CHUYÊN ĐỀ BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NGÀNH QUẢN TRI VĂN PHÒNG

ĐỀ TÀI: “MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ
TẠI TRƯỜNG THCS TRƯNG VƯƠNG – TP. BUÔN MA THUỘT”

LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành khóa luận này, em xin tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến Thầy ThS.
Lê Hữu Đạt, đã tận tình hướng dẫn trong suốt quá trình viết Báo cáo tốt nghiệp.
Em chân thành cảm ơn quý Thầy, Cô trong khoa Quản Trị, Trường Đại Học
Đông Á đã tận tình truyền đạt kiến thức trong những năm em học tập. Với vốn kiến
thức được tiếp thu trong quá trình học không chỉ là nền tảng cho quá trình nghiên
cứu khóa luận mà còn là hành trang quí báu để em bước vào đời một cách vững chắc
và tự tin.
Em chân thành cảm ơn Ban giám hiệu Trường Trung học cơ sở Trưng Vương
– Tp.Buôn Ma Thuột – tỉnh Đăk Lăk đã cho phép và tạo điều kiện thuận lợi để em
thực tập tại Trường.
Cuối cùng em kính chúc quý Thầy, Cô dồi dào sức khỏe và thành công trong
sự nghiệp cao quý. Đồng kính chúc quý Thầy (Cô) Trường Trung học cơ sở Trưng
Vương – Tp.Buôn Ma Thuột – tỉnh Đăk Lăk luôn dồi dào sức khỏe, đạt được nhiều
thành công tốt đẹp trong công việc.

Sinh viên: Phan Thái Sơn – Lớp:14VP5B

1


ĐỀ TÀI: “MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ
TẠI TRƯỜNG THCS TRƯNG VƯƠNG – TP. BUÔN MA THUỘT”

Sinh viên: Phan Thái Sơn – Lớp:14VP5B

2

ĐỀ TÀI: “MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ
TẠI TRƯỜNG THCS TRƯNG VƯƠNG – TP. BUÔN MA THUỘT”

LỜI MỞ ĐẦU
Cuộc cách mạng khoa học công nghệ với những thành tựu thần kỳ cùng với
xu thế toàn cầu hoá kinh tế đang tác động mạnh mẽ tới hoạt động chính trị, văn hoá,
xã hội ở từng cơ sở, từng vùng miền của mỗi quốc gia. Thông tin trong nền kinh tế
hiện đại đã kịp thời đáp ứng để mỗi cơ sở, tổ chức hoạt động sáng tạo nhằm đạt
được chất lượng, hiệu quả cao trong quá trình CNH, HĐH đất nước. Như vậy một
trong các vấn đề bức xúc mà mà từng loại hình cơ sở: Cơ quan, đơn vị, doanh
nghiệp, xã, phường, các đơn vị lực lượng vũ trang phải giải quyết là nâng cao chất
lượng hoạt động văn phòng, công tác thông tin ở đơn vị mình. Việc củng cố hoàn
thiện tổ chức và hoạt động văn phòng để trợ giúp đắc lực về công tác thông tin cho
quản lý đang trở thành nhu cầu bức thiết của xã hội. Nền kinh tế Việt Nam đang phát
triển từng bước hội nhập nền kinh tế tri thức, công tác văn phòng đang là nhiệm vụ
then chốt của các cơ quan, đơn vị để bảo đảm, cung cấp đầy đủ kịp thời thông tin có
chất lượng cho quá trình quản lý. Để có thể thu nhận, xử lý, quản lý và sử dụng
thông tin tốt nhất trong điều kiện hiện nay, các đơn vị cơ sở phải tăng cường đầu tư
trang thiết bị công nghệ hiện đại, vừa phải thường xuyên bồi dưỡng kiến thức
chuyên môn về nghiệp vụ văn phòng cho mỗi cán bộ nhân viên của văn phòng.
Một trong những nhiệm vụ cơ bản và đặc biệt quan trọng của văn phòng đó là
công tác Văn thư – lưu trữ , nhằm mục đích đảm bảo thông tin các chủ trương,
đường lối của Đảng, quản lý và điều hành của Nhà nước. Các văn bản hình thành
trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo và hoạt động của mỗi ngành, các đơn vị trong
nghành và là phương tiện thiết yếu giúp cho hoạt động của mỗi ngành, các cơ quan
đạt hiệu quả cao.
Sau khi thực tập tại Trường THCS Trưng Vương – Tp. Buôn Ma Thuột – tỉnh
Đăk Lăk em nhận thấy công tác văn thư của trường THCS Trưng Vương cần phải có
Sinh viên: Phan Thái Sơn – Lớp:14VP5B

3


ĐỀ TÀI: “MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ
TẠI TRƯỜNG THCS TRƯNG VƯƠNG – TP. BUÔN MA THUỘT”

những giải pháp để hoàn thiện công tác văn thư . Do vây bằng kiến thức học được từ
nhà trường và ình hình công tác văn thư tại Trường em đã quyết định chọn đề tài: “
Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại trường THCS Trưng
Vương – Tp. Buôn Ma Thuột”. Qua đó nhằm mục đích đánh giá thực trạng của công
tác văn thư tại Trường THCS Trưng Vương để thấy được điểm mạnh, điểm yếu trên
cơ sở đó đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác văn thư tại
Trường THCS Trưng Vương.
Em xin chân thành cảm ơn.

