KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN THANH TOÁN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN DỊCH VỤ GIAO NHẬN VẬN TẢI VÀ THƯƠNG MẠI CÔNG THÀNH THỦ ĐỨC TPHCM (THÁNG 3 NĂM 2011)

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
ĐẠI HỌC NÔNG LÂM TP. HỒ CHÍ MINH
********************

PHÙNG THỊ MAI HUYỀN

KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN THANH TOÁN
TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN DỊCH VỤ GIAO
NHẬN VẬN TẢI VÀ THƯƠNG MẠI CÔNG THÀNH
THỦ ĐỨC - TPHCM (THÁNG 3 NĂM 2011)

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
NGÀNH KẾ TOÁN

Thành phố Hồ Chí Minh
Tháng 07/2011
i


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
ĐẠI HỌC NÔNG LÂM TP. HỒ CHÍ MINH
*********************

PHÙNG THỊ MAI HUYỀN

KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN THANH TOÁN
TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN DỊCH VỤ GIAO
NHẬN VẬN TẢI VÀ THƯƠNG MẠI CÔNG THÀNH
THỦ ĐỨC - TPHCM (THÁNG 3 NĂM 2011)
Ngành: Kế Toán

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC

Người hướng dẫn: LÊ VĂN HOA

Thành phố Hồ Chí Minh
Tháng 07/2011
ii


Hội đồng chấm báo cáo luận văn tốt nghiệp đại học khoa kinh tế, trường Đại Học
Nông Lâm thành Phố Hồ Chí Minh xác nhận luận văn “KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN
VÀ CÁC KHOẢN THANH TOÁN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN
DỊCH VỤ GIAO NHẬN VẬN TẢI VÀ THƯƠNG MẠI CÔNG THÀNH” do Phùng
Thị Mai Huyền, sinh viên khóa 33, ngành Kế Toán, đã bảo vệ thành công trước hội
đồng vào ngày

LÊ VĂN HOA
Giáo viên hướng dẫn

Ngày

tháng

Chủ tịch hội đồng chấm báo cáo

Ngày

tháng

năm

Thư ký hội đồng chấm báo cáo

năm

Ngày

iii

tháng

năm


LỜI CẢM TẠ
Để chuyên đề báo cáo tốt nghiệp được hoàn thành đến ngày hôm nay, em xin tỏ
lòng biết ơn sâu sắc đến Ba Mẹ, người đã có công sinh thành nuôi em khôn lớn, tạo mọi
điều kiện để cho em được bước đến giảng đường Đại Học và luôn ở bên cạnh động viên
em cả về thể chất lẫn tinh thần mỗi khi em gặp khó khăn.
Bên cạnh đó, em cũng xin gởi lời cảm ơn đến toàn thể quý thầy cô trường Đại
Học Nông Lâm nói chung và thầy cô khoa kinh tế nói riêng, đã trang bị kiến thức cho
em để em có đủ tự tin hướng đến một tương lai tốt đẹp, một nền kinh tế đầy tiềm năng
đang rộng mở chờ đợi ở phía trước .
Đặc biệt hơn, em xin gởi lời cảm ơn đến thầy Lê Văn Hoa, người đã trực tiếp
hướng dẫn, quan tâm, chỉ bảo tận tình cho em trong bước ngoặc quan trọng này, bước
ngoặc được làm một tân kế toán.
Trong thời gian thực tập tại công ty TNHH dịch vụ giao nhận vận tải và thương
mại Công Thành vừa qua, em xin chân thành cảm ơn đến cô (chú), anh(chị) làm việc ở
công ty và đặc biệt là các anh(chị) làm việc tại phòng kế toán đã tạo môi trường thuận
lợi, đã truyền đạt kinh nghiệm và giúp em tiếp cận với thực tiễn để em có thể trao dồi

thêm những kiến thực đã học ở trường và hơn nữa để em hoàn thành bài báo cáo này và
cũng để em trở thành một kế toán viên trong tương lai.
Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên
PHÙNG THỊ MAI HUYỀN

iv


NỘI DUNG TÓM TẮT
PHÙNG THỊ MAI HUYỀN. Tháng 07 năm 2011 “Kế Toán Vốn Bằng Tiền Và
Các Khoản Thanh Toán Tại Công Ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Dịch Vụ Giao nhận Vận
Tải Và Thương Mại Công Thành .
PHÙNG THỊ MAI HUYỀN. JULY 2011. “ Accounting for Currency and
Payment at CONG THANH CO. LTD
Khóa luận tìm hiểu về Kế Toán Vốn Bằng Tiền Và Các Khoản Thanh Toán Tại
Công Ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Dịch Vụ Giao nhận Vận Tải Và Thương Mại Công
Thành đều dựa trên cơ sở nghiên cứu, tìm hiểu tình hình hoạt động của Vốn Bằng Tiền
Và Các Khoản Thanh Toán tại công ty thông các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thực tế
tại công ty , cách lưu chuyển chứng từ, ghi sổ.
Đề tại vận dụng phương pháp thống kê, mô tả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Ngoài ra đề tài còn sử dụng phương pháp thu thập thông tin, phương pháp xử lí những lí
thông tin, mô tả và đánh lại quá trình hạch toán và luân chuyển chứng từ liên quan đến
vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại công ty.
Qua quá trình tìm hiểu và nghiên cứu được, đề tài sẽ kiến nghị để đề ra một số
giải pháp nhằm mong muốn cung cấp thêm những kiến thức bổ ích cho công tác kế toán
tại công ty.

