XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ THƯ VIỆN TRƯỜNG THPT NAM ĐÔNG QUAN

MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU.......................................................................................................1
CHƯƠNG 1...........................................................................................................3
CƠ SỞ LÝ THUYẾT.............................................................................................3
1.1. Giới thiệu về ngôn ngữ lập trình VISUAL BASIC 6.0...............................3
1.1.1. Nguồn gốc của Visual Basic..................................................................3
1.1.2. Ưu điểm của ngôn ngữ lập trình VB.....................................................3
1.1.3. Sử dụng VB 6.0.....................................................................................4
1.1.4. Những khái niệm cơ bản về CSDL và các kỹ thuật kết nối CSDL.......5
1.2. Tìm hiểu về Access......................................................................................9
1.2.1. Khái quát về Microsoft Access.............................................................9
1.2.2. Các đối tượng chính..............................................................................9
1.2.3. Kết luận chung.....................................................................................11
CHƯƠNG 2.........................................................................................................12
KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG................................................................................12
2.1. Giới thiệu chung........................................................................................12
2.1.1. Cơ cấu tổ chức.....................................................................................12
2.1.2 Mô tả cơ cấu tổ chức thư viện..............................................................12
2.2 Qui trình quản lí thư viện............................................................................13
2.2.1 Mô tả hoạt động QLTV của trường......................................................13
2.2.2 Ưu nhược điểm của hệ thống cũ..........................................................20
2.2.4 Phạm vi nghiên cứu..............................................................................21
2.2.5 Giới hạn của hệ thống- Hướng đề xuất................................................22
CHƯƠNG 3:........................................................................................................23
PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG.................................................................23
3.1. XÁC ĐỊNH YÊU CẦU - MỤC TIÊU QUẢN LÝ....................................23
3.1.1. YÊU CẦU CỦA BÀI TOÁN..............................................................23
3.1.2. MỤC TIÊU QUẢN LÝ.......................................................................24
3.2. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÍ THƯ VIỆN THPT NAM ĐÔNG
QUAN...............................................................................................................24
3.2.1. Phân tích và thiết kế hệ thống về chức năng.......................................24

3.2.2 Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng:...............................................24
3. 3 Xây dựng biểu đồ dữ liệu mức khung cảnh:..............................................25
3.4. Xây dựng biểu đồ dữ liệu mức đỉnh..........................................................27
3.5. Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh........................................28
3.5.1. Chức năng cập nhật.............................................................................28
Chức năng theo dõi.......................................................................................29
3.5.3. Chức năng tìm kiếm............................................................................29
3.5.4 Chức năng thống kê..............................................................................30
3.6. Biểu đồ cấu trúc dữ liệu.............................................................................31
3.6.1 Dựa vào bảng danh mục sách ta có......................................................31
0


3.6.2. Dựa vào thẻ độc giả ta có:...................................................................32
3.6.3 Dựa vào phiếu mượn sách ta có...........................................................32
CHƯƠNG 4 : THIẾT KẾ VÀ CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNH.............................34
4.1 :Các bảng dữ liệu........................................................................................34
4.1.1 Bảng tác giả..........................................................................................34
4.1.2 Bảng vị trí.............................................................................................34
4.1.3 Bảng thể loại sách................................................................................35
4.1.4 Bảng nhà xuất bản sách........................................................................35
4.1.5 Bảng danh mục sách............................................................................35
4.1.6 Bảng độc giả.........................................................................................36
4.1.7 Bảng phiếu mượn.................................................................................36
4.1.8 Bảng chi tiết phiếu mượn.....................................................................36
4.1.9 Bảng phiếu trả......................................................................................37
4.2 Mô hình dữ liệu quan hệ............................................................................37
4.3. Thiết kế giao diện trong chương trình.......................................................38
4.3.1 Giao diện chính của chương trình........................................................38
4.3.2 Form cập nhật danh mục sách..............................................................39

4.3.3 Form cập nhật độc giả..........................................................................40
4.3.4 Form cập nhật thể loại sách..................................................................41
4.3.5 Form cập nhật vị trí sách......................................................................41
4.3.6 Form cập nhật nhà xuất bản sách.........................................................42
4.5.7 Form cập nhật tác giả...........................................................................43
4.5.8 Form mượn sách...................................................................................45
4.5.9 Form chi tiết mượn...............................................................................46
4.5.10 Form trả sách......................................................................................47
4.5.11 Form tìm kiếm sách............................................................................48
4.5.12 Form tìm kiếm độc giả.......................................................................48
MÃ NGUỒN CHƯƠNG TRÌNH......................................................................49
ĐÁNH GIÁ VÀ KẾT LUẬN...........................................................................106
KẾT LUẬN.......................................................................................................108
TÀI LIỆU THAM KHẢO...............................................................................109

1


LỜI NÓI ĐẦU
Trên thế giới hiện nay, tin học là một ngành phát triển không ngừng.Thời
kỳ công nghiệp đòi hỏi thông tin nhanh chóng, chính xác.Có thể nói tin học đã
chiếm một vị trí quan trọng trong cuộc sống hàng ngày, trong các ngành khoa
học kỹ thuật.Trong những năm gần đây cùng với sự phát triển chung của ngành
tin học thế giới và khu vực, ngành tin hoc nước ta đã có bước phát triển nhất
định.
Việc đưa tin học vào quản lý, nhằm giảm bớt sức lao động của con người,
tiết kiệm thời gian, độ chính xác cao và tiện lợi hơn rất nhiều so với việc làm
quản lý giấy tờ bằng thủ công như trước đây. Tin học hoá nhằm thu hẹp không
gian lưu trữ, tránh được thất lạc dữ liệu, tự động hoá và cụ thể hoá các thông tin
theo nhu cầu của con người.

