Quy trình kế toán thanh toán tại phòng kế toán công ty TNHH đầu tư nhất việt

Quy trình kế toán thanh toán tại phòng Kế toán Công Ty TNHH
Đầu Tư Nhất Việt
I. Sơ lược về công ty và hoạt động tác nghiệp:
1.Giới Thiệu Về Công ty :
Công Ty TNHH Đầu Tư Nhất Việt
Địa chỉ : Số 2 Trần Khánh Dư- phường Cẩm Đông, thị xã Cẩm Phả, tỉnh
Quảng Ninh
Nghành nghề kinh doanh chính: Kinh doanh than, vật tư, phụ tùng máy
khai thác mỏ, vận chuyển, san lấp mặt bằng...
2. Lựa chọn hoạt động tại doanh nghiệp để phân tích - Quy trình kế
toán thanh toán tại phòng Kế toán.
Đây là hoạt động đơn giản diễn ra hàng ngày có tác động đến tất cả các
cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp. Trung tâm diễn ra hoạt động là tại
phòng Kế toán nhưng thông tin của nó được xử lý tốt sẽ tác động lên cấp trên là
bộ máy quản lý , quản trị doanh nghiệp và hiệu quả của nó tác động trực tiếp
đến quyền lợi của đông đảo bộ phận người lao động. Quy trình này tuy đơn
giản nhưng hiểu được giá trị và hiệu quả của quy trình sẽ có tác động to lớn đến
công tác quản trị doanh nghiệp.
II. Giới thiệu hoạt động tác nghiệp
Quy trình kế toán thanh toán quy định nhiệm vụ, nội dung công việc của nhân
viên Kế toán thanh toán tại doanh nghiệp đồng thời quy đinh các sổ sách báo
cáo, biểu mẫu của nhân viên kế toán thanh toán phải ghi chép và lữu trữ.

_________________________________________________________________
-1-

Phạm Ngọc Văn


1. Lưu đồ
Nhận Chứng

Từ từ các bộ
phận

Bước 1
Kiểm Tra
chứng từ

Không hợp lệ

Trả lại
chứng từ

Hợp lệ

Bước 2

Viết phiếu thu, chi
chuyển thủ quỹ

Bước 3

Phân bổ chi phí theo
dự án, hợp đồng

Bước 4

Kiểm soát theo dõi thu,
chi, công nợ, tạm ứng...

Bước 5

Kiểm quỹ, theo dõi thu chi tổng
hợp

Bước 6

Tổng hợp, báo cáo, thu chi, sổ quỹ
tiền mặt, các biểu mẫu báo cáo

Bước 7

Phân loại, lưu trữ
chứng từ

_________________________________________________________________
-2-

Phạm Ngọc Văn


2- Diễn giải nội dung:
Bước 1: Nhận hồ sơ thanh toán theo yêu cầu thu chi, tạm ứng thanh quyết toán
phát sinh hàng ngày từ các bộ phận, cán bộ công nhân viên và các văn phòng
giao dịch, tiến hành kiểm tra, kiểm soát tính hợp lý, hợp lệ của bộ hồ sơ chứng
từ đó cùng các chứng từ kèm theo để kiểm tra và ký xác nhận. Nếu bộ hồ sơ
không hợp lý hợp lệ theo quy định thì trả lại nơi xuất phát ban đầu đề chỉnh
sửa.Nếu bộ hồ sơ đạt yêu cầu thì ký vào nơi quy định và chuyển cho lãnh đạo
duyệt.
Bước 2: Khi các hồ sơ đã được ký duyệt, tập hợp lên kế hoạch chi, viết phiếu
thu, phiếu chi đúng quy đinh, ký vào phiếu trình Trưởng phòng duyệt sau đó

chuyển tới thủ quý thu, chi tiền theo mẫu của Bộ tài chính. Sau khi thủ quỹ đã
thu chi tiền, thủ quỹ ký xác nhận vào phiếu và chuyển lại một liên cho kế toán
thanh toán.
Bước 3: sau khi nhận được phiếu thu chi, kế toán thanh toán tập hợp, bóc tách
phân loại chi phí và phân bổ theo đúng dự án, hợp đồng hoặc các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh để ghi sổ. Lập bảng tổng hợp phân loại chi phí, lập báo cáo
chi tiết theo mẫu. Việc bóc tách chứng từ được thực hiện trên từng loại nghiệp
vụ kinh tế phát sinh. Nếu chứng từ đó phát sinh phục vụ cho dự án/hợp đồng cụ
thể, cán bộ kế toán hoạch toán phân bổ khoản chi phí đó cho đúng dự án và hợp
đồng theo khoản mục chi phí đã định sẵn.
Bước 4: Kiểm soát và theo dõi tình hình tạm ứng, thanh quyết toán của cán bộ
công nhân viên, các khoản vay, tạm ứng phải được vào sổ theo dõi để đôn đốc
cán bộ công nhân viên thanh toán đúng thời hạn quy định. Lập báo cáo số dư
tạm ứng, tình hình tạm ứng, thanh quyết toán trong tuần theo mẫu. Khi các
khoản tạm ứng, vay đã được thanh quyết toán , kế toán thanh toán phải hạch
toán và trừ tạm ứng đi cho các khoản đó theo mẫu Sổ chi tiết theo dõi tạm ứng
của Bộ tài chính.
_________________________________________________________________
-3-

