối kỳ hàng hóa vẫn
đang đi đường, hoặc đang kiểm nhận nhập kho theo địa điểm quy định thì căn cứ
vào Hóa đơn và Hợp đồng mua hàng kế toán ghi:
Nợ TK 151
Nợ TK 133
Có TK 111,112,141,331

Trị giá mua theo Hóa Đơn( Chưa có VAT)
Thuế GTGT đầu vào khấu trừ(nếu có)
Tổng giá thanh toán

Kỳ sau khi hàng được nhập kho, kế toán ghi:
Nợ 156(1561)
Có 151
- Trường hợp hàng hóa đã mua cần phải sở chế, phân loại hay chọn lọc lại để tăng
giá trị hoặc khả năng bán ra của hàng hóa thì chi phí gia công, sơ chế được tính vào
trị giá mua vào của hàng hóa. Căn cứ vào “Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ”
kèm theo lệnh điều động nội bộ về việc xuất kho hàng hóa để gia công sơ chế, ghi:
Nợ TK 154
Có TK 156 (1561)

(gia công chế biến hàng hóa)
Trị giá mua thực tế xuất kho.

+ Chi phí gia công chế biến hàng hóa, ghi:
Nợ TK 154

Nợ TK 133
Có TK 111, 112, 331

Chi phí phát sinh trong quá trình sơ chế.
Thuế GTGT được khấu trừ( nếu có)
Tổng giá thanh toán

+ Khi công việc hoàn thành, hàng hóa được nhập lại kho thì căn cứ vào “Phiếu nhập
kho”, ghi:
Nợ TK 156 (1561)
Có TK 154
Trị giá thực tế
hàng hóa nhập kho

=

Trị giá thực tế nhập kho.
Trị giá mua thực tế
xuất kho

+

Chi phí sơ chế
phát sinh

b. Mua hàng bán thẳng không qua nhập kho.
Theo phương thức này , kế toán căn cứ vào chứng từ phát sinh hoạch toán:

Trang 15


Nợ 157
Nợ 632
Nợ 133
Có 111, 112, 141, 151, 331

Trị giá mua theo hợp đồng hàng gửi bán.
Trị giá mua theo hóa đơn của hàng đã bán.
Thuế GTGT được khấu trừ.
Giá trị thanh toán.

Nợ 157
Nợ 632
Có 111, 112, 141, 151, 331

Trị giá mua theo hợp đồng hàng gửi bán.
Trị giá mua theo hóa đơn của hàng đã bán.
Giá trị thanh toán.

Hoặc:

c. Các khoản làm giảm giá trị hàng mua.
- Nếu hàng mua về không đúng quy cách, phẩm chất, xảy ra trường hợp người bán
phải giảm giá hoặc trả lại hàng đã mua cho người bán thì căn cứ vào Hóa đơn điều
chỉnh giảm giá của người bán hoặc căn cứ vào Hóa đơn xuất trả hàng, ghi:
Nợ TK 331
Có TK 156 (1561)
Có TK 133

Tổng thanh toán
Trị giá xuất kho( giá chưa thuế)
Giảm thuế GTGT đầu vào.

- Chiết khấu thương mại ngay tại thời điểm mua hàng, thì trên Hóa đơn phải ghi rõ
tỷ lệ % hoặc mức giảm giá, căn cứ vào Hóa đơn ghi trị giá hàng mua thuần kế toán
ghi:
Nợ 1561(1561)
Nợ 133
Có 111,112,141,331

Trị giá mua theo Hóa đơn( đã trừ chiết khấu).
Thuế GTGT được khấu trừ.
Tổng giá thanh toán.

- Chiết khấu xảy ra sau thời điểm mua hàng, việc giảm giá áp dụng căn cứ vào số
lượng doanh số hàng hóa thực tế mua đạt mức nhất định thì số tiền giảm giá của
hàng hóa đã bán được tính điều chỉnh trên Hóa đơn của lần mua cuối cùng hoặc kỳ
tiếp sau. Trên Hóa đơn phải ghi rõ số Hóa đơn và số tiền được giảm, căn cứ vào
hiệu số thuần còn lại để ghi số hàng mua, kế toán ghi:
Mua hàng đợt 1 chưa đủ số lượng chiết khấu
Nợ TK 156 (1561)
Nợ TK 133
Có TK 111, 112, 141, 331

Trị giá mua theo Hóa đơn( chưa VAT)
Thuế GTGT đầu vào khấu trừ
Tổng giá thanh toán

Mua hàng các đợt tiếp theo đã đủ doanh số được hưởng chiết khấu.
Nợ TK 156 (1561)
Nợ TK 133
Có TK 111, 112, 141, 331



Trị giá mua theo Hóa đơn( chưa VAT)
đã trừ chiết khấu cho những lần trước.
Thuế GTGT đầu vào khấu trừ
Tổng giá thanh toán.

