quy trinh quản lý hàng tồn kho

QUY TRÌNH
QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO

MỤC LỤC
1.

MỤC ĐÍCH 4

2.

PHẠM VI ÁP DỤNG

3.

TÀI LIỆU THAM CHIỀU

4.

ĐỊNH NGHĨA

4

4.1. Các khái niệm

4

4
4

4.2. Danh mục các chữ viết tắt 4
5.

NỘI DUNG 4
5.1. Quy trình nhập, xuất kho hàng hóa
5.1.1.

Lưu đồ

5.1.2.

Diễn giải lưu đồ

5.1.3.

Trường hợp đặc biết 7

5
5

5.2. Nhập, xuất kho Thành phẩm
5.2.1.

Lưu đồ

5.2.2.

Diễn giải lưu đồ

9

5.2.3.

Trường hợp khác

10

8

8

5.3. Nhập lại nguyên vật liệu sản xuất
6.

HỒ SƠ

14

7.

PHỤ LỤC

11

5

10


QUY TRÌNH
QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO

1. MỤC ĐÍCH
-

Quy trình này nhằm đưa ra những nguyên tắc bảo đảm các vật tư, nguyên liệu,
hàng hoá được kiểm soát trong toàn bộ quá trình nhập, xuất và lưu kho tại công ty
TNHH Công nghiệp Trí Cường.

2. PHẠM VI ÁP DỤNG
-

Áp dụng với tất cả vật tư, hàng hóa và thành phẩm phục vụ quá trình sản xuất, kinh
doanh của công ty TNHH Công nghiệp Trí Cường.

3. TÀI LIỆU THAM CHIỀU
+ Tiêu chuẩn ISO9001:2015, điều khoản 8.5 sản xuất và cung cấp
+ Quy trình SX QT01-SX/TCI.
+ Quy trình triển khai đơn hang lô loạt QT05-SX/TCI.
+ Quy trình mua hang QT07-KD/TCI
+ các quy trình chung của BLĐ
4. ĐỊNH NGHĨA.
4.1 Các khái niệm
- Quy trình hàng tồn kho bắt đầu từ thời điểm nhà cung cấp giao nguyên vật liệu
đến kho của Công ty cho đến thời điểm thành phẩm được xuất ra khỏi kho thành
phẩm.
-

Hàng tồn kho: Là những tài sản:

(a) Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường;
(b) Đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang;

(c) Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh
doanh hoặc cung cấp dịch vụ
(theo chuẩn mực số 02 Ban hành và công bố theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC
ngày 31 tháng 12 năm 2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính)
4.2. Danh mục các chữ viết tắt
5. NỘI DUNG
5.1 Quy trình nhập, xuất kho vật tư, hàng hóa


QUY TRÌNH
QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO
5.1.1. Lưu đồ
Trách nhiệm

Nội dung công việc

Nhận yêu cầu kiểm tra
BP mua1.hàng
và yêu cầu nhập vật tư
/ NV kho

Gửi thoog tin

-

BP kho/BP mua2. Kiểm tra
hàng/QC or BP
khác

Trả lại

+

4. NV
NhậpKho
kho, lưu thông tin vào thẻ kho
trên phần mềm

5. Yêu cầu xuất kho
BP đề nghị

6. Kiểm tra

1- Yêu cầu kiểm tra.
2. Yêu cầu nhập kho 3- Vật
tư hàng hóa.
4- Biên bản bàn giao hàng
hóa, Biên bản nghiệm thu (
Sắp xếp vật tư hàng hóa
vào kho

NV Kho 3. Nhận hàng

BP kho

Tài liệu, biểu mẫu

Phiếu nhập kho, Lưu hồ sơ,
Báo cáo hàng tháng

Phiếu yêu cầu xuất vật tư

Phiếu yêu cầu xuất vật tư,

_-

+
Trả lại

BP 7.
kho
Tạo phiếu xuất kho
,xuất hàng hóa, lưu chứng từ

Phiếu yêu cầu xuất vật tư,
thành phẩm. Phiếu xuất
kho,

5.1.2. Diễn Giải
Bước 1: Nhận yêu cầu kiểm tra và yêu cầu nhập vật tư
-

BP mua hàng chuyển danh sách vật tư, hàng hóa cần nhập kho trên phần mềm.