Sinh viên: Phan Thái Sơn – Lớp:14VP5B

4


ĐỀ TÀI: “MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ
TẠI TRƯỜNG THCS TRƯNG VƯƠNG – TP. BUÔN MA THUỘT”

Chương 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP
1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của đơn vị thực tập.
Mở đầu chiến dịch mùa xuân đại thắng 10/03/1975. Buôn Ma Thuột hoàn toàn giải
phóng, các ngành các cấp đang tiếp quản, ngành giáo dục đang ổn định tổ chức giảng dạy
dưới hệ thống giáo dục xã hội chủ nghĩa, lúc bấy giờ Phường Thành công chỉ có trường
tiểu học.

Năm học 1976 - 1977 trường tiểu học Thành Công mở thêm được 3 lớp 6 nên được
đổi tên thành trường cấp 1, 2 Thành Công. Với 11 lớp và 504 học sinh.
Năm học 1977 - 1978 trường có 10 lớp cấp 1 với 352 học sinh và 5 lớp cấp 2 với
236 học sinh. Tổng số giáo viên toàn trường là 19 giáo viên. Hiệu trưởng lúc bấy giờ là
thầy Lê Xước là người từ Hải Phòng được tăng viện cho Tây Nguyên.
Từ năm học 1978 đến năm 1983 trường có 18 lớp cấp 1, 2 gồm 22 giáo viên và 657
học sinh Thầy giáo Trần Xuân Chiến làm hiệu trưởng.
Năm học 1983 - 1984 trường có 18 lớp , trên 650 học sinh và 22 giáo viên dưới sự
quản lý của thầy hiệu trưởng Phạm Minh Dũng.
Năm học 1984 đến 1986 trường có 19 lớp với 789 học sinh và 25 thầy cô giáo.
Thầy Đào Minh Chánh làm hiệu trưởng.
Năm học 1987 đến 8/1988 trường chiêu sinh thêm cấp 3 nên Trường có tên là
trường cấp I, II, III Trưng Vương có 30 lớp số học sinh là 1545. có 67 giáo viên dưới sự
quản lý của cô giáo hiệu trưởng Ngô Thị Loan ( Nay là nhà giáo ưu tú )
Từ tháng 9/1988 đến hết năm học 1991 Trường tách cấp 1 ra thành trường Cấp 1
Trần Phú và trường mang tên trường cấp 2, 3 Trưng Vương có 26 lớp và 37 giáo viên với
1256 học sinh.
Từ năm học 1991 - 1992 đến năm học 1992 - 1993 Trường cấp 3 tách ra thành
trường THPT Chu Văn An và trường mang tên trường THCS Trưng Vương với 22 lớp và

Sinh viên: Phan Thái Sơn – Lớp:14VP5B

5


ĐỀ TÀI: “MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ
TẠI TRƯỜNG THCS TRƯNG VƯƠNG – TP. BUÔN MA THUỘT”
39 giáo viên. Tổng số học sinh lúc này là 876 học sinh do thầy Ngô Văn Hoàng làm Hiệu
trưởng.
Từ năm học 1993 đến 1999 trường từ 22 lớp phát triển thành 32 lớp số học sinh từ

876 tăng lên 1393 em. Giáo viên tăng từ 39 lên đến 60 do Thầy Phạm Đình Phức làm Hiệu
trưởng.
Từ năm học 1999 đến năm 2008 trường có 32 lớp , 60 thầy cô với gần 1400 học
sinh do thầy Trần Nhật Tâm làm hiệu trưởng.
Từ năm học 2008 đến năm 2010 trường có 31 lớp với 1280 học sinh với 60 thầy cô
giáo giảng dạy do thầy Trương Văn Hoàng làm hiệu trưởng.
Từ năm học 2010 – 2016 đến nay trường có 28 lớp với 1290 học sinh và 69 cán bộ
giáo viên công nhân viên do thầy Phan Thanh Thủy làm hiệu trưởng quản lý và điều hành.
Trường THCS Trưng Vương nằm trên địa phường Thành Công Thành phố Buôn
Thuột với diện tích rộng 8602,36 m 2. Trong những năm vừa qua Nhà trường được sư quan
tâm chỉ đạo sâu sát của UBND thành phố Buôn Ma Thuột , Lãnh đạo Phòng Giáo dục và
Đào tạo Thành phố Buôn Ma Thuột, của Đảng ủy, UBND phường Thành Công, công tác
tuyên truyền vận động việc xây dựng trường đạt chuẩn Quốc gia được tập thể Cán bộ Giáo viên – Nhân viên học sinh và phụ huynh nhận thức cao, quan tâm chăm lo sự nghiệp
Giáo dục và Đào tạo, nên đã tạo được sức mạnh tổng hợp trong xây dựng trường đạt chuẩn
Quốc gia.

1.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của đơn vị thực tập.
Tổ chức giảng dạy, học tập và các hoạt động giáo dục khác theo mục tiêu,
chương trình giáo dục phổ thông dành cho cấp THCS và do Bộ trưởng Bộ Giáo dục
và Đào tạo ban hành. Công khai mục tiêu, nội dung các hoạt động giáo dục, nguồn
lực và tài chính, kết quả đánh giá chất lượng giáo dục.
Quản lý giáo viên, cán bộ, nhân viên theo quy định của pháp luật.
Tuyển sinh và tiếp nhận học sinh; vận động học sinh đến trường;quản lý học
sinh theo quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo.
Thực hiện kế hoạch phổ cập giáo dục trong phạm vi được phân công.
Sinh viên: Phan Thái Sơn – Lớp:14VP5B

6

ĐỀ TÀI: “MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ
TẠI TRƯỜNG THCS TRƯNG VƯƠNG – TP. BUÔN MA THUỘT”

