quy trình kiểm soát công văn đi và đến tại công ty cổ phần VT TM đường sắt

QUY TRÌNH KIỂM SOÁT CÔNG VĂN ĐI VÀ ĐẾN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
VT & TM ĐƯỜNG SẮT
Tất cả chúng ta đều biết quy trình tác nghiệp chuẩn ( Standard Operating
Procedure - SOP ) là rất quan trọng. Trước khi lập SOP, phải lập kế hoạch cẩn thận, cân
nhắc quy trình nào cần thiết, quy trình nào đã có, kinh nghiệm và đặc điểm người sử
dụng. Sự chuẩn hoá của SOP vạch ra các bước cụ thể cần thực hiện, tuần tự khi tiến
hành một công việc giúp cho tăng cường sự chia sẻ thông tin, sự giao tiếp trong công ty,
giảm thiểu các sai phạm khi làm , mọi người cùng nhất thống và phải tuân thủ làm theo
mẫu chung nhất, giảm thời gian đào tạo để thực hiện được công việc qua đó chất lượng
công việc được tăng cường và ổn định hơn.
Hiện nay tôi đang làm việc tại công ty cổ phần vận tải và thương mại Đường sắt,
công ty tôi bao gồm các lĩnh vực kinh doanh: Vận tải, du lịch, KS – NH , Quảng cáo –
XKN…mỗi một hoạt động kinh doanh có quy trình tác nghiệp riêng, SOP luôn được
thay đổi cho phù hợp với hoạt động sản xuất, kinh doanh đây cũng là một trong nhưng
khó khăn khi lập và áp dụng quy trình. Ở công ty tôi có các quy trình như: quy trình
giao nhận, vận chuyển và xếp dỡ hàng, quy trình xây dựng, thực hiện tour du lịch, quy
trình mua hàng, quy trình tuyển dụng, đào tạo, quy trình kiểm soát công văn đi và đến…
Trong bài viết này tôi xin trình bày quy trình kiểm soát công văn đi và đến tại
công ty cổ phần VT & TM Đường sắt, nơi tôi đang làm việc.
1

MỤC ĐÍCH

-

Nhằm quản lý tốt các loại công văn đi và đến trong toàn Công ty.

-

Đảm bảo công văn được lưu chuyển đến đúng địa chỉ liên quan.

-

Đảm bảo các loại công văn đi phải được soạn thảo theo mẫu thống nhất
trong quy trình này.

-

Đảm bảo việc sử dụng và quản lý các loại con dấu đúng mục đích và an
toàn theo quy định của Nhà nước.


-

Nhằm phòng ngừa, quản lý và xử lý được sự mất mát, thất lạc các loại công
văn

-

2

Lưu trữ công văn nhằm tra cứu khi cần thiết.

CÁC VĂN BẢN CÓ LIÊN QUAN

-

Quy định hiện hành về quản lý và sử dụng con dấu: Nghị định số
58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001.

-

Quy trình Kiểm soát hồ sơ mã số: QT HC-02.

-

Văn bản 1145/VPCP - HC ngày 1/4/1998 của Văn phòng Chính phủ mẫu
trình bày văn bản.

3

CÁC ĐỊNH NGHĨA
-

Công văn đến là tất cả các loại công văn giấy tờ mà Công ty và các đơn vị
trực thuộc nhận được từ nơi khác gửi đến.

-

Công văn đi là tất cả các loại công văn giấy tờ mà Công ty và các đơn vị
trực thuộc gửi đi.

-

Sổ công văn lưu là văn bản được in từ chương trình quản lý văn thư theo
nhật trình được lưu lại để kiểm soát và tra cứu khi cần.

4

TRÁCH NHIỆM


Trưởng các bộ phận:
-

Trưởng các bộ phận và nhân viên có liên quan phải đảm bảo việc soạn thảo
các công văn đi theo đúng mẫu biểu có liên quan trong quy trình này.


-

Trưởng Phòng và người được uỷ quyền phải đọc, kiểm tra công văn đi của
đơn vị mình để ký tắt và trình ký theo quy định trong quy trình này.



Nhân viên văn thư của Công ty:
-

Tiếp nhận, vào sổ theo dõi công văn, đóng dấu công văn đến.

