communication skills handout

ĐẠI HỌC AN GIANG
KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH
-----

-----

TÀI LIỆU GIẢNG DẠY

Biên soạn

ThS. Nguyễn Thị Ngọc Lan

Năm 2010


Kỹ năng truyền thơng

MỤC LỤC
LỜI NĨI ĐẦU .................................................................................................................................... 1
CHƯƠNG 1. TỔNG QUAN VỀ TRUYỀN THƠNG .......................................................................... 2
1.1. Truyền thơng là gì? .............................................................................................................. 2
1.2. Mơ hình q trình truyền thơng (A communication model) .................................................. 2
1.3. Các kỹ năng truyền thông cơ bản ......................................................................................... 2
1.3.1.
Kỹ năng nói.................................................................................................................. 3
1.3.2.
Kỹ năng viết................................................................................................................. 4
1.3.3.
Kỹ năng ứng xử............................................................................................................ 4
1.3.4.
Kỹ năng nghe ............................................................................................................... 5

1.4. Các nguyên tắc cơ bản trong truyền thông............................................................................ 6
CHƯƠNG 2. KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH........................................................................................ 9
2.1. Kỹ năng thuyết trình là gì? ................................................................................................... 9
2.2. Khắc phục sự thiếu tự tin khi thuyết trình........................................................................... 10
2.3. Các bước của một thuyết trình............................................................................................ 11
2.3.1.
Bước 1: Xác định các mục tiêu................................................................................... 11
2.3.2.
Bước 2: Xác định những ý chính và ý phụ .................................................................. 12
2.3.3.
Bước 3: Tìm một cấu trúc/bố cục hợp lý (structuring your presentation)..................... 13
2.3.4.
Bước 4: Chuẩn bị các phương tiện hỗ trợ trực quan (Presentation Material) ............... 15
2.3.5.
Bước 5: Diễn tập và thuyết trình................................................................................. 18
CHƯƠNG 3. KỸ NĂNG HỘI HỌP .................................................................................................. 24
3.1. Những cuộc họp trong doanh nghiệp.................................................................................. 24
3.2. Tại sao chúng ta phải họp? ................................................................................................. 24
3.3. Vì sao một cuộc họp khơng hiệu quả? ................................................................................ 25
3.4. Các thành viên trong một cuộc họp và vai trò của họ.......................................................... 26
3.4.1.
Chủ tọa....................................................................................................................... 27
3.4.2.
Người tham dự ........................................................................................................... 28
3.4.3.
Người tổ chức ............................................................................................................ 29
3.4.4.
Người ghi biên bản - thư ký........................................................................................ 35
3.5. Các kỹ thuật hỗ trợ cho cuộc họp ....................................................................................... 37
3.5.1.

Kỹ thuật phát ý tưởng - Brain storming ...................................................................... 37
3.5.2.
Kỹ thuật dùng bảng so sánh - Force fields analysis ..................................................... 38
CHƯƠNG 4. KỸ NĂNG GIAO TIẾP NƠI CÔNG SỞ ..................................................................... 40
4.1. Những rào cản trong giao tiếp ............................................................................................ 40
4.1.1.
Tiếng ồn..................................................................................................................... 40
4.1.2.
Ngôn ngữ ................................................................................................................... 40
4.1.3.
Mơi trường................................................................................................................. 40
4.1.4.
Tình cảm, cảm xúc ..................................................................................................... 40
4.1.5.
Các mối quan hệ quyền hạn........................................................................................ 41
4.1.6.
Văn hóa tổ chức ......................................................................................................... 41
4.2. Các kênh giao tiếp.............................................................................................................. 42
4.2.1.
Giao tiếp với cấp trên ................................................................................................. 42
4.2.2.
Giao tiếp với đồng nghiệp .......................................................................................... 44
4.2.3.
Giao tiếp với cấp dưới ................................................................................................ 46
TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................................................................. 57

ThS. Nguyễn Thị Ngọc Lan


Kỹ năng truyền thơng

MỤC LỤC HÌNH, PHỤ LỤC
Hình 1.1. Mơ hình q trình truyền thơng............................................................................................ 2
Hình 2.1. Cấu trúc của một thuyết trình cơ bản.................................................................................. 13
Hình 4.1. Qui trình quản lý................................................................................................................ 46
PHỤ LỤC MỘT SỐ KỸ THUẬT CƠ BẢN KHI THIẾT KẾ POWERPOINT .................................. 54

ThS. Nguyễn Thị Ngọc Lan


Kỹ năng truyền thơng

LỜI NĨI ĐẦU
Con người là tổng hịa các mối quan hệ trong xã hội. Không ai sống, làm việc độc lập. Để diễn đạt điều
mình muốn, để trao đổi hàng hóa, con người phải truyền thơng với nhau. Hay nói khác đi, tất cả mọi
người đều phải giao tiếp với người khác, trong gia đình, trong làng xóm, trong cơ quan, trong cộng
đồng. Khơng ai có thể khẳng định mình là người giao tiếp hồn hảo. Từ khi được sinh ra đến trưởng
thành, con người học cách giao tiếp hiệu quả thông qua những vấp ngã của bản thân, những điều hay
từ người khác.
Một người lao động khi gia nhập vào tổ chức sẽ phải làm việc tập thể. Sẽ rất khó khăn nếu chúng ta
khơng hịa nhập với mọi người trong tổ chức, không được đồng nghiệp u mến, khơng được cấp trên
tín cẩn hay khơng được cấp dưới tôn trọng. Bạn sẽ cảm thấy bối rối nếu khơng biết diễn đạt ý kiến của
mình trước đám đơng, khơng có khả năng tổ chức hay điều khiển một cuộc họp hướng vào mục tiêu
chung. Vậy chúng ta cần làm gì để cải thiện những điều này?
Tài liệu các bạn đang cầm trong tay tổng hợp một số kỹ năng giao tiếp cơ bản thường được sử dụng
trong công việc hằng ngày gồm: [1] Kỹ năng thuyết trình, [2] kỹ năng hội họp và [3] kỹ năng giao tiếp
nơi công sở. Nội dung tài liệu rất ngắn gọn cung cấp những kiến thức cơ bản về các kỹ năng trên kết
hợp với các ví dụ, các tình huống minh họa giúp người đọc dễ hiểu, dễ thực hành.
Hy vọng độc giả hiểu những nguyên tắc và có thể ứng dụng được trong công việc một cách thành
công. Để tài liệu ngày càng được hoàn thiện, mong nhận được nhiều góp ý từ phía độc giả. Xin chân

thành cảm ơn.
Tác giả
Nguyễn Thị Ngọc Lan

ThS. Nguyễn Thị Ngọc Lan

1


Kỹ năng truyền thơng

CHƯƠNG 1. TỔNG QUAN VỀ TRUYỀN THƠNG
1.1.

Truy n thơng là gì?

Truyền thơng (communication) được hiểu là q trình truyền thơng tin từ người
gửi đến người nhận thơng tin. Ở dạng đơn giản, thông tin được truyền từ người gửi tới người nhận. Ở
dạng phức tạp hơn, các thông tin trao đổi liên kết người gửi và người nhận.
Có hai cách truyền thơng là truyền thơng bằng lời và truyền thông không bằng lời.
-

Truyền thông bằng lời (Verbal) hay truyền thông bằng ngôn ngữ. Ngôn ngữ là phương tiện
biểu đạt ý nghĩ của mọi người. Để truyền đạt thơng điệp, chúng ta phải sử dụng lời nói trực tiếp
hoặc gián tiếp (bằng chữ viết). Để nói, viết được rõ ràng, dễ hiểu và chiếm được cảm tình của
người khác là điều mà ai cũng cần học hỏi.

-

Truyền thông khơng bằng lời (Non verbal) hay cịn gọi là truyền thơng phi ngơn ngữ. Người

nhận thơng tin có thể hiểu được người gởi thơng tin muốn gì thơng qua các diễn đạt của cơ thể
(body language) bao gồm các thể hiện của ánh mắt, cử chỉ, nét mặt, đôi tay, tư thế, dáng điệu,...
Ví dụ: lắc đầu tỏ vẻ khơng đồng ý, cau mày thể hiện sự khó chịu, trừng mắt nhìn người khác
chứng tỏ sự ngạc nhiên hay giận dữ, quay lưng lại khi người khác đang nói chứng tỏ sự khơng
quan tâm hoặc thiếu tơn trọng,...

1.2.

Mơ hình q trình truy n thơng (A communication model)

Dưới đây là biểu đồ của mơ hình q trình truyền thơng.

Hình 1.1. Mơ hình q trình truyền thơng1
Mơ hình chỉ rõ người truyền thông tin gởi thông tin (deliver) đến người nhận thông tin (receiver) có
thể là bằng lời (Verbal message) hoặc khơng bằng lời (non-verbal message). Người nhận thông tin thể
hiện bằng một số cách để chứng tỏ rằng mình đã nhận và hiểu thơng điệp. Giữa họ có khơng gian chia
sẻ (Shared space). Nếu giao tiếp thành công, người nhận sẽ hiểu được thơng tin của người truyền một
cách chính xác và hành động phản hồi.
1.3.

Các k năng truy n thông cơ b n

Để thực hiện công việc hằng ngày, chúng ta phải sử dụng một số kỹ năng truyền thông. Những kỹ
năng này bao gồm: [1] nói, [2] viết, [3] ứng xử và [4] nghe.

1

Dẫn theo

ThS. Nguyễn Thị Ngọc Lan

2


Kỹ năng truyền thơng

1.3.1. Kỹ năng nói
Nói là hình thức chúng ta truyền đạt thơng tin bằng cách nói chuyện trực tiếp với đối tượng nhận thơng
tin qua lời nói hoặc qua điện thoại.
Trong q trình làm việc, khơng ít lần bạn phải đứng trước sự lựa chọn:
•

Tơi nên thơng báo ứng viên dự phỏng vấn bằng thư hay bằng điện thoại?