Huy động, quản lý, sử dụng các nguồn lực cho hoạt động giáo dục.Phối hợp
với gia đình học sinh, tổ chức và cá nhân trong hoạt động giáo dục.
Quản lý, sử dụng và bảo quản cơ sở vật chất, trang thiết bị theo quy định của
Nhà nước.
Tổ chức cho giáo viên, nhân viên, học sinh tham gia hoạt động xã hội.
Thực hiện các hoạt động về kiểm định chất lượng giáo dục.
Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của pháp luật.
1.3 Cơ cấu tổ chức quản lý của đơn vị thực tập.
- Ban Giám Hiệu
+01 Hiệu trưởng
Nhiệm vụ và quyền hạn của Hiệu trưởng
a) Xây dựng, tổ chức bộ máy nhà trường;
b) Thực hiện các quyết nghị của Hội đồng trường được quy định tại khoản 3
Điều 20 của Điều lệ này;
c) Xây dựng quy hoạch phát triển nhà trường; xây dựng và tổ chức thực hiện
kế hoạch nhiệm vụ năm học; báo cáo, đánh giá kết quả thực hiện trước Hội đồng
trường và các cấp có thẩm quyền;
d) Thành lập các tổ chuyên môn, tổ văn phòng và các hội đồng tư vấn trong
nhà trường; bổ nhiệm tổ trưởng, tổ phó; đề xuất các thành viên của Hội đồng trường
trình cấp có thẩm quyền quyết định;
đ) Quản lý giáo viên, nhân viên; quản lý chuyên môn; phân công công tác,
kiểm tra, đánh giá xếp loại giáo viên, nhân viên; thực hiện công tác khen thưởng, kỉ
luật đối với giáo viên, nhân viên; thực hiện việc tuyển dụng giáo viên, nhân viên; ký
hợp đồng lao động; tiếp nhận, điều động giáo viên, nhân viên theo quy định của Nhà
nước;

Sinh viên: Phan Thái Sơn – Lớp:14VP5B

7


ĐỀ TÀI: “MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ
TẠI TRƯỜNG THCS TRƯNG VƯƠNG – TP. BUÔN MA THUỘT”

e) Quản lý học sinh và các hoạt động của học sinh do nhà trường tổ chức; xét
duyệt kết quả đánh giá, xếp loại học sinh, ký xác nhận học bạ, ký xác nhận hoàn
thành chương trình tiểu học cho học sinh tiểu học (nếu có) của trường phổ thông có
nhiều cấp học và quyết định khen thưởng, kỷ luật học sinh;
g) Quản lý tài chính, tài sản của nhà trường;
h) Thực hiện các chế độ chính sách của Nhà nước đối với giáo viên, nhân
viên, học sinh; tổ chức thực hiện quy chế dân chủ trong hoạt động của nhà trường;
thực hiện công tác xã hội hoá giáo dục của nhà trường;
i) Chỉ đạo thực hiện các phong trào thi đua, các cuộc vận động của ngành;
thực hiện công khai đối với nhà trường;
k) Được đào tạo nâng cao trình độ, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ và
hưởng các chế độ, chính sách theo quy định của pháp luật.
+02 Phó hiệu trưởng
Nhiệm vụ và quyền hạn của Phó Hiệu trưởng
a) Thực hiện và chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về nhiệm vụ được Hiệu
trưởng phân công;
b) Cùng với Hiệu trưởng chịu trách nhiệm trước cấp trên về phần việc được
giao;
c) Thay mặt Hiệu trưởng điều hành hoạt động của nhà trường khi được Hiệu
trưởng uỷ quyền;
d) Được đào tạo nâng cao trình độ, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ và
hưởng các chế độ, chính sách theo quy định của pháp luật.
- Các tổ chuyên môn

+ Tổ Toán lý
Sinh viên: Phan Thái Sơn – Lớp:14VP5B

8


ĐỀ TÀI: “MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ
TẠI TRƯỜNG THCS TRƯNG VƯƠNG – TP. BUÔN MA THUỘT”

+ Tổ Hóa sinh – Thể dục
+ Tổ Ngoại ngữ - Âm nhạc – Mỹ thuật
+ Tổ Ngữ Văn
+ Tổ Sử địa – GDCD
+ Tổ Văn Phòng
- Các tổ chức trong nhà trường
+ Chi bộ Trường THCS Trưng Vương
+ Công đoàn THCS Trưng Vương
+ Chi Đoàn THCS Trưng Vương
Năm học 2015 – 2016 nhà trường có 27 lớp 1050 học sinh, 69 Cán bô – Giáo
viên – Nhân viên
Trường có chi bộ Đảng với 24 Đảng viên chiếm tỷ lệ 36% toàn trường, tổ
chức Công đoàn, Đoàn thanh niên, Đội thiếu niên TP. HCM, Chi hội chữ thập đỏ,
Ban đại diện cha mẹ học sinh.
- Sơ đồ Trường THCS Trưng Vương
Chi Bộ

Hiệu Trưởng

P.Hiệu Trưởng
CSVC

P.Hiệu Trưởng
Chuyên môn

Tổ chuyên Môn
(06)

Phòng học (18)

Sinh viên: Phan Thái Sơn – Lớp:14VP5B

Phòng bộ môn (04)

9


ĐỀ TÀI: “MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ
TẠI TRƯỜNG THCS TRƯNG VƯƠNG – TP. BUÔN MA THUỘT”

a. Văn phòng Nhà trường:
Văn phòng - Tổ chức giúp Hiệu Trưởng thực hiện các chức năng, nhiệm vụ
sau:
Sắp xếp tổ chức bộ máy, quản lý và bồi dưỡng giáo viên, cán bộ công chức,
nhân viên.
Thực hiện công tác hành chính, tổng hợp, văn thư, lưu trữ, lễ tân, tiếp khách,
đối ngoại. Sưu tầm và quản lý tư liệu truyền thống nhà trường.
Tổ chức thực hiện chế độ, chính sách đối với giáo viên, cán bộ công chức;
quản lý bổ sung lý lịch cán bô công chức và lập, ghi bổ sung sổ bảo hiểm.
-

