Khảo sát và đánh giá thực trạng tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng tại Tổng công ty May 10 CTCP (bài môn doanh nghiệp)

MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong xu thế hội nhập và trong nền kinh tế thị trường cùng với sự cạnh tranh
gay gắt như hiện nay các doanh nghiệp muốn đứng vững và phát triển sản xuất phải
luôn nâng cao chất lượng sản phẩm, giảm chi phí sản xuất, nâng cao uy tín nhằm đạt
mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận. Để quản lý quá trình sản xuất kinh doanh có hiệu quả
các doanh nghiệp phải sử dụng hàng loạt các công cụ khác nhau. Một trong những
công cụ quan trọng không thể thiếu trong bất kỳ doanh nghiệp nào dù lớn hay nhỏ là
công tác văn phòng. Văn phòng là cửa ngõ của một cơ quan, tổ chức bởi vì văn phòng
vừa có mối quan hệ đối nội vừa có mối quan hệ đối ngoại thông qua hệ thống văn bản
đi, văn bản đến, văn bản nội bộ. Đồng thời các hoạt động tham mưu tổng hợp, hậu cần
cũng liên quan trực tiếp đến đơn vị phòng ban trong tổ chức và với vị trí hoạt động đa
dạng đó văn phòng được gọi là phòng văn, phòng vệ, phòng ở của các nhà quản trị. Vì
vậy với tư cách là công cụ quản lý quan trọng cần thiết bộ phận văn phòng càng được
khai thác tối đa sức mạnh và linh hoạt nhằm hỗ trợ đắc lực cho công tác quản lý của
nhà quản trị.
Chính những vai trò quan trọng đó mà công tác văn phòng, đặc biệt là việc tổ
chức nghiệp vụ công tác văn phòng ngày càng được các doanh nghiệp quan tâm chú
trọng hơn. Xong trên thực tế, liệu rằng sự quan tâm đó có đúng mức và các nghiệp vụ
công tác văn phòng có được thực hiện tốt hay không?
Chính vì vậy, qua học phần "Quản trị văn phòng doanh nghiệp" cùng việc khảo
sát thực tế, em lựa chọn đề tài "Khảo sát và đánh giá thực trạng tổ chức nghiệp vụ
công tác văn phòng tại Tổng công ty May 10 - CTCP" để thực hiện nhằm làm sáng
tỏ hơn nữa về thực trạng tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng và có cái nhìn khách
quan hơn nữa về vai trò của các nghiệp vụ văn phòng trong doanh nghiệp hiện nay.
2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Cơ sở lý luận về văn phòng và các nghiệp vụ văn phòng
- Nghiên cứu lịch sử hình thành và phát triển, cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm
vụ của công ty.
- Thực trạng về tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng tại Tổng công ty May 10
- Đưa ra một số kiến nghị nhằm củng cố hoàn thiện và nâng cao hơn nữa hiệu

quả của tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng tại công ty.
3. Mục tiêu nghiên cứu
- Tìm hiểu chung về văn phòng và các nghiệp vụ công tác văn phòng
- Khảo sát, đánh giá thực trạng tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng tại Tổng
công ty May 10 để thấy được những điểm mạnh cũng như những điểm yếu còn tồn tại
1


và từ đó đề xuất những kiến nghị nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả tổ chức nghiệp vụ
công tác văn phòng tại công ty.
4. Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp thu thập thông tin trực tiếp: quan sát
- Phương pháp thu thập thông tin gián tiếp: phân tích và tổng hợp số liệu;
+ Nghiên cứu tài liệu, tư liệu tham khảo;
+ Nguồn tin từ mạng Internet.
5. Đóng góp của đề tài
- Đề tài nghiên cứu giúp tăng thêm sự hiểu biết nhất định về văn phòng và tổ
chức các nghiệp vụ công tác văn phòng
- Tìm ra một số ưu điểm, khuyết điểm trong tổ chức nghiệp vụ văn phòng
- Đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả tổ chức nghiệp vụ công
tác văn phòng tại công ty.
6. Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu và kết luận, đề tài được kết cấu gồm có 3 chương:
Chương 1. Khái quát chung về Tổng công ty May 10-CTCP và văn phòng tại
Tổng công ty
Chương 2. Thực trạng tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng tại Tổng công ty
May 10 - CTCP
Chương 3. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức nghiệp vụ công
tác văn phòng tại Tổng công ty May 10 – CTCP

2


Chương 1
KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TỔNG CÔNG TY MAY 10-CTCP
VÀ VĂN PHÒNG TẠI TỔNG CÔNG TY
1.1. Khái quát chung về Tổng công ty May 10 – Công ty cổ phần
1.1.1. Giới thiệu chung về Tổng Công ty May 10
Tổng công ty May 10 là thành viên của Tổng công ty dệt may Việt Nam thuộc
bộ Công nghiệp. Cái tên may 10 đã trở nên rất quen thuộc với nhiều người tiêu dùng
Việt Nam. Kể từ ngày thành lập cho đến nay, Tổng công ty May 10 đã có 71 năm tồn
tại và phát triển. Tổng công ty ra đời trong thời kỳ kháng chiến chống Pháp năm
1946. Qua nhiều năm thay đổi mô hình tổ chức: từ các xưởng may quân trang ở chiến
khu Việt Bắc (1946) hợp nhất thành Xưởng May 10 (1952), đến năm 1961 đổi tên
thành xí nghiệp May 10, năm 1992 trở thành Công ty May 10, rồi chuyển đổi mô hình
hoạt động thành công ty cổ phần May 10 năm 2005 và từ năm 2010 đến nay May 10
tổ chức hoạt động với mô hình kết hợp: Tổng công ty may 10 – công ty Cổ phần.
- Tên công ty: Tổng Công ty May 10 – Công ty Cổ phần
- Tên giao dịch quốc tế: Garment 10 Corporation – Joint Stock Company
- Trụ sở chính: Sài Đồng – Long Biên – Hà Nội
- Email: ctmay10@garco10. com.vn;
- Người đại diện theo pháp luật: Nguyễn Thị Thanh Huyền – Tổng giám đốc
- Website: www.garco10.vn
- Loại hình công ty: Công ty cổ phần
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Tổng công ty May 10 – Công ty cổ phần
Chức năng kinh doanh chủ yếu của Tổng công ty là sản xuất và gia công hàng
may mặc xuất khẩu, đồng thời sản xuất hàng tiêu dùng trên thị trường nội địa. Sản
phẩm chính là áo sơ mi và áo jacket. Ngoài ra, tổng công ty còn sản xuất một số mặt
hàng khác theo đơn đặt hàng như quần âu, váy, quần sooc và áo sơ mi nữ....
Nhiệm vụ kinh doanh của Tổng công ty là khai thác hết khả năng của mình để

mở rộng sản xuất, mở rộng thị trường tiêu thụ trong nước cũng như thị trường xuất
khẩu. Sản xuất kinh doanh hàng may mặc theo kế hoahcj và quy định của Tổng công
ty dệt may Việt Nam và theo yêu cầu của thị trường. Từ đầu tư sản xuất, cung ứng đến
tiêu thụ sản phẩm, liên doanh liên kết với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước
nghiên cứu áp dụng công nghệ kỹ thuật tiên tiến đào tạo, bồi dưỡng cán bộ quản lý,
công nhân kỹ thuật có tay nghề cao.
3