-

Nhân bản và chuyển công văn đi, công văn đến tới địa chỉ nhận theo yêu
cầu.

-

Lưu và quản lý công văn lưu theo quy định hiện hành của Nhà nước.

-

Trực tiếp đóng dấu công văn và quản lý các loại con dấu theo quy định hiện
hành của Nhà nước .



-

Kiểm tra theo dõi tình hình công văn đã chuyển đi.

-

Kiểm soát công văn về cách trình bày trước khi đóng dấu.

Trưởng Phòng TC-HC:
-

Xem xét, phân loại công văn đến không ghi rõ đích danh để xác định và
trình lãnh đạo công ty theo nhiệm vụ được giao.



Giám đốc, các Phó GĐ Công ty:
-

Xem xét, phê duyệt, xử lý các công văn đi, đến theo thẩm quyền.

-

Phê chuyển công văn cho Trưởng các phòng, ban chức năng, Giám đốc các

đơn vị trực thuộc xử lý, triển khai thực hiện.

5

QUY TRÌNH THỰC HIỆN

5.1

Soạn thảo công văn đi:


-

Khi soạn thảo các công văn, người soạn phải tuân thủ theo các mẫu biểu
tương ứng kèm theo trong quy trình này.

-

Trưởng các bộ phận, người được uỷ quyền phải rà soát lại công văn đã soạn
thảo trước khi ký, ký nháy để chuyển Ban giám đốc ký duyệt.

5.2

Kiểm soát công văn đi:

-

Nhân viên văn thư của Công ty phải kiểm tra để đảm bảo công văn đi đã
được soạn thảo theo đúng mẫu biểu đã quy định trong Quy trình này.

-

Nhân viên văn thư của Công ty phải kiểm tra chữ ký của người có thẩm
quyền phát hành, nhân bản và đóng dấu công văn.

-

Nhân viên văn thư của Công ty phải phản ánh kịp thời các sai sót cho
Trưởng phòng hoặc người được uỷ quyền biết để xử lý.

-

Nhân viên văn thư của Công ty vào chương trình quản lý trên máy tính, lưu
bản gốc và chuyển công văn đến địa chỉ yêu cầu.

-

Việc chuyển công văn đi được thực hiện bằng cách gửi thư bưu chính, fax,
hoặc trao trực tiếp theo yêu cầu của người phát hành công văn. Sau khi gửi
công văn phải có và lưu các bằng chứng đã gửi.

5.3

Kiểm soát công văn đến:

-

Nhân viên văn thư phải đóng dấu công văn đến khi nhận công văn và vào
chương trình quản lý công văn trong máy tính.

-

Chuyển các công văn đến theo địa chỉ đích danh của công văn.

-

Nhân viên văn thư trực tiếp chuyển các công văn đến không ghi rõ địa chỉ
nơi nhận cho trưởng phòng TC-HC hoặc người được uỷ quyền xem xét, phân
loại để chuyển công văn.

-

Nhân viên văn thư nhận lại công văn đã ghi lệnh chuyển, nhân bản để lưu
và chuyển theo lệnh.


-

Công văn lưu phải được lưu theo quy định trong quy trình kiểm soát hồ sơ
chất lượng (QT HC-02).

-

Các công văn chuyển đến các phòng, ban và các đơn vị trực thuộc để giải
quyết phải có xác nhận đã nhận của đơn vị đó.

5.4

Kiểm soát con dấu:

-

Nhân viên văn thư phải quản lý và chịu trách nhiệm đảm bảo an toàn các
loại con dấu được giao.

-

Nhân viên văn thư phải sử dụng và chịu trách nhiệm đảm bảo việc đóng
dấu vào công văn đúng theo quy định hiện hành của Nhà nước.

-

Chỉ có Trưởng Phòng TC-HC và người được uỷ quyền mới được quản lý
và sử dụng con dấu khi nhân viên văn thư đi vắng.

6

HỒ SƠ LƯU


Sổ công văn:
-

Sổ đăng ký công văn đi, đến phải được lưu giữ tại văn phòng để tra cứu khi
cần trong khoảng thời gian tối thiểu là: 02 năm kể từ ngày kết thúc ghi sổ.

