Giải pháp hoàn thiện việc lập và luân chuyển chứng từ kế toan thanh toán hàng hóa xuất nhập khẩu ở các doanh nghiệp Tp HCM

- 1 -
MỤC LỤC
Mở đầu
CHƯƠNG 1 KHÁI LUẬN VỀ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN THANH TOÁN
HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU TẠI DOANH NGHIỆP.................................1
1.1 CHỨNG TỪ KẾ TOÁN:..........................................................................1
1.1.1 Khái niệm về chứng từ kế toán:.......................................................1
1.1.2 Ý nghóa và tính chất pháp lý của chứng từ kế toán:.........................2
1.1.3 Hệ thống chứng từ kế toán: ..............................................................3
1.1.3.1 Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc:..........................3
1.1.3.2 Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn:.........................................3
1.1.4 Nội dung của chứng từ kế toán:........................................................4
1.1.4.1 Chứng từ thông thường: [ 7,7] .......................................................4
1.1.4.2 Chứng từ điện tử: [7,3]..................................................................4
1.1.5 Phân loại chứng từ kế toán:..............................................................4
1.1.5.1 Phân loại theo tính chất pháp lý của chứng từ:.............................4
1.1.5.2 Phân loại theo công dụng của chứng từ:.......................................5
1.1.5.3 Phân loại theo trình tự lập chứng từ:.............................................6
1.1.5.4 Phân loại theo đòa điểm lập chứng tư:ø ..........................................6
1.1.5.5 Phân loại theo nội dung các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phản
ảnh trong chứng từ:......................................................................................6
1.1.5.6 Phân loại theo tính cấp bách của chứng từ: ..................................7
1.1.5.7 Phân loại theo số lần sử dụng: ......................................................7
1.1.5.8 Phân loại theo phương tiện lập chứng từ:......................................7
1.1.6 Nguyên tắc lập chứng từ kế toán:.....................................................7
1.1.6.1 Nguyên tắc lập chứng từ kế toán: [7, 8]........................................7
- 2 -
1.1.6.2 Ký chứng từ kế toán: [7, 8] ...........................................................9
1.1.7 Quản lý, kiểm tra và chỉnh lý chứng từ kế toán:............................10
1.1.7.1 Quản lý chứng từ kế toán: [7, 9] .................................................10
1.1.7.2 Kiểm tra chứng từ kế toán: .........................................................10

1.1.7.3 Chỉnh lý chứng từ kế toán:..........................................................11
1.1.8 Tổ chức luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán:..........................11
1.1.9 Bảo quản, lưu trữ và xử lý trong trường hợp chứng từ bò mất hoặc bò
hủy hoại:........................................................................................................12
1.1.9.1 Bảo quản và lưu trữ chứng từ kế toán:........................................12
1.1.9.2 Xử lý trong trường hợp chứng từ kế toán bò mất hoặc bò hủy hoại:
14
1.2 CHỨNG TỪ KẾ TOÁN TRONG PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN
QUỐC TẾ HÀNG HOÁ XUẤT- NHẬP KHẨU:.............................................14
1.2.1 Đặc điểm, ý nghóa và yêu cầu của chứng từ kế toán trong phương
thức thanh toán quốc tế hàng hoá xuất- nhập khẩu:.....................................14
1.2.2 Bộ chứng từ cơ bản trong thanh toán xuất nhập khẩu: [ 2, 248-280].
16
1.2.2.1 Bộ chứng từ cơ bản trong thanh toán cho hàng hóa nhập khẩu:.16
1.2.2.2 Bộ chứng từ cơ bản trong thanh toán cho hàng xuất khẩu:.........21
1.2.3 Chứng từ kế toán trong các phương thức thanh toán xuất nhập
khẩu: 22
1.2.3.1 Chứng từ kế toán trong phương thức chuyển tiền:......................22
1.2.3.1.1 Bằng hình thức điện báo (T/ T: Telegraphic Transfer):........22
1.2.3.1.2 Hình thức thư chuyển tiền (M/T: Mail Transfer): .................23
1.2.3.2 Chứng từ kế toán trong phương thức ghi sổ (Open Account)......23
- 3 -
1.2.3.2.1 Chứng từ kế toán trong phương thức thanh toán nhờ thu
(Collection Of Payment – Encaissement):.............................................23
(1) Nhờ thu trơn, (Clean Collection): .................................................24
(2) Nhờ thu kèm chứng từ (Documentary Collection): ......................24
1.2.3.2.2 Chứng từ kế toán trong phương thức thanh toán tín dụng
chứng từ (L/C:Documentary Credit – Le Credit Documentaire):..........25
(1) Bộ hồ sơ, chứng từ đối với trường hợp nhập khẩu hàng hoá:..27
(2) Bộ hồ sơ, chứng từ đối với trường hợp xuất khẩu hàng hoá:........28

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG VIỆC LẬP VÀ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ
KẾ TOÁN THANH TOÁN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU (XNK) TẠI CÁC
DOANH NGHIỆP Ở THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH...........................................29
2.1 Sự phát triển và đặc điểm của các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập
khẩu tại Thành phố Hồ Chí Minh.....................................................................29
2.1.1 Sự phát triển:...................................................................................29
2.1.2 Đặc điểm:........................................................................................30
2.2 Thực trạng việc lập và luân chuyển chứng từ kế toán thanh toán hàng
hóa Xuất Nhập Khẩu tại doanh nghiệp ở Thành phố Hồ Chí Minh. ...............32
2.2.1 Công ty Cổ phần ngoại thương và phát triển đầu tư (FIDECO):....32
2.2.1.1 Chức năng và nhiệm vụ: .............................................................32
2.2.1.2 Thò trường xuất-nhập-khẩu: ........................................................33
2.2.1.3 Công tác lập và luân chuyển chứng từ kế toán xuất-nhập-khẩu
hàng hóa: ...................................................................................................34
2.2.1.3.1 Công tác lập chứng từ kế toán thanh toán hàng hóa xuất nhập
khẩu: 34
A. Khâu nhập khẩu hàng hóa:............................................................34
 Nhập khẩu trực tiếp:....................................................................34
- 4 -
 Nhập khẩu ủy thác: .....................................................................35
B. Khâu xuất khẩu hàng hóa:.............................................................36
 Xuất khẩu trực tiếp:.....................................................................36
 Ủy thác xuất khẩu:......................................................................38
 Chiết khấu bộ chứng từ xuất khẩu:.............................................39
2.2.1.3.2 Luân chuyển chứng từ kế toán:.............................................39
2.2.1.3.3 Nhận xét về công tác lập và luân chuyển chứng từ xuất-nhập
khẩu tại công ty FIDECO.......................................................................40
2.2.2 Công ty TNHH Vinh Nam: .............................................................41
2.2.2.1 Chức năng và nhiệm vụ. .............................................................41
2.2.2.2 Thò trường xuất-nhập-khẩu: ........................................................42