1.1.3. Ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh của Tổng Công ty may 10
Ngành nghề kinh doanh chủ yếu của tổng công ty là sản xuất các sản phẩm may
mặc tiêu thụ trên thị trường nội địa và thị trường quốc tế. Hàng hóa đưa ra thị trường
nước ngoài chủ yếu theo con đường gia công toàn bộ sản phẩm hoặc bán thành phẩm
hoặc xuất khẩu trực tiếp. Các mặt hàng chủ yếu gồm: sơ mi nam, nữ các loại; veston
các loại; jacket các loại; quần âu dành cho nam nữ các loại; quần áo trẻ em.... Trong
đó, sơ mi nam là sản phẩm mũi nhọn của công ty, đem lại nguồn thu chủ yếu cho
Tổng công ty
Bên cạnh đó, lĩnh vực hoạt động kinh doanh của tổng công ty trong những năm
gần đây còn mở rộng sang: kinh doanh các mặt hàng thủ công mỹ nghệ, công nghiệp
thực phẩm và công nghiệp tiêu dùng; kinh doanh văn phòng, bất động sản, khách sạn,
nhà ở cho công nhân; đào tạo nghề và xuất, nhập khẩu trực tiếp.
1.1.4. Cơ cấu tổ chức của Tổng Công ty May 10 – CTCP
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Tổng công ty (Phụ lục 1)
Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận:
- Đại hội đồng cổ đông: Bao gồm tất cả cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ
quan có quyền quyết định cao nhất của Tổng công ty, nơi thông qua định hướng phát
triển của Tổng công ty, quyết định loại và tổng số cổ phần, quyết định sửa đổi bổ sung
Điều lệ công ty, thông qua báo cáo tài chính hàng năm
- Hội đồng quản trị: là cơ quan quản lý của tổng công ty, có toàn quyền nhân
danh Tổng công ty để quyết định các chiến lược và kế hoạch phát triển, quyết định

chào bán, mua lại cổ phần, quyết định các phương án, dự án đầu tư, trình báo cáo tài
chính hàng năm lên Đại hội đồng cổ đông.
- Ban kiểm soát: Do Đại hội cổ đông bầu ra thực hiện nhiệm vụ giám sát hội
đồn quản trị, Tổng giám đốc và Giám đốc điều hành trong việc quản lý, điều hành
Tổng công ty. Ban kiểm soát chịu trách nhiệm trước Đại hội cổ đông việc thực hiện
nhiệm vụ được giao.
- Cơ quan Tổng giám đốc: Là cơ quan có quyền và trách nhiệm cao nhất trong
doanh nghiệp, đứng đầu là Tổng Giám đốc, giúp việc cho Tổng giám đốc có Phó
Tổng Giám đốc và các giám đốc điều hành. Cơ quan tổng giám đốc chịu trách nhiệm
trước Tổng công ty, bộ và nhà nước về mọi hoạt động của doanh nghiệp.
- Khối lao động gián tiếp: Các phòng chức năng, ban quản lý bao gồm: Phòng
tổ chức hành chính, phòng tài chính kế toán, phòng kế hoạch, phòng marketing,
phòng đầu tư và một số phòng ban khác tuy có chức năng khác nhau nhưng gắn kết
với nhau để thực hiện nhiệm vụ chung của Tổng công ty
4


- Khối lao động trực tiếp: các xưởng sản xuất và các xưởng phụ trợ sản xuất.
Đây là nơi diễn ra các hoạt động sản xuất tạo ra sản phẩm của Tổng công ty. Các
xưởng may này thực hiện các nghiệp vụ như nhập nguyên phụ liệu, tổ chức cắt may,
là, gấp, đóng gói, nhận thành phẩm vào kho.
* Nhận xét chung về Tổng công ty May 10 - CTCP
Là một doanh nghiệp với ngành nghề kinh doanh đa dạng, tổng công ty may 10
đã không ngừng huy động sức mạnh cả về tài chính và nhân lực, xây dựng một bộ
máy tổ chức phù hợp nhằm gắn kết các cán bộ, nhân viên với nhiệm vụ của họ nhằm
thực hiện tốt những phương hướng, nhiệm vụ đã vạch ra đồng thời nâng cao được sức
cạnh tranh của Tổng công ty trên thị trường trong nội địa và quốc tế.
1.2. Khái quát chung về văn phòng Tổng công ty May 10 – CTCP
1.2.1. Khái niệm
Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan trong mỗi tổ chức là bộ máy điều

hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt
động quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật
chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức được thông suốt và hiệu quả.
Với khái niệm đó, tại Tổng công ty May 10, văn phòng chính là Phòng Tổ chức
Hành chính.
1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ
Phòng Tổ chức Hành chính của Tổng công ty May 10 có chức năng, nhiệm vụ sau:
* Chức năng: Đây là đơn vị tổng hợp vừa có chức năng giải quyết về nghiệp
vụ quản lý sản xuất kinh doanh, vừa làm nhiệm vụ về hành chính và xã hội; Quản lý
công tác cán bộ, lao động, tiền lương, hành chính, y tế, nhà trẻ, bảo vệ quân sự cùng
các hoạt động xã hội theo chính sách và luật pháp hiện hành.
* Nhiệm vụ:
- Công tác tổ chức nhân sự
Xây dựng mô hình tổ chức, chức năng nhiệm vụ các bộ phận trong cơ cấu tổ
chức phù hợp với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của đơn vị từng thời kỳ. Hướng dẫn
các đơn vị trong toàn Công ty xây dựng nhiệm vụ, quyền hạn các chức danh trong bộ
máy của đơn vị;

5


Lập và triển khai kế hoạch phát triển nguồn nhân lực, đào tạo nâng cao tay
nghề, chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ, công nhân viên toàn Công ty. Lập quy hoạch
đào tạo cán bộ kế cận theo cơ cấu tổ chức của Công ty;
Quản lý lưu trữ hồ sơ pháp lý của Công ty, hồ sơ cán bộ, công nhân viên và các
tài liệu liên quan đến công tác tổ chức;
Tham mưu giải quyết những vấn đề xung quanh việc tranh chấp lao động;
Tổng hợp, phân tích, đánh giá nguồn nhân lực về số lượng, chất lượng; đề xuất
phương án sử dụng lao động hiệu quả, phù hợp với tổ chức hoạt động sản xuất kinh
doanh của Công ty từng giai đoạn;

Thực hiện các chế độ chính sách của Nhà nước và Công ty đối với người lao
động: tuyển dụng lao động, đào tạo, khen thưởng - kỷ luật, nâng bậc lương, bảo hộ
lao động, nghĩa vụ quân sự, các chế độ bảo hiểm xã hội (ốm đau, thai sản, hưu trí...),
chính sách cán bộ (đề bạt, sắp xếp thuyên chuyển)...
Thực hiện chế độ bảo hiểm y tế, chăm lo sức khoẻ cho cán bộ, công nhân viên
trong toàn Công ty. Chịu trách nhiệm công tác khám sức khỏe định kỳ và ban đầu
theo quy định.
- Công tác tiền lương
Xây dựng kế hoạch quỹ tiền lương, đơn giá tiền lương toàn Công ty và các đơn
vị trực thuộc. Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế trả lương, thưởng của Công ty;
Hướng dẫn các đơn vị về nghiệp vụ tiền lương, xây dựng quy chế trả lương, thưởng
Chủ trì cùng các phòng chức năng tổ chức kiểm tra công tác quản lý lao động tài chính - tiền lương tại các đơn vị định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu.
- Công tác thanh tra, kiểm tra
Thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra trong công ty theo phân cấp;
Giải quyết đơn thư khiếu nại, thanh kiểm tra các vụ việc nội bộ được Ban Giám
đốc uỷ quyền.
- Công tác hành chính
Tổ chức công tác quản lý văn thư: luân chuyển, theo dõi, lưu trữ hệ thống công
văn đi - đến theo yêu cầu;
6


Quản lý và sử dụng con dấu theo qui định của Nhà nước và Công ty;
Quản lý đất đai, nhà xưởng, trang thiết bị văn phòng, hệ thống điện nước, thông
tin liên lạc của Công ty;
Phục vụ hành chính, phục vụ các buổi họp, tiếp khách đối ngoại. Vệ sinh ngoại
cảnh khu vực làm việc khối văn phòng;
Phối hợp với các đơn vị, chính quyền địa phương trong công tác bảo vệ an ninh
trật tự xã hội và tài sản của Công ty.
- Thực hiện một số công việc khác được Công ty giao.