Phạm Ngọc Văn


Bước 5: Kiểm soát quỹ, kiểm kê quỹ theo định kỳ, theo dõi số dư tiền gửi tại
các ngân hàng. Lập và ghi chép sổ quỹ theo dõi thu chi theo mẫu của Bộ Tài
chính. Lập báo cáo số dư tồn quỹ hàng ngày và đối chiểu với thủ quỹ theo mẫu
quy định. Kiểm soát các khoản công nợ phải trả cho nhà cung cấp, ngân hàng,
trả khác, kiểm soát theo dõi các khoản thu chi tổng hợp.
Bước 6: Tổng hợp, lập các báo cáo.
Báo cáo nhanh theo mẫu BM-KTTV-07.05

Báo cáo tuần/tháng theo mẫu BM-KTTV-07.06
Tập hợp chứng từ báo cáo thuế VAT hàng tháng, chứng từ thu chi quyết toán
thuế tháng, năm .
Bước 7: Lưu trữ chứng từ:
- Các hồ sơ chứng từ sau khi phân loại sẽ được bóc tác ra và lưu từng file
nhỏ theo từng đối tượng thanh toán, từng khoản mục thanh toán và lưu theo
thứ tự thời gian.
- Một bộ hồ sơ lưu phải bao gồm đầy đủ các chứng từ gốc phát sinh trong toàn
bộ quá trình của bộ hồ sơ đó từ khâu tạm ứng đến khi kết thúc để tiện cho việc
kiểm tra kiểm soát sau này
- Các chứng từ gốc , sổ sách được in ấn và lưu trữ theo trình tự thời gian theo
quy định của Công ty và Bộ tài chính.
* Hồ sơ chứng từ lưu trữ: Phiếu thu phiếu chi; Sổ quỹ tiền mặt; Các báo cáo
form biểu mẫu đã lập tại các bước trên; Các hồ sơ chứng từ thanh toán kèm
theo.
3 Biểu mẫu liên quan:
Bảng tổng hợp phân loại chi phí; Sổ theo dõi thu chi ngân quỹ; Sổ theo dõi
tạm ứng, quyết toán tiền mặt; Báo cáo tổng hợp các khoản công nợ phải trả;
Bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa mua vào; Báo cáo nhanh; Báo cáo
tuần/tháng; Sổ chi tiết thanh toán tạm ứng;Phiếu thu/ chi.
III. Các tốn tại, bất cập của quy trình nguyên nhân và kiến nghị biện pháp
cải thiện:
_________________________________________________________________
-4-

Phạm Ngọc Văn


-Thứ nhất là việc lưu trữ chứng từ :
Chứng từ, hóa đơn gốc được lưu trực tiếp tại bộ phận chi ngân quỹ đặc

biệt là hóa đơn đỏ nhằm phục vụ mục đích kê khai thuế VAT thường được đóng
ngay trong tập chứng từ thu chi quỹ nhằm phục vụ công tác kiểm toán. Khi tiến
hành các đợt kiểm tra thuế và hoàn thuế VAT cán bộ theo dõi thuế phải mất rất
nhiều thời gian nhằm bóc tách chứng từ đảm bảo tính khớp đúng với bản kê
khai. Việc lưu trữ này rải rác nhất là các doanh nghiệp lớn thì thời gian phục vụ
cho công tác kiểm tra thuế rất khó khăn và tính minh bạch của báo cáo không
đảm bảo.
Khi thanh toán kế toán thanh toán thì kế toán nên làm một bản sao kê
hóa đơn và một bản copy hóa đơn nhằm lưu trữ chứng từ. Bản gốc ký giao
nhận cho kế toán thuế nhằm mục đích lưu trữ toàn bộ hóa đơn gốc tại kế toán
thuế.
Với các hóa đơn phục vụ công tác xây dựng cơ bản cũng áp dụng tương
tự để phục vụ công tác tập hợp chi phí và đảm bảo tính pháp lý của bộ hồ sơ tài
sản đầu tư qua xây dựng cơ bản.
-Thứ hai là thời gian nhận và trả kết quả chưa được quy định rõ nó tạo bất
lợi cho chính người thanh toán và người đi thanh toán . Kế toán thì mất thời
gian nhận chứng từ, kiểm tra chứng từ hàng ngày
Công việc chỉ hiệu quả nếu quy định ngày nhận và ngày trả chứng từ
thanh toán. Ngày nhận chứng từ nên vào thứ 4 và ngày trả nên vào chiều thứ 6,
Thủ quỹ cũng phải nắm được lịch để chuẩn bị ngân quỹ cho việc thanh toán
vào ngày thứ 6. Các chứng từ chưa hợp lệ cũng được trả lại vào thứ 6 để có một
tuần chuẩn bị bổ sung.
-Thứ ba là việc công bố quy trình chuẩn và các quy định chuẩn về chứng từ
hợp lý, hợp lệ còn phụ thuộc vào trình độ và kinh nghiệm của người làm thanh
toán. Tính linh hoạt của người làm thanh toán chưa cao còn quá máy móc dựa
vào quy trình có sẵn không linh động để xử lý chứng từ dẫn đến việc lãng phí
trong công tác lập chứng từ gốc.
_________________________________________________________________
-5-

