qui trình sản xuất băng đĩa nhạc tại trung tâm sản xuất truyền bá âm nhạc

Hiện nay tôi đang công tác tại Trung Tâm sản xuất băng đĩa - Viện Âm
nhạc Việt Nam. Trong thực tế, đơn vị chúng tôi có nhiều hoạt động khác
nhau. Trong mỗi lĩnh vực hoạt động lại có những quy trình tổ chức và cách
thức quản lý, triển khai thực hiện khác nhau. Chẳng hạn, trong lĩnh vực
nghiên cứu âm nhạc, chúng tôi phải quan tâm tới vấn đề sưu tầm tư liệu, hệ
thống hoá tư liệu, phân tích tư liệu, tìm hiểu âm nhạc trong quan hệ với nhiều
lĩnh vực khoa học liên quan khác như vật lý âm thanh, sử học, dân tộc học,
văn hoá học… Trong lĩnh vực biểu diễn âm nhạc hay đào tạo, truyền bá âm
nhạc lại có những qui trình hoạt động khác biệt với những đặc thù rất khác
nhau.
Trong bài viết này, chúng tôi muốn giới thiệu vài nét về qui trình sản
xuất băng đĩa nhạc tại Trung tâm sản xuất & truyền bá âm nhạc của cơ
quan chúng tôi.
Thân bài:
Trung tâm sản xuất & truyền bá âm nhạc là tổ chức doanh nghiệp
nhỏ của Viện Âm nhạc Việt Nam. Thông thường, để sản xuất các sản phẩm
âm nhạc Việt Nam đáp ứng các nhu cầu của khách hàng, Trung tâm của
chúng tôi đã thường trải qua các bước hoạt động cụ thể như:

STT

Người thực hiện

1

Nhóm cán bộ tiếp thị

Nội dung công việc Ký hiệu/thông tin khác
Tìm hiểu thị trường (thị Maketing/Thị trường
hiếu

khách

hàng,

nhu

cầu…)
2

Nhóm cán bộ lập kế hoạch

Kế hoạch tổng thể

1


tổng thể
3

Xây dựng kế hoạch sản

(bước 1)
xuất chung theo hợp đồng.
Nhóm cán bộ lập kế hoạch Xây dựng dự trù kinh phí

Kế hoạch chi tiết

chi tiết

(Kinh phí & nhân lực)

& nguồn nhân lực tham gia
(bước 2)

4
GĐ.
5

(KHTT)

sản xuất.
Ra QĐ/

Quản lý hành chính

Ký hợp đồng lao động

& quản trị kinh doanh

Ký hợp đồng sản xuất
Công nhân, kỹ sư công Các thao tác hoạt động

(HCQTLD)
Nguồn lực

nghệ tổ chức thực hiện sản cụ thể

thời gian SXSP

xuất

6
Tổ giao nhận vật tư, sản Xuất/ Nhập vật tư, sản Vật tư, sản phẩm
phẩm

phẩm

Nhân viên

Bán sản phẩm lẻ

Thủ quĩ, kế toán

Xuất/nhập vật tư, sản phẩm Thanh quyết toán

7

8

hàng hoá.

Cung cấp thị trường

tài chính

Qui trình hoạt động của Trung tâm được thực hiện cụ thể:
1. Maketing (KHTT) = xây dựng kế hoạch về Cầu
(thực hiện: Tìm kiếm khách hàng, tìm hiểu thị hiếu, mở rộng thị trường)
ký hợp đồng,
2. Xây dựng kế hoạch chung cho việc sản xuất
( Lập kế hoạch các phương án thực hiện chung, lượng sản phẩm, thời

gian tổ chức sản xuất…)