v

MỤC LỤC
Trang
Danh mục các chữ viết tắt .............................................................................................. vii
Danh mục các hình ........................................................................................................ viii
Danh mục phụ lục............................................................................................................ ix
CHƯƠNG 1. MỞ ĐẦU.....................................................................................................1
1.1. Đặt vấn đề ............................................................................................................1
1.1.1.2................................................................................................................ M
ục tiêu nghiên cứu .............................................................................................2
1.1.1.3................................................................................................................ P
hạm vi nghiên cứu ............................................................................................2
1.1.1.4................................................................................................................ C
ấu trúc khóa luận ...............................................................................................2
CHƯƠNG 2. TỔNG QUAN .............................................................................................4
2.1. Giới thiệu công ty .................................................................................................4
2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty ............................................4
2.1.2. Chức năng nhiệm vụ của doanh nghiệp ....................................................5
2.1.3. Những thuận lợi khó khăn của doanh nghiệp ............................................6
2.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ..........................................................................7
2.2.1. Sơ đồ tổ chức ............................................................................................7
2.2.2. Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban .................................................7
2.3. Tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp ....................................................10
2.3.1. Niên độ kế toán và đơn vị tiền tệ sử dụng ............................................10
2.3.2. Chế độ kế toán áp dụng ........................................................................10
2.3.3. Chứng từ và tài khoản sử dụng .............................................................11
2.3.4. Hình thức tổ chức nhiệm vụ của bộ máy kế toán ................................11
2.3.5.

Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty ............................................13

2.3.6.

Chức năng nhiệm vụ của từng vị trí kế toán ........................................13

CHƯƠNG 3. CỞ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU ..................... 18
3.1. Cơ sở lý luận .................................................................................................... 18
v

Formatted: Bullets and Numbering


3.1.1. Kế toán vốn bằng tiền ..............................................................................18
3.1.2. Kế toán các khoản phải thu, phải trả .......................................................28
3.2. Phương pháp nghiên cứu ....................................................................................37
CHƯƠNG 4. KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN ........................................38
4.1. Kế toán vốn bằng tiền .........................................................................................38
4.1.1. Kế toán tiền mặt tại quỹ ................................................................................39
4.1.2. Kế toán tiền gửi ngân hàng ...........................................................................49
4.2. Kế toán các khoản phải thu .................................................................................59
4.2.1. Kế toán phải thu khách hàng .........................................................................60
4.2.2. Kế toán các khoản tạm ứng ...........................................................................68
4.3. Các khoản phải trả của công ty ........................................................................74
4.3.1 Kế toán các khoản phải trả người bán............................................................74
4.3.2 Kế toán thuế và các khoản phải nộp nhà nước ..............................................82
CHƯƠNG 5. KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ ..................................................................90
5.1. Kết Luận .............................................................................................................90
5.1.1. Ưu điểm.........................................................................................................90
5.1.2. Nhược điểm ...................................................................................................91
5.1.3. Nhận xét về cơ cấu tổ chức và công tác kế toán ...........................................92

5.2. Kiến nghị.............................................................................................................92
Tài Liệu Tham Khảo .......................................................................................................93

vi


DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
KP ............................................................................................. Khu phố
TNHH ........................................................................................ Trách nhiệm hữu hạn
GTGT ........................................................................................ Giá trị gia tăng
Cty ............................................................................................. Công ty
HTTK ........................................................................................ Hệ thống tài khoản
TSCĐ ......................................................................................... Tài khoản cố định
XDCB ........................................................................................ Xây dựng cơ bản
VND ......................................................................................... Việt Nam đồng
TGNH ........................................................................................ Tiền gửi ngân hàng
TM ............................................................................................. Tiền mặt
NN ............................................................................................. Nguyên nhân
BCĐKT ..................................................................................... Bảng cân đối kế toán
NSNN ........................................................................................ Ngân sách nhà nước
DN ............................................................................................. Doanh nghiệp
CVN........................................................................................... Công nhân viên
TC ............................................................................................. Tài chính
CKTM ....................................................................................... Chiết khấu thương mại
SP ............................................................................................. Sản Phẩm
HH ............................................................................................ Hàng hóa
DV ............................................................................................ Dịch Vụ
TTĐB ........................................................................................ Tiêu thụ đặt biệt
PT ............................................................................................. Phiếu thu
UNC........................................................................................... Ủy nhiệm chi

