Thiết kế phần mềm quản lý văn bản bằng access

ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN NGA SƠN
PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

THIẾT KẾ PHẦN MỀM
QUẢN LÝ CÔNG VĂN – NGHIỆP VỤ
PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO NGA SƠN

Người thực hiện: Lại Tiến Thành
Chức vụ: Cán bộ Văn thư
Đơn vị công tác: Phòng Giáo dục và Đào tạo

1


THANH HÓA NĂM 2017
1. MỞ ĐẦU
1.1. Lý do chọn đề tài
Thế giới ngày nay dưới góc nhìn của các nhà khoa học là “thế giới phẳng”
không giới hạn về thời gian và không gian. Điều này là nhờ có sự phát triển
“mạnh mẽ-bùng nổ” của CNTT và việc áp dụng CNTT vào cuộc sống đã làm
nên những điều kỳ diệu, tạo nên kỷ nguyên mới trong lịch sử loài người. CNTT
đã là thâm nhập sâu vào các hoạt động của xã hội luôn đóng vai trò “tiênquyết” trong mọi thành công.
Đặc biệt Việt Nam là một quốc gia đang phát triển nên việc ứng dụng
CNTT vào hoạt động của con người và xã hội với một tần suất rất lớn và cũng là
thị trường tiêu thụ rất mạnh mẽ các sản phẩm ứng dụng của CNTT.
Trong thời gian gần đây Việt Nam đang đẩy mạnh việc ứng dụng CNTT
và các phần mềm mã nguồn mở vào trong hoạt động của cơ quan, tổ chức nhà
nước. Thủ tướng chính phủ đã ký kế hoạch ứng dụng CNTTtrong hoạt động của
các tổ chức hành chính và Nhà nước.
Bên cạnh đó trong hoạt động quản lý hành chính Nhà nước hiện nay, trên
mọi lĩnh vực, hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, kế hoạch,

thi hành đều gắn liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban
hành và tổ chức sử dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư và lưu trữ nói
chung. Do đó, vai trò của công tác văn thư và lưu trữ đối với hoạt động quản lý
hành chính nhà nước là rất quan trọng, thể hiện ở 4 điểm sau:
Thu thập và xử lý thông tin là việc làm thường xuyên đối với các trường
phổ thông nói chung và Phòng giáo dục và đào tạo Nga Sơn nói riêng, trưởng
phòng muốn quản lý tốt các hoạt động của Phòng một cách kịp thời đòi hỏi phải
có thông tin chính xác, phải đảm bảo được tính thực tiễn một cách toàn diện. Do
đó công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ phải được coi trọng, tìm ra những biện pháp
ưu việt nhất có thể làm để phục vụ công tác văn thư lưu trữ.
Trong công tác quản lý cơ quan, công tác văn thư hành chính giữ một vai
trò hết sức quan trọng, là điều kiện không thể thiếu nhằm giúp cho hiệu trưởng
thu thập, xử lý thông tin một cách “nhanh, đầy đủ, chính xác, kịp thời” đề ra
quyết định quản lý có hiệu quả, góp phần hoàn thành tốt nhiệm vụ của phòng.
Với tất cả những cơ sở trên, suy nghĩ một cách thấu triệt có thể thấy rằng
công tác văn thư là hết sức quan trọng và có ý nghĩa thiết thực trong hoạt động
của nền hành chính. Việc áp dụng CNTTvào hoạt động quản lý tài liệu là vô
cùng cần thiết. Với những ứng dụng và sự phát triển mạnh mẽ của khoa học thì
áp dụng CNTT vào hoạt động văn thư là quy luật tất yếu của vòng quay CNTT.
Thực trạng hiện nay công tác văn thư tuy vẫn hoạt động có hiệu quả. Song
chưa thực sự chuyên nghiệp và mang tính “công nghiệp” cao. Hầu hết chỉ mới