Trang 16


d. Kiểm kê hàng nhập kho phát sinh thừa hàng và thiếu hàng.
- Hàng thiếu có thể do nhiều nguyên nhân: hao hụt trong định mức, mất mát, sai sót
khi đếm hàng,…căn cứ vào Biên bản kiểm nghiệm hàng hóa kế toán ghi:
Nợ 156( 1561)
Nợ 133
Nợ 138( 1381)
Có 111,112,141,331

Trị giá hàng thực tế nhập tính theo hóa đơn.
Thuế GTGT được khấu trừ( nếu có)
Trị giá hàng thiếu chờ xử lý
Tổng giá trị thanh toán.

Khi có Biên bản xử lý, kế toán ghi:
Nợ 156(1561)

Nợ 156(1562)
Nợ 632
Nợ 111,1388, 334
Nợ 331
Có 1381
Có 133

Người bán chấp nhận giao hàng bổ sung.
Hao hụt trong định mức.
Hao hụt ngoài định mức doanh nghiệp chịu.
Hao hụt do công nhân bồi thường
Người bán trả lại tiền cho số hàng giao thiếu .
Trị giá hàng thiếu chờ xử lý.
Thuế GTGT được khấu trừ( nếu có).

- Thừa hàng, nhập kho theo số thực tế mua trên Hóa đơn, số thừa tùy theo trường
hợp được xử lý như sau:
+Thừa do được biếu tặng: căn cứ vào Hóa đơn kế toán ghi:
Nợ 156( 1561)
Nợ 133
Có 711

Trị giá hàng được biếu tặng
Thuế GTGT đầu vào khấu trừ
Thu nhập khác

+Thừa giữ hộ cho bên bán hoặc đang tìm nguyên nhân xử lý, căn cứ vào chứng
từ kế toán ghi:
Nợ 002

Trị giá hàng giữ hộ.

2.3.2.4 Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hóa( Nhập khẩu trực tiếp).
Kế toán tại doanh nghiệp nhập khẩu trực tiếp áp dụng các tài khoản giống
như tại các doanh nghiệp hoạt động kinh doanh thương mại thông thường. Nội dung
và phương pháp phản ánh như sau:
- Ký quỹ mở L/C
Nợ TK 144
Có TK 112( 1122), 311
- Căn cứ vào Phiếu nhập kho và các chứng từ liên quan đến hàng nhập để phản ánh
trị giá hàng hóa nhập khẩu trực tiếp đã được nhập kho:



Trang 17


Nợ TK 1561
Có TK 331

theo tỉ giá thực tế
theo tỉ giá thực tế

- Nộp thuế nhập khẩu và thuế giá trị gia tăng hàng nhập khẩu, kế toán ghi:
Nợ TK 3333
Nợ TK 33312
Có TK 111, 112
- Phản ánh thuế nhập khẩu phải nộp:
Nợ TK 1561
Có TK 3333

- Thuế giá trị gia tăng hàng nhập khẩu được khấu trừ:
Nợ TK 1331
Có TK 33312
- Phản ánh chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng nhập khẩu (chi phí kiểm dịch,
bốc vác, lưu kho, …)
Nợ TK 156 (1562)
Có TK 111, 112, 141, 331
- Nếu hàng nhập khẩu đã về đến cảng nhưng cuối kì chưa làm xong thủ tục hải quan
để được nhận hàng về nhập kho, kế toán sẽ ghi:
Nợ TK 151
Có TK 331

theo tỉ giá thực tế
theo tỉ giá thực tế

- Sau đó khi nhập được hàng sẽ ghi:
Nợ TK 1561
Có TK 151

theo tỉ giá thực tế phát sinh
theo tỉ giá thực tế lúc ghi nhận hàng mua

Khoản chênh lệch tỉ giá hối đoái được ghi nhận vào bên Nợ TK 635( chênh
lệch lỗ) hoặc bên Có TK 515( chênh lệch lời).
- Trường hợp hàng hóa sau khi kiểm nhận không nhập kho mà chuyển cho khách
hàng hoặc bán trực tiếp cho người mua tại ga, cảng:
Nợ TK 157(tỉ giá thực tế phát sinh) Trị giá hàng nhập khẩu chuyển đi bán
Nợ TK 632(tỉ giá thực tế phát sinh) Trị giá mua hàng nhập khẩu bán trực tiếp
tại ga, cảng
Có TK 151( tỉ giá thực tế lúc ghi nhận hàng mua).

