Hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chi phí tại công ty TNHH môi trường đô thị quy nhơn
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (732.62 KB, 117 trang )
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
PHẠM THỊ HỒNG
HOÀN THIỆN CÔNG TÁC
KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY
TNHH MÔI TRƯỜNG ĐÔ THỊ QUY NHƠN
LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH
Đà Nẵng – Năm 2012
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
PHẠM THỊ HỒNG
HOÀN THIỆN CÔNG TÁC
KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY
TNHH MÔI TRƯỜNG ĐÔ THỊ QUY NHƠN
Chuyên ngành: Kế toán
Mã số: 60.34.30
LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH
Người hướng dẫn khoa học: TS. ĐOÀN THỊ NGỌC TRAI
Đà Nẵng – Năm 2012
LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi.
Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được
ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác.
Tác giả luận văn
Phạm Thị Hồng
MỤC LỤC
MỞ ĐẦU
1
1. Tính cấp thiết của đề tài
1
2. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài
2
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
3
4. Phương pháp nghiên cứu
3
5. Bố cục luận văn
3
6. Tổng quan tài liệu
4
CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ
TRONG DOANH NGHIỆP
8
1.1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG
DOANH NGHIỆP
1.1.1 Khái niệm, bản chất kiểm soát nội bộ
1.1.2 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ
1.2. KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP
8
8
12
19
1.2.1. Khái niệm, phân loại chi phí
19
1.2.2. Tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát nội bộ chi phí
22
1.2.3. Các thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí trong doanh nghiệp
26
1.2.4. Phân tích biến động chi phí trong doanh nghiệp
30
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
33
CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ
CHI PHÍ TẠI CÔNG TY TNHH MÔI TRƯỜNG ĐÔ THỊ QUY NHƠN 34
2.1. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN
MÔI TRƯỜNG ĐÔ THỊ QUY NHƠN
34
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH Môi
trường Đô thị Quy Nhơn
34
2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ chung của Công ty
35
2.1.3. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty
35
2.1.4. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và tổ chức quản lý tại
Công ty TNHH Môi trường đô thị Quy Nhơn
37
2.2. GIỚI THIỆU VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY
TNHH MÔI TRƯỜNG ĐÔ THỊ QUY NHƠN
43
2.2.1. Môi trường kiểm soát
43
2.2.2. Hệ thống kế toán tại Công ty
47
2.3. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY
TNHH MÔI TRƯỜNG ĐÔ THỊ QUY NHƠN
50
2.3.1. Tổ chức hệ thống thông tin phục vụ cho KSNB chi phí
50
2.3.2 Thủ tục kiểm soát chi phí tại Công ty
58
2.3.3. Đánh giá tổng quát thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chi phí
tại Công ty TNHH Môi trường đô thị Quy Nhơn
71
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
74
CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN HOÀN THIỆN
KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY TNHH MÔI
TRƯỜNG ĐÔ THỊ QUY NHƠN
75
3.1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT
NỘI BỘ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY
75
3.2. CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ
TẠI CÔNG TY TNHH MÔI TRƯỜNG ĐÔ THỊ QUY NHƠN
76
3.2.1. Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí
76
3.2.2. Giải pháp tăng cường kiểm tra việc tuân thủ các thủ tục kiểm
soát chi phí
89
3.3. HOÀN THIỆN MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT NHẰM TẠO ĐIỀU
KIỆN THỰC HIỆN CÁC GIẢI PHÁP ĐỀ XUẤT
90
3.3.1. Hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý tại Công ty
90
3.3.2. Chính sách nhân sự
91
3.3.3. Hoàn thiện công tác kế hoạch tại Công ty
92
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3
97
KẾT LUẬN
98
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
99
QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN (Bản sao)
PHỤ LỤC
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
BGĐ
: Ban Giám đốc