2


dừng lại ở các thao tác thủ công, tài liệu không được số hoá, chưa thực sự
nhanh chóng và khoa học trong truy vấn thông tin đặc biệt là tìm thông tin “hồi
cố”. Khó khăn trong chia sẻ thông tin, …
Mặt khác các hoạt động thông tin hiện nay đã được số hóa một số và hình
thức chuyển qua thư điện tử hoặc chữ ký điện tử. Song văn bản quy phạm pháp

luật và hành chính luôn phải đáp ứng 4 yếu tố sau: Bảo mật, xác thực, sẵn sàng,
chống chối bỏ. Thì văn bản truyền thống (văn bản giấy có dấu đỏ) bỏ trong
phong bì thư là đáp ứng 4 yêu cầu này đơn giản, chính xác và dễ kiểm nghiệm
nhât. Bởi thế dù công nghệ có phát triển mạnh mẽ tới đâu thì cũng thể bỏ qua
hình thức văn bản truyền thống.
1.2. Mục đích nghiên cứu
- Phòng GD và ĐT Nga Sơn hằng ngày có rất nhiều công văn chuyển và
đi khác nhau. Đồng thời còn có báo cáo của 84 cơ sở luôn luôn cần được cập
nhập thống kê.
- Bên cạnh đó, Phòng GD còn nhiều nghiệp vụ cần quản lý để công việc
được hoạt động trơn tru như: Xếp lịch công việc, quản lý nhân sự, quản lý kế
hoạch, dự án, tài sản,…
- Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp
tài liệu, đáng tin cậy phục vụ các mục đích CT-KT-VH-XH. Đồng thời cung cấp
những thông tin quá khứ, những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt
động quản lý của các cơ quan.
- Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan,
tổ chức, cá nhân. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của
cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát. Góp phần bảo vệ bí mật
những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và các bí mật
quốc gia.
- Đặc biệt với khối lượng thông tin khổng lồ tồn đọng theo thời gian thì
tài liệu cần phải được sắp xếp khoa học rồi sau đó là: tìm kiếm nhanh chóng,
chính xác và đầy đủ thông tin.
Tác dụng của dự án - kế hoạch được nhấn mạnh bởi một số tính năng ưu
Việt như sau: Thứ nhất là khả năng lưu trữ văn bản điện tử lớn, tìm kiếm thông
tin thông minh, chính xác và nhanh chóng theo các thuật ngữ tìm tin đơn giản.
Thứ hai là khả năng hoạt động trên mọi môi trường máy tính, dự án - kế hoạch
dễ sử dụng, có giao diện tiếng Việt phù hợp với giai đoạn “quá độ” áp dụng
CNTT ở Việt Nam. Thứ ba là chức năng nhắc nhở công việc hàng ngày cho lãnh

đạo và nhân viên. Thứ tư là phần mềm này hoàn toàn miễn phí, tính khả thi cao.
Thứ tư khả năng quản lý: Nhân sự, tài sản, sự kiện, dự án – kế hoạch. Điều
quan trọng là dự án - kế hoạch vẫn đảm bảo nguyên tắc nghiệp vụ văn thư.
Hiện nay, hầu hết các cơ quan tổ chức vẫn lưu trữ văn thư dưới dạng văn
bản giấy từ năm này qua năm khác. Do đó, theo thời gian, số lượng văn bản
càng tăng lên dẫn đến việc lưu trữ và tìm kiếm vô cùng khó khăn.
3


Vì vậy, chúng tôi đã xây dựng Phần mềm Quản lý Văn bản - Công văn để
hỗ trợ cho việc lưu trữ và tra cứu văn thư một cách hiện đại, bảo mật, nhanh
chóng và chính xác nhất.
Bằng tất cả những lý do trên tôi mặc dù không phải là cán bộ công nghệ
thông tin nhưng bằng tâm huyết với công việc đã tìm tòi, nghiên cứu-sáng tạo ra
một dự án - kế hoạch quản lý tài liệu, một phần mềm tìm kiếm văn bản dựa trên
dự án - kế hoạch Access 2016 được cung cấp bởi Microsoft, với tên “dự án - kế
hoạch quản lý công văn – nghiệp vụ phòng Giáo dục và Đào tạo Nga Sơn” gọi
tắt là QLCV 2016.
2. NỘI DUNG CỦA SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
2.1. Thực trạng vấn đề trước khi áp dụng sáng kiến kinh nghiệm
Về cơ bản có thể hiểu, công tác văn thư là công tác nhằm đảm bảo thông
tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức. Nội
dung công tác này bao gồm các việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý
văn bản và các tài liệu khác, lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ;
và quản lý, sử dụng con dấu trong văn thư. Còn công tác lưu trữ là một trong
những nhiệm vụ cơ bản của cơ quan, tổ chức nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức
một cách khoa học các hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng
của cơ quan và xã hội. Nội dung công tác lưu trữ bao gồm các việc về thu thập,
bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của
cơ quan, đơn vị.