Công tác bảo vệ nội bộ, quốc phòng và an ninh.
Công tác lao động tiền lương.
Công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật.
Công tác pháp chế, giải quyết khiếu tố, khiếu nại trong cán bộ công chức,
học sinh

Thực hiện những nhiệm vụ khác khi được Hiệu trưởng phân công ./.
Số lượng và cơ cấu viên chức trong Văn phòng hiện tại:
+ 01 Thiết bị.
+ 01 Nhân viên Văn thư, lưu trữ.
+ 01 Kế toán
+ 01 Thư viện.
+ 01 Y tế
- Các viên chức đều có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao, đúng chuyên
ngành được bố trí, viên chức thường xuyên được bồi dưỡng kiến thức bổ sung hỗ trợ
trong công tác, bằng các lớp nghiệp vụ ngắn và dài hạn. Trường luôn tạo điều kiện
Sinh viên: Phan Thái Sơn – Lớp:14VP5B

10


ĐỀ TÀI: “MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ
TẠI TRƯỜNG THCS TRƯNG VƯƠNG – TP. BUÔN MA THUỘT”

cho viên chức của Trường nói chung và viên chức của văn phòng nói riêng tham gia
các lớp học để nâng cao trình độ chuyên môn.
- Hàng năm luôn cử viên chức theo học nâng cao trình độ, khuyến khích các
cán bộ trong phòng nâng cao nghiệp vụ hơn nữa như tiếp tục học sau đại học lên
Thạc sỹ, …
- Các viên chức trong phòng đều đủ năng lực công tác để hoàn thành các

nhiệm vụ được giao, đặc biệt là công tác văn phòng, văn thư lưu trữ, công tác lập hồ
sơ.
b.Tình hình một số nội dung của công tác văn phòng của Trường:
Lập kế hoạch, chương trình công tác.
- Văn phòng được Ban Giám hiệu giao cho việc lập các kế hoạch, chương
trình công tác dài hạn, ngắn hạn, định kỳ, đột xuất cho Trường, việc lập chương
trình, kế hoạch công tác được thực hiện đầy đủ, thường xuyên và đúng quy định.
- Hoạt động thu thập và xử lý thông tin: Trường thu thập thông tin từ nhiều
nguồn khác nhau, như: thu thập thông tin từ văn bản đến, từ điện thoại, từ mạng
internet, từ máy fax, thông tin từ viên chức và học sinh, từ nhân dân…
Các thông tin được thu thập và tổng hợp tại Văn phòng, căn cứ vào nội dung
và thời gian, hay tính chất quan trọng của thông tin mà phụ trách Phòng xử lý hoặc
trình xin ý kiến trong Ban Giám hiệu để xử lý. Các thông tin đến Trường đều được
Trường quan tâm xử lý triệt để.
- Tổ chức hội họp: Trường thường xuyên tổ chức hội họp như: họp giao ban
tuần, giao ban tháng, giao ban quý, họp các hội đồng chuyên môn, họp khen thưởng,
họp đột xuất…Các cuộc họp được Trường tổ chức đúng theo quy định, Ban Giám
hiệu thường là người chủ trì, chỉ đạo các cuộc họp, hội nghị, viên chức Văn phong là

Sinh viên: Phan Thái Sơn – Lớp:14VP5B

11


ĐỀ TÀI: “MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ
TẠI TRƯỜNG THCS TRƯNG VƯƠNG – TP. BUÔN MA THUỘT”

những người tham gia để tổ chức các cuộc họp, ghi biên bản và chuẩn bị các văn
bản, cơ sở vật chất cho cuộc họp.
- Xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế ở Trường:

Trường quan tâm đến việc xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế đã ban
hành. Hiện tại Trường đã ban hành rất nhiều quy chế nhằm quản lý, chỉ đạo và tổ
chức thực hiện các nhiệm vụ đã được giao như: Quy chế cấp phát bằng tốt nghiệp,
quy định về đạo đức nhà giáo, quy chế về nội quy làm việc, quy chế khen thưởng,
quy chế văn thư lưu trữ…Viên chức toàn Trường đều chấp hành và tổ chức thực
hiện tốt các quy định, quy chế do Trường đề ra.
- Tổ chức, sắp xếp nơi làm việc và trang thiết bị, phương tiện làm việc trong
Phòng:
+ Trường tổ chức, sắp xếp vị trí làm việc của văn phòng, ngay lối chính vào
các đơn vị của cơ quan. Việc sắp xếp như trên đảm bảo khoa học, thuận tiện cho
hoạt động theo dõi, quản lý lao động và đáp ứng các yêu cầu về giao dịch, giao tiếp
và chuyển giao văn bản.
1.4 Cơ sở vật chất kỹ thuật của đơn vị thực tập.
Nhà Trường có 18 phòng phục vụ công tác dạy học, các phòng được trang bị
màn hình máy chiếu hiện đại.có 04 phòng bộ môn phục vụ cho công tác chuyên
môn.
Văn phòng nhà trường được trang bị các thiết bị, máy móc như sau:
+ 4 bộ máy vi tính phục vụ cho công tác chuyên môn.
+ 01 máy photo công xuất lớn phục vụ cho in sao văn bản.
+ 03 máy in.
+ 01 máy scan
Sinh viên: Phan Thái Sơn – Lớp:14VP5B

12


ĐỀ TÀI: “MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ
TẠI TRƯỜNG THCS TRƯNG VƯƠNG – TP. BUÔN MA THUỘT”