BHXH
: Bảo hiểm xã hội
BHYT
: Bảo hiểm y tế
BHTN
: Bảo hiểm thất nghiệp
BXD
: Bộ xây dựng
CNVC-LĐ
: Công nhân viên chức lao động
CNTT
: Công nhân trực tiếp
CPSX
: Chi phí sản xuất
CTGS
: Chứng từ ghi sổ
DN
: Doanh nghiệp
DVVS
: Dịch vụ vệ sinh
DVVT&SC ô tô
: Dịch vụ vận tải và sữa chữa ô tô
KPCĐ
: Kinh phí công đoàn
KSNB
: Kiểm soát nội bộ
LCB
: Lương cơ bản
MTĐT
: Môi trường đô thị
NCTT
: Nhân công trực tiếp
NSLĐ
: Năng suất lao động
NVL
: Nguyên vật liệu
TNHH
: Trách nhiệm hữu hạn
TSCĐ
: Tài sản cố định
UBND
: Ủy ban nhân dân
QN
: Quy Nhơn
DANH MỤC CÁC BẢNG
Số hiệu
bảng
Tên bảng
Trang
2.1
Bảng phản ánh kết quả kinh doanh của Công ty
36
2.2
Bảng phản ánh tình hình sử dụng lao động của Công ty
37
2.3
Bảng tổng hợp kế hoạch tài chính năm 2011 của Công ty
46
2.4
Bảng dự toán chi phí năm 2011
52
2.5
Bảng tổng hợp dự toán kinh phí công tác Duy trì, quét,
thu gom và vận chuyển rác
53
2.6
Bảng kê NVL cấp cho các xe vận chuyển rác
54
2.7
Bảng lập định mức NVL trên 01 Tấn rác
54
2.8
Bảng lập dự toán chi phí NVL trên 01 Tấn rác
55
2.9
Bảng lập dự toán chi phí nhân công của Dịch vụ vệ sinh
56
2.10
Bảng kê các khoản mục chi phí Dịch vụ vệ sinh
57
2.11
Bảng Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh DVVS
58
2.12
Bảng định mức nhiên liệu của một số xe vận chuyển rác
61
2.13
Bảng thanh toán phụ cấp làm đêm, thêm giờ
67
2.14
Bảng dự toán sữa chữa xe vận chuyển rác
70
3.1
Bảng định mức nhiên liêu phụ
78
3.2
Bảng kiểm soát chi phí nhiên liệu
82
3.3
Bảng định mức văn phòng phẩm
85
3.4
Bảng tổng hợp kiểm soát chi phí văn phòng phẩm
86
3.5
Bảng nghiệm thu thực hiện kế hoạch của bộ phận sản
xuất (P. Lê Hồng Phong - Đội 1) trong quý 1/2011
3.6
93
Bảng tổng hợp kết quả nghiệm thu khối lượng công việc
hoàn thành quý I/2011 – Đội MT số 1
95
DANH MỤC CÁC HÌNH
Số hiệu
hình
Tên hình
Trang
2.1
Cơ cấu tổ chức sản xuất kinh doanh
37
2.2
Tổ chức quản lý Công ty
40
2.3
Mô hình tổ chức kế toán tại Công ty
47
2.4
Trình tự ghi sổ theo hình thức Chứng từ ghi sổ
50
2.5
Trình tự và các thủ tục kiểm soát chi phí tiền lương
65
1
MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Hiện nay cùng với sự gia tăng dân số và quá trình đô thị hoá ngày
càng nhanh, chất thải rắn được phát sinh ngày càng nhiều. Quy Nhơn là
thành phố loại 1, quá trình thực hiện đô thị hóa, hiện đại hóa thành phố
Quy Nhơn đã mang lại những lợi ích to lớn nhưng đồng thời cũng nảy sinh
nhiều vấn đề ảnh hưởng nghiêm trọng đến môi trường, đặc biệt là sự phát
sinh chất thải rắn – một vấn đề bức xúc, nan giải hiện nay do mức độ tiêu
thụ vật chất ngày càng nhiều. Lượng rác thải sinh hoạt phát sinh hàng ngày
tại thành phố Quy Nhơn là 160 tấn/ngày. Bên cạnh đó, nguồn vốn đầu tư
cho công tác thu gom, vận chuyển và xử lí chất thải rắn luôn là vấn đề
được quan tâm hàng đầu, trong đó chi phí phục vụ hoạt động này phát sinh
tương đối lớn.
Trong điều kiện kinh doanh hiện nay, bất kỳ doanh nghiệp nào cũng
quan tâm đến hiệu quả kinh tế là làm thế nào chi phí được giảm đến mức thấp
nhất nhưng chất lượng sản phẩm, dịch vụ tốt nhất, để làm được điều đó doanh
nghiệp cần phải kiểm soát nội bộ chi phí thật tốt. Vì vậy, kiểm soát chi phí
luôn là vấn đề được quan tâm hàng đầu của Lãnh đạo Công ty.
Ngày nay, công tác kiểm soát nội bộ về chi phí đóng vai trò hết sức
quan trọng trong hoạt động kinh tế của doanh nghiệp. Kiểm soát tốt các chi
phí trong doanh nghiệp sẽ góp phần hạn chế thấp nhất những rủi ro trong
công tác quản lý chi phí, nếu doanh nghiệp không kiểm soát chặt chẽ chi phí
sẽ gây thất thoát và đẩy doanh nghiệp vào con đường phá sản.
Kiểm soát chi phí là một chức năng quản lý có ý thức và rất quan trọng
trong quá trình quản lý của Doanh nghiệp. Vì vậy, việc đặt ra mục tiêu kiểm
soát hay xây dựng các tiêu chuẩn, định mức chi phí như thế nào để giảm thấp
2
nhất những chi phí phát sinh không cần thiết tại doanh nghiệp, để nâng cao
hiệu quả sử dụng nguồn vốn ngân sách Nhà nước, nâng cao chất lượng dịch
vụ công ích đáp ứng nhu cầu cho đối tượng thụ hưởng dịch vụ, là mục tiêu
quan trọng của Công ty. Đồng thời nó mang ý nghĩa quyết định cho sự tồn tại
và phát triển doanh nghiệp.
