Tổng quan về Quản lý văn thư lưu trữ

TNG QUAN
CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ
Chuyên đề I

CÔNG TÁC
VĂN THƯ-LƯU TRỮ
Đặc điểm chung: có cùng 1 đối tượng “văn
bản, giấy tờ”
=> Công tác văn thư và công tác lưu trữ là hoạt
động gắn liền với văn bản, giấy tờ hình thành
trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức

HOẠT ĐỘNG NGHIỆP VỤ
LƯU TRỮ
1. Lựa chọn, bổ sung tài
liệu (thu thập, xác định
giá trị, chỉnh lý)
2. Bảo quản tài liệu (kho
tàng, kỹ thuật bảo quản,
tu bổ phục chế, bảo
hiểm)
3. Tổ chức sử dụng tài
liệu (xây dựng hệ thống
công cụ tra cứu, sử dụng
tài liệu)
VĂN THƯ
1. Soạn thảo (xây dựng)
và ban hành văn bản
2. Quản lý văn bản


Quản lý văn bản đi

Quản lý văn bản đến

Lập hồ sơ và nộp lưu hồ
sơ vào lưu trữ cơ quan
3. Quản lý và sử dụng
con dấu

HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ
NỘI DUNG
QUẢN LÝ
TRÁCH NHIỆM
QUẢN LÝ

I. NỘI DUNG QUẢN LÝ
VĂN THƯ-LƯU TRỮ
1. Xây dựng cơ chế chính sách (quy hoạch, kế
hoạch, nhiệm vụ chiến lược, đề án, dự án, văn
bản quản lý chỉ đạo: văn bản quy phạm pháp
luật, văn bản hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ
văn thư-lưu trữ
2. Tổ chức triển khai thực hiện cơ chế chính sách
3. Thanh tra, kiểm tra việc thi hành
4. Quản lý thống nhất tài liệu lưu trữ quốc gia
5. Nghiên cứu và ứng dụng khoa học, công nghệ
6. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ
7. Hợp tác về văn thư-lưu trữ

1. Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước thuộc Bộ Nội vụ có

nhiệm vụ giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ:
a) Thực hiện chức năng quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ
trong phạm vi cả nước
b) Quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia
c) Thực hiện một số dịch vụ công theo quy định của pháp
luật
II. TRÁCH NHIỆM QUẢN LÝ CÔNG TÁC
VĂN THƯ-LƯU TRỮ

2. Chi cục Văn thư-Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ (Thông
tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010): giúp Giám
đốc Sở Nội vụ tham mưu cho UBND tỉnh:
a) Quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ ở địa
phương
b) Thực hiện nhiệm vụ của Lưu trữ lịch sử tỉnh
(Hướng dẫn cơ quan, tổ chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu
giao nộp vào lưu trữ;thu thập; phân loại, chỉnh lý,
xác định giá trị, thống kê; bảo vệ, bảo quản;tu bổ
phục chế; phục vụ sử dụng; thực hiện một số dịch vụ
công về lưu trữ).
II. TRÁCH NHIỆM QUẢN LÝ CÔNG TÁC
VĂN THƯ-LƯU TRỮ

3. Cán bộ chuyên trách thuộc Phòng Nội vụ: giúp
UBND huyện quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ ở
địa phương theo phân cấp của tỉnh với các nhiệm vụ
sau:
1. Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện chế độ, quy định
về VTLT đối với các cơ quan, tổ chức ở cấp huyện và
xã

2. Thực hiện chế độ báo cáo thống kê về VTLT
3. Sơ kết, tổng kết công tác VTLT
4. Quản lý tài liệu lưu trữ của cấp huyện theo
hướng dẫn của Sở NV
5. Thực hiện một số dịch vụ công về VTLT.
II. TRÁCH NHIỆM QUẢN LÝ CÔNG TÁC
VĂN THƯ-LƯU TRỮ