Phạm Ngọc Văn


Bộ phận quản lý nên công bố chuẩn các chứng từ, bộ chứng từ được gọi
là hợp lệ hợp lý cùng với việc tập huấn cán bộ có liên quan đến thanh toán để
tránh lãng phí cũng như tạo tâm lý hợp tác trong khi tác nghiệp của kế toán và
người thanh toán.
-Thứ tư là việc sao kê 2 liên phiếu chi theo quy định cũ hiện tại là bất cập,
lãng phí thời gian ký duyệt, dễ gây nhầm lẫn, dễ dẫn đến tiêu cực. Cần loại bỏ
việc sao kê vì hiện tại Bộ Tài chính cũng không quy định cụ thể về liên phiếu
chi lưu tại gốc của phòng kế toán.
-Thứ năm là chưa có bộ phận tài chính đủ mạnh. Bộ phận tài chính cân đối
nguồn và tạo ngân quỹ thanh toán trong khi bộ phận kế toán lại tiếp xúc trực
tiếp với người thanh toán và cân đối nhu cầu thanh toán. Nếu phối hợp không
tốt dẫn đến thừa nhân sự mà không giải quyết triệt để công việc, kịp thời cho
hoạt động kinh doanh.
Sau khi kết thúc môn học tôi thấy mô hình LEAN rất hữu ích cho công việc của
tôi. Những kiến thức thu được qua môn học giúp tôi tổ chức lại được công việc
của mình từ việc nhập hàng, thời gian và chi phí vận chuyển, dự trữ than và
thiết bị vật tư cho khách hàng do đặc điểm của sản suất than của TKV là theo
kế hoạch và phụ thuộc vào thời tiết. Mức dự trữ phải đảm bảo được mức độ an
toàn cho những khách hàng của công ty vì khi thời tiết xấu thì việc khai thác và
vận chuyển sẽ rất khó khăn trong khi nguồn cung ngày càng hạn chế. Mặt khác
cũng phải dự đoán tương đối chính xác tiến độ tiêu thụ để tránh phải tồn kho
quá nhiều gây đọng vốn và chi phí lưu kho cao (Công ty phải trả tiền một
khoản tiền lớn trước để mua than dự trữ). Tăng cường kiểm tra, giám sát và cắt
giảm những công đoạn gây chậm trễ trong vận chuyển, lưu kho và giao hàng
cho khách hàng, đặc biệt là than để tránh thất thoát, hao hụt và kịp tiến độ.
Chủ động làm việc với nhà cung cấp và khách hàng của mình để có kế hoạch
tốt nhất trong việc giao nhận hàng như chất lượng hàng, đầy đủ hàng. Ghi chép

và theo dõi chính xác thông số kỹ thuật của vật tư, hàng hoá, thời gian bảo
dưỡng định kỳ của máy móc (của khách hàng mà công ty cung cấp thiết bị) qua
_________________________________________________________________
-6-

Phạm Ngọc Văn


đó công ty có thể chủ động dự trữ những vật tư cần thiết cho khách hàng. Chủ
động sát sao với việc giao hàng đồng bộ, kịp thời và các thủ tục cần thiết để
đảm bảo đẩy nhanh việc thanh toán cho nhà cung cấp và vì vậy công tác thu hồi
công nợ của khách hàng, cân đối tài chính để luôn đảm bảo khả năng thanh
toán nhanh của công ty

_________________________________________________________________
-7-

Phạm Ngọc Văn