Công ty TNHH môi trường đô thị Quy Nhơn là doanh nghiệp Nhà
Nước, với chức năng, nhiệm vụ chủ yếu là phục vụ dịch vụ vệ sinh môi
trường. Trong những năm qua, Công ty đã thực hiện tốt công tác thu gom, vận
chuyển, xử lý rác,…trên 16 phường nội, ngoại thành của Thành phố Quy
Nhơn. Hàng năm, Công ty tiếp tục đầu tư trang thiết bị xe máy để giảm bớt
sức lao động thủ công, nâng cao chất lượng dịch vụ VSMT đáp ứng nhu cầu
phục vụ dịch vụ cho nhân dân.
Tại Công ty, công tác kiểm soát nội bộ chi phí đã được tổ chức thực
hiện như xây dựng kế hoạch chi phí, cơ cấu tổ chức ổn định, có sự phân công
phân nhiệm cho các phòng ban, Đội, Tổ, cá nhân. Tuy nhiên, thực trạng Công
tác kiểm soát nội bộ chi phí tại Công ty còn một số hạn chế về các thủ tục
kiểm soát, môi trường kiểm soát, tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát, chưa
phát huy hết lợi ích và hiệu quả của công tác KSNB trong tình hình hiện nay,
chưa cung cấp thông tin cho lãnh đạo Công ty một cách toàn diện và đảm bảo.
Do vậy, nhất thiết phải hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chi phí tại Công
ty để quản lý hiệu quả chi phí tại đơn vị. Nhận thức được tầm quan trọng của
công tác kiểm soát chi phí nên em chọn đề tài “Hoàn thiện công tác kiểm soát
nội bộ chi phí tại Công ty TNHH Môi trường Đô thị Quy Nhơn" làm Luận
văn Cao học.
2. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài
- Nghiên cứu cơ sở lý luận về kiểm soát, nhằm vận dụng phù hợp trong
các doanh nghiệp dịch vụ.
3
- Đánh giá thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chi phí tại Công ty
TNHH Môi trường Đô thị Quy Nhơn .
- Đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chi
phí tại Công ty TNHH Môi trường Đô thị Quy Nhơn .
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của luận văn là Công tác kiểm soát nội bộ chi phí
tại Công ty TNHH môi trường đô thị Quy Nhơn.
Phạm vi nghiên cứu của luận văn là tập trung vào công tác kiểm soát
nội bộ chi phí dịch vụ tại Công ty TNHH môi trường đô thị Quy Nhơn, bao
gồm chi phí vật liệu, chi phí NCTT, chi phí chung.
4. Phương pháp nghiên cứu
Luận văn sử dụng phương pháp thu thập, phân tích số liệu, quan sát,
phỏng vấn để khảo sát đối tượng nghiên cứu. Dựa trên cơ sở nguồn thông tin,
số liệu đã được thu thập, tổng hợp, tác giả tiến hành phân tích thực trạng công
tác kiểm soát nội bộ chi phí của Công ty, rút ra những mặt tồn tại và đưa ra
các giải pháp nhằm hoàn thiện Công tác kiểm soát nội bộ chi phí tại Công ty
TNHH MTĐT Quy Nhơn.
5. Bố cục luận văn
Nội dung của luận văn, ngoài lời mở đầu và kết luận gồm 3 phần chính
sau:
Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác kiểm soát nội bộ chi phí trong
doanh nghiệp dịch vụ.
Chương 2: Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chi phí tại Công ty
TNHH Môi trường Đô thị Quy Nhơn.
Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát nội
bộ chi phí tại Công ty TNHH Môi trường Đô thị Quy Nhơn.
4
6. Tổng quan tài liệu
Mọi tổ chức đều mong muốn hoạt động của đơn vị mình hữu hiệu và
hiệu quả, báo cáo tài chính đáng tin cậy, tuân thủ pháp luật và các quy định.
Tuy nhiên, cũng luôn tiềm ẩn rủi ro do sai phạm hoặc yếu kém trong quản lý,
trong thực hiện nhiệm vụ còn thiếu tính cẩn thận,...gây ra thiệt hại, giảm hiệu
quả hoạt động của doanh nghiệp. Do vậy, doanh nghiệp phải tăng cường công
tác kiểm tra, kiểm soát nhất là không thể bỏ qua việc kiểm soát chi phí, đây là
hoạt động quan trọng bởi vì kiểm soát chi phí là một chức năng của quản lý,
là một bộ phận quan trọng trong công tác kiểm soát nội bộ. Kiểm soát chi phí
là hoạt động thiết yếu cho tất cả các doanh nghiệp. Nắm bắt và hiểu rõ các
loại chi phí, các nhân tố ảnh hưởng đến chi phí, doanh nghiệp có thể kiểm
soát được chi phí, xây dựng các định mức chi, lựa chọn cơ cấu chi phí sao cho
tiết kiệm, hiệu quả nhất, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Kiểm soát nội bộ chi phí là vấn đề mà các doanh nghiệp luôn quan
tâm hiện nay. Do vậy bất cứ Doanh nghiệp nào cũng cần phải xác định rõ
chức năng quan trọng của việc kiểm tra, kiểm soát trong quá trình quản lý
và được thực hiện chủ yếu bởi hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp.
Kiểm soát nội bộ chi phí là một chức năng thường xuyên của doanh nghiệp
và trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm
ra biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu đặt
ra của đơn vị.
