Quy trình tác nghiệp của công ty thương mại hồng trà

QUY TRÌNH TÁC NGHIỆP CỦA CÔNG TY THƯƠNG MẠI
HỒNG TRÀ
I.

Đặt vấn đề:

Quản trị sản xuất và tác nghiệp bao gồm tất cả các hoạt động liên quan đến việc
quản trị các yếu tố đầu vào, tổ chức, phối hợp các yếu tố đó nhằm biến đổi
chúng thành các sản phẩm vật chất hoặc dịch vụ với hiệu quản cao nhất. Để tạo
ra sản phẩm hoặc dịch vụ, các doanh nghiệp đều phải thực hiện 3 chức năng cơ
bản: marketing, sản xuất, tài chính. Do đó có thể nói rằng quản trị sản xuất và
tác nghiệp có tầm quan trọng đặc biệt trong hoạt động của doanh nghiệp. Nếu
quản trị tốt, ứng dụng các phương pháp quản trị khoa học thì sẽ tạo khả năng
sinh lợi lớn cho doanh nghiệp. Ngược lại nếu quản trị kém sẽ làm cho doanh
nghiệp thua lỗ, có thể dẫn tới phá sản. Hiểu được tầm quan trọng của quản trị
sản xuất và tác nghiệp, các doanh nghiệp không ngừng đưa ra các biện pháp
hữu hiệu để cải tiến hệ thống này.
Trong phạm vi báo cáo này, tôi xin được giới thiệu và phân tích quy trình tác
nghiệp của công ty thương mại Hồng Trà. Báo cáo sẽ làm rõ tại sao những sản
phẩm chè của công ty luôn luôn đạt được sự tin cậy của người tiêu dùng và có
chất lượng ngày càng tốt.
II.

Câu 1:

1. Quy trình tác nghiệp của công ty thương mại Hồng Trà
2.1.

Giới thiệu chung về công ty

Công ty Thương mại Hồng Trà là doanh nghiệp Nhà nước được thành lập theo

quyết định số 461/QĐ-BNN-TCCB ngày 6/2/2002 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp
và Phát triển nông thôn thuộc Tổng công ty chè Việt Nam.
Lĩnh vực và ngành nghề kinh doanh:


 Sản xuất, xuất nhập khẩu chè và các mặt hàng khác
 Sản xuất và chế biến chè xanh và chè đen, kinh doanh chè nội tiêu.
 Kinh doanh xuất nhập khẩu chè, kinh doanh nông, lâm thủ sản, hương liệu,
hàng tiêu dùng.
 Kinh doanh xuất khẩu nguyên, nhiên, vật liệu, vật tư, máy móc thiết bị, phụ
tùng, phương tiện vận tải
Trong đó, mặt hàng kinh doanh chính của Công ty là chế biến và xuất khẩu chè đen
thành phẩm. Sản lượng thu mua, chế biến và xuất khẩu hàng năm của công ty đạt
từ 3.000 đến 3.500 tấn chè đen. Công ty có lượng khách hàng ổn định với sản
lượng tiêu thụ 300 tấn / tháng , nhu cầu của khách hàng có thể mua từ 4.500 đến
5.000 tấn chè đen các loại một năm. cuối mỗi năm, khách hàng đều có những đơn
đặt hàng về số lượng, chủng loại, và tiến độ giao hàng năm tới với công ty. Trong
phạm vi của bài luận này, chúng tôi tập trung xem xét tình hình sản xuất hiện tại,
tính hữu ích khi áp dụng quản trị sản xuất và tác nghiệp nhằm tối đa hóa lợi nhuận,
đảm bảo sự phát triển bền vững và ổn định của công ty
Công ty có:
 02 nhà máy chế biến chè đen bằng dây chuyền thiết bị đồng bộ tiên tiến của
Ấn Độ và Liên xô (cũ) công suất 30 tấn ngày, hàng năm sản xuất 1000 tấn
chè đen thành phẩm tại hai vùng chè: Thái Nguyên và Hoà Bình
 01 nhà máy chế biến chè xanh, 01 Trung tâm tinh chế và sao ướp hương,
đóng gói các loại chè thành phẩm hiện đại và an toàn thực thẩm tại Cổ LoaHà Nội.
 Lực lượng nhân lực làm công tác kỹ thuật chế biến chè, Marketting, Thương
Mại rất thành thạo và có kinh nghiệm lâu năm.
Sản phẩm chính của công ty là:

 Chè đen chế biến theo công nghệ Orthodox: OP, BOP, FBOP, P, Pekoe, BP,
PS, BPS, F, D và OPA
 Chè đen theo công nghệ CTC: BOP, PF1,PD, CD, BP1...
 Chè xanh các loại: Pouchung, OP, P, BP, BPS, Faning và OPA
 Các mặt hàng chè xanh, chè ướp hương hoa bao gói từ 8gr / gói đến 500gr /
gói hoặc hộp carton duplex.
 Các mặt hàng nông sản thực phẩm khác như: Cafe, Hạt tiêu, Hoa hoè....
Mô hình tổ chức hoạt động của công ty:
Ban giám đốc Công ty
Phòng

Phòng

Văn

Kế

Kinh

phòng

hoạch

doanh

tổng

Tài chính

XNK

hợp

Giám đốc Nhà máy

2.2.

Bộ

Bộ

Các

Bộ

Bộ

phận

phận

phân

phận

phận

điều độ

thống kê

xưởng

quản lý

phụ

sản xuất

tổng hợp

chế biến

kho hàng

trợ khác

Mô tả quy trình tác nghiệp của công ty

Theo tiêu chuẩn Việt nam TCVN 1454-1993 được Bộ Khoa học Công nghệ và Môi
trường ban hành theo Quyết định số 212/QĐ ngày 12/5/1993 áp dụng cho chè đen
rời được sản xuất từ đọt chè tươi theo phương pháp truyền thống OTD.
Chè đen sản xuất bằng phương pháp OTD gồm 7 loại: OP - FBOP - P - PS - BPS F-D
Các chỉ tiêu cảm quan của chè đen.
Tên chỉ tiêu Ngoại hình

Màu nước

Mùi

Vị


Loại chè
OP

FBOP

Xoăn, tương đối đều, Đỏ nâu sáng, Thơm

Đậm dịu, có

đen tự nhiên, thoáng rõ viền vàng

hậu

tuyết
Nhỏ mảnh gẫy của OP Đỏ nâu đậm, Thơm
và P tương đối đều, đen có viền vàng

P

đượm

Đậm có hậu

đượm

có tuyết

Tương đối xoăn, tương Đỏ nâu sáng, Thơm dịu

Đậm, dịu

đối đều đen, ngắn hơn có viền vàng
PS

OP
Tương đối đều, đen hơi Đỏ nâu

Thơm vừa

Đậm, vừa

nâu, hơi khô, thoáng
BPS

cọng nâu.
Tương đối đều, mảnh Đỏ nâu

F

gẫy của PS, đen hơi nâu
Nhỏ đều, đen hơi nâu.

D

Nhỏ, mịn, sạch

hơi Thơm nhẹ

nhạt
Đỏ nâu đậm

Thơm nhẹ

Đậm

hơi

nhạt
Chát hơi gắt

Đỏ nâu hơi tối

Các chỉ tiêu hóa lý của chè đen
Tên chỉ tiêu
1. Hàm lượng chất hòa tan, %, không nhỏ hơn
2. Hàm lượng tro không tan trong axit,%, không lớn hơn
3. Hàm lượng tro tổng số , %
4. Độ ẩm, %, không lớn hơn
5. Hàm lượng tanin, %, không nhỏ hơn
6. Hàm lượng cafein, %, không nhỏ hơn
7. Hàm lượng sắt, %, không lớn hơn
8. Hàm lượng tạp chất lạ, %, không lớn hơn
9. Hàm lượng chất xơ, %, không lớn hơn
10. Hàm lượng vụn, %, không lớn hơn
OP, P , PS
FBOP

