Hướng dẫn luân chuyển chứng từ kế toán

HƯỚNG DẪN LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ
1.1.
STT

A
I
1
-

Qui đònh lập luân chuyển và lưu chứng từ kế toán:

Loại Chứng
Từ

B

Ký Trách
mã nhiệm
hiệu
C

HÀNG TỒN
KHO
Phiếu nhập
01kho
VT
Nhập kho từ SX

1

Luân chuyển & Lưu

Số
Lie
ân

Liên 1

Liên 2

Liên 3

2

3

4

5

Làm chứng từ
thanh toán
+ Kẹp vào PC
(nếu Cơ sở tự
thanh toán)
+ Chuyển về PTV
để Kẹp vào PC
(nếu Cty chi hộ)
+ Lưu hồ sơ NK
(nếu là hàng
Nhập khẩu)

Làm chứng từ
thanh toán
+ Kẹp vào PC
(nếu Cơ sở tự
thanh toán)
+ Chuyển về PTV
để Kẹp vào PC
(nếu Cty chi hộ)

Giao cho
khách
hàng
(nếu có
yêu cầu)

Người giao (nếu
có)

PTV lưu hồ
sơ hàng
trả (nếu
có)

KT
1

Giao Thủ kho ghi
thẻ kho và
chuyển KT lưu
(vào cuốn PNK )

2-3 Giao Thủ kho ghi
thẻ kho và
chuyển KT lưu
(vào cuốn PNK )

-

Nhập từ mua
ngoài

-

Nhập nội bộ

2-3 Giao Thủ kho ghi
thẻ kho và
chuyển KT lưu
(vào cuốn PNK )

-

Nhập khác

1-3 Giao Thủ kho ghi
thẻ kho và
chuyển KT lưu
(vào cuốn PNK )

2
-

Phiếu xuất
kho
Xuất kho để SX

-

Xuất nội bộ

Xuất khác

02VT

Nơi sử Là
dụng chứ
bản
ng
photo
từ
gốc
của
6
7

Giao cho cơ
sở nội
bộ (kẹp
vào
chứng từ
xuất)

PC

- PC
-PXK

KT
1

2

Giao Thủ kho ghi
thẻ kho và
chuyển KT chi tiết
hàng tồn khỏ lưu
(vào cuốn PXK )

Giao Thủ kho ghi
thẻ kho và
chuyển KT lưu
(vào cuốn PXK )
1-2 Giao Thủ kho ghi
thẻ kho và
chuyển KT lưu
(vào cuốn PXK )

Giao cho cơ sở nội
bộ (kẹp vào
chứng từ nhập)
Người nhận (nếu

có yêu cầu)

- PC
_PT


A

B

C

3

Phiếu xuất
kho kiêm vận
chuyển nội
bộ

4

Lệnh điều
động

5

Thẻ kho

6
II

Biên bản kiểm 08-VT
kê
BÁN HÀNG

-

7

1

2

03-VT

_KT
_PTV

06-VT Thủ kho

3

3

Lưu tại cuốn

1

_Đóng thành
cuốn

_Kẹp vào cuốn
PXK kiêm vận
chuyển nội bộ

4

5

Giao cho cơ sở nội
bộ
_lưu với chứng từ
nhập kho (nếu có
nhập kho)
_hoặc lưu cùng
phiếu chi

_Dùng
thanh
toán (kẹp
vào PT)
_Lưu tại
cuốn nếu
không
thanh
toán

6
Chứng
từ PC
(nếu

có
nhập
kho)

PXK

1

Thủ kho

KT

3

Giao thủ kho

Chuyển về PKT

KT cơ sở
lưu

Hoá đơn GTGT

KT CT
PTV

3

Lưu tại cuốn

Giao khách hàng

Biên bản hủy
hoá đơn
Biên bản điều
chỉnh Hóa đơn
Biên bản trả
hàng

KT CT
PTV

2

PTV lưu

Giao cho khách
hàng

Dùng để KT Cơ
Thanh
sở
toán
+ Kẹp
vào PT
(nếu Cơ
sở tự thu)
+ Chuyển
về P.TV
để kẹp