Còn ở Việt Nam ngành tin học tuy còn non trẻ nhưng cũng đang từng bước bứt
phá được những thành công trong việc áp dụng tin học vào việc phát triển kinh tế xã hội, góp phần vào việc phát triển và khẳng định mình trên trường quốc tế.
Trong thời gian làm khóa luận tốt nghiệp, em đã nhận đề tài "Xây dựng
chương trình quản lí thư viện trường THPT Nam Đông Quan”. Là một học sinh
ngành Công nghệ thông tin, với mục đích tổng hợp những kiến thức đã học và
tìm hiểu để vận dụng vào giải quyết công việc thực tiễn, qua kết quả thu thập tài
liệu và nghiên cứu tìm hiểu thực tế tại thư viện trường THPT Nam Đông Quan
về công tác quản lý thư viện và đặc biệt là được sự hướng dẫn rất nhiệt tình của
thầy giáo Ts. Hoàng Xuân Thảo, em đã hoàn thành được đề tài của mình với
những nội dung sau đây:
Chương I: Cơ sở lí thuyết
Chương II: Khảo sát hiện trạng thư viện trường THPT Nam Đông
Quan
Chương III: Phân tích và thiết kế hệ thống
2


Chương IV: Thiết kế chương trình
Trong quá trình làm bài, mặc dù đã có nhiều cố gắng song bước đầu làm
quen với một bài toán thực tế mà kinh nghiệm còn chưa nhiều nên chương trình
của em không tránh khỏi những sai sót. Em rất mong nhận được sự chỉ bảo, đóng
góp ý kiến của các thày cô để chương trình của em ngày càng hoàn thiện hơn
nữa.
Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo hướng dẫn đã nhiệt tình tạo điều kiện
và hướng dẫn em hoàn thành đề tài.
Em xin chân thành cảm ơn!

3

CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ THUYẾT
1.1. Giới thiệu về ngôn ngữ lập trình VISUAL BASIC 6.0
1.1.1. Nguồn gốc của Visual Basic
Visual Basic đã được ra đời từ MSBasic, do BillGates viết từ thời dùng
máy tính 8 bít 8080 hay Z80. Hiện nay nó chứa tới hàng trăm câu lệnh
(commands), hàm (funtions) và các từ khoá (keywords). Khả năng của ngôn ngữ
lập trình này cho phép những người chuyên nghiệp hoàn thành bất cứ điều gì
nhờ sử dụng ngôn ngữ lập trình MSWindowns nào khác.
Microsoft Visual Basic (viết tắt là VB) là ngôn ngữ lập trình hướng sự
kiện (event – driven) và môi trường phát triển tích hợp (IDE).
Cho dù bạn là chuyên nghiệp hay mới mẻ đối với chương trình Windowns,
VB cung cấp cho bạn một công cụ hoàn chỉnh để đơn giản hoá việc triển khai
trình ứng dụng cho MSWindowns.
Phần “Visual” đề cập đến phương pháp được sử dụng để tạo một giao diện
đồ hoạ người dùng (Graphic User Interface hay viết tắt là GUI) một cách trực
quan. Thay vì phải viết nhiều dòng mã lệnh để mô tả hình dáng và vị trí của các
phần tử tạo nên giao diện, VB có sẵn hình ảnh, gọi là control, bạn tha hồ sắp đặt
vị trí và quyết định các đặc tính của chúng trên một khung màn hình, gọi là form.
Phần “Basic” đề cập đến ngôn ngữ BASIC, là một ngôn ngữ nổi tiếng, đơn
giản, dễ học.
1.1.2. Ưu điểm của ngôn ngữ lập trình VB
- Đây là cách nhanh nhất, dễ dàng nhất, tốt nhất để lập trình cho Microsoft
Windowns.
- Tạo giao diện đồ hoạ người dùng một cách trực quan.
- Kết hợp với các chương trình World, Excel, MS Access,… làm tăng chức
năng bằng cách tự động hoá các chương trình.
4

- Dùng Visual Basic tiết kiệm thời gian và công sức so với ngôn ngữ lập
trình khác khi xây dựng ứng dụng.
1.1.3. Sử dụng VB 6.0.
a. Các module mã lệnh trong Visual Basic
Mã lệnh được lưu trong các module. Có 3 loại module:
- Module Form: Chương trình chỉ gồm một Form và tất cả mã lệnh của
chương trình nằm trong module Form, chứa các thủ tục đáp ứng trên Form đó.
- Module Standard (trong các tệp *.bas) chứa các thủ tục và khai báo truy
nhập được bởi các Module khác trong chương trình hay thậm chí bởi các chương
trình khác nhau.
- Module Class (trong tệp *.frm): cơ sở lập trình hướng đối tượng trong
VB
Mỗi module gồm có 2 phần:
- Phần khai báo Declaration: Chứa khai báo hằng số, kiểu biến
- Phần các thủ tục – Procedure: Chứa thủ tục, hàm
b. Kiểu dữ liệu
Kiểm soát nội dung của dữ liệu VB dùng kiểu Variant là kiểu mặc định.
Ngoài ra một số kiểu dữ liệu khác cho phép ta tối ưu về tốc độ và kích cỡ
chương trình. Khi dùng variant ta không phải chuyển đổi kiểu dữ liệu, VB tự
động làm việc đó
- Kiểu số: Interger, Long, Double and Curency
- Kiểu byte
- Kiểu string
- Kiểu Boolean
- Kiểu date
- Kiểu Object
- Kiểu variant
c. Hàm và thủ tục
5

