Slide bài giảng môn Hệ thống thông tin kế toán: Tổ chức

14/08/2017

CHƯƠNG 3:
TỔ CHỨC CSDL KẾ TOÁN
TỔ CHỨC HTTT KẾ TOÁN

Mục tiêu chương
vNhận diện được các nhân tố chi phối đến
việc tổ chức HTTTKT
vHiểu biết các nội dung trong việc tổ chức
HTTTKT từ đầu vào – xử lý – đầu ra.
vCó thể ứng dụng vào tổ chức HTTTKT cho
các chu trình kế toán ở mức cơ bản.

1


14/08/2017

Nội dung
1. Các nhân tố chi phối đến tổ chức hệ
thống thông tin kế toán.
2. Phân tích nhu cầu thông tin kế toán trong
chu trình.
3. Tổ chức dữ liệu đầu vào.
4. Tổ chức quá trình xử lý, lưu trữ dữ liệu.
5. Tổ chức hệ thống thông tin đầu ra.
6. Tổ chức bộ máy kế toán.

1. Các nhân tố chi phối
vNhân tố về ứng dụng khoa học công nghệ

trong công tác kế toán của doanh nghiệp
vNhân tố môi trường pháp lý
vNhân tố tổ chức bộ máy quản lý của
doanh nghiệp
vNhân tố về tổ chức sản xuất kinh doanh
của doanh nghiệp
vNhân tố về trình độ năng lực quản lý và
người lao động trong doanh nghiệp

2


14/08/2017

2. Phân tích nhu cầu thông tin kt
vThông tin trung thực, hợp lý và đáng tin
cậy
vCăn cứ đặc điểm hoạt động của dn, xác
định các đối tượng cần sử dụng thông tin
vTổng hợp, phân loại, loại trừ các nội dung
trùng lắp và sắp xếp thông tin theo các
tiêu thức

3. Tổ chức dữ liệu đầu vào
1. Tổ chức dữ liệu cho các đối tượng kế
toán, đối tượng quản lý chi tiết
2. Tổ chức dữ liệu cho các hoạt động

3

14/08/2017

1.Tổ chức dữ liệu cho các đối tượng
kế toán, đối tượng quản lý chi tiết
vĐối tượng kế toán trong doanh nghiệp là gì?
vMỗi đối tượng kế toán cần được quản lý chi
tiết ra sao?
vCần thu thập dữ liệu nào của từng đối tượng kế
toán?
vMức độ chi tiết của dữ liệu cần thu thập?
vPhương pháp tính toán cần được sử dụng?

2.Tổ chức dữ liệu cho các hoạt động
vCác hoạt động kinh tế phát sinh lặp đi lặp
lại trong suốt quá trình kinh doanh của DN
được gọi là các sự kiện kinh tế.
vMột hoạt động kinh tế phát sinh sẽ được thu
thập dữ liệu về tên hoạt động, nguồn lực và
đối tượng thực hiện, thời gian và địa điểm
xảy ra hoạt động.
Bằng cách nào để
nhận diện các hoạt
động và thông tin liên
quan 1 cách đầy đủ?

4


14/08/2017

è Phương pháp thực hiện
Áp dụng phương pháp phân tích hoạt động
theo chu trình kết hợp với mô hình REAL

Vị trí
(Location)

Đối tượng
liên quan
(Agent)

Hoạt động
(Event)

Nguồn lực
(Resources)

Các thành phần của mô hình REAL
vHoạt động (Event): là các sự kiện kinh tế
thực hiện trao đổi các nguồn lực của
doanh nghiệp. Một hoạt động kinh tế luôn
đi kèm với một hoạt động kinh tế khác
trong quá trình trao đổi đó.
vNguồn lực (Resources): là các đối tượng
được kiểm soát bởi doanh nghiệp, có giới
hạn và tạo ra lợi ích khi sử dụng như hàng
hóa, tiền, tài sản cố định,… hoặc dưới góc
độ của kế toán xử lý thông tin thì nguồn
lực chính là các đối tượng kế toán.

5


14/08/2017

Các thành phần của mô hình REAL
vĐối tượng liên quan (Agent): là các cá
nhân bên trong doanh nghiệp ở tất cả các
phòng ban và các đối tượng bên ngoài như
khách hàng, nhà cung cấp, nhà đầu tư,…
vVị trí (Locations): là vị trí của sự kiện xảy
ra, vị trí nguồn lực lưu trữ hay vị trí của
các tác nhân tham gia mà doanh nghiệp
cần thu thập và lưu trữ thông tin về những
vị trí này.