vii


DANH MỤC HÌNH
Trang
Hình 2.1. Sơ Đồ Tổ Chức Bộ Máy Quản Lý ........................................................... 7
Hình 2.2. Sơ Đồ Mô Tả Trình Tự Luân Chuyển Chứng Từ .................................. 12
Hình 2.3. Sơ Đồ Bộ Máy Kế Toán Tại Công TY................................................... 13
Hình 3.1. Sơ Đồ Hạch Toán Tiền Mặt Tại Quỹ ..................................................... 22
Hình 3.2. Sơ Đồ Hạch Toán Tiền Gửi Ngân Hàng ................................................ 25
Hình 3.3. Sơ Đồ Hạch Toán Tiền Đang Chuyển .................................................... 27
Hình 3.4. Sơ Đồ Hạch Toán Phải Thu Khách Hàng .............................................. 29
Hình 3.5. Sơ Đồ Hạch Toán Các Khoản Tạm Ứng Cho Nhân Viên ...................... 31
Hình 3.6. Sơ Đồ Hạch Toán Phải Trả Người Bán .................................................. 33
Hình 3.7. Sơ Đồ Hạch Toán Thuế Giá Trị Gia Tăng Được Khấu Trừ .................. 35
Hình 3.8. Sơ Đồ Hạch Toán Các Khoản Phải Nộp Nhà Nước............................... 36
Hình 4.1. Lưu Đồ Luân Chuyển Chi Tiền Mặt ...................................................... 42
Hình 4.2. Lưu Đồ Luân Chuyển Thu Tiền Mặt ...................................................... 43
Hình 4.3. Quy Trình Kiểm Kê Số Tồn Quỹ Tiền Mặt Thực Tế ............................. 44
Hình 4.4. Lưu Đồ Luân Chuyển Chứng Từ Thu Tiền Gửi Ngân Hàng ................. 53
Hình 4.5. Lưu Đồ Luân Chuyển Chứng Từ Chi Tiền Gửi Ngân Hàng .................. 54
Hình 4.6. Trình Tự Luân Chuyển Chứng Từ Phải Thu Khách Hàng ..................... 63
Hình 4.7. Sơ Đồ Tạm Ứng Cho Cán Bộ Công Nhân Viên .................................... 70
Hình 4.8. Lưu Đồ Luân Chuyển Chứng Từ Phải Trả Người Bán .......................... 76

viii


DANH MỤC PHỤ LỤC

Phụ Lục 1 .................................................................................. Sổ cái TK 111
Phụ Lục 2 .................................................................................. Sổ cái TK 112
Phụ Lục 3 .................................................................................. Sổ cái TK 131
Phụ Lục 4 .................................................................................. Sổ cái TK 141
Phụ Lục 5 .................................................................................. Sổ cái TK 331

ix


CHƯƠNG 1
MỞ ĐẦU

1.1. Đặt vấn đề
Kinh doanh là một lĩnh vực đầy hấp dẫn nhưng không ít những rũi ro và những
rũi ro ấy được nâng lên cao hơn nữa là đối với những doanh nghiệp kinh doanh trong
lĩnh vực dịch vụ, giao nhận, vận tải do họ phải đương đầu với những khó khăn thách
thức trước mắt mà đặc biệt hơn là phải đương đầu với giá xăng dầu tăng vượt bậc như
ngày hôm nay. Do đó việc quản lí vốn kinh doanh là điều kiện, là tiền đề hết sức quan
trọng trong việc quyết định sự sống còn của doanh nghiệp trong môi trường cạnh tranh
khóc liệt như ngày hôm nay.
Trong nền cơ chế thị trường nhu cầu về vốn kinh doanh đã trở thành vấn đề
quan tâm hàng đầu của các doanh nghiệp. Một trong những nhân tố cấu thành nên vốn
kinh doanh ấy nhưng có tính lưu động cao nhất đó là “vốn bằng tiền”. Nó được xem là
mạch máu lưu thông của các doanh nghiệp. Tất cả các nghiệp vụ kinh tế và hoạt động
phát sinh trong doanh nghiệp đều liên quan đến vốn bằng tiền. Vì vậy cần phải xem xét
công tác kế toán “vốn bằng tiền” thực hiện có hệ thống, hợp lí và có hiệu quả hay
không sẽ góp phần mang lại lợi nhuận cho công ty và ngược lại quản lí công tác kế toán
vốn bằng tiền không tốt sẽ làm tắt nghẽn quá trình hoạt động sản xuất của doanh nghiệp,
càng ngày càng đẩy doanh nghiệp vào con đường làm ăn thua lỗ.
Bên cạnh đó việc theo dõi các khoản phải thu, phải trả đối với khách hàng,

người bán, cơ quan thuế, nội bộ cũng không kém phần quan trọng vì nó luôn gắn liền
với vốn bằng tiền của doanh ngiệp, nếu việc thanh toán có hiệu quả sẽ một phần nào đó
đưa doanh nghiệp tiến đến con đường thành công. Ngoài ra nó còn cung cấp cho nhà
hoạch định có những quyết định đúng đắn và kịp thời trong việc huy động nguồn vốn
của doanh nghiệp mình. Thông qua việc thanh toán có hiệu quả sẽ đánh giá được tình
hình và chất lượng hoạt động tài chính của công ty qua đó ta có thể khẳng định rằng vốn