Khoản chênh lệch tỉ giá hối đoái được ghi nhận vào bên Nợ TK 635( chênh
lệch lỗ) hoặc bên Có TK 515( chênh lệch lời)


Trang 18


2.4 Kế toán nghiệp vụ bán hàng.
( Theo phương pháp kê khai thường xuyên, hạch toán thuế GTGT theo phương
pháp khấu trừ)
2.4.1 Qui trình và các thủ tục chứng từ, phương thức bán, xuất kho hàng hóa.
2.4.1.1 Bán hàng trong nước
a. Bán hàng trực tiếp tại kho của doanh nghiệp.
9 Thủ tục
Theo phương thức này, hàng hoá được giao cho khách tại kho doanh nghiệp, khách
hàng sẽ nhận hàng tại kho của doanh nghiệp và tự chuyển hàng về bằng phương tiện
tự có hoặc thuê ngoài.
Sau khi khách hàng nhận hàng và ký vào Hoá đơn của doanh nghiệp thì hàng hoá sẽ
không thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nữa, mọi tổn thất xảy ra( nếu có) trong
quá trình vận chuyển hàng hoá sẽ do khách hàng chịu trách nhiệm.
9 Chứng từ
Hoá đơn bán hàng hoặc Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho hoặc Hoá đơn giá trị gia tăng(
GTGT). Các chứng từ này do doanh nghiệp lập.
b. Bán hàng theo phương thức chuyển hàng.
9 Thủ tục
Doanh nghiệp sẽ ký hợp đồng mua hàng với khách hàng căn cứ vào hợp đồng sẽ
chuyển hàng theo đúng thời gian và địa điểm giao hàng mà hai bên đã thoả thuận.
Chi phí vận chuyển bên nào chịu tùy thuộc vào điều khoản trong hợp đồng.
Hàng hoá chỉ không thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp khi doanh nghiệp giao
hàng và khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán.

9 Chứng từ
Hoá đơn bán hàng, Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho hoặc Hoá đơn giá trị gia tăng(
GTGT). Các chứng từ này do doanh nghiệp lập.
2.4.1.2 Bán hàng xuất khẩu(Xuất khẩu trực tiếp.)
a. Thủ tục
- Về phương thức thanh toán, xuất khẩu hàng hóa có thể thanh toán trực tiếp bằng
ngoại tệ, thanh toán bằng hàng hóa hoặc xuất khẩu trừ nợ theo Nghị định thư của
Nhà nước.
- Theo quy định hiện hành, kế toán chỉ hạch toán doanh thu hàng xuất khẩu khi hàng
hóa đã xếp lên phương tiện chuyên chở, hoàn thành thủ tục hải quan, chuyển giao
phần lớn rủi ro cho bên mua.
- Việc xác định đúng thời điểm xuất khẩu có ý nghĩa quan trọng trong ghi chép
doanh thu hàng xuất khẩu, giải quyết các tranh chấp khiếu nại thương mại, thưởng
phạt trong buôn bán ngoại thương và thanh toán.
- Quá trình lưu chuyển hàng hóa xuất khẩu tương đối dài, do vậy kế toán phải theo
dõi, ghi chép thường xuyên, liên tục từ khi ký hợp đồng đến khi kết thúc hợp đồng
xuất khẩu.
- Thời điểm xác định hàng hóa đã hoàn thành việc xuất khẩu là thời điểm chuyển
giao quyền sở hữu về hàng hóa, tức là từ khi người sở hữu mất quyền sở hữu về
hàng hóa và nắm quyền sở hữu về tiền tệ hoặc quyền đòi tiền ở người nhập khẩu.



Trang 19


Để thực hiện một hợp đồng xuất khẩu hàng hóa, doanh nghiệp thường phải
tiến hành các công việc sau:
9
Ký kết hợp đồng ngoại thương.

