Quy chế hoạt động chi nhánh
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (145.91 KB, 14 trang )
CTY CỔ PHẦN
........
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh Phúc
===========
Số : .... QĐ/..... - TCHC
=============
Hà nội, ngày ... tháng .. năm 20...
QUYẾT ĐỊNH CỦA GIÁM ĐỐC
CÔNG TY CỔ PHẦN ......
(V/v: Ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của các chi nhánh
Công ty cổ phần ...... )
_____________________
GIÁM ĐỐC
CÔNG TY CỔ PHẦN ....
-
Căn cứ vào Luật doanh nghiệp 2014;;
-
Căn cứ vào Điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty cổ phần .... được các cổ đông sáng
lập thông qua ngày .......;
-
Căn cứ Biên bản họp ngày …. tháng …. năm 20... của Công ty cổ phần ....về việc ban
hành Quy chế hoạt động của Chi nhánh công ty ;
-
Xét đề nghị của các phòng/ban chức năng có liên quan;
QUYẾT ĐỊNH
Điều 1. Ban hành theo Quyết định này "Quy chế tổ chức và hoạt động của các chi nhánh
Công ty cổ phần .....".
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.
Điều 3. Các Ông/bà Trưởng các phòng ban Công ty và Giám đốc, Phó Giám đốc, Kế toán
trưởng chi nhánh , Trưởng các bộ phận chi nhánh có liên quan chịu trách nhiệm thi
hành Quyết định này.
CÔNG TY CỔ PHẦN .....
Nơi nhận:
- Như điều 3;
- Lưu VP, TCHC.
CTY CỔ PHẦN
........
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh Phúc
-1-
===========
=============
QUY CHẾ
TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG
CỦA BAN GIÁM ĐỐC CHI NHÁNH
CÔNG TY CỔ PHẦN .....
(Ban hành kèm theo Quyết định số 03 QĐ/TCHC ngày .... tháng ... năm 20...
của Giám đốc Công ty cổ phần ....)
ĐIỀU 1 : MỤC ĐÍCH VÀ NGUYÊN TẮC
1.1
Quy chế hoạt động của Ban giám đốc Chi nhánh Công ty cổ phần ........ (Sau đây gọi tắt
là “Quy chế”) được xây dựng trên cơ sở Điều lệ của Công ty nhằm quy định cụ thể
nguyên tắc hoạt động, cơ cấu tổ chức của Ban giám đốc chi nhánh, quyền hạn và nhiệm
vụ của từng thành viên Ban giám đốc chi nhánh;
1.2
Quy chế này được áp dụng trong mọi hoạt động của Ban giám đốc và các thành viên của
Ban giám đốc. Nếu có bất kỳ điều khoản nào trong Quy chế này mâu thuẫn với Điều lệ
Công ty thì các quy định của Điều lệ sẽ được áp dụng;
1.3
Các thuật ngữ dùng trong Quy chế này cũng có nghĩa như được định nghĩa trong Điều lệ
, Quy chế hoạt động của Ban giám đốc (Sau đây gọi tắt là “ BGĐ”) của Công ty.
ĐIỀU 2 : NGUYÊN TẮC HOẠT ĐỘNG
2.1
Ban giám đốc chi nhánh hoạt động theo chế độ thủ trưởng. Giám đốc chi nhánh chịu
trách nhiệm điều hành mọi hoạt động hàng ngày của chi nhánh, là đại diện của Công ty
trước pháp luật tại khu vực mà chi nhánh đang hoạt động. Giám đốc chi nhánh phải chịu
trách nhiệm trước Ban giám đốc công ty và trước pháp luật về việc thực hiện các quyền
và nghĩa vụ của mình được quy định trong Quy chế này;
2.2
Phó giám đốc, Kế toán trưởng chi nhánh là thành viên Ban Giám đốc của Chi nhánh,
chịu trách nhiệm giúp việc cho Giám đốc chi nhánh theo các nhiệm vụ được phân công
hoặc uỷ quyền như quy định tại Quy chế này.
2.3
Hoạt động : Như sơ đồ 01 - SĐQL kèm theo.
ĐIỀU 3: CƠ CẤU TỔ CHỨC, TIÊU CHUẨN THÀNH VIÊN BAN GIÁM ĐỐC CHI NHÁNH
3.1
Thành viên của Ban Giám đốc bao gồm: Giám đốc, Phó giám đốc và Kế toán trưởng;
3.2
Tiêu chuẩn và điều kiện bổ nhiệm thành viên Ban giám đốc được quy định như sau:
3.2.1
Giám đốc là người do Giám đốc Công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm khen thưởng, kỷ luật và
phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:
Có đủ năng lực pháp lý và năng lực điều hành theo quy định của pháp luật;
Có trình độ quản lý kinh doanh thuộc các ngành kinh tế - kỹ thuật; có trình độ và kinh
nghiệm công tác trong ngành nghề kinh doanh chủ yếu của Chi nhánh, có đủ kiến thức và
kinh nghiệm quản lý Chi nhánh, hiểu biết pháp luật;
Không thuộc các đối tượng cấm theo quy định của pháp luật;
-2-
Không kiêm nhiệm bất cứ một chức vụ quản lý, điều hành nào tại các tổ chức kinh tế khác
trừ trường hợp được Ban Giám đốc Công ty cử tham gia quản lý tại các doanh nghiệp có
vốn góp của Công ty;
3.2.2
Phó giám đốc chi nhánh là người giúp việc cho Giám đốc chi nhánh, do Ban giám đốc
công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật theo đề nghị của Giám đốc chi
nhánh;
3.2.3
Kế toán trưởng do Ban giám đốc công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật
theo đề nghị của Giám đốc chi nhánh.
ĐIỀU 4 : QUYỀN HẠN VÀ TRÁCH NHIỆM CỦA GIÁM ĐỐC CHI NHÁNH
4.1
Chịu trách nhiệm cao nhất trong việc tổ chức, điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh
doanh hàng ngày của chi nhánh. Giám đốc chi nhánh thực hiện quyền hạn, nhiệm vụ của
mình phù hợp với quy định của Điều lệ Công ty và Quy chế.