của doanh nghiệp ít bị chiếm dụng và nó cũng tạo điều kiện cho doanh nghiệp có nhiều
đối tác hơn và góp phần nâng cao sự thành công của doanh nghiệp.
Xuất phát từ tầm quan trọng đó nên em đã quyết định chọn đề tài “kế toán vốn
bằng tiền và các khoản thanh toán” làm chuyên đề báo cáo để giúp em tìm hiểu và nắm
bắt được mối liên hệ giữa thực tiễn và kiến thức đã học. Tuy nhiên kiến thức còn hạn
chế và thời gian thực tập còn hạn hẹp nên bài báo cáo của em không tránh khỏi những
thiếu sót. Vì vậy em rất mong được sự góp ý, giúp đỡ chỉ bảo của quý thầy cô, cô chú,
anh chị phòng kế toán của công ty để giúp em hoàn thành chuyên đề báo cáo của mình.
1.2. Mục Tiêu Nghiên Cứu
Thông qua những kiến thức đã học để tìm hiểu thực tế về sự vận dụng chế độ kế
toán tại công ty được thực hiện như thế nào?
Đồng thời tìm ra những ưu điểm và những khuyết điểm trong công tác kế toán
vốn bằng tiền và các khoản thanh toán, và đề ra một số giải pháp nhằm mong muốn góp
phần hoàn thiện công tác kế toán tại công ty.
Ngoài ra còn để trao dồi thêm kiến thức đã học và học hỏi thêm những kinh
nghiệm sau khi ra trường.
1.3. Phạm Vi Nghiên Cứu
Về không gian: Tại Công Ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Dịch Vụ Giao nhận Vận
Tải Và Thương Mại Công Thành Khu Phố (KP) 4 Trường Sơn- Linh Trung- Thủ Đức
Về thời gian: Khóa luận được nghiên cứu từ tháng 03/2011 đến tháng 05/2011
1.4. Cấu Trúc Khóa Luận
Khóa luận được trình bày với 5 chương sau:

Chương 1: Mở Đầu
Nêu lí do chọn đề tài, mục đích nghiên cứu, phạm vi nghiên cứu.
Chương 2: Tổng Quan
Giới thiệu về Công Ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Dịch Vụ Giao nhận Vận Tải Và
Thương Mại Công Thành, bao gồm lịch sử hình thành và phát triển, chức năng nhiệm
vụ của doanh nghiệp, những thuận lợi khó khăn của công ty
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí bao gồm chức năng nhiệm vụ của các phòng
ban

2


Tổ chức công tác kế toán của công ty.
Chương 3: Nội Dung và Phương Pháp Nghiên Cứu
Nội dung nghiên cứu: Trình bày một số khái niệm phương pháp hạch toán của
quá trình kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại công ty.
Phương pháp nghiên cứu: phương pháp thống kê, mô tả nghiệp vụ kinh tế phát
sinh đồng thời sử dụng phương pháp thu thập, xử lí thông tin.
Chương 4: Kết Quả Và Thảo Luận
Mô tả công tác kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại công ty từ đó
rút ra những nhận xét phân tích đánh giá
Chương 5: Kết Luận và Kiến Nghị
Qua những vấn đề nghiên cứu đưa ra những ưu nhược điểm, trên cơ sơ đó kiến
nghị một số giải pháp nhằm hoàn thiện hơn công tác kế toán tại đơn vị.

3


CHƯƠNG 2
TỔNG QUAN

2.1 GIỚI THIỆU CÔNG TY
2.1.1. Lịch Sử Hình Thành Và Phát Triển Của Công Ty
Từ sau Đại hội Đảng lần thứ VI, Đảng và Nhà nước có chủ trương thành lập
nền kinh tế mở trong đó việc đẩy mạnh công tác đối ngoại là một trong những nhiệm vụ
hàng đầu đặc biệt là hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu. Trong quá trình đổi mới đất
nước, nền kinh tế nước ta đang có những chuyển biến rõ rệt và giành được nhiều thành
tựu to lớn góp phần đưa đất nước ngày càng đi lên theo hướng công nghiệp hóa hiện đại
hóa . Để hòa nhập vào xu thế phát triển chung của nền kinh tế thế giới thì mối quan hệ
giao lưu rộng rãi với các nước trên thế giới, quan hệ mua bán ngày càng được mở rộng
là điều không thể thiếu được và một trong những dịch vụ đắc lực tạo nên sự thành công
trong quan hệ kinh tế đối ngoại đó là hoạt động giao nhận, vận tải hàng hóa xuất nhập
khẩu. Chính vì vậy công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH) dịch vụ giao nhận vận tải và
thương mại CÔNG THÀNH ra đời.
Tên đầy đủ : CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ GIAO NHẬN VẬN TẢI VÀ
THƯƠNG MẠI CÔNG THÀNH
Gọi tắt là: Công ty TNHH Công Thành
Tên quốc Tế : CONG THANH CO. LTD
Thương hiệu : “Moving with name you know”
Địa chỉ: KP4, đường Trường Sơn, phường Linh Trung, Quận Thủ Đức,
thành phố Hồ Chí Minh.
Tel: 08.8965402
Fax: 08.8964341
Email: Info@cong_thanh.com


