Slide bài giảng môn Hệ thống thông tin kế toán: Chương 1: Tổng quan

14/08/2017

HỌC PHẦN

HTTT KẾ TOÁN P3

v GV: NGUYỄN THANH TÙNG
v KHOA KTKT, TRƯỜNG ĐHCN TP.HCM, 2016

Giới thiệu giảng viên
• Họ tên: Nguyễn Thanh Tùng
• Học vị: Kỹ sư CNTT - ThS. Kế toán
• Email:
• Blog: www.faa.edu.vn/nguyenthanhtung

2

1


14/08/2017

Giới thiệu học phần
vTên học phần: HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ
TOÁN PHẦN 3
vMã học phần: 2127415
vSố tín chỉ: 2 (2,0,4)
vTrình độ đào tạo: Cử nhân Kế toán – Kiểm toán

3

Tài liệu học tập
vGiáo trình chính
§ Bộ môn HTTTKT, ĐH Công nghiệp TpHCM 2016,
Hệ thống thông tin kế toán P3.
vTài liệu tham khảo chính
§ Bộ môn HTTTKT, ĐH Kinh tế TP.HCM 2012, Hệ
thống thông tin kế toán tập 2, NXB Phương Đông.
§ Romney and Steinbart 2012, Accounting
Information Systems 12e, International Edition,
Pearson publisher.

4

2


14/08/2017

Đánh giá kết quả học tập
§ Điểm thường kỳ:
- Chuyên cần, bài ktra, tiểu luận (20%)
§ Thi giữa kỳ: tự luận (30%)
§ Thi cuối kỳ: tự luận (50%)
§ Thang điểm thi: Theo qui chế tín chỉ

5

Đề tài tiểu luận (5-7 SV/nhóm/đề tài)
1. Tổ chức HTTTKT chu trình doanh thu (bán hàng –
phải thu – thu tiền) tại công ty ABC.

2. Tổ chức HTTTKT chu trình chi phí (mua hàng – phải
trả - trả tiền) tại công ty ABC.
3. Tổ chức HTTTKT chu trình Sản xuất tại công ty ABC.
4. Tổ chức HTTTKT chu trình Tiền lương tại công ty
ABC.
5. Tổ chức HTTTKT chu trình TSCĐ tại công ty ABC.

6

3


14/08/2017

CHƯƠNG 1:

CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN
TRONG HỆ THỐNG THÔNG
TIN KẾ TOÁN

v GV: NGUYỄN THANH TÙNG
v KHOA KTKT, TRƯỜNG ĐHCN TP.HCM, 2016

Mục tiêu Chương 1
vHiểu cấu trúc và các thành phần của HTTTKT
vBiết các thành phần và chức năng của hệ
thống ERP
vBiết cách đọc và trình bày các chu trình kế
toán bằng các tài liệu kỹ thuật.

8

4


14/08/2017

Nội dung chương 1
Tổng quan về hệ thống thông tin kế
toán
Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh
nghiệp
Các tài liệu kỹ thuật mô tả hệ thống

9

2. Hệ thống thông tin kế toán
§ Hệ thống thông tin kế toán là một hệ thống thu
thập, xử lý, tổng hợp và lưu trữ dữ liệu nhằm cung
cấp các thông tin hữu ích liên quan đến kế toán,
tài chính, phục vụ cho việc ra quyết định.

10

5


14/08/2017

Các thành phần của HTTT – theo quy trình xử lý

11

Các thành phần của HTTT – theo cấu trúc vật lý

12

6


14/08/2017

Hệ thống dữ liệu đầu vào
Lưu trữ

Dữ liệu
đầu vào

Xử lý

Thông tin
đầu ra

Kiểm soát

Kiểm soát

vHệ thống chứng từ kế toán
vHệ thống tài khoản kế toán
vHệ thống các đối tượng quản lý chi tiết

Dữ liệu thu thập chỉ một lần, tránh trường hợp ghi nhận
thông tin dữ liệu quá thừa hoặc quá thiếu.
13

Hệ thống xử lý
Lưu trữ

Dữ liệu
đầu vào

Xử lý

Thông tin
đầu ra

Kiểm soát

Kiểm soát

vQuy trình luân chuyển chứng từ.
vCách thức nhập liệu, khai báo, cập nhật dữ liệu.
vQuy trình kỹ thuật xử lý các NVKTPS.
vPhương thức xử lý.
14

7


14/08/2017

Hệ thống lưu trữ
vHệ thống chứng từ, sổ
sách kế toán trong hệ
thống kế toán thủ công.

Sổ sách
Kế toán

vCác tập tin, bảng tính
lưu trữ dữ liệu trong
môi trường máy tính.