4.1.1
Chịu trách nhiệm trực tiếp trước Ban giám đốc công ty ..... về các hoạt động của chi
nhánh theo chức năng nhiệm vụ được giao.
4.1.2
Thay mặt công ty quản lý toàn bộ vốn, tài sản của Công ty, chịu trách nhiệm bảo toàn và
phát triển vốn theo đúng thẩm quyền được quy định tại Điều lệ của Công ty và Quy chế
này;
4.1.3
Tổ chức, điều hành hoạt động kinh doanh để hoàn thành chỉ tiêu hàng năm về kinh tế,
chính trị-xã hội của Công ty theo kế hoạch đã được giao.
4.1.4
Trong lĩnh vực tổ chức hành chính của chi nhánh :
-
Điều hành hoạt động hành chính hiệu quả giữa các phòng ban để phục vụ công tác sản
xuất kinh doanh của Chi nhánh. Phối hợp hoạt động tốt với các phòng ban chức năng
Công ty ,với các đơn vị thành viên, các Công ty khác có hợp tác với Công ty;
-
Đề xuất và trình BGĐ quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật, mức
lương, phụ cấp của các chức danh thuộc thẩm quyền quản lý của Chi nhánh.
4.1.5
Trong lĩnh vực lao động tiền lương :
-
Xây dựng và trình BGĐ phương án trả lương ( có thể lương khoán), thưởng cho tập thể,
cá nhân người lao động theo kết quả kinh doanh của Công ty;
-
Kiến nghị việc bổ nhiệm, bãi nhiệm, khen thưởng và kỷ luật, chấm dứt Hợp đồng lao
động đối với trường hợp nhân viên thuộc thẩm quyền quản lý của Chi nhánh.
4.1.6
Được quyền ký các Hợp đồng khi có ủy quyền bằng văn bản của Ban Giám đốc ;
4.1.7
Chế độ báo cáo của Giám đốc chi nhánh :
-
Báo cáo bằng văn bản cho BGĐ hàng tháng, hàng quý và hàng năm về tình hình hoạt
động sản xuất kinh doanh của Chi nhánh. Các báo cáo này phải được gửi cho Giám đốc
công ty. Nội dung báo cáo bao gồm kết quả hoạt động kinh doanh, kế hoạch kinh doanh
cho thời gian tiếp theo (tài chính, tổ chức nhận sự, các hoạt động khác ) và đề xuất, kiến
nghị xin phê duyệt của BGĐ (nếu có);
-3-
-
Ngoài ra, Giám đốc Chi nhánh phải báo cáo đột xuất theo yêu cầu của BGĐ. Việc thực
hiện các báo cáo trên phải được lập thành văn bản;
-
Báo cáo của Giám đốc Chi nhánh phải trung thực chính xác và Giám đốc Chi nhánh chịu
trách nhiệm trước BGĐ và trước Pháp luật về các nội dung được đề cập trong các bản
báo cáo;
4.1.8
Ngoài những công việc phải trình BGĐ theo quy định tại qui chế , Giám đốc Chi nhánh
có quyền chủ động điều hành sản xuất kinh doanh theo thẩm quyền. Khi có các truờng
hợp khẩn cấp (thiên tai, địch hoạ, hoả hoạn, sự cố…), Giám đốc Chi nhánh được quyền
ra quyết định hoặc cho áp dụng các biện pháp vượt thẩm quyền của mình nhưng Giám
đốc Chi nhánh phải chịu trách nhiệm về những quyết định đó, đồng thời phải báo cáo lại
cho BGĐ trong vòng (03) ngày kể từ ngày quyết định. Khi có những tình huống cấp
thiết trong hoạt động kinh doanh mà Giám đốc Chi nhánh cần phải có quyết định ngay
của BGĐ, Giám đốc Chi nhánh có thể trao đổi và xin ý kiến chỉ đạo của GĐ Công ty
bằng điện thoại, fax hoặc thư điện tử. Giám đốc Chi nhánh chỉ được phép thực hiện khi
có ý kiến chỉ đạo của GĐ Công ty.
4.2
Người đại diện theo uỷ quyền
Giám đốc Chi nhánh chỉ được uỷ quyền cho Phó giám đốc Chi nhánh mà không được uỷ
quyền cho bất kỳ người nào khác ngoài Phó Giám đốc Chi nhánh này theo một trong ba
phương thức uỷ quyền sau:
4.2.1
Uỷ quyền toàn quyền: Nếu Giám đốc Chi nhánh vì lý do nào đó, vắng mặt tại Chi nhánh
quá (30) ngày thì phải có giấy uỷ quyền toàn bộ các công việc thuộc thẩm quyền của
Giám đốc Chi nhánh cho Phó giám đốc Chi nhánhvà báo cáo bằng văn bản việc uỷ
quyền toàn bộ đó cho GĐ Công ty. Việc ủy quyền chỉ được thực hiện sau khi được BGĐ
chấp thuận. Nguời nhận uỷ quyền chịu trách nhiệm trước Giám đốc Chi nhánh và BGĐ
về những việc đã làm theo uỷ quyền và phải báo cáo lại cho Giám đốc Chi nhánh;
4.2.2
Uỷ quyền vụ việc: Các Hợp đồng kinh tế, các công văn, quyết định và một số công việc
cụ thể của Chi nhánh được Giám đốc Chi nhánh uỷ quyền bằng văn bản cho Phó giám
đốc Chi nhánh theo lĩnh vực được phân công. Người nhận uỷ quyền không được uỷ
quyền lại;
4.2.3
Uỷ quyền theo hình thức phân quyền thường xuyên: phân công chức năng, nhiệm vụ cụ
thể được thể hiện tại Quy chế này. Phó Giám đốc Chi nhánh được uỷ quyền theo hình
thức phân quyền thường xuyên được quyền chủ động tổ chức thực hiện các công việc
được uỷ quyền. Phó Giám đốc Chi nhánh được uỷ quyền chịu trách nhiệm trước Giám
đốc Chi nhánh, BGĐ và trước Pháp luật về các công việc được uỷ quyền. Phó Giám đốc
Chi nhánh được uỷ quyền không được uỷ quyền lại.
