Quy trình quản lý dự án công nghệ thông tin của cục tin học và thống kê tài chính, bộ tài chính

NỘI DUNG BÁO CÁO
I. Giới thiệu
Quy trình chuẩn là công cụ giúp cho hoạt động của mỗi cá nhân cũng như tổ
chức đi vào hệ thống, nề nếp, chuẩn hóa. Quy trình giúp vạch ra các bước cụ thể
cần thực hiện tuần tự khi tiến hành một công việc, qua đó giảm thiểu các sai
phạm khi làm, đồng thời tổ chức cũng không bị lệ thuộc vào số ít cá nhân tìm
cách giữ “bí quyết riêng” khi thực hiện công việc. Chất lượng công việc cũng
đồng đều và ổn định hơn
Trong một tổ chức, có thể có nhiều quy trình cho những công việc khác nhau, từ
công việc chuyên môn cho đến những việc quản trị tổ chức. Tài liệu về quy trình
được coi là tài liệu phải kiểm soát, chỉ sử dụng trong nội bộ, và đối với một số
bộ phận trong tổ chức thì thuộc loại tài liệu mật. Có thể nói quy trình là tài sản
của tổ chức, đảm bảo lợi thế trong kinh doanh của công ty trước các đối thủ.
Về bản chất, quy trình chuẩn chính là những gì ta vẫn thường làm, được đúc kết,
tổng hợp lại, hệ thống hóa, chuẩn hóa, nghĩa là theo cách thức tốt nhất mà ta có
thể làm. Một khi quy trình chuẩn đã được ban hành thì có tính bắt buộc, tất cả
mọi người trong tổ chức cần phải tôn trọng và tuân thủ.
Trong bài báo cáo này tôi xin được trình bầy Quy trình “Quản lý Dự án công
nghệ thông tin” của Cục Tin học và Thống kê tài chính, Bộ Tài chính.
II. Lựa chọn đơn vị báo cáo


Cục Tin học và Thống kê tài chính là đơn vị thuộc Bộ Tài chính, có chức năng
tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Tài chính thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước
và tổ chức thực hiện các hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin và thống kê
trong ngành tài chính.
Cục Tin học và Thống kê tài chính là đơn vị chủ trì việc xây dựng chiến lược,
quy hoạch phát triển, kiến trúc tổng thể, kế hoạch dài hạn, trung hạn và hàng
năm về ứng dụng công nghệ thông tin và thống kê trong ngành tài chính; chủ trì
thẩm định kế hoạch và các đề án, dự án ứng dụng công nghệ thông tin và thống
kê do các tổ chức, đơn vị thuộc Bộ xây dựng; tham gia phê duyệt dự toán công

nghệ thông tin hàng năm; chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị tổ chức thực hiện
các đề án, dự án sau khi được phê duyệt.
Hằng năm, với tổng kinh phí được ngân sách bố trí khoảng 2.500 tỷ cho việc
triển khai các hệ thống và ứng dụng công nghệ thông tin, Cục cùng lúc phải triển
khai, quản lý, giám sát thực hiện rất nhiều dự án chuyên về lĩnh vực công nghệ
thông tin.
Do sự phát triển không ngừng của công nghệ thông tin nên các dự án về công
nghệ thông tin luôn cập nhật những kỹ thuật, công nghệ mới nhất, việc quản lý
các dự án về công nghệ thông tin đòi hỏi những đặc thù riêng, khác với các dự
án mua sắm hay đầu tư xây dựng cơ bản khác.
Cục Tin học và Thống kê tài chính là cơ quan giúp việc của Bộ trưởng đã chủ trì
xây dựng và lấy ý kiến đóng góp của các đơn vị về Quy trình quản lý Dự án


công nghệ thông tin để áp dụng trong việc thực hiện bằng nguồn ngân sách các
dự án về công nghệ thông tin.
III. Mô tả quy trình Quản lý Dự án công nghệ thông tin
1. Lập, thẩm định, phê duyệt dự án
Báo cáo nghiên cứu tiền khả thi, khả thi
Báo cáo nghiên cứu bao gồm những nội dung chủ yếu sau: Những căn cứ để xác
định sự cần thiết và tính hợp lý phải đầu tư dự án; Lựa chọn hình thức đầu tư;
phân tích, lựa chọn quy mô đầu tư hợp lý; Phân tích, lựa chọn công nghệ, kỹ
thuật, phương án kiến trúc, giải pháp xây dựng; Dự tính tiến độ thực hiện dự án,
các mốc thời gian chính thực hiện đầu tư; xác định tổng mức đầu tư cho dự án
và tiến độ huy động vốn theo thời gian; xác định loại vốn, phương án huy động
vốn.
Xác định chủ đầu tư; phân tích lựa chọn hình thức tổ chức quản lý thực hiện dự
án, mối quan hệ và trách nhiệm của các chủ thể liên quan đến quá trình tổ chức
thực hiện dự án; kế hoạch bảo hành, bảo trì, quản lý, khai thác sản phẩm, công
trình công nghệ thông tin hình thành sau dự án, bao gồm phương án đào tạo và