- Dùng hàm và thủ tục để chia nhỏ chương trình thành nhiều phần, giúp dễ
dàng kiểm tra, gỡ lỗi chương trình.
Thủ tục có thể được sử dụng lại trong một số ứng dụng khác
Các loại thủ tục:
- Thủ tục con không trả về giá trị
[private | public][static] Sub <tên thủ tục>(tham số)
Các dòng lệnh
End sub
- Hàm luôn trả về giá trị
[private|public][static] funtion<tên thủ tục>(tham số)[Asliệu>]
Các dòng lệnh
End funtion
- Cách gọi hàm/ thủ tục
Call tenthutuc (cac tham so)
- Cách gọi thủ tục trong module khác
TenModule.tenham/tenthutuc (cac tham so)
- Thoát khỏi hàm/thủ tục
Exit Sub: Thoát khỏi thủ tục
Exit function: thoát khỏi hàm
1.1.4. Những khái niệm cơ bản về CSDL và các kỹ thuật kết nối CSDL
Những khái niệm cơ bản về cơ sở dữ liệu.
- Cơ sở dữ liệu là gì?
Cở sở dữ liệu là một kho chứa thông tin có liên quan với nhau.
Một cơ sở dữ liệu quan hệ:
- Chứa dữ liệu trong các bảng, được cấu tạo bởi các dòng gọi là các bản
ghi (Record) và mỗi cột trong bảng gọi là trường (Field).
- Cho phép lấy về (hay truy vấn) các tập hợp dữ liệu từ các bảng.
6

- Cho phép kết nối các bảng với nhau
Các thành phần cơ bản của một CSDL
- Database (CSDL): Một tập bảng dữ liệu chứa các thông tin có liên quan
tới nhau
- Table (bảng): một tập bản ghi, mỗi bản ghi chứa cùng một kiểu thông tin
- Record (bản ghi): một dòng trên bảng, bao gồm một số trường dữ liệu
- Filed (trường): một phần dữ liệu cụ thể trong bản ghi
- Index (chỉ mục): một bảng đặc biệt chứa giá trị của một hoặc nhiều
trường khoá và con trỏ đến vị trí của bản ghi thực. Các giá trị và con trỏ được
lưu theo một thứ tự cụ thể và được dùng để thể hiện dữ liệu theo thứ tự đó.
- Query (câu hỏi truy vấn): một lệnh dựa vào một tập lệnh hoặc tiêu chí cụ
thể, được thiết kế để lấy ra một nhóm bản ghi nhất định từ một hoặc nhiều
bảng hoặc để thực hiện một thao tác trên một bảng.
- Recordset: một nhóm bản ghi, là kết quả của một query tới một hoặc
nhiều bảng trong CSDL. Các bản ghi trong một Recordset thường là tập con
của tập mọi bản ghi trong một bảng. Khi recordset được tạo bởi Query, số bản
ghi và thứ tự của chúng trong recordset do Query quyết định.
* Bảng và trường.
a. Bảng: Các cơ sở dữ liệu được cấu tạo từ các bảng dùng thể hiện các
phân nhóm dữ liệu. Bảng có cấu trúc định nghĩa sẵn và chứa dữ liệu phù hợp
với cấu trúc này. Ví dụ: ta tạo một CSDL để quản lý sách, ta phải tạo ra một
bảng cho Sách, một bảng cho độc giả, một bảng cho ngày mượn
b. Trường: Thể hiện một bộ phận dữ liệu trong một bản ghi (mẩu tin). Ví
dụ như một bản ghi thể hiện một mục trong SinhViên chứa các trường:
MaSinhvien, TenSV, QueQuan, NgaySinh, Gioitinh.
*Tạo một cơ sở dữ liệu.
- Ta dùng Visual Data Manager để tạo CSDL
Để mở Visual Data Manager ta thực hiện các bước sau:

7


1. Từ menu của VB ta chọn Add-Ins, cửa sổ Visual Data Manager xuât
hiện
2. Từ menu của Visual Data Manager, chọn File -> New -> Microsoft
Access, version 7.0 MDB. Một hộp thoại tập tin xuất hiện
3. Chọn thư mục ta muốn Save vào
4. Nhấn chuột vào nút Save. CSDL tạo ra và Visual Data Manager sẽ hiển
thị một vài cửa sổ cho phép ra làm việc với CSDL.
*Cửa sổ CSDL
- Cửa sổ DataBase của Visual Data Manager chứa tất cả các thành phần
của CSDL. Trong cửa sổ này ta có thể xem các thuộc tính, kiểm tra các bảng
và các thành phần khác và thêm các chức năng mới vào CSDL.
- Để xem các thuộc tính của CSDL ta vừa tạo vừa nhấn chuột vào dấu
cộng ở bên trái của mục Properties.
*Tạo bảng
- Để tạo một bảng mới ta làm theo các bước sau:
1. Trong cửa sổ Database của Visual Data Manager, nhấn chuột phải vào
Properties.
2. Chọn New Table. Sẽ có một hộp thoại xuất hiện. Trong hộp thoại này
ta có thể tạo cấu trúc bảng, chỉ định các trường, kiểu dữ liệu và chỉ mục
* Các kỹ thuật kết nối CSDL.
a. DAO (Data access Object): là kỹ thuật kết nối CSDL riêng của
Microsoft. Kỹ thuật này chỉ dùng với Jet Database Engine. Ưu điểm của kỹ
thuật này là tính dễ dùng, nhanh chóng và tiện lợi. Tuy nhiên DAO chỉ có thể
được liên kết với hệ quản trị CSDL Microsoft Access.
b. ODBC (Open Database Connectivity): được thiết kế để cho chương
trình kết nối với nhiều loại CSDL mà chỉ dùng một cách duy nhất. Nó giúp lập