ĐIỀU 5: QUYỀN HẠN VÀ TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC PHÓ GIÁM ĐỐC
Phó Giám đốc Chi nhánh là người giúp việc cho Giám đốc Chi nhánh, được Giám đốc
Chi nhánh phân công phụ trách quản lý, điều hành các hoạt động chuyên trách của Chi
nhánh, Phó Giám đốc Chi nhánh có các quyền hạn và trách nhiệm sau:
5.1
Thực hiện các quyền hạn và trách nhiệm của Giám đốc Chi nhánh trong trường hợp uỷ
quyền toàn bộ hoặc từng vụ việc cụ thể đã được Giám đốc Chi nhánh uỷ quyền;
5.2
Quyền tổ chức, điều hành và quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh theo sự phân
công của Giám đốc Chi nhánh và chịu trách nhiệm trước Giám đốc Chi nhánh về kết quả
hoạt động;
-4-
ĐIỀU 6: QUYỀN HẠN VÀ NHIỆM VỤ CỦA KẾ TOÁN TRƯỞNG CHI NHÁNH
Kế toán trưởng Chi nhánh do BGĐ bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật chịu
trách nhiệm trước BGĐ và trước Pháp luật trong việc thực hiện các nhiệm vụ của mình.
Kế toán trưởng Chi nhánh chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc Chi nhánh và thực
hiện các công việc theo sự phân công của Giám đốc Chi nhánh. Kế toán trưởng Chi
nhánh có các quyền hạn và nhiệm vụ cụ thể sau:
6.1
Xây dựng và thực hiện hệ thống chứng từ, hệ thống tài khoản, sổ sách kế toán và điều
hành nghiệp vụ kế toán của Chi nhánh theo các quy định hiện hành của pháp luật. Quy
trình nghiệp vụ kế toán phải phù hợp với chế độ kế toán mà Công ty đã đăng ký với cơ
quan có thẩm quyền;
6.2
Tổ chức, quản lý và giám sát việc tuân thủ chế độ bảo mật đối với mọi sổ sách chứng từ,
thông tin tài liệu, số liệu kế toán tài chính. Kế toán trưởng Chi nhánh chỉ được phép
cung cấp số liệu cho Kiểm soát viên hoặc theo yêu cầu của các đối tượng khác khi có sự
đồng ý của Giám đốc Chi nhánh;
6.3
Tổ chức, quản lý và giám sát các hoạt động kế toán của các đơn vị bộ phận, dự án trong
Chi nhánh, chịu trách nhiệm trực tiếp về tính thống nhất, chính xác của các nghiệp vụ kế
toán trong toàn Chi nhánh;
6.4
Các báo cáo tài chính của Giám đốc Chi nhánh phải có sự xác nhận của Kế toán trưởng
Chi nhánh. Kế toán trưởng và Giám đốc Chi nhánh cùng xác nhận và chịu trách nhiệm
về các báo cáo tài chính đó;
6.5
Kế toán trưởng Chi nhánh chịu trách nhiệm cao nhất về tính trung thực của các số liệu
ghi trong sổ sách, chứng từ trước Giám đốc Chi nhánh và BGĐ Công ty. Khi có lỗi kỹ
thuật phải sửa lại các số liệu trong sổ sách kế toán theo đúng các quy định hiện hành. Kế
toán trưởng Chi nhánh chịu trách nhiệm về tính đúng đắn của việc sửa chữa các số liệu
này;
6.6
Khi có lệnh của Giám đốc Chi nhánh thì Kế toán trưởng Chi nhánh phải có nghĩa vụ
chấp hành. Nếu thấy lệnh đó có bất kỳ vấn đề nào chưa rõ ràng hoặc có dấu hiệu vi phạm
nguyên tắc tài chính thì Kế toán trưởng Chi nhánh vẫn phải chấp hành nhưng được
quyền báo cáo trực tiếp cho BGĐ;
6.7
Chịu trách nhiệm cùng với Giám đốc Chi nhánh lập và quản lý các loại tài khoản sau:
6.7.1 Các tài khoản kinh doanh, các bản kê lỗ lãi và các bản quyết toán thu chi của Chi nhánh
chậm nhất trong vòng (03) tháng sau khi kết thúc năm tài chính;
6.7.2 Các tài khoản quản lý hàng tháng lập theo quy định tại Quy chế quản lý tài chính Công
ty được lập trong vòng (03) ngày cuối cùng của tháng;
6.7.3 Chịu trách nhiệm bảo quản các tài liệu, chứng từ liên quan đến hoạt động tài chính kế
toán.
ĐIỀU 7: SỬA ĐỔI, BỔ SUNG
7.1
Trong quá trình thực hiện, bất kỳ thành viên nào của Ban giám đốc Chi nhánh cũng có
thể đề xuất, kiến nghị với BGĐ Công ty về việc sửa đổi, bổ sung, thay thế những quy
định của Quy chế này cho phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty;
-5-
7.2
Trong trường hợp các quy định của Công ty liên quan đến Ban giám đốc Chi nhánh thay
đổi thì Quy chế này cũng phải sửa đổi, bổ sung cho phù hợp;
7.3
Bất cứ sửa đổi, bổ sung, thay thế nào trong Quy chế này chỉ có hiệu lực khi được BGĐ
Công ty phê duyệt.
ĐIỀU 8: HIỆU LỰC CỦA QUY CHẾ
8.1
Quy chế có hiệu lực khi được BGĐ Công ty phê duyệt phù hợp với các nguyên tắc hoạt
động của BGĐ.
8.2
Quy chế này áp dụng cho tất cả các thành viên của Ban giám đốc Chi nhánh .
ĐIỀU 9: ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
9.1
Các thành viên của Ban giám đốc Chi nhánh có trách nhiệm thực hiện đúng Quy chế
này;
9.2
Giám đốc Công ty ký và công bố Quy chế này.