-

Sổ đăng ký công văn đi, đến phải được phân loại, sắp xếp theo trình tự thời
gian để dễ kiểm soát và tra cứu.



Công văn lưu:
-

Công văn lưu phải được lưu giữ tại văn phòng trong thời gian tối thiểu là:
02 năm kể từ ngày giao nhận công văn đó.


-

Công văn lưu phải được phân loại, sắp xếp theo trình tự, theo thứ tự thời
gian để dễ kiểm soát và tra cứu.

7

PHỤ LỤC


Mẫu biểu sổ đăng ký công văn đi:

QT - HC – 03/BM01.



Mẫu biểu sổ đăng ký công văn đến:

QT - HC – 03/BM02.



Mẫu biểu soạn thảo công văn đi:

QT - HC – 03/BM03.



Mẫu biểu soạn thảo các Quyết định: QT - HC – 03/BM04.



Mẫu biểu soạn thảo Tờ trình:

BM HC-03/BM05.



MẪU BIỂU SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐI

Sổ theo dõi Công văn đi từ ngày..... /.... /200...., đến ngày....../..../200....

Số đi

Ngày tháng ban

Loại văn

hành

bản

Trích yếu nội dung văn bản

Nơi gửi văn bản

QT-HC-03/BM01/00

MẪU BIỂU SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐẾN

Số bản

Đơn vị lưu văn
bản


Sổ theo dõi Công văn đến từ ngày....../..../200.., Đến ngày...../..../200...

Ngày
nhận

Số

CV

đến

Nơi

Số, hiệu

gửi

CV đến

QT-HC-03/BM02/00

Nơi gửi

Trích yếu nội dung CV

Ngày tháng chuyển cho
người xử lý

Nơi nhận


Trên đây là toàn bộ quy trình về công tác văn thư tại Công ty CP vận tải và
thương mại Đường sắt đang thực hiện. Quy trình này vẫn còn có những bất cập sau:
- Lãng phí nhiều thời gian cho việc cập nhật và phân phát công văn trong nội bộ
công ty
- Gặp nhiều khó khăn trong viêc quản lý mỗi khi tra cứu lại công văn nào đã
được gửi đi, đã nhận công văn nào?
Giải pháp để quy trình thực hiện tốt hơn:
- Ứng dụng CNTT, áp dụng phần mềm cho mỗi lần nhận công văn đến và
chuyển công văn đi, phần mềm quản lý công văn có thể scan được văn bản và
nhân viên văn thư chi cần đính kèm vào văn bản trên phần mềm. Văn bản
bằng giấy sau khi scan xong sẽ được lưu trữ để làm căn cứ. Phần mềm sẽ giúp
cho việc tìm kiếm những công văn đã nhận và đã được chuyển đi nhanh hơn.
- Những công văn mang tính chất thông báo cho toàn công ty biết, sẽ gửi vào

thư mục chung của toàn công ty, không phải tốn thời gian cho việc đi đến từng
phòng ban phân phát, kí nhận.
Câu 2:
Theo anh/chị những nội dung nào trong môn học Quản trị hoạt động này là có thể
áp dụng vào công việc của anh/chị hoặc của doanh nghiệp anh/chị hiện nay? Anh/chị dự
định sẽ áp dụng những kiến thức đó vào những hoạt động gì và áp dụng như thế nào?
Bài làm:

I. Các nội dung trong môn học có thể áp dụng vào công việc của tôi hiện nay:
Môn học Quản trị hoạt động đã giúp cho tôi nhận thấy nhiều vấn đề còn bất cập
đang tồn tại trong các quy trình ở công ty tôi .Thời gian tới tôi sẽ áp dụng toàn bộ kiến
thức đã học như Just-In-Time, TPS, và Lean, hiểu rõ Kanban, 7 loại lãng phí và quy tắc