•

Tơi nên gởi thơng báo nội bộ bằng thư điện tử hay chỉ cần gặp và nói chuyện trực tiếp với
người đó?

Thành cơng của việc giao tiếp phụ thuộc một phần vào việc lựa chọn phương pháp giao tiếp phù hợp
cho mỗi tình huống.
Khi đã chọn giao tiếp bằng lời thì việc cân nhắc giao tiếp bằng điện thoại hay bằng lời nói rất quan
trọng ảnh hưởng đến hiệu quả của giao tiếp. Dưới đây là một tình huống cụ thể.
Thành là nhân viên kế tốn tại một cơng ty tư nhân. Một buổi sáng, kế toán trưởng yêu cầu Thành
cung cấp một loạt số liệu bán hàng chi tiết để ông ta báo cáo tại một cuộc họp vào tuần sau. Thành
quyết định đọc các số liệu này cho ông ta qua điện thoại.
Theo bạn, quyết định trên của Thành là đúng hay sai? Tại sao?

Tiếp theo tình huống như sau: Hôm sau, giám đốc bảo số liệu bán hàng do phịng kế tốn cung cấp đã
bị sai. Ơng giận dữ và ra lệnh cả phịng kế tốn viết bản kiểm điểm.

Đến đây, có lẽ bạn đã biết mình trả lời đúng hay sai. Rõ ràng, việc chọn công cụ nào để thực hiện việc
truyền thông bằng lời là rất quan trọng, quyết định thành bại trong giao tiếp.
Đối với những cơng việc địi hỏi tính chính xác cao, bạn không nên sử dụng cách giao tiếp bằng lời. Ví
dụ, bạn cung cấp số điện thoại, số fax, số liệu kế tốn hay tồn kho,… Chúng ta có thể sử dụng các công
cụ truyền thông khác như gởi thư, email, fax để đảm bảo tính chính xác.
Ơng bà ta có câu: “Uốn lưỡi bảy lần trước khi nói”, ngụ ý rằng, “Hãy suy nghĩ trước khi nói”. Điều
này hoàn toàn đúng. Nhưng trong giao tiếp hằng ngày, chúng ta thường khơng làm được như thế. Do
đó, để giao tiếp hiệu quả bằng lời, chúng ta cần chú ý một số điểm sau:
•

Chuẩn bị trước khi nói

Bạn cần phải chuẩn bị những gì bạn muốn nói và sắp xếp các ý muốn nói theo trình tự hợp lý. Điều
này sẽ giúp cho thông điệp mà bạn đưa ra được chính xác và rõ ràng.
•

Nói rõ ràng và dễ hiểu

Tránh dùng những từ mơ hồ, chung chung, khó hiểu làm người nghe dễ suy nghĩ và hành động lạc
hướng.
•

Nói bằng một giọng điệu phù hợp với hồn cảnh và tình huống

Giọng điệu của bạn truyển tải sự thích thú hay nhàm chán cho người nghe, hơn nữa nó cịn thể hiện
mức độ tin cậy của thông tin mà bạn truyền đi. Nếu trình bày một tin vui, giọng của bạn nên tươi
vui, cịn nếu trình bày về những qui định cách hình thức kỷ luật trong cơ quan, bạn nên nói với một
giọng điệu nghiêm trang và trịnh trọng.
•

Tạo sự chú ý của người nghe

ThS. Nguyễn Thị Ngọc Lan

3


Kỹ năng truyền thông

Hãy làm cho người nghe tập trung chú ý khi bạn nói. Bạn có thể đặt câu hỏi liên quan vấn đề bạn
đang nói, sử dụng các câu nói dẫn nhập như: “Sau đây tơi xin nói với các bạn về vấn đề…”, hoặc
phối hợp điệu bộ của cơ thể, tay chân; sử dụng các câu chuyện minh họa; các mẫu chuyện vui; các
trị chơi ngắn,…
•

Thể hiện thái độ tơn trọng người nghe

Khi nói, bạn cần nhìn thẳng vào người nghe. Tránh ánh mắt nhìn của người khác sẽ làm giảm độ tin
cậy của thông tin của bạn truyền đi, giảm sự tập trung của họ và người nghe sẽ cảm nhận sự thiếu tự
tin của bạn.

1.3.2. Kỹ năng viết
Một phần thời gian công việc của chúng ta là dành cho viết như: viết thư, thông báo, viết báo cáo,... Vì
vậy, bạn cần phát triển kỹ năng viết (dù viết trên giấy hay trên màn hình điện tử) vì những gì bạn viết
ra đều thể hiện giá trị của bản thân bạn.
Những gì bạn viết có thể bao gồm:
•

Điền vào một biểu mẫu như bảng tính lương;

•

Chuyển thơng báo của cấp trên cho các đồng nghiệp;

•

Ghi lại lời nhắn từ điện thoại để chuyển cho người khác;

•

Làm báo cáo tiến độ thực hiện chỉ tiêu doanh số;

•

Gửi thơng báo triển khai chương trình khuyến mãi cho các đại lý;

Bạn có thể tạo được ấn tượng xấu hay tốt cho người đọc qua cách bạn diễn đạt bằng văn viết. Người
nhận thông tin sẽ đánh giá bạn thông qua hai tiêu chí cơ bản là hình thức và nội dung:
•

Hình thức là cách bạn trình bày trên trang giấy, văn phạm, lỗi chính tả, cách sử dụng từ,…

•

Nội dung bao gồm: giọng điệu thể hiện ngụ ý của bạn, trình tự thơng tin được thể hiện,…

Để đạt thành công qua kỹ năng viết, trước khi chấm bút, bạn nên nghĩ đến đối tượng nhận thông tin là
ai từ đó chúng ta chọn văn phong và cách trình bày cho phù hợp.
Có những trường hợp bạn khơng thể thốt khỏi qui định trình bày văn bản của tổ chức vì cơ quan của
bạn có nhiều biểu mẫu, những tiêu chuẩn buộc bạn phải tuân theo. Ngoài trường hợp này, bạn hãy tạo

cho mình một giọng văn riêng, phản ánh tính cách bản thân của bạn, bảo đảm khơng sao chép, thể hiện
sự trong sáng, rõ ràng và lịch thiệp. Ví dụ, đơn xin việc, thư ngỏ, thư cảm ơn khách hàng,…

1.3.3. Kỹ năng ứng xử
Kỹ năng truyền thông của bạn cịn được thể hiện bằng những gì bạn làm và cách biểu hiện của bạn như
thế nào. Cách ứng xử của một cá nhân thể hiện văn hóa của gia đình, của cộng đồng, của cơ quan họ
đang làm việc. Hiện nay, có rất nhiều cơng ty qui định những nguyên tắc ứng xử trong doanh nghiệp2
mà tất cả thành viên phải tuân theo.
Ở chương 3, chúng ta sẽ tự đúc kết một số nguyên tắc ứng xử cho bản thân sau khi nghiên cứu kỹ năng
giao tiếp nơi cơng sở.

2

Ví dụ. Quy tắc ứng xử của Colgate-Palmolive. Xem chi tiết tại đường dẫn:
/>
ThS. Nguyễn Thị Ngọc Lan

4


Kỹ năng truyền thơng

1.3.4. Kỹ năng nghe
Trong q trình truyền thông, chúng ta không chỉ cần rèn luyện để trở thành người phát thơng tin tốt,
mà cịn trở thành người nhận thông tin hiệu quả. Việc sẵn sàng và chú tâm lắng nghe thể hiện lịng tơn
trọng và giúp hình thành những mối quan hệ tốt trong doanh nghiệp.
Lắng nghe tốt có thể giúp chúng ta:
•

Thu thập được ý kiến, ý tưởng hay từ người khác;

•

Hiểu được vấn đề;

•

Thực thi tốt nhiệm vụ được giao, được hướng dẫn;

•

Đưa ra lời khun một cách nhanh chóng và chính xác;

Để trở thành người nhận thông tin hiệu quả, bạn cần rèn luyện trở thành người lắng nghe chủ động,
lắng nghe bằng cả khối óc, tâm hồn và tồn bộ cơ thể của bạn. Những kỹ năng lắng nghe cơ bản bao
gồm: [1] tập trung sự chú ý vào người nói, [2] khuyến khích người nói, [3] phản hồi lại những gì bạn
đã nghe được và [4] chọn lọc thông tin.

1.3.4.1.

Tập trung sự chú ý vào người nói

Có bao giờ bạn gặp tình huống bạn nói chuyện với một người nào đó nhưng anh/chị ta khơng chú ý
vào những gì bạn nói, anh/chị ta vẫn tiếp tục làm công việc của họ hoặc khơng nhìn vào mặt của bạn
hay thỉnh thoảng hỏi những câu hỏi thể hiện sự không quan tâm,…? Cảm giác của bạn lúc ấy thế nào?
Chắc chắn bạn đã vô cùng khó chịu và cảm thấy khơng được tơn trọng. Từ đó cho thấy tập trung sự
chú ý của bạn vào người nói là một điều vơ cùng quan trọng dẫn đến thành công trong giao tiếp.
Là người nghe, bạn cần tham khảo những lời khuyên dưới đây để thể hiện sự tập trung của bạn vào
người khác đang nói:
•

Thể hiện thái độ tích cực và nhiệt tình.