Cách đây 10 năm, công ty Công Thành chính thức được thành lập theo quyết
định số 166/GP-UB do Ủy Ban Nhân Dân thành phố Hồ Chí Minh ký ngày 27 tháng 7
năm 1995 và theo giấy phép số 051039 do Sở Kế Hoạch Đầu Tư thành phố Hồ Chí
Minh cấp ngày 25 tháng 8 năm 1995. Với 100% vốn tư nhân và chức năng hoạt động

duy nhất ban đầu là cung cấp dịch vụ vận chuyển, giao nhận hàng hóa. Ngoài ra công ty
còn có những hoạt động phụ như là mua bán tư liệu sản xuất và tiêu dùng, sản xuất mồi
giả câu cá.
Khi mới đi vào hoạt động với vốn điều lệ ban đầu của công ty là 5.4 tỷ đồng.
Sau hơn 10 năm hoạt động và không ngừng phát triển công ty đã tích lũy đầu tư được
hơn 100 xe đầu kéo và hơn 300 romooc đã nâng tổng số vốn cố định và lưu động của
công ty lên gần 15 tỷ đồng.
Khi đến với công ty Công Thành sự khác biệt đầu mà chúng ta có thể cảm nhận
chính là sự đầu tư về con người đó là đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và bộ máy vận
hành một cách khoa học cùng với trang thiết bị hiện đại. Với phương châm “Sự thành
công của khách hàng chính là sự thành công của chúng tôi”. Công ty Công Thành đã
đáp ứng mọi nhu cầu khắc khe nhất của khách hàng và mang lại dịch vụ thật sự có hiệu
quả nhất theo khẩu hiệu mà công ty đã đề ra “Nhanh chóng, chính xác, tiện lợi và chi
phí thấp nhất”.
2.1.2 Chức Năng, Nhiệm Vụ Của Doanh Nghiệp
 Chức Năng
Chức năng chủ yếu của doanh nghiệp là dịch vụ giao nhận hàng xuất nhập khẩu
và vận chuyển hàng hóa bằng container.
Bên cạnh đó doanh nghiệp còn mua bán tư liệu sản xuất và tiêu dùng, sản xuất
mồi giả câu cá.
 Nhiệm Vụ
Là công ty chủ yếu cung cấp dịch vụ, nhiệm vụ hàng đầu của công ty chính là
mang lại sự hài lòng cho khách hàng trong chất lượng dịch vụ mà Công Thành cung cấp.
Chính vì vậy mà công ty đã xây dựng một bộ phận Dịch vụ khách hàng, tư vấn tất cả
mọi vấn đề về hoạt động kinh doanh sản xuất- xuất khẩu nhằm mang đến cho khách
hàng những vấn đề có lợi nhất để tiết kiệm chi phí kinh doanh, mang đến những thông
5


tin mới nhất của cơ quan chức năng ban hành để tạo điều kiện cho khách hàng kịp thời

có những điều chỉnh có lợi cho hoạt động kinh doanh của mình. Tiếp nhận các thông tin
phản ánh của khách hàng để hội chuẩn và đề ra các giải pháp khắc phục, hoàn thiện,
mang lại những tiết kiệm về thời gian, chi phí cho cả đội bên trong vận hành kinh doanh.
2.1.3 Những Thuận Lợi Khó Khăn Của Doanh Nghiệp
 Thuận Lợi
Công ty cách thành phố 15 km và cách quốc lộ 1A khoảng 1km là vị trí thuận
lợi nhất cho việc vận chuyển hàng xuất nhập khẩu cho các khu công nghiệp : Sóng
Thần, Linh Trung, Đồng Nai, Bình Dương, Tây Ninh đi các Cảng thành phố Hồ Chí
Minh.
Với diện tích bãi 19.517 m2, diện tích kho 1.200 m2 và hơn 500 nhân viên. Và
với hơn 10 năm tích lũy kinh nghiệm từ rất nhiều khách hàng khác vì thế hiện nay công
ty Công Thành đã là một trong những công ty đi đầu về dịch vụ giao nhận và vận tải
hàng hóa xuất nhập khẩu tại khu vực TP.HCM, miền Đông Nam Bộ.
Ngoài ra với số lượng xe lớn hơn 100 đầu kéo, 500 romooc và 16 xe tải có chức
năng vận chuyển hơn 230-260 container mỗi ngày . Vì thế công ty Công thành luôn chủ
động trong việc vận chuyển và phục vụ một cách tối đa hóa theo những yêu cấu của
khách hàng.
 Khó Khăn
Giá cả nhiên vật liệu ngày càng cao làm cho chi phí của công ty tăng nên lợi
nhuận sẽ giảm.
Cần phải có những thợ tay nghề cao trong việc sửa chứa máy móc vì là xe
chuyên dùng, máy móc thiết bị phải nhập nên khi sửa chữa tốn kém rất nhiều chi phí.

