Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty cổ phần thép đà nẵng

1

MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Mỗi doanh nghiệp trong quá trình tổ chức khi đạt đến một qui mô hoạt động
nhất định phải thiết lập và duy trì các bộ phận để kiểm tra, kiểm soát, tư vấn cho nhà
quản lý và điều hành các hoạt động kinh tế tài chính trong doanh nghiệp. Một trong
các bộ phận thực hiện chức năng này là bộ phận kiểm soát nội bộ của đơn vị. Kiểm
soát nội bộ giúp quản lý hiệu quả các nguồn lực kinh tế của công ty đồng thời góp
phần hạn chế tối đa những rủi ro phát sinh trong quá trình sản xuất, kinh doanh giúp
doanh nghiệp xây dựng được nền tảng quản lý vững chắc phục vụ cho quá trình phát
triển của đơn vị và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Công ty Cổ Phần Thép Đà Nẵng với lĩnh vực kinh doanh chính là xuất nhập
khẩu các sản phẩm thép, vật tư, nguyên liệu, nhiên liệu và trang thiết bị phục vụ sản
xuất và kinh doanh thép. Vì thế, để tăng sức cạnh tranh và tăng cường công tác kiểm
tra quản lý thì công ty cần phải sử dụng phối hợp nhiều biện pháp để đem lại hiệu quả
nhất định. Trong đó, nổi bật lên là phải tăng cường kiểm soát nội bộ đối với chu trình
mua hàng và thanh toán.
Đây là chu trình rất quan trọng, cung cấp đầy đủ các yếu tố đầu vào cho hoạt
động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Hiện nay, tại công ty đã thiết lập các thủ
tục kiểm soát nội bộ đối với mua hàng và thanh toán nhưng chưa thật sự hữu hiệu. Nó
luôn tiềm ẩn những rũi ro từ những yếu kém hoặc sai phạm do các nhà quản lý, đội
ngũ nhân viên hay bên thứ ba thực hiện gây thiệt hại hoặc làm suy giảm hiệu quả sản
xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Việc xây dựng hệ thống Kiểm soát nội bộ là việc
quan trọng, giúp ngăn ngừa, phát hiện các sai phạm và giảm thiểu tổn thất có thể xảy
ra. Điều này càng thấy rõ sự cần thiết đối với việc Kiểm soát nội bộ chu trình mua
hàng và thanh toán.
Vì vậy tôi đã chọn đề tài “ Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình mua
hàng và thanh toán tại Công ty cổ phần Thép Đà Nẵng ”, để làm đề tài luận văn
tốt nghiệp Cao học Kế toán.

2

2. Mục đích nghiên cứu của luận văn
Luận văn vận dụng lý luận và thông qua nghiên cứu thực tiễn tại Công ty, đề
xuất giải pháp phù hợp nhằm tăng cường kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng
và thanh toán tại Công ty cổ phần Thép Đà Nẵng.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của đề tài: Là kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và
thanh toán tại Công ty Cổ phần Thép Đà Nẵng, đồng thời làm rõ những sai sót, hạn
chế còn tồn tại trong quá trình mua hàng và thanh toán tại công ty, qua đó đưa ra các
giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát chu trình mua hàng và thanh toán một cách có
hiệu quả hơn.
Phạm vi nghiên cứu: Luận văn giới hạn ở công tác kiểm soát nội bộ đối với khâu
mua hàng hóa vật tư và thanh toán tiền mua hàng hóa vật tư tại Công ty.
4. Phương pháp nghiên cứu
Trong quá trình nghiên cứu để thực hiện luận văn, tác giả sử dụng các phương
pháp cụ thể bao gồm: Quan sát, điều tra phân tích, hệ thống hoá, phân tích tổng hợp,
phương pháp thực chứng để đối chiếu, đánh giá các vấn đề, sự kiện và nêu lên ý kiến của
bản thân.
5. Đóng góp của Luận văn
Luận văn đã góp phần hệ thống hoá và làm rõ các lý luận cơ bản về kiểm soát
nội bộ, đặt biệt là kiểm soát nội bộ về chu trình mua hàng và thanh toán trong doanh
nghiệp.
Qua phân tích và đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua
hàng và thanh toán tại công ty Cổ Phần Thép Đà Nẵng, luận văn đã nêu lên những bất
cập, những tồn tại, hạn chế đối với kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán
tại công ty, từ đó đưa ra một số giải pháp tương đối hữu hiệu nhằm đáp ứng được yêu
cầu kiểm tra, kiểm soát đối với mua hàng và thanh toán ở đơn vị.
6. Kết cấu luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục, danh mục tài liệu tham khảo, luận văn
gồm 3 chương:


3

Chương 1: Lý luận cơ bản về kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh
toán trong doanh nghiệp.
Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại
Công ty cổ phần Thép Đà Nẵng.
Chương 3: Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại
Công ty cổ phần Thép Đà Nẵng.