sử dụng nhân lực kỹ thuật.
Báo cáo đầu tư
Báo cáo đầu tư bao gồm những nội dung chủ yếu sau:
a) Miêu tả sự cần thiết phải đầu tư và mục tiêu đầu tư;


b) Xác định hình thức và quy mô đầu tư;
c) Xác định phương án xây dựng và địa điểm xây dựng đối với dự án đầu
tư có xây dựng, sửa chữa hoặc nâng cấp công trình phục vụ ứng dụng công nghệ
thông tin;
d) Xác định tổng mức đầu tư và loại vốn;
e) Xác định tiến độ thực hiện dự án.
Hồ sơ trình phê duyệt dự án
Hồ sơ dự án bao gồm:
a) Tờ trình phê duyệt dự án theo mẫu.
b) Văn bản dự án.
Thời gian thẩm định dự án
Thời gian thẩm định dự án không quá 30 ngày làm việc đối với dự án quan trọng
quốc gia, 20 ngày làm việc đối với dự án nhóm A, 15 ngày làm việc đối với dự
án nhóm B và 10 ngày làm việc với dự án nhóm C, tính từ ngày nhận đủ hồ sơ
hợp lệ. Trường hợp đặc biệt, thời gian thẩm định dự án có thể kéo dài hơn nhưng
không thêm quá 15 ngày với mọi trường hợp và phải được người có thẩm quyền
quyết định đầu tư cho phép.
Tổng mức đầu tư dự án


Tổng mức đầu tư dự án ứng dụng công nghệ thông tin sử dụng vốn nhà nước
(sau đây gọi là tổng mức đầu tư) là chi phí dự tính của dự án. Tổng mức đầu tư
là cơ sở để chủ đầu tư lập kế hoạch và quản lý vốn khi thực hiện đầu tư dự án.
Tùy theo từng dự án, tổng mức đầu tư bao gồm các loại chi phí khác nhau.

2. Thực hiện và quản lý dự án
Thiết kế kỹ thuật
Sau khi dự án có quyết định đầu tư, chủ đầu tư phải lựa chọn tổ chức tư vấn lập
thiết kế kỹ thuật và dự toán theo các quy định hiện hành.
Nội dung thiết kế kỹ thuật
Thiết kế kỹ thuật phải thể hiện được cấu trúc, tính năng kỹ thuật và những ứng
dụng của phần mềm, mạng viễn thông, mạng Internet, mạng máy tính, cơ sở dữ
liệu hoặc trang thông tin điện tử dự định xây dựng mới, sửa đổi hoặc nâng cấp,
cùng quy trình và những yêu cầu để quản lý, khai thác và bảo hành sản phẩm
hoặc công trình sau khi đầu tư, bảo đảm đủ điều kiện để xác định tổng dự toán
của dự án.
Tổng dự toán dự án
1. Tổng dự toán dự án được xác định theo từng phần việc của dự án và là
căn cứ để chủ đầu tư quản lý chi phí đầu tư thực hiện dự án. Tổng dự toán không
được vượt tổng mức đầu tư.


2. Đối với dự án có phần xây dựng công trình phục vụ ứng dụng công
nghệ thông tin, dự toán xây dựng công trình được thực hiện theo quy định về
quản lý chi phí dự án đầu tư xây dựng công trình.
3. Đối với dự án gồm nhiều phần việc, tổng dự toán của dự án được xác
định bằng cách cộng các dự toán của các phần việc thuộc dự án.
Quản lý tiến độ thực hiện dự án
Trước khi triển khai thực hiện dự án, chủ đầu tư phải kết hợp với đơn vị, cá nhân
tư vấn lập tiến độ thực hiện dự án. Tiến độ thực hiện dự án phải phù hợp với thời
hạn thực hiện dự án đã được phê duyệt.
Giám sát thực hiện dự án
Tổ chức, cá nhân nhận thầu thực hiện các hạng mục công việc của dự án phải
thực hiện công tác giám sát tác giả trong suốt quá trình xây dựng, kiểm thử,
chuyển giao, nghiệm thu và bảo trì sản phẩm, công trình công nghệ thông tin

của dựa án.
Chủ đầu tư giám sát quá trình thực hiện các hạng mục công việc của dự
án thông qua xem xét báo cáo tiến độ của tổ chức, cá nhân nhận thầu được nộp
theo định kỳ, kết hợp với kiểm tra công việc trên thực tế
Kiểm thử, cài đặt phần mềm ứng dụng mới
Phần mềm ứng dụng được xây dựng mới hoặc sửa đổi, nâng cấp phải được kiểm
thử chất lượng trước khi nghiệm thu tại ít nhất một đơn vị sẽ sử dụng phần mềm