2.2.2.3 Công tác lập và luân chuyển chứng từ kế toán xuất-nhập khẩu
hàng hóa. ...................................................................................................43
2.2.2.3.1 Công tác lập chứng từ kế toán thanh toán hàng hóa xuất nhập
khẩu: 43
 Nhập khẩu trực tiếp:....................................................................43
 Chứng từ thanh toán tiền hàng nhập khẩu:.................................43
 Hàng hóa nhập khẩu trả lại:........................................................44
 Tái nhập hàng hóa nhập khẩu trả lại:.........................................44
2.2.2.3.2 Luân chuyển chứng từ kế toán:.............................................44
2.2.2.3.3 Nhận xét về công tác lập và luân chuyển chứng từ xuất-nhập
khẩu tại công ty......................................................................................45
2.2.3 Công ty kinh doanh Thủy hải sản (A. P. T. Co)..............................46
2.2.3.1 Chức năng và nhiệm vụ: .............................................................47
2.2.3.2 Thò trường xuất-nhập-khẩu: ........................................................47
- 5 -
2.2.3.3 Công tác lập và luân chuyển chứng từ kế toán xuất-nhập-khẩu
hàng hóa. ...................................................................................................48
2.2.3.3.1 Công tác lập chứng từ thanh toán hàng hóa xuất nhập khẩu.
48
 Xuất khẩu trực tiếp:.....................................................................48
 Ủy thác xuất khẩu:......................................................................48
 Hàng xuất khẩu bò trả lại: ...........................................................49
 Tái xuất khẩu của hàng xuất khẩu bò trả lại:..............................50
2.2.3.3.2 Công tác luân chuyển chứng từ kế toán:...............................50
2.2.3.3.3 Nhận xét về công tác lập và luân chuyển chứng từ xuất-nhập
khẩu tại công ty A. P. T. Co...................................................................51
2.2.4 Công ty NIDEC COPAL (VIETNAM) CO, LTD. ..........................52
2.2.4.1 Chức năng và nhiệm vụ. .............................................................52
2.2.4.2 Thò trường xuất-nhập-khẩu. ........................................................52
2.2.4.3 Công tác lập và luân chuyển chứng từ kế toán xuất-nhập khẩu

hàng hóa. ...................................................................................................52
2.2.4.3.1 Công tác lập chứng từ thanh toán hàng hóa xuất nhập khẩu.
52
 Xuất-Nhập khẩu trực tiếp: ..........................................................52
 Nhập khẩu hàng hoá trả lại:........................................................53
 Xuất khẩu hàng hóa bò trả lại: ....................................................53
2.2.4.3.2 Luân chuyển chứng từ kế toán:.............................................54
2.2.4.3.3 Nhận xét về công tác lập và luân chuyển chứng từ xuất-nhập
khẩu tại công ty......................................................................................55
2.2.5 Công ty TNHH Thương mại ANAM...............................................55
2.2.5.1 Chức năng và nhiệm vụ: .............................................................56
- 6 -
2.2.5.2 Thò trường xuất-nhập-khẩu. ........................................................56
2.2.5.3 Công tác lập và luân chuyển chứng từ kế toán xuất-nhập-khẩu
hàng hóa. ...................................................................................................56
2.2.5.3.1 Công tác lập chứng từ xuất nhập khẩu hàng hóa:.................56
 Nhập khẩu trực tiếp hàng hoá gởi kho ngoại quan:....................56
2.2.5.3.2 Luân chuyển chứng từ kế toán:.............................................57
2.2.5.3.3 Nhận xét về công tác lập và luân chuyển chứng từ xuất-nhập
khẩu tại công ty......................................................................................58
2.3 Đánh giá thực trạng việc lập và luân chuyển chứng từ kế toán thanh
toán hng hóa xuất-nhập khẩu ti các doanh nghiệp ở thành phố Hồ Chí Minh.
58
2.3.1 Việc lập chứng từ kế toán:..............................................................58
2.3.1.1 Những ưu điểm:...........................................................................58
2.3.1.2 Các mặt hạn chế cần hoàn thiện:................................................59
2.3.2 Việc luân chuyển chứng từ kế toán:...............................................61
2.3.2.1 Ưu điểm:......................................................................................61
2.3.2.2 Các mặt hạn chế cần hoàn thiện:................................................61
2.4 Kết luận chương 2:.................................................................................62

CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN VIỆC LẬP VÀ
LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ KẾ TOÁN THANH TOÁN HÀNG HÓA XUẤT
NHẬP KHẨU TẠI CÁC DOANH NGHIỆP Ở THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH..64
3.1 Quan điểm và phương hướng hoàn thiện:..............................................64
3.1.1 Quan điểm:......................................................................................64
3.1.2 Phương hướng hoàn thiện: ..............................................................65
- 7 -
3.2 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện việc lập và luân chuyển chứng từ kế
toán thanh toán hàng hoá xuất nhập khẩu hiện nay tại các doanh nghiệp ở
thành phố Hồ Chí Minh. ...................................................................................66
3.2.1 Đối với các doanh nghiệp:..............................................................66
 Về hệ thống chứng từ:.................................................................66
 Về cơ cấu chứng từ:.....................................................................67
 Về nội dung chứng từ:.................................................................71
 Kiểm tra, chỉnh lý chứng từ:........................................................93
 Tổ chức luân chuyển chứng từ:...................................................93
 Đào tạo đội ngũ nhân viên kế toán đối với công tác lập và luân
chuyển chứng từ xuất nhập khẩu hàng hoá:.......................................95
 Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc lập và luân chuyển
chứng từ kế toán:................................................................................95
3.2.2 Đối với các cơ quan, ban ngành chức năng có liên quan: ..............96
 Đối với Ngân hàng:.....................................................................96
 Đối với cơ quan Thuế:.................................................................97
 Đối với cơ quan Hải quan:...........................................................98
 Đối với Bộ tài chính:...................................................................99
3.2.3 Kết luận chương 3:........................................................................100