Để có thái độ tích cực và nhiệt tình, điều trước tiên là bạn cần bỏ qua thành kiến cá nhân về tính
cách, dân tộc hay giọng nói của người nói. Những cảm xúc thành kiến rất dễ dẫn đến việc bóp méo
hay xét đốn trước thơng điệp của người khác.
Tiếp đến, bạn cần xem lại trạng thái tinh thần, tình cảm hay cảm xúc của bạn trước đó. Nếu bạn
đang trong trạng thái khơng vui, đang giận dữ ai đó hay đang lo âu cho dự án sắp tới thì rất khó để
bạn thể hiện được thái độ tích cực với đối phương. Cách tốt nhất là bạn nên trì hỗn cuộc đối thoại
vào một dịp khác cho đến khi bạn đã sẵn sàng lắng nghe.
•

Giao tiếp bằng mắt

Giao tiếp bằng mắt thể hiện bạn đang sẵn sàng, tập trung chú ý lắng nghe và tôn trọng người đối
diện. Bạn nên đưa mắt nhìn đối phương với ánh mắt dịu dàng và thoải mái. Khơng nên nhìn chằm
chằm, hay trố mắt, điều này sẽ khiến người đối diện cảm thấy khó chịu và có cảm giác bạn đang dị
xét hay muốn tấn cơng họ.
•

Diễn đạt bằng điệu bộ

Ngồi đơi mắt, bạn có thể sử dụng điệu bộ của cơ thể để chứng tỏ sự tập trung lắng nghe như hơi
ngả người về phía trước, tư thế thoải mái, đơi tay chắp lại khi ngồi đối diện, gật đầu nhẹ, vẻ mặt
quan tâm,…
•

Tạo môi trường phù hợp

Hiệu quả của việc lắng nghe chịu sự tác động không nhỏ của yếu tố môi trường, ví dụ:

Nếu bạn ngồi q xa sẽ khơng nghe rõ cịn nếu bạn ngồi q gần, người nói sẽ khơng thoải
mái.
ThS. Nguyễn Thị Ngọc Lan

5


Kỹ năng truyền thơng

Nói chuyện ở nơi đơng người hay nhiều âm thanh như tiếng điện thoại, xe cộ, âm nhạc,…
sẽ giảm hiệu quả của thông tin bạn nhận được.
Hai người nói chuyện bị che bởi một chồng hồ sơ cao ngất hay bị cách ngăn bởi một cái
bàn dài sẽ tạo ra ‘bầu khơng khí xa cách’.

1.3.4.2.

Khuyến khích người nói

Trong q trình lắng nghe, bạn khơng nên chỉ nghe mà khơng có biểu hiện phản hồi.
Bạn có thể ghi chép thể hiện bạn đang chú ý những gì họ nói một cách nghiêm túc để họ có hứng thú
trình bày tiếp.
Ngồi ra, bạn có thể sử dụng những câu nói khuyến khích họ tiếp tục như “xin anh cứ nói tiếp/tơi
biết/thế à/được/à/hãy nói cho tơi biết đi,…”
Hoặc bạn có thể sử dụng những câu hỏi mở để khai thác thơng tin và làm cho cuộc nói chuyện thêm
hào hứng. Bạn nên dùng các câu hỏi tại sao, thế nào, ở đâu, ai, khi nào, bao nhiêu,…

1.3.4.3.

Phản hồi lại những gì bạn đã nghe được

Khi bạn là người nói, bằng chứng nào cho biết người nghe đã hiểu bạn? Chỉ có sự phản hồi chứng
minh được điều này. Bất kỳ người phát thông tin nào cũng muốn nhận được thông tin phản hồi từ
người nhận. Khi bạn gởi một tin nhắn hẹn bạn bè đi chơi, bạn mong nhận được tin nhắn trả lời đồng ý
hay từ chối của họ. Một giáo viên giảng bài ln muốn biết học trị của ơng/bà ta có hiểu được những
gì người giáo viên đó đã truyền đạt khơng. Do đó, là người nghe, bạn cũng cần phản hồi lại những gì
mình vừa nghe được bằng cách diễn giải những gì mình vừa nghe được, làm rõ những gì chưa hiểu,
bày tỏ hoặc thống nhất quan điểm.

1.3.4.4.

Chọn lọc thông tin

Việc tập trung lắng nghe là điều tất nhiên, nhưng để nghe đạt được hiệu quả thì cần phải nghe có chọn
lọc. Trong thực tế, nhiều lúc chúng ta phải nghe một bài diễn thuyết dài, hay trong một cuộc họp chúng
ta phải nghe nhiều thông tin. Nếu chúng ta không biết cách chọn lọc những thơng tin cơ bản, chính yếu
thì sẽ lãng phí thời gian, đặc biệt dẫn đến mục tiêu công việc không đạt như mong muốn.
1.4.

Các nguyên t c cơ b n trong truy n thông

Khi phát triển các kỹ năng truyền thông, sẽ dễ dàng hơn nếu bạn nắm được các nguyên tắc cơ bản. Tài
liệu này giới thiệu hai nguyên tắc khi viết hoặc nói là: [1] nguyên tắc ABC và [2] ngun tắc 5C 3.
-

Ngun tắc ABC:
•

Accuracy (chính xác)

Thơng tin được sử dụng phải chính xác, khơng được sai lệch.

Ví dụ, bạn nhận được cú điện thoại từ nhà cung cấp bảo rằng sẽ giao hàng cho công ty của bạn vào
lúc 8 giờ nhưng mãi đến 9 giờ chưa thấy ai giao. Cảm giác của bạn lúc ấy thế nào?
Chắc chắn bạn sẽ rất bực bội và không muốn hợp tác với nhà cung cấp này nữa. Nếu bạn là nhà
cung cấp này, bạn sẽ gặp thiệt thịi gì khi khách hàng của bạn khơng mua hàng nữa chỉ vì nhân
viên của bạn cung cấp thơng tin khơng chính xác?
•

Brevity (Ngắn gọn)

Khơng ai thích nhận thơng tin được trình bày một cách rườm rà, khơng cốt yếu.
3

Dẫn theo Business Edge. Giao tiếp trong quản lý.

ThS. Nguyễn Thị Ngọc Lan

6


Kỹ năng truyền thơng

Bạn sẽ khơng hài lịng nếu cấp trên của bạn nhận xét hiệu quả làm việc của bạn một cách dài dịng
và khơng kết luận được bạn được đánh giá là làm việc có hiệu quả đến mức độ nào.
•

Clarity (Rõ ràng)

Thơng điệp phải thật rõ ràng, khơng được mập mờ. Vì nếu một thơng điệp được truyền đi được
hiểu theo nhiều cách khác nhau sẽ dẫn đến kết quả hay hành động phản hồi không theo mong
muốn.

Ví dụ: Cấp trên vừa thơng báo cho bạn là cả phòng sẽ họp trong tuần này. Khi nhận được chỉ thị
này, có thể bạn cảm thấy bất an, khơng thể chủ động sắp xếp lịch làm việc vì khơng biết ngày nào
sẽ diễn ra cuộc họp.
Một nguyên tắc khác cần được quan tâm trong truyền thông là nguyên tắc 5C.
-

Nguyên tắc 5C:
•

Clear (rõ ràng)

Tương tự nguyên tắc ABC, rõ ràng ở đây nghĩa là thông điệp phải rõ ràng để người nhận chỉ có thể
hiểu theo một nghĩa duy nhất.
•

Complete (hồn chỉnh)

Khi nói hay viết, bạn phải cung cấp đầy đủ thơng tin cần thiết để có thể dẫn đến hành động mong
muốn.
Ví dụ, bạn điện thoại mời khách hàng thân thiết tham dự hội nghị khách hàng nhưng bạn khơng nói
rõ thời gian, địa điểm,…thì chắc chắn khách hàng của bạn sẽ đánh giá công ty của bạn khơng
chun nghiệp. Vì thế, để hồn chỉnh, thơng tin cần bao gồm yếu tố thời gian, địa điểm, số lượng,
đối tượng liên quan, kinh phí,…
•

Concise (ngắn gọn, súc tích)

Ngắn gọn, súc tích khơng có nghĩa là tóm tắt. Nếu bạn làm q tóm tắt tới mức khơng nêu đủ
thơng tin thì điều này lại khơng tốt. Ngắn gọn, súc tích nghĩa là tóm tắt nhưng vẫn đầy đủ các
thơng tin liên quan.

•

Correct (chính xác)

Tương tự ngun tắc ABC, thơng tin được sử dụng phải chính xác, khơng được sai lệch.
•

Courteous (lịch sự)

Vì bạn muốn việc truyền thơng của bạn sẽ dẫn đến hành động tích cực nên việc duy trì thái độ lịch sự
và thể hiện sự tôn trọng đối với người khác cũng rất quan trọng bất kể người nhận thơng tin là cấp trên
hay cấp dưới của bạn.

TĨM TẮT
Truyền thơng là q trình cho và nhận thơng tin thông qua giao tiếp bằng lời hoặc không bằng lời.
Khi truyền thông, chúng ta sử dụng một số kỹ năng cơ bản là nói, viết, ứng xử và nghe. Để truyền
thơng hiệu quả, chúng ta nên tn thủ ngun tắc:
ABC
•

chính xác

•

ngắn gọn

•

rõ ràng

ThS. Nguyễn Thị Ngọc Lan

7


Kỹ năng truyền thơng

hoặc ngun tắc 5C
•

rõ ràng

•

hồn chỉnh

•

ngắn gọn

•

chính xác

•

lịch sự

Với mỗi tình huống giao tiếp, bạn nên lựa chọn cho mình một phương pháp giao tiếp phù hợp để người
nhận thơng tin hiểu những gì bạn truyền đạt và hành động theo mong muốn của bạn.