2


3. Lập dự trù kinh phí & nguồn lực lao động
(Xây dựng các kế hoạch (kinh phí & nhân sự) cụ thể các công đoạn tổ chức
sản xuất (thiết kế, thu thanh, hậu kỳ tư liệu, xây dựng bìa đĩa gốc….)
4. Quản lý sản xuất kinh doanh (Tổ chức & hành chính)
(Mô hình tổ chức: Ban lãnh đạo – Giám đốc – các phòng chức năng)
5. Tổ chức hoạt động sản xuất (qui trình lao động sản xuất)
(Tổ chức sản xuất các công đoạn của sản phẩm CD, VCD, DVD, băng hình,
tiếng…).
6. Xuất nhập vật tư, sản phẩm
(Kho - Thủ kho, Thủ quĩ tài sản, hàng hoá)
7. Cung cấp thị trường
(Cung cấp hàng hoá theo hợp đồng, bán buôn, bán lẻ)
8. Hành chính (Phòng tài vụ - kế toán – khách hàng…)
(Thanh quyết toán kinh phí đầu vào/ra theo hợp đồng và
3


mua bán sản phẩm vật tư).

Qua mô hình hoạt động của Trung tâm nêu trên cho thấy, việc đầu tư
các qui trình sản xuất băng đĩa nhạc ở cơ sở của chúng tôi còn nhiều bất cập.
Chẳng hạn:
- Qui trình tiếp thị , Maketing chưa hợp lý vì cơ cấu tổ chức chưa
mang tính chuyên nghiệp cao vì lực lượng tiếp thị phần lớn đều lở chế độ
kiêm nhiệm.

- Hệ thống thiết bị của chúng tôi mua từ hơn 10 năm đến nay đã quá
lạc hậu nhưng hiện chưa có điều kiện đầu tư mua mới. Do việc đầu tư máy
móc chưa được đáp ứng tốt, thiết bị lạc hậu nên đã dẫn tới hiệu quả, chất
lượng sản phẩm thấp. Trong khi đó nhu cầu đòi hỏi sản phẩm CD, VCD,
DVD … của khách hàng trong thời đại mới ngày càng khắt khe. Các sản
phẩm băng đĩa lại là loại hàng hoá văn hoá rất đặc thù - rất cần luôn có sự đổi
mới để đạt chất lượng cao từ hình thức sản phẩm đến nội dung sản phẩm.
- Bộ máy tổ chức sản xuất và quản lý chưa phù hợp được thể hiện từ vị trí
đặt máy sản xuất băng đĩa tới các thủ tục ký hợp đồng, vị trí các phòng ban
tới tác phong tiếp thị và ý thức phục vụ khách hàng, khu vực xuất nhập vật
tư, sản phẩm đều sắp xếp chưa thật hợp lý.
Từ thực tế cho thấy, công tác tổ chức sản xuất, các qui trình quản lý
như nêu trên còn chưa khoa học, mô hình quản lý của Trung tâm hiện còn
mang tính nhỏ lẻ, phần lớn cán bộ của Trung tâm đều làm việc theo cơ chế
kiêm nhiệm. Chính vì cơ cấu tổ chức kiêm nhiệm đó đã là một trong những
nguyên nhân dẫn tới việc sản xuất và quản lý có hiệu quả rất thấp, đặc biệt là
4


sự bất cập trong các qui trình sản xuất sản phẩm. Chẳng hạn, khi nhận được
hợp đồng chúng tôi mới xây dựng kế hoạch sản xuất sản phẩm âm nhạc theo
đơn đặt hàng. Ở đây cho thấy tính thụ động trong quản lý kinh doanh. Nói
khác đi, đây chính là một yếu kém từ khâu tiếp thị, maketing của Trung tâm.
Vì chưa có kế hoạch chiến lược trong sản xuất lớn, chưa có kế hoạch sản
xuất chiếm lĩnh thị trường rộng rãi, chưa định hướng được qui mô và tầm
chiến lược sản xuất băng đĩa dài lâu nên trung tâm của chúng tôi luôn rơi vào
tình trạng thụ động, kém hiệu quả doanh thu và không phát triển.
Sau khi được trang bị một số thông tin của môn quản lý hoạt động,
nhìn lại trung tâm của mình cho thấy, thế mạnh của chúng tôi là có nguồn tư
liệu âm nhạc phong phú, có khả năng thẩm âm tốt khi xây dựng các sản

