Tìm hiểu qui trình kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính do VACO thực hiện

Mục lục
Lời mở đầu...................................................................................3
phần I...............................................................................................................5
Cơ sở lí luận về kiểm toán chu trình mua hàng và thanh
toán...................................................................................................................5
trong kiểm toán báo cáo tài chính.......................................................5
I. Chu trình mua hàng thanh toán với vấn đề kiểm toán. . .5
1. Bản chất của chu trình mua hàng thanh toán................5
2. Chức năng của chu trình mua hàng thanh toán..............6
2.1. Xử lý các đơn đặt mua hàng hoá hay dịch vụ.........6
2.2. Nhận hàng hoá hay dịch vụ................................................8
2.3. Ghi nhận các khoản nợ ngời bán..........................................8
2.4. Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho ngời bán...9
3. Chứng từ, sổ sách và các tài khoản liên quan đến chu
trình.....................................................................................10
II. Nội dung kiểm toán chu trình mua hàng thanh toán.....10
1. Mục tiêu kiểm toán chu trình mua hàng thanh toán.....10
2. Quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh
toán.......................................................................................12
2.1. Lập kế hoạch và thiết kế phơng pháp kiểm toán chu
trình mua hàng và thanh toán....................................................12
2.1.1. Thu thập thông tin cơ sở về khách hàng.................14
2.1.2. Thu thập thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách
hàng.....................................................................................................15
2.1.3. Thực hiện các thủ tục phân tích...............................15
2.1.4. Đánh giá trọng yếu và rủi ro kiểm toán....................16
2.1.5. Nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng
và đánh giá rủi ro kiểm soát.........................................................19
2.1.6. Lập kế hoạch kiểm toán toàn diện và soạn thảo chơng trình kiểm toán....................................................................22
2.2. Thực hiện kiểm toán chu trình mua hàng thanh
toán.......................................................................................................25

2.2.1. Khảo sát các quá trình kiểm soát và khảo sát
nghiệp vụ chu trình mua hàng thanh toán....................25
2.2.2. Khảo sát chi tiết số d tài khoản trong chu trình
mua hàng thanh toán.................................................................29
2.3. Kết thúc công việc kiểm toán...........................................31
2.3.1. Bình luận về nợ ngoài ý muốn.....................................31
2.3.2. Đánh giá kết quả.................................................................32
phần II...........................................................................................................33
1


thực tiễn kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong
kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty kiểm toán việt nam
thực hiện......................................................................................................33
I. Giới thiệu công ty kiểm toán Việt nam (vaco)........................33
1. Đặc điểm quá trình hoạt động của VACO......................33
2. Qui trình hoạt động của công ty.....................................36
II. Kiểm toán chu trình mua hàng thanh toán trong kiểm
toán báo cáo tài chính do vaco thực hiện....................................39
1. Kiểm toán chu trình mua hàng thanh toán do VACO
thực hiện tại Nhà máy thuốc lá Thắng Lợi.............................39
1.1. Công việc thực hiện trớc khi kiểm toán.........................39
1.2. Lập kế hoạch kiểm toán tổng quát................................42
1.3. Lập kế hoạch kiểm toán cụ thể........................................48
1.4. Thực hiện kế hoạch kiểm toán chu trình mua hàng
và thanh toán....................................................................................53
1.5. Kết thúc công việc kiểm toán và lập báo cáo.............62
1.6. Công việc thực hiện sau kiểm toán..............................63
2. Kiểm toán chu trình mua hàng thanh toán do VACO
thực hiện tại Công ty Viko.....................................................64

2.1. Kiểm tra hệ thống đối với chu trình mua hàng và
thanh toán..........................................................................................64
2.2. Kiểm tra chi tiết đối với chu trình mua hàng và
thanh toán tại Công ty Viko..........................................................66
phần Iii..........................................................................................................74
bài học kinh nghiệm và một số kiến nghị.....................................74
nhằm hoàn thiện kiểm toán chu trình mua hàng và thanh
toán trong kiểm toán bctc do vaco thực hiện................................74
I. bài học kinh nghiệm từ thực tiễn công tác kiểm toán tại
vaco.............................................................................................................74
II. Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện kiểm toán chu
trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán BCTC tại
VACO...........................................................................................................78
1. Vấn đề kiểm tra hệ thống KSNB đối với chu trình mua
hàng và thanh toán...............................................................78
1.1. Nhận xét...................................................................................78
1.2. Kiến nghị..................................................................................79
2. áp dụng các thủ tục phân tích trong kiểm toán chu
trình mua hàng và thanh toán.............................................79
2.1. Nhận xét...................................................................................79
2.2. Kiến nghị..................................................................................80
Kết luận......................................................................................81

2


Lời mở đầu
Trong 15 năm qua, Việt Nam thực hiện công cuộc đổi mới
sang nền kinh tế thị trờng định hớng XHCN đã tạo ra động lực
mạnh mẽ phát triển kinh tế đất nớc. Là một bộ phận của nền

kinh tế, việc hình thành và phát triển thị trờng dịch vụ kế
toán kiểm toán vừa là tất yếu khách quan của kinh tế thị trờng vừa là bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống công cụ
quản lý vĩ mô nền kinh tế tài chính và đóng vai trò tích cực
trong việc phát triển nền kinh tế xã hội.
Hoạt động dịch vụ kế toán kiểm toán là nhu cầu cần
thiết, trớc hết là vì lợi ích của bản thân doanh nghiệp, của các
nhà đầu t trong và ngoài nớc, lợi ích của chủ sở hữu vốn, các
chủ nợ, lợi ích và yêu cầu của Nhà nớc. Ngời sử dụng kết quả
kiểm toán phải đợc đảm bảo rằng những thông tin họ đợc
cung cấp là trung thực, khách quan, có độ tin cậy cao và phù
hợp với các nguyên tắc kế toán chung đã đợc thừa nhận để làm
căn cứ cho các quyết định kinh tế hoặc thực thi trách nhiệm
quản lý, giám sát của mình.
Chất lợng cuộc kiểm toán mà xét đến ở đây là chất lợng
kiểm toán báo cáo tài chính (BCTC) lại là sản phẩm tổng hợp do
kết quả kiểm toán các chu trình nghiệp vụ riêng biệt mang lại.
Trong đó, chất lợng của kiểm toán chu trình mua hàng- thanh
toán có ảnh hởng quyết định đến chất lợng của toàn bộ cuộc
kiểm toán BCTC.
Xuất phát từ lý do trên, trong thời gian thực tập tại Công ty
kiểm toán Việt Nam (VACO, em đã lựa chọn đề tài Tìm hiểu
qui trình kiểm toán chu trình mua hàng thanh toán
trong kiểm toán báo cáo tài chính do VACO thực hiện
cho chuyên đề tốt nghiệp của mình. Việc nghiên cứu đề tài
này là hết sức cần thiết nhằm hệ thống hoá và đa ra các quan
điểm mới cho quy trình kiểm toán chu trình này.
3


