Slide bài giảng Kỹ năng PHÁT TRIỂN KỸ NĂNG NGHỀ NGHIỆP:Chương 2: Soạn thảo văn bản hành chính.

1/9/2018

KỸ NĂNG
PHÁT TRIỂN NGHỀ NGHIỆP
GV: ThS. Cao Hoàng Huy
Email:

1

KỸ NĂNG
PHÁT TRIỂN NGHỀ NGHIỆP

Chương 2: Soạn Thảo Văn bản

GV: ThS. Cao Hoàng Huy
Email:

2

Khái niệm và đặc điểm của VBHC
1. Khái niệm VBHC

Văn bản khơng mang tính QPPL, dùng để
thơng tin, giao dịch, nhằm thực thi các VB
QPPL, hoặc để giải quyết các công việc cụ
thể trong quản lý

1


1/9/2018

Khái niệm và đặc điểm của VBHC
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

2. Phân loại VBHC

Công văn
Thơng cáo
Thơng báo
Chương trình
Kế hoạch cơng tác
Đề án
Phương án
Báo cáo

Khái niệm và đặc điểm của VBHC
2. Phân loại VBHC

9. Tờ trình
10. Biên bản
11. Cơng điện
12. Giấy chứng nhận
13. Giấy ủy nhiệm

14. Giấy giới thiệu
15. Giấy nghỉ phép

Khái niệm và đặc điểm của VBHC
2. Phân loại VBHC

16. Giấy đi đường
17. Giấy mời
18. Phiếu gửi
19. Đề nghị
20. Giấy biên nhận hồ sơ
21. Phiếu chuyển
22. Hợp đồng
…

2


1/9/2018

Khái niệm và đặc điểm của VBHC
3. Đặc điểm của VBHC
3.1. Chủ thể ban hành VBHC

Chủ thể ban hành: Người đứng đầu cơ
quan, tổ chức, đơn vị

Khái niệm và đặc điểm của VBHC
3.2. Mục đích của VBHC

Thơng tin
Thực hiện chun môn, nghiệp vụ
Giải quyết những công việc theo thẩm
quyền của cơ quan, tổ chức

3


1/9/2018

Khái niệm và đặc điểm của VBHC
3.3. Hiệu lực thi hành của VBHC

Trong phạm vi ngành, địa phương, cơ quan,
tổ chức, đối tượng cụ thể

Khái niệm và đặc điểm của VBHC
3.4. Hệ thống VBHC

Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị, Quy chế, Quy
định, Thơng cáo, Thơng báo, Hướng dẫn,
Chương trình, Kế hoạch, Phương án, Đề án,
Dự án, Báo cáo, Biên bản, Tờ trình, Hợp đồng,
Cơng văn, Cơng điện, Bản ghi nhớ, Bản cam
kết, Bản thỏa thuận, Giấy chứng nhận, Giấy ủy
quyền, Giấy mời, Giấy giới thiệu, Giấy nghỉ
phép, Giấy đi đường, Giấy biên nhận hồ sơ,
Phiếu gửi, Phiếu chuyển, Thư công,…

Ngôn ngữ trong VBHC

1. Đặc điểm của ngôn ngữ trong VBHC

Khái niệm ngôn ngữ
Lựa chọn
Kết hợp
Vận dụng
Phương tiện ngôn ngữ liên quan đến nhiệm
vụ giao tiếp.

4


1/9/2018

Ngôn ngữ trong VBHC
1. Đặc điểm của ngôn ngữ trong VBHC

 Hoàn cảnh giao tiếp: Mỗi VB phải tuân theo
một chuẩn mực ngôn ngữ phù hợp với thể
loại VB
 Mục đích giao tiếp: Mỗi VB gắn với một mục
đích nhất định
 Đối tượng giao tiếp: Ngôn ngữ VB phải phù
hợp với đối tượng của VB
 Quan hệ của người tham gia giao tiếp: Ngôn
ngữ VB phải phù hợp với nội dung của VB

Ngôn ngữ trong VBHC
2. Chức năng của ngôn ngữ trong VBHC

Thơng tin
Pháp lý
Quản lý
Văn hóa
Xã hội
Giao tiếp
Sử dụng
Thống kê

Ngơn ngữ trong VBHC
3. Tính chất của ngơn ngữ trong VBHC

Tính chính xác: Chính xác trong sử dụng từ,
đặt câu; tính xác định, đơn nghĩa trong nội
dung văn bản; chỉ cho phép hiểu theo một
cách
Tính nghiêm túc, khách quan: khơng biểu
hiện cảm xúc, ý chỉ chủ quan
Tính khn mẫu: thể thức, kỹ thuật trình bày
phải theo mẫu do pháp luật quy định