8


trình viên chỉ sử dụng một phương thức duy nhất để truy cập vào hệ quản trị
CSDL Access.
c. ADO (Active Data Objects): ADO cho phép ta làm việc với mọi loại
nguồn dữ liệu (Data Sources), không nhất thiết phải là CSDL Microsoft Access
hay SQL server. Đây là một kỹ thuật kết nối CSDL gần đây nhất của VB.
Không giống như những kỹ thuật truy nhập CSDL khác của VB (RDO, DAO).
ADO có thể cung cấp cho người lập trình nhiều chọn lựa trong việc truy xuất
dữ liệu.
- Sử dụng ADO data control
ADO Data control không có sẵn trên thanh công cụ Toolbox như một số
control thông dụng khác, do đó bạn phải đưa vào bằng cách: trên Menu của VB
chọn Project -> Components (hoặc Click chuột phải trên Toolbox chọn
Components), trong Tab Control bạn Check vào ô “Microsoft ADO data control
6.0 (OLEDB)” rồi nhấn Apply.
Để hiển thị dữ liệu từ ADO data Control bạn cần phải có các Control
thông thường được “kết buộc dữ liệu” (data binding) với ADO controls.
*Sử dụng Object Interface.
Đầu tiên bạn phải tạo một kết nối đến CSDL, sau đó chọn ra nguồn dữ liệu
cần thao tác. ADO cung cấp đối tượng “Connection” để kết nối CSDL, đối tượng
“Recordset” để chứa tập các mẩu tin mà người dùng khai thác, đồng thời cung
cấp một số phương pháp cho người dùng truy cập và cập nhật dữ liệu, ngoài ra
còn có đối tượng “command” để thực thi một câu lệnh truy vấn SQL hay gọi là
thủ tục trong Database.
*Đối tượng Connection và Recordset
a. Đối tượng Connection
Lệnh khai báo và khởi động đối tượng Connection:
Dim tên_connection As ADODB.connection

b. Đối tượng Recordset
9


Khai báo và khởi tao recordset:
Dim tên_Recordset As ADODB.recordset
1.2. Tìm hiểu về Access
1.2.1. Khái quát về Microsoft Access
Microsoft Access là công cụ quản trị cơ sở dữ liệu mạnh, được đánh giá
cao trong các phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu trên máy tính PC hiện nay. Do
tính linh hoạt có nhiều mức người dùng và rất dễ sử dụng .So với công việc phải
lập trình vất vả khi sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu như FOXPRO thì với
Access chỉ cần thực hiện những thao tác đơn giản.
Access không chỉ là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu mà còn là một hệ quản
trị cơ sở dữ liệu quan hệ (Relational Database). Access cung cấp công cụ Wizard
để tự động tạo bảng, truy vấn, báo cáo hỗ trợ cho người dùng. Ta có thể sử dụng
việc phân tích bảng để tránh dư thừa dữ liệu. Access hỗ trợ rất tốt cho những
người mới bước vào tin học. Với Wizard và các phương tiện hoạt động khác, sẽ
tiết kiệm được thời gian, công sức trong việc xây dựng và thiết kế công trình.
Sáu đối tượng mà Access cung cấp cho người dùng là: Bảng (Table), truy
vấn (Query), mẫu biểu (Form), báo biểu (Report), Macro và Module. Các đối
tượng trên có đầy đủ khả năng lưu trữ dữ liệu, thống kê, kết xuất báo cáo thông
tin và tự động cung cấp nhiều các tác vụ khác.
1.2.2. Các đối tượng chính
a. Bảng ( table )
Trong Access việc tạo bảng, sửa đổi cấu trúc của bảng được tiến hành trên
môi trường giao diện đồ hoạ rất trực quan, việc tạo bảng có thể sử dụng công cụ
Wizard hoặc tự thiết kế theo ý người sử dụng. Đối với bảng, Access cung cấp
đầy đủ các kiểu dữ liệu cần thiết cho các trường, bao gồm các kiểu dữ liệu kiểu
Text, kiểu số (Number), tiền tệ (Currency), kiểu ngày tháng (Data/Time), kiểu ký