Bước 2: Kiểm tra vật tư, hàng hóa theo QĐ


QUY TRÌNH
QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO
-

Yêu cầu kiểm tra đã được xác nhận hàng đạt tiêu chuẩn theo quy định kiểm tra
hàng hóa của BP QC

-

Chứng từ và vật tư hàng hóa kèm
1. Yêu cầu nhập kho, hóa đơn (Biên bản bàn giao) nếu có.
2. Vật tư hàng hóa.
3. Biên bản nghiệm thu hoặc biên bản bàn giao của nhà cung cấp
4. Bước 3: NV kho nhận hàng hóa

-

NV kho nhận hàng hóa theo biên bản bàn giao, sắp xếp vật tư hàng hóa vào kho.

Bước 4:Nhập kho, lưu thông tin vào thẻ kho.
-

NV kho tạo phiếu nhập kho, lưu thông tin vào thẻ kho, lưu chứng từ, hồ sơ, báo
cáo theo quy định, trả phiếu nhập kho.

Bước 5 : Yêu cầu xuất kho
-

BP đề nghị xuất kho chuyển phiếu yêu cầu xuất vật tư

Bước 6: Kiểm tra
- BP kho kiểm tra thông tin trên phiếu yêu cầu xuất kho: người xuất, BP xuất, đơn
hàng, vật tư hay công cụ, dụng cụ, chữ ký

-

danh sách danh mục vật tư kèm theo

-

Nếu đạt tiến hành xuất kho, không đạt trả lại BP đề nghị

-

Kiểm tra trên phần mềm có vật tư hay không. Nếu có thì xuất kho, nếu không có
thì thông báo để chờ vật tư.

Bước 7: Tạo phiếu xuất kho, Xuất hàng, lưu số liệu vào thẻ kho
- BP kho tạo phiếu xuất kho.
- Nhân viên kho khi xuất vật tư, hàng hóa theo phiếu xuất kho
- Nhân viên kho xuất đúng vật tư mua về cho đơn hàng, hoặc xuất kho nhập trước xuất
trước (FIFO)
- BP nhận vật tư, hàng hoá phải kiểm tra số lượng, ngoại quan hàng hóa, vật tư trước
khi mang ra khỏi kho và ký nhận trên phiếu xuất kho
- BP kho lưu chứng từ, sau đó chuyển kt
5.1.3. Trường hợp đặc biệt


QUY TRÌNH
QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO
- Nhập kho không có vật tư, hàng hóa
- Trường hợp xác nhận có vật tư hàng hóa
- Trường hợp cấp phiếu nhập kho lần 2 cho người nhập kho mua TP.SX
5.2. Nhập, xuất kho Thành phẩm.

5.2.1. Quy trình
Trách nhiệm

Nội dung công việc

Tài liệu, biểu mẫu

1. Nhận thông tin kế

Phòng SX
hoạch đơn hàng

1. Nhận thông tin

(ngày giao hàng)

Phòng SX/BP
2. Nhận hàng
kho

1- Biên bản bàn giao
2- Thành phẩm có tem qc.
1. Phiếu nhập kho
2. Cho vào giá kệ chờ xuất theo
đơn hàng

Phòng3.SX/BP
Cập nhập vào thẻ kho
kho

Lưu chứng từ

Phòng4.kinh
Yêu cầu xuất kho
doanh

BP kho

5. Kiểm tra
+

BP kho/Phòng
6. Xuất thành phẩm
kinh doanh

7. Nhập vào thẻ
kho,
BP kho lưu chứng từ

Phiếu yêu cầu xuất vật tư,

_-

Phiếu yêu cầu xuất vật tư,
Trả lại

Phiếu yêu cầu xuất vật tư,

Phiếu xuất kho, Lưu chứng từ

QUY TRÌNH
QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO
5.2.2 Diễn giải
Bước 1: Nhận thông tin kế hoạch đơn hàng
-

Phòng sản xuất thông báo kế hoạch giao hàng

Bước 2: BP kho nhận thành phẩm.
-

BP kho nhận thành phẩm kèm theo các loại chứng từ sau:
+ Biên bản bàn giao (ghi rõ tên, mã, lô, ngày, đơn hàng,
+ Tem QC trên từng chi tiết hoặc theo lô.