1.2.3. Cơ cấu tổ chức [Phụ lục 2]
1.2.4. Nội dung công tác văn phòng
1.2.4.1. Điều hành công việc văn phòng
Điều hành công việc văn phòng là yêu cầu quan trọng và cơ bản đối với hoạt
động văn phòng.
Điều hành công việc văn phòng là sự đảm bảo cho các cán bộ dưới quyền thực
hiện tốt nhất công việc được giao, đảm bảo cho họ tiếp nhận một cách chính xác và
kịp thời triển khai công việc được giao.
Điều hành công việc trong văn phòng là sự tác động đúng đắn vào một khâu
cần thiết nào đó nhằm khuyến khích cán bộ nhân viên làm việc để đem lại hiệu quả
cao nhất.
Để tránh hiện tượng trì trệ của công việc văn phòng thì công tác điều hành phải
đảm bảo các nguyên tắc sau:
- Mệnh lệnh điều hành phải đúng với năng lực thực tế của người thực thi.
- Mục tiêu đặt ra cho việc điều hành phải hài hòa, có thể hỗ trợ nhau trong
khuôn khổ mục tiêu chung của cơ quan.
- Thủ tục áp dụng trong quá trình điều hành phải rõ ràng và dễ thực hiện.
1.2.4.2. Xây dựng quy chế làm việc
Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức phải được cụ thể hóa bằng hệ thống văn
bản. Quy chế được ban hành căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức để
cụ thể hóa cách thức hoạt động công vụ thông qua quy định về trách nhiệm, quyền
hạn của cá nhân, đơn vị để cụ thể hóa quan hệ công tác, cách thức phối hợp và quy
7


định cụ thể về một số chế độ công tác quan trọng. Khi xây dựng quy chế làm việc cần
chú ý có hai loại:
- Thứ nhất: Quy chế mang tính quy phạm chung được áp dụng cho toàn bộ các
cơ quan, tổ chức trong bộ máy nhà nước. Đó là những quy định nhằm giải quyết các
nhiệm vụ như: tuyển dụng, xếp ngạch lương, vấn đề đào tạo…

- Thứ hai: Quy chế nhằm đề ra những áp dụng đối với các cơ quan, đơn vị,
phòng ban mang tính chất đặc thù. Quy chế làm việc tốt góp phần:
+ Đảm bảo sự thống nhất trong thực thi công vụ.
+ Có cơ sở để ngăn ngừa những việc làm sai trái, tùy tiện.
+ Là công cụ để phối hợp trong quá trình thực thi công vụ.
+ Chống lãng phí các nguồn lực của cơ quan.
+ Là công cụ để phát huy dân chủ trong cơ quan
+ Là căn cứ để tạo lề lối làm việc khoa học, chuyên nghiệp.
+ Gián tiếp tạo năng suất lao động.
+ Là cơ sở của hoạt động kiểm tra, giám sát.
1.2.4.3. Tổ chức các cuộc họp, hội nghị
Tổ chức hội nghị là một trong những nội dung hoạt động quan trọng của văn
phòng. Hội nghị là một hình thức làm việc tập thể nhằm tạo ra sự phối hợp hành động
trong công việc và tạo ra năng suất lao động cao.
Hội nghị được tổ chức tốt sẽ phát huy được tính dân chủ, tạo mọi điều kiện cho
mỗi cá nhân tham dự có cơ hội đóng góp ý kiến, trình bày quan điểm, nêu lên những
hiểu biết của mình về vấn đề mà hội nghị đang bàn bạc, mọi người đang quan tâm.
Qua hội nghị, những tư tưởng mới, quan điểm mới được phổ biến, truyền bá,
những khó khăn thách thức được bàn bạc, tháo gỡ, các công việc được triển khai
nhanh ít sai sót và mang lại hiệu quả tốt hơn.
Về mặt kinh tế, nếu hội nghị được tổ chức tốt sẽ thu được nhiều thông tin bổ
ích, tạo được sự phối kết hợp giữa các tổ chức, các cá nhân trong và ngoài cơ quan,
thu đƣợc chất lượng và hiệu quả cao trong công việc.
1.2.4.4. Nghiệp vụ văn thư, lưu trữ
Đối với hoạt động văn phòng thì công tác văn thư, lưu trữ rất quan trọng. Làm
tốt nhiệm vụ này chính là việc thực hiện các hoạt động văn phòng thông suốt và có
hiệu quả.
8

* Công tác văn thư
Công tác văn thư là toàn bộ những công việc đảm bảo cho việc thông tin quản
lý bằng văn bản. Nó bao gồm quản lý văn bản đến, văn bản đi, soạn thảo văn bản, lưu
trữ văn bản được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan nhà nước, doanh
nghiệp và các tổ chức xã hội. Nội dung của công tác văn thư bao gồm:
- Xây dựng văn bản: đó là việc soạn thảo văn bản, đánh máy văn bản, duyệt
văn bản, trình ký, in ấn và ban hành văn bản.
- Quản lý văn bản bao gồm: quản lý văn bản đi, đến, lƣu trữ, lâp, nộp hồ sơ.
- Quản lý con dấu.
Công tác văn thư trong mỗi cơ quan, tổ chức phải đảm bảo yêu cầu về tính
nhanh chóng, chính xác, tính bí mật và tính hiện đại.
* Công tác lưu trữ
Lưu trữ là sự lựa chọn tài liệu, giữ lại và tổ chức một cách khoa học những văn
bản, tài liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị
để làm bằng chứng và tra cứu thông tin khi cần thiết. Nội dung công tác lưu trữ bao
gồm:
- Các khâu nghiệp vụ liên quan đến việc tổ chức khoa học và tổ chức tài liệu
như: phân loại, xác định giá trị, bổ sung tài liệu vào các phòng, kho lưu trữ, thống kê
và kiểm tra tài liệu, tổ chức phòng đọc, giới thiệu công bố tài liệu, xây dựng các công
cụ tra cứu khoa học và bảo quản tài liệu.
- Nghiệp vụ lưu trữ cần phải được tiến hành theo phương pháp khoa học lưu
trữ. Từ đó phải giải quyết nhiệm vụ là xây dựng hệ thống lý luận khoa học về lưu trữ.
- Các khâu nghiệp vụ chủ yếu của công tác lưu trữ bao gồm:
Phân loại tài liệu lưu trữ.
Xác định giá trị tài liệu lưu trữ.
Bổ sung tài liệu vào các phông, kho lưu trữ.
Thống kê tài liệu lưu trữ.
Chỉnh lý tài liệu lưu trữ.
Bảo quản tài liệu lưu trữ.
Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.

Tiêu hủy tài liệu khi đến hạn.
9


1.2.4.5. Thu nhận và xử lý thông tin trong cơ quan
Thông tin được coi là yếu tố vật chất quan trọng trong quản trị nói chung và
trong hoạt động văn phòng nói riêng. Thông tin là những tin tức mới được thu nhận,
cảm thụ và được đánh giá là có ích cho việc ra quyết định hoặc giải quyết một nhiệm
vụ nào đó.
Mục tiêu phục vụ thông tin cho hoạt động của các cơ quan, đơn vị là đảm bảo
cho hoạt động của cả cơ quan và của từng đơn vị, bộ phận được cung cấp đầy đủ các
thông tin cần thiết. Từ đó tạo điều kiện cho hoạt động của cơ quan có hiệu quả cao
nhất. Mục tiêu đó được thực hiện có thể dựa vào hệ thống các văn bản quản lý, mệnh
lệnh được truyền đạt từ cấp trên xuống cấp dưới.
Việc thu nhận và xử lý thông tin trong hoạt động văn phòng là nhằm thực hiện
các mục đích sau:
- Thực hiện sự thay đổi gây ảnh hưởng lên hoạt động của cơ quan.
- Thông tin cần thiết cho việc thực hiện các chức năng quản lý của cơ quan nhằm:
Xây dựng và phổ biến các mục tiêu của cơ quan.
Lập kế hoạch chi tiêu để đạt được những mục tiêu đó.
Tổ chức và sử dụng các nguồn nhân lực sao cho có hiệu quả cao nhất.
Lựa chọn, đánh giá và phát triển cán bộ công nhân viên trong cơ quan.
Kiểm tra việc thực hiện công việc.
1.2.4.6. Công tác hậu cần
Công tác hậu cần được hiểu là các yếu tố có liên quan đến tổ chức nơi làm việc
của cơ quan, cải thiện điều kiện làm việc cho người lao động, các điều kiện vật chất
nhƣ nhà cửa, vật tư, thiết bị, tài chính mà văn phòng phải cung ứng.
Nội dung của công tác hậu cần bao gồm:
- Quản lý chi tiêu, kinh phí (lương chính, phụ cấp lương, bảo hiểm xã hội, tiền
thưởng, công tác phí, giao dịch, khánh tiết…)