ức (memo), kiểu logic (yes/no) và các đối tượng OLE.
10


Đặc biệt, với thuộc tính Validation Rule của các trường, chúng ta có thể
kiểm soát được các giá trị nhập vào mà không cần viết một dòng lệnh lập trình
nào như các ngôn ngữ lập trình khác.
Ngoài ra, để giảm các thao tác khi nhập dữ liệu, ta có thể đặt thuộc tính ngầm
định Default value hay các phiên bản mới của Accesss cung cấp các Combo Box
cho các trường của bảng nếu ta muốn sủ dụng để giảm bớt các thao tác bàn phím
và sai sót trong quá trình nhập liệu.
Để đảm bảo an toàn dữ liệu, Access cho phép thiết lập quan hệ giữa các
bảng với nhau đảm bảo tính ràng buộc. Do đó, người dùng không phải kiểm tra
tính toàn toàn vẹn dữ liệu khi nhập.
- Đặt khoá chính cho bảng và tạo các chỉ mục.
- Chỉnh sửa cấu trúc bảng.
- Sử dụng thuộc tính của trường để trình bầy dạng dữ liệu của trường và
kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu khi nhập.
Các bước cơ bản khi thiết lập một bảng trong Microsoft Access như sau:
- Tạo bảng.
- Đặt khoá chính cho bảng và tạo các chỉ mục.
- Chỉnh sửa cấu trúc bảng.
- Sử dụng thuộc tính của trường để trình bầy dạng dữ liệu của trường và
kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu khi nhập.

b. Truy vấn (Query)

11

Truy vấn là sự lựa chọn thông tin theo một điều kiện nào đó .Có thể nói
sức mạnh của Access chính là ở truy vấn và báo cáo. Trong Access có 2 loại truy
vấn :
- Truy vấn lựa chọn (select query): Là truy vấn mà kết quả đầu ra là tập
hợp các thông tin được lựa chọn từ các bảng, các truy vấn theo một điều kiện
nào đó.
- Truy vấn hành động: Là truy vấn nhằm thực hiện một thao tác sử lý một
dữ liệu nào đó. Ví dụ như xoá dữ liệu (Query delete), cập nhật dữ liệu (Query
update), chèn dữ liệu (Quary Append), tạo bảng (Query make table).
Việc sử dụng hữu hiệu các truy vấn trong chương trình sẽ làm tăng khả
năng tìm kiếm lời giải cho các bài toán phức tạp. Việc sử dụng các hàm tự định
nghĩa trong các cột của các truy vấn làm tăng khả năng kết xuất thông tin, tăng
tính đa dạng, mềm dẻo của thông tin đầu ra.
Ngoài ra, ta có thể xây dựng các truy vấn bằng cách sử dụng trực tiếp các
câu lệnh SQL, phục vụ tốt cho nghiệp vụ quản lý.
Khi xây dựng một truy vấn cần phải:
- Chọn bảng hoặc Query khác làm nguồn dữ liệu.
- Thêm các trường mới và kết quả thực hiện các phép tính trên các trường
của bảng nguồn.
- Đưa vào các điều kiện tìm kiếm, lựa chọn.
- Đưa vào các trường dùng để sắp xếp.
1.2.3. Kết luận chung.
Một cơ sở dữ liệu là một tập hợp có cấu trúc của các khoản dữ liệu. Vì sự
sắp xếp dữ liệu là có thể dự báo trước được, nên ta có thể sắp xếp các khoản dữ
liệu này để lọc ra các khoản thông tin hữu dụng. Tất cả các đối tượng trên của
Micrrosoft Access cho chúng ta xem và xử lý, thay đổi các thông tin trong cơ sở
dữ liệu theo nhiều phương pháp khác nhau.

12

CHƯƠNG 2
KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG
2.1. Giới thiệu chung.
Trường THPT Nam Đông Quan là cơ sở đào tạo phổ thông, chất lượng
cao, các đối tượng đều là các em giỏi, thi tuyển vào hệ chuyên của trường.
Trong quá trình xây dựng và phát triển, trường đã tích cực phương pháp
học tập mà trọng tâm là quá trình tự học và rèn luyện của . Chính vì vậy nhu cầu
sử dụng thư viện trường để phục vụ cho nhu cầu học tập và nghiên cứu là hết sức
cần thiết. Tổng quan thư viện trường có cơ cấu và tổ chức như sau:
2.1.1. Cơ cấu tổ chức
Ban Quản lí thư viện

Thủ Thư

Bộ phận bổ sung tài liệu

Phòng nghiệp vụ

2.1.2 Mô tả cơ cấu tổ chức thư viện
Thư viện trường THPT Nam Đông Quan có khoảng 3000 đấu sách báo bao gồm
giáo trình, tài liệu tham khảo, đồ án tốt nghiệp, tiểu luận, báo, tạp chí… phục vụ
cho nhu cầu học tập nghiên cứu của giáo viên học sinh trong nhà trường
Việc phân công quản lí trong thư viện được phân chia như sau:
- Ban quản lí thư viện: Bao gồm một phó hiệu trưởng chịu trách
nhiệm điều hành chung cho toàn bộ công tác của thư viện
- Phòng nghiệp vụ: Lập kế hoạch mua sách mới, thanh lí sách cũ, kế
hoạch phục vụ độc giả, cấp thẻ độc giả
- Bộ phận bổ sung tài liệu: Liên hệ với các nhà xuất ản để mua sách,
các đơn vị, cá nhân cung ứng sách để tiếp nhận sách đưa vào thư viện