KẾT LUẬN
TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC

- 1 / 101 -
CHƯƠNG 1

KHÁI LUẬN VỀ CHỨNG TỪ
KẾ TOÁN THANH TOÁN
HÀNG HÓA XUẤT NHẬP
KHẨU TẠI DOANH NGHIỆP.
1.1 CHỨNG TỪ KẾ TOÁN:
1.1.1 Khái niệm về chứng từ kế toán:
Theo Điều 1 của Chế độ chứng từ ban hành kèm theo Quyết đònh số 186
ngày 14/3/1995 của Bộ Tài chính thì “Chứng từ kế toán là bằng chứng xác minh
nội dung các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành”.
Theo Điều 4, Mục 7, Chương I “ Những qui đònh chung” của luật kế toán
số 03/2003/QH11 đã được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghóa Việt Nam
thông qua ngày 17 tháng 6 năm 2003: “ Chứng từ kế toán là những giấy tờ và
vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành,
làm căn cứ ghi sổ kế toán”.
Tuy nhiên, theo quan điểm của tôi, khái niệm nêu trên chưa được rõ ràng
bởi vì bất kỳ một nghiệp vụ kinh tế tài chính của mọi hoạt động sản xuất kinh
doanh khi phát sinh đều được phản ảnh thông qua chứng từ kế toán. Tùy theo
cách phân loại mà khái niệm về chứng từ kế toán có khác nhau, có loại chứng
từ kế toán phản ảnh cho một nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, đã hoàn
thành và được dùng làm căn cứ để ghi sổ kế toán, cũng có loại chứng từ kế toán
tuy có phát sinh nhưng chưa hoàn thành nên chưa thể làm cơ sở cho việc ghi sổ
kế toán, chẳng hạn như chứng từ mệnh lệnh, hợp đồng kinh tế đã được ký kết
mang tính nguyên tắc, L/C đã được mở nhưng trong quá trình thực hiện có sự tu
chỉnh bổ sung….

- 2 / 101 -

Do vậy. ở đây cần phân biệt khái niệm của chứng từ kế toán và chứng từ
kế toán làm căn cứ để ghi sổ kế toán. Chúng tôi xin được nêu hai khái niệm về
chứng từ kế toán như sau:
(1) Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ảnh nghiệp vụ
kinh tế tài chính phát sinh chưa hoàn thành hoặc đã hoàn thành.
(2) Chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán là những giấy tờ và
vật mang tin phản ảnh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn
thành.
1.1.2 Ý nghóa và tính chất pháp lý của chứng từ kế toán:
- Lập chứng từ kế toán là khâu đầu tiên của toàn bộ công tác kế toán tại
doanh nghiệp, nó là phương tiện để kế toán ghi nhận thông tin các nghiệp vụ
kinh tế, tài chính đã phát sinh và thực sự đã hoàn thành theo thời gian và đặc
điểm nhằm phản ảnh được thực tế khách quan của các nghiệp vụ kinh tế, tài
chính đó.
- Là căn cứ để kế toán ghi sổ nhằm hệ thống hóa được thông tin và kiểm
tra, giám sát được các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh.
- Là căn cứ pháp lý của số liệu kế toán, giúp cho việc kiểm tra tính hợp
lý, hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế, tái chính phát sinh.
- Là cơ sở để xác đònh người chòu trách nhiệm vật chất có liên quan đến
nghiệp vụ kinh tế phát sinh ghi trong chứng từ, nó còn là cơ sở để kiểm tra ý
thức chấp hành mệnh lệnh, chỉ thò của cấp dưới đối với cấp trên trong hoạt động
sản xuất kinh doanh. Ngoài ra, chứng từ còn là căn cứ để cơ quan pháp luật giải
quyết các tranh chấp, khiếu tố, khiếu nại nếu có.
- Kiểm tra chứng từ kế toán là phương pháp chủ yếu trong công tác thanh
tra, kiểm tra kiểm soát, kiểm toán hoạt động kinh tế, tài chính ở các doanh
nghiệp nhằm phát hiện những hành vi vi phạm pháp luật hoặc những hành vi phi
kinh tế như tham ô, lãng phí,…

- 3 / 101 -
1.1.3 Hệ thống chứng từ kế toán:

Theo qui đònh về chế độ chứng từ kế toán ban hành kèm theo quyết đònh
số 1141/TC-QĐ-CĐKT của Bộ trưởng Bộ Tài chính ký ngày 1 tháng 11 năm
1995 thì hệ thống chứng từ bao gồm 02 (hai) loại: Hệ thống chứng từ kế toán
thống nhất bắt buộc và hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn.
1.1.3.1 Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc:
Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc là hệ thống chứng từ phản
ảnh các quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc có yêu cầu quản lý chặt chẽ
mang tính chất phổ biến rộng rãi. Đối với loại chứng từ này Nhà nước tiêu chuẩn
hóa về qui cách biểu mẫu, chỉ tiêu phản ảnh, phương pháp lập và áp dụng thống
nhất cho tất cả các đơn vò kế toán hoặc từng đơn vò kế toán cụ thể. [ 14, Đ.3]
1.1.3.2 Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn:
Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn chủ yếu là những chứng từ kế toán
do cơ quan nhà nước có thẩm quyền qui đònh. Các đơn vò kinh tế, trên cơ sở đó,
vận dụng vào từng trường hợp cụ thể cho thích hợp. Ngoài các nội dung đã được
qui đònh trên mẫu, đơn vò kinh tế có thể thêm, bớt một số chỉ tiêu đặc thù hoặc
thay đổi thiết kế mẫu biểu cho phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý
của đơn vò nhưng phải đảm bảo tính pháp lý cần thiết của chứng từ. [ 14, Đ.3]
Nội dung của hệ thống chứng từ kế toán bao gồm 5 (năm) chỉ tiêu:
(1) Chỉ tiêu lao động và tiền lương.
(2) Chỉ tiêu hàng tồn kho.
(3) Chỉ tiêu bán hàng.
(4) Chỉ tiêu tiền mặt.
(5) Chỉ tiêu tài sản cố đònh.
Đối với hệ thống chứng từ kế toán mang tính đặc thù và chứng từ kế toán
thuộc chỉ tiêu sản xuất do các Bộ, Ngành qui đònh, được phép thực hiện khi có sự
chấp thuận bằng văn bản của Bộ Tài chính hoặc cơ quan được Bộ Tài chính ủy
quyền.