phẩm gốc đảm bảo chất lượng nghệ thuật cao (cả về hình thức và nội dung).
Trong khi đó, hiện nay nhiều cơ sở sản xúất băng đĩa công nghệ cao ở
nhiều Việt Nam ra đời đã có những trang thiết bị hiện đại, có cơ chế quản lý
sản xuất và dịch vụ tốt hơn mình nên chúng tôi có dự kiến sẽ chuyển hướng
là liên kết sản xuất. Cụ thể như, để phát huy thế mạnh chuyên môn của cán
bộ âm nhạc, chúng tôi sẽ đầu tư xây dựng các nội dung sản phẩm (các tiết
mục âm nhạc cổ truyền, âm nhạc đương đại Việt Nam và quốc tế…), thiết kế
vỏ sản phẩm có thẩm mĩ cao, có chất lượng nghệ thuật phù hợp thẩm mĩ cộng
đồng… Sau khi xây dựng xong các đĩa Master gốc Trung tâm sẽ chuyển tới
thuê (hợp đồng với) những nơi sản xuất CD, VCD, DVD có điều kiện sản
xuất hàng loạt sản phẩm theo công nghệ cao đảm bảo chất lượng sản phẩm
tốt nhất có thể. Như vậy trong lúc khó khăn do chúng tôi chưa đầu tư thiết bị
mới kịp nhưng vẫn có sản phẩm đạt chất lượng nghệ thuật tốt, sản phẩm văn
hoá tinh thần có chất lượng cao phù hợp thị hiếu của công chúng âm nhạc thị
trường băng đĩa đương thời.

5


Như vậy thời gian tới, chúng tôi biết cần phải vận dụng tốt các lý
thuyết về quản trị hoạt động như quan tâm tới việc xây dựng mô hình đầu
vào sao cho phù hợp nhất từ khâu Nguyên liệu, Nhân công, Thiết bị, Vốn
tiền, Nhà xưởng cho đến các bước chuyển đổi từ vật tư, vật liệu đến sự hoàn
thiện các sản phẩm qua mỗi qui trình sản xuất cụ thể như: thiết kế bìa đĩa,
xây dựng nội dung các chương âm nhạc theo những chủ đề sản phẩm khác
nhau được đặt ra. Công đoạn này đòi hỏi phải có sự đầu tư chất sám của
nhiều nhà chuyên môn về âm nhạc, âm thanh học… để mong có sản phẩm
“đắt khách”.
Cũng với mục tiêu kinh doanh có lãi cao là đích vươn tới nên tới đây,
Trung tâm của chúng tôi cũng cần xem xét lại những bất cập trong qui trình

tổ chức sản xuất, mô hình tổ chức quản lý sản xuất và kinh doanh hiện nay.
Đặc biệt là Trung tâm không thể áp dụng mô hình quản lý sản xuất băng đĩa
theo lối kiêm nhiệm lại ít được đầu tư hay đầu tư chưa tốt, chưa thoả đáng
cho sự phát triển dài lâu của trung tâm như thực trạng hiện nay.
Đầu tiên chúng tôi cần xem lại, tại sao một số sản phẩm băng đĩa của
chúng tôi chưa được nhiều người yêu thích, thị truờng còn bó hẹp? Vì hình
thức chưa đẹp, chưa “ bắt mắt” hay vì nội dung còn chưa đáp ứng kịp thẩm
mĩ của công chúng âm nhạc? Thực tế, khi xem xét lại cho thấy, phần lớn
khách hàng mua sản phẩm của chúng tôi chủ yếu là những khách quốc tế,
người trung niên đến người cao tuổi Việt Nam mua nhiều. Trong khi đó lớp
trẻ ở Việt Nam lại chưa chú ý tới các sản phảm âm nhạc của chúng tôi. Trong
khi đó, chúng ta biết, lớp trẻ là một đối tượng khách hàng chiếm số đông
trong xã hội. Việc tuổi trẻ chưa thích tìm đến sản phẩm âm nhạc của chúng
tôi là do nhiều nguyên nhân. Trong đó có thể thấy đó là vấn đề thị hiếu của
khách hàng trẻ chưa được chúng tôi đáp ứng. Vậy giải quyết thực tế này như
thế nào? trước mắt chúng tôi cần phải đầu tư tìm hiểu thị trường để từ đó xây
6