Giữa công tác văn thư và lưu trữ không có sự tách biệt mà có mối
quan hệ chặt chẽ, thúc đẩy với nhau. Mối quan hệ này thể hiện qua sự liên tục
trong quá trình từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản đến lưu trữ hiện hành
và đưa vào lưu trữ lịch sử.
Công tác văn thư lưu trữ tại Phòng Giáo dục và Đào tạo có một số thuận
lợi và khó khăn như sau:
- Thuận lợi: Hệ thống CSVC đảm bảo cho hoạt động văn thư lưu trữ. Có
phòng làm việc lưu trữ tài liệu riêng. Có máy tính kết nối mạng Internet. Có cán
bộ chuyên trách công tác văn thư. Tất cả thuận tiện cho công tác văn thư.
- Khó khăn:
Khi tìm lại tài liệu mất nhiều thời gian và đôi khi không chính xác. Khai
thác, tìm kiếm thông tin hồi cố thông qua sổ ghi chép công văn. Hệ thống công
văn chưa được số hoá. Gây khó khăn và chậm trong quá trình tìm kiếm và chia
sẻ thông tin qua mạng Internet.
Khó khăn trong việc chọn lọc các tài liệu có cùng nội dung hoặc không
cùng chủ đề nhưng có trường thông tin giống nhau trong các thời gian khác nhau
hoặc cùng thời gian là vô cùng khó khăn. Hay tìm các tài liệu có cùng một người
ký, cùng cơ quan ban hành,…Tóm lại là việc chọn lọc và tìm kiếm thông tin đặc
thù trong tài liệu là khó khăn và tốn thời gian.

4


Khó khăn trong việc chọn các tài liệu không còn tính khả dụng hiện thời
để đưa vào kho bảo quản.
Đôi khi cán bộ văn thư không nhớ tới công văn cần phải thực hiện thời
gian nào? Làm những gì? Ai thực hiện?,… dẫn tới hậu quả dây chuyền là công
việc nhà trường và quản lý gặp trở ngại. Thiếu tính kịp thời và chính xác. Đồng
thời vất vả trong việc phải nhớ và ghi chép quá trình công việc cùng một lúc
Khó đáp ứng và theo kịp với xu thế hội nhập và hiện đại hoá hiện nay.

Mặt khác, chúng ta thường không nhớ rõ các thông tin cơ bản về tài liệu
như: Nội dung, thể thức, hiện trạng, tính pháp lý của văn bản, đối tượng văn bản
hướng tới, thời gian thực hiện văn bản, ngày ban hành,.v..v…nhưng không thể
thông qua sổ quản lý văn bản để nắm toàn bộ những thông tin trên. Mà cần phải
lấy bản gốc của văn bản. Gây mất thời gian khó khăn cho quản lý trong quá
trình làm việc.
Đặc biệt riêng trong quá trình làm việc đôi khi cán bộ quản lý không nhớ
chi tiết, nội dung cụ thể công văn? Đối tượng văn bản hướng tới là ai? để có tài
liệu-công văn-chỉ thị,… cụ thể tiếp tục thực hiện công việc.
Từ những thuận lợi, khó khăn và tồn tại hạn chế của hoạt động văn thư
lưu trữ tại Phòng Giáo dục và Đào tạo. Trên cơ sở thực tế mà bản thân đã trải
nghiệm tôi đã viết phần mềm “QLCV 2016” để giải quyết những vấn đề trên.
Giúp cho công tác văn thư và quản lý được thông suốt.
2.3. Các giải pháp đã sử dụng để giải quyết vấn đề
2.3.1. Giới thiệu khái quát về sản phẩm

Giao diện chính của chương trình
QLCV 2016 là phần mềm lưu trữ và tìm kiếm thông tin tổng hợp mà
người sử dụng có thể thao tác thuận tiện thông qua hệ thống menu và các giao
diện thân thiện cho người dùng. Được thiết kế chủ yếu để quản trị các CSDL
dạng văn bản có cấu trúc. Đây là dự án - kế hoạch được viết dưới dạng mã
5


nguồn mở vì thế thỏa sức sáng tạo lập trình – thiết kế cho từng đối tượng công
việc cần lưu trữ thông tin khác nhau.
Phần mềm đáp ứng một số yêu cầu sau:
- Tin học hóa và hiện đại hóa công tác văn thư lưu trữ hiện nay.
- Giúp việc theo dõi và xử lý văn thư kịp thời, nhanh chóng và chính xác.
- Hỗ trợ việc tra cứu nhanh chóng tất cả các văn bản, công văn từ xưa đến