ĐIỀU 2 : NGUYÊN TẮC HOẠT ĐỘNG
2.1
Ban giám đốc chi nhánh hoạt động theo chế độ thủ trưởng. Giám đốc chi nhánh chịu
trách nhiệm điều hành mọi hoạt động hàng ngày của chi nhánh, là đại diện của Công ty
trước pháp luật tại khu vực mà chi nhánh đang hoạt động. Giám đốc chi nhánh phải chịu
trách nhiệm trước Ban giám đốc công ty và trước pháp luật về việc thực hiện các quyền
và nghĩa vụ của mình được quy định trong Quy chế này;
2.4
Phó giám đốc, Kế toán trưởng chi nhánh là thành viên Ban Giám đốc của Chi nhánh,
chịu trách nhiệm giúp việc cho Giám đốc chi nhánh theo các nhiệm vụ được phân công
hoặc uỷ quyền như quy định tại Quy chế này.
2.5
Hoạt động : Như sơ đồ 01 - SĐQL kèm theo.
ĐIỀU 3: CƠ CẤU TỔ CHỨC, TIÊU CHUẨN THÀNH VIÊN BAN GIÁM ĐỐC CHI NHÁNH
3.2
Thành viên của Ban Giám đốc bao gồm: Giám đốc, Phó giám đốc và Kế toán trưởng;
3.3
Tiêu chuẩn và điều kiện bổ nhiệm thành viên Ban giám đốc được quy định như sau:
3.2.1
Giám đốc là người do Giám đốc Công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm khen thưởng, kỷ luật và
phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:
Có đủ năng lực pháp lý và năng lực điều hành theo quy định của pháp luật;
Có trình độ quản lý kinh doanh thuộc các ngành kinh tế - kỹ thuật; có trình độ và kinh
nghiệm công tác trong ngành nghề kinh doanh chủ yếu của Chi nhánh, có đủ kiến thức và
kinh nghiệm quản lý Chi nhánh, hiểu biết pháp luật;
Không thuộc các đối tượng cấm theo quy định của pháp luật;
Không kiêm nhiệm bất cứ một chức vụ quản lý, điều hành nào tại các tổ chức kinh tế khác
trừ trường hợp được Ban Giám đốc Công ty cử tham gia quản lý tại các doanh nghiệp có
vốn góp của Công ty;
-6-
3.2.2
Phó giám đốc chi nhánh là người giúp việc cho Giám đốc chi nhánh, do Ban giám đốc
công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật theo đề nghị của Giám đốc chi
nhánh;
3.2.3
Kế toán trưởng do Ban giám đốc công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật
theo đề nghị của Giám đốc chi nhánh.
ĐIỀU 4 : QUYỀN HẠN VÀ TRÁCH NHIỆM CỦA GIÁM ĐỐC CHI NHÁNH
4.1
Chịu trách nhiệm cao nhất trong việc tổ chức, điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh
doanh hàng ngày của chi nhánh. Giám đốc chi nhánh thực hiện quyền hạn, nhiệm vụ của
mình phù hợp với quy định của Điều lệ Công ty và Quy chế.
4.1.1
Chịu trách nhiệm trực tiếp trước Ban giám đốc công ty ..... về các hoạt động của chi
nhánh theo chức năng nhiệm vụ được giao.
4.1.2
Thay mặt công ty quản lý toàn bộ vốn, tài sản của Công ty, chịu trách nhiệm bảo toàn và
phát triển vốn theo đúng thẩm quyền được quy định tại Điều lệ của Công ty và Quy chế
này;
4.1.3
Tổ chức, điều hành hoạt động kinh doanh để hoàn thành chỉ tiêu hàng năm về kinh tế,
chính trị-xã hội của Công ty theo kế hoạch đã được giao.
4.1.4
Trong lĩnh vực tổ chức hành chính của chi nhánh :
-
Điều hành hoạt động hành chính hiệu quả giữa các phòng ban để phục vụ công tác sản
xuất kinh doanh của Chi nhánh. Phối hợp hoạt động tốt với các phòng ban chức năng
Công ty ,với các đơn vị thành viên, các Công ty khác có hợp tác với Công ty;
-
Đề xuất và trình BGĐ quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật, mức
lương, phụ cấp của các chức danh thuộc thẩm quyền quản lý của Chi nhánh.
4.1.5
Trong lĩnh vực lao động tiền lương :
-
Xây dựng và trình BGĐ phương án trả lương ( có thể lương khoán), thưởng cho tập thể,
cá nhân người lao động theo kết quả kinh doanh của Công ty;
-
Kiến nghị việc bổ nhiệm, bãi nhiệm, khen thưởng và kỷ luật, chấm dứt Hợp đồng lao
động đối với trường hợp nhân viên thuộc thẩm quyền quản lý của Chi nhánh.
4.1.6
Được quyền ký các Hợp đồng khi có ủy quyền bằng văn bản của Ban Giám đốc ;
4.1.7
Chế độ báo cáo của Giám đốc chi nhánh :
-
Báo cáo bằng văn bản cho BGĐ hàng tháng, hàng quý và hàng năm về tình hình hoạt
động sản xuất kinh doanh của Chi nhánh. Các báo cáo này phải được gửi cho Giám đốc
công ty. Nội dung báo cáo bao gồm kết quả hoạt động kinh doanh, kế hoạch kinh doanh
cho thời gian tiếp theo (tài chính, tổ chức nhận sự, các hoạt động khác ) và đề xuất, kiến
nghị xin phê duyệt của BGĐ (nếu có);
-
Ngoài ra, Giám đốc Chi nhánh phải báo cáo đột xuất theo yêu cầu của BGĐ. Việc thực
hiện các báo cáo trên phải được lập thành văn bản;
-7-
-
Báo cáo của Giám đốc Chi nhánh phải trung thực chính xác và Giám đốc Chi nhánh chịu
trách nhiệm trước BGĐ và trước Pháp luật về các nội dung được đề cập trong các bản
báo cáo;
4.1.8
Ngoài những công việc phải trình BGĐ theo quy định tại qui chế , Giám đốc Chi nhánh
có quyền chủ động điều hành sản xuất kinh doanh theo thẩm quyền. Khi có các truờng
hợp khẩn cấp (thiên tai, địch hoạ, hoả hoạn, sự cố…), Giám đốc Chi nhánh được quyền
ra quyết định hoặc cho áp dụng các biện pháp vượt thẩm quyền của mình nhưng Giám
đốc Chi nhánh phải chịu trách nhiệm về những quyết định đó, đồng thời phải báo cáo lại
cho BGĐ trong vòng (03) ngày kể từ ngày quyết định. Khi có những tình huống cấp
thiết trong hoạt động kinh doanh mà Giám đốc Chi nhánh cần phải có quyết định ngay
của BGĐ, Giám đốc Chi nhánh có thể trao đổi và xin ý kiến chỉ đạo của GĐ Công ty
bằng điện thoại, fax hoặc thư điện tử. Giám đốc Chi nhánh chỉ được phép thực hiện khi
có ý kiến chỉ đạo của GĐ Công ty.