dựng các kế hoạch phù hợp cho việc sản xuất các sản phẩm mới dành cho
tuổi trẻ âm nhạc hiện nay.
- Để cải thiện được một số tồn tại này, chúng tôi cần nghiên cứu sâu hơn các
nguyên lý sản xuất, kinh doanh, công tác quản trị kinh doanh…Từ lý thuyết
cần ứng dụng tốt các qui luật sản xuất phù hợp hơn từ việc lập kế hoạch, tổ
chức nhân sự, thuê muớn nhân công cho đến công tác lãnh đạo, công tác
kiểm tra. Đặc biệt với các sản phẩm băng đĩa âm nhạc thì việc đầu tư thiết kế
các vỏ băng đĩa cũng là một yếu tố quan trọng không thể xem nhẹ, chúng tôi
cần phải tổ chức tốt hơn trong thời gian tới. Cũng vậy, để bán hàng chạy thì
công tác dịch vụ cũng cần đầu tư hơn để từ chất lượng sản phẩm được nâng
cao đến việc phục vụ khách hàng cũng được phát triển đồng bộ, có tính

chuyên nghiệp cao hơn.
Hiện nay do chưa có điều kiện nâng cao thiết bị mới hiện đại nên
chúng tôi sẽ có kế hoạch liên kết với một số cơ sở sản xuất lớn có trang thiệt
bị hiện đại trong sản xuất để vừa tạo được thế mạnh về nội dung cũng như
chất lượng sản phẩm CD, VCD, DVD được khách hàng chấp nhận trong khi
chúng tôi đang chờ việc thời cơ đầu tư thiết bị hiện đại mới. Như vậy chúng
tôi sẽ không bị mất khách hàng quen thuộc. Trong tương lai, khi thiết bị mới
đựợc đầu tư thì trung tâm của chúng tôi sẽ có kế hoạch quản lý sản xuất lớn
với các qui trình cần quan tâm từ vấn đề con người ở các khâu thiết kế sản
phẩm băng đĩa, vấn đề phân công bố trí lao động sao cho phù hợp mô hình
cán bộ chính qui, cán bộ kiêm nhiệm có thể đảm nhận tốt nhất công viẹc
được giao? Có như thế chúng tôi mới có thể nắm rõ việc quản lý, đánh giá
năng xuất lao động cụ thể, rõ ràng. Muốn như vậy chúng tôi sẽ phải có kế
hoạch cải cách tổ chức quản lý, tổ chức sản xuất để áp dụng tốt các công
7


đoạn quản lý từ khâu cung cấp, mua bán, xuất nhập các vật tư, tư liệu như
thiết kế, in vỏ bìa đĩa, băng âm thanh gốc…mà hiện nay Trung tâm chưa
làm được vì phương cách quản lý nhỏ lẻ, kiêm nhiệm. Có như thế, việc xây
dựng các kế hoạch chiến lược sản xuất sản phẩm âm nhạc với mục tiêu ngắn
hạn hay dài hạn nhằm đáp ứng tốt các nhu cầu chung của xã hội đặt ra và có
thể thu được lợi nhuận như mong muốn.
Như đã nêu, vì thiết bị công nghệ (công cụ sản xuất) của trung tâm
chúng tôi hiện còn lạc hậu thì tới đây, khi hệ thống thiết bị mới hiện đại được
đầu tư, chúng tôi sẽ phải nghiên cứu kỹ qui trình lắp đặt, vị trí xây dựng các
thiết bị Công nghệ, cách thức thực hiện, mức độ sử dụng máy móc thiết bị đó
như thế nào cho phù hợp không gian, chiến lược, thời gian sản xuất sản
phẩm vv. Cũng từ việc xác định chiến lược mới, xây dựng lại mô hình tổ
chức, qui trình sản xuất phù hợp, mô hình quản lý mới đồng bộ, khoa học