Dựa trên kiến thức đã học và quan sát thực tế trong thời

gian thực tập, chuyên đề tập trung nghiên cứu: cơ sở lý luận
về quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán,
tìm hiểu và đánh giá thực trạng công tác kiểm toán chu trình
này do VACO thực hiện tại hai đơn vị khách hàng là Công ty
đá quý Việt Nhật Viko và Nhà máy thuốc lá Thắng Lợi, từ đó rút
ra một số bài học kinh nghiệm và đa ra một số kiến nghị
nhằm hoàn thiện và nâng cao chất lợng kiểm toán chu trình
mua hàng và thanh toán trong kiểm toán BCTC của VACO.
Để thể hiện đợc các nội dung trên, ngoài lời mở đầu và
kết luận, chuyên đề bao gồm 3 phần:
Phần I: Cơ sơ lý luận về kiểm toán chu trình mua hàng
và thanh toán trong kiểm toán Báo cáo tài chính
Phần II: Thực tiễn kiểm toán chu trình mua hàng và
thanh toán trong kiểm toán Báo cáo tài chính do VACO thực
hiện
Phần III: Bài học kinh nghiệm và một số kiến nghị nhằm
hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh
toán trong kiểm toán Báo cáo tài chính do VACO thực hiện

4


phần I
Cơ sở lí luận về kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán
trong kiểm toán báo cáo tài chính
I. Chu trình mua hàng thanh toán với vấn đề kiểm toán
1. Bản chất của chu trình mua hàng thanh toán
Chu trình mua hàng thanh toán bao gồm các quyết
định và các quá trình cần thiết để có hàng hoá, dịch vụ cho
quá trình hoạt động, sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Chu trình thờng đợc bắt đầu bằng việc lập một đơn đặt
mua của ngời có trách nhiệm tại bộ phận cần hàng hoá hay
dịch vụ và kết thúc bằng việc thanh toán cho nhà cung cấp về
hàng hoá hay dịch vụ nhận đợc.
Quá trình mua vào của hàng hoá hay dịch vụ bao gồm
những khoản mục nh nguyên vật liệu, máy móc thiết bị, vật t,
điện nớc, sửa chữa và bảo trì. Chu trình này không bao gồm
quá trình mua vào và thanh toán các dịch vụ lao động hoặc
những sự chuyển nhợng và phân bổ của chi phí ở bên trong
tổ chức.
Sơ đồ 1.1: Các tài khoản trong chu trình mua hàng và
Phải trả ngời

thanh bán
toán

Tiền mặt,
TGNH
ứng trớc tiền cho ngời
bán hoặc trả nợ ngời

Vật t, hàng hoá

Mua hàng nhập
kho
Tài sản cố
định

bán
Vật t, hàng hoá

Đầu t tài sản cố
định
Chi phí SXKD

Hàng trả lại hoặc
đợc giảm giá
Thu nhập tài
chính
Chiết khấu mua
hàng đợc hởng

5

Mua hàng hoá, dịch vụ
xuất dùng ngay không
qua kho
Bảo hiểm trích tr
ớc

Chi phí trích
trớc


Kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán thực chất là
việc kiểm tra, đánh giá số d của các tài khoản trên Bảng cân
đối kế toán. Nh đã phân tích ở trên, chu trình mua hàng và
thanh toán liên quan đến rất nhiều tài khoản trên bảng cân
đối kế toán nh: các tài khoản trong các khoản mục vốn bằng
tiền, hàng tồn kho, nợ phải trả. Số lợng các tài khoản liên quan

và chịu ảnh hởng bởi chu trình mua hàng và thanh toán đợc
thể hiện qua sơ đồ 1.1 . Tuy nhiên, quá trình mua hàng trong
chu trình mua hàng và thanh toán có hai loại: Mua hàng trả
tiền ngay và mua hàng trả chậm. Sơ đồ 1.1 chỉ minh hoạ cho
trờng hợp mua hàng trả chậm.
2. Chức năng của chu trình mua hàng thanh toán
2.1. Xử lý các đơn đặt mua hàng hoá hay dịch vụ
Đây là chức năng quan trọng trong chu trình mua hàng
và thanh toán. Các bớc công việc cần thực hiện trong chức năng
này bao gồm:
- Xác định nhu cầu hàng hoá, dịch vụ cần cung cấp:
Thông thờng mỗi doanh nghiệp thờng có một bộ phận chuyên
nghiên cứu nhu cầu nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ cần thiết
cho sản xuất gọi là bộ phận kế hoạch. Bộ phận này có nhiệm
vụ lên kế hoạch, cung ứng đảm bảo cung cấp đầy đủ các yếu
tố đầu vào để quá trình sản xuất đợc liên tục nhng đồng thời
cũng không quá nhiều gây ứ đọng vốn ảnh hởng đến hoạt
động kinh doanh của doanh nghiệp.
- Lập đơn yêu cầu mua hàng: Sau khi đã lên kế hoạch cung
ứng, bộ phận kế hoạch sẽ lập đơn yêu cầu mua hàng để trình
Giám đốc hoặc ngời có thẩm quyền ký duyệt. Sau đó, đơn
yêu cầu mua hàng này sẽ đợc chuyển cho bộ phận mua hàng.
- Tìm nhà cung cấp: Bộ phận mua hàng căn cứ vào đơn
yêu cầu mua hàng này để xem xét, tìm kiếm nhà cung cấp.
Về nguyên tắc, trớc khi quyết định mua một mặt hàng nào
6


thì cũng phải tìm hiểu đơn chào hàng của nhiều nhà cung
cấp khác nhau để lựa chọn nhà cung cấp thích hợp nhất.