6


2.2 CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA DOANH NGHIỆP
2.2.1 Sơ Đồ Tổ Chức:
Hình 2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý.
Chủ tịch Hội đồng quản trị

Giám đốc điều hành

Giám Đốc tài chính

Phó giám đốc điều hành

Phòng
Hành
Chánh
Nhân
sự

Phòng
Kế toán

Phòng
Giao
nhận

Phòng
kinh
doanh

Phòng
vận tải

Phân
xưởng
sản

xuất

Phân
xưởng
sửa
chữa

2.2.2 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban
Chủ tịch hội đồng quản trị :
là người chỉ huy cao nhất của công ty, giám sát và quản lý toàn bộ hoạt động của công
ty, có nhiệm vụ đối ngoại đồng thời là người chịu trách nhiệm trước pháp luật và tập
thể nhân viên về hoạt động của công ty.
Giám đốc điều hành
là người điều hành bộ phận xuất nhập khẩu, giao nhận Maketing và báo cáo trực tiếp
lên chủ tịch hội đồng quả trị về tình hình hoạt động của bộ phận.
Phó Giám đốc điều hành:

7


Tìm kiếm khách hàng để trao đổi, thảo luận đi đến việc thống nhất, ký kết các hợp
đồng giao nhận, vận tải. Đồng thời theo dõi và giúp đỡ Giám Đốc hoạch định các
chiến lược kinh doanh của toàn bộ công ty cho phù hợp với từng thời kỳ.
Giám Đốc Tài Chính:
là người giám sát mọi hoạt động liên quan tới tài chính của công ty, quản lí, chỉ đạo
mọi hoạt động của các phòng ban, chủ yếu là phòng Kế toán. Quan trộng hơn, Giám
Đốc tài chính thường xuyên tiến hành kiểm tra, phân tích tình hình tài chính của công
ty, nhận diện sớm những điểm mạnh điểm yếu để quản lí tốt rủi ro tài chính.
Phòng Kế Toán
 Chức Năng

Giúp ban giám đốc quản lí tài chính, vốn(công nợ, số phải trả, vốn vay…) để phục
vụ cho việc hoạt động kinh doanh của công ty đồng thời thanh toán tài chính đối
với các đơn vị kinh doanh khác cũng như tham mưu cho giám đốc về hoạt động sử
dụng vốn, tài sản của công ty, đại diện cho công ty làm việc với ngân hàng, cơ
quan thuế, khách hàng về tình hình tài chính của công ty.
Được quyền ký các chứng từ có liên quan đến tài chính và yêu cầu các phòng ban
cung cấp đầy đủ, chính xác kịp thời các hợp đồng kinh tế.
 Nhiệm Vụ
Trình bày lên giám đốc các báo cáo hàng tháng về tình hình hoạt động tài chính và
kết quả hoạt động kinh doanh.
Theo dõi, quản lí, đôn đốc sử dụng vốn có hiệu quả đồng thời tạo nguồn vốn cho
hoạt động kinh doanh.
Tổng hợp tình hình tài chính để xây dựng chiến lược chính sách kinh doanh, dự
tính chi phí, thanh toán các khoản phải chi của công ty.
PHÒNG GIAO NHẬN:
 Chức Năng
Thay mặt chủ hàng làm thư tục hải quan hàng hóa xuất nhập khẩu và thủ tục hải
quan, có liên quan đến giao nhận hàng hóa bằng container hoặc hàng rời bằng
đường biển đường hàng không, để bảo vệ quyền lợi của khách hàng.
Tổ chức xếp hàng từ nơi sản xuất đến nơi của khẩu xuất, nhập hàng và ngược lại.

8


Theo dõi và giải quyết các khiếu nại về hàng hóa trong quá trình giao nhận đồng
thời thanh toán các chi phí liên quan đến giao nhận.
Họp bàn cùng ban giám đốc để xử lí các thông tin và đưa ra chiến lược tiếp thị,
chiến lược giá thành để phù hợp với từng khách hàng.
 Nhiệm Vụ
Kiểm tra hàng hóa và nghiên cứu các chứng từ xuất nhập khẩu, để tránh thiếu sót

sai lệch, làm kéo dài thời gian và phát sinh những chi phí không cần thiết.
Thực hiện công tác giao nhận theo đúng cơ sở pháp lí, tránh chủ quan sơ xuất gây
thiệt hại cho khách hàng và công ty.
Phối hợp với phòng kế toán tài vụ để dự trù chi phí thanh toán, các khoản chi phí
xây dựng chiến lược, chính sách kinh doanh của công ty.
PHÒNG VẬN TẢI
 Chức Năng
Điều độ xe thực hiện vận chuyển theo yêu cầu của khách hàng hoặc của phòng giao
nhận đồng thời chỉ đạo các tổ thợ máy có kế hoạch vận chuyển. Đồng thời liên hệ
và giữ quan hệ tốt với khoản 30 xe lẻ thuê ngoài khi cần.
Đội xe gồm tài xế và phụ xế, đây là bộ phận trực tiếp thực hiện vận chuyển, bốc
dở, sắp xếp, bảo quản hàng hóa trong quá trình chuyên chở từ nơi dở đến nơi cuối
cùng và giao cho người nhận.
Thợ máy sửa chũa bảo trì, bảo dưỡng xe cho công ty.
 Nhiệm Vụ
Trông coi chu đáo hàng hóa bằng việc giám sát bốc dở, sắp xếp và có những biện
pháp đề phòng trong trường chở những hàng hóa dể hỏng.
Thông báo kịp thời các tổn thất hư hỏng và tùy theo tùng trường hợp mà có thể
chịu trách nhiệm hoặc không đưa đón bộ phận giao nhận đi làm việc.
PHÒNG KINH DOANH:
Mở rộng thị trường và tìm kiếm khách hàng cho công ty.
Báo cáo cho Giám đốc để ký kết các hợp đồng với khách hàng mới.
PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ:
 Chức Năng:
Tổ chức điều hành quản lý nhân viên trong bộ phận
9