- Quản lý biên chế quỹ lương, tài sản cố định, vật tư.
- Đảm bảo các diều kiện làm việc cho cơ quan.
- Các loại công vụ khác như: Phục vụ phương tiện đi lại, phục vụ các chuyến công
tác cho lãnh đạo cơ quan. Phục vụ nước uống hằng ngày cho cán bộ nhân viên trong cơ
quan. Phục vụ việc tiếp khách của cơ quan, tổ chức. Phục vụ các điều kiện vật chất, trang
10


thiết bị cho các cuộc hội họp, lễ tân, khánh tiết của cơ quan. Dịch vụ sửa chữa vừa và
nhỏ cho cơ quan, tổ chức. Bảo vệ trật tự an toàn cho cơ quan, tổ chức.
Trong từng trường hợp và theo yêu cầu cụ thể mà văn phòng phải cung ứng đầy
đủ, kịp thời các trang thiết bị, vật dụng cần thiết cho cơ quan vào từng thời điểm.
1.2.4.7. Công tác quản lý nguồn nhân lực
Tính hữu hiệu của bất kỳ cơ quan nào cũng tùy thuộc vào việc sử dụng có hiệu
quả các nguồn tài nguyên của mình, trong đó có nguồn tài nguyên vô cùng quý giá đó
là nguồn nhân lực. Yếu tố nhân lực đóng vai trò chính trong toàn bộ thành công của tổ
chức. Sự quan tâm đến nguồn nhân lực của nhà quản lý sẽ giúp cải thiện hiệu quả lao
động của tổ chức nói chung và của các thành viên trong tổ chức nói riêng. Công tác
quản lý nguồn nhân lực bao gồm các nội dung sau:
- Quản lý về giờ giấc, thời gian làm việc của đội ngũ cán bộ công nhân viên
trong cơ quan
- Theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các quy chế, quyết định ban hành trong cơ quan
- Quản lý về số lượng, chất lượng lao động.
- Công tác tổ chức tiền lương của cán bộ công nhân viên.
- Công tác đào tạo, bồi dưỡng, phát triển nguồn nhân lực.
- Chế độ chính sách cho người lao động.
- Khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển, tuyển dụng.
Tiểu kết
Như vậy, tại Chương 1 em đã trình bày khái quát về Tổng công ty May 10 nói
chung và văn phòng – Phòng Tổ chức Hành chính của Tổng công ty cũng như những

nội dung cơ bản của công tác văn phòng. Từ đó, làm tiền đề để khảo sát thực trạng tổ
chức nghiệp vụ văn phòng tại Tổng công ty tại Chương 2.

11


Chương 2
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
TẠI TỔNG CÔNG TY MAY 10 – CTCP
2.1. Công tác xây dựng chương trình công tác
Chương trình công tác là kế hoạch tác chiến giúp cho sự chỉ đạo, điều hành của
Tổng công ty được toàn diện, đảm bảo thực thi được những nhiệm vụ trước mắt cũng
như lâu dài của công ty. Bộ phận hành chính văn phòng thuộc phòng Hành chính tổ
chức tổng công ty đã xây dựng chương trình công tác thể hiện rõ các mục tiêu, nhiệm
vụ, biện pháp và tiến độ cụ thể đối với từng công việc mà công ty, đơn vị phòng ban
cần thực hiện. Thực hiện xây dựng chương trình công tác theo đúng nguyên tắc, giải
quyết nhiều công việc theo đúng chức năng, nhiệm vụ được giao, nhanh chóng không
đùn đẩy công việc cho người khác. Công tác xây dựng chương trình công tác của
Tổng công ty được thực hiện theo trình tự sau đây:
- Chương trình công tác tháng: Hàng tháng các phòng ban, đơn vị trong công ty
căn cứ vào dự kiến chương trình làm việc quý, những vấn đề còn tồn đọng và phát
sinh để điều chỉnh chương trình làm việc theo tháng sau. Dự kiến chương trình làm
việc tháng được gửi cho Giám đốc chậm nhất vào ngày 28 hàng tháng.
Văn phòng tổng công ty thường xuyên phối hợp với các trưởng phòng khác…
để xây dựng chương trình công tác của Phòng Tổ chức hành chính nói riêng và của
toàn công ty nói chung.
- Chương trình công tác quý: Trong tháng cuối của mỗi quý các bộ phận, phòng
ban trong Tổng công ty đánh giá tình hình thực hiện, chương trình làm việc của quý
đó, những kết quả đã đạt được, những thiếu sót, khó khăn, thuận lợi đồng thời nghiên
cứu xem xét chương trình làm việc của quý tiếp theo đã ghi trong chương trình kế

hoạch năm và xem xét các vấn đề phát sinh mới để đề nghị ban Giám đốc điều chỉnh
chương trình làm việc của quý sau. Dự kiến chương trình làm việc được gửi cho Giám
đốc chậm nhất là 15 ngày của tháng cuối quý.
- Chương trình công tác năm: Cuối năm văn phòng Tổng công ty gửi báo cáo
thống kê của năm cũ và xây dựng chương trình công tác cho năm mới lên Giám đốc
và các phòng ban đơn vị trong công ty, để các đơn vị căn cứ vào đó thực hiện.
* Những kết quả đã đạt được
- Văn phòng Tổng công ty đã phối hợp với ban lãnh đạo trong việc quản lý xây
dựng, thực hiện chương trình làm việc tháng, quý, năm của công ty. Các chương trình
12


làm việc đó đã bám sát trọng tâm, thực trạng hoạt động sản xuất kinh doanh của công
ty, giúp cho hoạt động của công ty được thông suốt và hiệu quả.
Các chế độ hội họp giao ban trong công ty, cũng như trong từng đơn vị phòng
ban được thực hiện theo đúng lịch công tác đã đề ra. Các phòng ban đơn vị đã có
trách nhiệm cao hơn trong việc cố gắng thực hiện theo đúng các chỉ tiêu, chƣơng
trình làm việc và kế hoạch đã đề ra.
* Những mặt còn tồn tại
Xây dựng chương trình công tác hợp lý đã khó thì việc tổ chức thực hiện và
tổng hợp kết quả đạt được lại càng khó hơn. Do đó công tác này ở Tổng công ty May
10 vẫn còn nhiều mặt hạn chế.
Tình trạng chung đó là bệnh thành tích cũng đang tồn tại trong các phòng ban,
đơn vị của Tổng công ty, nhiều nhiệm vụ chỉ đạt về mặt số lượng, hình thức còn chất
lượng lại không đạt yêu cầu. Việc xây dựng chương trình làm việc của công ty chưa
được quan tâm chú trọng đúng mức, chương trình làm việc đôi khi chưa bám sát với
thực tế dẫn đến việc thực hiện là rất khó khăn và không đạt hiệu quả cao.
* Nguyên nhân
Chưa có sự phối kết hợp thực sự nghiêm túc và chặt chẽ giữa văn phòng và các
phòng ban, đơn vị trong Tổng công ty. Các đơn vị, bộ phận không chủ động đề xuất

cho công ty những việc cần làm, biện pháp tháo gỡ khó khăn, còn bị động chờ cấp
trên giao nhiệm vụ rồi mới triển khai, đề xuất.
Ngoài ra do những công việc ngoài chương trình phát sinh trong khi quỹ thời
gian và tài chính của công ty lại không cho phép dẫn đến phải điều chỉnh công việc
thường xuyên cho phù hợp với thực tiễn, gây tình trạng khó khăn và bị động khi thực
hiện chương trình làm việc.
2.2. Công tác thông tin
Trong hoạt động của cơ quan, tổ chức nhu cầu về thông tin là rất lớn. Nhu cầu
này rất đa dạng và luôn thay đổi. Nó được xác định tùy thuộc vào công việc hay từng
loại công việc, phạm vi hoạt động của tổ chức và nhiều yếu tố khác. Trong đời sống
hàng ngày, công tác thông tin bao gồm các hoạt động như: thu thập, lựa chọn, sắp xếp,
truyền đạt khai thác, sử dụng và bảo quản thông tin.
Các hoạt động này nhằm đạt một mục đích nhất định và được gọi chung là quá
trình xử lý thông tin. Công tác thông tin là khâu rất quan trọng trong chức năng tham
mưu tổng hợp của văn phòng. Nó quyết định đến hiệu quả chỉ đạo, điều hành của lãnh
13