5


1/9/2018

Ngôn ngữ trong VBHC
4. Kỹ thuật sử dụng tiếng Việt trong VBHC
Yêu cầu đối với văn phong

Chính xác, rõ ràng
Ngắn gọn, dễ hiểu
Khách quan, phi cá tính
Lịch sự, nhã nhặn
Khng mẫu

Ngôn ngữ trong VBHC .2
4. Kỹ thuật sử dụng tiếng Việt trong VBHC
4.1. Yêu cầu đối với văn phong

Chính xác, rõ ràng
Ngắn gọn, dễ hiểu
Khách quan, phi cá tính
Lịch sự, nhã nhặn
Khuông mẫu

Ngôn ngữ trong VBHC .2
4.2. Cách sử dụng từ

Sử dụng từ hiệu quả
Sử dụng từ theo nghĩa đen
Sử dụng thuật ngữ hiệu quả

6


1/9/2018

Ngôn ngữ trong VBHC
Tránh sử dụng

Từ thiếu lịch sự
Từ thiếu chuẩn xác
Từ thiếu nhất quán
Từ địa phương
Từ thơ ca
Từ nước ngồi
Thành ngữ
Biện pháp tu từ

Ngơn ngữ trong VBHC
4.3. Cách sử dụng câu

Các loại câu:
Câu trần thuật (kể)
Câu nghi vấn (hỏi)
Câu mệnh lệnh (ck)
Câu cảm thán (cảm)

Câu đơn
Câu ghép
Câu phức
Câu đặc biệt

Không dùng câu nghi vấn và cảm thán

Ngôn ngữ trong VBHC
4.3. Cấu trúc đoạn văn trong VBHC

Diễn đạt ý trọn vẹn

Số lượng câu văn trong đoạn văn không
hạn chế; nhưng cần có câu mang ý chính và
các câu cịn lại mang ý phụ

7


1/9/2018

Ngôn ngữ trong VBHC
4.4. Các phương pháp lập luận chủ yếu trong VBHC

Phương pháp diễn dịch: đưa ra nguyên lý làm tiền
đề, sau đó phát triển, giải thích làm rõ vấn đề.
Phương pháp quy nạp: đưa ra những luận chứng
(chứng cứ thực tế làm cơ sở cho lập luận) bằng sự
việc hoặc số liệu, sau đó phân tích, khái qt, tổng
hợp lại và kết luận.
Phương pháp song hành: đưa ra những luận chứng
có giá trị như nhau trong việc thể hiện chủ đề của
đoạn văn.

Quy trình soạn thảo và ban hành VBHC
1. Nguyên tắc soạn thảo VBHC
1.1. Nguyên tắc hợp hiến

Phù hợp với Hiến pháp và quy định của
pháp luật
Bảo đảm tính thống nhất, thứ bậc hiệu lực
pháp lý trong hệ thống pháp luật

VB cấp dưới không trái VB cấp trên

Quy trình soạn thảo và ban hành VBHC
1.2. Nguyên tắc đúng thể thức

Thể thức trình bày do pháp luật quy định

8


1/9/2018

Quy trình soạn thảo và ban hành VBHC
1.3. Nguyên tắc đúng thẩm quyền

Được quy định bởi
Pháp luật
Điều lệ của tổ chức

Quy trình soạn thảo và ban hành VBHC
1.4. Nguyên tắc khả thi

Phù hợp lĩnh vực, đối tượng điều chỉnh
Căn cứ điều kiện thực tế

Quy trình soạn thảo và ban hành VBHC
1.5. Ngun tắc phong cách ngơn ngữ hành chính

Phong cách ngôn ngữ dùng trong lĩnh vực
pháp luật, quản lý nhà nước và tổ chức

hành chính

9


1/9/2018

Quy trình soạn thảo và ban hành VBHC
2. Quy trình soạn thảo và ban hành VBHC
2.1. Chuẩn bị thông tin, số liệu