- Lựa chọn nhà cung cấp: Sau khi đã xem xét đơn chào
hàng của các nhà cung cấp khác nhau, đơn vị sẽ chọn ra một
nhà cung cấp phù hợp nhất. Sự lựa chọn này căn cứ vào giá cả,
chất lợng của hàng hoá, các điều kiện u đãi nh chiết khấu thơng mại, chiết khấu thanh toán, phơng thức thanh toán...
- Giao đơn đặt hàng: Đơn đặt hàng là một loại chứng từ
trong đó ghi rõ loại hàng, số lợng, các thông tin liên quan đến
hàng hoá mà doanh nghiệp có ý định mua vào. Tất cả các
đơn đặt hàng đều phải đánh số trớc, có đầy đủ chữ ký của
những ngời có thẩm quyền. Tất cả các đơn đặt hàng phải
bao gồm vừa đủ số cột và diện tích để hạn chế tối đa khả
năng có gian lận trên đơn đặt mua hàng này.
Các bớc công việc trên cho thấy đơn đặt hàng (yêu cầu
về sản phẩm hoặc dịch vụ) đợc lập bởi ngời mua hàng là
điểm khởi đầu của chu trình. Nó là một chứng từ hợp pháp
và đợc xem nh một đề nghị để mua hàng hoá dịch vụ.
Trong một số trờng hợp khác, nếu ngời mua và ngời bán lần
đầu có quan hệ giao dịch hoặc thực hiện những giao dịch
lớn và phức tạp thì đòi hỏi phải ký hợp đồng cung ứng hàng
hoá hay dịch vụ nhằm đảm bảo việc thực hiện các quyền lợi
và nghĩa vụ của các bên tham gia hợp đồng.
Mẫu của bản yêu cầu và sự phê chuẩn quy định phụ
thuộc vào bản chất của hàng hoá dịch vụ và quy định của
công ty. Trong đó việc phê chuẩn đúng đắn nghiệp vụ mua
hàng chức năng chính vì nó đảm bảo hàng hoá và dịch vụ
đợc mua theo đúng mục đích đã đợc phê chuẩn và tránh
cho việc mua quá nhiều hoặc mua các mặt hàng không cần
thiết. Hầu hết các công ty cho phép một sự phê chuẩn chung
cho việc mua phục vụ các nhu cầu hoạt động thờng xuyên
nh hàng tồn kho ở mức cho phép (phù hợp định mức hàng
7

tồn kho). Thí dụ, các lần mua tài sản thờng xuyên vợt quá một
giới hạn tiền nhất định nào đó có thể yêu cầu sự phê chuẩn
của Hội đồng quản trị, các mặt hàng đợc mua tơng đối
không thờng xuyên, nh các hợp đồng dịch vụ dài hạn thì đợc
phê chuẩn bởi các nhân viên nhất định, vật t và những dịch
vụ có giá trị thấp hơn một giá trị quy định thì đ ợc phê
chuẩn bởi quản đốc và trởng phòng, và một số loại nguyên
vật liệu và vật t đợc tự động tái đặt hàng bất cứ lúc nào
chúng ở mức giới hạn ấn định trớc.
Quá trình kiểm soát đối với các bớc công việc nêu trên là
phải đảm bảo trả lời đợc các câu hỏi sau:
+ Đợc phê duyệt bởi ai?
+ Bộ phận nào đa ra đơn đặt hàng?
+ Tại thời điểm nào?
+ Số lợng đặt hàng là bao nhiêu?
+ Đặt hàng ở nhà cung cấp nào?
+ Đơn đặt hàng có đợc theo dõi không?
Khi một đơn đặt hàng đã vợt quá một thời hạn nhất
định nào đó mà hàng vẫn cha đợc giao thì bộ phận mua
hàng phải liên hệ với nhà cung cấp hàng để xem xét có vấn
đề gì xảy ra không.
2.2. Nhận hàng hoá hay dịch vụ
Bớc công việc thực hiện trong chức năng này là nhận hàng
hoá hay dịch vụ do nhà cung cấp chuyển đến. Việc nhận hàng
hoá từ ngời bán hàng là một điểm quyết định trong chu trình
này vì đây là thời điểm mà tại đó bên mua thừa nhận khoản
nợ liên quan đối với bên bán trên sổ sách của họ. Khi hàng hoá
nhận đợc, quá trình kiểm soát thích hợp đòi hỏi phải có sự

kiểm tra mẫu mã, số lợng, thời gian đến và các điều kiện khác.

8


Hầu hết các công ty có phòng (bộ phận) tiếp nhận để đa
ra một báo cáo nhận hàng (đợc đánh số từ trớc) nh một bằng
chứng của sự nhận hàng và sự kiểm tra hàng hoá. Một bản sao
thờng đợc gửi cho thủ kho và một bản khác

gửi cho kế toán

các khoản phải trả để thông báo. Báo cáo nhận hàng có thể đợc thay thế bằng phiếu xuất kho của nhà cung cấp.
Để ngăn ngừa sự mất mát, sự lạm dụng thì điều quan
trọng là hàng hoá phải đợc kiểm soát chặt chẽ từ lúc nhận
chúng cho đến khi chúng đợc chuyển đi. Nhân viên trong
phòng tiếp nhận phải độc lập với thủ kho và phòng kế toán
(nguyên tắc phân công và phân nhiệm rõ ràng). Hàng hoá trớc
khi nhập kho sẽ đợc kiểm tra số lợng, chất lợng... so sánh với đơn
đặt hàng để xem có chênh lệch không. Việc kiểm tra này nên
đợc đánh dấu trên báo cáo nhận hàng để thuận tiện cho việc
kiểm soát sau này.
Đơn đặt hàng và báo cáo nhận hàng sau đó phải đợc lu
giữ ở kho. Một bản sao phải đợc gửi cho bộ phận kế toán (để
xử lý những hoá đơn liên quan đến hàng hoá đã nhận) và một
bản sao khác cho bộ phận mua (để đảm bảo rằng tất cả các
yêu cầu đặt hàng đa ra đều đợc thực hiện tốt).
2.3. Ghi nhận các khoản nợ ngời bán
Bớc công việc thực hiện trong chức năng này là việc kế
toán ghi nhận các khoản nợ phải trả nhà cung cấp vào sổ kế

toán từ các hoá đơn và phiếu nhập kho. Công việc này đòi hỏi
sự đúng đắn, chính xác và nhanh chóng. Việc ghi sổ ban
đầu có ảnh hởng quan trọng đến các BCTC đợc lập và đến
khoản thanh toán thực tế, do đó kế toán chỉ đợc phép ghi vào
các lần mua có cơ sở hợp lý theo số tiền đúng. Đối với các hoá
đơn đã đợc ghi sổ nên đợc đề đã hạch toán hoặc đánh dấu
để tránh ghi 2 lần. Các phần hành kế toán đợc thực hiện trên
máy vi tính sẽ hạn chế tối đa việc ghi trùng lặp các khoản nợ.