đạo cơ quan. Thông tin được cập nhật hàng ngày giúp lãnh đạo cơ quan nắm bắt và xử
lý được các vấn đề nảy sinh trong quá trình quản lý.
Mục tiêu phục vụ cung cấp thông tin nhằm đảm bảo cho Tổng công ty được
cung cấp thông tin một cách đầy đủ, cần thiết tạo điều kiện cho công ty hoạt động có
hiệu quả. Mục tiêu này thực hiện thông qua việc quản lý văn bản vào các công nghệ
hiện đại như: điện thoại, internet, máy fax…
Văn phòng Tổng công ty với nhiệm vụ giao dịch hành chính, kết nối thông tin
giữa các đơn vị, tổ chức bên ngoài thường phải xử lý thông tin để giúp lãnh đạo điều
hành công việc một cách có hiệu quả. Văn phòng Tổng công ty là đầu mối thu thập và
xử lý thông tin giúp lãnh đạo đưa ra được những quyết định tối ưu. Thông tin được
thu thập bao gồm hai loại:
- Thông tin có tính hệ thống: là những thông tin đưa đến cho người nhận tin

theo thời gian quy định trước với những thông số chung. Loại thông tin này tại công
ty thường là các bản báo cáo về tình hình sản xuất kinh doanh của quý, năm, báo cáo
về tình hình lao động…Thông tin này được chuyển giao trong nội bộ công ty thông
qua hoạt động của bộ phận văn thư. Các bản báo cáo sau khi trình và được lãnh đạo
Tổng công ty phê duyệt sẽ được chuyển xuống bộ phận văn thư để phát hành tới các
bộ phận, đơn vị và các phòng ban có liên quan.
- Thông tin không có tính hệ thống: là những thông tin đưa đến cho người nhận
không theo định kỳ và thông báo về những sự kiện diễn ra không theo quy luật, nằm
ngoài dự kiến của ngƣời nhận tin. Loại thông tin này chủ yếu dưới các hình thức văn
bản. Đây là hình thức chủ yếu mà công ty sử dụng để truyền thông tin xuống cấp
dƣới. Thông tin không có tính hệ thống chủ yếu bao gồm: quyết định điều động, lệnh
đi công tác, các bản kế hoạch sản xuất kinh doanh và được phát hành tới các đơn vị,
phòng ban trong công ty thông qua bộ phận văn thư.
Tại Tổng công ty thông tin được thu thập chủ yếu từ các nguồn sau:
- Hệ thống các văn bản: Mọi thông tin từ các cấp lãnh đạo xuống các phòng ban
chức năng và các đơn vị chủ yếu là bằng các văn bản, do đó tính chính xác và cụ thể
hóa cao. Khi một thông tin chỉ đạo đƣợc gửi đi thì căn cứ vào mức độ cần thiết của
thông tin mà tiến hành nhanh hay chậm. Nói chung thời gian gửi văn bản đến các
phòng ban trong Tổng công ty chỉ mất từ 15-20 phút để thực hiện các thủ tục như
nhận thông tin, trình lãnh đạo, vào sổ văn bản…thông tin có thể được chuyển giao
chậm hơn thậm chí có thể để đến cuối ngày làm việc. Thông thường thông tin được
nhân viên văn thư thu nhận vào các buổi sáng hàng ngày sau buổi họp giao ban và
được chuyển ngay sau đó.
14


- Nguồn thông tin thu được qua các cuộc họp, hội nghị.
- Ngoài ra tại công ty thông tin còn được thu thập qua báo chí, qua hệ thống
máy fax, đường bưu điện, chuyển phát nhanh, hệ thống mạng Internet và mạng Lan
cũng góp phần không nhỏ trong việc cung cấp các thông tin một cách chính xác và

khoa học
Các thông tin sau khi được thu thập sẽ qua quá trình xử lý. Đây là bước rất
quan trọng, nó giúp xác định đâu là những thông tin chính, thông tin quan trọng, đâu
là thông tin hỗ trợ, những thông tin không cần thiết kém chất lượng sẽ được loại bỏ.
Ví dụ: loại thông tin mang tính chất “khẩn”, “thượng khẩn”, “hỏa tốc” hay “mật” thì
phải được chuyển ngay cho Giám đốc kịp thời xử lý, giải quyết. Sau khi thông tin
được xử lý sẽ được truyền đạt tới các đối tượng tiếp nhận. Các thông tin được truyền
đạt đến các đối tượng chủ yếu qua hệ thống văn bản, các cuộc họp, hội nghị.
*Những kết quả đã đạt được
Văn phòng Tổng công ty đã giúp Giám đốc Tổng công ty củng cố thông tin
giữa các phòng ban trong công ty, từng bước đảm bảo thông tin hai chiều, thực hiện
chế độ thông tin. Công ty đã vận dụng rất tốt công nghệ thông tin và sử dụng thư điện
tử vào trong công việc. Thay vì phải đến tận các phòng ban giải quyết công việc thì
nhân viên văn phòng có thể chuyển giao tài liệu thông qua địa chỉ email, nhờ đó thông
tin được truyền đi nhanh chóng, hơn nữa còn thể hiện tính chuyên nghiệp trong công
việc. Trong trường hợp phải đi công tác xa không có mặt trực tiếp để giải quyết công
việc thì lãnh đạo công ty vẫn có thể điều hành công việc từ xa.
Sử dụng điện thoại nội bộ. Nhân viên văn phòng có thể trực tiếp trao đổi thông tin
công việc với các phòng ban, đơn vị khách hàng thông qua hệ thống điện thoại nội bộ.
Việc thu nhận và xử lý thông tin luôn được ban lãnh đạo và nhân viên trong Tổng
công ty chú trọng thực hiện vì vậy mà các thông tin luôn đảm bảo các yêu cầu về tính
chính xác, tính đầy đủ, tính hệ thống và tính kịp thời. Văn phòng công ty cũng quan tâm
đến công tác củng cố thông tin nội bộ, tổ chức thông tin khá nhanh nhạy, có hiệu quả,
thực hiện tương đối tốt chế độ gửi thông tin theo quy định của Tổng công ty bao hàm đầy
đủ nội dung, trình bày rõ ràng thông qua hệ thống văn bản. Thu thập các thông tin cần
thiết giúp lãnh đạo nắm bắt được tình hình và có những quyết định sáng suốt.
Ngoài ra còn trang bị cho toàn bộ công nhân viên trong công ty những thông tin về
chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước, chuyên môn nghiệp vụ, những thông tin về
tình hình kinh tế, chính trị, xã hội nhằm nâng cao trình độ hiểu biết của họ.
* Những mặt còn tồn tại

15


Các thông tin cung cấp nhiều khi còn chưa cụ thể, rõ ràng, vẫn còn tình trạng
cung cấp những thông tin chung chung mơ hồ.
Công tác xử lý thông tin phản hồi vẫn chưa được chú trọng triển khai thực hiện
đồng bộ cùng với các hoạt động khác dẫn đến tình trạng văn bản đã được ban hành
khá lâu nhưng chưa được triển khai thực hiện hoặc triển khai nhưng rất chậm. Hiện
nay các trang thiết bị thiết bị trong văn phòng công ty như máy in, máy photo đã cũ,
vẫn còn tình trạng máy móc bị hỏng. Vì vậy mà khi số lượng tài liệu cần in sao lớn
một máy photo không đáp ứng đƣợc kịp thời dẫn đến mất thời gian phải chờ đợi hoặc
phải ra ngoài để photo.
Văn phòng đã trang bị máy vi tính và nối mạng internet nhưng việc thu thập
thông tin trên mạng chưa đạt được kết quả cao.
* Nguyên nhân
Do hoạt động sản xuất kinh doanh trên nhiều lĩnh vực nên không thể tránh khỏi
việc Giám đốc Tổng công ty vẫn chưa thường xuyên theo dõi đôn đốc các đơn vị thực
hiện nghiêm túc chế độ thông tin.
Trình độ tin học ngoại ngữ của đội ngũ nhân viên còn hạn chế, văn phòng nhiều
khi phải giải quyết khá nhiều công việc trong khi đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên
môn là chưa cao.
Việc ra các văn bản vẫn còn sai về thể thức, nội dung không rõ ràng, yêu cầu
gửi tài liệu không có biểu mẫu cụ thể vì thế gây khó khăn trong quá trình triển khai
thực hiện, nhầm lẫn trong quá trình tổng hợp thông tin. Các đơn vị phòng ban hiểu
không đúng dẫn đến việc thực hiện sai, làm chậm tiến độ thực hiện công việc.
Các trang thiết bị máy móc trong văn phòng đều đã cũ hơn nữa lại được sử
dụng tối đa công suất nên xảy ra tình trạng hỏng hóc.
2.3. Công tác tham mưu, tổng hợp
Công tác tham mưu ra đời mang tính tất yếu khách quan. Bởi lẽ để đạt được
hiệu quả cao trong lãnh đạo, quản lý, điều hành đòi hỏi các nhà quản lý phải có mặt ở

mọi lúc, mọi nơi và phải tinh thông trên nhiều lĩnh vực. Đồng thời nhà quản lý cũng
phải nhanh chóng đưa ra được những quyết định quản lý, điều hành chính xác, kịp
thời để giải quyết mọi vấn đề phát sinh trong thực tế. Điều đó đã vượt quá khả năng
của các nhà quản lý, đòi hỏi phải có một lực lượng trợ giúp các nhà quản lý trên mọi
phương diện, đó là công tác tham mưu.