Xây dựng kế hoạch sử dụng nhân sự toàn công ty.
Duy trì nội quy kỷ luật lao động

Thực hiện đúng chế độ chính sách đối với người lao động theo qui định
Chi trả lương cho nhân viên
Phối hợp với tất cả các phòng ban khác trong công ty
Chịu trách nhiệm lưu trữ tài liệu, công văn và bảo mật hồ sơ của công ty
Quản lý hệ thống mạng máy tính, mạng điện thoại…
 Nhiệm Vụ:
Tổ chức công tác tuyển dụng nhân sự
Theo dõi đề xuất và thực hiện các chế độ chính sách có liên quan đến người lao
động như: tiền lương, tiền thưởng, ngày nghỉ, bảo hiểm…
Quản lý và cung cấp thông tin liên quan đến nhân sự, quản lí hồ sơ cá nhân, theo
dõi quá trình đào tạo, cập nhật thay đổi nhân sư.
Lập và tổ chức thực hiện kế hoạch hằng năm sau khi đã được ban Giám đốc phê
duyệt.
Xây dựng các phương án để đạt hiệu quả cao trong sản xuất và kinh doanh.
Quản lý, đề xuất mua sắm và sửa chữa các thiết bị làm việc và phục vụ văn phòng.
Soạn thảo và lưu trữ hợp đồng.
Quản lý kho và cấp phát đồng phục.
Đề xuất các giải pháp ổn định đời sống của nhân viên trong công ty.
Các mặt công tác giao dịch với cơ quan chức năng.
2.3 Tổ Chức Công Tác Kế Toán
2.3.1 Niên Độ Kế Toán, Đơn Vị Tiền Tệ Sử Dụng
Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/ 12 năm dương
lịch
Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: đồng Việt Nam(đ, VND)
2.3.2 Chế Độ Kế Toán Áp Dụng
Chế độ kế toán áp dụng: Theo QĐ số 15/2006/ QĐ –BTC ngày 20/03/2006
Cty Công thành đăng ký chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế
Hình thức kế toán áp dụng: Hình thức nhật ký chung
Phương pháp khấu hao: phương pháp đường thẳng
10

Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên
Phương pháp xác định giá xuất hàng tồn kho: phương pháp thực tế đích danh
2.3.3 Chứng Từ Và Tài Khoản Sử Dụng
Áp dụng theo hệ thống biểu mẫu chứng từ do Bộ Tài Chính ban hành theo QĐ số
15/2006/ QĐ –BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính.
Các loại chứng từ công ty đang sử dụng:
- Phiếu thu
- Phiếu chi
- Hóa đơn GTGT
- Giấy báo nợ, giấy báo có
- Giấy đề nghị thánh toán
- Lệnh điều xe
- Phiếu xăng dầu
- Giấy đi công tác
- Biên bản giao nhận chứng từ
Tài khoản sử dụng:
CTy áp dụng HTTK căn cứ hệ thống TK ban hành theo QĐ số 15/2006/ QĐ –BTC
ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính
Ngoài ra công ty còn mở các tài khoản chi tiết theo từng đối tượng khách hàng để
tiện cho việc quản lý.
2.3.4 Hình Thức Tổ chức, Nhiệm Vụ Và Bộ Máy Kế Toán
Việc lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kết toán tại Cty có ý nghĩa quan trọng
quyết định chất lượng của công tác kế toán
Để đảm bảo công tác kế toán, cung cấp dịch vụ và thông tin cho ban giám đốc kịp
thời, Cty áp dụng mô hình tổ chức kế toán tập trung. Theo hình thức này công việc
Kế toán như: phân loại chứng tứ, kiểm tra chứng từ ban đầu, định khoản kế toán,
ghi sổ tổng hợp và chi tiết, tính giá thành, lập báo cáo đều được thực hiện tập trung
tại phòng Kế toán, đảm bảo cho việc luân chuyển chứng từ các phòng ban về

phòng kế toán nhanh chóng và kịp thời.
Công việc kế toán dựa theo QĐ số 15/2006/ QĐ –BTC ngày 20/03/2006 của Bộ
Tài Chính mà thực hiện trên giao diện ecxecl của máy tính
11


Hình 2.2. Sơ đồ mô tả trình tự lưu chuyển chứng từ tại công ty
Chứng từ kế toán

Sổ Nhật ký đặc
biệt

SỔ NHẬT KÝ CHUNG

SỔ CÁI

Sổ, thẻ kế
toán chi tiết

Bảng tổng hợp
chi tiết

Bảng cân đối
số phát sinh

Báo cáo tài chính

Nguồn tin: Phòng kế toán
Ghi chú
: Ghi hằng ngày

: Ghi cuối tháng
: Đối chiếu kiểm tra
Do Cty thương mại, dịch vụ nên các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều do đó
hằng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh vào bảng
tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại. Cuối ngày tổng hợp số liệu của bảng tổng hợp
chứng từ kế toán cùng loại để ghi vào sổ nhật kí chung. Cuối tháng cộng sổ kế toán
chi tiết và lập bảng tổng hợp sổ chi tiết của từng tài khoản để đối chiếu với sổ cái.
12