ThS. Nguyễn Thị Ngọc Lan

8


Kỹ năng truyền thơng

CHƯƠNG 2. KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH
Bạn có bao giờ trình bày một vấn đề nào đó mà bạn quan tâm hay chưa? Nếu có thì cảm giác lúc
đó của bạn thế nào? Bạn có nghĩ là mình đã thuyết trình một cách hồn hảo? Những vấn đề gì mà
bạn nghĩ sẽ cải thiện để lần thuyết trình sau hiệu quả hơn?
Nếu khơng, bạn có nghĩ là tương lai bạn phải thuyết trình (báo cáo thành tích, đề nghị một chính
sách mới, trình bày một ý tưởng/nghiên cứu của bạn, báo cáo phương án kinh doanh mới cho cấp
trên xem xét,…)? Bạn đã trang bị được gì ngay từ khi cịn là sinh viên để sau này khơng khỏi bở
ngỡ?
Bạn có bao giờ khâm phục một ai đó khi họ tự tin đứng trước một khán phòng đầy những người
xa lạ và diễn thuyết một cách hùng hồn? Có bao giờ bạn tự hỏi: Vì sao họ có thể can đảm đến thế?
Sao họ khơng run, khơng nói lắp vì hồi hộp? Làm sao mà những điều họ nói ra đều có vẻ quan
trọng và đầy thuyết phục?
Có lẽ bạn sẽ nghĩ rằng họ là người khác hẳn chúng ta-họ là các “diễn giả bẩm sinh”.
Tuy nhiên, không hề có diễn giả bẩm sinh. Chúng ta đều có khả năng thuyết trình có hiệu quả nếu
chúng ta học để làm điều đó.
Chắc chắn là lúc đầu họ cũng bối rối như bạn vậy thôi. Nhưng họ khác chúng ta ở chỗ:
-

họ đã quyết tâm;

-

họ đã thực hành nhiều;

-

họ đã học được những kỹ năng cần thiết.

Chương này sẽ giúp các bạn tìm ra cách thức để có thể thực hiện thành cơng việc thuyết trình, cụ
thể:
-

Tìm hiểu thuyết trình là gì;

-

Tìm hiểu nguyên nhân gây ra tâm lý hồi hộp khi phải thuyết trình;

-

Tìm cách chế ngự sự hồi hộp của cơ thể khi thuyết trình;

-

Tìm những cách thức để tăng cường sự tự tin khi thuyết trình như:
•
•

Vạch ra những ý chính và ý phụ cho bài thuyết trình.

•

Xây dựng một cấu trúc hồn chỉnh cho bài thuyết trình.

•

Học cách sử dụng các phương tiện trực quan hỗ trợ cho phần trình bày của bạn.

•
2.1.

Xác định rõ các mục tiêu của bạn khi thuyết trình.

Tham khảo phương pháp luyện tập và diễn tập để thuyết trình có hiệu quả.

K năng thuy t trình là gì?

Kỹ năng thuyết trình là việc sử dụng cơng nghệ thích hợp và kỹ thuật để trình bày thơng tin cho
khán giả (ví dụ, trong một bài hướng dẫn, hội thảo, bài giảng hoặc cuộc họp).4
Bài thuyết trình phải truyền đạt được tồn bộ nội dung của vấn đề đến người nghe.
Cần có sự giao tiếp hai chiều giữa người nói và người nghe.
4



ThS. Nguyễn Thị Ngọc Lan

9


Kỹ năng truyền thông

2.2.

Kh c ph c s thi u t tin khi thuy t trình

Một biểu hiện thường gặp nhất của các diễn giả khi thuyết trình là thiếu tự tin. Những biểu hiện
của không tự tin bao gồm: tốt mồ hơi, nói lắp bắp/gấp gáp, tằng hắng liên tục, giọng run run,
không thốt nên lời, nuốt nước bọt liên tục, run tay/chân, mân mê áo quần/đồ trang sức, gãi đầu,
khơng dám nhìn người nghe, đi tới lui liên tục, lặp lại những từ không cần thiết (à, ờ,…),…Tại sao
chúng ta thiếu tự tin? Dưới đây liệt kê một số nguyên nhân có thể khiến bạn thiếu tự tin khi thuyết
trình:
•

Những bài thuyết trình đặt chúng ta trong tình huống mà chúng ta là người duy nhất phải
nói. Đối với những bài thuyết trình mang tính chất quan trọng, nghiêm túc, người phát biểu
phải chịu đựng những áp lực và do đó họ cảm thấy lo lắng.

•

Q trình thơng tin chủ yếu diễn ra theo một chiều vì thế khi đứng trước đám đông, chúng
ta không biết rõ những người đối diện đang chào đón chúng ta với thái độ nào, họ đang suy
nghĩ ra sao, sắp sửa phản ứng thế nào với những gì chúng ta sắp nói và chính cảm giác
khơng chắc chắn này sẽ khiến bạn mất tự tin và lo sợ.

Sau đây là vài cách đơn giản để đối phó với các triệu chứng thiếu tự tin trước khi trình bày:
•

cho mình khơng gian: đi vài mét để đến vị trí diễn thuyết;

•

cho mình thời gian: dành vài giây để sắp xếp giấy tờ, slide theo trình tự trước khi bắt đầu;

•

nắm chặt bàn tay rồi thả lỏng càng chậm càng tốt;

•

thực hiện các bài tập kiểm sốt hơi thở và giọng nói (ví dụ: bắt đầu bằng cách hít thở sâu);

•

học một vài kỹ thuật thư giãn.

Một nguyên nhân chủ yếu và gốc rễ của sự thiếu tự tin khi thuyết trình là bạn chưa chuẩn bị tốt. Muốn
có một bài thuyết trình hiệu quả, việc tối thiểu cần làm là bạn phải có sự chuẩn bị chu đáo. Một số lỗi
chưa chuẩn bị tốt mà các diễn giả thường mắc phải là lỗi về nội dung, tài liệu, ngoại hình, cơng cụthiết bị hỗ trợ, thời gian và khơng gian.
•

Lỗi về nội dung: Chuẩn bị nội dung không tốt rất dễ làm cho bạn khơng nắm được những gì
bạn sẽ nói, khơng trả lời tốt những câu hỏi của khán giả. Để hạn chế được lỗi này, bạn nên
nắm thật vững nội dung chủ yếu, có thể liệt kê những ý chính lên giấy ghi chú và thỉnh
thoảng nhìn vào mỗi khi bạn qn.

•

Lỗi về tài liệu: Việc chuẩn bị tài liệu khơng tốt thể hiện sự không chuyên nghiệp của bạn.
Khán giả sẽ khó theo dõi và nhanh chóng qn những thơng tin bạn trình bày nếu khơng có
tài liệu hỗ trợ. Vì thế, bạn cần photo sẵn tài liệu phát cho cử tọa tham khảo trước (nếu có
thể), theo dõi và hướng dẫn họ xem tài liệu trong lúc bạn trình bày.

•

Lỗi về ngoại hình: Mặc dù ngoại hình của bạn không phải là yếu tố quyết định hiệu quả của
bài thuyết trình nhưng nếu bạn trình diện mọi người trong một bộ trang phục khơng chỉnh
tề, khơng thẳng thót, tóc tai không gọn gàng, giày dép không sạch sẽ,… sẽ khiến cho khán
giả có cảm giác khơng được tơn trọng, điều này sẽ giảm sự tập trung của họ. Bạn cần chú ý
đến trang phục của mình. Nên ăn mặc lịch sự, trang điểm và chọn trang phục cho phù hợp
với bối cảnh của người nghe, luôn quan tâm đến sự gọn gàng, sạch sẽ và ngăn nắp cho buổi
thuyết trình.

•

Lỗi về cơng cụ-thiết bị hỗ trợ: Bạn rất dễ bị lúng túng và bị khán giả đánh giá là không chu
đáo nếu như công cụ, thiết bị hỗ trợ không được chuẩn bị tốt hoặc ngưng hoạt động bất ngờ
mà bạn khơng có phương án dự phịng. Bạn nên đến sớm vài phút để kiểm tra kỹ các thiết
bị nghe nhìn trước khi bắt đầu và bảo đảm rằng chúng sẽ hoạt động tốt.

ThS. Nguyễn Thị Ngọc Lan

10


Kỹ năng truyền thơng

•

Lỗi về thời gian: Đến trễ giờ vào ngày thuyết trình sẽ làm cho khán giả cảm thấy khó chịu
và bị xúc phạm vì phải chờ đợi. Dù bất kỳ lí do nào, bạn khơng được đến trễ. Bạn cần
chuẩn bị mọi thứ vào ngày trước đó. Hãy cho mình thời gian nghỉ ngơi đầy đủ, đừng quá

thức khuya hay bỏ cử ăn để cố làm nốt việc gì đó.

•

Lỗi về khơng gian: buổi thuyết trình sẽ khơng hiệu quả nếu khơng gian q chật hẹp, q
nóng hoặc quá lạnh,… bạn cần nêu rõ mục đích của buổi thuyết trình với người tổ chức để
họ bố trí không gian hợp lý.

Hiểu được nguyên nhân sâu xa này, chúng ta sẽ có thể nhận ra những nguyên tắc cơ bản để loại
bỏ nỗi lo sợ khi phải trình bày trước đám đơng, hay ít nhất cũng chế ngự được nó. Nên nhớ,
bạn sẽ có một buổi thuyết trình thật hiệu quả nếu bạn đã chuẩn bị tốt tất cả mọi thứ.
2.3.

Các bư c c a m t thuy t trình

Bất kì việc gì có thể giúp bạn thực hiện một bài thuyết trình thuyết phục và hiệu quả hơn đều giúp
bạn có thêm tự tin vào ngày thuyết trình đặc biệt là việc:
• Lên kế hoạch và chuẩn bị cẩn thận; (Planning & Pre-Preparation).
• Thực hành các kỹ năng của bạn; (Practice).
Một bài thuyết trình thường bao gồm các bước cơ bản sau: [1] Xác định các mục tiêu, [2] xác định
những ý chính và ý phụ, [3] tìm một cấu trúc, bố cục hợp lý, [4] chuẩn bị các phương tiện hỗ trợ
trực quan, [5] diễn tập và thuyết trình.