16


Công tác tham mưu là hoạt động trợ giúp các nhà lãnh đạo, các nhà quản lý để
họ đưa ra được những quyết định tối ưu, mang tính khách quan, kịp thời, mang tính
hiệu lực và hiệu quả. Trong thực tế các cơ quan, tổ chức thường đặt bộ phận tham
mưu tại văn phòng để giúp cho hoạt động của công tác này được thuận lợi. Đồng thời
việc làm này cũng tăng cường được hiệu quả của công tác thông tin và cùng với công
tác hậu cần tạo thành một hệ thống trợ giúp đắc lực cho các nhà quản lý.
Ngoài bộ phận tham mưu tại văn phòng còn có các bộ phận chuyên
môn, nghiệp vụ cũng làm công tác tham mưu cho lãnh đạo trên từng lĩnh vực, từng
vấn đề có tính chuyên sâu. Công tác tham mưu là một nội dung quan trọng
trong hoạt động của văn phòng công ty. Trong quá trình hoạt động văn phòng đã
làm tốt chức năng tham mưu trên các mặt sau:
- Tham mưu giúp lãnh đạo lập chương trình công tác năm, tháng, quý, tuần
theo chức năng, nhiệm vụ được giao.
- Tham mưu cho lãnh đạo để lãnh đạo đưa ra được những quyết định đúng đắn
và chính xác nhất.
- Tham mưu cho Giám đốc việc tổ chức quản lý, lưu trữ công văn giấy tờ, phục
vụ công tác đối nội, đối ngoại, tổ chức quản lý và sử dụng con dấu của công ty theo
đúng quy định của Chính phủ và Bộ Công an. Tham mưu cho Giám đốc trong việc ra
thông báo hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản thống nhất trong toàn
công ty.
- Văn phòng còn tham mƣu cho Giám đốc công ty trong công tác đón tiếp

khách, trang trí phục vụ các cuộc họp, hội nghị…của công ty. Công tác thông tin tổng
hợp của văn phòng thường giao cho nhóm cán bộ hoặc chuyên viên nghiên cứu tổng
hợp. Nhiệm vụ chính của nhóm này là:
- Theo dõi tình hình hoạt động của cơ quan, tổ chức.
- Theo dõi việc thực hiện các quyết định quản lý, thu thập, xử lý và truyền đạt
thông tin. Từ đó tổng hợp tình hình làm cơ sở cho việc phân tích những thuận lợi, khó
khăn và kết quả đạt được để tham mưu cho lãnh đạo cơ quan, tổ chức.
- Tổng hợp chương trình công tác chung cho toàn công ty trong từng năm, từng
quý, từng tháng dựa trên cơ sở những kế hoạch mà cán bộ chuyên trách đề ra. Ngoài
các nhiệm vụ trên công tác tổng hợp của nhóm còn phải xây dựng quy chế làm việc
của cơ quan, tổ chức nói chung và văn phòng nói riêng. Quy chế làm việc của cơ
quan, tổ chức phải bao quát được hết các lĩnh vực hoạt động của các bộ phận, phòng
17


ban, đơn vị và của mọi thành viên trong tổ chức. Có như vậy quy chế mới đảm bảo
tính thống nhất, tính đồng bộ.
Văn phòng đã thể hiện là nơi thu thập, xử lý, tổng hợp và cung cấp những
thông tin hữu ích theo yêu cầu của lãnh đạo công ty trong giới hạn chức năng và
nhiệm vụ của mình như công tác văn thư, lưu trữ, công tác tổ chức hội nghị, tổ chức
đón tiếp khách, quản lý các trang thiết bị văn phòng…
* Những kết quả đã đạt được
Xây dựng chương chình công tác tháng, quý, năm không trùng lặp,
chồng chéo lên nhau.
Tham mưu cho Giám đốc ra thông báo quy định về thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản, đưa công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản hành chính vào nề
nếp, phù hợp với quy định của nhà nước và thống nhất trong toàn công ty.
Tham mưu cho Giám đốc những ý kiến đề xuất có ích trong việc quản lý công
tác mạng, tin học, viễn thông, đảm bảo là cầu nối giữa các đơn vị trong và ngoài công
ty, áp dụng công nghệ thông tin vào những hoạt động của công ty. Văn phòng đã tham

mưu cho Giám đốc trong việc tổ chức và đón tiếp các đoàn khách đến thăm công ty
như các đoàn khách của Chính phủ, các Bộ , ngành, địa phương, các đối tác làm ăn
của công ty. Tổ chức các cuộc họp, hội nghị khoa học và có hiệu quả như các cuộc
họp giao ban, họp 6 tháng đầu năm, 6 tháng cuối năm, các lớp tập huấn về công tác
Đảng, công tác Đoàn và công tác quản lý…
Tham mưu cho Giám đốc trong việc quản lý tài sản cố định của công ty và việc
cấp phát các máy móc thiết bị, văn phòng phẩm cho các phòng ban, bộ phận.
Tổng hợp tình hình hoạt động của công tác văn thư, lưu trữ, các thông tin và ý
kiến đề xuất của cán bộ công nhân viên.
Thực hiện nghiêm túc việc kiểm tra, đôn đốc các phòng ban, đơn vị thực hiện
các chƣơng trình đã đề ra.
* Những mặt còn tồn tại
Hiện nay văn phòng Tổng công ty chỉ giới hạn tham mưu về các lĩnh vực hành
chính quản trị văn phòng như các nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ, tổ chức các cuộc họp,
hội nghị, quản lý các trang thiết bị tài sản của công ty, soạn thảo văn bản.
Cán bộ văn phòng vẫn còn thiếu chủ động và tự giác trong việc đề xuất, tham
gia và đưa ra ý kiến.Việc phân công công việc cho các nhân viên trong văn phòng
18


không cụ thể, rõ ràng dẫn đến tình trạng nhân viên thường ỷ lại làm cho công việc
không được hoàn thành kịp thời. Không làm công tác tổng hợp trên mọi lĩnh vực hoạt
động của công ty.
* Nguyên nhân
Văn phòng không thể làm công tác tham mưu trên tất cả mọi lĩnh vực hoạt
động của Tổng công ty mà chỉ có thể tham mưu về công tác hành chính quản trị văn
phòng. Còn các lĩnh vực hoạt động khác của công ty như sản xuất kinh doanh, dịch vụ
thương mại, …là do các phòng ban chức năng tương ứng tham mưu trực tiếp cho lãnh
đạo công ty. Ví dụ như phòng kinh doanh của công ty tham mưu cho Giám đốc về
các kế hoạch và chiến lược kinh doanh, công tác nghiên cứu thị trường, sản

phẩm. Phòng kỹ thuật tham mưu về cách thức và quy trình sản xuất sản phẩm…
Nhân viên chưa có ý thức tự giác cao trong công việc. Ngoài ra công ty cũng
chưa có những biện pháp kích thích khả năng sáng tạo của nhân viên.
2.4. Công tác Văn thư lưu trữ
2.4.1. Công tác Văn thư
Công tác văn thư tại Tổng công ty May 10 bao gồm 3 nội dung chính sau
- Xây dựng và ban hành văn bản: Soạn thảo văn bản, duyệt văn bản, đánh máy,
ký, ban hành, lưu trữ văn bản.
- Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản: quản lý, tổ chức, giải quyết văn bản
đến và văn bản đi.
- Quản lý và sử dụng con dấu.
Trong các doanh nghiệp nhà nước, văn bản được sử dụng như một phương tiện
truyền đạt và ghi lại các quyết định quản lý và thông tin cần thiết hình thành trong
doanh nghiệp, nó phản ánh mọi mặt liên quan đến kết quả hoạt động kinh doanh của
doanh nghiệp. Những giấy tờ, công văn, tài liệu được hình thành trong hoat động của
các doanh nghiệp Nhà Nước, các tổ chức chính trị xã hội, các đơn vị vũ trang gọi
chung là văn bản.
Làm tốt công tác văn bản sẽ góp phần thúc đẩy hoạt động, phục vụ kịp thời
cho việc điều hành và lãnh đạo có hiệu quả. Ngược lại nếu không làm tốt công tác
này sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động của cơ quan tổ chức. Vì vậy việc xây
dựng quy chế quản lý văn bản phải dựa vào chức năng, nhiệm vụ và điều kiện thực tế
của cơ quan, tổ chức.
19