Sau khi đối chiếu khớp đúng các số liệu trên sổ cái, bảng tổng hợp, sổ chi tiết và sổ
quỹ xong tổng hợp các số liệu ghi trên sổ cái để ghi vào bảng cân đối số phát sinh
để lập báo cáo tài chính
2.3.5 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
Hình 2.3. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Kế toán trưởng

Kế toán tổng hợp

Thủ quỹ

Kế
toán
kiểm
soát
chứng
từ

Kế
toán

thu
chi
tiền
Mặt

Kế
toán
các
khoản
tạm
ứnng

Kế
toán
tiền
gửi
ngân
hàng

Kế toán
nguyên
vật liệu
và tài sản
cố định

Kế
toán
công
nợ

Kế
toán
kê
khai
thuế

2.3.6 Chức năng nhiệm vụ của tùng vị trí kế toán
KẾ TOÁN TRƯỞNG
 Chức năng
Giám sát toàn bộ nghiệp vụ phát sinh
Điều động phân công việc làm cho nhân viên phù hợp với trình độ nhận thức của mọi
người
Kiểm tra việc chấp hành nội qui, qui định có liên quan và theo dõi tiến độ làm việc của
nhân viên
Giải quyết những khó khăn của nhân viên trong văn phòng
Hướng dẫn đào tạo nhân viên mới để nắm bắt được công việc trong thời gian gắn
 Nhiệm vụ

13


Kiểm tra qui trình thanh toán của nhân viên và khách hàng, tổ chức công tác kế toán
cho nhân viên thực hiện nhanh gọn, dễ hiểu và đầy đủ.
Hướng dẫn và bổ sung những thiếu sót trong phần hành của nhân viên
Luôn tìm hiểu và giải quyết những khó khăn của nhân viên trong phạm vi của mình và
kịp thời báo cáo những vướng mắc gặp phải ngoài khả năng của mình cho Ban Giám
Đốc giải quyết.
Đối chiếu và duyệt những chứng từ cho các nghiệp vụ phát sinh thường xuyên theo
phiếu đề xuất.
KẾ TOÁN TỔNG HỢP

 Chức năng
Kiểm tra việc thực hiện của các nhân viên kế toán
Tập hợp phân tích lãi lỗ cho từng khách hàng.
Báo cáo lãi lỗ hàng tháng
 Nhiệm vụ
Sau khi các nhân viên đã kiểm tra xử lý và nhập máy, gửi cho kế toám tổng hợp kiểm
tra các khoản mục phí.
Khi phát hiện có sai soát, kế toán tổng hợp ghi nhận lại và giải thích cho nhân viên
hiểu lỗi sai của mình và chỉnh lại cho đúng với qui trình của kế toán. Sau khi kiểm tra
xong, phân tích phí và tập hợp phí theo từng khách hàng để tính lãi lỗ cho từng khách
hàng
Kiểm tra bảng kê của các kế toán công nợ lập trước khi gửi cho khách
THỦ QUỸ
 Chức năng
Quản lý tiền vốn của công ty
Cấp phát tiền cho nhân viên
Quản lý và cấp phát lệnh điều xe và phiếu xăng dầu
Quản lý con dấu và đóng dấu tất cả các giấy tờ công văn đi
 Nhiệm vụ
Thu tiền của tất cả các nguồn thu của công ty theo phiếu thu đã được lập và kí xác
nhận
Chi theo phiếu chi đã được lập
14


Cuối ngày kiểm tra lượng tiền mặt tồn với kế toán tiền mặt
Cấp phát lệnh điều xe và phiếu dầu theo yêu cầu của các phòng ban có liên quan
Đóng dấu các công văn khi có chữ ký của ban giám đốc.
KẾ TOÁN CHỨNG TỪ
 Chức năng

Kiểm soát các nghiệp vụ đã phát sinh
Kiểm soát chi phí theo định mức đã cho phép của từng đối tượng chi
 Nhiệm vụ
Nhận chứng từ của các phòng ban đưa về, chuyển số tổng tạm tính theo nhân viên
Giao cho kế toán thanh toán tạm ứng tạm trừ công nợ để báo cáo hằng ngày
Kiểm soát chi phí dựa theo định mức và báo cáo của các phòng ban
Tách chi phí theo từng đối tượng: phí ứng trước khách hàng và chi phí phát sinh tại
công ty
Chuyển giao chứng từ cho kế toán thanh toán tạm ứng
KẾ TOÁN THU CHI TIỀN MẶT
 Chức năng
Kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ
Lưu trữ chứng từ thu chi
 Nhiệm vụ
Lập phiếu thu, chi cho tất cả các nghiệp vụ phát sinh
Kiểm tra tính pháp lí của từng nghiệp vụ phát sinh
Ghi chép nghiệp vụ phát sinh theo tài khoản và khoản mục trong giao diện excel
Lưu trữ chứng từ (phiếu thu chi) theo các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự theo
gian.
KẾ TOÁN CÁC KHOẢN TẠM ỨNG
 Chức năng
Kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ
Theo dõi công nợ của nhân viên tạm ứng
Lưu trữ chứng từ thanh toán
 Nhiệm vụ
Lập phiếu thanh toán tạm ứng cho tất cả các nghiệp vụ phát sinh
15