2.3.1. Bước 1: Xác định các mục tiêu
Nghĩ về những mục tiêu của bạn: Xác định 6W
-

Lí do của bài thuyết trình là gì? (What-objectives)

Tơi muốn đạt được những gì qua bài thuyết trình này? (truyền đạt thơng tin, ủng hộ, phản đối, vận

động, kêu gọi sự hỗ trợ từ người khác,…).
-

Người nghe là những ai? (Who-audience)
•
•

Tổng số bao nhiêu người?

•

Họ có những mối quan tâm gì?

•

Họ có hiểu được những thuật ngữ chun mơn mà tơi trình bày khơng?

•

Phương pháp tiếp cận nào là tốt nhất đối với họ?,…

•

-

Họ là những thành phần nào? (tỷ lệ nam-nữ, độ tuổi, trình độ học vấn, trình độ chun
mơn, nghề nghiệp, kinh nghiệm làm việc, kinh nghiệm cuộc sống,…).

Những nhu cầu mong đợi của họ đối với bài thuyết trình của tơi là gì?

Thuyết trình ở đâu? (Where – Location)
•

Địa điểm thuyết trình có phù hợp với đề tài của tơi khơng? (thuyết trình ở văn phịng
làm việc hay phịng họp,…?)

•

Có đủ các u cầu kĩ thuật và phương tiện cần thiết khơng? Ai sẽ vận hành máy móc?

•

Địa điểm có thuận tiện cho vấn đề đi lại của cử tọa khơng?

•

Sắp xếp bàn ghế có phù hợp khơng?

Tơi có thể sử dụng được những gì để hỗ trợ cho bài nói của mình với địa điểm như vậy?
11
ThS. Nguyễn Thị Ngọc Lan
•


Kỹ năng truyền thơng

•

Tơi có cần sử dụng micro khơng?

Thời gian thuyết trình bao lâu? (When – time)
•

Tơi nên nói trong bao lâu?

•

Khán thính giả chỉ có thể tập trung được trong bao lâu?

•

Người nghe có bao nhiêu thời gian để nghe bạn thuyết trình?

Tại sao họ phải nghe bạn thuyết trình? (Why – reasons)
Nếu bạn làm cho người nghe có cảm giác thay vì phải nghe bạn thuyết trình thì để họ đọc sách sẽ
thú vị hơn, điều này có nghĩa là bạn đã thất bại trong buổi thuyết trình đó. Bạn cần hỏi lại chính
mình rằng tại sao bạn cần phải thuyết trình, và giá trị của sự chăm chú lắng nghe bạn nói là gì.
-

Làm sao truyền đạt ý của bạn đến người nghe một cách tốt nhất (How can you best convey
your message)
•

Phong cách của người thuyết trình đóng vai trị quan trọng. Một phong cách tự tin, lịch
sự, thoải mái sẽ làm hài lòng người nghe.

•

Hãy thể hiện ý của bạn bằng cả ngơn ngữ không bằng lời (non verbal). Cử chỉ của bạn
cũng rất quan trọng. (Thỉnh thoảng bạn có thể diễn tả ý mình nói bằng tay. Nếu khơng

thì bạn có thể để tay tự nhiên sát bụng, hay cầm một tài liệu nào đó để hạn chế cảm giác
thừa của tay,…)

•

Chú ý ngơn ngữ thuyết trình, cụ thể:
Cách dùng từ (dùng từ chính xác, phù hợp với đối tượng nghe).
Ngữ pháp (sắp xếp thứ tự các câu, các ý cho phù hợp).
Phát âm (điều chỉnh âm thanh đa dạng, đủ lớn chú ý điểm nhấn).
Sự lưu loát (đa dạng cấu trúc và chiều dài của câu).
Tốc độ nói (khơng q chậm cũng khơng q nhanh, đảm bảo người nghe có thể
theo dõi kịp).
Tổng quỹ thời gian cho bạn trình bày là bao nhiêu? (Time budget)

2.3.2. Bước 2: Xác định những ý chính và ý phụ
Quyết định những ý chính và trong từng ý chính triển khai các ý phụ nào cần chuyển tải để đạt
được mục tiêu của mình
Ví dụ:
Ý chính
Những biện pháp để
giảm stress.

Những ý phụ
1. Thư giãn.
2. Tập thể dục.
3. Nghĩ đến những điều tốt đẹp.
4. Dành thời gian thăm viếng bạn bè.
5. Đi karaoke/câu cá/đá banh/chơi cầu lông/…

ThS. Nguyễn Thị Ngọc Lan

12


Kỹ năng truyền thơng

2.3.3. Bước 3: Tìm một cấu trúc/bố cục hợp lý (structuring your presentation)
Tạo ra một cấu trúc hợp lý với các ý chính đã chọn, với phần mở đầu/giới thiệu (The introduction),
phần giữa/ phần chính của bài thuyết trình (The body) và phần cuối/tổng kết và kết luận (The
conclusion).
CHÀO
HỎI

GIỚI THIỆU
ĐỀ TÀI

TỰ GIỚI
THIỆU

ĐỀ CƯƠNG
TỔNG QUÁT
Đi vào từng
chi tiết cụ thể
• Điểm 1
• Điểm 2
• Điểm 3
• ………

ĐƯA RA
KẾT LUẬN

CUỐI

MỜI THÍNH
GIẢ ĐẶT
CÂU HỎI

TỔNG KẾT
LẠI CÁC Ý
CHÍNH

Hình 2.1. Cấu trúc của một thuyết trình cơ bản
Phần chào hỏi, giới thiệu
Gồm các mục:
-

Chào khán giả.

-

Tự giới thiệu mình và nhóm (nếu có).

-

Giới thiệu về vấn đề thuyết trình.

-

Tóm tắt nội dung chính (dàn ý).

-

Cơng bố thời gian thuyết trình.
Trong phần giới thiệu yêu cầu ngắn gọn, lưu loát và nên nhớ: Ấn tượng đầu tiên rất quan trọng.
Hãy để cho người nghe đánh giá cao bạn ngay từ phần giới thiệu. Vì thế bạn nên:
•

Chú trọng diện mạo của mình (cách ăn mặc có cần trang trọng khơng, đầu tóc gọn gàng, quần
áo tươm tất, tay chân sạch sẽ, phái nữ có thể trang điểm nhẹ,…để tăng sự tự tin khi trình bày).

•

Có thể bằng các trị chơi khởi động, các câu hỏi, các câu chuyện hài hước, ấn tượng liên quan
đến vấn đề sắp được trình bày để tạo khơng khí cởi mở giữa người nghe và người nói.

•

Nắm thật vững những gì sắp trình bày.

•

Giới thiệu mục tiêu, nội dung, cấu trúc của bài thuyết trình,…

Sau đây là một số cụm từ thường được sử dụng trong phần mở đầu:

ThS. Nguyễn Thị Ngọc Lan

13


Kỹ năng truyền thông

MỞ ĐẦU
Xin chào…
Tên tôi là…
Hiện là (nêu chức vụ)…
Bài trình bày/thuyết trình của tơi nhằm…
Tơi sẽ sẵn sàng trả lời các câu hỏi của anh/chị khi đã trình bày xong.
Hơm nay tơi xin trình bày khoảng 15 phút về…
Hơm nay tơi muốn nói/giải thích với các anh/chị một vài lời về…
Tơi xin chia bài thuyết trình của tơi thành 5 ý chính sau…
Trong bài nói này, tơi xin tập trung vào 5 ý chính sau…
Nếu anh/chị có gì thắc mắc/có câu hỏi gì, xin cứ tự nhiên ngắt lời tôi

Phần nội dung
Sử dụng các từ nối liên kết các ý:

LIÊN KẾT CÁC Ý
GIỚI THIỆU Ý THỨ NHẤT
Đầu tiên tơi xin nói đến…
Để bắt đầu, tơi xin trình bày vấn đề … trước tiên.
Để bắt đầu, chúng ta hãy xem xét…
Trước tiên, tơi cần giải thích rằng ...