4

TỔNG QUAN TÀI LIỆU
Hoạt động kiểm toán đã có lịch sử phát triển lâu dài và gắng với quá trình phát
triển kinh tế - Xã hội của loài người. Để phục vụ cho nhu cầu đa dạng của xã hội,
những lĩnh vực và loại hình kiểm toán khác nhau đã dần dần hình thành và ngày càng
đóng vai trò quan trọng trong các cơ quan, tổ chức, đặc biệt là hoạt động kiểm soát
nội bộ trong các doanh nghiệp. Hoạt động kiểm soát nội bộ giúp cho việc sử dụng
hợp lý các nguồn lực liên quan đến quá trình sản xuất kinh doanh, đến công tác kiểm
tra, giám sát các hoạt động của công ty. Đồng thời giúp cho các nhà quản lý phát hiện
ra những tồn tại, hạn chế, bất cập trong công tác kiểm soát nội bộ, qua đó xây dựng
hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh, giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất
kinh doanh để doanh nghiệp hoạt động một cách hiệu quả nhất. Điều này có thể
khẳng định rằng, hoạt động kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp sản xuất kinh
doanh là cần thiết và không thể thiếu. Đặc biệt là kiểm soát nội bộ trong ngành công
nghiệp thép vì đây là ngành khá quan trọng trong quá trình công nghiệp hóa - Hiện

đại hóa đất nước như Bộ chính trị đã nhận định “Thép là vật liệu chủ yếu của nhiều
ngành công nghiệp, có vai trò quyết định tới sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại
hóa của đất nước”.
Trong kinh doanh, các nhà quản lý thường xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ
trong doanh nghiệp mình để hoạt động kinh doanh đạt hiệu quả tốt nhất. Với vị trí,
vai trò và tầm quan trọng của công tác kiểm soát nội bộ đã nêu ở trên, nên đã có rất
nhiều công trình khoa học nghiên cứu về đề tài Kiểm soát nội bộ chu trình mua
hàng và thanh toán ở nhiều lĩnh vực, nhiều ngành, nhiều khía cạnh khác nhau và có
thể kể đến một số công trình nghiên cứu sau:
+ “Tăng cường Kiểm soát nội bộ chu trình cung ứng tại Tổng công ty cổ phần
Dệt may Hòa Thọ”, Huỳnh Thị Cam Thảo, (2009), Luận văn thạc sĩ kinh tế, chuyên
ngành kế toán. Luận văn đã nghiên cứu thực tiễn chu trình cung ứng tại Tổng công ty
cổ phần Dệt may Hòa Thọ, đối tượng nghiên cứu là Kiểm soát chu trình mua hàng và
Thanh toán tại Tổng công ty Dệt may Hòa Thọ. Tác giả đã chỉ ra những tồn tại, hạn


5

chế trong quá trình mua hàng và thanh toán cũng như những bất cập trong hệ thống
kiểm soát nội bộ của công ty đồng thời đề xuất các giải pháp để khắc phục.
+ “Tăng cường Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty
cổ phần Dược vật tư y tế Quảng Nam”, Nguyễn Thị Hạnh, (2010), Luận văn thạc sĩ
kinh tế, chuyên ngành kế toán. Luận văn đã nghiên cứu thực tiễn chu trình mua hàng
và thanh toán tại công ty Cổ phần dược vật tư y tế Quảng Nam. Đối tượng nghiên cứu
là Kiểm soát chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty cổ phần Dược vật tư y tế
Quảng Nam. Luận văn chỉ ra những tồn tại bất cập trong công tác kiểm soát nội bộ tại
công ty, nguyên nhân dẫn đến những tồn tại, yếu kém đồng thời đề xuất các gải pháp
nhằm nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ tại công ty và một số đề tài khác như:
+ “Tăng cường kiểm soát nội bộ về chi phí ở các doanh nghiệp thuộc khu quản
lý đường bộ 5”, Trịnh Thị Hoàng Dung, 2006, Luận văn thạc sĩ kinh tế, chuyên ngành