9


Kế toán các khoản nợ phải trả có trách nhiệm kiểm tra
tính đúng đắn của các lần mua vào và ghi chúng vào sổ
nhật ký mua hàng và sổ hạch toán chi tiết các khoản phải trả.
Khi kế toán các khoản phải trả nhận đợc hoá đơn của ngời bán
thì phải so sánh mẫu mã, giá, số lợng, phơng thức thanh toán và
chi phí vận chuyển ghi trên hoá đơn với thông tin trên đơn
đặt mua (hoặc hợp đồng) và báo cáo nhận hàng nếu hàng đã
về. Thờng thì các phép nhân và phép cộng tổng đợc kiểm
tra lại và đợc ghi vào hoá đơn. Sau đó, số tiền đợc chuyển vào
sổ hạch toán chi tiết các khoản phải trả.
2.4. Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho ngời bán
Việc xét duyệt chi quỹ để thanh toán cho ngời bán sẽ do
bộ phận tài vụ thực hiện. Chứng từ thanh toán cho nghiệp vụ
mua hàng khi kỳ thanh toán đến hạn là các phiếu chi, séc, uỷ
nhiệm chi. Trớc khi thực hiện thanh toán, các chứng từ này phải
có sự phê chuẩn của Giám đốc hoặc ngời đợc uỷ quyền. Các
chứng từ thanh toán này sau đó đợc sao làm nhiều bản mà bản
gốc đợc gửi cho ngời đợc thanh toán, bản sao đợc lu lại trong hồ

sơ theo ngời đợc thanh toán.
Các quá trình kiểm soát quan trọng đối với chức năng này
là việc ký phiếu chi phải do đúng cá nhân có trách nhiệm (phù
hợp với nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn). Trớc khi ký phiếu
chi phải xem xét kỹ lỡng các chứng từ minh chứng cho nghiệp
vụ mua hàng đã phát sinh và có sự tách biệt giữa ngời ký phiếu
chi với ngời chi tiền (nguyên tắc bất kiêm nhiệm). Các phiếu chi
đều phải đợc đánh số thứ tự từ trớc và đợc in sẵn trên loại giấy
đặc biệt để gây khó khăn cho việc thay đổi ngời nhận tiền
hoặc số tiền. Cần phải thận trọng khi kiểm soát các phiếu chi
đã ký, phiếu chi trắng và phiếu chi không còn hiệu lực. Có một
phơng pháp để huỷ bỏ các chứng từ chứng minh nhằm ngăn
ngừa việc sử dụng lại chúng để chứng minh cho phiếu chi khác
sau này cũng là một điều quan trọng. Phơng pháp thờng dùng
là viết số của phiếu chi lên các chứng từ chứng minh.
10


Đó là toàn bộ tám bớc công việc nằm trong bốn chức năng
cơ bản mà doanh nghiệp cần tiến hành đối với chu trình mua
hàng và thanh toán. Mỗi một chức năng trong chu trình sẽ phải
tuân theo những quy tắc nhất định và có những biện pháp
kiểm soát riêng. Nắm chắc các chức năng của chu trình mua
hàng và thanh toán nêu trên sẽ là cơ sở để KTV tiến hành cuộc
kiểm toán một cách có hiệu quả.
3. Chứng từ, sổ sách và các tài khoản liên quan đến chu
trình
Trong chu trình mua hàng thanh toán, hầu hết các
doanh nghiệp sử dụng các loại chứng từ, sổ sách sau:
- Yêu cầu mua: đợc lập bởi bộ phận kế hoạch để đề nghị

mua hàng hoá và dịch vụ. Trong một số trờng hợp, các bộ phận
trong doanh nghiệp có thể trực tiếp lập đơn đặt hàng, trình
phê duyệt và gửi cho nhà cung cấp.
- Đơn đặt hàng: ghi rõ loại hàng, số lợng và các thông tin
liên quan của hàng hoá và dịch vụ mà công ty có ý định mua.
- Phiếu giao hàng (Biên bản giao nhận hàng hoá hoặc
nghiệm thu dịch vụ): tài liệu này đợc chuẩn bị bởi nhà cung
cấp. Phiếu giao nhận phải đợc ký nhận bởi khách hàng để
chứng minh sự chuyển giao hàng hoá (hay dịch vụ) thực tế.
- Báo cáo nhận hàng: đợc bộ phận nhận hàng lập nh một
bằng chứng của việc nhận hàng và sự kiểm tra hàng hoá (dấu
hiệu của một thủ tục kiểm soát).
- Hoá đơn của nhà cung cấp: chứng từ nhận đợc từ nhà
cung cấp hàng, đề nghị thanh toán cho các hàng hoá hoặc
dịch vụ đã đợc chuyển giao.
- Nhật ký mua hàng: Đây là những ghi chép đầu tiên trong
hệ thống kế toán để ghi lại các khoản mua. Nhật ký phải liệt kê
danh sách các hoá đơn (từng cái một), cùng với việc chỉ ra tên

11


nhà cung cấp hàng, ngày của hoá đơn và khoản tiền của các
hoá đơn đó.
- Sổ hạch toán chi tiết nợ phải trả nhà cung cấp: ghi chép
các khoản tiền phải trả cho mỗi nhà cung cấp hàng. Tổng số
của tài khoản nhà cung cấp trong sổ hạch toán chi tiết phải trả
ngời bán bằng khoản tiền ghi trên khoản mục phải trả ngời bán.
- Bảng đối chiếu của nhà cung cấp: đây là báo cáo nhận
đợc của nhà cung cấp hàng (thờng là hàng tháng) chỉ ra các

hoá đơn cha thanh toán vào một ngày đối chiếu nhất định.
II. Nội dung kiểm toán chu trình mua hàng thanh toán
1. Mục tiêu kiểm toán chu trình mua hàng thanh toán
Để thực hiện đúng hớng và có hiệu quả hoạt động kiểm
toán thì KTV phải xác định đợc các mục tiêu kiểm toán trên
cơ sở các mối quan hệ vốn có của đối tợng và của khách thể
kiểm toán. Vì vậy, khi tiến hành kiểm toán chu trình mua
hàng thanh toán, KTV cũng phải xác định hệ thống mục tiêu
kiểm toán của chu trình này.
Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VSA) Số 200 Mục tiêu
và nguyên tắc cơ bản chi phối kiểm toán BCTC, Khoản 11 đã
xác định: Mục tiêu của kiểm toán BCTC là giúp cho KTV và
công ty kiểm toán đa ra ý kiến xác nhận rằng BCTC có đợc lập
trên cơ sở chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành hoặc đợc
chấp nhận, có tuân thủ pháp luật liên quan và có phản ánh
trung thực và hợp lý trên các khía cạnh trọng yếu hay không.
Theo đó, mục đích chung của kiểm toán chu trình mua hàng
và thanh toán là đánh giá xem liệu số d các tài khoản có liên
quan có đợc trình bày trung thực và phù hợp với các nguyên tắc
kế toán hiện hành hoặc đợc thừa nhận hay không? Từ mục tiêu
chung này cụ thể hoá thành các mục tiêu đặc thù đối với chu
trình.