đó. Nhà thầu xây dựng, sửa đổi hoặc nâng cấp phần mềm phải xây dựng kế hoạch
kiểm thử và thống nhất với chủ đầu tư. Việc kiểm thử phải được lập thành hồ sơ
và biên bản có chữ ký của các bên tham gia.
Sau khi nhận được kết quả kiểm thử từ tư vấn kiểm thử, chủ đầu tư chủ trì, phối
hợp với nhà thầu xây dựng, sửa đổi hoặc nâng cấp phần mềm và đơn vị, cá nhân
tư vấn giám sát nếu có, đưa ra quyết định:
a) Chấp nhận chính thức phần mềm, hoặc
b) Đề xuất các vấn đề cần giải quyết tiếp nhằm hoàn thành việc xây dựng,
sửa đổi hoặc nâng cấp phần mềm.
Nghiệm thu, chuyển giao sản phẩm, công trình của dự án
Sản phẩm, công trình công nghệ thông tin được xây dựng mới, sửa đổi
hoặc nâng cấp theo dự án, kể cả các công trình xây dựng kèm theo nếu có, chỉ
được chuyển giao cho chủ đầu tư sau khi đã kiểm thử hoặc vận hành thử và
nghiệm thu đạt yêu cầu chất lượng.
Bảo hành sản phẩm, công trình của dự án
Thời hạn tối thiểu bảo hành sản phẩm, công trình công nghệ thông tin được xây
dựng mới, sửa đổi hoặc nâng cấp theo dự án, kể cả các công trình xây dựng kèm
theo nếu có, được tính từ ngày ký biên bản tổng nghiệm thu giữa chủ đầu tư và
nhà thầu, và được quy định như sau:

a) Bảo hành 24 tháng đối với sản phẩm và công trình được xây dựng theo
các dự án quan trọng quốc gia và dự án thuộc các nhóm A;
b) Bảo hành 12 tháng đối với các sản phẩm và công trình được xây dựng
theo các dự án thuộc các nhóm B, C và dự án chỉ phải lập báo cáo đầu tư.
Mức tiền bảo hành tối thiểu:
Mức tiền tối thiểu bảo hành sản phẩm và công trình được tính bằng tỷ lệ
phần trăm (%) của giá trị xây dựng mới, sửa đổi hoặc nâng cấp sản phẩm hay
công trình và được quy định như sau:
a) Đối với sản phẩm và công trình có thời hạn bảo hành 24 tháng là 3%;
b) Đối với sản phẩm và công trình có thời hạn bảo hành 12 tháng là 5%;
Trên đây là toàn bộ quy trình về công tác Quản lý dự án đầu tư Công nghệ thông
tin đang được thực hiện tại Bộ Tài chính.
 Theo tôi trong quá trình thực hiện quy trình này xuất hiện những nhược điểm
cho công tác quản lý :
- Do quy mô và tính chất phức tạp của dự án về công nghệ thông tin nên
mặc dù Quy trình này đã quy định cụ thể và chi tiết các bước thực hiện
nhưng vẫn có những vướng mắc gặp phải trong triển khai thực tế do sự
phân cấp chưa rõ ràng về quy mô, tổng mức đầu tư.


-

Chưa khắc phục được các tồn tại trong quản lý dự án đầu tư hiện nay
như: thời gian xây dựng, thực hiện kéo dài, dự toán xây dựng không
sát với thực tế,...



Để quy trình này hiện trở nên tốt hơn theo tôi cần cải thiện,
bổ sung :

- Bổ sung các hướng dẫn rõ ràng về việc phân cấp quản lý thực hiện dự
án.
- Quy định rõ các mốc thời gian thực hiện từng chu trình. Có biện pháp
xử lý đối với các trường hợp vi phạm.

2. Theo anh/ chị những nội dung nào trong môn học Quản trị tác nghiệp
này là có thể áp dụng vào công việc của anh/ chị hoặc của doanh nghiệp
anh/chị hiện nay? Anh / chị dự định sẽ áp dụng những kiến thức đó vào
những hoạt động gì và sẽ áp dụng như thế nào?

Hầu hết các nội dung trong môn học Quản trị tác nghiệp tôi nhận thấy có
thể áp dụng vào hầu hết các công việc quản lý dự án của cơ quan tôi hiện nay, cụ
thể là đã tạo ra những quy trình tác nghiệp cụ thể cho các công việc ở tất cả các
bộ phận chuyên môn ở dạng những quy trình ISO, phổ biến cho tất cả các bộ
phận có liên quan, thực hiện công tác theo dõi đánh giá và cải tiến không ngừng


để các quy trình ngày càng hoàn thiện đáp ứng cho yêu cầu công việc của cơ
quan.
Tài liệu tham khảo
1. Tài liệu học tập “Quản trị hoạt động và sản xuất ” – Global Advanced
2. Operations Management – Barry Render Jay Heizer
3.
4.


The end