2.4.1.1 Xây dựng và ban hành văn bản
Để đảm bảo cho việc văn bản sau khi được ban hành có hiệu lực thì văn bản đó
phải được xây dựng theo đúng thể thức văn bản. Phải đảm bảo đúng thể loại, thể thức,
mẫu trình bày theo quy định của pháp luật hiện hành và theo quy chế.
* Thể thức văn bản :

Thể thức của văn bản là một trong những yếu tố cần được tôn trọng và tuân thủ
trong hoạt động xây dựng và ban hành văn bản. Đây là yếu tố bảo đảm hiệu lực pháp
lý cho văn bản, đảm bảo cho văn bản được ban hành theo mẫu thống nhất, giúp cho
việc sử dụng văn bản đƣợc thuận tiện trước mắt cũng như lâu dài.
Chính vì vậy Tổng công ty May 10 đã luôn đảm bảo đầy đủ các yếu tố thể thức
trong một văn bản, đồng thời thiết lập và bố trí các yếu tố trong văn bản đó một cách
khoa học theo đúng các quy định của pháp luật hiện hành. Các hình thức văn bản của
công ty Hoàng Thành bao gồm:
- Văn bản quy phạm pháp luật theo quy định của luật ban hành văn bản quy
phạm pháp luật.
- Văn bản hành chính như: quyết định, thông báo, chương trình, kế
hoạch, phương án, công văn, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy đi đường, giấy đề nghị
tạm ứng, hợp đồng khoán việc, biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng, giấy đề
nghị thanh toán…
- Văn bản chuyên ngành.
* Quy trình xây dựng và ban hành văn bản của Tổng công ty May 10
được tiến hành như sau:
Các phòng ban đơn vị trực tiếp soạn thảo nội dung văn bản. Sau đó văn bản
được chuyển lên bộ phận văn thư của công ty để xem xét về thể thức của văn bản, tiếp
đó cán bộ văn thư sẽ trình lên trưởng phòng. Văn bản sau khi đã được trưởng phòng
xem xét về thủ tục văn bản và kiểm tra nội dung văn bản thì được trình lên Giám đốc
xem xét về nội dung văn bản và thẩm quyền để ký. Văn bản ký xong được chuyển về
văn thư để làm thủ tục đăng ký văn bản và ban hành văn bản kịp thời.
Công tác xây dựng và ban hành văn bản tại văn phòng công ty đã đáp ứng được
các yêu cầu sau:
- Ngôn ngữ sử dụng là ngôn ngữ chính luận, đúng chính tả, ngữ pháp tiếng
việt. Diễn đạt chính xác, đặt câu đúng với mục đích giao tiếp, phù hợp với quan hệ
20

được nêu trong đoạn văn, phù hợp với hoàn cảnh giao tiếp. Đảm bảo tính
khách quan, trang trọng, lịch sự và tính khuôn mẫu.
- Nội dung văn bản ngắn gọn, nhưng đầy đủ thông tin, không lặp từ lặp ý.
2.4.1.2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản
Công tác tổ chức quản lý và giải quyết văn bản tại công ty May 10 bao gồm 2
công tác chính là tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến, văn bản nội bộ; tổ chức
quản lý và giải quyết văn bản đi.
* Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến
Văn bản đến là mọi văn bản bên ngoài được gửi tới cơ quan mình. Công tác
quản lý văn bản đến phải tuân thủ theo các nguyên tắc chung và các nghiệp vụ cụ thể.
Số lượng văn bản đến của công ty trong năm qua tương đối nhiều, chủ yếu là
các quyết định, công văn, chỉ thị, thông báo…
Quy trình xử lý văn bản đến của công ty được mô tả như sau:
- Việc đầu tiên bộ phận văn thư tiếp nhận những văn bản qua đường bưu điện,
fax hoặc gửi trực tiếp. Bao gồm các loại văn bản như giấy tờ giao dịch, hợp đồng kinh
tế, quyết định, nghị định, công văn, thông báo của các cơ sở, các ngành liên quan, tiến
hành xem lướt văn bản, nếu nhầm địa chỉ phải trả lại ngay, nếu khả nghi thì báo cảnh
sát, nếu rách bì phải lập biên bản.
- Thứ hai phân loại văn bản: khi nhận văn bản đến nhân viên văn thư tiến hành
phân loại văn bản theo tiêu chí: loại văn bản phải vào sổ đăng ký và loại văn bản
không vào sổ đăng ký (những văn bản gửi đích danh thủ trưởng, các văn bản gửi cấp
dưới, gửi các tổ chức trong cơ quan như văn bản của Đảng, của công đoàn, đoàn
thanh niên, hội phụ nữ).
- Thứ ba là bóc bì và lấy văn bản ra: công việc tưởng như đơn giản này được
nhân viên văn thư của công ty rất chú ý và cẩn thận, khi thực hiện luôn đảm bảo theo
nguyên tắc:
Những văn bản có dấu hỏa tốc, thượng khẩn hoặc khẩn thì được bóc trước.
Khi bóc bì nhân viên văn thƣ luôn cẩn thận, không làm rách văn bản bên trong
hoặc làm mất địa chỉ nơi gửi, mất dấu bưu điện, việc bóc bì đối với đơn thư khiếu nại
của khách hàng thì phải ghim bì vào văn bản. Luôn đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì

với số và ký hiệu ghi trong văn bản xem có khớp không.
21


- Thứ tư nhân viên văn thư tiến hành đóng dấu đến bên trái số và ký hiệu, đồng
thời ghi nhận ngày tháng văn bản gửi đến công ty. Công việc này giúp cho quá trình
quản lý và lưu trữ văn bản đến được diễn ra thuận lợi.
- Thứ năm sau khi đóng dấu đến thì tiến hành trình văn bản, văn bản đến phải
được trình ký trong ngày, tốt nhất là trong từng buổi. Những văn bản khẩn được trình
ngay khi nhận văn bản, để thủ trưởng hoặc trưởng phòng cho ý kiến phân phối. Khi
trình ký những văn bản khẩn, văn bản quan trọng đều phải được đặt lên trên.
- Thứ sáu đăng ký vào sổ văn bản đến: tất cả mọi văn bản đến đều được vào
sổ đăng ký. Đó là việc ghi lại tất cả những thông tin liên quan đến văn bản đến. Công
việc này được tiến hành ngay trong ngày tiếp nhận văn bản, không để hôm sau sẽ
khiến nhầm lẫn hoặc thất lạc. Nếu là văn bản mật thì đăng ký vào sổ riêng.
- Thứ bẩy là công tác chuyển giao văn bản đến: sau khi có được ý kiến phân
phối văn bản, nhân viên văn thư sẽ vào sổ và chuyển văn bản đến người thực hiện,
không nhờ người khác chuyển văn bản mà người làm công tác văn thư trực tiếp
chuyển tận tay người nhận văn bản. Nếu trong cơ quan tập trung thì người nhận văn
bản phải ký vào sổ đăng ký văn bản đến. Nếu cơ quan phân tán thì người nhận văn
bản phải ký vào sổ chuyển giao văn bản. Theo dõi tình hình xem văn bản đó có được
thực hiện không, thực hiện có đúng thời gian yêu cầu không, đúng tinh thần chỉ đạo
không.
Một số mẫu sổ liên quan đến văn bản đến của Tổng công ty May 10 (Phụ lục)
* Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi
Tất cả các công văn giấy tờ, thư từ, tài liệu lấy danh nghĩa của Tổng công ty
May 10 gửi đi được gọi là văn bản đi. Công ty đã thực hiện được nguyên tắc: mọi văn
bản giấy tờ lấy danh nghĩa của công ty để gửi đi nhất thiết phải qua bộ phận văn thư
để đăng ký, đóng dấu và làm thủ tục gửi đi. Nguyên tắc này đã góp phần hạn chế,
ngăn chặn sự lạm dụng giấy tờ, con dấu để làm việc trái pháp luật hoặc giải quyết

công việc sai nguyên tắc chế độ trong công ty. Hàng năm công ty thường ban
hành các loại văn bản giấy tờ sau: công văn, tờ trình, thông báo, quyết định, giấy giới
thiệu, giấy mời…
Công ty đã thực hiện công tác tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi khá tốt.
Quy trình đó của công ty được thực hiện như sau:

