quy trình chấm công và tính lương tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu tổng hợp hà nội

QUY TRÌNH CHẤM CÔNG VÀ TÍNH LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU TỔNG HỢP HÀ NỘI

Chấm công và tính lương là những vấn đề nhạy cảm tại doanh nghiệp,
trong quá trình làm việc tôi nhận thấy việc chấm công và tính lương đang là
những vấn đề tranh luận mỗi khi họp giao ban tháng tại nơi tôi công ty. Do
vậy, tôi lựa chọ phân tích quy trình chấm công và tính lương tại Công ty Cổ
phần Xuất nhập khẩu Tổng hợp Hà Nội
Địa chỉ : 36 Hoàng Cầu- Đống Đa- Hà Nội
Đối tượng chấm công và tính lương là : 120 người trược thuộc 7 Ban.
Bộ phận đang đảm nhiệm: Ban Hành chính- Nhân sự.
Số nhân viên thực hiện việc chấm công và tính lương: 03.
2. Mô tả quy trình

SƠ ĐỒ QUY TRÌNH CHẤM CÔNG VÀ TÍNH LƯƠNG
B1.
Bộ phận chấm công thuộc Ban
HCNS chấm công
B2.
Bộ phận tính lương thuộc Ban
HCNS tính lương
B3.
Trưởng Ban HCNS duyệt
B4.
Ban Tài chính - Kế toán kiểm tra
B5.
Phó Tổng Giám đốc duyệt

B6.
Ban Tài chính Kế toán
chuyển lương

2.1. Diễn giải:
Bước 1: Các loại giấy tờ liên quan đến việc chấm công (giấy xin nghỉ, làm
thêm ..) được chuyển và lưu giữ tại bộ phận chấm công thuộc Ban Hành
chính-Nhân sự. Cuối tháng (ngày cuối cùng của tháng dương lịch) bộ phận
chấm công chịu trách nhiệm tổng hợp công của toàn thể cán bộ, nhân viên
Công ty và lập bảng chấm công (theo mẫu). Sau đó chuyển bảng công cho bộ
phận

tính

lương

chậm

nhất

là

02

ngày

sau

đó.

Bước 2: Bộ phận tính lương căn cứ trên bảng công nhận được và các chỉ

tiêu khác theo quy định của Công ty chịu trách nhiệm thực hiện việc tính
lương và chuyển lên Trưởng Ban Hành chính Nhân sự duyệt.
Bước 3: Trưởng Ban Hành chính Nhân sự duyệt bảng lương.
Bước 4,5: Bộ phận tính lương chịu trách nhiệm chuyển bảng lương chậm
nhất là mùng 03 hàng tháng lên Kế toán trưởng và Phó Tổng Giám đốc Công
ty duyệt.
Bước 6: Ban Tài chính Kế toán thực hiện việc chuyển lương vào tài khoản
cá nhân cho người lao động kịp thời vào mùng 05 hàng tháng tại Ngân hàng
thương mại Cổ phần An Bình.
2.2 Một số nguyên tác khi tính lương tại Công ty Cổ phần Xuất nhập
khẩu Tổng hợp Hà Nội
2.2.1 Làm thêm:
- Mỗi cá nhân khi có nhu cầu làm thêm phải báo cáo với quản lý trực tiếp của
mình về công việc cần làm thêm, thời gian làm thêm.
- Việc làm thêm phải được ghi lại theo mẫu và có ký duyệt qua các cấp và
chuyển Ban Hành chính Nhân sự trước ngày cuối tháng tổng hợp công để làm
căn cứ tính lương.
- Chế độ làm thêm:
Làm thêm vào ngày thường được tính bằng 150% ngày công thường.