Để đáp ứng yêu cầu hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chi phí trong
doanh nghiệp nên cũng có nhiều học viên cao học đã đầu tư nghiên cứu về đề
tài kiểm soát nội bộ chi phí. Tuy nhiên, ở mỗi doanh nghiệp có những đặc
điểm, thực trạng, hệ thống kiểm soát nội bộ chi phí khác nhau do vậy mỗi học
viên có phương pháp nghiên cứu, đánh giá, phân tích khác nhau và thậm chí
có thể có những cách nhìn nhận vấn đề khác biệt, dẫn đến kết quả của công
5
trình nghiên cứu sẽ đạt được ở mức độ khác nhau nhưng mục đích cuối cùng
của việc nghiên cứu đề tài kiểm soát nội bộ chi phí là phải phù hợp với tình
hình quản lý chi phí của doanh nghiệp đó.
Trong quá trình thực hiện việc nghiên cứu đề tài: “ Hoàn thiện công tác
kiểm soát nội bộ chi phí tại Công ty TNHH môi trường đô thị Quy nhơn”, tác
giả đã tham khảo một số Luận văn cao học nghiên cứu về đề tài kiểm soát chi
phí trong doanh nghiệp như:
Luận văn của thạc sỹ Nguyễn Lương Định (2010), đề tài “Hoàn thiện
công tác kiểm soát nội bộ về chi phí xây lắp tại Công ty cổ phần xây lắp và
phát triển nhà Đà Nẵng” luận văn đã hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ
bản về kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp, làm rõ nội dung kiểm soát nội bộ
về chi phí xây lắp trong các doanh nghiệp xây lắp, làm cơ sở để đánh giá
thực trạng công tác kiểm soát nội bộ về chi phí xây lắp, đánh giá những
mặt tích cực cũng như hạn chế để đưa ra các giải pháp hoàn thiện công tác
kiểm soát nội bộ về chi phí xây lắp. Trong đó, đề tài đề xuất các giải pháp
chính như hoàn thiện môi trường kiểm soát, hoàn thiện tổ chức công tác kế
toán, luận văn đã nêu ra sự biến động chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi
phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung, hoàn thiện các quy trình
kiểm soát .
Luận văn của thạc sỹ Võ Thị Hiền (2010), đề tài “Tăng cường kiểm
soát nội bộ chi phí kinh doanh tại Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Đà
Nẵng” luận văn khái quát đặc điểm chi phí, kinh doanh trong doanh nghiệp
xuất nhập khẩu, hệ thống cơ sở lý luận, nêu các nhân tố ảnh hưởng kiểm
soát chi phí, hệ thống thông tin kế toán,…đánh giá thực trạng kiểm soát nội
bộ chi phí kinh doanh của Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Đà Nẵng, từ
đó đề ra các giải pháp hoàn thiện về môi trường kiểm soát, giải pháp tăng
cường kiểm soát nội bộ chi phí kinh doanh thông qua các thủ tục, các thông
6
tin kế toán.
Luận văn của thạc sỹ Tô Đình Dân (2010), đề tài “Tăng cường kiểm
soát chi phí sản xuất tại Công ty cổ phần khoáng sản Bình Định” luận văn
trình bày những vấn đề lý luận về công tác kiểm soát nội bộ CPSX trong
DN, những vấn đề chung về hệ thống KSNB; khái quát kiểm soát CPSX và
xác định vai trò kiểm soát CPSX trong DN làm cơ sở lý luận cho việc phản
ánh thực trạng công tác kiểm soát CPSX tại Công ty cổ phần khoáng sản
Bình Định, từ đó tìm ra giải pháp tăng cường kiểm soát CPSX tại Công ty
một cách hiệu quả hơn. Luận văn đã nêu ra các giải pháp cụ thể như các giải
pháp hoàn thiện môi trường kiểm soát cụ thể là hoàn thiện cơ cấu tổ chức
quản lý, thành lập Phòng Kiểm toán nội bộ; các giải pháp hoàn thiện hệ
thống thông tin phục vụ công tác kiểm soát CPSX đề cập trên các khía cạnh:
Lập lại dự toán CPSX, bảo đảm tiến độ thực hiện hợp đồng và kế hoạch
SXKD, tuân thủ Luật bảo vệ môi trường và các giải pháp tăng cường kiểm
soát CPSX bao gồm: Tăng cường kiểm soát chi phí NVL trực tiếp, chi phí
NCTT và chi phí chung.
Nhìn chung vấn đề kiểm soát nội bộ chi phí trong các doanh nghiệp sản
xuất, thương mại, xây lắp, khoáng sản, kinh doanh xuất nhập khẩu đã có khá
nhiều người nghiên cứu. Riêng đối với Công ty TNHH môi trường đô thị Quy
nhơn là doanh nghiệp vừa hoạt động công ích vừa kinh doanh dịch vụ, kiểm
soát chi phí ở doanh nghiệp này chưa được quan tâm nhiều. Tác giả đã lựa
chọn nghiên cứu vấn đề này nhằm từng bước hoàn thiện công tác kiểm soát
nội bộ chi phí tại đơn vị. Dựa trên các cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chi
phí trong doanh nghiệp, tham khảo các công trình nghiên cứu có liên quan
một số nội dung, luận văn “ Hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chi phí tại
Công ty TNHH Môi trường Đô thị Quy Nhơn” đã khái quát những vấn đề lý
luận cơ bản về kiểm soát nội bộ chi phí, đánh giá thực trạng công tác kiểm
7
soát nội bộ chi phí tại Công ty TNHH Môi trường Đô thị Quy Nhơn và đề
xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chi phí tại Công
ty TNHH Môi trường Đô thị Quy Nhơn.