9
Thực hiện một số công việc ở giai đoạn đầu của khâu thanh toán như: nhắc
nhở người mua mở L/C theo đúng yêu cầu, kiểm tra L/C…
9
Chuẩn bị hàng hóa để xuất khẩu.
9
Kiểm tra hàng xuất khẩu.
9
Làm thủ tục hải quan.
9
Thuê phương tiện vận tải.
9
Giao hàng cho người vận tải.
9
Mua bảo hiểm cho hàng hóa xuất khẩu( theo hợp đồng).
9
Lập bộ chứng từ thanh toán.
9
Giải quyết khiếu nại (nếu có) và thanh lý hợp đồng.
b. Một số chứng từ được sử dụng trong xuất khẩu trực tiếp:
9
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice).
9
Vận đơn đường biển (Bill of Lading – B/L) hoặc đường hàng không (Bill of
air – B/A).
9
Chứng từ bảo hiểm, có thể là đơn bảo hiểm (Insurance Police) hoặc giấy
chứng nhận bảo hiểm (Insurance Certificate).
9
Giấy chứng nhận phẩm chất (Certificate of Quality).

9
Giấy chứng nhận số lượng/ trọng lượng (Certificate of Quantity/ Weight.
9
Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Original).
Phiếu đóng gói (Packing list).
9
9
Một số các chứng từ cần thiết khác như hối phiếu, tờ khai hải quan, biên lai
thuế và phí các loại,…
2.4.2 Kế toán nghiệp vụ bán hàng.
2.4.2.1 Tài khoản sử dụng
Ngoài những tài khoản chủ yếu liên quan đến trị giá hàng xuất kho và doanh thu tiêu
thụ hàng hóa được trình bày dưới đây, nghiệp vụ bán hàng còn sử dụng một số tài
khoản sau: 111, 331, 3333, 512, 521, 531, 532 ,…
a. Tài khoản: 156( giống nghiệp vụ mua hàng).
b. Tài khoản: 157- Hàng gửi đi bán.
Kết cấu và nội dung phản ánh:
Nợ

157

Có

XXX: Trị giá hàng gởi bán tồn đầu kỳ.
- Trị giá hàng gởi bán cho khách hàng,
nhờ đại lý bán, ký gửi.

- Trị giá hàng gửi bán đã bán được.
- Trị giá hàng gửi bán bị khách hàng trả
lại.

XXX: Trị giá hàng hiện đang còn gửi bán.



Trang 20


d. Tài khoản: 632- Giá vốn hàng bán(Tài khoản 632 không có số dư cuối kỳ).
Nợ

632

- Giá vốn của sản phẩm, hàng hóa, dịch
vụ đã tiêu thụ trong kỳ,
- Chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân
công vượt trên mức bình thường và chi
phí sản xuất chung cố định không phân
bổ không được tính vào giá trị hàng tồn
kho mà phải tính vào giá vốn hàng bán
của kỳ kế toán.
- Khoản hao hụt mất mát của hàng tồn
kho sau khi trừ phần bồi hoàn do trách
nhiệm cá nhân gây ra.
- Chi phí xây dựng tự chế tài sản cố
định(TSCĐ) vượt trên mức bình thường
không được tính vào nguyên giá TSCĐ
tự xây dựng, tự chế hoàn thành.
- Trị giá hàng bị trả lại.
- Khoản chênh lệch giữa số dự phòng

giảm giá hàng tồn kho lớn hơn khoản
đã lập dự phòng năm trước.
- Kết chuyển doanh thu bán hàng thuần
sang tài khoản 911.
- Các khoản chi phí liên quan đến bất
động sản( BĐS) đầu tư đem đi cho
thuê, bán, thanh lý và giá trị còn lại
của BĐS đầu tư đem đi bán, thanh lý.

Có
- Khoản hoàn nhập dự phòng giảm giá
hàng tồn kho cuối năm tài chính.
- Giá vốn của hàng bán bị trả lại.

- Kết chuyển giá vốn của sản phẩm,
hàng hóa, dịch vụ tiêu thụ trong kỳ
và toàn bộ chi phí kinh doanh BĐS
đầu tư phát sinh trong kỳ sang tài
tài khoản 911

X
c. Tài khoản: 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.( Tài khoản 511
không có số dư cuối kỳ).
Nợ

511

- Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu và
thuế GTGT( theo phương thức trực tiếp
phải nộp tính trên doanh thu bán hàng

thực tế của doanh nghiệp trong kỳ.
- Trị giá hàng bị trả lại.
- Khoản chiết khấu thương mại.
- Kết chuyển doanh thu bán hàng thuần
sang tài khoản 911.

- Doanh thu bán sản phẩm, hàng hóa
và cung cấp lao vụ, dịch vụ thực hiện
trong kỳ hạch toán.