13


- Nhân viên thủ thư: Tiếp nhận đánh mã số sách, phân loại sách,
kiểm tra độc giả, thực hiện chức năng mượn trả sách, thống kê, tra cứu
Sách trong thư viện được phân thành các khu vực:
-Khu vực giáo trình: Bao gồm các giáo trình đại cương, giáo trình
chuyên ngành, giáo trình nước ngoài…
- Khu vực tài liệu tham khảo: Bao gồm tài liệu mở rộng, tài liệu
nước ngoài…
- Khu vực báo tạp chí.
- Khu vực đồ án tốt nghiệp, đề tài thực tập tốt nghiệp, tiểu luận…
Hướng phát triển của thư viện.
- Chuẩn hóa các hoạt động của thư viện theo hướng tin học hóa
- Bổ sung kịp thời các tài liệu phục vụ cho công tác giảng dạy, học
tập nghiên cứu của học sinh, giáo viên.
- Mở rộng diện tích của kho sách, phòng đọc… để phục vụ nhu cầu
của độc giả.
2.2 Qui trình quản lí thư viện
2.2.1 Mô tả hoạt động QLTV của trường
Sách báo trong thư viện phục vụ cho nhu cầu cần tra cứu, học tập. Việc quản lí
và giữ gìn tốt đóng vai trò rất quan trọng. Một cuốn sách có thể sử dụng qua
nhiều khóa học. Để thuận tiện cho việc quản lí thì cần phải đăng kí từng ấn phẩm
để theo dõi.
Dựa vào sổ đăng kí của thư viện chúng ta có thể biết những thông tin sau:
+Số lượng sách hiện có của thư viện là bao nhiêu, chất lượng của sách
hiện có như thế nào.
+Từ đó đề xuất ban lãnh đạo trong việc bổ sung thêm lượng sách cần thiết
theo nhu cầu của , giáo viên… đặt kế hoạch bổ sung dài hạn.

14


+ Qua đó đưa ra được phương hướng, góp ý trong việc phục vụ của nhân
viên quản lí thư viện và nâng cao được ý thức trách nhiệm của độc giả.
Quá trình hoạt động của thư viện như sau:
a. Nhập sách
Quá trình nhập sách được thực hiện khi vào mỗi đầu năm học mới, thư viện
được bổ sung sách mới về kho. Việc bổ xung dựa trên cơ sở sau:
- Căn cứ vào số lượng, chất lượng, nhu cầu của độc giả (ưa chuộng đầu
sách nào, đầu sách nào chưa đáp ứng yêu cầu) thì sẽ lựa chọn những đầu sách
cần mua. Sau đó liên hệ với nhà xuất bản.
- NXB sẽ gửi danh mục, sách kèm theo giá niêm yết về cho thư viện.
- Thư viện lập thông tin và danh sách về các loại sách cần bổ sung từ danh
sách mà nhà xuất bản đã đưa ra ,được sự đồng ý của hiệu trưởng nhà trường,
quản lí thư viện sẽ tiến hành lập hợp đồng với nhà xuất bản.
- Nhà xuất bản gửi hóa đơn thanh toán, hóa đơn này sẽ được gửi về bộ phận
tài chính của nhà trường và thực hiện việc thanh toán.
Sách sau khi được chuyển về, bộ phận nghiệp vụ của thư viện sẽ tiến hành
quá trình phân loại sách. Quá trình này được thực hiện như sau:
+ Bộ phận nghiệp vụ sẽ tiến hành phân loại sách theo từng lĩnh vực, hay
theo đầu sách.
+ Đánh mã số sách, đóng dấu thư viện và lập phiếu để quản lí sách.
+ Với mỗi đầu sách ta sẽ có một hồ sơ để quản lí được mô tả như sau:

15


Phiếu quản lí sách
Mã số sách ……………..

Tên sách ……………………..
Tập……………………….Số trang…………
Số lượng………………….Năm xuất bản …..
Nhà xuất bản ………………………………
Mã phân loại………………Phân loại…………..
Mã tác giả …………………Tác giả ……………
Mã kí tự ……………………Khu………Kệ…..Ngăn……
b. Cấp thẻ độc giả
Hàng năm, vào đầu năm học hoặc theo một định kì, thư viện sẽ tiến hành
cấp thẻ thư viện cho học sinh mới trong trường. Thư viện dựa vào danh sách yêu
cầu làm thẻ của các lớp để tiến hành làm thẻ cho . Sau khi hoàn thành thủ tục
đăng kí, sẽ được tổ phục vụ bạn đọc cấp thẻ thư viện. Mỗi thẻ có một mã số
riêng không trùng với các thẻ khác.
Thẻ thư viện bao gồm các thông tin: Mã thẻ độc giả, họ và tên, năm sinh,
địa chỉ, ngày cấp, ngày hết hạn.
Đối với những độc giả làm mất thẻ, muốn làm lại thẻ phải có đơn yêu cầu.
Thẻ được cấp với mã mới.
Đối với giáo viên và nhân viên trong trường thì thẻ thư viện có thời hạn
hài hơn .