nay.
- Lưu trữ công văn kèm theo file đính kèm. Tất cả các file đính kèm đều
được mã hóa.
- Quản lý văn bản cá nhân.
2.3.2. Chức năng cơ bản:
a) Chức năng quản lý công văn đi – đến:
Đây là chức năng chính của dự án - kế hoạch,   với đầy đủ các chức năng
quản lý công văn đến, công văn đi, công văn nội bộ… giúp cho cán bộ văn thư
của Phòng Giáo dục tiết kiệm được khá nhiều thời gian và công sức trong vấn đề
quản lý văn bản, công văn. Công văn, văn bản đến và đi hàng ngày phát sinh rất
nhiều, chưa kể đến công văn nội bộ, nếu như chúng ta không có cách quản lý
khoa học, thông minh và hiệu quả thì sẽ rất khó trong công tác quản lý lưu trữ và
tìm kiếm sau này. Vì vậy, ngoài việc bạn lưu trữ giấy tờ gốc bên ngoài, phần
mềm quản lý văn bản – công văn là cách lựa chọn tốt nhất có thể tìm kiếm thông
tin nhanh chóng và chính xác. Hệ thống cũng lưu thông tin như lưu theo sổ,
phân loại thông tin,… giúp cho người dung đảm bảo công văn đến – đi, công
văn nội bộ được xử lý chính xác và đúng thời hạn, hiệu quả và an toàn. Giúp
người sử dụng trao đổi thông tin, tiếp nhận ý kiến chỉ đạo từ cấp trên một cách
nhanh chóng và kịp thời. Đặc biệt là tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí
phục vụ cho công tác quản lý tìm kiếm và lưu trữ công văn.

Giao diện phân hệ quản lý công văn đi và đến

6


c) Chức năng quản lý sự kiện:
Là một phân hệ thân thiện có thể giúp trưởng phòng quản lý thời gian một
cách thông minh.Với khả năng tạo ra một danh sách các sự kiện mà cán bộ văn
thư có thể theo dõi và thực hiện nhắc nhở lãnh đạo và chuyên viên được giao

việc thực hiên một cách chính xác nhất. Bạn có thể sắp xếp ưu tiên riêng cho
từng nhiệm vụ để có một chuẩn bị tốt nhất cho công việc của Phòng Giáo dục.

Giao diện quản lý sự kiện
d) Chức năng quản lý tài sản:
Trợ giúp lãnh đạo phòng quản lý tài sản (Tài sản cố định, công cụ dụng
cụ) về số lượng và giá trị chi tiết đến từng người và từng bộ phận sử dụng…
Theo dõi biến động tài sản (tăng/giảm giá trị, sửa chữa lớn, luân chuyển…),
quản lý việc tính khấu hao, phân bổ công cụ dụng cụ, lắp thêm và thanh lý tài
sản.
Những điểm chính trong phân hệ quản lý tài sản:
Lập và in chi tiết thẻ tài sản.
Lập và in phiếu ghi nhận biến động tài sản (điều chuyển bộ phận,
tăng/giảm giá trị tài sản, thay đổi bộ phận…). Biên bản thanh lý tài sản, Phiếu
xuất dùng công cụ dụng cụ. Lưu các biến động công cụ dụng cụ (báo hỏng,
thanh lý…) trên phần mềm.
Khai báo kế hoạch, thời gian thực hiện bảo trì, bảo dưỡng định kỳ cho
từng loại thiết bị, máy móc (theo thời gian sử dụng, hoặc theo công suất hoạt
động của từng thiết bị, máy móc…)
Theo dõi chi tiết tài sản theo nhóm, nguồn vốn hình thành, bộ phận, mục
đích sử dụng, người quản lý…
Theo dõi biến động tài sản (Sửa chữa lớn, lắp thêm, tháo dỡ, ghi giảm,
khấu hao, thanh lý…) qua các thời kỳ sử dụng.
Theo dõi tình trạng sử dụng công cụ dụng cụ (Báo hỏng, sửa chữa, thanh
lý...) tại các bộ phận.
Theo dõi và tính kế hoạch khấu hao năm của TSCĐ.
Tự động tính và hạch toán khấu hao TSCĐ theo nguồn vốn. Hỗ trợ tính
khấu hao theo đường thẳng và giảm dần.