Bước 3: Cập nhập vào thẻ kho, Lưu chứng từ
- BP kho sắp xếp thành phẩm vào kho, theo thứ tự ưu tiên xuất kho, và theo FIFO và
bảo quản theo quy định, nhập vào thẻ kho.
- Tạo phiếu nhập kho, trả phiếu nhập có đầy đủ chữ ký người giao và người nhận.
- Lưu chứng từ
Bước 4:Yêu cầu xuất kho
- Phòng kinh doanh đề nghị xuất kho chuyển phiếu yêu cầu xuất kho
Bước 5: Kiểm tra thông tin
- BP kho kiểm tra thông tin trên phiêu yêu cầu xuất kho: đơn hàng, chữ ký .Nếu đạt
tiến hành xuất kho, không đạt trả lại
Bước 6: Kiểm tra
- Nhân viên kho khi xuất vật tư phải kiểm tra trên tem xanh của thành phẩm, đảm bảo
thành phẩm nhập trước sẽ xuất trước (FIFO)
Bước 7: Tạo phiếu xuất kho, Xuất hàng, lưu số liệu vào thẻ kho

-

BP kho tạo phiếu xuất kho

-

Nhân viên kho khi xuất vật tư, hàng hóa theo phiếu xuất kho đã được kiểm tra theo

Biên bản bàn giao hoặc BM21-QT03SX.


Người nhận thành phẩm phải kiểm tra (Số lượng, tem xanh hoặc phiếu kiểm soát
thành phẩm) trước khi mang ra khỏi kho.



BP kho cập nhật vào thẻ kho, lưu chứng từ, sau đó chuyển kế toán tổng hợp, báo
cáo tình hình xuất nhập tồn kho theo yêu cầu của P. TCKT

5.2.3 Trường hợp khác.


Trường hợp thành phẩm ra khỏi nhà máy không qua BP kho


QUY TRÌNH
QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO
5.3. Nhập lại nguyên vật liệu sản xuất.
- Nhập lại nguyên vật liệu sử dụng biểu mẫu Yêu cầu nhập kho .
HỒ SƠ

STT

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10

Tên hồ sơ

Mã số
của hồ
sơ/ký
hiệu của
hồ sơ

Dạng bản
lưu (Bản
mềm/Bản
scan/ Bản
cứng)

Bản lưu
(Bản gốc

hay Bản
sao)

Nơi lưu

Thời
gian
lưu

Xử lý
khi hết
hạn
lưu

Ghi
chú

Thẻ kho
Phiếu yêu
cầu nhập
Phiếu yêu
cầu nhập
Phiếu yêu
cầu xuất
Phiếu yêu
cầu xuất
Phiếu
nhập kho
Phiếu
nhập kho

Phiếu xuất
kho
Phiếu xuất
kho
Báo cáo
tồn kho

6. PHỤ LỤC

STT
1
2
3
4
5

Tên tài liệu

Phiếu nhập kho
Phiếu xuất kho
Phiếu yêu cầu nhập, xuất vật tư
Báo cáo tồn kho
Báo cáo nhập xuất tồn

Mã số
(Mẫu của Bộ tài chính – Bản mềm)
(Mẫu của Bộ tài chính – Bản mềm)

(Mẫu của Bộ tài chính – Bản mềm)
(Mẫu của Bộ tài chính – Bản mềm)

QUY TRÌNH

Mã số:
Ngày BH:

QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO

QT03- SX/TCI
10/06/2018

Lần SĐ:
Trang:

1/9