16


Dưới đây là mẫu thẻ thư viện:

Thư viện trường Đại học khoa học
Mã số thẻ độc giả..........
THẺ ĐỘC GIẢ
Ảnh

Họ và tên.................................................
Năm sinh................................................
Nghề nghiệp............................................
Địa chỉ.....................................................
Ngày đăng kí...........................................
Số chứng minh........................................
Hạn sử dụng............................................
Ngày ...........Tháng.........năm
Thủ thư (kí và ghi rõ họ tên)

c. Mượn trả sách
Để mượn sách, độc giả phải tiến hành tra cứu theo danh mục sách có sẵn
của thư viện. Sau đó điền thông tin vào phiếu yêu cầu mượn sách. Nhân viên
phục vụ căn cứ vào phiếu này để tìm, đồng thời kiểm tra sách có còn trong thư
viện hay không để cho độc giả mượn.
Dưới đây là mẫu phiếu yêu cầu:

17


Đại học Thái Nguyên
Trường Đại học Khoa học
PHIẾU YÊU CẦU
Mã số thẻ độc giả……………
Họ tên: …………………………………..
Năm sinh: ……………………………….
Địa chỉ: ………………………………….
STT
1
2

3
4
5

Mã sách

Tên sách

Tác giả

Ghi chú

Khi mượn sách, độc giả được mượn tối đa 5 cuốn. Thời hạn mượn sách là 7
ngày.
Các hình thức xử phạt của thư viện:
- Khi độc giả trả sách, nhân viên thư viện sẽ xem trên phiếu yêu cầu mượn
sách, nếu quá hạn thì độc giả sẽ bị xử phạt theo qui định. Thư viện cũng có hình
thức xử phạt thích đáng với những độc giả trả sách không còn nguyên vẹn trước
khi mượn.
- Trường hợp độc giả làm mất sách thì phải mua đền đúng sách đó. Nếu
không có sách thì phải đền bằng tiền theo giá sách, đồng thời phải chịu một mức
phạt theo quy định.

18


- Đối với học sinh không trả sách, thư viện sẽ lập danh sách gửi lên hiệu
trưởng để có hình thức xử phạt thích đáng.
d. Thanh lọc sách
Để đảm bảo tính tư tưởng, khoa học và thời sự của kho sách, đồng thời với

việc bổ sung sách mới cần phải thường xuyên nghiên cứu để kịp thời phát hiện
và thanh lọc những sách cũ, lạc hậu ra khỏi kho sách. Thanh lọc sách cũng chính
là một biện pháp tăng cường chất lượng kho sách, nâng cao hiệu quả sử dụng của
kho sách trong thư viện.
Hàng năm, có kiểm tra định kì kho sách. Các sách hư hỏng, đã bị rách nát
hoặc những cuốn sách không còn phù hợp với việc học tập và nghiên cứu được
lập thành danh sách.
Việc nghiên cứu, chọn sách để thanh lọc sách là một việc làm phức tạp,
đòi hỏi cán bộ chuyên môn phải có tinh thần trách nhiệm cao và phải có trình độ
để đánh giá chính xác nội dung giá trị của cuốn sách.
Để đảm bảo nguyên tắc quản lí tài sản, khi tiến hành thanh lọc sách ra
khỏi thư viện phải được sự đồng ý của lãnh đạo nhà trường và lập biên bản xuất
kho sách thư viện.
Dưới đây là biên bản xuất sách khỏi kho:

19


Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Độc lập-Tự do-Hạnh phúc
-----------------------------------------------

BIÊN BẢN XUẤT SÁCH KHỎI KHO THƯ VIỆN
Chúng tôi những người lập biên bản (ghi rõ họ tên, chức vụ)
Chứng nhận đã xuất kho thư viện các sách hoặc báo, tạp chí) trong bảng kê
kèm gồm ….bản, tính thành tiền là ……
Vì lí do……………………………………………
Người lập biên bản
Bảng kiểm kê
STT Tên tác giả và tên Số bản

Giá đơn vị

Tổng cộng

sách

Phê duyệt của hiệu trưởng
Hiệu trưởng (kí tên đóng dấu)
20


e. Hủy độc giả
- Đối với các độc giả là , thẻ có giá tri theo suốt khóa học hết khóa học thẻ
sẽ bị hủy.
- Đối với học sinh vị phạm quy định của thư viện tùy theo từng mức độ mà
có thể bị cấm sử dụng thư viện trong một thời gian hoặc có thể cấm vĩnh viễn
không được sử dụng thư viện trong khóa học nếu đã có thẻ thì có thể bị thu hủy.
Đối với cán bộ giảng dạy của nhà trường thẻ sẽ có giá trị trong thời gian
còn giảng dạy tại trường.
f. Báo cáo thống kê
Ngoài công việc phục vụ bạn đọc còn có nhiệm vụ thống kê, lập báo cáo về
số sách đã mượn, hiện trạng của sách, độc giả, danh sách cần mua gửi lên phụ
trách thư viện.
Hàng tháng cần đưa ra được thể loại và đầu sách mà đang quan tâm và được
mượn nhiều nhất.
2.2.2 Ưu nhược điểm của hệ thống cũ
Qua khảo sát thực tế thư viện của trường Đại học Khoa Học- Đại học Thái
nguyên chúng em nhận thấy rằng thực trạng của thư viện còn cần có nhiều sự
thay đổi và quan tâm nhiều hơn nữa, cụ thể đó là:

- Hiện tại, công tác quản lí sách của thư viện của trường chủ yếu dựa trên
giấy tờ ghi chép, mọi công việc đều tiến hành thủ công, từ việc cập nhật, đến tìm
kiếm, sắp xếp tài liệu do đó mất rất nhiều thời gian và nhân lực. Thêm vào đó do
công tác quản lí trên giấy tờ nên việc lưu trữ tốn nhiều không gian thời gian, số
sách dễ bị thất lạc và công tác bảo quản cũng gặp nhiều khó khăn và sai sót, khi
cập nhật thông tin thường gây ra tình trạng tẩy xóa. Hiện nay thư viện trường
được cấp thêm máy tính để trợ giúp cho công tác quản lí song cũng chỉ để bớt
giảm việc ghi chép, giúp in ấn bảng biểu.
21


