Quy trình tạm ứng và thanh toán tại công ty DVVTIN bưu điện

Công ty Cổ phần dịch vụ Viễn Thông và in Bưu điện có trụ sở tại 564 Nguyễn
Văn Cừ Gia Lâm Hà Nội là một doanh nghiệp trực thuộc VNPP, hoạt động chủ
yếu trong lĩnh vực dịch vụ viễn thông và in ấn . Sản phẩm về in chủ yếu là các
loại thẻ sim điện thoại và hoá đơn tài chính. Tôi hiện công tác tại phòng sản xuất
kinh doanh, công việc của tôi liên quan đến cả sản xuất và kinh doanh, vì vậy tôi
xin đưa ra một quy trình liên quan đến quản lý và một quy trình sản xuất.
Quy trình tạm ứng và thanh toán tạm ứng là một quy trình trực thuộc bộ
phận kế toán, do bộ phận kế toán trực tiếp ban hành và thực hiện trong các doanh
nghiệp. Đây là một quy trình không thể thiếu ở bất kỳ doanh nghiệp nào từ doanh
nghiệp sản xuất, thương mại đến các doanh nghiệp giải trí, dịch vụ. Với mục đích
để quản lý và sử dụng nguồn vốn bằng tiền một cách chặt chẽ và có hiệu quả, từ
đó nâng cao kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, quy trình tạm ứng và thanh
toán tạm ứng đang ngày càng được các nhà quản trị quan tâm và chú trọng nhiều
hơn. Thông qua bài tập này tôi cũng mong muốn nhìn nhận ra được những ưu
điểm, nhược điểm của quy trình này, từ đó có những giải pháp khắc phục nhằm
cải thiện quy trình được tiện ích, thuận lợi và hoàn hảo hơn nữa.
I. Quy trình tạm ứng và thanh toán tại Công ty DVVT&IN BƯU ĐIỆN
1. Quy trình tạm ứng
1.1 Tạm ứng mua vật tư, trang thiết bị, tài sản, CCDC
Khi có nhu cầu mua vật tư, trang thiết bị, tài sản, CCDC, cán bộ công nhân
viên (CBCNV) các phòng ban phải:
- Viết phiếu đề nghị tạm ứng theo mẫu của Phòng Kế Toán, trong đó phải liệt
kê chi tiết nội dung các khoản tạm ứng, số tiền tạm ứng, ngày hoàn tạm ứng.
- Cung cấp đầy đủ hồ sơ tạm ứng cho phòng kế toán bao gồm:

1


+ Bản sao hợp đồng kinh tế (hợp đồng mua bán)
+ Phiếu đề nghị mua vật tư, trang thiết bị, tài sản, CCDC có đầy đủ
chữ ký của trưởng phòng chuyên môn, giám đốc điều hành phê duyệt, chấp nhận

cho mua.
- Sau khi xem xét và kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ tạm ứng, Kế toán trưởng
sẽ ký duyệt lên phiếu đề nghị tạm ứng, sau đó chuyển sang Giám đốc tài chính ký
duyệt.
- Giám đốc tài chính kiểm tra lại một lần cuối cùng tính hợp pháp của hồ sơ
tạm ứng sau đó ký duyệt lên phiếu đề nghị tạm ứng.
- Sau khi có đầy đủ chữ ký của Kế toán trưởng, Giám đốc tài chính, CBCNV
mang giấy đề nghị tạm ứng sang Phòng kế toán gặp thủ quỹ để lấy tiền tạm ứng.
1.2 Tạm ứng lương
Kể từ ngày 10 hàng tháng trở đi, khi có nhu cầu tạm ứng lương CBCNV
trong Công ty phải:
- Viết phiếu đề nghị tạm ứng lương theo mẫu của Phòng Kế toán.
- Phiếu đề nghị tạm ứng lương sẽ được Kế toán trưởng xem xét và ký duyệt.
- Sau khi kế toán trưởng ký duyệt, giấy đề nghị tạm ứng lương sẽ được
chuyển sang cho Giám đốc tài chính ký duyệt.
- Sau khi có đầy đủ chữ ký của Kế toán trưởng, Giám đốc tài chính, CBCNV
mang giấy đề nghị tạm ứng sang Phòng kế toán gặp thủ quỹ để lấy tiền tạm ứng.
Tuy nhiên đối với trường hợp tạm ứng lương, thì ở Công ty Công ty
DVVT&In B Đ chia ra làm hai mức như sau:
- Với cấp nhân viên số tiền tạm ứng không được vượt quá 1/2 tháng lương.
- Với cấp quản lý số tiền tạm ứng không được vượt quá 1 tháng lương.