Chứng từ
kế toán

DataBase

15

Hệ thống kiểm soát
Lưu trữ

Dữ liệu
đầu vào

Xử lý
Kiểm soát

vQuy định,
vThủ tục,

vChính sách kế toán

Thông tin
đầu ra

Kiểm soát

Đảm bảo

Thông tin
trung thực,
hữu ích

16

8


14/08/2017

Hệ thống thông tin đầu ra
Lưu trữ

Dữ liệu
đầu vào

Xử lý

Thông tin
đầu ra

Kiểm soát

Kiểm soát

vHệ thống Báo cáo tài chính
vHệ thống Báo cáo quản trị
vHệ thống Sổ sách kế toán

17

Chức năng của hệ thống thông tin kế toán
Hỗ trợ thực
hiện và quản
lý các hoạt
động
Thiết lập hệ
thống kiểm
soát nội bộ

Hỗ trợ ra các
quyết định
quản trị

Cung cấp các
báo cáo cho
các đối tượng
sử dụng bên
ngoài DN

Hoạch định
và kiểm soát
18

9


14/08/2017

Vai trò của HTTT kế toán trong chuỗi giá trị của doanh nghiệp

vGia tăng chất lượng và giảm chi phí sản phẩm
hoặc dịch vụ.
vGia tăng hiệu quả chuỗi giá trị, cung cấp thông
tin kịp thời, giá trị hơn.
vGia tăng kiểm soát nội bộ, dẫn đến kiểm soát
chuỗi giá trị.
vGia tăng đưa ra quyết định.
vGia tăng cạnh tranh doanh nghiệp và hợp tác.

19

3. HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH
NGHIỆP (ERP)
vGiới thiệu ERP
vCác thành phần của hệ
thống ERP
vCác chức năng chính
của hệ thống ERP
vCác mô hình phát triển

ERP
vLợi ích và khó khăn khi
doanh nghiệp triển khai
hệ thống ERP

20

10


14/08/2017

Giới thiệu ERP

21

Các thành phần của hệ thống ERP

22

11


14/08/2017

Các chức năng chính của hệ thống ERP

23

•

•
•
•
•
•
•
•

V.v

Tài chính
&Kế toán
Kế toán tài
chính
Kiểm soát
chi phí
Trung tâm
chi phí
Tính giá
thành SP
Đo
lường/đánh
giá thực hiện
hoạt động

•
•

Hoạt động
KhHàng

Xử lý đặt
hàng
Chuẩn bị
giao hàng
V.v

•
•
•
•
Bán hàng và
phân phối (sale
&distribution)

•

Thực hiện theo
dõi v/chuyển
Lịch trình gi.hàng
Lập hóa đơn
Xử lý trả lại
hàng/giảm giá
V.v
Quản trị HTK

Tài chính và kế
toán ( Financial &
Accounting)

(Materials

Management)

Cơ sở dữ liệu
trung tâm

Quản trị sản
xuất

Quản trị dự án
(Project
Management)

Quản trị nguồn
nhân lực (Human
Resources)

Quản trị chất
lượng (Quality
Management)

Quản trị NVL
Mua hàng
Hàng tồn kho
Kho hàng
Đánh giá
người c.cấp
KH sản xuất
v.v

Lập KH SX và

quản trị hoạt
động sản xuất

Quản trị nguồn nhân lực
• KH tuyển dụng/huấn luyện
• Tính lương, thưởng
• XD sơ đồ tổ chức DN
• Mô tả công việc/phân tích th.hiện c.việc
V.v

12


14/08/2017

Các mô hình phát triển ERP

25

Màn hình chính ERP “SAP”

26

13


14/08/2017

Màn hình chính ERP “Microsoft AX 2012”

27

Màn hình chính AMIS

28

14


14/08/2017

4. Các tài liệu kỹ thuật mô tả hệ thống
Lưu đồ (Flow chart)

Sơ đồ (Diagram)
Đặt hàng chưa thanh toán

Đặt hàng

Hàng và giao hàng

Nhà cung cấp

Người bán

Thông tin nhận
hàng

1.0
Xử lý đặt hàng

2.1
Chấp nhận
giao hàng

Hàng & thông tin
giao hàng

2.1
Đếm, kiểm
tra hàng

Hàng & nhập kho

Hàng tồn kho

3.0
Xử lý chấp nhận hóa
đơn & theo dõi công nợ

Kho hàng
Nhập kho

29

4.1. Lưu đồ (Flow chart)
vLưu đồ là hình vẽ mô tả quy trình luân chuyển dữ
liệu, thông tin hoặc trình tự các hoạt động xử lý
trong hệ thống thông tin.
§ Lưu đồ chương trình

§ Lưu đồ hệ thống
§ Lưu đồ chứng từ

30

15


14/08/2017

Lưu đồ chứng từ
vLưu đồ chứng từ là
lưu đồ mô tả quá
trình luân chuyển của
chứng từ và thông tin
giữa các vùng trách
nhiệm của một tổ
chức (một hệ thống).