Ít đậm

Mức
32
1,0
4-8
7,57
9,0
1,8
0,001
0,2
16,5
3
22


BPS
11. Hàm lượng bụi, %, không lớn hơn
OP, P , PS
FBOP, BPS
F

10
0,5
1
5

Quy trình tác nghiệp chế tạo và tiêu thụ sản phẩm.
Thu mua chè → Phân loại → Đấu trộn → Đóng gói → Tiêu thụ
Thu mua chè : Hàng năm công ty ký hợp đồng mua chè của các nhà cung cấp .

Phân loại chè : Chè mua về được nhập kho và đưa vào phân loại lại để đảm bảo
đồng nhất về kích thước, ngoại hình, chủng loại.
Quy trình chế biến : Máy sàng rung → Máy tách cẫng → Máy hút râu, xơ.
Đấu trộn chè : Chè sau khi phân loại được đưa vào máy đấu trộn tạo sản phẩm
cuối cùng.
Quy trình : Chè phân loại → Máy đấu trộn → Máy đóng gói → Nhập kho
2.3.

Phân tích quy trình của công ty

Trước đây, quá trình chế biến tạo sản phẩm của công ty có nhiều tồn tại như:
- Việc thu mua nguyên liệu chưa đáp ứng đúng tiến độ sản xuất của doanh nghiệp
do phụ thuộc vào các nhà cung cấp. Tại công ty, chi phí nguyên liệu chiếm
khoảng 70% trong tổng chi phí. Tồn kho thường xuyên của công ty là 500
tấn/tháng với giá trị khoảng 25 tỷ đồng. Việc chưa tính toán được dự trữ hàng
tồn kho cần thiết là một yếu tố gây lãng phí.
- Máy móc chế biến còn chưa đồng bộ: hệ thống máy sàng, máy đấu trộn do
Trung Quốc chế tạo, hệ thống máy tách cẫng theo công nghệ Ấn Độ, máy hút
râu xơ theo công nghệ của Liên Xô → khả năng hoạt động hết công suất của
từng loại máy chưa được phát huy. Vị trí lắp đặt máy chưa hợp lý do trước đây
phải đầu tư bổ xung dẫn đến cự ly vận chuyển sản phẩm trong thao tác chế biến
còn lãng phí về thời gian. Năng suất lao động chỉ đạt 6,5 tấn/ca. Thời gian


ngừng việc bình quân do máy hỏng hàng năm theo thống kê từ năm 2005 đến
2007 là 155 giờ/năm chiếm 3,23% tổng số giờ máy ( Số ngày sản xuất trong
năm 300 ngày, 8h/ca x 2 ca/ngày).
- Lực lượng lao động trực tiếp của công ty chưa ổn định, khi vào vụ chế biến chỉ
đáp ứng được 80% nhu cầu, 20% còn lại phải bổ xung ngoài dẫn đến chi phí
thuê nhân công cao, trình độ tay nghề của công nhân không đồng đều làm ảnh

hưởng đến chất lượng chế biến sản phẩm.
Mục tiêu tác nghiệp dài hạn trong 5 năm tới mà doanh nghiệp dự định hướng tới là
chi phí, chất lượng, giao hàng và linh hoạt. Một vài giới hạn của các mục tiêu có
thể sử dụng để xác định số lượng của những hoạt động tác nghiệp dài hạn được thể
hiện tại bảng dưới. Mục tiêu 5 năm tới trong tương lai được so sánh với năm 2007
của công ty và được so sánh với đối thủ cạnh tranh trong cùng lĩnh vực kinh doanh
với quy mô tương đương.
Năm

Mục tiêu :

Hiện tại:

hiện tại

5 năm

Đối thủ cạnh

Trong tương lai

tranh cùng quy
mô

Chi phí
% Chi phí sản xuất trong
doanh thu bán hàng tồn kho
Chất lượng
- Sự hài lòng của khách hàng