2


- Nếu CBCNV, các cấp quản lý có nhu cầu tạm ứng nhiều hơn chỉ tiêu và
quy định như trên thì phải có đơn gửi kèm theo phiếu đề nghị tạm ứng lương
đồng thời đơn xin tạm ứng phải được sự xem xét và ký duyệt của Giám đốc tài
chính Công ty.
- Kế toán sẽ tiến hành thu hồi khoản tạm ứng lương vào kỳ nhận lương cuối

tháng đó.
1.3 Các khoản tạm ứng khác.
- Khi CBCNV, các cấp quản lý, các cấp lãnh đạo trong công ty có nhu cầu
tạm ứng tiền để đi công tác, tiếp khách…vv, thì quy trình các bước được thực
hiện như sau:
- Viết phiếu đề nghị tạm ứng theo mẫu của Phòng Kế Toán, trong đó phải liệt
kê chi tiết nội dung các khoản tạm ứng, số tiền tạm ứng, ngày hoàn tạm ứng.
- Với CBCNV được cử đi công tác phải có quyết định cử đi công tác đính
kèm.
- Với CBCNV được cử đi tiếp khách thì Công ty lại quy định thành 03 mức
như sau:
+ Với cấp nhân viên: Tạm ứng tiếp khách tối đa là 5triệu đồng.
+ Với cấp quản lý: Tạm ứng tiếp khách tối đa là 10 triệu đồng.
+ Với cấp lãnh đạo: Không có giới hạn.
- Sau khi kiểm tra, xem xét lại tính hợp lệ của hồ sơ tạm ứng kế toán trưởng
sẽ ký duyệt lên phiếu đề nghị tạm ứng, sau đó chuyển sang Giám đốc tài chính
xem xét và ký duyệt.
- Giám đốc tài chính kiểm tra lại một lần cuối cùng tính hợp lệ của hồ sơ tạm
ứng sau đó ký duyệt lên phiếu đề nghị tạm ứng.

3


- Sau khi có đầy đủ chữ ký của Kế toán trưởng, Giám đốc tài chính, CBCNV
mang giấy đề nghị tạm ứng sang Phòng kế toán gặp thủ quỹ để lấy tiền tạm ứng.
2.Quy trình thanh toán hoàn ứng
Sau khi đã được tạm ứng thì CBCNV, các cấp quản lý, các cấp lãnh đạo
trong Công ty phải tiến hành hoàn lại các khoản tạm ứng.Cụ thể như sau:
2.1 Hoàn ứng mua vật tư, trang thiết bị, tài sản, CCDC
Khi tiến hành thanh toán hoàn ứng các khoản mua vật tư, trang thiết bị,

tài sản, CCDC, CBCNV trong Công ty sẽ phải thực hiện những bước sau:
- Ghi phiếu thanh toán các khoản tạm ứng theo mẫu của Phòng Kế Toán,
trong đó liệt kê chi tiết nội dung các khoản thanh toán, số tiền thanh toán, ngày
tháng thanh toán.
- Cung cấp đầy đủ hồ sơ thanh toán cho phòng kế toán bao gồm:
+ Chứng từ, hóa đơn tài chính hợp lý, hợp lệ, vé cầu phà…v..v (tuy nhiên
khi quyết toán đối với những khoản chi có giá trị từ 100.000đ trở lên bắt buộc
phải có hóa đơn tài chính. Trường hợp những dịch vụ cung cấp, sửa chữa nhỏ có
giá trị lớn hơn 100.000đ do cá nhân thực hiện nhưng không thể có hóa đơn tài
chính thì phải có hợp đồng ký kết (hợp đồng thoả thuận) trong đó cung cấp đầy
đủ các thông tin cá nhân như họ tên, địa chỉ, số CMND của hai bên tham gia ký
kết hợp đồng)
+ Hợp đồng kinh tế bản gốc.
+ Phiếu nhập kho đối với vật tư, trang thiết bị, tài sản, CCDC đã mua có
đầy đủ chữ ký của thủ kho, người giao hàng và có sự xác nhận của trưởng phòng
hành chính.
- Sau khi xem xét và kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ thanh toán hoàn ứng, Kế
toán trưởng sẽ ký duyệt lên phiếu đề nghị thanh toán đồng ý cho thanh toán.