- 4 / 101 -
1.1.4 Nội dung của chứng từ kế toán:

1.1.4.1 Chứng từ thông thường: [ 7,7]
Để xác minh tính pháp lý của chứng từ kế toán và đảm bảo cho việc kiểm
tra được nội dung thông tin về các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phản ảnh trong
các chứng từ, chứng từ kế toán phải có đầy đủ các yếu tố chủ yếu sau:
(a) Tên và số hiệu của chứng từ kế toán;
(b) Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán;
(c) Tên, đòa chỉ của đơn vò hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;
(d) Tên, đòa chỉ của đơn vò hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán;
(e) Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
(f) Số lượng, đơn giá, số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số;
Tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để Thu, Chi tiền ghi bằng số và bằng
chữ;
(g) Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên
quan đến chứng từ kế toán.
1.1.4.2 Chứng từ điện tử: [7,3]
Chứng từ điện tử dùng trong kế toán được chứa trong các vật mang tin
như: Băng từ, đóa từ, các loại thẻ thanh toán.
Chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi có đầy đủ các nội dung
qui đònh của chứng từ kế toán nêu trên và được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện
tử, được mã hóa mà không bò thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính
hoặc trên vật mang tin như băng từ, đóa từ, các loại thẻ thanh toán.
1.1.5 Phân loại chứng từ kế toán:
Chứng từ kế toán có thể được phân loại theo các tiêu thức sau:
1.1.5.1 Phân loại theo tính chất pháp lý của chứng từ:
-
Chứng từ bắt buộc: Là những chứng từ dùng để phản ảnh thông tin hạch
toán ban đầu về các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh tác động đến tài sản

- 5 / 101 -
của đơn vò. Hệ thống chứng từ ban đầu mang tính pháp lý cao và đại bộ phận

mẫu chứng từ ban đầu được nhà nước qui đònh nhằm đảm bảo tính pháp lý của
chứng từ. Thí dụ như Phiếu chi tiền mặt, phiếu thu tiền mặt, phiếu nhập kho
hàng hóa…
-
Chứng từ tự lập: Là những chứng từ do đơn vò kế toán thiết lập để xác
đònh thông tin về các nghiệp vụ nội sinh, liên quan đến việc phân bổ các loại chi
phí, tính giá các đối tượng, xác đònh kết quả kinh doanh. Các chứng từ này
thường không được qui đònh mẫu thống nhất mà do các đơn vò tự thiết lập để ghi
nhận thông tin về các nghiệp vụ phát sinh, làm cơ sở cho việc ghi sổ kế toán tại
đơn vò. Tuy nhiên, các chứng từ này vẫn cần phải có đầy đủ các yếu tố như
chứng từ bắt buộc để có thể kiểm tra tính hợp lý của các chỉ tiêu số lượng, ngăn
ngừa việc tính toán, ghi chép tùy tiện. Thí dụ như bảng kê chi tiết chi phí phân
bổ trong kỳ, bảng kê chi tiết chi phí sản xuất sản phẩm A…
1.1.5.2 Phân loại theo công dụng của chứng từ:
-
Chứng từ mệnh lệnh: Là loại chứng từ dùng để truyền đạt những mệnh
lệnh, chỉ thò của người lãnh đạo hay người có thẩm quyền cho bộ phận cấp dưới
thi hành như: Lệnh chi tiền, Lệnh xuất kho vật tư, Lệnh xuất kho hàng hóa…
Loại chứng từ này chỉ mới chứng minh nghiệp vụ kinh tế chứ chưa nói
đến mức độ hoàn thành của nghiệp vụ nên chưa phải là căn cứ để ghi chép vào
sổ kế toán.
-
Chứng từ chấp hành: Là những chứng từ chứng minh cho một nghiệp vụ
kinh tế nào đó đã thực sự hoàn thành như: Phiếu thu tiền mặt, Phiếu chi tiền
mặt, Phiếu nhập- xuất kho vật tư, hàng hóa… Loại chứng từ này được dùng làm
cơ sở để ghi sổ kế toán.
-
Chứng từ làm thủ tục ghi sổ kế toán: Là những chứng từ dùng để phân
loại, tổng hợp số liệu của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh cùng loại
nhằm làm giảm bớt khối lượng công việc ghi sổ kế toán, tạo thuận lợi cho việc

ghi sổ và đối chiếu các loại tài liệu.

- 6 / 101 -
Đây chỉ là những chứng từ trung gian, phải kèm theo chứng từ ban đầu
mới có đầy đủ cơ sở pháp lý chứng minh tính hợp pháp của nghiệp vụ, chẳng
hạn như chứng từ ghi sổ, Giấy thanh toán tiền tạm ứng…
-
Chứng từ liên hợp: Là loại chứng từ mang đặc điểm của hai (02) hoặc ba
(03) loại chứng từ nói trên. Ví dụ: Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho, Phiếu xuất kho
vật tư theo hạn mức, Bảng kê mua hàng và thanh toán chi phí…
1.1.5.3 Phân loại theo trình tự lập chứng từ:
-
Chứng từ ban đầu: Là loại chứng từ được lập trực tiếp ngay khi nghiệp
vụ kinh tế phát sinh hay vừa hoàn thành. Ví dụ: Phiếu thu tiền mặt, Phiếu chi
tiền mặt, Hóa đơn bán hàng, Phiếu xuất-nhập kho vật tư, hàng hóa…
-
Chứng từ tổng hợp: Là loại chứng từ dùng để tổng hợp số liệu của các
nghiệp vụ kinh tế cùng loại nhằm làm giảm nhẹ công tác kế toán và đơn giản
trong ghi sổ kế toán như: Bảng tổng hợp chứng từ gốc, Bảng kê phân loại chứng
từ gốc…
1.1.5.4 Phân loại theo đòa điểm lập chứng tư:ø
-
Chứng từ bên trong: Là chứng từ được lập tại đơn vò về các nghiệp vụ
kinh tế, tài chính phát sinh có liên quan đến tài sản của đơn vò.
-
Chứng từ bên ngoài: Là chứng từ do các đơn vò và cá nhân bên ngoài
đơn vò lập về các nghiệp vụ kinh tế, tài chính có liên quan đến tài sản của đơn
vò.
1.1.5.5 Phân loại theo nội dung các nghiệp vụ kinh tế, tài chính
phản ảnh trong chứng từ:

Phân loại theo nội dung các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phản ảnh trong
chứng từ, chứng từ kế toán chia thành nhiều loại như:
- Chứng từ tiền mặt;
- Chứng từ tiền gởi ngân hàng;
- Chứng từ vật tư;
- Chứng từ hàng hóa;