Trong quá trình nghiên cứu công tác kiểm soát nội bộ chi phí tại Công ty
TNHH Môi trường Đô thị Quy Nhơn, tác giả thấy rằng, việc hoàn thiện công
tác kiểm soát nội bộ chi phí tại Công ty là cần thiết và có ý nghĩa quan trọng.
8
CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ
TRONG DOANH NGHIỆP
1.1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG
DOANH NGHIỆP
1.1.1 Khái niệm, bản chất kiểm soát nội bộ
a. Khái niệm kiểm soát nội bộ
Qua quá trình phát triển nhận thức, ở dưới góc độ quản lý và các nghiên
cứu về kiểm soát nội bộ đã hình thành nhiều định nghĩa khác nhau. Hiện nay,
định nghĩa được chấp nhận rộng rãi là định nghĩa của COSO và được định
nghĩa như sau:
“ Kiểm soát nội bộ là quá trình bị chi phối bởi người quản lý, hội đồng
quản trị và các nhân viên của đơn vị, nó được thiết lập để cung cấp một sự
đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu sau đây:
- Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động.
- Sự tin cậy của báo cáo tài chính.
- Sự tuân thủ pháp luật và các quy định”
Như vậy, kiểm soát nội bộ là nhằm bảo đảm hoạt động kinh doanh
được tiến hành một cách hiệu quả và kết quả của tất cả các mặt hoạt động
kinh doanh được báo cáo một cách đáng tin cậy và hoạt động kinh doanh tuân
thủ pháp luật và các quy định có liên quan.
Trong định nghĩa nêu trên, ta có thể thấy:
Kiểm soát nội bộ là một quá trình: Kiểm soát nội bộ bao gồm các hoạt
động của đơn vị được thực hiện thông qua quá trình lập kế hoạch, thực hiện
và giám sát. Để đạt được mục tiêu mong muốn, đơn vị cần kiểm soát các hoạt
động của mình, kiểm soát nội bộ chính là quá trình này. Kiểm soát nội bộ
không phải là một sự kiện hay tình huống mà là một một chuỗi các hoạt động
9
hiện diện trong mọi bộ phận, quyện chặt vào hoạt động của tổ chức và là một
nội dung cơ bản trong các hoạt động tổ chức. Kiểm soát nội bộ sẽ hữu hiệu
khi nó là một bộ phận không tách rời chứ không phải chức năng bổ sung cho
các hoạt động của tổ chức.
Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người: Kiểm soát
nội bộ không chỉ đơn thuần là các thủ tục , chính sách, biểu mẫu mà còn bao
gồm cả những người trong Hội đồng quản trị, Ban giám đốc, bộ phận quản lý,
nhân viên trong đơn vị. Kiểm soát nội bộ là công cụ được con người sử dụng
chứ không thể thay thế cho con người, chính con người định ra các mục tiêu,
đưa ra biện pháp kiểm soát và vận hành chúng. Tuy nhiên, không phải lúc nào
con người cũng hiểu rõ, trao đổi và hành động một cách nhất quán. Mỗi thành
viên tham gia vào tổ chức với khả năng, kiến thức, kinh nghiệm và nhu cầu
khác nhau. Một hệ thống kiểm soát nội bộ chỉ có thể hữu hiệu khi từng thành
viên trong mọi tổ chức hiểu rõ về trách nhiệm và quyền hạn của mình, chúng
cần được giới hạn ở một mức độ nhất định. Do vậy, để kiểm soát hữu hiệu cần
phải xác định mối liên hệ cần phải xác định mối liên hệ, nhiệm vụ và cách thức
thực hiện chúng của từng thành viên để đạt được các mục tiêu của tổ chức.
Kiểm soát nội bộ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý: Kiểm soát nội bộ
chỉ cung cấp sự đảm bảo hợp lý chứ không thể đảm bảo tuyệt đối các mục
tiêu sẽ được thực hiện. Điều này xuất phát từ những hạn chế trong quá trình
thiết lập và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ, đó là do sai lầm của con
người khi đưa ra các quyết định, sự lạm dụng quyền hạn ,… vượt quá tầm
kiểm soát nội bộ. Hơn nữa, một nguyên tắc cơ bản trong quản lý chi phí cho
quá trình kiểm soát không thể vượt quá lợi ích được mong đợi từ quá trình
kiểm soát đó. Do vậy, con người có thể nhận thức được các rủi ro một cách
đầy đủ nhưng nếu chi phí cho quá trình kiểm soát quá cao thì họ vẫn không áp
dụng các thủ tục kiểm soát rủi ro.