+ 03 Máy sách tay

+ Tất cả các máy trong Phòng cũng như toàn Trường được kết nối trực tuyến
Internet thuận tiện cho việc thu thập thông tin.
+ Văn phong còn được trang bị đầy đủ các thiết bị, văn phòng phẩm để phục
vụ cho công việc của Trường.
1.5 Kết quả hoạt động về công tác văn thư của đơn vị thực tập trong 3 năm
gần đây.
Kết quả hoạt động về công tác văn thư của Trường THCS Trưng
Vương trong ba năm gần đây nói chung, em nhận thấy công tác Văn thư đã được
tiến hành
*Qua vài năm hoạt động công tác văn thư đã đạt được những thành quả:
- Các cán bộ nhân viên đã nắm vững được yêu cầu cụ thể về thể thức của từng
loại văn bản trong việc soạn thảo văn bản theo các lĩnh vực chuyên môn của mình.
- Các công văn đến được nhân viên văn thư thực hiện nhanh chóng, kịp thời
theo đúng quy định.
- Việc phân loại văn bản rõ ràng giúp ban lãnh đạo khi cần tra cứu được
nhanh chóng, thuận tiện.
- Đối với công văn đi: các thủ tục được tiến hành đầy đủ trước khi đóng dấu,
ban hành văn bản.
* Bên cạnh những thành quả đạt được công tác văn thư vẫn còn tồn tại
một số hạn chế:
Do sự nhận thức về công tác Văn thư - Lưu trữ ở các ngành các cấp chưa đầy
đủ dẫn đến sự đánh giá không đúng đắn về công tác đó trong hoạt động quản lý của
cơ quan.
Sinh viên: Phan Thái Sơn – Lớp:14VP5B

13


ĐỀ TÀI: “MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ
TẠI TRƯỜNG THCS TRƯNG VƯƠNG – TP. BUÔN MA THUỘT”

Nhiều nơi cho rằng công tác Văn thư chỉ là những công việc thừa hành do bộ
phận văn thư cơ quan thực hiện. Còn hoạt động xây dựng, ban hành văn bản là hoạt
động mang tính chuyên môn do các bộ phận chức năng thực hiện, không nằm trong
công tác văn thư.
Trên thực tế, hoạt động về văn bản tại cơ quan còn cũng có sai sót, thường
xuyên có hiện tượng các văn bản do một cơ quan ban hành ra lại thiếu thống nhất
thậm chí mâu thuẫn với nhau về nội dung hoặc hình thức..
Cơ sở vật chất còn hạn chế, chưa có hệ thống thống nhất, cách bố trí phòng
chưa được hợp lý, cách quản lý công việc chưa được chặt chẽ, nếu có thì chưa được
đầu tư một cách thoả đáng. Máy tính ở các phòng được trang bị đầy đủ nhưng việc
ứng dụng công nghệ thông tin đôi khi chưa khai thác những khả năng mà tin học
đem lại cho công tác Văn thư .
Chưa áp dụng được công nghệ thông vào công tác Văn thư để cho phép nâng
cao năng suất lao động của nhân viên văn thư lên nhiều lần nhờ đó giảm được một
số nhân viên văn thư hành chính, đồng thời giảm nhẹ sức lao động của nhân viên
văn thư. ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Văn thư - Lưu trữ đảm bảo
cung cấp thông tin một cách nhanh chóng cho cán bộ, lãnh đạo giúp lãnh đạo ra
được những quyết định kịp thời, chĩnh xác, đúng đắn
Với những lý do nêu trên đã dẫn đến những hạn chế còn tồn tại ở Trường
THCS Trưng Vương ,trong thời gian sớm nhận thức được điều này để có thể điều
chỉnh các hoạt động một cách hợp lý giúp cho công tác Văn thư đạt được những kết
quả nhất định, góp phần vào công cuộc cải cách các thủ tục hành chính của các cơ
quan và tổ chức nhà nước, giảm bớt các tệ nạn quan liêu giấy tê.
1.6 Đánh giá rút ra những thuận lợi, khó khăn của đơn vị thực tập.
a. ưu điểm:
Sinh viên: Phan Thái Sơn – Lớp:14VP5B

14

ĐỀ TÀI: “MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ
TẠI TRƯỜNG THCS TRƯNG VƯƠNG – TP. BUÔN MA THUỘT”

Trường THCS Trưng Vường Tp. Buôn Ma Thuột được thành lập 1992 cho tới
nay. Với chức năng và nhiệm vụ chủ yếu là giáo dục học sinh Trung học cơ sở.Từ
khi thành lập cho tới nay mặc dù gặp rất nhiều khó khăn về cơ sở vật chất cũng như
đội đội ngũ cán bộ, giáo viên và nhiều những khó khăn khác. Nhưng nhà trường
luôn phấn đấu từng bước vượt qua khó khăn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Nhưng thành quả trên ghi nhận công lao đóng góp của viên chức, giáo , công nhân
viên qua các thời kỳ, luôn phấn đấu vượt qua mọi khó khăn thử thách cho tới ngày
nay.
Trong tương lai Trường tiếp tục nghiên cứu đổi mới công tác giảng dạy, phát
huy sáng tạo năng động áp dụng những tiến bộ khoa học kỹ thuật. Bồi dưỡng nâng
cao trình độ chuyên môn của cán bộ nhân viên, giáo viên nâng cao hơn nữa chất
lượng đào tạo.
Hiện tại cơ cấu tổ chức, phân bổ cán bộ nhân viên, giáo viên trong nhà trường
tương đối ổn định. Chức năng nhiệm vụ của các tổ bộ môn được thực hiện một cách
triệt để. Cán bộ chuyên môn nghiêp vụ các phòng có trình độ chuyên môn cao. Cán
bộ giáo viên giảng dạy trình độ cao, nhiều kinh nghiệm thực tiễn công tác
Được sự lãnh đạo, chỉ đạo giám sát của lãnh đạo Phường Thành Công, cũng
như Phòng Giáo dục Tp. Buôn Ma Thuột. Trong các kế họach đề ra Ban Giám hiệu
nhà trường luôn bám sát công tác nhằm điều chỉnh phù hợp với tình hình thực tế
công việc tại Trường. Thành quả cho sự cố gắng lỗ lực của cán bộ nhân viên, giáo
viên là được.
Cơ sở vật chất trang thiết bị của trường được trang bị tương đối hiện
đại.Phòng lớp học khang trang, thoáng mát.Trang thiết bị văn phòng trang bị 100%
máy tính. Các máy móc như Máy vi tính, máy fax, Phôtô, Điện thoại, máy in, máy
chiếu tại các phòng học, phòng thực hành tiếng Anh, Vi tính đầu được trang bi đầy
đủ và hiện đại…