- Công việc trong thư viện thì rất nhiều, trong khi đó nhân viên thư viện
thì ít (chỉ có 2 nhân viên) vì vậy việc phục vụ nhu cầu của Cán bộ cũng như học
sinh còn nhiều khó khăn và hạn chế, đặc biệt là khi công việc còn đang làm một
cách thủ công, không có sự trợ giúp của phần mềm, của máy móc.
- Việc lập hồ sơ, lưu trữ việc mượn trả còn làm trên giấy gây tốn nhiều thời
gian của nhân viên thư viện, đồng thời qua đó gây khó khăn cho việc quản lí bảo
quản hồ sơ sổ sách liên quan đến việc mượn trả, hồ sơ quản lí độc giả.
2.2.3 Yêu cầu đặt ra cho hệ thống mới
Với các yếu điểm của hệ thống cũ, hệ thống quản lí mới sẽ đáp ứng được
các chức năng và yêu cầu cụ thể như sau:
- Cung cấp cho cán bộ và học sinh các thông tin về sách, tài liệu mình
quan tâm một cách nhanh nhất
- Giúp cho nhân viên thư viện quản lí các thông tin về bạn đọc, về hồ sơ
quản lí sách một cách nhanh nhất và chính xác nhất khi cần thiết
- Giúp quá trình tìm kiếm sách của nhân viên nhanh hơn hiệu quả hơn, từ
đó phục vụ tốt hơn nhu cầu của bạn đọc
- Giúp cho quá trình cập nhập sách mới, xác nhận mượn trả được nhanh
chóng và chính xác
- Ngoài ra hệ thống còn cho phép thống kê sách được quan tâm, số lượng

sách trong thư viện theo từng chủ điểm, số lượng độc giả mà thư viện quản lí…
2.2.4 Phạm vi nghiên cứu
Trong phạm vi nghiên cứu của đề tài, do lượng thời gian để chuẩn bị và
hoàn thiện khá ngắn, nên đề tài này chúng em mới chỉ nghiên cứu và xây dựng
chương trình cho ba chức năng chính
- Chức năng cập nhật
- Chức năng theo dõi mượn trả sách
- Chức năng tìm kiếm sách, độc giả
- Chức năng thống kê.
22


2.2.5 Giới hạn của hệ thống- Hướng đề xuất
a. Giới hạn của hệ thống
Khi xây dựng hệ thống vẫn còn nhiều giới hạn như chưa có các chức năng
quản lí nhân viên thư viện. Các vấn đề về tài chính, cơ sở vật chất của thư viện
chưa được đề cập đến
b. Hướng đề xuất
Dần hoàn thiện và bổ sung thêm các chức năng cho chương trình như hệ
thống cần có chức năng quản lí nhân viên thư viện, quản lí tài chính của thư viện
hoàn thiện, thiết kế chương trình thân thiện và dễ sử dụng hơn…

23


CHƯƠNG 3:
PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG
3.1. XÁC ĐỊNH YÊU CẦU - MỤC TIÊU QUẢN LÝ
3.1.1. YÊU CẦU CỦA BÀI TOÁN
Bài toán đặt ra là công tác quản lí thư viện của trường THPT Nam Đông

Quan. Quản lý thư viện của trường cần được xây dựng bởi một phần mềm tin
học với mục đích là thực hiện công việc nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm công
sức cho người làm công việc quản lý. Hệ thống này cần đáp ứng được nhu cầu
học tập, tra cứu tài liệu và giúp quá trình mượn trả sách được nhanh chóng, giảm
bớt thời gian và chi phí đáng kể so với mô hình quản lí cũ.
Hệ thống quản lí thư viện sẽ giúp thủ thư quản lí việc mượn trả tài liệu của
độc giả:
- Khi độc giả muốn mượn tài liệu thì thủ thư sẽ kiểm tra thẻ của độc giả có
hợp lệ hay không? Nếu thỏa mãn các điều kiện qui định thì độc giả được phép
mượn tài liệu đồng thời thủ thư sẽ lưu các thông tin về: mã thẻ, mã sách, ngày
mượn, ngày phải trả… vào phiếu mượn
- Khi độc giả tới trả sách, thủ thư sẽ nhập mã thẻ, mã tài liệu và kiểm tra
xem có đúng với thông tin mượn hay không. Nếu đúng thì thực hiện quá trình trả
sách. Hệ thống sẽ kiểm tra nếu ngày trả mà lớn hơn ngày phải trả thì độc giả đã
mượn sách quá hạn và chịu hình phạt theo qui định của thư viện.
- Khi độc giả có nhu cầu làm thẻ, độc giả phải trình thẻ học sinh hoặc
chứng minh thư. Nhân viên thư viện sẽ thực hiện việc cấp phát thẻ thư viện theo
qui định cho độc giả và lưu thông tin độc giả vào cơ sở dữ liệu. Khi độc giả có
nhu cầu ra hạn thẻ nhân viên thư viện sẽ cập nhật lại ngày hết hạn trong cơ sở dữ
liệu.
Ngoài ra hệ thống còn giúp nhân viên quản lí thư viện quản lí các thông
tin về tài liệu như cập nhật, sửa chữa hay hủy bỏ tài liệu.

24