7

In báo cáo: Thẻ tài sản, Sổ tài sản, Bảng chi tiết tài sản, Bảng tính khấu
hao tài sản, Báo cáo tăng giảm tài sản, Bảng tổng hợp tài sản, Báo cáo chi tiết
kiểm kê tài sản…

e) Chức năng danh bạ nhân viên và đối tác:
Quản lý chi tiết các thông tin về người lao động như: Mã số nhân
viên, ngày sinh, nơi sinh, giới tính, địa chỉ, điện thoại, chỗ ở hiện nay, bộ
phận công tác. Ngoài ra phân hệ còn cho phép trích xuất ra các bảng sổ địa
chỉ đối tác, danh bạ điện thoại nhân viên hoặc đối tác.

Giáo diện phân hệ danh bạ nhân viên và đối tác
g) Chức năng quản lý dự án – kế hoạch:
Mỗi dự án – kế hoạch do một chuyên viên hoặc một tổ chức đăng thực
hiện. Mỗi chuyên viên hoặc tổ chức có thể đăng ký tổ chức nhiều dự án – kế
hoạch. Chi tiết dự án – kế hoạch như mã dự án - kế hoạch, tên dự án - kế hoạch,
ngày bắt đầu, ngày kết thúc, mô tả dự án - kế hoạch, số người tham gia dự án kế hoạch, vị trí, tên loại dự án - kế hoạch, mô tả loại dự án - kế hoạch. Thông tin
chi tiết của chuyên viên hoặc tổ chức như mã chuyên viên hoặc tổ chức, mã
nhân viên, họ tên chuyên viên hoặc tổ chức, địa chỉ, thành phố, nước, số điện
thoại.

8


Chi phí tổ chức mỗi dự án - kế hoạch được thanh toán thành nhiều giai
đoạn theo một kế hoạch chi trả do nhân viên quản lý dự án - kế hoạch thực hiện
với sự thoả thuận của chuyên viên hoặc tổ chức. Kế hoạch chi trả bao gồm các
thông tin như mã giai đoạn thanh toán, mô tả phí, và phí của giai đoạn, phương
thức thanh toán, mô tả phương thức thanh toán, ngày thanh toán theo kế hoạch,

ngày thực sự thanh toán. Kế hoạch chi trả cần thông báo đến chuyên viên hoặc
tổ chức.
Một chuyên viên hoặc tổ chức cần thanh toán tất cả giai đoạn trong kế
hoạch phí vào ngày bắt đầu hay trước ngày bắt đầu tổ chức dự án - kế hoạch.
Mỗi dự án - kế hoạch được quản lý (cập nhật, kế hoạch chi trả liên quan
đến dự án - kế hoạch này) bởi một nhân viên của công ty do ban tổ chức của
công ty phân công. Mỗi nhân viên có thể quản lý nhiều dự án - kế hoạch. Chi
tiết nhân viên như mã nhân viên, họ tên nhân viên, số điện thoại.
Ban tổ chức cần xem danh sách dự án - kế hoạch tổ chức trong ngày nào đó,
thống kê số dự án - kế hoạch tổ chức trong tháng nào đó theo từng thể loại, báo
cáo danh sách các chuyên viên hoặc tổ chức đăng ký tổ chức nhiều dự án - kế
hoạch.

Giao diện cơ bản sự án
Căn cứ vào tình hình công việc thực tế tại cơ quan và quy trình xử lý tài
liệu công văn đi và công văn tới cũng như nhu cầu thông tin của cán bộ tôi đã
xây dựng 24 trường thông tin (TTT) khác nhau bám sát các khó khăn nêu trên để
giải quyết vấn đề. Có khả năng tìm kiếm thông tin riêng từng trường và kết hợp
các trường thông tin để có một kết quả biểu ghi chính xác hơn.
d) Chức năng nhắc nhở công việc:
Hằng ngày dự án - kế hoạch có khả năng đưa ra các công việc cần thực
hiện trong ngày hoặc trong tuần phụ thuộc vào nội dung các công văn. Tránh
trường hợp quên- bỏ sót công việc.
2.3.3. Hướng dẫn cài đặt và sử dụng
a) Các yêu cầu cài đặt
 Yêu cầu về cấu hình máy tính
- CPU: 80MHz
9