Thu thập
Xử lý thơng tin

Quy trình soạn thảo và ban hành VBHC
2.2. Đánh giá tác động của văn bản

Tích cực
Tiêu cực

Quy trình soạn thảo và ban hành VBHC
2.3. Xây dựng đề cương

Tóm tắt ý chính của VB
Lựa chọn thơng tin để đưa vào từng phần
của cấu trúc VB

10

1/9/2018

Quy trình soạn thảo và ban hành VBHC
2.4. Viết dự thảo nội dung

Sử dụng mẫu VB
Dựa vào đề cương đã xây dựng

Quy trình soạn thảo và ban hành VBHC
2.5. Duyệt và ký văn bản

Trình lãnh đạo duyệt VB
Nội dung cần duyệt: Thẩm quyền, thể thức,
nội dung, mục đích ban hành
Nội dung người duyệt ghi: Duyệt, số bản
ban hành, ngày duyệt, chữ ký

Quy trình soạn thảo và ban hành VBHC
2.6. Ban hành văn bản

Bản gốc VB: có chữ ký trực tiếp của người
có thẩm quyền ban hành
Bản gốc là cơ sở pháp lý để hình thành bản
chính
Bản chính VB: Khơng có chữ ký trực tiếp
của người có thẩm quyền ban hành

11

1/9/2018

Quy trình soạn thảo và ban hành VBHC
2.6. Ban hành văn bản

Đóng dấu
Vào sổ Cơng văn đi
Phát hành văn bản
Lưu văn bản: Bản gốc lưu tại Văn thư, Bản
chính lưu trong hồ sơ

Quy trình soạn thảo và ban hành VBHC
2.7. Theo dõi việc thực hiện văn bản

Để kịp thời điều chỉnh
Rút kinh nghiệm

THỂ THỨC
VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY
VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

12


1/9/2018

A4:
210x297mm

20-25

15 -20
30 - 35

Trang
mặt
trước

20-25

20-25

30 - 35
15 -20

Trang
mặt
sau

20-25

13


1/9/2018

Kiểu trình bày và font chữ
Trình bày theo chiều dài trang giấy
Các bảng biểu có thể trình bày theo chiều rộng
trang giấy

Font chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode
theo TCVN 6909:2001

Đánh số trang
Kiểu số: Số Ả-Rập (1,2,3,…)
Vị trí: Chính giữa lề trên hoặc góc phải cuối
trang
Bắt đầu đánh từ số 2 trở đi
Văn bản có 1 trang: Khơng đánh số
Đánh số trang riêng theo từng phụ lục

QUỐC HIỆU
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Dòng trên: Chữ in hoa, cỡ chữ 12-13, kiểu
chữ đứng, đậm
 Dòng dưới: Chữ in thường, cỡ chữ từ 13-14,
kiểu chữ đứng, đậm
 Đường kẻ ngang, nét liền, dài bằng dịng
chữ (lệnh Draw, khơng dùng Underline)


14


1/9/2018

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC BAN HÀNH

BỘ CÔNG THƯƠNG

TRƯỜNG ĐHCN TP.HCM





Chữ in hoa, cỡ chữ: 12-13, kiểu chữ: đứng, đậm
Cấp trên (nếu có): Chữ in hoa, cỡ chữ: 12-13,
kiểu chữ: đứng.
Dưới có đường kẻ ngang, nét liền, dài bằng từ 1/3
- 1/2 dịng chữ.
Có thể trình bày thành nhiều dịng

SỐ, KÝ HIỆU CỦA VĂN BẢN
 VB QPPL
Số: …/NĂM/TÊN LOẠI-TÊN CƠ QUAN BAN
HÀNH
 VB Hành chính
Số: …/TÊN LOẠI-TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH
 VB Công văn
Số: …/TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH
Số: …/TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH-TÊN ĐƠN VỊ
SOẠN THẢO

SỐ, KÝ HIỆU CỦA VĂN BẢN
Bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết
thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm
 Canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức ban
hành văn bản
 Chữ in thường, cỡ chữ: 13



15


1/9/2018

ĐỊA DANH, NGÀY THÁNG NĂM
Cùng một dòng với số, ký hiệu văn bản
 Canh giữa so với Quốc hiệu
 Chữ in thường, cỡ chữ: 13-14, kiểu chữ
nghiêng
 Sau địa danh có dấu phẩy
 Ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi
thêm số 0


TÊN LOẠI VÀ TRÍCH YẾU NỘI DUNG
Tên loại VB (Nghị quyết, quyết định, kế
hoạch, báo cáo, tờ trình và các loại văn
bản khác) canh giữa, in hoa, cỡ chữ 14,
kiểu chữ đứng, đậm
 Trích yếu canh giữa, ngay dưới tên loại
VB, in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng
đậm
 Đường kẻ ngang 1/3-1/2 độ dài của trích
yếu nội dung