Sinh viên: Phan Thái Sơn – Lớp:14VP5B

15


ĐỀ TÀI: “MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ
TẠI TRƯỜNG THCS TRƯNG VƯƠNG – TP. BUÔN MA THUỘT”

b. Hạn chế chủ yếu
Đời sống kinh tế nhân dân phường Thành Công còn gặp nhiều khó khăn,
ngành nghề chủ yếu là buôn bán nhỏ nên còn phụ thuộc vào sự bấp bênh của giá cả
thị trường đã ảnh hưởng không ít đến đời sống của nhân dân
Viên chức trong trường đang ở độ tuổi cao, trình độ chuyên môn chưa được
đồng đều.
3.2 Kiến nghị

Tiểu kết chương 1 (NẾU CÓ)
Chương 2. THỰC TIỄN CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CƠ QUAN, ĐƠN VỊ THỰC
TẬP
2.1 Thực tiễn công tác văn thư tại cơ quan, đơn vị
a. Bộ phận Văn thư
- Bộ phận văn thư của Trường trực thộc Văn phòng Trường. Do một nhân
viên văn thư chuyên trách.
- Viên chức chuyên trách công tác văn thư có trình độ Trung cấp, được đào
tạo tại Trường, năng lực tốt đảm bảo hoàn thành các nhiệm của văn thư của Trường.
b. Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác Văn thư của Trường đã
được ban hành, chất lượng và tác dụng của những quy chế.
- Trường đã ban hành Quy chế công tác văn thư lưu trữ, quy chế công tác văn
bản, Quy định về mẫu các loại văn bản do Trường ban hành.
- Chất lượng các quy chế được đảm bảo đúng quy định nhà nước và phù hợp

với tình hình thực tế của Trường nên trong quá trình áp dụng đã đem lại hiệu quả
nhất định, tạo cơ sở cho viên chức làm việc được hoàn thiện và đúng yêu cầu.
2.1.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản
Sinh viên: Phan Thái Sơn – Lớp:14VP5B

16


ĐỀ TÀI: “MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ
TẠI TRƯỜNG THCS TRƯNG VƯƠNG – TP. BUÔN MA THUỘT”

a. Về thẩm quyền ban hành văn bản.
Tất cả các văn bản của Trường ban hành đều đúng thẩm quyền theo quy định
của Nhà nước, thể hiện rõ tính pháp lý và hiệu lực thi hành.
Trường là nơi đào tạo đội ngũ cán bộ làm công tác văn phòng nên việc ban
hành văn bản, về hình thức được đặc biệt quan tâm. Về thể thức thực hiện theo đúng
theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Như vậy việc soạn thảo văn bản tại Trường được thực hiện tốt, quy trình soạn
thảo đúng như quy định của Nhà nước. Được tiến hành qua các bước cụ thể như
sau:
- Xác định đúng mục đích ban hành văn bản.
- Xác định tên loại văn bản.
- Thu thập thông tin.
- Soạn thảo văn bản theo mẫu quy định.
- Duyệt trình ký, ban hành.
b. Thể thức văn bản do Trường ban hành.
Trường THCS Trưng Vương là nơi giáo dục về học sinh thuộc quản lý của
Phòng giáo dục và đào tạo Tp. Buôn Ma Thuột. Vì vậy việc ban hành văn bản tại
Trường được chú trọng về nội dung và hình thức trình bày. Trường đã thực hiện

đúng theoThông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
c. Quốc hiệu.
Là thành phần thể thức xác định thể chế chính trị của một Quốc gia.

Sinh viên: Phan Thái Sơn – Lớp:14VP5B

17


ĐỀ TÀI: “MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ
TẠI TRƯỜNG THCS TRƯNG VƯƠNG – TP. BUÔN MA THUỘT”

Quốc hiệu được trình bày ở góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản gồm hai
dòng chữ “Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam” và “Độc lập – Tự do – Hạnh
phúc”. Dòng chữ “Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam” được trình bày bằng chữ
in hoa, cỡ chữ 12, 13, kiểu chữ đứng đậm. Dòng chữ “Độc lập – Tự do – Hạnh
phúc” được trình bày bằng chữ in thường cỡ chữ 13, 14, kiểu chữ đứng, đậm, chữ
cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch ngang nhỏ, phía dưới
có dòng kẻ nét liền, độ dài bằng độ dài của dòng chữ.