10
Các mục tiêu: Mỗi đơn vị thường có các mục tiêu kiểm soát cần đạt
được để từ đó xác định các chiến lược cần thực hiện. Các mục tiêu kiểm soát
thường được thiết lập làm ba nhóm:
+ Nhóm mục tiêu về hoạt động: Nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu
quả của việc sử dụng các nguồn lực.
+ Nhóm mục tiêu về báo cáo tài chính: Nhấn mạnh đến tính trung thực
và đáng tin cậy của báo cáo tài chính mà tổ chức cung cấp.
+ Nhóm mục tiêu về sự tuân thủ: Nhấn mạnh đến việc tuân thủ pháp
luật và các quy định.
Các mục tiêu trên có thể tách biệt nhưng cũng có thể trùng với nhau, vì
một mục tiêu riêng lẻ có thể được sắp xếp vào một hay nhiều loại trong ba
nhóm mục tiêu nêu trên. Sự phân loại các mục tiêu nhằm giúp tổ chức kiểm
soát ở các phương diện khác nhau.[8, tr.2-4]
b. Bản chất kiểm soát nội bộ trong quá trình quản lý
Quản lý bao gồm nhiều quá trình có liên hệ chặt chẽ với nhau trong
hoạt động tổ chức theo các hướng đã định trên cơ sở các nguồn lực được xác
định nhằm đạt được hiệu quả cao nhất.
Để quản lý hoạt động của doanh nghiệp, nhà quản lý phải có những
công cụ và đưa ra được các trình tự, các bước kiểm soát trong mọi hoạt động
của doanh nghiệp.
Bản chất của kiểm soát nội bộ là việc thiết lập các kế hoạch và xây
dựng các mục tiêu có liên quan từ đó thiết kế thành những hành động cụ thể
để đạt được mục tiêu đã xây dựng. Trong quá trình thực hiện các mục tiêu đề
ra cần kết hợp các biện pháp và hành động phụ trợ để đạt được các mục tiêu
tốt hơn.
Trong bất kỳ doanh nghiệp nào thì kiểm soát nội bộ đều bao gồm kiểm
soát kế toán và kiểm soát quản lý:
11
Kiểm soát kế toán là các chính sách và quá trình thực hiện nhằm đạt
được mục tiêu bảo vệ tài sản và đảm bảo thông tin kế toán chính xác, tin cậy.
Kiểm soát quản lý là phát huy hiệu quả hoạt động kinh doanh của
doanh nghiệp và khuyến khích sự tham gia của tập thể, cá nhân công nhân
viên đối với chính sách quản lý.
Hai loại kiểm soát này có mối quan hệ mật thiết với nhau, hỗ trợ cho
nhau. Hiệu quả của loại kiểm soát này có tác động đáng kể đến tính hiệu quả
của loại kiểm soát kia.
Thực hiện kiểm soát là dựa vào các định mức, các kế hoạch, tiêu chuẩn
đã được định ra để đánh giá hiệu quả công tác quản trị của từng cấp và đề ra
các biện pháp quản trị phù hợp nhằm đạt đến những mục tiêu của doanh
nghiệp. Trong từng quá trình kiểm soát bao gồm các bước thực hiện như sau:
- Xác định mục tiêu kiểm soát: Xác định mục tiêu kiểm soát cần phải
xuất phát từ nguyên tắc chỉ đạo, chiến lược chung của doanh nghiệp để xác
định đích cần đạt tới trong quá trình kiểm soát, là cơ sở cho việc xây dựng các
tiêu chuẩn kiểm soát .
Mục tiêu kiểm soát phải mang tính hợp pháp, đo lường được và phù
hợp với mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp.
- Xây dựng các tiêu chuẩn kiểm soát: Xây dựng các tiêu chuẩn cụ thể
để đánh giá quá trình hoạt động của doanh nghiệp.
Khi xây dựng các tiêu chuẩn cần phải phù hợp với mục tiêu đã đề ra và
có thể kiểm định được.
- Đo lường kết quả và đối chiếu với tiêu chuẩn đã xây dựng: Trên cơ sở
các tiêu chuẩn đã được xây dựng như các dự toán, định mức được lập theo
mục tiêu đặt ra, doanh nghiệp sẽ đối chiếu với kết quả thực hiện để phân tích,
so sánh nhằm phát hiện mức độ chênh lệch, từ đó đưa ra những giải pháp
quản lý hợp lý hơn.
12
- Phân tích nguyên nhân chênh lệch và lập kế hoạch điều chỉnh:
+ Tìm hiểu, xác định mức độ chênh lệch
+ Phân tích nguyên nhân chênh lệch
+ Triển khai các bước điều chỉnh và thực hiện các hoạt động điều
chỉnh chênh lệch.
