GIÁO TRÌNH VĂN THƯ LƯU TRỮ 2

Lưu trữ
ISO 9001:2008

Tài liệu cho KQHT 5:




Luật Lưu trữ
Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ
và Uỷ ban nhân dân các cấp



Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24/10/2011 quy định thời hạn bảo quản
tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND các tỉnh, TP thuộc TW


Tài liệu cho KQHT 5 (tt)
ISO 9001:2008

 Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy

định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến
trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức
 Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư
và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành bản Hướng dẫn chỉnh lý tài
liệu hành chính
 Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08/11/2011 quy định quản lý
hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của HDND và UBND xã,

phường, thị trấn
 Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009 của Cục Văn thư
và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành
 Quy trình “Chỉnh lý tài liệu giấy” theo TCVN ISO 9001:2000


Lưu trữ

ISO 9001:2008

Lưu

trữ là một thuật ngữ có nguồn gốc từ tiếng Hy Lạp “Arch”,
dùng để chỉ nơi làm việc của chính quyền. Về sau dùng để chỉ ngôi nhà
bảo quản tài liệu.
Hiểu theo nghĩa rộng thì “Lưu trữ” có nghĩa là lưu lại, giữ lại. Đối
với công văn giấy tờ thì lưu trữ có nghĩa là lưu lại, giữ lại các văn bản giấy
tờ của các cơ quan, đoàn thể, cá nhân để làm bằng chứng tra cứu khi cần
thiết


ISO 9001:2008

Công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ là việc giữ lại và tổ chức khoa học những tài liệu
có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan,
tổ chức, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết.

ISO 9001:2008

Lưu trữ cơ
quan

Lưu trữ lịch sử


ISO 9001:2008

Lưu trữ cơ quan là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài
liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức.


ISO 9001:2008

Lưu trữ lịch sử là cơ quan thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài
liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn được tiếp nhận từ Lưu trữ
cơ quan và từ các nguồn khác.


ISO 9001:2008

Lưu trữ cơ quan


ISO 9001:2008

Lưu trữ lịch sử

Chức năng của hoạt động lưu trữ
ISO 9001:2008

Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động của nhà nước, thực hiện
hai chức năng chủ yếu sau:
- Chức năng bảo quản tài liệu lưu trữ.
- Chức năng tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ


ISO 9001:2008

Tài liệu lưu trữ

Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình
hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực
tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ.


ISO 9001:2008

Tài liệu lưu trữ

Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không
còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.


ISO 9001:2008

Đặc điểm của tài liệu lưu trữ

Tài liệu lưu trữ luôn chứa đựng các thông tin quá khứ, chúng luôn
phản ánh một cách trung thực những thành quả đấu tranh, lao
động sáng tạo của con người qua nhiều giai đoạn lịch sử khác nhau


ISO 9001:2008

Đặc điểm của tài liệu lưu trữ

Tài liệu lưu trữ có tính chính xác cao, vì tài liệu lưu trữ là bản gốc,
bản chính hoặc bản sao có giá trị như bản chính


ISO 9001:2008

Đặc điểm của tài liệu lưu trữ

Tài liệu lưu trữ là những sản phẩm phản ánh trực tiếp hoạt động
của cơ quan, chứa đựng nhiều bí mật Quốc gia.


ISO 9001:2008

Phân loại tài liệu lưu trữ
T/l hành chính

T/l khoa học kĩ

T/l nghe nhìn

thuật

T/l văn học nghệ
thuật


ISO 9001:2008

Phân loại tài liệu lưu trữ

** Tài liệu hành chính
Là loại hình tài liệu có nội dung phản ánh các hoạt động về tổ chức
và quản lý của các cơ quan trên các mặt kinh tế, chính trị, văn hoá,
khoa học và các lĩnh vực hoạt động khác


ISO 9001:2008

 ..


ISO 9001:2008

Phân loại tài liệu lưu trữ

** Tài liệu khoa học kỹ thuật
Là loại hình tài liệu phản ánh các công trình nghiên cứu khoa học

và ứng dụng các thành tựu khoa học kỹ thuật vào thực tiễn sản
xuất


ISO 9001:2008

Phân loại tài liệu lưu trữ

** Tài liệu văn học nghệ thuật
Là loại hình tài liệu phản ánh các hoạt động sáng tác văn học, nghệ
thuật của các nhà văn, nhà thơ, nghệ sĩ


ISO 9001:2008

Tài liệu nghe nhìn

Tài liệu nghe nhìn là loại tài liệu đặc biệt cả về hình thức lẫn nội
dung mang tin, loại tài liệu này bao gồm:
 Tài liệu ảnh
 Tài liệu phim điện ảnh
 Tài liệu ghi âm
 Tài liệu ghi hình và ghi âm
(máy chiếu phim)


ISO 9001:2008

Tài liệu nghe nhìn

 Tài liệu ảnh
Là loại tài liệu tượng hình dùng ánh sáng, màu sắc và các phương
tiện kỹ thuật nhiếp ảnh để ghi và làm tái hiện lại các sự kiện, hiện
tượng xảy ra ở một thời điểm trong xã hội và tự nhiên trên các bức
ảnh rời lẻ.


ISO 9001:2008

Tài liệu nghe nhìn

 Tài liệu phim điện ảnh

Là loại tài liệu bằng hình ảnh động hay tài liệu nghe nhìn trên phim
nhựa dùng để ghi và làm tái hiện các sự kiện, các hiện tượng xảy
ra bằng các phương tiện kỹ thuật điện ảnh, các hình ảnh được sắp
xếp liên tục với nhau khi cho chúng chạy qua máy chiếu phim


ISO 9001:2008

Tài liệu nghe nhìn

 Tài liệu ghi âm
Là tài liệu mang nội dung thông tin bằng âm thanh (bài nói, âm
nhạc; tiếng động)


ISO 9001:2008

Tài liệu nghe nhìn

 Tài liệu ghi hình và ghi âm
Là tài liệu mang thông tin bằng âm thanh và hình ảnh được ghi lại
trực tiếp bằng hệthống ghi hình trên băng từ hoặc đĩa laze.