85%

81%

85%

90%

99%

85%

95%
2 tuần

80%
3 tuần

5 tháng

5 tháng

( % hài lòng với sản phẩm)
- % phế phẩm trong chế biến
Giao hàng
% đơn đặt hàng điền đầy kho
85%
Thời gian để lấp đầy kho hàng 3 tuần
Tính linh hoạt
Thời gian thay đổi công suất 5 tháng

trong khoảng +/- 20%
Để đạt được mục tiêu tác nghiệp đã đề ra ở trên, công ty cần triển khai việc hoạch
định tổng hợp trong quản trị sản xuất và điều hành. Hoạch định tổng hợp là xác
định số lượng sản phẩm và phân bổ thời gian sản xuất cho một tương lai trung hạn,
thường từ 3 đến 18 tháng. Để đáp ứng nhu cầu trung hạn đã được dự báo, công ty
phải tìm ra cách tốt nhất nhằm biến đổi mức sản xuất phù hợp với mức nhu cầu và
đạt hiệu quả cao. Các yếu tố có tác động đến sự biến đổi khả năng sản xuất tại
Công ty gồm:
- Khả năng sản xuất của nhà xưởng và máy móc thiết bị thường gọi là năng lực
sản xuất: Đây là yếu tố khó thay đổi nhất trên phạm vi thời gian trung hạn,
muốn biến đổi các khả năng này thường nhờ vào các kế hoạch dài hạn như đầu
tư phát triển sản xuất. Trong hoạch định tổng hợp năng lực sản xuất là yếu tố
không thể thay đổi được. Khả năng sản xuất của hệ thống trong mỗi thời kỳ
không thể vượt quá giới hạn được xác định bởi năng lực sản xuất.
- Khả năng sản xuất của lực lượng lao động hiện tại: Tại công ty, khả năng này có
thể biến đổi bằng cách thuê thêm hoặc giảm bớt công nhân lao động. Thời hạn
cần thiết để có sự thay đổi này sẽ bao gồm thời gian tuyển dụng, đào tạo huấn
luyện để có khả năng tham gia vào quá trình sản xuất, cũng như các thời gian
cần thiết để chuẩn bị cho việc giảm bớt công nhân.
- Khả năng làm thêm giờ của công nhân lao động so với điều kiện sản xuất bình
thường có một ý nghĩa lớn trong việc làm thay đổi mức sản xuất nhanh chóng
và trong kỳ ngắn hạn. Tuy nhiên, tại công ty cần chú ý sử dụng lao động làm
thêm giờ luôn có giới hạn về độ dài thời gian ngày làm việc và khả năng giới
hạn về sức lực của công nhân.


- Tăng ca: Tại công ty có thể áp dụng biện pháp này trong trường hợp nhu cầu
tăng công nhân và làm thêm giờ vượt quá giới hạn của một ca thì công ty sẽ tổ