4.2
Người đại diện theo uỷ quyền
Giám đốc Chi nhánh chỉ được uỷ quyền cho Phó giám đốc Chi nhánh mà không được uỷ
quyền cho bất kỳ người nào khác ngoài Phó Giám đốc Chi nhánh này theo một trong ba
phương thức uỷ quyền sau:
4.2.1
Uỷ quyền toàn quyền: Nếu Giám đốc Chi nhánh vì lý do nào đó, vắng mặt tại Chi nhánh
quá (30) ngày thì phải có giấy uỷ quyền toàn bộ các công việc thuộc thẩm quyền của
Giám đốc Chi nhánh cho Phó giám đốc Chi nhánhvà báo cáo bằng văn bản việc uỷ
quyền toàn bộ đó cho GĐ Công ty. Việc ủy quyền chỉ được thực hiện sau khi được BGĐ
chấp thuận. Nguời nhận uỷ quyền chịu trách nhiệm trước Giám đốc Chi nhánh và BGĐ
về những việc đã làm theo uỷ quyền và phải báo cáo lại cho Giám đốc Chi nhánh;
4.2.2
Uỷ quyền vụ việc: Các Hợp đồng kinh tế, các công văn, quyết định và một số công việc
cụ thể của Chi nhánh được Giám đốc Chi nhánh uỷ quyền bằng văn bản cho Phó giám
đốc Chi nhánh theo lĩnh vực được phân công. Người nhận uỷ quyền không được uỷ
quyền lại;
4.2.3
Uỷ quyền theo hình thức phân quyền thường xuyên: phân công chức năng, nhiệm vụ cụ
thể được thể hiện tại Quy chế này. Phó Giám đốc Chi nhánh được uỷ quyền theo hình
thức phân quyền thường xuyên được quyền chủ động tổ chức thực hiện các công việc
được uỷ quyền. Phó Giám đốc Chi nhánh được uỷ quyền chịu trách nhiệm trước Giám
đốc Chi nhánh, BGĐ và trước Pháp luật về các công việc được uỷ quyền. Phó Giám đốc
Chi nhánh được uỷ quyền không được uỷ quyền lại.
ĐIỀU 5: QUYỀN HẠN VÀ TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC PHÓ GIÁM ĐỐC
Phó Giám đốc Chi nhánh là người giúp việc cho Giám đốc Chi nhánh, được Giám đốc
Chi nhánh phân công phụ trách quản lý, điều hành các hoạt động chuyên trách của Chi
nhánh, Phó Giám đốc Chi nhánh có các quyền hạn và trách nhiệm sau:
5.1
Thực hiện các quyền hạn và trách nhiệm của Giám đốc Chi nhánh trong trường hợp uỷ
quyền toàn bộ hoặc từng vụ việc cụ thể đã được Giám đốc Chi nhánh uỷ quyền;
5.2
Quyền tổ chức, điều hành và quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh theo sự phân
công của Giám đốc Chi nhánh và chịu trách nhiệm trước Giám đốc Chi nhánh về kết quả
hoạt động;
ĐIỀU 6: QUYỀN HẠN VÀ NHIỆM VỤ CỦA KẾ TOÁN TRƯỞNG CHI NHÁNH
-8-
Kế toán trưởng Chi nhánh do BGĐ bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật chịu
trách nhiệm trước BGĐ và trước Pháp luật trong việc thực hiện các nhiệm vụ của mình.
Kế toán trưởng Chi nhánh chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc Chi nhánh và thực
hiện các công việc theo sự phân công của Giám đốc Chi nhánh. Kế toán trưởng Chi
nhánh có các quyền hạn và nhiệm vụ cụ thể sau:
6.1
Xây dựng và thực hiện hệ thống chứng từ, hệ thống tài khoản, sổ sách kế toán và điều
hành nghiệp vụ kế toán của Chi nhánh theo các quy định hiện hành của pháp luật. Quy
trình nghiệp vụ kế toán phải phù hợp với chế độ kế toán mà Công ty đã đăng ký với cơ
quan có thẩm quyền;
6.2
Tổ chức, quản lý và giám sát việc tuân thủ chế độ bảo mật đối với mọi sổ sách chứng từ,
thông tin tài liệu, số liệu kế toán tài chính. Kế toán trưởng Chi nhánh chỉ được phép
cung cấp số liệu cho Kiểm soát viên hoặc theo yêu cầu của các đối tượng khác khi có sự
đồng ý của Giám đốc Chi nhánh;
6.3
Tổ chức, quản lý và giám sát các hoạt động kế toán của các đơn vị bộ phận, dự án trong
Chi nhánh, chịu trách nhiệm trực tiếp về tính thống nhất, chính xác của các nghiệp vụ kế
toán trong toàn Chi nhánh;
6.4
Các báo cáo tài chính của Giám đốc Chi nhánh phải có sự xác nhận của Kế toán trưởng
Chi nhánh. Kế toán trưởng và Giám đốc Chi nhánh cùng xác nhận và chịu trách nhiệm
về các báo cáo tài chính đó;
6.5
Kế toán trưởng Chi nhánh chịu trách nhiệm cao nhất về tính trung thực của các số liệu
ghi trong sổ sách, chứng từ trước Giám đốc Chi nhánh và BGĐ Công ty. Khi có lỗi kỹ
thuật phải sửa lại các số liệu trong sổ sách kế toán theo đúng các quy định hiện hành. Kế
toán trưởng Chi nhánh chịu trách nhiệm về tính đúng đắn của việc sửa chữa các số liệu
này;
6.6
Khi có lệnh của Giám đốc Chi nhánh thì Kế toán trưởng Chi nhánh phải có nghĩa vụ
chấp hành. Nếu thấy lệnh đó có bất kỳ vấn đề nào chưa rõ ràng hoặc có dấu hiệu vi phạm
nguyên tắc tài chính thì Kế toán trưởng Chi nhánh vẫn phải chấp hành nhưng được
quyền báo cáo trực tiếp cho BGĐ;
6.7
Chịu trách nhiệm cùng với Giám đốc Chi nhánh lập và quản lý các loại tài khoản sau:
6.7.1 Các tài khoản kinh doanh, các bản kê lỗ lãi và các bản quyết toán thu chi của Chi nhánh
chậm nhất trong vòng (03) tháng sau khi kết thúc năm tài chính;
6.7.2 Các tài khoản quản lý hàng tháng lập theo quy định tại Quy chế quản lý tài chính Công
ty được lập trong vòng (03) ngày cuối cùng của tháng;
6.7.3 Chịu trách nhiệm bảo quản các tài liệu, chứng từ liên quan đến hoạt động tài chính kế
toán.