- 7 / 101 -
- Chứng từ tiền lương…
1.1.5.6 Phân loại theo tính cấp bách của chứng từ:
-
Chứng từ bình thường: Là những chứng từ phản ảnh chi phí thực tế phát
sinh trong phạm vò đònh mức.
-
Chứng từ báo động: Là những chứng từ phản ảnh chi phí thực tế phát
sinh ngoài đònh mức nhằm cung cấp thông tin kòp thời phục vụ cho việc quản lý
chi phí.
Cách phân loại này thường được sử dụng ở các doanh nghiệp tập hợp chi
phí sản xuất-kinh doanh và tính giá thành sản phẩm theo phương pháp đònh mức.
1.1.5.7 Phân loại theo số lần sử dụng:
-
Chứng từ sử dụng một (01) lần: Là những chứng từ dùng để ghi nhận
thông tin về nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh chỉ tiến hành một lần, sau đó
được chuyển để ghi vào sổ kế toán.
-
Chứng từ sử dụng nhiều lần: Là những chứng từ dùng để ghi nhận thông
tin của một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh nhiều lần theo trật tự thời gian
phát sinh trong một thời kỳ ngắn, nhằm giảm bớt số lượng chứng từ và thủ tục
chứng từ. Ví dụ: Phiếu xuất kho vật tư theo hạn mức, thẻ kho, thẻ tài sản cố
đònh…

1.1.5.8 Phân loại theo phương tiện lập chứng từ:
- Chứng từ viết tay;
- Chứng từ lập bằng máy tính;
- Chứng từ điện tử.
1.1.6 Nguyên tắc lập chứng từ kế toán:
1.1.6.1 Nguyên tắc lập chứng từ kế toán: [7, 8]
- Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của
đơn vò, kế toán đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ được lập
một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.

- 8 / 101 -
- Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kòp thời, chính xác theo
nội dung qui đònh trên mẫu. Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có qui đònh
mẫu thì đơn vò kế toán được tự lập chứng từ kế toán nhưng phải có đầy đủ các
nội dung qui đònh đã nêu trên.
- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được
viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa; Khi viết phải dùng bút mực, số và chữ
viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo; Chứng từ bò tẩy
xóa, sửa chữa đều không có giá trò thanh toán và ghi sổ kế toán. Khi viết sai vào
mẫu chứng từ kế toán thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai
và ghi “ Hủy”.
- Chứng từ kế toán phải lập đủ số liên theo qui đònh, Trường hợp phải lập
nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các
liên phải giống nhau. Chứng từ kế toán do đơn vò kế toán lập để giao dòch với tổ
chức, cá nhân bên ngoài đơn vò thì liên gởi cho bên ngoài phải có dấu của đơn vò
phát hành hóa đơn.
- Chứng từ kế toán phát sinh ở ngoài lãnh thổ Việt Nam ghi bằng tiếng
nước ngoài, khi sử dụng để ghi sổ kế toán ở Việt Nam phải được dòch ra tiếng
Việt. Bản dòch chứng từ ra tiếng Việt phải đính kèm với bản chính bằng tiếng
nước ngoài. Các chứng từ ít phát sinh thì phải dòch toàn bộ chứng từ. Các chứng

từ phát sinh nhiều lần thì phải dòch các nội dung chủ yếu theo qui đònh của Bộ
Tài chính.
- Người lập, người ký duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế
toán phải chòu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán đó.
- Chứng từ kế toán được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải tuân theo qui
đònh như chứng từ viết tay, phải được in ra giấy và lưu trữ theo qui đònh pháp
luật:
+ Khi một chứng từ bằng giấy được chuyển thành chứng từ điện tử để giao
dòch thì chứng từ điện tử sẽ có giá trò để thực hiện nghiệp vụ kinh tế, tài chính và

- 9 / 101 -
khi đó chứng từ bằng giấy chỉ có giá trò lưu trữ để theo dõi và kiểm tra, không có
hiệu lực để giao dòch, thanh toán.
+ Một chứng từ điện tử đã thực hiện nghiệp vụ kinh tế, tài chính chuyển
thành chứng từ bằng giấy thì chứng từ bằng giấy đó chỉ có giá trò lưu trữ để ghi
sổ kế toán, theo dõi và kiểm tra, không có hiệu lực để giao dòch, thanh toán.
+ Việc chuyển đổi chứng từ bằng giấy thành chứng từ điện tử hoặc ngược
lại được thực hiện theo đúng qui đònh về lập, sử dụng, kiểm soát, xử lý, bảo
quản, lưu giữ chứng từ điện tử và chứng từ bằng giấy [ 12,4].
1.1.6.2 Ký chứng từ kế toán: [7, 8]
- Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải
được ký bằng bút mực. Không được ký chứng từ kế toán bằng mực đỏ hoặc đóng
dấu chữ ký khắc sẳn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống
nhất. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc người
được ủy quyền ký. Luật pháp nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ
nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký.
- Chứng từ kế toán chi tiền phải do người có thẩm quyền ký duyệt chi và
kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền ký trước khi thực hiện. Chữ ký trên
chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên.
- Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo qui đònh của pháp luật.

+ Chữ ký điện tử là thông tin dưới dạng điện tử được gắn kèm một cách
phù hợp với dữ liệu điện tử nhằm xác lập mối liên hệ giữa người gởi và nội dung
của dữ liệu điện tử đó. Chữ ký điện tử xác nhận người gởi đã chấp nhận và chòu
trách nhiệm về nội dung thông tin trong chứng từ điện tử.
+ Chữ ký điện tử phải được mã hóa bằng mật mã; được xác lập riêng cho
từng cá nhân để xác đònh quyền và trách nhiệm của người lập và những người
liên quan chòu trách nhiệm về tính an toàn và chính xác của chứng từ điện tử.
Chữ ký trên chứng từ điện tử có giá trò như chữ ký tay trên chứng từ giấy.

- 10 / 101 -
+ Trường hợp thay đổi nhân viên kỹ thuật giải mã thì phải thay đổi lại ký
hiệu mật mã, chữ ký điện tử, các khóa bảo mật và phải thông báo cho các bên
liên quan đến giao dòch điện tử.
+ Người được giao quản lý, sử dụng ký hiệu mật phải đảm bảo bí mật và
chòu trách nhiệm trước pháp luật nếu để lộ gây thiệt hai tài sản của đơn vò và
của các bên tham gia giao dòch. [12,4]
1.1.7 Quản lý, kiểm tra và chỉnh lý chứng từ kế toán:
1.1.7.1 Quản lý chứng từ kế toán: [7, 9]
- Chứng từ kế toán phải được sắp xếp theo nội dung kinh tế, theo trình tự
thời gian và bảo quản an toàn theo qui đònh của pháp luật.
- Chỉ cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới có quyền tạm giữ, tòch thu
hoặc niêm phong chứng từ kế toán.
- Trường hợp tạm giữ hoặc tòch thu thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền
phải sao chụp chứng từ bò tạm giữ, bò tòch thu và ký xác nhận trên chứng từ sao
chụp; đồng thời lập biên bản ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bò
tạm giữ hoặc bò tòch thu và ký tên, đóng dấu. Cơ quan có thẩm quyền niêm
phong chứng từ phải lập biên bản, ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế
toán bò niêm phong và ký tên, đóng dấu.
- Trường hợp đơn vò có dự án vay nợ, nhận viện trợ từ nước ngoài theo
cam kết phải nộp bản chứng từ chính cho nhà tài trợ nước ngoài, cần phải sao