KẾT THÚC MỘT Ý
Trên đây là những vấn đề…
Tơi vừa trình bày xong…

BẮT ĐẦU MỘT Ý KHÁC
Thứ hai là/ mặt khác…
Một yếu tố quan trọng khác là…

Giai đoạn tiếp theo là…
Có thể bạn sẽ ngạc nhiên khi biết rằng…
Như tôi đã trình bày…
Trong phần trước tơi đã nói đến…

TĨM TẮT Ý VỪA TRÌNH BÀY
Tóm lại, chúng ta đã xem xét…
Tơi xin được tóm tắt các ý đã nêu…
Cuối cùng,…
Lưu ý khi sử dụng các từ nối:
• Đừng sử dụng cùng một từ nối quá thường xuyên (vì cử tọa sẽ cảm thấy nhàm chán với vốn
từ ít ỏi của bạn).
• Đừng thêm thắt quá nhiều vào những ghi chú (dàn ý) của bạn vì điều này có thể khiến cho
thơng điệp của bạn trở nên khó hiểu.
Phần kết thúc
• Cách bạn mở đầu và kết thúc sẽ gây ấn tượng ở người nghe mặc dù nội dung là phần quan
trọng nhất. Nhưng một lời mở đầu tốt sẽ làm cho người nghe thích thú, chú ý và đứng về phía
ThS. Nguyễn Thị Ngọc Lan

14


Kỹ năng truyền thông

bạn. tương tự, một kết luận tốt có thể làm tăng tính thuyết phục của tồn bộ bài nói và để lại
ấn tượng tốt cho cử tọa.
• Phần kết luận là cơ hội tóm lược tồn bộ những điểm chính, khẳng định ý kiến của bạn và
nhấn mạnh những gì bạn muốn thuyết phục cử tọa.
• Hãy kết thúc ở trạng thái cao trào để đem lại ấn tượng tốt cho người nghe. Một câu chuyện
vui liên quan đến đề tài, một kinh nghiệm thực tế đầy thuyết phục, một câu danh ngơn có ý

nghĩa, đặt ra những câu hỏi, vấn đề cho những ý tưởng tiếp theo…đều có thể là chất liệu để
bạn tạo ra một phần kết thúc mạnh mẽ.
• Có thể sử dụng qui trình kết thúc sau:

KẾT THÚC
TẠO DẤU HIỆU KẾT THÚC
Tơi xin kết thúc phần trình bày của mình
Đó là những gì tơi muốn nói với các anh/chị
Đó là tất cả những gì tơi muốn đề cập hơm nay
Trước khi chấm dứt, tơi xin được nói…

TĨM Ý LẠI
Xin cho tơi được nói lại các điểm chính…
Tơi xin chốt lại các điểm quan trọng…
Tóm lại…

KIẾN NGHỊ
Vì thế, tơi đề nghị chúng ta nên…
Tơi muốn kiến nghị…
Theo ý tôi, cách để…

MỜI ĐẶT CÂU HỎI
Tôi rất vui khi được trả lời câu hỏi của các anh/chị…
Vì vây, hãy thoải mái đặt câu hỏi cho tơi…
Xin mời các anh/chị đặt câu hỏi…
Có câu hỏi nào liên quan đến vấn đề này không ạ?

.
2.3.4. Bước 4: Chuẩn bị các phương tiện hỗ trợ trực quan (Presentation Material)
Phương tiện là gì?

Phương tiện là những dụng cụ, máy móc, thiết bị, vật dụng cần thiết cho hoạt động thuyết trình,
giúp cho quá trình nhận thức, lĩnh hội kiến thức của người nghe được tốt hơn.

Điều được nghe tôi dễ quên - Con người ghi nhớ thông tin qua nghe là 20%
Điều được thấy tôi dễ nhớ
- Con người ghi nhớ thông tin qua đọc là 30%
Điều được làm tôi dễ ghi tâm - Con người ghi nhớ thông tin qua trực quan hóa là 50%
Từ tâm lý học, chúng ta thấy rằng việc tiếp nhận các thông tin nhờ vào 5 giác quan của con người:
Nghe, nhìn, ngửi, nếm, cảm nhận.

ThS. Nguyễn Thị Ngọc Lan

15


Kỹ năng truyền thông

Tại sao ta cần phải sử dụng các phương tiện hỗ trợ trực quan?
Có ba lí do quan trọng nhất:
• Có những điều dễ truyền đạt bằng hình ảnh hơn lời nói. Diễn giả nói đến đâu, minh họa bằng
hình ảnh đến đó thì tất cả người nghe ai cũng hiểu một cách cụ thể và rõ ràng hơn.
• Người nghe nhớ ý chính của bạn tốt hơn qua những phương tiện hỗ trợ trực quan.
• Bài thuyết trình sẽ hấp dẫn hơn và thuyết phục hơn khi được hỗ trợ bằng hình ảnh hay những
cơng cụ minh họa khác.
Mục đích của trực quan hóa
• Tập trung sự chú ý của người nghe.
• Rút ngắn thời gian nói chuyện.
• Giúp người nghe định hướng tốt.
• Làm thơng tin trở nên dễ tiếp thu.
• Làm rõ ràng, cụ thể hơn những điều cơ bản.

• Mở rộng và bổ sung những điều đã nói.
Các loại phương tiện
Người ta thường chia các phương tiện thành các nhóm phương tiện chủ yếu như:
• Các phương tiện nhìn (visual).
• Các phương tiện nghe (auditive).
• Các phương tiện kết hợp nghe và nhìn (audio-visual).
Ngày nay, người ta thường sử dụng các phương tiện phổ biến sau:
• Bảng viết.
• Bảng giấy lật (Flipchart).
• Bảng ghim.
• Máy chiếu Over Head Projector-OVH (Máy chiếu sử dụng giấy trong/phim trong A4
(transparency).
• Máy chiếu đa phương tiện.
• Máy thu hình (TV).
• Mẫu vật, mơ hình, tranh ảnh,…
Lựa chọn các loại phương tiện cho bài thuyết trình
Việc lựa chọn phương tiện để trình bày chịu tác động của nhiều yếu tố như: con người (người thuyết
trình, người nghe), nội dung bài thuyết trình, mục tiêu bài thuyết trình, chi phí mua sắm phương tiện
thuyết trình đó, tính chất của bài thuyết trình…Do đó, khi lựa chọn phương tiện ta phải ln đặt ra
nhiều câu hỏi như:
• Loại phương tiện nào cần cho bài thuyết trình của mình?
• Nếu sử dụng nó sẽ mang lại lợi ích gì và vì sao nó có thể giúp cho việc thuyết trình tốt hơn?
ThS. Nguyễn Thị Ngọc Lan

16


Kỹ năng truyền thơng

• Phương tiện được lựa chọn và xây dựng chủ yếu sẽ phục vụ cho ai?,…

Không phải mọi phương tiện đều có tác dụng như nhau đối với cùng một bài thuyết trình. Do vậy, việc
am hiểu tính chất của mỗi loại, đánh giá đúng ưu nhược điểm của chúng là hết sức cần thiết. Ở đây, chỉ
xin đề cập đến 3 loại phương tiện được sử dụng phổ biến nhất đó là bảng viết, OVH và máy chiếu đa
phương tiện.
-

Bảng viết (bảng đen, bảng trắng)
Bảng viết là thiết bị đơn giản và rất quen thuộc.
Ưu điểm:
• Có thể vừa trình bày vừa viết các ý kiến lên bảng.
• Có thể xóa đi và viết lại nhiều lần.
• Phù hợp để lập các danh sách, khái quát, minh họa một điểm cụ thể.
Nhược điểm:
• Vị trí cố định.
• Mất thời gian viết lên bảng.
• Một số người có xu hướng vừa nói chuyện với bảng vừa viết

người nghe khó chịu.

• Đối với những buổi thuyết trình trong phịng rộng thì người ở xa bảng khơng nhìn thấy.
Để sử dụng hiệu quả bảng viết, bạn nên:
• chú ý trình bày sạch sẽ, gọn gàng, khổ chữ lớn,
• khơng che chắn những gì đã viết,
• sử dụng màu để làm nổi bật các ý nhưng không nên dùng quá nhiều màu cùng một lúc,
• ln xóa bảng sau khi kết thúc,…
-

Máy Overhead (OVH)
Bạn có thể sử dùng máy tính với các phần mềm, thông dụng nhất là Powerpoint để in ra giấy trong
và dùng máy OVH chiếu lên màn hình.

Ưu điểm:
• Có thể nhìn xuống khán thính giả mọi thời điểm.
• Chuẩn bị trước để làm cho bài thuyết trình dễ trình bày hơn và hiệu quả hơn.
• Thu nhỏ, phóng lớn mọi vật bằng cách chỉnh máy.
• Có thể sử dụng bút dạ để viết trực tiếp lên phim khi trình bày.
Nhược điểm:
• Cần nguồn điện ổn định như nguồn dự trữ bóng và cầu chì

Để sử dụng đuợc hiệu quả OVH, bạn cần chú ý:
• Cần bảo quản, bảo dưỡng tốt.
• Phải tắt máy, nếu khơng người nghe sẽ mất tập trung.
• Khơng nên dịch chuyển ngay sau khi sử dụng vì sợi tóc bóng đèn đang nóng sẽ dễ đứt.
ThS. Nguyễn Thị Ngọc Lan

17


Kỹ năng truyền thơng

• Nên hạn chế số lượng phim trong bằng cách chỉ tóm tắt những điểm chính và biểu đồ, hình
ảnh minh hoạ,
• Khơng chép cả cơng thức tốn học vào các slide,
• Đừng bao giờ in chi chít các nội dung như một trang đánh máy vì sẽ chẳng ai đọc được,
• Khi cần che các dịng nội dung trên phim, hãy dùng một tờ giấy trắng đặt dưới phim (vì bạn
có thể biết được ý tiếp theo là gì và chuẩn bị chuyển ý một cách có hiệu quả hơn).
-

Máy chiếu đa phương tiện
Máy chiếu đa phương tiện thường được biết đến với tên gọi: Multimedia Projector, LCD,
Barco,…Với loại máy chiếu này, bạn có thể kết nối với nhiều phương tiện nghe nhìn khác nhau

như máy tính, đầu máy Video, Video CD hay DVD,… và các thiết bị âm thanh khác. Có thể sử
dụng phần mềm POWERPOINT để trình bày5.
Ưu điểm:
• Tiết kiệm chi phí in ấn.
• Có thể sử dụng lại hoặc hiệu chỉnh dễ dàng.
• Thu hút được sự chú ý của khán thính giả.
• Khả năng tiếp thu của người học tuyệt vời.
• Có thể sắp xếp lại bài thuyết trình một cách dễ dàng.
• Có thể xem tồn bộ bài thuyết trình trên màn hình.
Nhược điểm:
• Rất đắt tiền.
• Địi hỏi sử dụng kỹ thuật khá phức tạp.