12


Các mục tiêu kiểm toán đặc thù đối với chu trình mua
hàng và thanh toán đã xác định đợc bao gồm 7 mục tiêu, cụ
thể là:
- Tính có thực của hàng hoá hay dịch vụ mua vào cũng nh

các khoản nợ ngời bán với ý nghĩa các thông tin phản ánh tài sản
hoặc công nợ phải đợc đảm bảo bằng sự tồn tại của các tài sản
cũng nh công nợ đó.
- Tính đầy đủ của việc ghi nhận các hàng hoá hay dịch vụ
mua vào và các khoản phải trả ngời bán với ý nghĩa thông tin
phản ánh trên sổ sách, tài liệu kế toán không bị bỏ sót trong
quá trình xử lý.
- Tính đúng đắn trong việc tính giá vốn thực tế hàng
nhập kho đợc tính theo chi phí thực tế thực hiện nghiệp vụ,
việc tính toán các khoản phải trả ngời bán phù hợp với hợp đồng
mua bán, phù hợp với hoá đơn ngời bán và biên bản giao nhận
hàng hoá hay dịch vụ.
- Tính đúng đắn trong việc phản ánh quyền và nghĩa vụ
với ý nghĩa tài sản mua vào phản ánh trên BCTC phải thuộc
quyền sở hữu của đơn vị và nợ phải trả ngời bán thể hiện
đúng nghĩa vụ của đơn vị này.
- Tính chính xác về số học trong việc tính toán, cộng dồn,
chuyển sổ đối với các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán.
- Tính đúng đắn trong việc phân loại và trình bày các tài
sản mua vào cũng nh các khoản phải trả ngời bán với ý nghĩa
tuân thủ các quy định trong việc phân loại các tài sản và công
nợ cùng việc thể hiện đúng nghĩa vụ của đơn vị này.
- Tính đúng kỳ các nghiệp vụ kinh tế đợc ghi chép đúng
kỳ kế toán, đặc biệt là các nghiệp vụ sau ngày kết thúc năm
tài chính. Trong chu trình mua hàng và thanh toán, các khoản
nợ phải trả thờng bị ghi chậm so với thực tế phát sinh.

13

Các mục tiêu kiểm toán đặc thù trên chính là khung tham
chiếu cho việc xác định các thủ tục kiểm toán chu trình mua
hàng và thanh toán để thu thập bằng chứng kiểm toán. Căn cứ
vào các mục tiêu đó, KTV sẽ thiết kế các thử nghiệm tuân thủ
để nhận diện đợc cơ cấu, các quá trình kiểm soát hiện có và
các nhợc điểm theo từng mục tiêu. Từ đó đánh giá lại rủi ro
kiểm soát theo từng mục tiêu và xây dựng các thủ tục kiểm tra
chi tiết các số d và nghiệp vụ một cách tơng ứng.
2. Quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh
toán
Để đảm bảo tính kinh tế, hiệu quả và hiệu năng cũng nh
để thu thập bằng chứng kiểm toán đầy đủ và có giá trị thì
khi tiến hành kiểm toán chu trình mua hàng thanh toán, KTV
cần tuân thủ theo qui trình sau:
Sơ đồ 1.2: Quy trình kiểm toán chu trình mua hàng
thanh toán
Lập kế hoạch và thiết kế phơng
pháp kiểm toán chu trình mua
hàng thanh toán
Thực hiện kiểm toán chu trình
mua hàng thanh toán

Kết thúc công việc kiểm toán
Các giai đoạn trong qui trình kiểm toán có thể chi tiết nh
sau:
2.1. Lập kế hoạch và thiết kế phơng pháp kiểm toán chu
trình mua hàng và thanh toán
Lập kế hoạch kiểm toán là giai đoạn đầu tiên của một
cuộc kiểm toán có vai trò quan trọng, chi phối tới chất lợng và
hiệu quả chung của toàn bộ cuộc kiểm toán. Có bốn lý do

14


chính khiến KTV phải lập kế hoạch kiểm toán một cách đúng
đắn:
- Kế hoạch kiểm toán giúp cho KTV có thể thu thập đợc các
bằng chứng kiểm toán đầy đủ và có giá trị làm cơ sở để đa
ra các ý kiến xác đáng về chu trình mua hàng và thanh toán .
- Kế hoạch kiểm toán giúp giữ các chi phí kiểm toán ở mức
hợp lý.
- Kế hoạch kiểm toán thích hợp là căn cứ để Công ty kiểm
toán tránh xảy ra những bất đồng với khách hàng.
- Căn cứ vào kế hoạch kiểm toán đã đợc lập, KTV có thể
kiểm soát và đánh giá chất lợng công việc kiểm toán đã và
đang thực hiện để góp phần nâng cao chất lợng và hiệu quả
của cuộc kiểm toán.
Việc lập kế hoạch kiểm toán đã đợc quy định rõ trong các
Chuẩn mực kiểm toán hiện hành. Chuẩn mực kiểm toán thứ t
trong 10 Chuẩn mực kiểm toán đã đợc thừa nhận (GAAS) đòi
hỏi Công tác kiểm toán phải đợc lập kế hoạch đầy đủ và các
trợ lý, nếu có, phải đợc giám sát đúng đắn. Đoạn 08, VSA số
300 cũng đã nêu rõ Kế hoạch kiểm toán phải đợc lập cho mọi
cuộc kiểm toán và lập một cách thích hợp nhằm đảm bảo: bao
quát hết các khía cạnh trọng yếu của cuộc kiểm toán, phát hiện
gian lận, rủi ro và những vấn đề tiềm ẩn, và đảm bảo cuộc
kiểm toán đợc hoàn thành đúng thời hạn. Kế hoạch kiểm toán
còn trợ giúp KTV phân công công việc cho trợ lý kiểm toán và
phối hợp với KTV và chuyên gia khác về công việc kiểm toán.
Đối với chu trình mua hàng và thanh toán, mục đích của
giai đoạn này là phải xây dựng đợc một chiến lợc kiểm toán

chung và phơng pháp kiểm toán cụ thể phù hợp với bản chất,
thời gian và phạm vi của các thủ tục kiểm toán sẽ áp dụng khi
kiểm toán chu trình này. Qui trình lập kế hoạch kiểm toán nh
sau:

15


Sơ đồ 1.3: Lập kế hoạch và thiết kế phơng pháp kiểm
Chuẩntoán
bị kiểm toán
Thu thập thông tin cơ sở
Thu thập thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách
hàng và thực hiện thủ tục phân tích
Đánh giá trọng yếu và rủi ro kiểm
toán
Tìm hiểu hệ thống KSNB và đánh giá rủi
ro kiểm soát
Lập kế hoạch kiểm toán toàn diện và lập chơng trình
kiểm toán
2.1.1. Thu thập thông tin cơ sở về khách hàng
Đây là các bớc công việc quan trọng để giúp KTV lập kế
hoạch kiểm toán tổng quát. Trong giai đoạn này, nh đã đợc xác
định trong VSA số 300 - Lập kế hoạch kiểm toán, KTV thu thập
hiểu biết về ngành nghề, công việc kinh doanh của khách
hàng, các chính sách chủ yếu của công ty, các bên liên quan,
tìm hiểu về hệ thống kế toán, hệ thống KSNB để đánh giá
rủi ro và lên kế hoạch kiểm toán cho từng chu trình nghiệp vụ
nói chung và chu trình mua hàng thanh toán nói riêng. Từ đó,
KTV tiến hành đánh giá khả năng có những sai sót trọng yếu,