4


- Giám đốc tài chính kiểm tra lại một lần cuối cùng tính hợp pháp của hồ sơ
thanh toán hoàn ứng sau đó ký duyệt lên phiếu đề nghị thanh toán chấp nhận cho
thanh toán.
- Sau khi có đầy đủ chữ ký của Kế toán trưởng, Giám đốc tài chính, CBCNV
mang hồ sơ thanh toán và phiếu đề nghị thanh toán sang Phòng kế toán gặp kế
toán thanh toán để thực hiện quyết toán các khoản tạm ứng.
- Kế toán thanh toán tiến hành quyết toán cho CBCNV theo hai hình thức
sau:

+ Nếu khoản thanh toán nhỏ hơn khoản tiền đã tạm ứng kế toán thanh
toán sẽ làm thủ tục thu lại khoản tiền tạm ứng thừa.
+ Nếu khoản thanh toán lớn hơn khoản tiền đã tạm ứng, kế toán thanh
toán làm phiếu chi, chi nốt số tiền đã tạm ứng thiếu cho CBCNV.
Nếu chưa quyết toán các khoản tạm ứng thì CBCNV không được làm
tạm ứng các khoản tiền tiếp theo.Ngoài ra trong trường hợp không quyết toán
được các khoản tạm ứng đúng thời hạn và đúng quy định, CBCNV phải làm tờ
trình, giải thích rõ ràng lý do và biện pháp giải quyết cho Kế toán trưởng và Giám
đốc tài chính được biết.
2.2Hoàn ứng lương
Khi quyết toán các khoản tạm ứng lương, CBCNV cũng vẫn phải thực
hiện các bước như sau:
- Ghi phiếu thanh toán các khoản tạm ứng theo mẫu của Phòng Kế Toán.
- Các khoản tạm ứng lương sẽ được hoàn ứng bằng cách trừ thẳng vào kỳ
lương của CBCNV trong tháng đó.
2.3Hoàn ứng các khoản tạm ứng khác
Khi quyết toán các khoản tạm ứng như đi công tác, đi tiếp khách,
CBCNV phải thực hiện các bước như sau:

5


- Ghi phiếu thanh toán các khoản tạm ứng theo mẫu của Phòng kế toán,
trong đó liệt kê chi tiết nội dung các khoản thanh toán, số tiền thanh toán, ngày
tháng thanh toán.
- Cung cấp đầy đủ hồ sơ thanh toán cho phòng kế toán bao gồm (chứng từ,
hóa đơn tài chính hợp lý, hợp lệ, vé cầu phà..)
- Sau khi xem xét và kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ thanh toán hoàn ứng, kế
toán trưởng sẽ ký duyệt lên phiếu đề nghị thanh toán đồng ý cho thanh toán.
- Giám đốc tài chính kiểm tra lại một lần cuối cùng tính hợp pháp của hồ sơ

thanh toán hoàn ứng sau đó ký duyệt lên phiếu đề nghị thanh toán chấp nhận cho
thanh toán.
- Sau khi có đầy đủ chữ ký của Kế toán trưởng, Giám đốc tài chính, CBCNV
mang hồ sơ thanh toán và phiếu đề nghị thanh toán sang Phòng kế toán gặp kế
toán thanh toán để thực hiện quyết toán các khoản tạm ứng.
Trên đây là quy trình tạm ứng và thanh toán tạm ứng của Công ty DVVT& In
Bưu Điện, đứng trên góc độ cá nhân tôi cho rằng quy trình này tương đối khoa
học, chặt chẽ và hợp lý. Thực hiện việc tạm ứng và thanh toán theo quy trình này
nhìn chung cũng tương đối thuận tiện, không nhiêu khê, phức tạp, gây cảm giác
phiền phức cho người đi tạm ứng và thanh toán tạm ứng.
Để giảm sai hỏng và giúp quản lý chặt chẽ khi in các ấn phẩm có mệnh giá,
chúng tôi đã xây dựng một quy trình cho máy in. Quy trình này là chúng tôi xây
dựng và đang được áp dụng cho sản xuất tại Công ty và theo cá nhân tôi là rất
phù hợp.
II.Quy trình in hoá đơn và các ấn chỉ có mệnh giá(Ápdụng cho máy in)
1. Đọc và hiểu lệnh sản xuất: Loại sản phẩm, giấyin, khuôn in, khuôn khổ,
số xery, số nhảy, số cuối, số quyển…