- RAM: 256Mb
- Ổ cứng: 10G
- Ổ đĩa; Ổ cắm USB
- Hệ điều hành Windows 7, Windows 8, Windows 10
- Bộ gõ Tiếng Việt: Vietkey, Unikey
- Bộ cài đặt office 2016 Full.
b) Hướng dẫn sử dụng chương trình QLCVNV OFFICE 2016:
Có video hướng dẫn sử dụng tại ổ D:\\ QLCVNV OFFICE 2016. Sau khi
cài đặt chương trinh xong tất cả các file CSDL và hướng dẫn đã được mặc định
nằm tại ổ D:\\ QLCVNV OFFICE 2016

10


S
T
T

2.4. Kiểm nghiệm:
2.4.1. Bảng so sánh công việc trước và sau khi sử dụng chương trình quản lý công văn nghiệp vụ
Chưa ứng dụng Winisis
Đã ứng dụng QLCVNV OFFICE 2016
Chủ đề

Thời gian

Cách làm

1

Có khả năng nhìn chi tiết
về các VĐ sau: nội dung;
tình trạng vật lý. hình thức
pháp lý;

Rất lâu.
Trung bình 1 Lấy từng văn
phút/1 văn
bản gốc
bản

2

Tìm vị trí để - tên – nội
dung cơ bản-ai đang
mượn tất cả tài liệu về chủ
đề THTTHSTC GĐ 20082013

40 phút
(2400 giây)

3

Tìm mọi tài liệu của Đ/c
Phạm Đức Anh trong năm
2017

4

Tìm trong sổ

CVĐVĐ

Kết quả

Thời gian

Thành công

1 giây/1000
văn bản

Tìm được vị trí và
4 Giây
tên. Nội dung cơ
Nhanh hơn
bản không rõ.
600 lần
Không biết ai mượn

Tùy thuộc
vào hệ thống Tìm trong sổ
Thành công
tài liệu nhiều
CVĐVĐ
hay ít
K thể làm
Nhắc nhở công việc thông minh

5

Tìm tài liệu có dấu đỏ

6

Chia sẻ thông tin tài liệu
– sản phẩm đầu ra

Rất lâu.
Tìm thẳng
(2h cho toàn
tài liệu trong
bộ TL cơ
kho
quan)
Lâu – không Phô tô- thủ
chính xác
công

2 giây

Cách
làm
Tìm trên

QLCVNV
OFFICE 2016

Thành công

QLCVNV

OFFICE 2016

Có đầy đủ mọi
thông tin tại mục
chủ đề yêu cầu

QLCVNV
OFFICE 2016

Thành công

Tìm kiếm tại phân hệ sự kiện

Chính xác, tiện
ích.

Tìm trên

Thành công

4 Giây
Nhanh hơn
1800 lần

QLCVNV
OFFICE 2016

Thành công

Nhanh –

chính xác

In-gửi mail. Biểu
ghi mã hóa.

Trên đây là bảng so sánh một vài tính năng cơ bản vượt trội của QLCVNV OFFICE 2016

Kết quả

Thành công
Thành công


2.4.2. Thống kế kết quả khảo sát tại 74 trường trên địa bàn toàn huyện khi chaỵ thử chương trình QLCVNV OFFICE 2016
như sau:
Mẫu bảng hỏi:
UBND HUYỆN NGA SƠN
Mã bảng hỏi:…………………..
PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
Ngày điều tra:…………………
PHIẾU THĂM DÒ Ý KIẾN
Sau khi tiến hành cài đặt và sử dụng chương trình QLCVNV OFFICE 2016. Để hiểu rõ vấn đề này và có thông tin
cung cấp cho lãnh đạo quản lý chính và đưa ra các quyết sách chính xác nhằm nâng cao chất lượng hoạt động văn thư.
Ông (bà) xin vui lòng đánh dấu (X) vào những ô phù hợp với câu trả lời của Ông (bà) và để trống những ô mà
Ông (bà) không trả lời hoặc không phù hợp. Ông (bà) cũng có thể ghi ý kiến của mình vào bên cạnh những câu trả lời.
Tôi xin cam kết những thông tin mà Ông (bà) cung cấp chỉ phục vụ cho mục đích nghiên cứu khoa học, ngoài ra tôi
không sử dụng vào bất cứ một mục đích khác. Rất mong nhận được sự hợp tác của Ông (bà). Xin chân thành cảm ơn.
I. THÔNG TIN CÁ NHÂN
1. Giới tính của người được phỏng vấn:
A. Nam