ĐIỀU 7: SỬA ĐỔI, BỔ SUNG
7.1
Trong quá trình thực hiện, bất kỳ thành viên nào của Ban giám đốc Chi nhánh cũng có
thể đề xuất, kiến nghị với BGĐ Công ty về việc sửa đổi, bổ sung, thay thế những quy
định của Quy chế này cho phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty;
7.2
Trong trường hợp các quy định của Công ty liên quan đến Ban giám đốc Chi nhánh thay
đổi thì Quy chế này cũng phải sửa đổi, bổ sung cho phù hợp;
-9-
7.3
Bất cứ sửa đổi, bổ sung, thay thế nào trong Quy chế này chỉ có hiệu lực khi được BGĐ
Công ty phê duyệt.
ĐIỀU 8: HIỆU LỰC CỦA QUY CHẾ
8.1
Quy chế có hiệu lực khi được BGĐ Công ty phê duyệt phù hợp với các nguyên tắc hoạt
động của BGĐ.
8.2
Quy chế này áp dụng cho tất cả các thành viên của Ban giám đốc Chi nhánh .
ĐIỀU 9: ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
9.1
Các thành viên của Ban giám đốc Chi nhánh có trách nhiệm thực hiện đúng Quy chế
này;
9.2
Giám đốc Công ty ký và công bố Quy chế này.
ĐIỀU 2 : NGUYÊN TẮC HOẠT ĐỘNG
2.1
Ban giám đốc chi nhánh hoạt động theo chế độ thủ trưởng. Giám đốc chi nhánh chịu
trách nhiệm điều hành mọi hoạt động hàng ngày của chi nhánh, là đại diện của Công ty
trước pháp luật tại khu vực mà chi nhánh đang hoạt động. Giám đốc chi nhánh phải chịu
trách nhiệm trước Ban giám đốc công ty và trước pháp luật về việc thực hiện các quyền
và nghĩa vụ của mình được quy định trong Quy chế này;
2.6
Phó giám đốc, Kế toán trưởng chi nhánh là thành viên Ban Giám đốc của Chi nhánh,
chịu trách nhiệm giúp việc cho Giám đốc chi nhánh theo các nhiệm vụ được phân công
hoặc uỷ quyền như quy định tại Quy chế này.
2.7
Hoạt động : Như sơ đồ 01 - SĐQL kèm theo.
ĐIỀU 3: CƠ CẤU TỔ CHỨC, TIÊU CHUẨN THÀNH VIÊN BAN GIÁM ĐỐC CHI NHÁNH
3.3
Thành viên của Ban Giám đốc bao gồm: Giám đốc, Phó giám đốc và Kế toán trưởng;
3.4
Tiêu chuẩn và điều kiện bổ nhiệm thành viên Ban giám đốc được quy định như sau:
3.2.1
Giám đốc là người do Giám đốc Công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm khen thưởng, kỷ luật và
phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:
Có đủ năng lực pháp lý và năng lực điều hành theo quy định của pháp luật;
Có trình độ quản lý kinh doanh thuộc các ngành kinh tế - kỹ thuật; có trình độ và kinh
nghiệm công tác trong ngành nghề kinh doanh chủ yếu của Chi nhánh, có đủ kiến thức và
kinh nghiệm quản lý Chi nhánh, hiểu biết pháp luật;
Không thuộc các đối tượng cấm theo quy định của pháp luật;
Không kiêm nhiệm bất cứ một chức vụ quản lý, điều hành nào tại các tổ chức kinh tế khác
trừ trường hợp được Ban Giám đốc Công ty cử tham gia quản lý tại các doanh nghiệp có
vốn góp của Công ty;
3.2.2
Phó giám đốc chi nhánh là người giúp việc cho Giám đốc chi nhánh, do Ban giám đốc
công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật theo đề nghị của Giám đốc chi
nhánh;
- 10 -
3.2.3
Kế toán trưởng do Ban giám đốc công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật
theo đề nghị của Giám đốc chi nhánh.
ĐIỀU 4 : QUYỀN HẠN VÀ TRÁCH NHIỆM CỦA GIÁM ĐỐC CHI NHÁNH
4.1
Chịu trách nhiệm cao nhất trong việc tổ chức, điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh
doanh hàng ngày của chi nhánh. Giám đốc chi nhánh thực hiện quyền hạn, nhiệm vụ của
mình phù hợp với quy định của Điều lệ Công ty và Quy chế.