chụp chứng từ. Chứng từ sao chụp phải có chữ ký và dấu xác nhận của người đại
diện theo pháp luật của nhà tài trợ hoặc của đơn vò kế toán.
1.1.7.2 Kiểm tra chứng từ kế toán:
Nội dung của việc kiểm tra chứng từ kế toán bao gồm:
- Tính rõ ràng, trung thực và đầy đủ các chỉ tiêu phản ánh trên chứng từ.
- Tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
- Tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ.

- 11 / 101 -
- Kiểm tra việc chấp hành qui chế quản lý nội bộ của những người lập,
kiểm tra, xét duyệt đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế, tài chính.
[14, Đ.9]

Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và con
số không rõ ràng thì người chòu trách nhiệm kiểm tra và ghi sổ phải trả lại hoặc
báo cho nơi lập chứng từ biết để làm lại hay bổ sung thủ tục và điều chỉnh lại
mới làm căn cứ ghi sổ.
1.1.7.3 Chỉnh lý chứng từ kế toán:
Những thiếu sót của việc lập chứng từ kế toán phát hiện được khi kiểm tra
phải được tiến hành chỉnh lý nhằm bảo đảm tính hợp lệ, tính đúng đắn của
chứng từ kế toán trước khi ghi sổ kế toán.
Chỉnh lý chứng từ kế toán là công việc chuẩn bò cho việc vào sổ kế toán.
Chỉnh lý chứng từ bao gồm: phân loại chứng từ theo từng loại nghiệp vụ kinh tế
phát sinh, theo đòa điểm phát sinh, ghi giá trên chứng từ (nếu có), bổ sung và
chỉnh sửa các sai sót theo qui đònh của pháp luật.
1.1.8 Tổ chức luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán:
Luân chuyển chứng từ là giao chứng từ lần lượt tới các bộ phận có liên
quan để những bộ phận này nắm được tình hình số liệu ghi vào sổ kế toán.
Tổ chức lưu chuyển chứng từ là việc xác đònh lộ trình cụ thể của từng loại
chứng từ, chứng từ phải đi qua bộ phận nào, bộ phận nào có nghiệp vụ kiểm tra,

xử lý và ghi sổ kế toán, bộ phận nào sẽ lưu trữ chứng từ. Ví dụ: phòng kinh
doanh lập hóa đơn bán hàng chuyển cho khách hàng liên 2, phòng kế toán liên 3
để thu tiền bán hàng hoặc khách hàng nợ lại tiền hàng; Phiếu xuất kho (PXK)
hàng xuất bán, chuyển đến thủø kho để xuất hàng và ghi vào thẻ kho, cuối cùng
PXK chuyển cho phòng kế toán (Kế toán hàng hóa) để ghi sổ kế toán, tính giá
vốn hàng bán.

- 12 / 101 -
Tùy theo từng loại chúng từ, đơn vò cần lập trình tự luân chuyển chứng từ
cho phù hợp, đảm bảo kòp thời, nhanh chóng, không làm trở ngại cho công tác kế
tóan.
1.1.9 Bảo quản, lưu trữ và xử lý trong trường hợp chứng từ bò mất
hoặc bò hủy hoại:
1.1.9.1 Bảo quản và lưu trữ chứng từ kế toán:
Vì là tài liệu gốc, có giá trò pháp lý nên sau khi dùng làm căn cứ ghi sổ kế
toán, chứng từ phải được bảo quản và lưu trữ cẩn thận. Phải phân lọai và sắp
xếp một cách có khoa học để khi cần đối chiếu, kiểm tra, dễ dàng tìm kiếm. [12,
14-16].
Việc bảo quản và lưu trữ tài liệu kế toán nói chung và chứng từ kế toán
nói riêng cần thực hiện theo các quy đònh sau:
- Chứng từ kế toán phải được đơn vò kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn
trong quá trình sử dụng và lưu trữ. Kho lưu trữ phải có đầy đủ thiết bò bảo quản
và bảo đảm an toàn trong quá trình lưu trữ theo quy đònh của pháp luật.
- Tài liệu kế toán của đơn vò kế toán nào thì được lưu trữ tại kho đơn vò
đó. Đơn vò có thể thuê tổ chức “Dòch vụ lưu trữ” thực hiện lưu trữ tài liệu kế
toán.
• Đối với tài liệu kế toán của doanh nghiệp có vốn đầu tư nước
ngoài, chi nhánh và văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài hoạt động
tại Việt Nam, trong thời gian hoạt động tại Việt Nam theo giấy phép đầu tư hoặc
giấy phép thành lập được cấp, phải được lưu trữ tại đơn vò kế toán trong lãnh thổ

Việt Nam. Khi doanh nghiệp trên kết thúc hoạt động tại Việt Nam thì tài liệu kế
toán được lưu trữ tại nơi theo quyết đònh của người đại diện theo pháp luật của
đơn vò kế toán.
• Đối với các đơn vò giải thể, phá sản, thì toàn bộ tài liệu kế toán
năm còn đang thời hạn lưu trữ và tài liệu kế toán có liên quan đến việc giải thể,

