Quy trình tác nghiệp tại phòng xuất nhập khẩu – cung ứng vật tư công ty cổ phần traphaco

I.Giới thiệu doanh nghiệp nơi học viên đang công tác: Phòng xuất nhập
khẩu cung ứng vật tư - Công ty cổ phần Traphaco.
Công ty cổ phần Traphaco là công ty cổ phần được chuyển đổi từ doanh
nghiệp nhà nước thành Công ty cổ phần theo quyết định số 2566/1999/QĐBGTVT ngày 27/09/1999 của Bộ trưởng Bộ Giao Thông Vận Tải.
Tên giao dịch của công ty là: Traphaco Joint Stock Company.
Theo giấy đăng ký kinh doanh số 058437 do Sở kế hoạch và đầu tư Hà Nội
cấp lần đầu vào ngày 24 tháng 12 năm 1999 (đăng ký kinh doanh thay đổi lần 11
ngày 14 tháng 12 năm 2009), hoạt động kinh doanh của công ty là :
- Thu mua, gieo trồng, chế biến dược liệu;
- Sản xuất kinh doanh dược phẩm, hóa chất và vật tư thiết bị y tế;
- Pha chế thuốc theo đơn;
- Tư vấn sản xuất dược phẩm, mỹ phẩm;
- Kinh doanh xuất nhập khẩu nguyên phụ liệu làm thuốc, các sản phẩm làm
thuốc;
- Sản xuất, buôn bán mỹ phẩm;
- Sản xuất, buôn bán thực phẩm;
- Tư vấn dịch vụ khoa học kỹ thuật, chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực y,
dược;
- Sản xuất, buôn bán rượu, bia, nước giải khát ( không bao gồm kinh doanh
quán bar);
* Trụ sở chính của công ty tại: 75 phố Yên ninh- Ba Đình – Hà Nội.


* Vốn điều lệ của công ty là 101.981.500.000 VND ( Một trăm linh một tỷ, chín
trăm tám mươi mốt triệu năm trăm nghìn đồng). Tương đương 10.198.150 cổ
phần, mệnh giá một cổ phần là 10.000 VND.
* Hội đồng quản trị và ban giám đốc điều hành gồm 5 thành viên và 03 thành
viên ban kiểm soát.
• Phòng Xuất nhập khẩu – Cung ứng vật tư: Có chức năng tham mưu
cho Tổng giám đốc về công tác Cung ứng vật tư và công tác Xuất nhập khẩu của
công ty. Cung ứng toàn bộ vật tư cho sản xuất của toàn bộ Tổng công ty và xuất,

nhập khẩu toàn bộ thành phẩm, vật tư phục vụ cho sản xuất - kinh doanh của
công ty và nhập khẩu ủy thác . Chịu sự lãnh đạo trực tiếp và toàn diện của Tổng
giám đốc công ty. Quản lý tình hình xuất vật tư, sản phẩm hàng hóa ra nước ngoài
để bán, theo dõi tình hình nhập các loại vật tư để phục vụ cho sản xuất. Giám sát
chặt chẽ tình hình cung ứng vật tư ra các thị trường cả trong và ngoài nước.
II.Quy trình tác nghiệp thông thường nhất tại phòng xuất nhập khẩu –
cung ứng vật tư công ty cổ phần Traphaco mà học viên đang tham gia :

Sơ đồ: Quy trình tác nghiệp giao nhận hàng hóa nhập khẩu.
Đơn đặt hàng của
khách hàng
Ký hợp đồng nội
Giao hàng cho khách
hàng

Dự trù ngoại tệ

Đặt hàng nước ngoài,
Ký hợp đồng ngoại.

Nhập hàng về kho

Nhận bộ chứng từ
Thuê vận chuyển
Thuê dịch vụ giao nhận
hải quan


Mô tả quy trình tác nghiệp:
Bước 1: Căn cứ vào đơn đặt hàng của khách hàng trong nước và nhu cầu

nguyên vật liệu đáp ứng cho sản xuất của công ty phòng xuất nhập khẩu kiểm tra
tính khả thi, sau đó soạn và ký hợp đồng nội với khách hàng trong nước.
Bước 2: Lập dự trù ngoại tệ gửi phàng tài vụ.
Bước 3: Đặt hàng với nhà cung ứng nước ngoài theo tiêu chuẩn cơ sở của
từng mặt hàng và ký hợp đồng ngoại.
Bước 4: Nhận thông báo hàng về và bộ chứng từ , thuê dịch vụ giao nhận
hàng tại cảng hải phòng.
Bước 5: Thuê dịch vụ vận chuyển từ cảng Hải Phòng về kho công ty và giao
hàng cho khách hàng.