B. Nữ
2. Tuổi của người được phỏng vấn:
A. Từ 18 tuổi đến 25 tuổi
B. Từ 26 tuổi đến 35 tuổi
C. Từ 36 tuổi đên 45 tuổi
D. Từ 46 tuổi trở lên
F. Là học sinh
3. Trình độ học vấn
A. Trung cấp
B. Cao đẳng
E.Khác
C. Đại học
D. Sau đại học


II. NỘI DUNG THÔNG TIN CẦN THU THẬP:
Câu 1: Theo ông (bà, các em học sinh) hoạt động xây dựng QLCVNV OFFICE 2016 có vai trò như thế nào?
1. Rất cần thiết
2. Cần thiết
3. Không cần thiết lắm
4. Không cần thiết

Câu 2: Ông (bà) phân hệ nào có tác dụng nhất?
1. Công văn đi
2. Sự kiện
3. Tài sản
4. Dự án
5. Danh bạ nhân viên

6. Công văn đến
Câu 3: Theo ông (bà) tổng kinh phí cho hoạt động xây dựng QLCVNV OFFICE 2016 khoảng bao nhiêu?
1. Miễn phí
2. 5.000.000đ
3. 10.000.000đ
4. 20.000.000đ
5. 30.000.000đ
6. Mức giá khác

..............................................

Câu 4: “Ông (bà) muốn tham gia xây dựng QLCVNV OFFICE 2016 ở mức độ nào?
1. Rất nhiệt tình
2. Nhiệt tình
3. Bình thường
4. Không tham gia


Ý tưởng khác

...................................................
...................................................
.

Câu 5: Theo ông (bà) nhà trường có đủ điều kiện (Tài chính, con người, CSVC) để xây dựng và phát triển sản phẩm.
1. Thừa
2. Đủ
3. Không đủ

Hiệu quả

Câu 6: Theo ông (bà) “Hiệu quả nhờ việc áp dụng QLCVNV OFFICE 2016 vào công tác văn thư là gì?”
Giáo viên
Quản lý
Rất
Cao Không Thấp T
Rất
Cao Không Thấp T

a
b
c
d
e
f

cao

cao
lắm

B

cao

cao
lắm

B

h
Chú thích:
a: Tiết kiệm thời gian
b: Giảm nhẹ hoạt động của cán bộ văn thư
c: Giảm nhẹ hoạt động của quản lý
d: Nâng cao chất lượng, hiệu công tác văn thư
e: Nâng cao tính tích cực của nhân viên
f: Nâng cao hứng thú trong công việc văn thư
g: Tăng lượng thông tin
h: Giúp cán bộ rèn luyện kĩ năng sử dụng máy tính
Câu 7: “Trong quá trình triển khai ông (bà) có thể gặp những khó khăn gì?”
Cơ bản
TB

Khó khăn

1

Cơ sở vật chất yếu
kém
Nhà trường và giáo
viên chưa quan tâm
đến chương trình
Các sản phân hệ

2
3

Mức độ

Bình
Không cơ
thường

bản

Không có


4
5

7

khó sử dụng và khai
thác.
Bản thân không
thích QLCVNV
OFFICE 2016
Bản thân thiếu kĩ
năng cơ bản về sử
dụng máy tính để sử
dụng phần mềm
Khó khăn khác

…………………………………………………
…………………………………………………
………………

Bảng tổng hợp kết quả câu hỏi:

Câu hỏi số 1
Tỷ lệ %
Câu hỏi số 2
Tỷ lệ %
Câu hỏi số 3

Mức độ
Rất cần thiết
70%

Cần thiết

Không cần thiết lắm

Không cần thiết

0%

0%

4%

Ghi chú

Phân hệ
CV đi – đến
50

Tài sản
15

Sự kiện

Danh bạ

30

2

Dự án

Ghi chú

3

Mức chi phí
Miễn phí

5.000.000

10.000.000

20.000.000

30.000.000

Mức khác


Tỷ lệ %

80

20

0

Câu hỏi số 4
Rất nhiệt tình

Nhiệt tình

100

0

Tỷ lệ %
Câu hỏi số 5

Mức độ
Bình
thường
0

0

Không tham
gia
0

Điều kiện
Thừa

Tỷ lệ %

0

Đủ
20

80

Không đủ
0

0

Ý tưởng
khác
0


SKKN này là kinh nghiệm đúc kết từ quá trình sáng tạo và áp dụng vào
thực tiễn tại trường THCS Nga Thủy hơn 1 năm. Phần mềm này không chỉ
được áp dụng tại trường học mà có thể áp dụng tại tất cả các môi trường làm
việc đòi hỏi nhu cầu tìm kiếm thông tin.
3. KẾT LUẬN – ĐỀ XUẤT
3.1. Kết luận
- Ứng dụng phần mềm Winisis vào công tác quản lý tài liệu là bước đột
phá lớn với công tác văn thư tại các nhà trường nó giúp cho việc quản lý tài