chẳng hạn như việc Phát triển con người/ phân nhóm làm việc phù hợp, đến
khâu Phục vụ khách hàng, chất lượng sản phẩm cho đến ứng dụng lý thuyết
Lean - nhằm tiết kiệm nhất, tránh các chi phí thừa, giảm những vật tư, hàng
dự trữ, cho tới mục tiêu nâng cao năng suất. Các sản phẩm CD, VCD, DVD
có đặc thù của sản phẩm văn hoá phi vật thể - vấn đề âm thanh, hình ảnh cần
phải tiêu biểu, đặc sắc.Do đó, việc đầu tư cho các khâu sản xuất cũng cần gắn
với mục tiêu nâng cao chất lượng nội dung, hình thức sản phẩm âm nhạc.
Câu 2:
Qua thông tin môn học đã cung cấp, chúng ta biết:
Lao động – đóng góp khoảng 10% cho tăng năng suất hàng năm; Vốn
– đóng góp khoảng 38% cho việc tăng năng suất hàng năm; Quản lý - đóng
góp khoảng 52% cho tăng năng suất hàng năm.
8


Như vậy với thông tin trên cho thấy vai trò quan trọng của Quản lý là
rất lớn chiếm tới 52% cho tăng năng xuất hàng năm. Do đó sau khi học môn
học này, tôi sẽ đề xuất với Ban lãnh đạo Trung tâm sản xuất Băng đĩa &
truyền bá âm nhạc Việt Nam cần quan tâm hơn nữa về vấn đề Quản lý trong
sản xuất. Cụ thể như các nội dung: Kỹ năng người lao động, Phần trăm năng
suất, phần trăm đầu tư, Năng suất trong dịch vụ, Đạo đức và trách nhiệm xã
hội. Cùng với việc cải cách trong công tác quản lý sản xuất, hoạt động của
trung tâm chúng tôi cũng cần phải biết và hiểu rõ các nguyên lý, nguyên tắc
sản xuất, quản lý tác nghiệp. Cụ thể như: Thế nào là Sản xuất và năng suất
sản xuất? thế nào là Chiến lược tác nghiệp trong môi trường toàn cầu; Hệ
thống sản xuất Lean là gì? Quản trị chất lượng; Hệ thống kế hoạch Tác
nghiệp; Quản trị dự trữ…
Như vậy bên cạnh việc cải cách mô hình tổ chức sản xuất phù hợp, bộ máy
quản lý mới gắn với chủ trương đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho nhân lựưc
sản xuất và các cán bộ quản lý, cán bộ chuyên môn thì tình hình sản

xuâấtkinh doanh cũng như khaâ quản lý tổ chức của Trung tâm sẽ được cải
thiện tốt và ngày một phát triển, nâng cao.
Kết luận:
Tất cả những thông tin, kinh nghiệm thực tế cũng như lý thuyết được
nêu trên đã /sẽ là những bài học cơ bản giúp các nhà doanh nghiệp có cơ hội
phát triển phù hợp với sự ứng dụng, vận dung và tác nghiệp của mỗi cá nhân
trong quá trình lĩnh hội và áp dụng nó trong thực tế quản trị hoạt động... Đặc
biệt với cá nhân mình, tôi cho rằng, những thông tin từ môn học cũng như
các kiến thức khác trong lĩnh vực quản trị kinh doanh mà chương trình, lớp
học … đã trang bị cho chúng tôi tại trường đào tạo quản trị kinh doanh
GRIGG thời gian qua đã/sẽ là những tài sản quí báu, bổ ích cho tôi và các

9


đồng nghiệp trong quá trình làm việc và phát triển sản xuất & kinh doanh
băng đĩa nhạc ở Việt Nam.

Tài liệu tham khảo
1. Các báo cáo sản xuất kinh doanh của Trung tâm SXBD &TBAN - Viện
Âm nhạc Việt Nam.
2. Một số báo điện tử (WWW: Saga.com, vietnamnet.vn,
lanhdaotrongkynguyenmoi,…

3. Tài liệu Quản trị sản xuất và tác nghiệp (TS. Nguyễn Doanh Nguyên)
4. Tập Slide Quản trị sản xuất và tác nghiệp - Chương trình đào tạo của
MBA - Đại học Griggs Hoa Kỳ;
5. Tài liệu Quản trị Hoạt động - Chương trình đào tạo của MBA - Đại học
Griggs Hoa Kỳ (Mã số MGMT540).

10