Làm thêm vào chiều ngày thứ 7 và ngày chủ nhật được tính bằng 200%
ngày công thường.
Làm thêm vào ngày lễ, tết hoặc làm đêm được tính bằng 300% ngày
công thường.
Tiền công làm thêm sẽ được tính vào cuối tháng và được trả cùng với
lương tháng.
2.2.2 Theo dõi
- Ban Hành chính - Nhân sự chịu trách nhiệm theo dõi ngày công làm

việc, ngày nghỉ, các chế độ nghỉ của cán bộ, nhân viên toàn công ty và
lập các loại giấy tờ, biểu mẫu liên quan: giấy xin nghỉ, bảng theo dõi
ngày nghỉ, bảng chấm công …
- Ban Hành chính Nhân sự chịu trách nhiệm thực hiện việc chấm công và
tính lương cho cán bộ, nhân viên Công ty.
- Chấm công hàng tháng được thực hiện trên mẫu quy định (gồm bảng
chấm công và bảng chi tiết các ngày nghỉ) và chốt đến hết ngày cuối cùng của
tháng dương lịch. Sau khi bảng chấm công được ký thông qua mới được tiến
hành việc tính lương căn cứ trên bảng chấm công đã ký.
- Chấm công theo quy định sau:
Mỗi ngày công đi làm sẽ được hiển thị bằng ký tự: 1.


Mỗi ngày công không trọn vẹn sẽ được tính tương ứng là: 0,5 ứng với ½
ngày …
Ngày nghỉ phép, ngày nghỉ có hưởng nguyên lương sẽ được hiển thị bằng
ký tự: 1
Ngày nghỉ không hưởng lương sẽ được hiển thị bằng ký tự: 0
- Chi tiết các ngày nghỉ:
Mỗi ngày công đi làm sẽ bỏ trống.
Mỗi loại ngày nghỉ sẽ được thể hiện bằng ký tự đầu tiên của từ chỉ loại
ngày nghỉ, ví dụ: nghỉ phép (P).
Ngày chủ nhật, chiều thứ 7, ngày lễ tết sẽ được bỏ trống.
Công thực: là tổng số ngày công thực tế đi làm.
Công thêm: là tổng số ngày công làm thêm
Tổng công: là tổng số ngày công thực tế đi làm và công thêm.
- Tính công:
Số ngày công của một tháng là tổng số ngày đi làm theo đúng quy định
tính từ ngày 01 đến hết tháng dương lịch và có trừ đi ngày chủ nhật, chiều
thứ 7.

- Tính lương:
Giá trị 01 ngày công thực

=

Tổng lương thực lĩnh hàng tháng
Số ngày công của tháng

Lương làm thêm

=

Giá trị 01 ngày công thực

Lương tháng = ( (Giá trị 01 ngày công thực

x

x

Công thêm
Công thực) – Các

khoản trích nộp) + Lương làm thêm
3. Những bất cập của quy trình
- Việc giao chấm công cho Ban Hành chính- Nhân sự bằng phương pháp thủ
công hiện nay đã không phù hợp khi công ty ngày càng phát triển, số lượng
nhân viên mới vào trung bình trong 03 năm gần đây là 25 người/ năm. Quy

trình chấm công này đã được áp dụng trong 7 năm qua và không có chỉnh sửa
đáng kể quy trình. Việc hình thành các mẫu biểu là cần thiết cho việc chấm
công, tuy nhiên như vậy mỗi bộ phận sẽ cử ra 01 nhân viên phụ trách việc
chấm công theo dõi làm/nghỉ của bộ phận mình, gây lãng phí thời gian, nhân
viên chấm công phải có mặt vào buổi sáng lúc 8h, chiều lúc 17h. Bảng chấm
công được dán tại phòng làm việc của mỗi ban, như vậy gây mất mỹ quan
công ty, hoặc bảng chấm công chỉ là hình thức tính lương do bị thay đổi tẩy
xóa vào ngày cuối tháng khi nộp cho Ban Hành chính- Nhân sự.