chức thực hiện tăng ca.
- Yếu tố nguyên liệu: Là đối tượng của kế hoạch sản xuất ngắn hạn vì thời hạn
cần thiết để làm cho nguyên vật liệu sẵn sàng cho sản xuất ngắn hạn nên nó
thường ảnh hưởng và quyết định đến năng lực sản xuất. Tại công ty việc điều
chỉnh sự sẵn sàng này bằng các quyết định ngắn hạn là không thể hoặc phải
chấp nhận khoản chi phí lớn để dự trữ nguyên vật liệu, tuy nhiên cần tính đến
mức dự trữ hợp lý nhất.
Năm 2008, tại Công ty Thương mại Hồng Trà, với kế hoạch đề ra như trên, đã từng
bước thực hiện các mục tiêu tác nghiệp này như sau:
- Khả năng sản xuất của nhà xưởng và máy móc thiết bị: Tồn tại trong bố trí máy
móc thiết bị sản xuất như đã nêu trên của công ty là một thực tế cần xem xét kỹ
để có những điều chỉnh. Trong dài hạn công ty đã có kế hoạch đầu tư bổ xung
tổng thể toàn bộ dây chuyền sản xuất, tăng tính đồng bộ để đạt được công suất
sử dụng máy tối đa. Theo tính toán nếu đầu tư toàn bộ lại hệ thống máy sẽ đạt
năng suất 7,5-8 tấn/ca. Tuy nhiên công ty đã có những bổ xung tương đối phù
hợp trong từng hệ thống máy riêng biệt như lắp đặt thêm máy sàng để đạt được
85% công suất của hệ thống máy tách cẫng, đưa thêm các băng tải di động vào
khoảng cách các hệ thống máy chế biến ( trước đây do công nhân vận chuyển
thủ công ), qua thống kê năm 2008 việc bổ xung này đã tăng được năng suất
chế biến 300 kg chè thành phẩm/ca. Thời gian hỏng máy trong năm giảm xuống
còn 30 giờ do công ty đã khắc phục bằng việc bảo dưỡng, hướng dẫn công nhân
vận hành và thao tác đúng quy trình.
- Công ty đã có những áp dụng linh hoạt trong quá trình sử dụng lao động. Lực
lượng lao động thường xuyên tại công ty gồm công nhân chế biến và công nhân
bốc xếp, công ty đã có điều chỉnh sử dụng số lao động bốc xếp bố trí vào chế


biến, số lao động chế biến thời vụ chuyển sang bốc xếp thời vụ. Tuy việc điều
chuyển này có phát sinh thêm chi phí đào tạo và trả bằng lương công nhân chế
biến nhưng đã ổn định được công nhân chế biến thường xuyên. Hiệu quả từ

điều chỉnh này đã giảm chi phí tiền lương trả cho lao động năm 2008 của công
ty xuống khoảng 5% với giá trị khoảng 50 triệu đồng. Dưới đây là đơn giá tiền
lương trả công nhân lao động của công ty :
+ Nhân công chế biến thường xuyên : 85.000 đ/ng/ca.
+ Nhân công bốc xếp thường xuyên

: 80.000 đ/ng/ca.

+ Nhân công chế biến thời vụ

: 80.000 đ/ng/ca.

+ Nhân công bốc xếp thời vụ

: 70.000 đ/ng/ca.

- Công ty đã áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 và HACCP trong
quản lý và sản xuất. Thực tế cho thấy đã có rất nhiều thay đổi trong quá trình
hoạt động của doanh nghiệp, tiếp tục khẳng định và nâng cao vị thế của công ty
về chất lượng sản phẩm đối với bạn hàng.
- Yếu tố nguyên liệu: Như đã nêu trên dự trữ nguyên liệu của công ty thường
xuyên ở mức 500 tấn là khá cao do đặc thù phải dự trữ do không có nguồn cung
cấp ổn định. Thực tế tại công ty, với năng lực sản xuất hiện nay theo tính toán
của đơn vị nếu nguồn nguyên liệu cung cấp ổn định thì lượng dự trữ thường
xuyên ở mức 350 đến 370 tấn / tháng. Chi phí lãi vay tiết kiệm được do giảm
nguyên liệu dự trữ khoảng 780 triệu đồng/ năm. Chúng tôi cho rằng Công ty
cần có những biện pháp thiết thực nhằm đảm bảo được nguồn cung cấp như: +
ứng trước vốn cho các nhà cung cấp để giúp chủ động thu mua chế biến tạo sản
phẩm nguyên liệu cho công ty; + Hỗ trợ về cán bộ kỹ thuật cho các nhà cung
cấp trong sản xuất nguyên liệu cho công ty nhằm tăng chất lượng sản phẩm; +

Đảm bảo giá mua cao nhất có thể cho các nhà cũng cấp để tạo sự gắn bó và
trách nhiệm đối với công ty.
III.