đa ra đánh giá ban đầu về mức trọng yếu và thực hiện các
thủ tục phân tích để xác định nội dung, lịch trình cũng nh
phạm vi các thủ tục kiểm toán.
(a) Tìm hiểu ngành nghề và hoạt động kinh doanh của
khách hàng
Đối với chu trình mua hàng và thanh toán, KTV cần đi sâu
tìm hiểu về ngành nghề kinh doanh của khách hàng ở các
16


mặt: lĩnh vực hoạt động, cơ cấu tổ chức, dây chuyền và các
dịch vụ sản xuất, cơ cấu vốn, chức năng và vị trí của KSNB
Qua những hiểu biết này, KTV sẽ dễ dàng nhận biết đợc những
chủng loại hàng hoá mà doanh nghiệp mua vào có thực sự phục
vụ cho mục đích sản xuất kinh doanh đúng nh trong các cam
kết bằng văn bản, trong giấy phép đầu t hay không. Những
hiểu biết về tình hình kinh doanh trên sẽ giúp cho KTV đánh
giá rủi ro kiểm soát, phân tích rủi ro kinh doanh, xác định
mức độ trọng yếu, đánh giá về sự đầy đủ và tính thích hợp
của bằng chứng kiểm toán, từ đó xây dựng kế hoạch và chơng
trình kiểm toán, đồng thời xác định các vùng phải chú ý đặc
biệt khi kiểm toán chu trình mua hàng thanh toán.
(b) Xem xét lại kết quả của cuộc kiểm toán năm trớc và hồ sơ
kiểm toán chung
Các hồ sơ kiểm toán năm trớc ngoài việc cung cấp các
thông tin chung về khách hàng, về công việc kinh doanh và các
đặc điểm khác của khách hàng mà còn cung cấp cho kiểm
toán viên toàn bộ qui trình kiểm toán từ lập kế hoạch cho đến
giai đoạn hoàn tất cuộc kiểm toán các chu trình kiểm toán nói
chung và chu trình mua hàng thanh toán nói riêng.

Mặt khác, qua các tài liệu này, KTV sẽ thấy đợc những vấn
đề cần lu ý: những yếu kém trong việc ghi sổ các nghiệp vụ
mua hàng thanh toán hay sự kiểm soát lỏng lẻo đối với chu
trình này. Trên cơ sở của kế hoạch kiểm toán năm trớc, kiểm
toán viên sẽ dễ dàng hơn trong việc lập kế hoạch kiểm toán và
thiết kế phơng pháp kiểm toán chu trình mua hàng thanh
toán cho năm hiện hành.
(d) Thăm quan nhà xởng
Việc làm này giúp KTV tiếp cận với hệ thống KSNB, có sự
hình dung về quá trình sản xuất sản phẩm cũng nh phong
cách kinh doanh của khách hàng từ đó sẽ có những đánh giá về
tính hợp lý chung. Chẳng hạn qua thị sát, KTV có thể đánh giá
17


chủng loại hàng hoá doanh nghiệp mua vào có còn phù hợp với
nhu cầu sản xuất hay đã lỗi thời, lợng hàng hoá còn tồn đọng
trong kho là quá nhiều (gây ứ đọng vốn) hay ngợc lại quá ít
(gây gián đoạn sản xuất).
2.1.2. Thu thập thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng
Nếu các thông tin cơ sở đợc thu thập ở trên giúp cho KTV
hiểu đợc các mặt hoạt động kinh doanh của khách hàng thì
việc thu thập các thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách
hàng giúp cho KTV nắm bắt đợc các quy trình mang tính
pháp lý có ảnh hởng đến các mặt hoạt động kinh doanh này
đặc biệt là đối với nghiệp vụ mua hàng thanh toán. Những
thông tin này đợc thu thập trong quá trình tiếp xúc với Ban
Giám đốc công ty khách hàng.
Trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán chu trình mua
hàng thanh toán này, bên cạnh việc xem xét các thông tin về

nghĩa vụ pháp lý chung cho toàn bộ cuộc kiểm toán BCTC nh
giấy phép thành lập và điều lệ công ty, các BCTC, báo cáo
kiểm toán, thanh tra hay kiểm tra của năm hiện hành trong vài
năm trớc, Biên bản các cuộc họp cổ đông, Hội đồng quản trị
và Ban Giám đốc, trong đó KTV cần tập trung xem xét các hợp
đồng và cam kết quan trọng đó là các hợp đồng mua Việc
xem xét sơ bộ các hợp đồng sẽ giúp KTV tiếp cận với các nhà
cung cấp thờng xuyên của khách hàng, hình dung đợc những
khía cạnh pháp lý có ảnh hởng đến tình hình tài chính của
đơn vị khách hàng, từ đó ảnh hởng đến khả năng thanh
toán các khoản nợ của khách hàng đối với nhà cung cấp.
2.1.3. Thực hiện các thủ tục phân tích
Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 520 - Quy trình phân
tích, đoạn 09, đã nêu rõ: KTV phải áp dụng quy trình phân
tích trong quá trình lập kế hoạch kiểm toán để tìm hiểu
tình hình kinh doanh của đơn vị và xác định những vùng có
thể có rủi ro. Nh vậy, với các thông tin cơ sở thu thập đợc,
18


bằng thủ tục phân tích sơ bộ nh so sánh các số liệu năm nay
với số liệu năm trớc đã đợc kiểm toán, KTV có thể tìm ra những
xu hớng biến động và những mối quan hệ có mâu thuẫn với
các thông tin liên quan khác Từ đó lập một kế hoạch kiểm
toán thích hợp.
Đối với chu trình mua hàng và thanh toán, thủ tục phân
tích sơ bộ thờng đợc thực hiện nh sau:
- So sánh chi phí mua hàng của kì này với kì trớc để xem
xét những biến động bất thờng.
- Phân tích xu hớng tăng, giảm hoặc kiểm tra tính hợp lí