Nếu bạn không tự tin về cách sử dụng, hãy yêu cầu có kĩ thuật viên thường trực khi bạn trình bày. Bạn
cần học một số thao tác căn bản như: bật/tắt máy, điều chỉnh độ nét (focus), và độ phóng lớn của máy
(Zoom).
Chuẩn bị các phương tiện
Các phương tiện trực quan cực kỳ hữu ích nhưng cần phải được chuẩn bị cẩn thận, do đó phải đảm bảo
bạn có đủ thời gian cho việc này.
Các phương tiện trực quan tốt sẽ làm cho bài thuyết trình của bạn hiệu quả hơn, nhưng nếu bạn muốn
dùng các phương tiện trực quan nhưng khơng có thời gian chuẩn bị chu đáo thì tốt hơn là khơng nên
dùng chúng.
Điều đáng lưu ý là nhất thiết phải kiểm tra trước khi bắt đầu
• Kiểm tra xem mọi phương tiện hỗ trợ đã sẵn sàng chưa.

Sự thành
thạo tạo nên
tự tin!

• Kiểm tra xem mọi thiết bị có hoạt động tốt khơng.

2.3.5. Bước 5: Diễn tập và thuyết trình
2.3.5.1.
5

Luyện tập và diễn tập

Tham khảo một số kỹ thuật cơ bản khi thiết kế powerpoint ở phụ lục.

ThS. Nguyễn Thị Ngọc Lan

18


Kỹ năng truyền thơng

Nếu bạn phải trình bày một bài thuyết trình quan trọng lần đầu tiên, bạn cần phải lập kế hoạch kỹ
lưỡng về chương trình luyện tập và diễn tập như sau:
-

Giai đoạn thực hành 1: thực hành cá nhân
Chọn một nơi riêng tư để tập nói, có thể đứng trước gương nói. Hãy thử dùng những từ nối khác
nhau và thêm thắt những từ khác nhau cho đến khi bạn cảm thấy hài lòng.

-

Giai đoạn thực hành 2: ghi âm và nghe lại
Trình bày tồn bộ bài nói, vẫn sử dụng ghi chú của bạn như là đề cương của bài nói và ghi âm lại.
Sau đó nghe lại và nghĩ xem cần phải thay đổi gì khơng.

-

Giai đoạn thực hành 3:tổ chức buổi thuyết trình thử
Đề nghị một đồng nghiệp, bạn bè hoặc người thân đóng vai khán thính giả và thuyết trình cho họ
nghe; hỏi xem họ nghĩ gì, bài thuyết trình nghe có tự nhiên khơng, có q nhanh, q chậm, q
khó hiểu khơng,…

-

Giai đoạn thực hành 4: diễn tập thật
Đến giai đoạn này, bạn đã giải quyết tất cả các vướng mắc trong bài thuyết trình của mình, hãy sử
dụng những ghi chú của bạn thêm một lần nữa và diễn tập toàn bộ bài thuyết trình.Đừng quên sử
dụng các phương tiện hỗ trợ trực quan để đảm bảo rằng các phần của bài nói ăn khớp với nhau.
Nếu bạn vẫn cịn thời gian, thì hãy ghi âm lại phần diễn tập và nghe lại thêm một vài lần nữa.
Có nhiều việc quá khơng?
Có lẽ vậy, nhưng đến lúc thuyết trình thật bạn sẽ thấy sự luyện tập và diễn tập có ích như thế nào .

2.3.5.2.

Ngày thuyết trình

Chuẩn bị chu đáo sẽ làm cho bạn thêm tự tin, nhưng cho đến lúc này thì bạn vẫn chưa đối mặt với
khán thính giả thật - và đây mới là lúc mà sức ép thực sự đến với bạn.
Dưới đây là một vài điều mà các diễn giả thường lo lắng trong ngày thuyết trình:
-

“Họ biết chắc là tơi hồi hộp như thế nào.”
Khơng, họ sẽ không biết - trừ phi bạn thể hiện ra bên ngồi hoặc nói với họ. Hãy kiểm sốt các cử
động của bạn và không bao giờ đầu hàng bằng cách nói những điều như “hãy thơng cảm cho tơi vì
tơi khơng giỏi việc này” hay “Ơi, thật may mắn là tơi nói xong rồi”.

-

“Chắc chắn là tơi diễn đạt rất lộn xộn.”
Không, bạn sẽ không bị vấp váp-miễn là bạn trình bày một cách chậm rãi đĩnh đạc, khơng dùng
những từ khó và dài hoặc những từ mà bạn khơng quen sử dụng (hãy giữ cho bài nói ngắn và đơn
giản!).

-

“Tơi thường qn mất mình nói đến đâu và bị bối rối.”
Không, bạn sẽ không quên - bạn đã có những ghi chú giúp bạn.Nếu bạn qn mình đang nói đến
chỗ nào, chỉ cần dừng một chút để tìm lại; nhưng đừng bao giờ nói”Xin lỗi tơi khơng nhớ mình
đang nói đến đâu rồi…”

-

“ Chắc chắn là tơi sẽ qn hết những điều tơi muốn nói và hồn tồn khơng biết nói gì”
Khơng, bạn sẽ khơng qn - chỉ cần tiếp tục một cách bình tĩnh cùng những ghi chú của mình
Khi thật sự bắt đầu thuyết trình, bạn có thể gây dựng lịng tin ở cử tọa và làm cho bài thuyết trình
của mình lơi cuốn hơn bằng cách như:

ThS. Nguyễn Thị Ngọc Lan

19


Kỹ năng truyền thơng

-

Hãy tạo uy tín của bạn trước cử tọa càng sớm càng tốt. Hãy nói trong phần giới thiệu những câu
như: “Tôi đã làm việc với các chuyên gia trong lĩnh vực này từ nhiều năm nay” hay “Tơi đã đảm
nhận rất nhiều vị trí quản lý trong các cơng ty khác nhau và vì vậy…”

-

Đừng nói q khiêm tốn kiểu như: “Có lẽ tơi khơng hiểu biết gì nhiều lắm về lĩnh vực này, nhưng
hi vọng tơi sẽ đóng góp chút gì đó cho các bạn”. Hãy nhớ rằng, cử tọa đang trông đợi bạn biết bao
nhiêu, và bạn lại dội một gáo nước lạnh vào hi vọng của họ. Nếu bạn làm thế, họ sẽ sớm thất vọng
và tỏ ra nghi ngờ những điều bạn trình bày, cho dù bạn có giỏi đến đâu đi nữa.

-

Dùng các kỹ thuật lôi kéo cử tọa cùng tham gia, ví dụ như hỏi họ các câu hỏi, thêm một chút hài
hước cho khơng khí thêm vui nhộn, khen ngợi một ai đó trong cử tọa, dùng các câu đố, mời ai đó
chia sẻ kinh nghiệm hay thay bạn trả lời các câu hỏi cho các cử tọa khác, mời họ cùng thảo luận,…

-

Hãy dùng ánh mắt để thuyết phục người nghe. Ngôn ngữ cử chỉ của chúng ta mang lại hơn 60%
hiệu quả thuyết phục, trong đó ánh mắt là cơng cụ có sức mạnh lớn nhất. Hãy tạo cho mình một
dáng vẻ tự tin với nụ cười thân thiện, bạn sẽ nhanh chóng chiếm được cảm tình của khán thính giả.

-

Đừng cố làm cho khơng khí q trang trọng hơn mức cần thiết. Điều này sẽ khiến cho khơng
khí bị đóng băng và mọi người (kể cả bạn) sẽ cảm thấy khơng thỏai mái.
Có lẽ bạn cũng tự hỏi, nếu khơng may có sự cố xảy ra trong lúc thuyết trình thì phải ứng xử như
thế nào. Một số cách sau đây có thể giúp bạn khơng rơi vào tình huống này:

• đừng cho người nghe thấy bạn đang mất bình tĩnh;
• chỉ cần tạm dừng lại và dành chút thời gian để sắp xếp lại;
• đừng phân bua;
• xin lỗi khán thính giả nếu đó là lỗi của bạn;
• cho họ thấy bạn là người đang làm chủ mọi việc, và bạn đang làm những gì cần phải làm.
Đây chính là điều mà khán thính giả đang chờ đợi nơi bạn.

2.3.5.3.

Xử lý các câu hỏi khi thuyết trình

Một điều mà bạn khơng thể tránh khỏi khi thuyết trình đó là những câu hỏi mà cử tọa đặt ra cho bạn.
Bạn sẽ ứng xử thế nào đây?
Việc xử lý tốt các câu hỏi có thể tạo cho bạn cơ hội làm tăng tính thuyết phục của nội dung mà bạn
trình bày. Sau đây là một số thủ thuật:
-

Hãy bỏ thời gian tìm hiểu cử tọa của bạn. Việc nắm giữ quan điểm, thái độ, chính kiến của mỗi cá
nhân về vấn đề bạn trình bày có thể giúp bạn chuẩn bị tốt cách thức tiếp cận và lường trước những
câu hỏi mà họ có thể đưa ra. Bạn sẽ khơng rơi vào tình trạng lúng túng và bị động. Sự chuẩn bị và
khả năng trả lời tức thời và thỏa đáng các câu hỏi luôn đem lại cho bạn sự chủ động, kiểm sốt
được tình thế và tạo ấn tượng thuyết phục cho mọi người.

-

Với mỗi câu hỏi, hãy lắng nghe một cách cẩn thận, lặp lại hoặc tóm lược lại câu hỏi để tỏ ra
rằng bạn đã lắng nghe và hiểu rõ vấn đề. Khi lặp lại các câu hỏi, bạn nên hướng ánh mắt vào những
cử tọa khác. Làm như vậy, bạn có thể lơi cuốn sự quan tâm của toàn bộ cử tọa, và tạo hiệu ứng tâm
lý là họ đang đứng về phía bạn để chuẩn bị trả lời cho người hỏi. Việc lặp lại hoặc tóm lược lại câu
hỏi cịn giúp người hỏi suy nghĩ lại chính chắn hơn nếu họ chưa thực sự đưa ra một câu hỏi đúng

trọng tâm và cho phép bạn có thêm thời gian suy nghĩ câu trả lời.