Ví dụ:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

d. Tác giả ban hành văn bản:
Là tên cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân làm ra văn bản.
Tác giả ban hành văn bản được trình bày ở góc trên bên trái trang đầu của văn
bản. Tác giả văn bản bao gồm tên cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp và tên

cơ quan tổ chức ban hành ra văn bản.
Tên cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp được trình bày bằng cỡ chữ
12 đến 13, kiểu chữ đứng. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày
dưới dòng tên cơ quan chủ quản, cỡ chữ 12 đến 13, kiểu chữ đứng đậm, phía dưới
có đường kẻ ngang nét liền, có độ dài bằng 1/3 đặt cân đối so với dòng chữ.
Về thể thức Trường trình bày đúng theo quy định: Cơ quan chủ quản cỡ chữ
13, kiểu chữ in đứng, không đậm, phần tên Trường được trình bày bằng cỡ chữ 13,
kiểu chữ đứng đậm. Phía dưới tên Trường có đường gạch nối dài 1/3 so với dòng
chữ.
Sinh viên: Phan Thái Sơn – Lớp:14VP5B

18


ĐỀ TÀI: “MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ
TẠI TRƯỜNG THCS TRƯNG VƯƠNG – TP. BUÔN MA THUỘT”

Ví dụ:
PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO

TRƯỜNG THCS TRƯNG VƯƠNG

Như vậy thành phần tác giả ban hành văn bản Trường đã trình bày đúng theo
quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
e. Số và ký hiệu của văn bản:
Theo lý thuyết đã học thành phần số và ký hiệu văn bản được trình bày như
sau:
- Số của văn bản là số thứ tự của văn bản được ban hành trong một năm Văn
thư. Ký hiệu văn bản là nhóm chữ viết tắt tên loại văn bản.

- Số và ký hiệu văn bản được trình bày ở góc trên bên trái, dưới thành phần
tác giả văn bản. Chữ “số” được trình bày bằng cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng. Sau chữ
“số” có dấu hai chấm (:) giữa số, năm ban hành và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo
(/), giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-). Các số thể
hiện số thứ tự của văn bản ban hành được trình bày bằng chữ số Ả-rập 1,2,3…
Ví dụ:Số: 79/QĐ-TTC
Thành phần số và ký hiệu văn bản của Trường được trình bày đúng theo quy
định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
g. Địa danh và ngày tháng năm ban hành văn bản:
- Địa điểm là nơi cơ quan ban hành đóng trụ sở.

Sinh viên: Phan Thái Sơn – Lớp:14VP5B

19


ĐỀ TÀI: “MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ
TẠI TRƯỜNG THCS TRƯNG VƯƠNG – TP. BUÔN MA THUỘT”

- Thời gian ban hành văn bản là thời gian văn bản được ký chính thức vào sổ,
đóng dấu cơ quan.
- Địa danh và ngày tháng năm ban hành văn bản của Trường được trình bày ở
góc trên bên phải dưới thành phần quốc hiệu, cỡ chữ 14, kiểu chữ nghiêng, không
đậm. Sau địa danh có dấu phẩy, các ngày nhỏ hơn 10 thì thêm 0 trước, các tháng 1, 2
thì cũng thêm số 0 đằng trước.
Ví dụ:
Thành phố Buôn Ma Thuột, ngày 10 tháng 4 năm 2010

h. Tên loại và trích yếu nội dung:

Tên loại: Là tên gọi của mỗi văn bản như: Quyết định, chỉ thị, báo cáo…được
trình bày ở dòng trên trích yếu nội dung văn bản, được canh giữa ngay dưới tên loại
văn bản. Cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng đậm.
Trích yếu nội dung: Là một câu ngắn gọn phản ánh chính xác nội dung văn
bản. Cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng đậm.
Phía dưới tên loại và trích yếu nội dung có đường gạch ngang nét liền có độ
dài từ 1/2 đến 1/3 tên loại và trích yếu nội dung.
Ví dụ:
QUYẾT ĐỊNH
Về việc thành lập Hội đồng xét tốt nghiệp năm học 2015 - 2016

- Trích yếu nội dung của công văn được trình bày ngay dưới thành phần “số
ký hiệu văn bản” sau chữ viết tắt về việc (V/v), cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng.

Sinh viên: Phan Thái Sơn – Lớp:14VP5B

20


ĐỀ TÀI: “MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ
TẠI TRƯỜNG THCS TRƯNG VƯƠNG – TP. BUÔN MA THUỘT”

Ví dụ:
Số:

/ TCC-ĐT
V/v tổ chức thực tập

cuối khóa cho học sinh khóa 2010-2010

Về thành phần thể thức này, Trường thực hiện đúng như hướng dẫn tại Thông
tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản hành chính

i. Nội dung văn bản:
Phần nội dung được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 12 đến 14; Khi
xuống dòng, chữ đầu dòng có thể lùi vào 1.27cm; Khoảng cách giữa các đoạn đặt tối
thiểu là 6pt; Khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng chọn tối thiểu từ cách dòng
đơn hoặc từ 15pt trở lên.
Đối với những văn bản hành chính có phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau
mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chấm phảy, riêng căn cứ cuối cùng
kết thúc bằng dấu phẩy.
Trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều,
khoản, điểm thì trình bày như sau:
- Phần, chương: Từ “phần”, “chương” và số thứ tự của phần, chương được
trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ
đứng đậm. Số thứ tự của phần, chương dùng chữ số La Mã. Tiêu đề của phần,
chương được đặt ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu
chữ đứng đậm.