của các yếu tố chi phí giữa các kì kế toán để phát hiện
những biến động bất thờng.
- Phân tích tỷ lệ chi phí mua hàng của từng tháng với nợ
phải trả đợc ghi nhận trong từng tháng hoặc với các khoản thực
tế đã thanh toán.
2.1.4. Đánh giá trọng yếu và rủi ro kiểm toán
Nếu ở các bớc trên, KTV mới chỉ thu thập đợc các thông tin
mang tính khách quan về khách hàng thì ở bớc này, KTV sẽ căn
cứ vào các thông tin đã thu thập để đánh giá, nhận xét nhằm
đa ra một kế hoạch kiểm toán phù hợp.
(a) Đánh giá tính trọng yếu
Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 320 Tính trọng
yếu trong kiểm toán, đoạn 04: Trọng yếu là thuật ngữ dùng
để thể hiện tầm quan trọng của một thông tin (một số liệu kế
toán) trong BCTC. Thông tin đợc coi là trọng yếu có nghĩa là
nếu thiếu thông tin đó hoặc nếu thiếu độ chính xác của
thông tin đó sẽ ảnh hởng đến quyết định của ngời sử dụng
BCTC.... Theo đó, trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán, KTV
phải đánh giá mức độ trọng yếu để ớc tính mức độ sai sót
của BCTC để từ đó xác định bản chất, lịch trình và phạm vi
thực hiện các thủ tục kiểm toán.
19


Để đánh giá mức độ trọng yếu, trớc hết KTV cần ớc lợng
mức trọng yếu cho toàn bộ BCTC, sau đó phân bổ mức đánh
giá này cho từng khoản mục trên BCTC.
Cơ sở để tiến hành phân bổ là: bản chất của các khoản
mục, rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát đợc đánh giá sơ bộ
đối với các khoản mục, kinh nghiệm của KTV và chi phí kiểm

toán đối với từng khoản mục. Đối với chu trình mua hàng
thanh toán, bản chất của các khoản mục trong chu trình là:
- Các nghiệp vụ mua vào chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi
phí kinh doanh của doanh nghiệp.
- Bản thân các nghiệp vụ mua vào liên quan tới nhiều tài
sản nh: tài sản cố định, hàng tồn kho, tiền... mà hầu hết
chúng đều trọng yếu.
Trên thực tế, việc ớc lợng và phân bổ mức trọng yếu cho
các tài khoản là vấn đề hết sức phức tạp, đòi hỏi sự xét đoán
nghề nghiệp của KTV. Do đó để đảm bảo tính thận trọng
nghề nghiệp, các Công ty kiểm toán thờng xây dựng sẵn
những căn cứ để xác định mức độ trọng yếu cho từng khoản
mục trên BCTC.
Có thể khái quát các bớc đánh giá tính trọng yếu theo
trình tự sau:
Sơ đồ 1.4: Các bớc trong quá trình đánh giá tính
trọng yếu
Bớc 1

Bớc 2

Ước lợng sơ bộ về
tính trọng yếu
Phân bổ ớc lợng ban đầu
về tính trọng yếu cho các
bộ phận

Bớc 3

Ước tính tổng số sai

trong bộ phận

Bớc 4

Ước tính sai số kết hợp

Bớc 5

So sánh sai số tổng hợp ớc
tính với ớc lợng ban đầu

20


(b) Đánh giá rủi ro
Theo VSA số 400 - Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ,
đoạn 07: "Rủi ro kiểm toán là rủi ro do kiểm toán viên và Công
ty kiểm toán đa ra ý kiến nhận xét không thích hợp khi BCTC
đã đợc kiểm toán còn có những sai sót trọng yếu". Theo đó
trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán, kiểm toán viên phải
xác định rủi ro kiểm toán mong muốn (AR) cho toàn bộ BCTC
đợc kiểm toán thông qua việc đánh giá ba bộ phận: rủi ro
tiềm tàng (IR), rủi ro kiểm soát (CR) và rủi ro phát hiện (DR)
căn cứ vào mối quan hệ đợc phản ánh trong mô hình dới đây:
DR =
Trong đó, rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát sẽ đợc KTV
đánh giá đối với từng khoản mục. Trong chu trình mua hàng
thanh toán, các rủi ro cơ bản thờng gặp đối với các nghiệp vụ
trong chu trình là:
Giá trị hàng hoá, dịch vụ: chi phí mua hàng thấp hơn

thực tế
- Hàng hoá, dịch vụ đã nhận đợc, chi phí đã phát sinh nhng
cha đợc ghi nhận.
- Giá trị hàng hoá, dịch vụ mua: chi phí mua hàng đuợc ghi
sổ thấp hơn thực tế.
- Hàng hoá, dịch vụ đã nhận đợc hoặc đã phát sinh chi phí
trong kỳ này nhng đợc ghi sổ vào kỳ sau.
Hàng bán trả lại nhà cung cấp cao hơn giá trị thực tế
- Ghi giảm Nợ phải trả nhà cung cấp nhng hàng cha trả lại.

21


- Ghi giảm Nợ phải trả nhà cung cấp cao hơn giá trị hàng
trả lại thực tế.
- Hàng trả lại vào kỳ sau nhng ghi sổ nghiệp vụ vào kỳ này.
Giá trị thanh toán nợ cao hơn thực tế
- Ghi sổ thanh toán nhng cha trả tiền.
- Ghi sổ thanh toán cao hơn thực tế.
- Trả tiền kỳ sau nhng ghi sổ thanh toán vào kỳ này.
Số d Nợ phải trả nhà cung cấp không hợp lý
- Số d Nợ phải trả nhà cung cấp không đợc tính toán đúng.
- Trình bày các số d Nợ phải trả nhà cung cấp không hợp lý.
Trọng yếu và rủi ro là hai khái niệm đặc biệt quan trọng
trong kiểm toán chu trình mua hàng thanh toán, bởi nh đã
phân tích ở trên, các khoản nợ phải trả luôn đợc đánh giá là
trọng yếu. Giữa trọng yếu và rủi ro có mối quan hệ ngợc chiều
nhau nghĩa là nếu mức trọng yếu càng cao thì rủi ro kiểm
toán càng thấp và ngợc lại rủi ro kiểm toán tăng lên, khi đó KTV
cần phải mở rộng phạm vi kiểm toán, lựa chọn các phơng pháp

kiểm toán hữu hiệu hơn hoặc sửa đổi lại nội dung, lịch trình
và phạm vi của những thủ tục kiểm tra chi tiết đã dự kiến để
giảm rủi ro phát hiện xuống mức có thể chấp nhận đợc. Do đó,
trong giai đoạn lập kế hoạch chu trình mua hàng thanh toán,
khi xác định nội dung, lịch trình và phạm vi các thủ tục kiểm
toán, KTV cần phải đặc biệt quan tâm tới mối quan hệ này.
Tuy nhiên, đây là thủ tục phức tạp đòi hỏi trình độ cũng nh
phán đoán của KTV. Trên thực tế chỉ có một số công ty kiểm
toán tại Việt Nam đã xây dựng qui trình ớc lợng trọng yếu và
rủi ro, còn nhiều công ty vẫn cha xây dựng đợc qui trình cụ
thể.
2.1.5. Nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng và
đánh giá rủi ro kiểm soát
22