- Bảng lương được lập xong chuyển đến Ban Tài chính- Kế toán: việc bí mật
thông tin về lương của các nhân đã bị lộ, ảnh hưởng không nhỏ đến văn hóa
làm việc trong công ty khi có những thắc mắc về lương.
4. Một số việc cần cải thiện để quy trình trở nên tốt hơn
- Thực hiện việc chấm công bằng máy chấm công vân tay: đây là cách làm
khoa học mà các doanh nghiệp trên thế giới đã làm từ rất lâu, hiện nay đã có
nhiều doanh nghiệp Việt Nam làm. Cách làm này sẽ không gây lãng phí thời
gian, biểu mẫu cho người phụ trách chấm công tại các bộ phận. Việc đầu tư
máy chấm công bằng vân tay sẽ cho kết quả chính xác, kiểm soát việc ra vào,
tuân thủ quy chế của Công ty; không hạn chế số lượng nhân viên như trên
biểu mẫu chấm công, lưu trữ được thời giam làm việc của nhân viên trong
thời gian dài.
- Thực hiện bảo mật thông tin lương cá nhân: kết hợp với Ngân hàng Thương
mại Cổ phần An Bình thực hiện mã hóa nhân viên theo ký tự của ngân hàng
để khi nhân viên Ban Tài chính Kế toán làm đề nghị chuyển tiền sẽ không biết
rõ lương của từng nhân viên. Việc này cần được thực hiện mã hóa khi lập
bảng lương tại Ban Hành chính- Nhân sự. Khi làm đề nghị chuyển tiền với
Ban Tài chính- Kế toán chỉ cần biết tổng số lương cần chuyển là bao nhiêu.
- Đồng thời, Bộ phận tính lương của Ban Hành chính – Nhân sự sẽ gửi thông
tin về tính lương trong tháng của mỗi cá nhân qua e mail. Trường hợp có thắc

mắc sẽ gặp trực tiếp nhân viên tính lương Ban Hành chính- Nhân sự giải
quyết.


Câu hỏi 2: Theo anh/chị những nội dung nào trong môn học Quản
trị tác nghiệp này là có thể áp dụng vào công việc của anh/chị hoặc của
doanh nghiệp anh/chị hiện nay. Anh/chị dự định áp dụng kiến thức đó
vào những hoạt động gì và sẽ áp dụng như thế nào?
Những nội dung trong môn học Quản trị tác nghiệp có thể áp dụng vào
công việc của Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Tổng hợp Hà Nội là: Chiến
lược tác nghiệp; Loại bỏ lãng phí theo Ohno; phân tích chất lượng theo 7 công
cụ của TQM; Lập kế hoạch nguồn lực ERP. Những kiến thức này sẽ được áp
dụng cụ thể như sau:
- Chiến lược tác nghiệp: đây là kiến thức quan trọng có thể áp dụng
ngay vào tại công ty trong thời điểm lập kế hoạch cho năm 2011 và 3 năm
tiếp theo. Trong 3 năm qua, công ty đã phát triển quá nóng, định hướng thành
tập đoàn kinh tế tư nhân đa ngành với 4 lĩnh vực chính đó là: tài chính- ngân
hàng; công nghiệp; bất động sản; thương mại. Do vậy, công ty đã hình thành
01 Ban chuyên môn có chức năng tham mưu, giúp việc cho Hội đồng quản trị,
Tổng giám đốc. Việc thiết lập mục tiêu cho 4 lĩnh vực có vai trò quyết định,
Tổng giám đốc sẽ giao cho 4 ban này lập kế hoạch kinh doanh cho 4 lĩnh vực
này từ năm 2011 đến năm 2014 nhằm trả lời các câu hỏi cần đầu tư vào đâu?
Cần bao nhiêu vốn? Nhân lực? Hiệu quả?.
- Loại bỏ lãng phí: Ở đây cần loại bỏ lãng phí việc sao chép cùng một
tài liệu những được lưu ở nhiều nơi, gây lãng phí về giấy và máy photocopy.


Loại bỏ việc chứng từ đề nghị thanh toán lưu trữ quá lâu ở Ban Tài chính- Kế

toán gây khó khăn cho việc thanh toán.
- Phân tích chất lượng theo 7 công cụ của TQM( mô hình xương
cá): đòi hỏi 7 ban của công ty phải xây dựng được sơ đồ này khi gặp phải sự
cố trong công việc hay chất lượng công việc của Ban mình bị giảm sút.
- Lập kế hoạch nguồn lực ERP: công ty ký hợp đồng mua phần mềm
này về quản lý nguồn lực với công ty tin học, việc này sẽ hỗ trợ chuẩn hóa về
quy trình, giúp lãnh đạo có thông tin sớm và chính xác để ra quyết định trong
điều hành công ty. Trước hết ứng dụng ERP trong công tác tài chính- kế toán,
quản trị nhân sự( tính lương); hành chính( quản lý văn bản, luân chuyển giấy
tờ trong nộ bộ)….


The end