* Trên đây là quy trình tác nghiệp giao nhận hàng hóa nhập khẩu của phòng
xuất nhập khẩu công ty cổ phần Traphaco. Quy trình này vẫn còn tồn tại một số
nhược điểm sau:
-Do công ty thuê dịch vụ giao nhận bởi một công ty khác (mở tờ khai hải
quan, thông quan hàng hóa) nên tính chủ động chưa cao. Có những lô hàng cần
thiết phải nhận hàng về trước nhưng do nhân viên giao nhận không phải là người
của công ty nên không hiểu được đặc thù về sản phẩm thuốc dẫn đến vẫn còn sự
chậm trễ về giao nhận hàng hóa. Lãng phí tiền lưu kho, lưu bãi, tiền bảo quản kho
lạnh, lãng phí thời gian chờ nguyên liệu trong sản xuất.
- Việc thuê vận chuyển hàng hóa vẫn còn tồn tại hiện tượng mất hàng. Vì
nhiều loại thuốc thông dụng rất dễ bán trên thị trường.
* Để phục vụ cho việc giao nhận hàng hóa nhập khẩu tốt hơn phòng Xuất
nhập khẩu - công ty cổ phần Traphaco nên thành lập bộ phận giao nhận hàng hóa
chuyên trách, không đi thuê dịch vụ giao nhận bên ngoài. Kiểm soát chặt chẽ
khâu giao nhận bộ chứng từ, phối hợp chặt chẽ hơn nữa với phòng kế hoạch để
bám sát kế hoạch nhu cầu về nguyên vật liệu, tránh sự chậm trễ hàng hóa.
III. Theo anh/ Chị những nội dung nào trong môn quản trị tác nghiệp
này là có thể áp dụng vào công việc của anh/ chị hoặc của doanh nghiệp anh/
chị hiện nay? Anh/ chị dự định sẽ áp dụng những kiến thức đó vào những

hoạt động gì và sẽ áp dụng như thế nào?
Có thể nói rằng Quản trị sản xuất và tác nghiệp có tầm quan trọng đặc biệt
trong hoạt động của doanh nghiệp. Nếu quản trị tốt, ứng dụng các phương pháp
quản trị khoa học thì sẽ tạo khả năng sinh lợi lớn cho doanh nghiệp. Ngược lại
nếu quản trị kém sẽ làm cho doanh nghiệp bị thua lỗ, thậm chí có thể bị phá sản.


Môn học quản trị tác nghiệp là một môn học rất bổ ích và có nhiều nội dung
có thể áp dụng vào công ty cổ phần Traphaco như nội dung như:
- Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu.
- Quản lý chất lượng.
- Quản lý sản xuất theo phương pháp LEAN.
Những kiến thức trên được công ty áp dụng vào việc lập kế hoạch chính
xác nhu cầu nguyên vật liệu, chặt chẽ đối với từng loại vật tư và từng nguyên vật
liệu, dược liệu, đúng khối lượng và đúng thời điểm đảm bảo cho việc duy trì
lượng dự trữ nguyên vật liệu ở mức thấp nhất tránh được lãng phí về vốn ( theo 7
lãng phí của LEAN). Công ty đã áp dụng phương pháp MRP cho công tác lập kế
hoạch cùng với sự đầu tư vào hệ thống máy tính, các chương trình phần mềm vào
hoạt động quản lý sản xuất một cách hiệu quả. Hiện nay công ty đang áp dụng
phương pháp quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 và quản lý sản xuất
theo phương pháp LEAN.
Quản lý sản xuất theo phương pháp LEAN được áp dụng vào những hoạt
động

sau:
- Định mức nguyên vật liệu đầu vào bằng cách theo dõi đánh giá thường

xuyên để xây dựng tiêu chuẩn định mức nguyên vật liệu, dược liệu đầu vào cho
từng sản phẩm thuốc làm sao vẫn đảm bảo được tiêu chuẩn kỹ thuật của sản phẩm
tránh được sự lãng phí thừa, giảm tỷ lệ phế phẩm.

-Rút ngắn qui trình sản xuất bằng cách giảm thiểu thời gian chờ đợi giữa
các công đoạn pha chế, dập viên, bao biên, ép vỉ, đóng gói cũng như thời gian
chuẩn bị sơ chế dược liệu.
- Giảm mức hàng tồn kho ở các công đoạn sản xuất.


- Nâng cao năng xuất lao động bằng cách nghiên cứu động tác thừa trong
quy trình sản xuất để xây dựng bảng mô tả công việc chi tiết cho từng công đoạn
sản xuất đảm bảo cho công nhân đạt được năng xuất cao nhất trong thời gian làm
việc. Đồng thời phải lập kế hoạch đào tạo nâng cao trình độ tay nghề của công
nhân viên theo quý để họ có thể theo kịp với sự đổi mới công nghệ của công ty.
- Giảm thiểu thời gian dừng máy, và thời gian ùn tắc sản phẩm trên dây
truyền sản xuất và có khả năng sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau một cách
linh hoạt, sản lượng sản xuất tăng bình quân 20%/ năm.
IV. Kết luận
Với đặc thù là một công ty sản xuất và kinh doanh Dược phẩm khi thực
hiện tốt các nội dung Quản trị tác nghiệp thì công ty Traphaco luôn nâng cao
được chất lượng sản phẩm, tiết kiệm được những lãng phí không cần thiết ( theo 7
lãng phí của LEAN), đạt được tốc độ tăng trưởng cao và luôn giữ vững được
thương hiệu hàng đầu trong ngành dược Việt Nam.

Tài liệu tham khảo
- Giáo trình quản trị hoạt động của chương trình đào tạo MBA của trường đại
học Griggs
- Traphaco.com.vn