vào PT
(nếu Cty
thu hộ).
+Kẹp vào
chứng từ
ngân
hàng (thu
bằng CK)
KT Cơ
sở

KT

2

PTV lưu (hồ sơ trả Giao cho khách
hàng)
hàng

KT Cơ
sở

2

III TIỀN TỆ
1

Phiếu thu

01-TT

KT

2

Phiếu chi

02-TT

KT

3

Biên bản
kiểm quỹ

07-TT

KT

IV TÀI SẢN CỐ
ĐỊNH :
1 BB giao nhận
TSCĐ
- Mua sắm mới
- Nhập khẩu

01TSCĐ

KT TSCĐ

Thủ quỹ giữ
ghi BCQ và
chuyển kế
toán lưu thành
cuốn (liên màu
trắng)
1-3 Thủ quỹ giữ
ghi BCQ và
chuyển kế
toán lưu thành
cuốn (liên màu
trắng)
3 Thủ quỹ

Giao cho người
nộp tiền (nếu
cần) (liên màu
vàng)

PKT

Kế toán

3

Nơi nhận

Người
giao

KT TSCĐ lưu

7
PNK
- PT

Giao cho người
nhận tiền (nếu
cần) (liên màu
vàng)


A
2
3
4
5
6
7
V

B
BB bàn giao
trách nhiệm
sử dụng TS
Thẻ TSCĐ
BB thanh lý,
nhượng bán
tài sản

BB nghiệm thu
tài sản
Phiếu chuyển
TSCĐ-CCDC
Hợp đồng mua
bán TSCĐ
CÔNG N

-

C

1

2

3

3

KT TSCĐ lưu

02- KT TSCĐ
TSCĐ
03- KT TSCĐ
TSCĐ

1

KT TSCĐ lưu

3

KT TSCĐ

3

KT TSCĐ

5
PTCS

KT TSCĐ lưu

PKT

PTCS

KT TSCĐ lưu

PKT

PTCS

Người giao

Người
nhận

2-3 KT TSCĐ lưu

PTV

4
PKT

Phòng TV lưu

Khách hàng

Giao cho khách
hàng
Giao cho khách
hàng

KT TSCĐ

BB đối chiếu
công nơ
- BB giảm giá
hàng bán
VI TIỀN LƯƠNG

KT

3

Phòng kế toán

KT

3

Phòng kế toán

Bảng
lương,BHXH,KPC
Đ,BHYT
VII HP ĐỒNG
MUA BÁN
- Hợp đồng

_KT
_PTV

3

PTV Lưu

Kẹp vào phiếu chi KT

PTV

PTV lưu

Khách hàng

PTV

PTV lưu

Khách hàng

KT cơ sở lưu

Nộp PKT (kèm
chứng từ )

-

Biên bản thanh
lý
VIII Nghiệp vụ
khác
Biên bản xử
lý liên quan
hạch toán
Chứng từ ghi
sổ

KT

2

6

KT cơ sở
lưu
KT cơ sở
lưu

1.2.
Qui đònh nộp chứng từ kế toán về phòng kế toán
Các chứng từ khi nộp về phòng kế toán phải được:
Đóng thành cuốn theo loại và kèm theo chứng từ gốc
Đầy đủ chữ ký của phụ trách cơ sở, các bộ phận liên quan (ngoại trừ
phiếu chi Kế toán trưởng và Tổng giám đốc ký sau khi chuyển về phòng
kế toán)
Các phiếu thu, chi khối văn phòng công ty được lưu giữ tại bộ phận lập
phiếu (chò Hường) cho đến khi có yêu cầu đưa vào kho lưu trữ .

-

ST
Loại chứng từ
T
1 Phiếu thu
2
3
4
5
6

Nộp về PKT
chậm nhất
Ngày 20 tháng
sau
Phiếu chi
Ngày 20 tháng
sau

Phiếu nhập kho
Ngày cuối tháng
sau
Phiếu xuất kho
Ngày cuối tháng
sau
Biên bản kiểm kê 10 ngày sau kiểm
kê
Các biên bản khác Ngày 20 tháng
sau

Người nhận
KT kiểm tra
( chứng từ
Các Phân
xưởng in
Nộp cho kế
toán
Tổng hợp in)

7


7 Bảng lương,
BHXH,YT,kpcđ
8 Chứng từ ghi sổ

Ngày 20 tháng
sau
Ngày 20 tháng

sau