22


- Thứ nhất, khi văn bản đã được soạn thảo xong thì trước khi vào sổ gửi đi
nhân viên văn thư đã kiểm tra lại thể thức văn bản một cách nghiêm túc, cẩn thận,
mục đích là nhằm phát hiện ra những sai sót, đảm bảo giá trị của văn bản.
Các vấn đề như số, ký hiệu, tác giả, ngày tháng, nơi nhận…được nhân viên văn
thư kiểm tra rất kỹ. Nếu ý kiến lãnh đạo công ty ghi bên lề của văn bản thì được cán
bộ văn thư thể chế bằng văn bản để trả lời và có đầy đủ các yếu tố theo đúng quy
định.
- Thứ hai, nhân viên văn thư vào sổ văn bản đi nhằm mục đích quản lý được
toàn bộ số văn bản mà Tổn công ty May 10 gửi đến các doanh nghiệp, công ty khác.
Trên cơ sở văn bản đi văn phòng có thể cung cấp những thông tin thống kê cần thiết
về văn bản đi của công ty để phục vụ cho việc quản lý và điều hành của Giám đốc.
Việc ghi sổ đăng ký của công ty đã đảm bảo được các nguyên tắc sau:
Số và ký hiệu văn bản ghi rõ ràng, đầy đủ, không viết tắt, không tẩy xóa.
Viết bằng bút mực, không viết bút chì hoặc bút dễ phai.
Văn thư ký nhận ghi mẫu vào sổ.
- Thứ ba, nhân viên văn thư cho văn bản vào bì và viết bì văn bản
- Thứ tư là việc chuyển văn bản đi, sau khi đã kiểm tra lại thể thức văn bản
trình thủ trưởng ký, đăng ký vào sổ văn bản đi, cho văn bản vào bì và viết bì văn bản.
Nhân viên văn thư gửi ngay văn bản đi trong ngày và đăng ký phát hành. Nhân
viên văn thư thường gửi văn bản qua đường bưu điện và gửi trực tiếp đến nơi nhận.
Tất cả văn bản gửi đi đều được bộ phận văn thư của công ty vào sổ chuyển giao văn

bản và người nhận văn bản ký nhận.
- Thứ năm, là sắp xếp và lưu văn bản, mọi văn bản đi nhân viên văn thư đều
lưu ít nhất 2 bản. Một bản lưu ở hồ sơ công việc của cá nhân hoặc bộ phận soạn thảo
văn bản, một bản lưu ở văn thư để tra tìm, phục vụ khi cần thiết. Những văn bản lưu ở
văn thư luôn được sắp xếp theo từng loại và theo thứ tự thời gian và văn bản lưu là
văn bản chính.
Một số mẫu sổ liên quan đến văn bản đi của Tổng Công ty May 10
2.4.1.3. Quản lý và sử dụng con dấu

23


Con dấu là một công cụ xác định tư cách pháp nhân của các chức danh cá nhân
hay công ty nói chung. Để đảm bảo tính pháp lý của công ty cán bộ văn thư của
Tổng công ty May 10 đã quản lý và sử dụng con dấu như sau:
- Quản lý con dấu
Con dấu của công ty được giao cho nhân viên văn thưquản lý với những quy
định sau:
+ Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của
người có thẩm quyền.
+ Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của ngƣời
có thẩm quyền, và không đóng dấu khống lên văn bản.
- Sử dụng con dấu
Việc sử dụng con dấu của công ty tuân theo những quy định sau:
+ Những văn bản do công ty ban hành phải đóng dấu của công ty.
+ Những văn bản do các phòng ban, đơn vị trong công ty ban hành phải đóng
dấu của văn phòng hay dấu của phòng ban, đơn vị đó.
- Đóng dấu
+ Việc đóng dấu lên chữ ký và các phụ lục kèm theo văn bản được thực hiện
theo quy định tại khoản 2 và 3 điều 26 Nghị định 110/2004/NĐ -CP ngày 08 tháng 04

của Chính phủ về công tác văn thư.
- Việc đóng dấu giáp lai đối với các văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục
kèm theo được thực hiện theo quy định tại khoản 4 điều 26 của Nghị định
số 110/2004/NĐ-CP.
- Việc đóng dấu chỉ mức độ khẩn, mật được thực hiện theo quy định tại điểm a
khoản 10 mục II của thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VCP và quy định tại
khoản 2 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA.
* Kết quả mà công tác văn thư đã đạt được
Thời gian qua công tác văn thư tại Tổng công ty đã đảm bảo được tính chính
xác, kịp thời và hiệu quả, hướng dẫn các đơn vị trong công ty về thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản, xử lý công văn đi, công văn đến, in ấn photo tài liệu phục vụ cho
sinh hoạt của công ty, in ấn và phát hành các biểu mẫu theo đúng quy định của quy
trình ISO 9001:2000.
24


Trong năm công ty đã ban hành 2 thông báo hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản trên tinh thần của thông tư 55/2005/TTLT -BNV-VPCP ban hành
ngày 06 tháng 05 của Bộ nội vụ và văn phòng Chính phủ. Các thông báo trên được
ban hành đã góp phần thống nhất về thể thức trình bày văn bản, đưa công tác soạn
thảo, ban hành và quản lý văn bản hành chính đi vào nề nếp, phù hợp với quy định
của Nhà nước và thống nhất trong toàn công ty.
Nội dung văn bản đáp ứng được nhu cầu thực tế đặt ra, phù hợp với pháp luật
hiện hành, đảm bảo độ tin cậy cần thiết, hạn chế nhiều sai sót về hình thức cũng như
nội dung. Thông tin đưa vào văn bản tương đối chuẩn mực và được xử lý một cách
khoa học.
Những kết quả trên đạt được là nhờ sự cố gắng của toàn thể ban lãnh đạo và
cán bộ công nhân viên trong công ty, tuy nhiên bên cạnh đó cũng không tránh khỏi
những tồn tại yếu kém cần phải thay đổi.
* Những mặt còn tồn tại

Việc chuyển giao các văn bản đôi khi còn chậm, việc quản lý văn bản đi, đến
chưa thật sát sao. Cách tra cứu tài liệu chưa khoa học nên đôi khi gây chậm trễ trong
việc sử dụng tài liệu.
Nhược điểm lớn trong công tác văn thư là mẫu sổ văn bản đến và đi sử dụng tại
công ty chưa mang tính chất khoa học dẫn đến việc nắm bắt số lượng văn bản chưa
chặt chẽ.
Việc in ấn văn bản tuy có nhiều tiến bộ nhƣng vẫn còn tình trạng văn bản
trình bày xấu, có lỗi chính tả và chưa thống nhất lề, cỡ chữ, khổ giấy…Nội dung văn
bản nhiều khi còn dài dòng không gãy gọn.
Nhân viên văn thư còn lúng túng khi giải quyết các văn bản đến bằng tiếng
nƣớc ngoài.
* Nguyên nhân
Việc thực hiện quy chế quản lý và ban hành văn bản chƣa thật sát sao. Thể thức
và kỹ thuật trình bày văn bản đôi khi vẫn chƣa tạo đƣợc sự thống nhất trong toàn
công ty.
Công tác văn thƣ chỉ do một cá nhân đảm nhiệm vì vậy khi họ vắng mặt mà
không bàn giao lại công việc sẽ gây khó khăn cho việc tìm kiếm tài liệu của

25