4.1.1
Chịu trách nhiệm trực tiếp trước Ban giám đốc công ty ..... về các hoạt động của chi
nhánh theo chức năng nhiệm vụ được giao.
4.1.2
Thay mặt công ty quản lý toàn bộ vốn, tài sản của Công ty, chịu trách nhiệm bảo toàn và
phát triển vốn theo đúng thẩm quyền được quy định tại Điều lệ của Công ty và Quy chế
này;
4.1.3
Tổ chức, điều hành hoạt động kinh doanh để hoàn thành chỉ tiêu hàng năm về kinh tế,
chính trị-xã hội của Công ty theo kế hoạch đã được giao.
4.1.4
Trong lĩnh vực tổ chức hành chính của chi nhánh :
-
Điều hành hoạt động hành chính hiệu quả giữa các phòng ban để phục vụ công tác sản
xuất kinh doanh của Chi nhánh. Phối hợp hoạt động tốt với các phòng ban chức năng
Công ty ,với các đơn vị thành viên, các Công ty khác có hợp tác với Công ty;
-
Đề xuất và trình BGĐ quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật, mức
lương, phụ cấp của các chức danh thuộc thẩm quyền quản lý của Chi nhánh.
4.1.5
Trong lĩnh vực lao động tiền lương :
-
Xây dựng và trình BGĐ phương án trả lương ( có thể lương khoán), thưởng cho tập thể,
cá nhân người lao động theo kết quả kinh doanh của Công ty;
-
Kiến nghị việc bổ nhiệm, bãi nhiệm, khen thưởng và kỷ luật, chấm dứt Hợp đồng lao
động đối với trường hợp nhân viên thuộc thẩm quyền quản lý của Chi nhánh.
4.1.6
Được quyền ký các Hợp đồng khi có ủy quyền bằng văn bản của Ban Giám đốc ;
4.1.7
Chế độ báo cáo của Giám đốc chi nhánh :
-
Báo cáo bằng văn bản cho BGĐ hàng tháng, hàng quý và hàng năm về tình hình hoạt
động sản xuất kinh doanh của Chi nhánh. Các báo cáo này phải được gửi cho Giám đốc
công ty. Nội dung báo cáo bao gồm kết quả hoạt động kinh doanh, kế hoạch kinh doanh
cho thời gian tiếp theo (tài chính, tổ chức nhận sự, các hoạt động khác ) và đề xuất, kiến
nghị xin phê duyệt của BGĐ (nếu có);
-
Ngoài ra, Giám đốc Chi nhánh phải báo cáo đột xuất theo yêu cầu của BGĐ. Việc thực
hiện các báo cáo trên phải được lập thành văn bản;
-
Báo cáo của Giám đốc Chi nhánh phải trung thực chính xác và Giám đốc Chi nhánh chịu
trách nhiệm trước BGĐ và trước Pháp luật về các nội dung được đề cập trong các bản
báo cáo;
4.1.8
Ngoài những công việc phải trình BGĐ theo quy định tại qui chế , Giám đốc Chi nhánh
có quyền chủ động điều hành sản xuất kinh doanh theo thẩm quyền. Khi có các truờng
- 11 -
hợp khẩn cấp (thiên tai, địch hoạ, hoả hoạn, sự cố…), Giám đốc Chi nhánh được quyền
ra quyết định hoặc cho áp dụng các biện pháp vượt thẩm quyền của mình nhưng Giám
đốc Chi nhánh phải chịu trách nhiệm về những quyết định đó, đồng thời phải báo cáo lại
cho BGĐ trong vòng (03) ngày kể từ ngày quyết định. Khi có những tình huống cấp
thiết trong hoạt động kinh doanh mà Giám đốc Chi nhánh cần phải có quyết định ngay
của BGĐ, Giám đốc Chi nhánh có thể trao đổi và xin ý kiến chỉ đạo của GĐ Công ty
bằng điện thoại, fax hoặc thư điện tử. Giám đốc Chi nhánh chỉ được phép thực hiện khi
có ý kiến chỉ đạo của GĐ Công ty.
4.2
Người đại diện theo uỷ quyền
Giám đốc Chi nhánh chỉ được uỷ quyền cho Phó giám đốc Chi nhánh mà không được uỷ
quyền cho bất kỳ người nào khác ngoài Phó Giám đốc Chi nhánh này theo một trong ba
phương thức uỷ quyền sau:
4.2.1
Uỷ quyền toàn quyền: Nếu Giám đốc Chi nhánh vì lý do nào đó, vắng mặt tại Chi nhánh
quá (30) ngày thì phải có giấy uỷ quyền toàn bộ các công việc thuộc thẩm quyền của
Giám đốc Chi nhánh cho Phó giám đốc Chi nhánhvà báo cáo bằng văn bản việc uỷ
quyền toàn bộ đó cho GĐ Công ty. Việc ủy quyền chỉ được thực hiện sau khi được BGĐ
chấp thuận. Nguời nhận uỷ quyền chịu trách nhiệm trước Giám đốc Chi nhánh và BGĐ
về những việc đã làm theo uỷ quyền và phải báo cáo lại cho Giám đốc Chi nhánh;
4.2.2
Uỷ quyền vụ việc: Các Hợp đồng kinh tế, các công văn, quyết định và một số công việc
cụ thể của Chi nhánh được Giám đốc Chi nhánh uỷ quyền bằng văn bản cho Phó giám
đốc Chi nhánh theo lĩnh vực được phân công. Người nhận uỷ quyền không được uỷ
quyền lại;
4.2.3
Uỷ quyền theo hình thức phân quyền thường xuyên: phân công chức năng, nhiệm vụ cụ
thể được thể hiện tại Quy chế này. Phó Giám đốc Chi nhánh được uỷ quyền theo hình
thức phân quyền thường xuyên được quyền chủ động tổ chức thực hiện các công việc
được uỷ quyền. Phó Giám đốc Chi nhánh được uỷ quyền chịu trách nhiệm trước Giám
đốc Chi nhánh, BGĐ và trước Pháp luật về các công việc được uỷ quyền. Phó Giám đốc
Chi nhánh được uỷ quyền không được uỷ quyền lại.