31

4.1. Lưu đồ chứng từ

Phương thức truyền dữ liệu
Các đối tượng bộ phận liên quan
Phương thức xử lý
Phương thức và tính chất lưu trữ

32

16


14/08/2017

Các ký hiệu vẽ Lưu đồ
Lưu ý: Các ký hiệu vẽ được mô tả theo các ký hiệu trong
phần mềm Visio 2010

33

Các ký hiệu vẽ Lưu đồ (tt)
More Shapes/ Business/ Business Process/ Audit Diagram Shapes

34

17


14/08/2017

Các ký hiệu vẽ Lưu đồ thông dụng
1. Ký hiệu Dữ liệu

Sổ sách, Nhật ký
của hệ thống

Chứng từ,
Báo cáo

Chứng từ,
Báo cáo

35

2. Ký hiệu xử lý

Xử lý
tự động

Xử lý
Xử lý
Xử tự
lý động
tự động
tự động

Quyết
định

Xử lý
Xử
lý
thủ
Xử lý công
thủ công
thủ công

Xử lý
thủ công

36

18


14/08/2017

3. Ký hiệu lưu trữ

Lưu trữ trên
Ổ đĩa cứng

Lưu trữ trên
Database

Lưu trữ ra các
phương tiện
bên ngoài

37

4. Ký hiệu đường luân chuyển
Điểm nối trong
trang lưu đồ

Đường luân
chuyển

Nối sang trang

Bắt đầu/kết thúc
(Người/bộ phận gửi/nhận
thông tin)

38

19


14/08/2017

5. Ký hiệu khác
Nhập liệu từ bàn phím, cần gạt, máy quét,…

Hiển thị thông tin ra màn hình chứ không in ra
giấy.
Lưu trữ chứng từ
A: Phân loại theo tên chứng từ
D: Phân loại theo ngày chứng từ
N: Phân loại theo số chứng từ hay STT

39

Lưu ý: Cách sử dụng các ký hiệu
vChiều thông thường của lưu đồ từ trái sang phải, từ
trên xuống dưới.
vMũi tên nên dùng trong trường hợp hướng luân
chuyển trong lưu đồ là ngược chiều thông thường.
vMỗi ký hiệu xử lý nên nối với một ký hiệu đầu vào và

ký hiệu đầu ra của xử lý.

40

20


14/08/2017

4.2. Sơ đồ dòng dữ liệu (Data Flow Diagram – DFD)
vDFD là hình vẽ mô tả luân chuyển dữ liệu trong hệ
thống. Nó được dùng để lập hồ sơ cho hệ thống
đang tồn tại hoặc để lập kế hoạch hay thiết kế cho
hệ thống mới.
vDFD thường được chia thành nhiều cấp độ
vMột DFD được cấu tạo bởi 4 thành phần cơ bản:
§ Nguồn, đích dữ liệu
§ Luân chuyển dữ liệu
§ Xử lý
§ Lưu trữ dữ liệu

41

Vd: DFD xử lý nhận hàng chu trình Chi phí
Đặt hàng chưa thanh toán

Đặt hàng

Hàng và giao hàng

Nhà cung cấp

Người bán

Thông tin nhận
hàng

1.0
Xử lý đặt hàng

2.1
Chấp nhận
giao hàng

Hàng & thông tin
giao hàng

2.1
Đếm, kiểm
tra hàng

Hàng & nhập kho

Hàng tồn kho

3.0
Xử lý chấp nhận hóa
đơn & theo dõi công nợ

Kho hàng

Nhập kho

42

21


14/08/2017

Các ký hiệu vẽ sơ đồ

Nguồn/Đích
Dữ liệu

Xử lý

Dữ liệu luân
chuyển

Dữ liệu luân
chuyển

Dữ liệu lưu trữ
43

4.3. Cơng cụ vẽ
vCơng cụ Drawing – MS.Word
vPhần mềm MS.Visio 2010/2013/2016

44

22


14/08/2017

Bài tập: Vẽ lưu đồ chứng từ, sơ đồ dòng dữ liệu
“Quy trình chi ền” tại công ty Vina
Bộ phận có nhu cầu thanh toán sẽ lập Giấy đề nghị chi,
sau đó trình giám đốc ký duyệt.
Căn cứ vào Giấy đề nghị đã được sự đồng ý của giám đốc,
kế toán thanh toán sẽ kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ
rồi lập Phiếu Chi (2liên) và chuyển cho kế toán trưởng hay
giám đốc ký duyệt.
Khi Phiếu Chi đã được ký duyệt sẽ chuyển đến cho thủ
quỹ để thủ quỹ làm thủ tục chi ền. Sau đó kế toán thanh
toán lưu Phiếu Chi liên 1 theo số chứng từ, liên 2 gửi cho
khách hàng.

45

BÀI TẬP

Căn cứ vào thông báo gửi hàng qua điện
thoại từ phòng kinh doanh, bộ phận gửi hàng
chuẩn bị việc giao hàng, lập báo gởi hàng
gồm 2 liên. Liên 1 cùng với hàng hoá được
gởi đến khách hàng. Liên 2 được chuyển đến
bộ phận lập HĐ để lập hoá đơn gồm 3 liên.
Liên 2 hoá đơn bán hàng được gởi đến khách

hàng, liên 3 chuyển cho kế toán, liên 1 lưu tại
bộ phận lập hoá đơn theo số hóa đơn. Khi
nhận hóa đơn bán hàng, kế toán ghi sổ và lưu
hóa đơn bán hàng theo tên của khách hàng.
46

23