1.1.2 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ
a. Môi trường kiểm soát nội bộ
Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một tổ chức, là thể
hiện nền tảng ý thức, là văn hóa của tổ chức tác động đến ý thức kiểm soát
của toàn bộ thành viên trong tổ chức. Nó được thể hiện thông qua tính kỷ luật,
cơ cấu tổ chức, giá trị đạo đức, tính trung thực, triết lý quản lý, phong cách
điều hành…
+ Tính trung thực và giá trị đạo đức: Tính trung thực và giá trị đạo đức
là nhân tố quan trọng của môi trường kiểm soát, nó tác động đến việc thiết kế,
thực hiện và giám sát các nhân tố khác của kiểm soát nội bộ. Thái độ và sự
quan tâm của nhà quản lý cấp cao đối với kiểm soát nội bộ hữu hiệu phải
được lan tỏa trong doanh nghiệp. Mọi thành viên cần phải trung thực, cư xử
có đạo đức đó chính là văn hóa của một tổ chức.
+ Quan điểm, phong cách điều hành của nhà quản lý: Quan điểm,
phong cách của nhà quản lý thể hiện qua việc quản lý như nhận thức, giám sát
rủi ro, về việc lập và trình bày báo cáo tài chính, việc lựa chọn các chính sách
kế toán, cách phân nhiệm kế toán viên.
+ Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức hợp lý phù hợp với quy mô hoạt
động của doanh nghiệp và cũng đảm bảo các thủ tục kiểm soát nội bộ tại
doanh nghiệp, ngăn ngừa hiệu quả các hành vi gian lận và sai sót trong hoạt
động tài chính kế toán của doanh nghiệp.
+ Chính sách nhân sự: Doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ đều quan tâm đến
13
chính sách nhân nhân sự, sự phát triển của doanh nghiệp luôn gắn liền với đội
ngũ nhân viên. Mỗi doanh nghiệp đều mong muốn nhân viên cần phải đảm
bảo những yêu cầu như sự chính trực, hành vi đạo đức và năng lực làm việc.
+ Công tác kế hoạch: Hệ thống kế hoạch và dự toán, bao gồm các kế
hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi quỹ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, sữa chữa
TSCĐ, đặc biệt là kế hoạch tài chính năm hoặc về hoạt động sản xuất, tiêu
thụ, mua sắm trang thiết bị, sữa chữa tài sản cố định,…
+ Ban kiểm soát: Tùy quy mô của doanh nghiệp có thể bổ nhiệm từ 1-5
kiểm soát viên, những kiểm soát viên là người am hiểu về lĩnh vực kiểm soát
và không kiêm nhiệm chức vụ quản lý.
+ Các nhân tố ảnh hưởng khác: Các nhân tố này bao gồm Chủ trương,
đường lối của Đảng, Nhà nước, hệ thống luật pháp gồm các văn bản, quy định
của Nhà nước, các chế độ kế toán, các văn bản của các ngành liên quan như
cơ quan thuế, thanh tra, kiểm toán,….
b. Đánh giá rủi ro
Là bộ phận quan trọng thứ hai của hệ thống kiểm soát nội bộ. Mọi hoạt
động diễn ra trong doanh nghiệp đều có thể phát sinh những rủi ro, xuất hiện
từ các yếu tố bên trong và bên ngoài tác động và khó có thể kiểm soát.
Điều kiện tiên quyết để đánh giá rủi ro là thiết lập mục tiêu. Khi đánh
giá rủi ro, nhà quản lý sẽ xác định các hành động cần phải thực thi để đối phó
với những rủi ro đe dọa tới việc đạt được mục tiêu của tổ chức. Các hành
động cần thiết này đóng vai trò định hướng cho việc xây dựng các thủ tục
kiểm soát.
Việc đánh giá rủi ro được xem là chất lượng khi Ban lãnh đạo quan
tâm, khuyến khích các nhân viên chủ động phát hiện, đánh giá và phân tích
định lượng các rủi ro hiện hữu và mang tính tiềm ẩn.
Doanh nghiệp đề ra các biện pháp, quy trình, lập kế hoạch hành động cụ
14
thể nhằm giảm thiểu tác hại rủi ro đến một giới hạn có thể chấp nhận được.
Đồng thời doanh nghiệp đề ra mục tiêu tổng thể cũng như chi tiết để các bộ phận
phòng ban, nhân viên lấy đó làm cơ sở tham chiếu khi triển khai công việc.
c. Hoạt động kiểm soát
Là tập hợp các chính sách và thủ tục đảm bảo cho sự chỉ đạo của các
nhà quản lý được thực hiện, là các hành động cần thiết thực hiện để đối phó
với rủi ro.
Có nhiều loại hoạt động kiểm soát khác nhau, xét về mục đích có thể
chia hoạt động kiểm soát thành 3 loại đó là kiểm soát phòng ngừa, kiểm soát
phát hiện, kiểm soát bù đắp:
- Kiểm soát phòng ngừa: là hoạt động kiểm soát nhằm ngăn ngừa, giảm
thiểu khả năng xảy ra sai sót và gian lận, ảnh hưởng đến việc đạt được các
mục tiêu của doanh nghiệp.
- Kiểm soát phát hiện: là hoạt động kiểm soát nhằm phát hiện kịp thời
hành vi sai sót hoặc gian lận nào đó đã được thực hiện.