ĐIỀU 5: QUYỀN HẠN VÀ TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC PHÓ GIÁM ĐỐC
Phó Giám đốc Chi nhánh là người giúp việc cho Giám đốc Chi nhánh, được Giám đốc
Chi nhánh phân công phụ trách quản lý, điều hành các hoạt động chuyên trách của Chi
nhánh, Phó Giám đốc Chi nhánh có các quyền hạn và trách nhiệm sau:
5.1
Thực hiện các quyền hạn và trách nhiệm của Giám đốc Chi nhánh trong trường hợp uỷ
quyền toàn bộ hoặc từng vụ việc cụ thể đã được Giám đốc Chi nhánh uỷ quyền;
5.2
Quyền tổ chức, điều hành và quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh theo sự phân
công của Giám đốc Chi nhánh và chịu trách nhiệm trước Giám đốc Chi nhánh về kết quả
hoạt động;
ĐIỀU 6: QUYỀN HẠN VÀ NHIỆM VỤ CỦA KẾ TOÁN TRƯỞNG CHI NHÁNH
Kế toán trưởng Chi nhánh do BGĐ bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật chịu
trách nhiệm trước BGĐ và trước Pháp luật trong việc thực hiện các nhiệm vụ của mình.
Kế toán trưởng Chi nhánh chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc Chi nhánh và thực
hiện các công việc theo sự phân công của Giám đốc Chi nhánh. Kế toán trưởng Chi
nhánh có các quyền hạn và nhiệm vụ cụ thể sau:
- 12 -
6.1
Xây dựng và thực hiện hệ thống chứng từ, hệ thống tài khoản, sổ sách kế toán và điều
hành nghiệp vụ kế toán của Chi nhánh theo các quy định hiện hành của pháp luật. Quy
trình nghiệp vụ kế toán phải phù hợp với chế độ kế toán mà Công ty đã đăng ký với cơ
quan có thẩm quyền;
6.2
Tổ chức, quản lý và giám sát việc tuân thủ chế độ bảo mật đối với mọi sổ sách chứng từ,
thông tin tài liệu, số liệu kế toán tài chính. Kế toán trưởng Chi nhánh chỉ được phép
cung cấp số liệu cho Kiểm soát viên hoặc theo yêu cầu của các đối tượng khác khi có sự
đồng ý của Giám đốc Chi nhánh;
6.3
Tổ chức, quản lý và giám sát các hoạt động kế toán của các đơn vị bộ phận, dự án trong
Chi nhánh, chịu trách nhiệm trực tiếp về tính thống nhất, chính xác của các nghiệp vụ kế
toán trong toàn Chi nhánh;
6.4
Các báo cáo tài chính của Giám đốc Chi nhánh phải có sự xác nhận của Kế toán trưởng
Chi nhánh. Kế toán trưởng và Giám đốc Chi nhánh cùng xác nhận và chịu trách nhiệm
về các báo cáo tài chính đó;
6.5
Kế toán trưởng Chi nhánh chịu trách nhiệm cao nhất về tính trung thực của các số liệu
ghi trong sổ sách, chứng từ trước Giám đốc Chi nhánh và BGĐ Công ty. Khi có lỗi kỹ
thuật phải sửa lại các số liệu trong sổ sách kế toán theo đúng các quy định hiện hành. Kế
toán trưởng Chi nhánh chịu trách nhiệm về tính đúng đắn của việc sửa chữa các số liệu
này;
6.6
Khi có lệnh của Giám đốc Chi nhánh thì Kế toán trưởng Chi nhánh phải có nghĩa vụ
chấp hành. Nếu thấy lệnh đó có bất kỳ vấn đề nào chưa rõ ràng hoặc có dấu hiệu vi phạm
nguyên tắc tài chính thì Kế toán trưởng Chi nhánh vẫn phải chấp hành nhưng được
quyền báo cáo trực tiếp cho BGĐ;
6.7
Chịu trách nhiệm cùng với Giám đốc Chi nhánh lập và quản lý các loại tài khoản sau:
6.7.1 Các tài khoản kinh doanh, các bản kê lỗ lãi và các bản quyết toán thu chi của Chi nhánh
chậm nhất trong vòng (03) tháng sau khi kết thúc năm tài chính;
6.7.2 Các tài khoản quản lý hàng tháng lập theo quy định tại Quy chế quản lý tài chính Công
ty được lập trong vòng (03) ngày cuối cùng của tháng;
6.7.3 Chịu trách nhiệm bảo quản các tài liệu, chứng từ liên quan đến hoạt động tài chính kế
toán.
ĐIỀU 7: SỬA ĐỔI, BỔ SUNG
7.1
Trong quá trình thực hiện, bất kỳ thành viên nào của Ban giám đốc Chi nhánh cũng có
thể đề xuất, kiến nghị với BGĐ Công ty về việc sửa đổi, bổ sung, thay thế những quy
định của Quy chế này cho phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty;
7.2
Trong trường hợp các quy định của Công ty liên quan đến Ban giám đốc Chi nhánh thay
đổi thì Quy chế này cũng phải sửa đổi, bổ sung cho phù hợp;
7.3
Bất cứ sửa đổi, bổ sung, thay thế nào trong Quy chế này chỉ có hiệu lực khi được BGĐ
Công ty phê duyệt.
ĐIỀU 8: HIỆU LỰC CỦA QUY CHẾ
- 13 -
8.1
Quy chế có hiệu lực khi được BGĐ Công ty phê duyệt phù hợp với các nguyên tắc hoạt
động của BGĐ.
8.2
Quy chế này áp dụng cho tất cả các thành viên của Ban giám đốc Chi nhánh .
ĐIỀU 9: ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
9.1
Các thành viên của Ban giám đốc Chi nhánh có trách nhiệm thực hiện đúng Quy chế
này;
9.2
Giám đốc Công ty ký và công bố Quy chế này.
Hà Nội, ngày
tháng
CÔNG TY CỔ PHẦN .....
- 14 -
năm 20......