liệu trong công tác văn thư một cách dễ dàng, thuận tiện và không mất nhiều
thời gian công sức. Các biểu ghi trong Winisis có thể sửa hoặc bổ sung thêm.
Tiện ích có thể in các phiếu mô tả trên máy ra giấy dễ dàng. Có mật độ lưu
trữ thông tin cao Thông tin luôn cập nhập dễ dàng. Thông tin có thể lưu trữ ở
nhiều dạng khác nhau (chữ viết, các file văn bản..). Đặc biệt khả năng tìm
kiếm thông tin đơn giản, nhanh chóng, độ chính xác cao.
- Dự án - kế hoạch cài đặt và sử dụng đơn giản - giao diện thân thiện vì
vậy có khả năng ứng dụng rộng rãi. Một số đồng chí cán bộ văn thư sau khi
được tham khảo dự án - kế hoạch đều có những phản hồi mang tính xây dựng
khoa học tích cực ủng hộ phần mền.
- Với những gì tôi đã trình bầy trong sáng kiến thì một lần nữa tôi
khẳng định rằng việc ứng dụng dự án - kế hoạch này vào công tác quản lý tài
liệu là quy luật tất yếu cần phải thực hiện. Với dự án - kế hoạch Winisis là dự
án kế hoạch khá thích hợp với
hiện
trạng cơ sở hạ tầng - nhân lực
của
các nhà trường trong huyện.
3.2. Đề xuất
Đối với bản thân và các đồng nghiệp: Thay đổi cách tư duy
trong công việc. Không ngừng nâng cao trình độ tin học - nghiệp vụ. Cập
nhập thông tin thường xuyên.
Đối với nhà trường: Tạo điều kiện ủng hộ cơ sở vật chất cho công tác
văn thư ngày càng nâng cấp-hoàn thiện.Đặc biệt là hoạt động ứng dụng
CNTT luôn cần sự đồng thuận của lãnh đạo về “Trí tuệ-tinh thần-CSVC”
Đối với Phòng – Sở: Cần thường xuyên tổ chức các chuyên đề ứng
dụng CNTT cho GV nói chung và VT nói riêng.Có thể nói như một cuộc
cách mạng phương pháp làm việc. Với mục đích tạo ra một không gian giao
lưu chia sẻ kiến thức giữa các đồng nghiệp để cùng tiến bộ. Cao hơn nữa cần
có những buổi hội thảo – hội thi về công tác văn thư.

Với những vấn đề trình bầy trong SKKN, bằng tất cả vốn tri thức nhỏ
bé của mình và với tất cả niềm tin mạnh mẽ, tôi tin rằng việc ứng dụng CNTT
vào hoạt động văn thư đã đang và sẽ diễn ra vô cùng mạnh mẽ. Đây là quy
luật tất yếu không thể bỏ qua. Chính vì lẽ đó không có lý do gì chúng ta trì
hoãn việc ứng dụng CNTT vào hoạt động quản lý tài liệu. Mặc dù biết rằng


còn nhiều khó khăn. Cách tốt nhất để giải quyết khó khăn là ta cần phải bắt
tay đi thẳng vào những khó khăn đó. Tôi viết SSKN với kỳ vọng người cán
bộ văn thư và hoạt động văn thư quản lý tài liệu truy tìm thông tin một trong
giai đoạn hiện nay cần phải là người quản lý tài liệu thông thái, đưa công tác
văn thư trở về đúng vị trí quan trọng nó vốn có.
Trong SKKN không tránh khỏi những sai sót. Với tất cả lòng kính
trọng và tinh thần cầu thị tiến bộ tôi rất mong được sự đóng góp ý kiến của
bạn đọc.
Xin chân thành cảm ơn!
XÁC NHẬN CỦA THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ

Nga Sơn, ngày tháng năm 2016
Tôi xin cam đoan đây là SKKN của mình
viết, không sao chép nội dung của người
khác.

Lại Tiến Thành