-

Hãy cám ơn người đặt câu hỏi và ghi nhận tầm quan trọng của họ bằng cách nói: “Xin cám ơn
anh/chị đã đặt câu hỏi này và tôi nghĩ rằng đây là một câu hỏi rất hay…”

ThS. Nguyễn Thị Ngọc Lan

20


Kỹ năng truyền thơng

-

Nếu bạn đã có câu trả lời, hãy trả lời thẳng vào trọng tâm, càng ngắn gọn càng tốt. Khi trả lời hãy
hướng về toàn bộ cử tọa, tránh trả lời cho một mình người hỏi, hay chỉ nhìn vào người đó.

-

Nếu bạn cảm thấy cần thêm một thời gian để suy nghĩ hoặc cân nhắc các luận điểm của mình,
một thủ thuật đơn giản có thể sử dụng là đặt câu hỏi ngược cho người hỏi: “Vậy theo anh/chị thì
vấn đề này nên giải quyết thế nào?”. Bạn cũng có thể kêu gọi mọi người giúp đỡ: “Tơi nghĩ nhiều
q vị ở đây cũng rất quan tâm tới vấn đề này. Có ai muốn chia sẻ khơng?”.

-

Nếu bạn khơng muốn cử tọa cắt ngang mạch trình bày của mình, hãy nói ngay từ đầu: “ Tơi sẽ
dành ít phút sau phần trình bày để trả lời mọi câu hỏi liên quan của quí vị”.

-

Với những câu hỏi mang tính thù địch, châm chọc hay ác ý, đừng bao giờ cố trả đũa lại người hỏi.
Hãy tập trung vào vấn đề và cố gắng kiềm chế cảm xúc của bạn.

-

Nếu bạn chưa thể trả lời một câu hỏi nào đó vì câu hỏi ấy khơng thích hợp, hãy nói: “ Tơi sẽ rất
vui lịng thảo luận riêng vấn đề đó với anh/chị trong giờ giải lao”, hoặc: “Tơi sẽ đề cập đến vấn đề
đó trong ít phút nữa, và hi vọng anh/chị sẽ tìm được câu trả lời”.

-

Nếu câu hỏi vượt quá khả năng của bạn, hãy nói cho người đặt câu hỏi biết bạn có thể giúp họ
tìm kiếm câu trả lời. Nhớ ghi lại câu hỏi của họ. Đừng cố gắng đưa ra một câu trả lời vu vơ, khơng
thuyết phục vì cử tọa có thể đeo bám đến cùng và chỉ ra rằng bạn đã sai.

-

Nếu bạn muốn cử tọa biết thời gian không cịn nhiều để trả lời câu hỏi, hãy nói: “Tơi chỉ còn một
phút để trả lời câu hỏi cuối cùng”.
Việc tập luyện nhuần nhuyễn những kỹ thuật nêu trên có thể đem lại những kết quả tốt cho bạn. Xử
lý các câu hỏi là một phần rất quan trọng quyết định thành cơng của một bài thuyết trình, đặc biệt
là khi cần thảo luận và ra quyết định.
Một số diễn giả có kinh nghiệm có thể để dành những vấn đề thú vị cho phần hỏi đáp và biến nó
thành một phần kết thúc tuyệt vời cho bài thuyết trình của mình.

2.3.5.4.

Rút kinh nghiệm cho lần sau

Khơng thể có được một bài phát biểu hoàn hảo ngay từ lần đầu tiên vì học cách để thuyết trình một
cách có hiệu quả địi hỏi phải có kinh nghiệm cũng như sự chuẩn bị. Lúc mới bắt đầu chỉ cần trình
bày hết nội dung thuyết trình trong khoảng thời gian cho phép là bạn đã có thể hài lịng với mình
Nhưng khi bạn đã có tiến bộ, nên nghĩ đến việc hồn thiện kỹ năng thuyết trình của mình.
Một vài diễn giả quá coi trọng nội dung nghiệp vụ vì thế bài nói trở nên tẻ nhạt và đơn điệu.
Những điệu bộ và những thói quen khó coi cũng là một vấn đề. Bởi lẽ chúng làm cho khán thính
giả bực mình và khó tập trung được vào bài phát biểu.
Dưới đây là một số “nhược điểm” thường gặp của các diễn giả:
-

Những câu nói gây bực mình

• diễn giả ln ln dùng những câu kiểu cách: “Nói thực ra thì/nói thật là…” Vậy là những lúc
khác thì họ tồn nói dối ư?
• diễn giả nói đệm và ề à liên tục.
• diễn giả luôn e hèm một cách lúng túng trước mỗi câu.
• diễn giả ln lẩm bẩm mỗi khi thay một công cụ hỗ trợ:
“OK, đúng vậy…bật đèn chiếu lên…đúng vậy…đây rồi…đúng vậy…”
-

- Những cử chỉ gây bực mình

ThS. Nguyễn Thị Ngọc Lan

21


Kỹ năng truyền thơng

• diễn giả ln quay lưng lại và nói với bảng hay màn hình đèn chiếu thay vì quay mặt về phía
khán thính giả, như vậy bạn mất cơ hội dùng ánh mắt để tạo sự thân thiện và tạo thêm sức
thuyết phục cho lời nói của mình;
• diễn giả có đối mặt khán thính giả nhưng khơng bao giờ ngước mắt lên nhìn vào cử tọa- cử
chỉ này đồng nghĩa với việc bạn chẳng quan tâm đến họ hay bạn sợ sệt hay không thành thật,
hay bạn khơng tin tưởng vào những gì mà bạn đang nói;
• diễn giả bắt đầu nói khi đang chuẩn bị việc gì đó trên bàn hay cịn đang viết trên bảng, rồi khi
chưa nói hết câu, lại quay lưng viết bảng hay cuối xuống bận rộn chuẩn bị việc khác. Vì thế,
hãy dứt điểm những việc trên và chỉ nói khi bạn đã sẵn sàng. Cử tọa có thể chờ bạn mà;
• diễn giả chỉ nhìn vào một khán thính giả trong suốt thời gian thuyết trình, người này sẽ cảm
thấy bối rối, trong khi những người khác bắt đầu cảm thấy “ Khơng biết tơi có nên ngồi ở đây
hơm nay khơng? Ơng ta chẳng quan tâm gì đến tơi cả”
• diễn giả liên tục đi tới đi lui trước mặt khán thính giả, điều này làm cho người nghe cảm thấy
diễn giả dường như thiếu tự tin. Do đó, bạn cần nhớ, di chuyển vừa phải và phù hợp sẽ tạo ấn
tượng sinh động và tự nhiên, nhưng nếu thái quá sẽ làm cho bạn cảm thấy có vẻ bồn chồn,
giận dữ hay bế tắc;
• diễn giả ln làm những việc vớ vẩn chẳng hạn như bấm đầu bút bi liên tục, hay cầm trong
tay những đồ vật mà thật ra họ không cần dùng tới - một cử tọa tinh ý sẽ rất buồn cười vì điều
đó. Vì thế, hãy dùng đơi tay để minh họa hỗ trợ cho bạn một cách hiệu quả nhất;
• tay diễn giả luôn cử động; quơ chung quanh, đút tay vào túi quần rồi lại rút ra, nhặt cái gì đó
ở trên bàn, rồi lại đặt xuống, gãi đầu sau đó cho tay vào túi, rồi lại đưa tay lên xoa
cằm,…những cử chỉ như thế rất khó coi và dần dần cử tọa sẽ tập trung vào việc để ý xem bạn
sẽ làm cử chỉ gì kế tiếp, thay vì lắng nghe bạn nói;
• diễn giả ln chắp tay trước ngực hay sau lưng - những hình ảnh này đơn thuần là khó coi, và
sẽ mang lại ấn tượng khơng tốt về bạn;
• diễn giả (nhất là nam) ln tay kéo quần lên, hoặc đưa tay vuốt tóc (nhất là nữ) - thật buồn
cười phải khơng các bạn?
Có rất nhiều cử chỉ xấu như trên và hầu hết đều là do vô ý thức. Đơn giản là các diễn giả không
nhận ra họ đang làm gì.

Bây giờ hãy tập nói mà không dùng các điệu bộ này. Tốt nhất là mỗi lần bạn trình bày hãy chỉ tập
trung cải thiện một điểm. Sau một vài lần trình bày thành cơng, bạn hãy chuyển sang hoàn thiện
một điểm khác.
Đương nhiên, thỉnh thoảng bạn có thể dùng một cử chỉ nào đó để nhấn mạnh một điểm nào đó thì
tốt, nhưng nếu bạn quá lạm dụng nhiều thì sẽ ảnh hưởng xấu đến thơng điệp và làm giảm tính
chun nghiệp của bạn.
Cuối cùng, có một cách rất đơn giản là: quan sát những người chuyên nghiệp như người dẫn
chương trình chuyên nghiệp, các chính trị gia hay các phát thanh viên đưa tin trực tiếp trên truyền
hình hay những người dẫn chương trình mà cảm thấy rất ấn tượng. Bạn hãy:
-

Quan sát họ một cách kỹ lưỡng, bạn sẽ thấy:
• họ thư thái, bình tĩnh, tự chủ và biết kiềm chế;
• họ rất hiếm khi có cử chỉ và điệu bộ gây bực mình.

-

Lắng nghe họ một cách cẩn thận, bạn sẽ cảm nhận:
• họ ln sử dụng từ đơn giản và rõ ràng;

ThS. Nguyễn Thị Ngọc Lan

22