Sinh viên: Phan Thái Sơn – Lớp:14VP5B

21


ĐỀ TÀI: “MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ
TẠI TRƯỜNG THCS TRƯNG VƯƠNG – TP. BUÔN MA THUỘT”

- Mục: Từ “mục” và số thứ tự của mục được trình bày trên một dòng riêng,
canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của mục

dùng chữ số Ả-rập.Tiêu đề của mục được trình bày canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ
chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm.
- Điều: Từ “điều”, số thứ tự và tiêu đề của điều được trình bày bằng chữ in
thường, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của điều dùng chữ số Ảrập, sau số thứ tự có dấu chấm.
- Khoản: Số thứ tự các khoản trong mỗi điều dùng chữ số Ả-rập, tiếp theo là
dấu chấm, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng.
- Điểm: Thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng việt theo thứ
tự a,b,c, sau có dấu ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ
đứng.
Trường hợp nội dung văn bản được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến
nhỏ được trình bày như sau:
- Phần (nếu có): Từ “phần” và số thứ tự của phần được trình bày trên một
dòng riêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của phần
dùng chữ số La Mã. Tiêu đề của phần được đặt ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in
hoa, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
- Mục: Số thứ tự các mục dùng chữ số La Mã, sau có dấu chấm; Tiêu đề của
mục được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13 đến 14 kiểu chữ đứng, đậm.
- Khoản: Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả-rập, sau đó có
dấu chấm; Số thứ tự và tiêu đề của khoản (nếu có) được trình bày bằng chữ in
thường, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
Ví dụ:
HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG THCS TRƯNG VƯƠNG
Sinh viên: Phan Thái Sơn – Lớp:14VP5B

22


ĐỀ TÀI: “MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ
TẠI TRƯỜNG THCS TRƯNG VƯƠNG – TP. BUÔN MA THUỘT”

Căn cứ ......................................................................................;
Căn cứ.......................................................................................;
Xét đề nghị................................................................................,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1.......................................................................................
Về thành phần thể thức này, Trường thực hiện đúng như hướng dẫn tại Thông
tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản hành chính
k. Nơi nhận:
Là thành phần ghi tên cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản.
- Nơi nhận được trình bày ở trang cuối, góc trái dưới phần nội dung của văn
bản khoảng 1 đến 2 dòng. Chữ “nơi nhận” được trình bày sát lề trái, cỡ chữ 12, kiểu
chữ nghiêng, đậm.
- Tên cơ quan, đơn vị, cá nhân nhận văn bản trình bày dưới chữ “Nơi nhận”
bắt đầu bằng các gạch đầu dòng, cuối mỗi đơn vị nhận có dấu chấm phảy (;) và đơn
vị cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm (.) cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng.
Ví dụ:
Nơi nhận:
- Cục VTLTNN;
- HT, các P.HT;
- Các đơn vị, đoàn thể;
- Lưu: VT, ĐT.

Sinh viên: Phan Thái Sơn – Lớp:14VP5B

23


ĐỀ TÀI: “MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ
TẠI TRƯỜNG THCS TRƯNG VƯƠNG – TP. BUÔN MA THUỘT”

- Đối với công văn hành chính phần nơi nhận được trình bày trên phần nội
dung văn bản sau chữ “kính gửi”, ví dụ:
Kính gửi: Ủy ban nhân dân Tp. Buôn Ma Thuột
- Phần nơi nhận Trường thực hiện theo đúng quy định của nhà nước.
l. Chữ ký và thể thức đề ký:
- Chữ ký là ký hiệu riêng của người có thẩm quyền ký văn bản, là thành phần
thể hiện giá trị pháp lý cũng như trách nhiệm của người ký đối với nội dung văn bản.
- Thể thức là thành phần trình bày thẩm quyền và chức vụ người ký.
- Thế thức đề ký được trình bày ở phía dưới góc phải nội dung văn bản tại
trang cuối của văn bản, thấp hơn phần cuối cùng của nội dung 1 đến 2 dòng. Thẩm
quyền, chức vụ người ký được trình bày bằng cỡ chữ 12 đến 13, kiểu chữ đứng,
đậm.
- Các thể thức ký trong văn bản của Trường:
Trường làm việc theo chế độ Thủ trưởng chịu trách nhiệm chung về mọi mặt
hoạt động của Trường. Khi Hiệu trưởng ký được ghi rõ chức vụ của Hiệu trưởng.
Ví dụ:
HIỆU TRƯỞNG

(Chữ ký)
Phan Thanh Thủy

Sinh viên: Phan Thái Sơn – Lớp:14VP5B

24


ĐỀ TÀI: “MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ
TẠI TRƯỜNG THCS TRƯNG VƯƠNG – TP. BUÔN MA THUỘT”

Khi phó Hiệu trưởng ký thay một số văn bản trong phạm vi công việc của
Trường, ghi rõ chữ ký thay (KT) trước chức vụ của Hiệu trưởng ở dòng trên. Sau đó
ghi rõ chức vụ của phó Hiệu trưởng ở dòng dưới.
KT. HIỆU TRƯỞNG
PHÓ HIỆU TRƯỞNG
(Chữ ký)

Huỳnh Văn Hòa
- Trường chưa thực hiện việc phân cấp cho các đơn vị trong Trường ký văn
bản.
m . Đối với việc quản lý và sử dụng con dấu cơ quan:
Dấu cơ quan là thành phần thể hiện tư cách pháp nhân của cơ quan trước pháp
luật Nhà nước.
Dấu được đóng trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái.
Mực đóng dấu phải là màu đỏ.
Như vậy Trường đã trình bày đúng theo quy định của Nhà nước
n. Về chế độ canh lề cho văn bản:
- Các văn bản hành chính thông thường và các văn bản cá biệt của Trường
được trình bày trên khổ giấy A4 (210 mm x 297 mm).
- Các loại văn bản khác như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, giấy báo,
giấy mời có thể được trình bày trên khổ giấy A5 (148 mm x 210 mm) hoặc trên mẫu
giấy in sẵn.
- Định lề cho văn bản tại Trường (đối với khỗ giấy A4)
Sinh viên: Phan Thái Sơn – Lớp:14VP5B

25