5S vào trong quá trình sản xuất và các quy trình tác nghiệp của công ty tôi, với quy trình
kiểm soát văn thư tôi đã lựa chọn để trình bày, tôi sẽ đưa phương pháp 5S để áp dụng.
Theo tiếng anh 5S có nghĩa là: “ SORT”, “SET IN ORDER”,
“STANDARDIZE”, “SELF-DISCIPLINE” and “SUSTAINT”  “SÀNG LỌC”,
“SẮP XẾP”, “SẠCH SẼ”, SẴN SÀNG” và “SÂU SÁT”
Sàng lọc: Phân loại những gì cần thiết và những gì không cần thiết để những thứ
thường được cần đến luôn có sẵn gần kề và thật dễ tìm thấy. Những món ít khi hay
không cần dùng đến nên được chuyển đến nơi khác hay bỏ đi.
Sắp xếp: Sắp xếp những thứ cần thiết theo thứ tự dễ lấy.Mục tiêu của yêu cầu này
là giảm đến mức tối thiểu số thao tác mà công nhân thực hiên cho một công việc.
Sạch sẽ: Giữ các máy móc và khu làm việc sãch sẽ, tăng độ chiếu sáng nơi làm
việc.
Sẵn sàng: Đưa 3 công việc trên trở thành việc áp dụng thường xuyên bằng cách
quy đinh rõ các thủ tục thực hiện các công việc sàng lọc, sắp xếp và giữ sạch sẽ.
Sâu sát: Khuyến khích, truyền đạt và giáo dục về 5S để biến việc áp dụng trở
thành một phần văn hoá của công ty. Đồng thời vẫn phải giám sát viêc tuân thủ các quy

định 5S.
5S là một phương pháp bao gồm một số các hướng dẫn về tổ chức nơi làm việc
nhằm sắp xếp khu vực nơi làm việc và tối ưu hiểu quả công việc đem lại năng suất lao
động và lợi nhuân cho công ty.
Khi thực hiện 5S thành công trong công ty, những thứ không cần thiết sẽ được
loại bỏ khỏi nơi làm việc, những vật dụng cần thiết được xếp ngăn nắp, gọn gàng, đặt ở
những vị trí thuận tiện cho người sử dụng, máy móc thiết bị trở nên sạch sẽ, được bảo
dưỡng, bảo quản. Từ các hoạt động 5S sẽ nâng cao tinh thần tập thể, tạo sự hoà đồng
của mọi người, qua đó mọi người làm việc có thái độ tích cực, có trách nhiệm và ý thức
trong công việc.
5S được áp dụng ở nhiều công ty và ngày càng trở nên phổ biến vì:


- 5S có thể áp dụng đối với mọi loại hình tổ chức và mọi qui mô doanh nghiệp
- 5S có thể áp dụng đối với các doanh nghiệp ở bất kỳ lĩnh vực nào: sản xuất,
thương mại hay dịch vụ.
- Triết lý của 5S đơn giản, dễ áp dụng.
II. Dự định:
1. Lựa chọn nơi xây dựng và áp dụng:
Tất cả các phòng ban trong công ty đều phải áp dụng 5S, Trước tiên thí điểm là 2
phòng Kế toán và Hành chính, vì đây là 2 phòng có rất nhiều chứng từ, tài liệu.
2. Áp dụng:
- Đưa kế hoạch 5S lên bản tin nội bộ trong công ty để mọi người cùng nhận thức
và tự giác làm, mang 5S vào cuộc họp để thảo luận, kí quyết định buộc tất cả các phòng
ban cùng thực hiên 5S.
Các bước áp dụng
1: Chuẩn bị, xem xét thực trạng
2: Phát động chương trình
3: Mọi người tiến hành tổng vệ sinh
4: Bắt đầu bằng sàng lọc

5: Thực hiện sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ hàng ngày
6: Đánh giá định kỳ
Xin chân thành cảm ơn giảng viên TS Nguyễn Danh Nguyễn đã giúp tôi có thêm
kiến thức bổ ích để sắp xếp quy trình làm việc của mình được tốt hơn!

Tài liệu tham khảo:


1. Giáo trình Quản trị hoạt động sản xuất và tác nghiệp
2. Bài giảng của TS Nguyễn Danh Nguyên
3. Tìm kiếm thông tin về quy trình tác nghiệp trên google
4. Quy trình tác nghiệp nội bộ Công ty CP VT & TM Đường sắt