6


2.Nhận và kiểm tra giấy in: Số lượng chính và số bù hao, loại giấy, khuôn
khổ, định lượng, mầu giấy( Nếu là phông in sãn phải nhận theo góc pha cắt
của từng liên)
3. Nhận và kiêm tra maket, mẫu in: Tên sản phẩm theo lệnh sản xuất, chỉ
dẫn trên mẫu, maket.
4.Chi số và ấn định số tờ in: Cho mỗi liên, cho mỗi đợt in.
5.Lên khuôn in thử.
6.Tự kiêm tra: Quy cách, kích thước, loại giấy, mầu mực in, mặt giấy, quy
luật nhẩy số phù hợp với quy trình gia công( bắt, đóng xén, số xery, mã số

thuế theo tên hóa đơn so với lệnh sản xuất.
7. Trình ký duyệt: Người ký duyệt kiểm tra theo nội dung mục 6 và theo tờ
mẫu.
8. In sản lượng chính: Thường xuyên rút kiểm tra tờ in đảm bảo theo tiêu
chuẩn ký duyệt, in đủ và đúng số đã chỉ đạo theo lệnh.
9. Kiểm tra sản phẩm in chính phẩm: Số lượng, chất lượng, ghi phiếu và
bàn giao KCS.
10. In bù, in sửa các tờ in hỏng do KCS loại ra: đúng và đủ số tờ có số bị
hỏng.
11. Thu và đếm các tờ in hỏng, tờ phông thừa bó lại, ghi số tờ hỏng, ngày
in, tên người in và nhập kho.
12. Lưu bản kẽm: Ghi số lệnh, ngày in bằng bút không xóa lên mặt tấm
kẽm và nhập lại kho.
13. Ghi sổ năng xuất và sổ theo dõi hóa đơn: Số lượng tờ chính, số tờ in
hỏng để làm căn cứ tính lương.
Nộp lại maket,mẫu in cho quản đốc

7


Theo ý kiến của cá nhân tôi, điều bất cập nhất cho quản lý của quy trình này là
không rõ về tiên độ sản xuất cũng như thời gian phải hoàn thành. Điều này sẽ gây
khó khăn cho cán bộ điều hành điều độ sản xuất.

Câu 2.
Theo tôi môn học Quản trị hoạt động là một môn học có rất nhiều nội
dung phù hợp, bổ ích và thiết thực có thể áp dụng trong doanh nghiệp chúng tôi.
Tuy nhiên là một doanh nghiệp cung cấp dịch vụ, tôi thấy nội dung “Lập kế
hoạch tổng hợp trong ngành dịch vụ” và nội dung “Quản lý tối đa hoá doanh
thu” trong Bài Hệ thống kế hoạch tác nghiệp là tương đối phù hợp, hữu ích và

gần gũi nhất với doanh nghiệp.
Chúng tôi đã áp dụng phần kiến thức này vào hai hoạt động chính đó là :
- Kiểm soát chi phí lao động
- Quản lý tối đa hoá doanh thu.
1 .Với hoạt động kiểm soát chi phí lao động, chúng tôi đã thực hiện:
- Lập các lịch trình chính xác về giờ công, để đảm bảo đáp ứng kịp thời mọi
nhu cầu của khách hàng. Việc làm này giúp cho khách hàng luôn hài lòng với
chất lưọng dịch vụ của Công ty vì nhu cầu không những được đáp ứng kịp thời,
nhanh chóng mà chất lượng dịch vụ rất tốt và thuận lợi.
- Luôn có nguồn nhân lực dự trữ sẵn( Do một người có thể đảm nhận ít nhất
hai vị trí công việc) sàng đáp ứng mọi nhu cầu đột xuất ngoài dự kiến có thể xảy
ra. Điều này giúp Công ty luôn chủ động trong mọi tình huống, luôn có nhân sự
thay thế để đáp ứng các nhu cầu của khách hàng một cách tốt nhất cũng như đáp
ứng những nhu cầu đột xuất một cách kịp thời và hiệu quả nhất.
- Luôn quan tâm và linh hoạt đối với các kỹ năng của nhân viên. Các nhân
viên trong lĩnh vực dịch vụ đa phần đều được đào tạo rất bài bản và chuyên