Đây là phần việc hết sức quan trọng mà KTV phải thực
hiện trong một cuộc kiểm toán. Vấn đề này đã đợc quy định
trong Chuẩn mực VSA số 400 - Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội
bộ, đoạn 02: KTV phải có một sự hiểu biết đầy đủ về hệ
thống kế toán và hệ thống KSNB của khách hàng để lập kế
hoạch kiểm toán tổng thể và chơng trình kiểm toán thích
hợp, có hiệu quả.
Trong chu trình mua hàng thanh toán, việc tìm hiểu hệ
thống KSNB của khách hàng đối với các chức năng của chu
trình cũng là vấn đề hết sức quan trọng. Theo đó, KTV phải
tìm hiểu các chính sách, thủ tục kiểm soát đợc áp dụng tại
đơn vị khách hàng đối với từng chức năng trong chu trình nh
đã trình bày trong phần Chức năng của chu trình mua hàng
thanh toán.

Qua quá trình tìm hiểu, KTV sẽ xác định đợc các nhợc
điểm của hệ thống KSNB, từ đó có thể đánh giá ban đầu về
rủi ro kiểm soát đối với từng mục tiêu kiểm soát của nghiệp vụ
mua hàng thanh toán. Nếu hệ thống KSNB đợc thiết kế và
vận hành hữu hiệu thì rủi ro kiểm soát đợc đánh giá ở mức
độ thấp và ngợc lại.
Theo ISA 400-Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ, đoạn 08:
Hệ thống KSNB là toàn bộ những chính sách và thủ tục do
Ban Giám đốc của đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo việc quản
lý chặt chẽ và sự hiệu quả của các hoạt động trong khả năng có
thể. Hệ thống KSNB bao gồm môi trờng kiểm soát, hệ thống kế
toán và các thủ tục kiểm soát.
(a) Môi trờng kiểm soát
Môi trờng kiểm soát bao gồm toàn bộ những nhân tố bên
trong đơn vị và bên ngoài đơn vị có tính môi trờng tác động
đến việc thiết kế, hoạt động và xử lí dữ liệu của các loại
hình kiểm soát .

23


Để có sự hiểu biết về môi trờng kiểm soát, KTV căn cứ vào
các nhân tố chủ yếu sau: Đặc thù về quản lí của đơn vị, cơ
cấu tổ chức, chính sách nhân sự, công tác kế hoạch, uỷ ban
kiểm soát và ảnh hởng của các chính sách từ bên ngoài của
Nhà nớc.
(b) Hiểu biết về hệ thống kế toán
Một hệ thống kế toán hữu hiệu không chỉ cung cấp
những thông tin cần thiết cho quá trình quản lý mà còn đóng
vai trò quan trọng trong việc kiểm soát các mặt hoạt động của

đơn vị. Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo các
mục tiêu kiểm soát chi tiết:
- Tính có thực: cơ cấu kiểm soát không cho phép ghi chép
những nghiệp vụ không có thực vào sổ sách của đơn vị.
- Sự phê chuẩn: bảo đảm mọi nghiệp vụ xảy ra phải đợc
phê chuẩn hợp lí.
- Tính đầy đủ: bảo đảm việc phản ánh trọn vẹn các nghiệp
vụ kinh tế phát sinh.
- Sự đánh giá: bảo đảm không có sai phạm trog việc tính
toán các khoản giá và phí.
- Sự phân loại: bảo đảm các nghiệp vụ đợc ghi chép đúng
theo sơ đồ tài khoản và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ sách
kế toán.
- Tính đúng kì: bảo đảm việc ghi sổ các nghiệp vụ phát
sinh đợc thực hiện kịp thời theo qui định.
- Quá trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác: số liệu kế
toán đợc ghi vào sổ phải đợc tổng cộng và chuyển sổ đúng
đắn, tổng hợp chính xác trên các BCTC của doanh nghiệp.
(c) Thủ tục kiểm soát
Thủ tục kiểm soát là các quy chế và thủ tục do ban lãnh
đạo đơn vị thiết lập và thực hiện nhằm đạt đợc mục tiêu
quản lý cụ thể. VSA số 400-Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ,
24


đoạn 26, quy định: KTV phải hiểu biết các thủ tục kiểm soát
của đơn vị để xây dựng kế hoạch kiểm toán tổng thể và chơng trình kiểm toán. Các thủ tục kiểm soát đợc thiết lập dựa
trên ba nguyên tắc: nguyên tắc phân công, phân nhiệm rõ
ràng; nguyên tắc bất kiêm nhiệm và nguyên tắc uỷ quyền và
phê chuẩn. Để có sự hiểu biết về các thủ tục kiểm soát, KTV

xem xét các khía cạnh cụ thể sau:
Nguyên tắc phân công, phân nhiệm
KTV cần tìm hiểu xem đơn vị có sự phân chia nhiệm vụ
giữa các bộ phận hay không. Chẳng hạn, kế toán không đợc
kiêm nhiệm làm thủ kho, thủ quỹ, tiếp liệu và các công tác phụ
trách vật chất khác, lãnh đạo đơn vị, kể cả lãnh đạo công tác
tài chính, kế toán của các đơn vị không đợc bố trí những ngời thân trong gia đình làm công tác tài chính kế toán, thủ
kho, thủ quỹ tại đơn vị mình. Việc phân công, phân nhiệm
rõ ràng tạo sự chuyên môn hoá trong công việc, sai sót ít xảy ra
và khi xảy ra thờng dễ phát hiện do có sự kiểm tra chéo.
Nguyên tắc bất kiêm nhiệm
Nguyên tắc này qui định sự cách li thích hợp về trách
nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai
phạm và hành vi lạm dụng quyền hạn.
Trong chu trình mua hàng và thanh toán có một số công
việc đòi hỏi phải phải do 2 ngời độc lập tiến hành nh: ngời lập
đơn đặt hàng với ngời kí duyệt đơn, ngời nhận hàng với kế
toán vật t, kế toán ghi sổ chi tiết các khoản phải trả nhà cung
cấp với ngời thanh toán cho nhà cung cấp.
Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn
Cụ thể, các lần mua tài sản thờng xuyên vợt quá một giới
hạn tiền nhất định nào đó thì do Hội đồng quản trị phê
chuẩn, các vật t và những dịch vụ có giá trị thấp hơn một giá
trị quy định thì đợc phê chuẩn bởi quản đốc và trởng phòng,
25