X



Có

Trang 21


Tài khoản 511 có 4 cấp( 5111- Doanh thu bán hàng hóa); 5112- Doanh thu bán
thành phẩm; 5113- Doanh thu cung cấp dịch vụ; 5114- Doanh thu trợ cấp trợ giá;
5117- Doanh thu kinh doanh bất động sản đầu tư.).
2.4.2.2 Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho.
Việc tính giá trị hàng hóa được áp dụng một trong các phương pháp sau:
- Phương pháp tính theo giá đích danh: được áp dụng đối với những doanh nghiệp
có ít mặt hàng hoặc mặt hàng ổn định và nhận diện được.
- Phương pháp bình quân gia quyền: giá trị của từng loại hàng tồn kho được tính
theo giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho tương tự đầu kỳ và giá trị từng loại
hàng tồn kho được mua hoặc sản xuát trong kỳ. Giá trị trung bình có thể được tính
theo từng kỳ hoặc vào mỗi khi nhập một lô hàng về, phụ thuộc vào tình hình của

doanh nghiệp.
- Phương pháp nhập trước, xuất trước: Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất
kho được tính theo giá của lô hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ,
giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ
hoặc gần cuối kỳ tồn kho.
- Phương pháp nhập sau, xuất trước: Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho
được tính theo giá của lô hàng nhập sau hoặc gần sau cùng, giá trị của hàng tồn kho
ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ tồn kho.
2.4.2.3 Kế toán nghiệp vụ bán hàng trong nước.
2.4.2.3.1 Kế toán nghiệp vụ bán buôn hàng hóa.
- Tương tự như mua hàng, hiện nay có hai phương thức bán buôn hàng hóa: bán
hàng qua kho và bán hàng vận chuyển thẳng.
- Hạch toán một số trường hợp phát sinh liên quan đến nghiệp vụ bán hàng:
a. Trường hợp 1: Bán qua kho xác định tiêu thụ ngay
Căn cứ vào chứng từ liên quan kế toán ghi:
- Trị giá hàng xuất bán đã xác định tiêu thụ:
Nợ TK 632
Có TK 156(1561)
- Đồng thời phản ánh doanh thu bán hàng:
Nợ TK 111,112,131
Có TK 511
Có TK 3331

Tổng giá thanh toán
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Thuế GTGT phải nộp

b. Trường hợp 2: Bán qua kho chưa xác định tiêu thụ ( xuất kho hàng gửi đi bán).
- Xuất kho hàng gửi đi bán, kế toán phản ánh trị giá hàng xuất gửi đi bán:
Nợ TK 157

Có TK 156(1561)
- Khi hàng gửi đi bán được người mua thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán, kế
toán ghi:


Trang 22


+ Kết chuyển giá vốn hàng bán gửi đi bán đã xác định tiêu thụ:
Nợ TK 632
Có TK 157

Trị giá hàng đã tiêu thụ
Trị giá hàng gửi bán

+ Đồng thời phản ánh doanh thu bán hàng( tương tự như trường hợp 1)
- Trị giá bao bì xuất gửi đi kèm và tính giá riêng rẽ:
Nợ TK 1388
Có TK 1532
Có TK 133

Phải thu khác
Trị giá xuất kho
Thuế GTGT của bao bì xuất kho

- Khoản chi hộ cho bên mua:
Nợ TK 1388
Có TK 111,1112
- Khi thu được tiền bao bì, tiền đã chi hộ:
Nợ TK 111,1112

Có TK 1388
c. Trường hợp 3: Khách hàng ứng trước tiền hàng
- Khi nhận tiền ứng trước của khách hàng, kế toán ghi:
Nợ TK 111,112
Có TK 131

Số tiền khách hàng ứng trước tiền hàng.
Số tiền phải thu của khách hàng

- Khi giao hàng cho khách hàng, kế toán ghi:
Nợ TK 131
Có TK 511
Có TK 3331

Tổng giá trị thanh toán
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Thuế GTGT phải nộp

- Đồng thời, kế toán phản ánh giá vốn của hàng xuất bán:
Nợ TK 632
Có TK 156(1561)
d. Trường hợp 4: Hàng đổi hàng
- Khi xuất hàng hóa trao đổi, kế toán ghi:
Nợ TK 632
Có TK 156( 1561)

Trị giá hàng xuất kho

- Khi nhận được hàng trao đổi nhập kho, kế toán ghi:

Trang 23


Nợ TK 156( 1561)
Nợ TK 1331
Có TK 511
Có TK 3331
Có TK 331
e. Trường hợp 1: Xuất kho hàng làm mẫu.
Căn cứ vào chứng từ xuất hàng, kế toán hạch toán:
- Giá trị hàng xuất mẫu:
Nợ TK 632
Có TK 1561
- Đồng thời, kế toán ghi:
Nợ TK 641
Có TK 512
f. Trường hợp 5: Bán hàng phát sinh các khoản giảm trừ doanh thu.
- Đối với khoản Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán phát sinh, căn cứ vào
các chứng từ hợp lệ kế toán hạch toán:
Nợ TK 521 hay 532
Có TK 111, 112, 131
- Khi khách hàng trả lại hàng theo quy định và cam kết của doanh nghiệp:
+ Phản ánh doanh thu hàng bán trả lại
Nợ TK 531
Doanh thu hàng bán bị trả lại
Nợ TK 3331
Thuế GTGT phải nộp
Có TK 111, 1112 ,131
Tổng giá trị thanh toán

+ Đồng thời, kế toán phản ánh giá vốn hàng bán trả lại nhập kho:
Nợ TK 156( 1561)
Có TK 632

Trị giá hàng nhập lại kho
Giá vốn hàng bán

f. Trường hợp 6: Bán buôn vận chuyển thẳng.
- Nếu bên bán có tham gia thanh toán:
+ Trị giá hàng mua được vận chuyển bán thẳng:
Nợ TK 157
Trị giá mua chưa thuế GTGT
Nợ TK 133
Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 111, 112, 331
Tổng giá trị thanh toán
+ Khi bên mua nhận được hàng và chấp nhận thanh toán thì kế toán ghi nhận:



Trang 24


Nợ TK 632
Có TK 157

Giá vốn hàng đã tiêu thụ
Trị giá hàng gửi bán

Nợ TK 111,112, 131

Có TK 511
Có TK 3331

Tổng tiền thanh toán
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Thuế GTGT phải nộp

Và:

+ Trường hợp mua bán thẳng giao nhận trực tiếp tay ba với nhà cung cấp và khách
hàng:
Nợ TK 632
Nợ TK 1331
Có TK 111, 112 , 331

Trị giá mua chưa thuế GTGT
Thuế GTGT được khấu trừ
Tổng giá trị thanh toán

- Nếu doanh nghiệp không tham gia thanh toán:
+ Kế toán chỉ theo dõi số hoa hồng được hưởng từ nghiệp vụ môi giới hàng cho nhà
cung cấp, hoặc cho khách hàng.
Nợ TK 111, 112 ,131
Có TK 511
+ Nếu có phát sinh chi phí môi giới:
Nợ TK 641
Có TK 111, 112, 141,..
2.4.2.3.2 Kế toán nghiệp vụ bán lẻ hàng hóa
a. Phương thức bán
Hiện nay, nghiệp vụ bán lẻ hàng hóa tại các cửa hàng, quầy hàng được thực

hiện bằng các phương thức sau:
- Bán hàng thu tiền trực tiếp: nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền và giao hàng cho
khách hàng. Cuối ngày( ca), nhân viên bán hàng kiểm tiền làm giấy nộp tiền, kiểm
kê hàng hóa hiện còn ở quầy và xác định lượng hàng bán ra trong ngày. Sau đó, lập
báo cáo bán hàng để xác định doanh số bán, đối chiếu với số tiền đã nộp theo giấy
nộp tiền.
- Bán hàng thu tiền tập trung: Tách rời hai chức năng bán hàng và thu tiền. Nhân
viên thu ngân có nhiệm vụ viết hóa đơn thu tiền và giao cho khách hàng để khách
hàng đến nhận hàng ở quầy do nhân viên bán hàng giao. Cuối ngày( ca), nhân viên
thu ngân tổng hợp tiền, kiểm tiền và xác định doanh số bán. Nhân viên bán hàng căn
cứ vào số hàng đã giao theo hóa đơn lập báo cáo bán hàng, đối chiếu với số hàng
hóa hiện có để xác định số hàng thừa, thiếu.
- Ngoài ra, bán lẻ còn có các hình thức: Bán hàng tự động, Bán lẻ tự phục vụ,….
b. Hạch toán bán lẻ hàng hóa.
- Khi công ty xuất kho giao hàng bán lẻ cho cửa hàng, cho quầy. Kế toán phản ánh:



Trang 25