8


nghiệp do mục đích của Công ty là luôn đem đến cho khách hàng những dịch vụ
có chất lượng tốt nhất, làm cho họ hài lòng và thoả mãn nhất. Tuy nhiên bên
cạnh các kỹ năng đã được đào tạo Công ty rất khuyến khích cho các nhân viên
phát triển thêm kỹ năng của mình. Điều này không tạo ra sự cứng nhắc, dập
khuôn trong cách làm việc của các nhân viên mà còn khiến cho họ thoải mái,
sáng tạo, nhiệt tình và linh hoạt trong khi làm việc. Điều này khiến cho khách
hàng luôn cảm thấy vui vẻ, có cảm giác được quan tâm trân trọng và có mong
muốn sử dụng dịch vụ của công ty nhiều hơn nữa.
- Linh hoạt với các nhân viên về kết quả đầu ra cũng như thời gian làm việc,
địa điểm làm việc. Điều này tạo ra một sự khuyến khích lớn cho các nhân viên

trong Công ty khiến họ tâm huyết, nhiệt tình và sáng tạo hơn trong công việc, từ
đó phát huy những sáng kiến đóng góp để cải thiện cũng như hoàn thiện công tác
phục vụ khách hàng ngày một tốt hơn.
2. Với hoạt động quản lý tối đa hoá doanh thu chúng tôi đã thực hiện:
- Lựa chọn những mức giá khả thi phù hợp với từng gói dịch vụ nhằm đáp
ứng mọi yêu cầu của khách hàng ở các tầng lớp tiêu dùng. Điều này giúp cho
người tiêu dùng có cơ hội sử dụng những dịch vụ chất lượng tốt nhưng giá cả lại
phải chăng. Bên cạnh đó với mỗi gói dịch vụ khác nhau Công ty lại có một mức
giá rất thích hợp cho nên từ những người có thu nhập cao cho đến những người
có thu nhập thấp đều có thể sử dụng những dịch vụ tốt nhất của Công ty tuỳ
thuộc vào từng gói dịch vụ mà họ sở hữu. Chính vì vậy, Công ty đã đa dạng hoá
khách hàng tạo điều kiện tối đa hoá doanh thu.
- Dự báo tương đối về nhu cầu sử dụng dịch vụ cũng như khoảng thời gian
sử dụng dịch vụ.
- Đáp ứng đủ nhu cầu cho mọi đối tượng sử dụng dịch vụ. Điều này mô hình
chung làm cho khách hàng có cảm giác thoả mãn đối với các dịch vụ của Công
ty.Với sự đa dang, phong phú của các loại hình dịch vụ, các gói dịch vụ, Công ty

9


đã luôn đem lại cho khách hàng một cảm giác hài lòng, một sự tin tưởng tuyệt
đối cả về chất lượng lẫn số lượng của các dịch vụ, góp phần đẩy mạnh nhu cầu
tiêu thụ dịch vụ, tối đa hoá doanh thu cho Công ty.

10


KẾT LUẬN
Quản trị hoạt động là một môn học rất bổ ích và thiết thực cho các nhà

quản trị, các cấp quản lý cũng như các doanh nghiệp.Nhờ những kiến thức của
môn Quản trị hoạt động các doanh nghiệp có thêm điều kiện để xem xét lại
những quy trình tác nghiệp của đơn vị mình, nhìn nhận ra những điểm mạnh,
điểm yếu, những cơ hội cũng như thách thức để từ đó có những biện pháp cải
thiện quy trình, phát huy điểm mạnh, hạn chế, loại bỏ những điểm bất hợp lý,
nắm bắt cơ hội vượt qua thách thức đưa doanh nghiệp ngày càng phát triển bền
vững hơn nữa.

Tài liệu tham khảo
- Giáo trình Quản trị hoạt động của trường đạ học Griggs - Hoa Kỳ.
- Quy trình tạm ứng-thanh toán của Công ty Thông tin di động VMS

11