Câu 2:


Sau khi học môn quản trị tác nghiệp tôi thấy có thể áp dụng các nội dung sau vào
công việc của doanh nghiệp cụ thể là:
- Công tác dự báo: Là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất
các sản phẩm về chè nên dự báo nhu cầu (doanh số bán hàng) của công ty là rất
quan trọng. Công ty có thể sử dụng phương pháp định tính để xác định nhu cầu,
doanh thu bằng cách tổng hợp doanh thu từ các nhà phân phối hàng của công ty,
điều tra thị trường người tiêu dùng và trên cơ sở giá đối thủ cạnh tranh và lợi thế
khác biệt của sản phẩm và hội đồng định giá của công ty đề xuất giá cho phù hợp
cho sản phẩm tại mỗi thời điểm. Ngoài ra Công ty có thể sử dụng phương pháp dự
báo chuỗi thời gian căn cứ vào số liệu thống kê trong quá khứ và các yếu tố ảnh
hưởng tới hiện tại và dự báo nhu cầu giá của chè trên thế giới trên tạp chí để xác
định nhu cầu.
- Áp dụng trong công tác lập kế hoạch tổng hợp và lập kế hoạch nhu cầu
nguyên vật liệu. Trên cơ sở dự báo nhu cầu trong từng thời vụ, một năm và trong
kế hoạch trung và dài hạn. Căn cứ vào khả năng máy móc thiết bị, lực lượng lao
động sẵn có đặt hàng đối các nhà cung cấp nguyên nhiên vật liệu, phụ tùng chi tiết
máy phục vụ cho sản xuất một cách phù hợp từng tháng, từng quí, năm. Đối với
nguyên nhiên vật liệu chính (lá chè tươi) được mua ổn định từ nhà cung cấp nên
không dự trữ nhiều tránh lãng phí dư thừa tồn kho vật tư.
- Không ngừng nâng cao chất lượng của sản phẩm: Thông thường, người ta
rất dễ chấp nhận ý tưởng cho rằng cải tiến và nâng cao chất lượng sản phẩm là phải
tập trung cải tiến và nâng cao đặc tính kỹ thuật, sự hoàn thiện của sản phẩm. Quan
niệm này sẽ dẫn đến xu hướng đồng hóa việc đầu tư vào đổi mới dây chuyền sản

xuất, công nghệ sản xuất là nâng cao chất lượng sản phẩm. Trong nhiều trường
hợp, quan niệm này tỏ ra đúng đắn, nhất là khi sản phẩm đang được sản xuất ra với
công nghệ quá lạc hậu. Tuy nhiên, chất lượng đã vượt ra khỏi phạm vi của sản
phẩm. Doanh nghiệp sản xuất ra các sản phẩm có chất lượng và nhờ những sản


phẩm tốt mà Thỏa mãn nhu cầu của khách hàng được khách hàng tín nhiệm. Song
muốn thật sự được người tiêu dùng tín nhiệm, thì cùng với sản phẩm tốt, doanh
nghiệp còn phải thực hiện một loạt dịch vụ cần thiết khác như: bảo hành, hướng
dẫn sử dụng, bảo dưỡng kỹ thuật định kỳ và các dịch vụ phụ trợ khác.
III. Kết luận
Trong bối cảnh toàn cầu hóa và hội nhập quốc tế, chất lượng sản phẩm nói chung
và chất lượng sản phẩm chè đen xuất khẩu của Công ty Thương mại Hồng Trà nói
riêng là yếu tố quyết định sự phát triển của doanh nghiệp
Trên cơ sở áp dụng các lý thuyết, kiến thức của môn học Quản trị hoạt động vào
thực tế công tác quản trị sản xuất và tác nghiệp hiện nay tại Công ty Thương mại
Hồng Trà sẽ góp phần đưa ra và làm rõ các giải pháp có thể xem xét thực hiện
nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm của Công ty.
IV.

Tài liệu tham khảo

1. Giáo trình “quản trị hoạt động” – ĐH Griggs
2. Tài liệu được cung cấp bởi công ty thương mại Hồng Trà