TÊN LOẠI VÀ TRÍCH YẾU NỘI DUNG

Trích yếu nội dung sau chữ V/v, in thường,
cỡ chữ 12-13, kiểu chữ đứng
 Canh giữa số và ký hiệu VB, cách dòng
6pt


16


1/9/2018

NỘI DUNG VĂN BẢN
In thường (dàn đều hai lề), chữ đứng, cỡ
chữ 13-14
 Chữ đầu dòng lùi vào 1 default tab (11,27cm)
 Khoảng cách giữa cách đoạn văn tối thiểu
6pt
 Khoảng cách giữa các dòng: tối thiểu
dòng đơn, tối đa 1,5 lines


QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ

Chữ in hoa, cỡ chữ 13 - 14, đứng, đậm.
Các hình thức ký văn bản:
● Ký trực tiếp
● Ký thay (KT)
● Thay mặt (TM)
● Thừa ủy quyền (TUQ)
● Thừa lệnh (TL)

QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ

TỔNG GIÁM ĐỐC
KT. TỔNG GIÁM ĐỐC
P. TỔNG GIÁM ĐỐC
TM. HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
CHỦ TỊCH

17


1/9/2018

QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ

TL. TỔNG GIÁM ĐỐC
CHÁNH VĂN PHÒNG

TL. TỔNG GIÁM ĐỐC
KT. CHÁNH VĂN PHÒNG
P. CHÁNH VĂN PHÒNG

QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ

TUQ. TỔNG GIÁM ĐỐC
P. CHÁNH VĂN PHÒNG
TUQ. TỔNG GIÁM ĐỐC
GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH
TUQ. TỔNG GIÁM ĐỐC

P. TỔNG GIÁM ĐỐC

HỌ TÊN
Chữ in thường, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng,
đậm, đặt canh giữa so với quyền hạn, chức
vụ của người ký.
Ví dụ:
Nguyễn Anh Dũng
Chỉ văn bản của tổ chức sự nghiệp giáo dục,
y tế, khoa học / lực lượng vũ trang được ghi
học hàm, học vị, quân hàm.
Ví dụ:
GS.TS. Nguyễn Anh Dũng
Đại tá Nguyễn Anh Dũng

18


1/9/2018

CHỮ KÝ

CHỮ KÝ

DẤU CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC
Ngay ngắn

Bên trái
chữ ký

Đúng chiều

1/3 chữ ký

DẤU CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC
Đóng dấu
Đóng dấu phụ lục:
Đóng dấu treo ở
trang đầu, trùm một
phần tên cơ quan, tổ
chức hoặc tên phụ
lục
Đóng giáp lai: Chứng
từ,… và văn bản từ 2
trang trở lên
Tối đa 5 trang

19


1/9/2018

NƠI NHẬN
Chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ
đứng
Ví dụ:
Kính gửi: Hiệp hội Bất động sản Tp.HCM
Kính gửi:
- Sở Xây dựng Tp.HCM;
- Sở Quy hoạch – Kiến trúc Tp.HCM.

NƠI NHẬN
Sát lề trái (ngang hàng với 7a), chữ in thường, cỡ chữ
12, kiểu chữ nghiêng, đậm
Đơn vị nhận văn bản, chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu
chữ đứng
Ví dụ:
Nơi nhận:
- Hội đồng Quản trị (để b/c);
- Lưu: VT.

NƠI NHẬN
… (để xem xét);
… (để giải quyết);
… (để thi hành);
… (để thực hiện);
… (để phối hợp thực hiện);
… (để kiểm tra);
… (để giám sát);
… (để báo cáo);
… (để biết};
Lưu: VT.

20


1/9/2018

DẤU CHỈ MỨC ĐỘ MẬT
Điều 5, 6, 7, 8 của Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà

nước năm 2000 quy định 3 mức độ mật:
TUYỆT MẬT

TỐI MẬT

 Chiến lược an
ninh quốc gia;
kế hoạch
phịng thủ đất
nước
 Tổ chức và
hoạt động tình
báo, phản
gián

 Số lượng tiền
in, phát hành;
tiền dự trữ
 Nơi lưu giữ và
số lượng kim
loại quý hiếm,
đá quý, ngoại
hối

MẬT

Bộ ngành quy
định

DẤU CHỈ MỨC ĐỘ KHẨN

Người ký văn bản
quyết định
Có 4 mức khẩn:
● Khẩn
● Thượng khẩn
● Hỏa tốc
● Hỏa tốc hẹn giờ

KHẨN
HỎA TỐC
THƯỢNG KHẨN
HỎA TỐC
HẸN GIỜ

DẤU CHỈ PHẠM VI LƯU HÀNH
Văn bản có phạm
vi, đối tượng
được phổ biến,
sử dụng hạn chế,
sử dụng các chỉ
dẫn về phạm vi
lưu hành.