- 13 / 101 -
phá sản, được lưu trữ tại nơi theo quyết đònh của người đại diện theo pháp luật
của đơn vò kế toán.
• Đối với đơn vò cổ phần hóa, chuyển đổi hình thức sỡ hữu, thì toàn
bộ tài liệu kế toán bao gồm tài liệu của các kỳ kế toán năm còn đang thời hạn
lưu trữ và tài liệu kế toán liên quan đến cổ phần hóa, chuyển đổi hình thức sở
hữu được lưu trữ tại đơn vò kế toán là chủ sỡ hữu mới hoặc lưu trữ tại nơi theo
quyết đònh của cơ quan có thẩm quyền quyết đònh cổ phần hóa, chuyển đổi hình
thức sở hữu.
• Đối với các đơn vò được chia, tách thành hai hay nhiều đơn vò mới
thì tài liệu kế toán được lưu trữ tại đơn vò mới (nếu phân chia được); lưu trữ tại
đơn vò kế toán bò chia, tách (nếu không phân chia được); hoặc lưu trữ tại nơi cơ
quan có thẩm quyền quyết đònh chia, tách đơn vò. Tài liệu kế toán có liên quan
đến chia, tách thì lưu trữ tại các đơn vò mới được chia, tách.
• Đối với các đơn vò được sát nhập từ hai hay nhiều đơn vò cũ, thì tài
liệu kế toán năm còn đang hạn lưu trữ và tài liệu kế toán liên quan đến việc sát
nhập phải được lưu trữ tại đơn vò sát nhập.
• Tài liệu kế toán về an ninh, quốc phòng phải đưa vào lưu trữ theo
quy đònh của pháp luật.
- Chứng từ kế toán lưu trữ phải là bảøn chính. Trường hợp chứng từ bò tạm
giữ, bò tòch thu hoặc vì yêu cầu cần giao bản chính cho bên đối tác là nhà tài trợ
nước ngoài thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp có xác nhận; nếu bò mất
hoặc bò hủy hoại phải có biên bản kèm theo bản sao chụp hoặc xác nhận. [12,
11-14]

- Thời hạn lưu trữ tài liệu, chứng từ kế toán kể cả chứng từ điện tử được
thực hiện theo qui đònh tại điều 30 đến điều 33 Nghò đònh 129/2004/NĐ-CP ngày
31/5/2004 của Chính Phủ nước CHXHCN Việt Nam.

- 14 / 101 -
1.1.9.2 Xử lý trong trường hợp chứng từ kế toán bò mất hoặc bò
hủy hoại:
Mọi trường hợp mất chứng từ gốc đều phải báo cáo với thủ trưởng và
kế toán trưởng đơn vò biết để có biện pháp xử lý kòp thời. Riêng trường hợp mất
hóa đơn bán hàng, biên lai, cheque trắng phải báo cáo cơ quan thuế, cơ quan
công an đòa phương số lượng hóa đơn bò mất, hoàn cảnh bò mất để có biện pháp
xác minh, xử lý theo pháp luật. Sớm có biện pháp thông báo và vô hiệu hóa
chứng từ bò mất [ 7, 16]. Chứng từ kế toán bò mất hoặc bò hủy hoại do nguyên
nhân khách quan như thiên tai, hỏa hoạn, đơn vò kế toán phải đến đơn vò mua
hoặc đơn vò bán hàng hóa, dòch vụ và các đơn vò khác có liên quan để xin sao
chụp chứng từ kế toán bò mất. Trên chứng từ kế toán sao chụp phải có chữ ký và
dấu xác nhận của người đại diện theo pháp luật của đơn vò mua, đơn vò bán hoặc
của đơn vò kế toán khác. [12, 7 ]
1.2 CHỨNG TỪ KẾ TOÁN TRONG PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN
QUỐC TẾ HÀNG HOÁ XUẤT- NHẬP KHẨU:
1.2.1 Đặc điểm, ý nghóa và yêu cầu của chứng từ kế toán trong
phương thức thanh toán quốc tế hàng hoá xuất- nhập khẩu:
(1) Đặc điểm của chứng từ kế toán thanh toán hàng hoá xuất- nhập khẩu:
Trong các phương thức thanh toán xuất nhập khẩu, tất cả các bên liên hệ
trong giao dòch thanh toán đều căn cứ trên chứng từ chứ không căn cứ vào hàng
hóa, dòch vụ hoặc các công việc khác mà các chứng từ có thể liên quan đến.
(2) Ý nghóa, yêu cầu của việc lập và luân chuyển chứng từ kế toán thanh
toán xuất- nhập khẩu hàng hoá:
Đối với doanh nghiệp, bộ chứng từ kế toán trong mọi phương thức thanh
toán hàng hoá xuất- nhập khẩu bao gồm nhiều loại chứng từ khác nhau. Việc lập

và luân chuyển chứng từ kế toán thanh toán hàng hoá xuất nhập khẩu tại các
doanh nghiệp có ý nghóa rất quan trọng. Do đó, chứng từ khi lập cần:

- 15 / 101 -
+ Phải đúng qui đònh của nhà nước, của Luật Kế toán, Chuẩn mực kế
toán, Luật Thương mại, thông lệ quốc tế…
+ Phải phù hợp với yêu cầu của khách hàng, của Ngân hàng để thu
hoặc thanh toán tiền hàng xuất - nhập khẩu.
+ Phải đúng qui đònh của Hải quan khi lập thủ tục hải quan cho lô hàng
xuất-nhập khẩu.
+ Phải đúng qui đònh của cơ quan Thuế khi hoàn thuế, quyết toán thuế.
+ Phải phù hợp với qui đònh của cơ quan quản lý cấp trên.
Vì vậy, các loại chứng từ cần phải được lập hoàn chỉnh, đúng qui đònh,
không bò lỗi, không sai sót, phù hợp theo qui đònh nhà nước (Luật kế toán, chế
độ chứng từ kế toán, Chuẩn mực kế toán-kiểm toán), thông lệ quốc tế và các cơ
quan chức năng như Ngân hàng, Hải quan, Thuế, Kiểm toán, quản lý và Kiểm
soát nội bộ doanh nghiệp.
(3) yêu cầu về các chứng từ của cơ quan chức năng:
- Đối với Ngân hàng: Doanh nghiệp phải xuất trình đầy đủ các loại chứng
từ qui đònh trong hợp đồng, nhất là qui đònh của Tín dụng chứng từ (L/C) khi yêu
cầu thanh toán hoặc nhờ thu. Các chứng từ kế toán chủ yếu khi xuất trình gồm:
+ Hoá đơn thương mại,
+ Vận đơn,
+ Tờ khai hải quan,
+ Hợp đồng kinh tế,
+ Giấy chứng nhận xuất xứ;
+ Lệnh chuyển tiền.
Ngoài ra, có thể có những chứng từ khác do Ngân hàng yêu cầu hoặc do
L/Của hoặc hợp đồng kinh tế qui đònh.
- Đối với Hải quan: Gồm các loại chứng từ như

+ Hợp đồng kinh tế;
+ Hoá đơn thương mại;