4. Phòng Văn thư-Lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ giúp
Chánh VP tham mưu cho Bộ trưởng, thủ trưởng cơ
quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ:
a) Quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan và
các đơn vị trực thuộc Bộ;
b) Thực hiện nhiệm vụ của Văn thư cơ quan;
c) Thực hiện nhiệm vụ của Lưu trữ cơ quan.
Tại Tổng cục, cục (và tổ chức tương đương); đơn
vị sự nghiệp, tổ chức kinh tế nhà nước tùy theo
khối lượng công việc mà thành lập phòng, tổ
hoặc bố trí công chức văn thư, lưu trữ cho phù
hợp (gọi tắt là Văn thư cơ quan hoặc Lưu trữ cơ
quan).
II. TRÁCH NHIỆM QUẢN LÝ CÔNG TÁC
VĂN THƯ-LƯU TRỮ

II. TRÁCH NHIỆM QUẢN LÝ CÔNG TÁC
VĂN THƯ-LƯU TRỮ
5. Tại mỗi cơ quan, tổ chức pháp nhân
Người đứng đầu: Quản lý, chỉ đạo công tác văn thư-lưu
trữ (ban hành văn bản, lập tổ chức, bố trí biên chế, cơ
sở vật chất, kinh phí)

Chánh VP có nhiệm vụ tham mưu giúp người đứng đầu
quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ (tổ chức xây
dựng văn bản và hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện
văn bản; Sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ; Tổ
chức bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ;Tổ chức
nghiên cứu khoa học và ứng dụng khoa học công nghệ
vào trong công tác văn thư-lưu trữ; trực tiếp tổ chức
thực hiện nhiệm vụ Văn thư cơ quan và nhiệm vụ của
Lưu trữ cơ quan).

II.TRÁCH NHIỆM QUẢN LÝ CÔNG TÁC
VĂN THƯ-LƯU TRỮ
Người đứng đầu đơn vị trong cơ quan (Vụ
trưởng/Trưởng phòng/Trưởng ban…):
a) Tổ chức thực hiện việc soạn thảo văn bản; kiểm tra và chịu
trách nhiệm về nội dung VB trình ký;
b) Tổ chức việc lập hồ sơ trong đơn vị;
c) Tổ chức bảo quản hồ sơ, tài liệu của đơn vị;
c) Tổ chức lựa chọn và giao nộp hồ sơ, tài liệu có giá trị
lưu trữ của đơn vị vào Lưu trữ cơ quan.
CBCCVC chuyên môn:
a) Soạn thảo văn bản;
b) Lập hồ sơ về việc được giao giải quyết;
c) Nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan khi đến hạn.

Văn thư cơ quan có nhiệm vụ:
1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
2. Trình, chuyển giao văn bản đến
3.Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
4.Tiếp nhận dự thảo văn bản đi trình người có thẩm

quyền xem xét, duyệt, ký ban hành
5. Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản đi;
6.Đăng ký, làm thủ tục phát hành văn bản đi
7. Lập và phục vụ sử dụng bản lưu văn bản đi
8.Quản lý sổ sách và CSDL đăng ký, quản lý văn bản;
làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường;
9.Bảo quản, sử dụng con dấu.
II.TRÁCH NHIỆM QUẢN LÝ CÔNG TÁC
VĂN THƯ-LƯU TRỮ

CHẾ ĐỘ ĐỐI VỚI CÁN BỘ LƯU TRỮ
3. Chế độ bồi dưỡng bằng hiện vật: thực hiện theo
hướng dẫn tại Công văn số 758/VTLTNN-TCCB ngày
13/11/2006 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Có 3
mức cho 1 ngày làm việc hoặc trên 4 giờ:
- 4.000,đ/ngày = 2/10 hộp sữa (tiếp xúc trực tiếp với tài liệu)
- 6.000, đ/ngày= 3/10 hộp sữa (tu bổ, vệ sinh, in
tráng phim ảnh )
- 8.000, đ/ngày=4/10 hộp sữa (khử trùng).
Chi phí này được hạch toán vào trong kinh phí chi
thường xuyên (đối đơn vị hành chính sự nghiệp) và
vào giá thành hoặc phí lưu thông (đối với đơn vị sản
xuất kinh doanh).

XIN CHÂN THÀNH CẢM ƠN