TRẢ LẠI
SAU KHI HỌP
XEM XONG
TRẢ LẠI
LƯU HÀNH
NỘI BỘ

21


1/9/2018

DẤU CHỈ DẪN DỰ THẢO
Văn bản dự thảo
chưa được thông
qua.

DỰ THẢO
DỰ THẢO
LẦN 2
DỰ THẢO
LẦN 3

BẢN SAO VĂN BẢN
SAO Y
BẢN
CHÍNH

Bản sao đầy đủ, chính xác
nội dung của bản chính

Bản sao một phần nội dung
của bản chính

SAO
LỤC

TRÍCH
SAO

Bản sao đầy đủ, chính xác nội
dung của văn bản từ bản sao y
bản chính

TRÌNH BÀY BẢN SAO
TÊN CQ, TC
Số: /SY

Nơi nhận:
……;
- ……;
- Lưu VT.
-

SAO Y BẢN CHÍNH
Địa danh, ngày… tháng… năm

CHỨC VỤ NGƯỜI KÝ
Chữ ký, con dấu
Họ và tên

22


1/9/2018

VIẾT HOA TRONG VBHC

PHỤ LỤC VI: VIẾT HOA TRONG VĂN BẢN
HÀNH HÀNH
(Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của
Bộ Nội Vụ)

KỸ THUẬT SOẠN THẢO
VÀ TRÌNH BÀY VBHC
THƠNG DỤNG, THƯ TÍN
THƯƠNG MẠI, ĐƠN THƯ
CÁ NHÂN

Kỹ thuật xây dựng đề án
1. Khái niệm đề án

Đề án (kế hoạch) cơng tác
VB trình bày một dự kiến, kế hoạch về một
nhiệm vụ công tác của cơ quan, đơn vị trong
thời gian nhất định

23


1/9/2018

Kỹ thuật xây dựng đề án
2. Yêu cầu của đề án

Phù hợp với khả năng, đặc điểm tình hình
của cơ quan, đơn vị
Lập luận chặt chẽ, dẫn chứng chính xác để

thuyết phục người duyệt
Nội dung công việc cụ thể, phải nêu khó
khăn, thuận lợi
Có những biện pháp tổ chức hiệu quả (biện
pháp, thời gian rõ ràng)

Kỹ thuật xây dựng đề án
3. Cấu trúc của đề án

Phần mở đầu: Nhận định khái quát tình hình
làm cơ sở xây dựng đề án
Phần nội dung: Nêu rõ mục tiêu, nhiệm vụ,
biện pháp tổ chức thực hiện
Phần kết thúc: Nêu rõ ý nghĩa, tầm quan
trọng của đề án; khó khăn, thuận lợi và triển
vọng đạt được về các mặt kinh tế, chính trị,
quản lý.

TÊN TỔ CHỨC BAN HÀNH

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Số:

/ĐA-…

Địa danh, ngày …… tháng …… năm ….

ĐỀ ÁN

Về việc …………………………………

Phần mở đầu: Nhận định khái quát tình hình làm cơ sở xây dựng đề án
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
Phần nội dung: Nêu rõ mục tiêu, nhiệm vụ, biện pháp tổ chức thực hiện
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
Phần kết thúc: Nêu rõ ý nghĩa, tầm quan trọng của đề án; khó khăn,
thuận lợi và triển vọng đạt được về các mặt kinh tế, chính trị, quản lý.
Nơi nhận:
- ………………. ;
- Lưu VT.

Tuesday, January 9, 2018

QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ NGƯỜI KÝ
72

24


1/9/2018

Kỹ thuật soạn thảo và trình bày quyết định
1. Khái niệm quyết định hành chính

Quy định chế độ, chính sách, quy định trong
nội bộ tổ chức.
Quyết định về công tác tổ chức nhân sự

Quyết định về hoạt động sản xuất, kinh
doanh

Kỹ thuật soạn thảo và trình bày quyết định
2. Thẩm quyền ban hành quyết định hành chính

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức

Kỹ thuật soạn thảo và trình bày quyết định
3. Cấu trúc của quyết định hành chính

Căn cứ ban hành
Nội dung điều chỉnh

25