- Kiểm soát bù đắp: là việc tăng cường thêm thủ tục kiểm soát nhằm bổ
sung cho một thủ tục kiểm soát khác.
d. Thông tin và truyền thông
Thông tin và truyền thông tạo ra báo cáo, cung cấp các thông tin cần
thiết cho việc quản lý và kiểm soát tổ chức.
+ Thông tin: Mọi bộ phận, thành viên trong doanh nghiệp đều phải hiểu
rõ công việc của mình, tiếp nhận những thông tin cần thiết giúp thực hiện tốt
trách nhiệm được giao. Yêu cầu khi cung cấp thông tin phải đảm bảo: Chất
lượng thông tin phải thích hợp, kịp thời, thường xuyên được cập nhật, phải
chính xác và dễ truy cập.
Sự trao đổi thông tin hữu hiệu là thông tin được truyền đạt từ cấp trên
xuống cấp dưới, từ cấp dưới lên cấp trên và giữa các cấp với nhau. Ngoài ra,
15
cũng cần có sự trao đổi thông tin hữu hiệu giữa các tổ chức với các đối tượng
bên ngoài như khách hàng, cơ quan thuế, nhà cung cấp,…
+ Truyền thông: Là thuộc tính của hệ thống thông tin, mà hệ thống
thông tin là việc phải cung cấp các thông tin thích hợp để người thực hiện có
thể thực hiện chức năng tài chính, kinh doanh, tuân thủ. Truyền thông là sự
trao đổi và truyền đạt các thông tin cần thiết có liên quan cả trong lẫn ngoài
doanh nghiệp.
Hệ thống truyền thông gồm hai bộ phận: Truyền thông bên trong và
truyền thông bên ngoài.
Truyền thông bên trong là các thông tin thích hợp được truyền đạt trong
đơn vị, theo từng cấp và giữa các cấp với nhau. Ví dụ thông tin về số lượng,
quy cách, chủng loại, mẫu mã vật tư không chỉ lưu giữ ở bộ phận kế hoạch mà
được truyền thông đến các bộ phận khác như phòng kế toán, đơn vị sản xuất.
Truyền thông bên ngoài là các thông tin từ các đối tượng bên ngoài như
nhà cung cấp, ngân hàng,…Truyền thông bên ngoài giúp cho doanh nghiệp có
cách thức ứng xử hợp lý, kịp thời.
e. Giám sát
Giám sát là quá trình đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát nội bộ
theo thời gian. Những hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ cần được phát
hiện kịp thời thông qua việc giám sát để có biện pháp khắc phục sớm nhất.
Giám sát bao gồm giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ:
+ Giám sát thường xuyên: Các hoạt động giám sát thường xuyên gắn
kết vào hoạt động hàng ngày, rất đa dạng như đối chiếu, chỉnh hợp và các
hoạt động khác. Một số hoạt động giám sát thường xuyên như: Báo cáo hoạt
động và báo cáo tài chính, kế toán giúp giám sát thường xuyên tại đơn vị;
Thông tin thu thập từ các đối tác bên ngoài làm rõ thêm các thông tin thu thập
bên trong; Cơ cấu tổ chức hợp lý cùng với các hoạt động giám sát thường
16
xuyên chính là sự giám sát tốt nhất cho hệ thống kiểm soát nội bộ; ….
+ Giám sát định kỳ: Là sự đánh giá định kỳ hệ thống kiểm soát nội bộ.
Giám sát định kỳ còn giúp đánh giá tính hữu hiệu của việc giám sát thường
xuyên.
Khi thực hiện giám sát cần quan tâm các nội dung như: Phạm vi và
mức độ thường xuyên của việc giám sát định kỳ, người thực hiện giám sát
định kỳ, quy trình đánh giá trong giám sát định kỳ, phương pháp đánh giá
trong giám sát định kỳ, tài liệu hóa của hệ thống kiểm soát nội bộ, kế hoạch
thực hiện.
f. Các thủ tục kiểm soát
Thủ tục kiểm soát là toàn bộ quy trình, các chính sách do các nhà quản
lý thiết lập nhằm mục đích giúp doanh nghiệp tăng cường kiểm soát các rủi ro
có thể xảy ra trong đơn vị. Các thủ tục kiểm soát thường được xây dựng dựa
vào các nguyên tắc cơ bản: nguyên tắc phân công, phân nhiệm, nguyên tắc bất
kiêm nhiệm, nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn.
+ Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: Là việc phân chia trách nhiệm,
công việc cho nhiều người trong một bộ phận hoặc nhiều bộ phận cùng thực
hiện. Nhằm mục đích không để một cá nhân nào thực hiện một nghiệp vụ từ
khâu đầu đến khâu cuối. Trong khi phân chia công việc phải rõ ràng, tạo sự
chuyên môn hóa trong công việc dễ kiểm soát lận nhau, sai sót ít xảy ra và khi
xảy ra thường dễ phát hiện .
+ Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Nguyên tắc này quy định sự tách bạch
thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa
các sai phạm và hành vi lạm dụng quyền hạn.
+ Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn:
Hiện nay các lãnh đạo doanh nghiệp thường ủy quyền cho cấp dưới
trong từng phạm vi nhất định, phù hợp khả năng để họ chủ động đưa ra quyết