è 3 nhóm nội dung cần tổ chức
thu thập dữ liệu
vNhóm các nội dung gắn liền với từng loại
hoạt động: tên hoạt động, thời gian phát
sinh và các nội dung theo yêu cầu của
hoạt động đó;
vNhóm các nội dung liên quan đến các đối
tượng cần quản lý chi tiết để phản ánh cho
nhiều hoạt động: cá nhân, bộ phận, nguồn
lực (khách hàng, nhà cung cấp,…);
vNhóm các nội dung phản ánh các đối
tượng kế toán (tài sản, nợ phải trả, vốn,
doanh thu, chi phí…) liên quan đến các

hoạt động.

6


14/08/2017

Các ký hiệu sử dụng

Thực thể

Thuộc tính
của thực thể

Thuộc tính
khóa

vThực thể: thực thể sự kiện,
thực thể nguồn lực, thực thể
tác nhân, thực thể vị trí.
vThuộc tính của thực thể: là
những thông tin mô tả chi tiết
về thực thể.
vThuộc tính khóa: là thuộc tính
xác định của thực thể, phải
duy nhất và không trùng lắp
(còn gọi là khóa chính).

Nguyên tắc chung mô tả mô hình
REAL

vNguyên tắc 1: mỗi thực thể sự kiện phải liên
kết ít nhất 1 thực thể nguồn lực kinh tế.
vNguyên tắc 2: mỗi thực thể sự kiện phải liên
kết tới 2 tác nhân tham gia.
vNguyên tắc 3: mỗi thực thể sự kiện phải liên
kết ít nhất 1 thực thể sự kiện khác.

7


14/08/2017

Nguyên tắc chung mô tả mô hình
REAL
Tác nhân bên
trong

Nguồn lực
Sự kiện
Vị trí
(nếu cần)

Tác nhân bên
ngoài (nếu cần)

Nguồn lực

Tác nhân bên
trong
Sự kiện

Vị trí
(nếu cần)

Tác nhân bên
ngoài (nếu cần)

Các bước phân tích và xây dựng mô
hình REAL
v Bước 1: Tìm hiểu đặc thù hoạt động kinh doanh
của doanh nghiệp.
v Bước 2: Xem xét quy trình xử lý kinh doanh và
xác định các sự kiện quan trọng cần thu thập và
lưu trữ thông tin, trình tự thực hiện.
v Bước 3: Phân tích mỗi sự kiện nhận diện ở bước 2
để xác định các nguồn lực, đối tượng liên quan, vị
trí.
v Bước 4: mô tả các thực thể đã nhận diện được ở
bước 3.
v Bước 5: Vẽ mô hình REAL

8


14/08/2017

4. Tổ chức quá trình xử lý,
lưu trữ dữ liệu
vTổ chức quy trình lập và luân chuyển
chứng từ.

vTổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế
toán.
vTổ chức vận dụng hệ thống sổ sách và
hình thức kế toán.

5. Tổ chức hệ thống thông tin đầu ra
vHệ thống báo cáo tài chính
vHệ thống báo cáo quản trị
§ Báo cáo hoạt động
§ Báo cáo các đối tượng, nguồn lực

9


14/08/2017

6. Tổ chức bộ máy kế toán
vCăn cứ tổ chức bộ máy kế toán.
§ Cơ cấu tổ chức quản lý của doanh nghiệp
§ Khối lượng công việc kế toán
§ Đặc điểm và định hướng ứng dụng công nghệ
thông tin trong doanh nghiệp
vTổ chức cơ cấu nhân sự kế toán và phân
công công tác.
vPhân quyền truy cập hệ thống.

6. Tổ chức bộ máy kế toán
vTổ chức cơ cấu nhân sự kế toán và phân
công công tác.
§ Tổ chức cơ cấu phòng kế toán: Dựa theo các

đối tượng kế toán hay nhóm đối tượng cùng
loại; Dựa theo các hoạt động kinh doanh hoặc
theo chu trình kinh doanh
§ Phân công nhân sự cho từng phần hành kế
toán
vPhân quyền truy cập hệ thống.

10