- 16 / 101 -
+ Giấy đăng ký xuất- nhập khẩu;
+ giấy phép xuất nhập khẩu (nếu mặt hàng xuất nhập khẩu buộc phải có
giấy phép);
+ Vận đơn (Tuỳ từng trường hợp);
+ Phiếu đóng gói;
+ Giấy chứng nhận xuất xứ: Khi doanh nghiệp được miễn, giảm thuế
xuất-nhập khẩu có điều kiện;
+ Giấy phép đầu tư & giấy chứng nhận/ quyết đònh về ưu đãi đầu tư (đối
với trường hợp xuất nhập khẩu được hưởng ưu đãi về thuế);
+ Giấy giới thiệu…
- Đối với cơ quan Thuế:
+ Hoá đơn Giá trò gia tăng;
+ Hợp đồng kinh tế (Nếu có);
+ Chứng từ thanh toán tiền hàng xuất khẩu thông qua Ngân hàng;
+ Chứng từ, hoá đơn hợp pháp, hợp lệ theo qui đònh cơ quan Thuế.
1.2.2 Bộ chứng từ cơ bản trong thanh toán xuất nhập khẩu: [ 2, 248-
280].
1.2.2.1 Bộ chứng từ cơ bản trong thanh toán cho hàng hóa nhập
khẩu:
(1) Hóa đơn thương mại (HĐTM: Commercial Invoice): Là chứng từ
cơ bản trong các chứng từ hàng hóa do người bán lập xuất trình cho người mua
sau khi đã gởi hàng. Đây là chứng từ mà người bán yêu cầu người mua trả tiền
hàng theo tổng giá trò tiền đã được ghi trên hóa đơn. Nếu bộ chứng từ có hối
phiếu kèm theo, thông qua HĐTM, người trả tiền có thể kiểm tra lệnh đòi tiền
trong nội dung của hối phiếu; Nếu không dùng hối phiếu để thanh toán, HĐTM
sẽ thay thế cho hối phiếu làm cơ sở cho việc đòi tiền và trả tiền.

- 17 / 101 -
(2) Phiếu đóng gói (P/L: Packing list): Là chứng từ liệt kê những mặt
hàng, loại hàng được đóng gói trong một kiện hàng nhất đònh do người sản xuất
hoặc người xuất khẩu lập khi đóng gói hàng, được dùng để kiểm, đếm hàng hóa
trong mỗi kiện.
Phiếu đóng gói được lập làm 03 (ba) bản: Một bản để trong kiện hàng
dùng để đối chiếu hàng hóa thực tế với hàng hóa do người bán đã gởi; một bản
được tập hợp cùng các phiếu đóng gói khác thành một bộ đầy đủ các phiếu đóng
gói của lô hàng dùng để kiểm tra điển hình các kiện hàng; và một bản cũng
được tập hợp thành bộ gởi kèm HĐTM để trình ngân hàng, làm cơ sở cho thanh
toán tiền hàng.
(3) Bảng kê chi tiết (Specification): Là chứng từ hàng hóa, trong đó
thống kê cụ thể tất cả các loại hàng và các mặt hàng của lô hàng trên HĐTM
hoặc hợp đồng kinh tế nào đó. Có hai (02) loại bảng kê chi tiết:
- Bảng kê chi tiết được lập khi ký kết hợp đồng. Bảng này được xem như
phụ lục hợp đồng và là một bộ phận của hợp đồng.
- Bảng kê chi tiết được lập khi gởi hàng cho người mua. Bảng kê này thực
ra là bảng tổng hợp của những phiếu đóng gói nhằm bổ sung và cụ thể hóa các
chi tiết trên hóa đơn.
(4) Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O: Certificate of Origin): Là chứng
từ do Phòng Thương mại của nước xuất khẩu cấp cho chủ hàng, xác nhận nơi
sản xuất hoặc nguồn gốc xuất phát của hàng hóa, nếu hợp đồng hoặc L/C
không đòi hỏi thì người xuất khẩu có thể tự cấp.
C/O giúp Hải quan có căn cứ tính thuế quan trên cơ sở áp dụng biểu thuế
ưu đãi, thi hành chính sách khu vực…xác nhận với một mức độ nhất đònh về chất
lượng hàng hóa nhất là thổ sản của một đòa phương nhất đònh.
C/O có nhiều loại:
- Form A: dùng cho các mặt hàng xuất khẩu sang các nước thuộc hệ thống
GSP (Generalized system of preferences), ưu đãi thuế quan phổ cập.

- 18 / 101 -
- Form B: dùng cho tất cả các nước.
- Form O: dùng xuất khẩu cà phê qua các nước thuộc hiệp hội cà phê thế
giới như Mỹ, Thái Lan, Singapore…
- Form X: dùng cho xuất khẩu cà phê đi các nước khác ngoài hiệp hội.
- Form T: dùng cho các mặt hàng dệt xuất khẩu sang thò trường chung
Châu Âu (EEC).
(5) Hóa đơn lãnh sự (Consular Invoice): Là hóa đơn có sự chứng
nhận của Lãnh sự nước nhập khẩu đang công tác tại nước xuất khẩu một khu vực
lân cận chứng thực về giá cả hàng hóa. Tùy thuộc vào sự qui đònh của mỗi nước
mà sự chứng nhận của Lãnh sự trên hóa đơn sẽ khác nhau. Việc xuất trình hóa
đơn lãnh sự cho cơ quan Hải quan nước nhập khẩu là bắt buộc đối với những
nước mà thuế nhập khẩu được tính theo giá trò hàng.
(6) Hóa đơn hải quan (Custom Invoice): Ở một số nước qui đònh, khi
nhập khẩu hàng hóa phải xuất trình hóa đơn hải quan cho cơ quan Hải quan
nhằm thuận tiện cho việc thống kê hàng nhập khẩu, xác đònh nguồn gốc hàng
hóa trên cơ sở đó thay thế C/O, ngăn chận việc bán phá giá, xác đònh chính xác
giá của hàng hóa nhằm ngăn chận thương nhân khai giá giả để trốn thuế.
(7) Bảo hiểm đơn (Insurance Policy): Là chứng từ do công ty bảo
hiểm cấp cho người được bảo hiểm, dùng để khiếu nại và đòi bồi thường cơ quan
bảo hiểm khi có rủi ro xảy ra cho số hàng đã được mua bảo hiểm theo nội dung
của đơn bảo hiểm.
(8) Giấy chứng nhận số lượng (C/Q: Certificate of Quantity): Là
chứng từ xác đònh số lượng hàng hóa mà người bán giao cho người mua. Giấy
này có thể do cục kiểm nghiệm phẩm chất hàng hóa xuất nhập khẩu hoặc công
ty giám đònh hoặc đơn vò xuất khẩu lập. Ở Việt Nam do công ty Vinacontrol cấp.
Giấy này thường được dùng trong trường hợp đối tượng mua bán là hàng hóa,
điều cần biết là số lượng hơn là trọng lượng.