kế toán.
+ “Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - Thu tiền tại công ty cổ
phần Kim khí miền Trung”, Bùi Minh Nam, 2010, Luận văn thạc sĩ kinh tế, chuyên
ngành kế toán.
+ “Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần Sách và
Thiết bị trường học Đà Nẵng, Nguyễn Thị Điệp, 2010, Luận văn thạc sĩ kinh tế,
chuyên ngành kế toán.
+ “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại công ty Sông Thu
Đà Nẵng”, Trần Thị Sáu, 2008, Hội nghị sinh viên nghiên cứu khoa học – Đại Học
Đà Nẵng.
Qua nghiên cứu các luận văn trên, các tác giả đã hệ thống hóa và đưa ra các
giải pháp nhằm tăng cường Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại
các công ty, tuy nhiên các nghiên cứu trên còn bao quát, chung chung chưa đi vào các
nghiệp vụ cụ thể, chưa chỉ ra được những nguyên nhân khách quan và chủ quan của
những tồn tại, hạn chế, bất cập trong hệ thống kiểm soát nội bộ, các giải pháp đưa ra
khó thực hiện hoặc chưa phù hợp với tình hình thực tế tại công ty, chưa đề cập đến
vấn đề kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán trong doanh nghiệp sản
xuất Thép nói chung và tại công ty Cổ phần Thép nói riêng. Cho đến nay, chưa có đề


6

tài khoa học nào nghiên cứu về kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại
công ty cổ phần Thép Đà Nẵng. Vì vậy, tác giả chọn đề tài “Kiểm soát nội bộ chu
trình mua hàng và thanh toán tại công ty cổ phần Thép Đà Nẵng” làm luận văn tốt
nghiêp. Để từ đó tìm ra những hạn chế, bất cập trong việc kiểm soát chu trình mua
hàng và thanh toán đồng thời đưa ra các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội
bộ, nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công ty.

7

CHƯƠNG 1
LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH
MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP
1.1. LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.1.1. Khái niệm về kiểm soát nội bộ
Theo Ủy ban của Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận về báo
cáo tài chính (COSO): “Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi người quản
lý, Hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị, nó được thiết lập để cung cấp một
sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu sau đây:
- Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động.
- Sự tin cậy của báo cáo tài chính.
- Sự tuân thủ pháp luật và các quy định.” [2;1]
Trong định nghĩa trên, bốn nội dung cơ bản là kiểm soát nội bộ là một quá
trình, con người, đảm bảo hợp lý và các mục tiêu. Chúng được hiểu như sau:
- Kiểm soát là một quá trình. Thông qua quá trình lập kế hoạch, thực hiện và
giám sát. Để đạt được mục tiêu mong muốn, đơn vị cần kiểm soát các hoạt động của
mình, Kiểm soát nội bộ không phải là một sự kiện hay tình huống mà là một chuỗi
các hoạt động hiện diện trong mỗi bộ phận, quặn chặt vào hoạt động của tổ chức và là
một nội dung cơ bản trong hoạt động của tổ chức. Kiểm soát nội bộ sẽ hữu hiệu khi
nó là một bộ phận không tách rời chứ không phải chức năng bổ sung cho các hoạt
động của tổ chức.
- Kiểm soát nội bộ được thiết lập và vận hành bởi con người, đó là Hội đồng
quản trị, Ban giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên trong đơn vị. Kiểm soát nội bộ
là một công cụ được nhà quản lý sử dụng chứ không thay thế nhà quản lý. Nói cách
khác, nó được thực hiện bởi những con người trong tổ chức, bởi suy nghĩ và hành
động của họ. Chính họ sẽ vạch ra mục tiêu, đưa ra biện pháp kiểm soát và vận hành
chúng.
- Kiểm soát nội bộ cung cấp sự đảm bảo hợp lý. Vì khi vận hành hệ thống

kiểm soát, những yếu kém có thể xảy ra do những sai lầm của con người nên dẫn đến


8

không thực kiện được các mục tiêu. Kiểm soát nội bộ có thể ngăn chặn và phát hiện
những sai phạm nhưng không thể đảm bảo là chúng không bao giờ xảy ra. [1]
Theo liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC): “Kiểm soát nội bộ là một chức năng
thường xuyên của các đơn vị, tổ chức và trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong
từng khâu công việc để tìm ra biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả
các mục tiêu đặt ra của đơn vị:
- Bảo vệ tài sản của đơn vị.
- Đảm bảo độ tin cậy của các thông tin.
- Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý.
- Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý.”
Theo chuẩn mực 400 của Bộ tài chính (Ban hành theo Quyết định số
143/2001/QĐ-BTC ngày 21 tháng 12 năm 2001 của Bộ tài chình): Kiểm soát nội bộ
là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp
dựng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm
soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và
hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị. [3]
Kiểm soát nội bộ là toàn bộ những chính sách và thủ tục do ban Giám đốc đơn
vị thiết lập nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ và sự hiệu quả của các hoạt động
trong khả năng có thể. Các thủ tục này đòi hỏi việc tuân thủ các chính sách quản lý,
bảo quản tài sản, ngăn ngừa và phát hiện ra sai sót hay gian lận, tính đầy đủ và chính
xác của các ghi chép kế toán, đảm bảo lập các báo cáo trong thời gian mong muốn.
1.1.2. Mục tiêu của Kiểm soát nội bộ
Kiểm soát nội bộ là một chức năng thường xuyên của các đơn vị, tổ chức và
trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra biện pháp
ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả các mục tiêu đặt ra của đơn vị:

Mục tiêu 1: Bảo vệ tài sản của đơn vị.
Tài sản của đơn vị bao gồm cả tài sản vô hình và tài sản hữu hình, chúng có
thể bị đánh cắp, lạm dụng vào những mục đích khác nhau hoặc bị hư hại nếu không
được bảo vệ bởi một hệ thống Kiểm soát nội bộ thích hợp. Ngoài những tài sản, vật
chất hiện hữu, trong đơn vị còn có những tài sản phi vật chất như sổ sách kế toán, các


9

tài liệu quan trọng khác,…cũng cần được bảo vệ và bảo mật, nếu không sẽ gây ảnh
hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị.
Mục tiêu 2: Đảm bảo độ tin cậy của các thông tin
Thông tin kinh tế, tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứ
quan trọng cho việc hình thành các quyết định của nhà quản lý.
Như vậy, thông tin cung cấp phải :
- Đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng
hoạt động.
- Phản ánh đầy đủ và khách quan các nội dung chủ yếu của hoạt động kinh tế,
tài chính của đơn vị.
Mục tiêu 3: Đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý
Hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết lập trong doanh nghiệp do nhà quản lý
xây dựng dựa vào những điều kiện thực tế và khả năng thực hiện tại đơn vị mình. Tuy
nhiên, hệ thống kiểm soát nội bộ vẫn phải đảm bảo tuân thủ tuyệt đối các quyết định
và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Hệ
thống kiểm soát nội bộ cần:
- Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến các hoạt
động của doanh nghiệp.
- Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian lận
trong mọi hoạt động của doanh nghiệp.
- Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, khách quan, chính xác cũng như việc

lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý.
Mục tiêu 4: Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý
Các quá trình kiểm soát trong đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp lại
không cần thiết các tác nghiệp, gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém
hiệu quả các nguồn lực trong doanh nghiệp. Bên cạnh đó, định kỳ các nhà quản lý
thường đánh giá kết quả hoạt động của doanh nghiệp, tình hình thực hiện các quy
định, chính sách trong hệ thống Kiểm soát nội bộ cũng như số lượng và tính chất
các sai phạm xảy ra. Từ đó thiết lập lại các hệ thống kiểm soát nội bộ với cơ chế


10

giám sát thiết thực, hữu hiệu hơn nhằm nâng cao năng lực quản lý, khả năng điều
hành bộ máy quản lý doanh nghiệp.
1.1.3. Các bộ phận cấu thành của Kiểm soát nội bộ
1.1.3.1. Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong và bên ngoài đơn vị
có tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình kiểm soát
nội bộ. Các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát chủ yếu liên quan đến quan điểm,
thái độ nhận thức cũng như hành động của nhà quản lý trong doanh nghiệp.
- Đặc thù về quản lý: Các đặt thù về quản lý đề cập đến các quan điểm và nhận
thức khác nhau trong điều hành quản lý của các nhà quản lý. Các quan điểm đó sẽ
ảnh hưởng đến chính sách, chế độ, các quy định và cách thức tổ chức kiểm tra, kiểm
soát trong doanh nghiệp.
Mỗi nhà quản lý có nhận thức, phong cách lãnh đạo khác nhau. Có nhà quản lý
rất quan tâm tới việc lập BCTC và việc hoàn thành vượt mức kế hoạch đã đề ra. Đối
với phong cách này, nhà quản lý trong quá trình kinh doanh sẽ rất thận trọng để giảm
rủi ro cho các số liệu và thông tin chính xác, đáng tin cậy. Vì vậy, thủ tục kiểm soát
cần được xây dựng hiệu quả. Ngược lại, có nhà quản lý lại hài lòng với những hoạt
động kinh doanh có mức rủi ro cao nhưng có thể thu được nhiều lợi nhuận. Như vậy

thì số liệu trên BCTC sẽ không trung thực, không đủ độ tin cậy.
- Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức là một trong những nhân tố đóng vai trò quan
trọng đối với việc chỉ đạo, kiểm soát các hoạt động sản xuất, kinh doanh của đơn vị.
Một cơ cấu tổ chức hợp lý góp phần ngăn ngừa có hiệu quả hành vi gian lận, sai
sót trong hoạt động tài chính doanh nghiệp.
Để thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp và có hiệu quả, các nhà quản lý phải
tuân thủ các nguyên tắc sau:
+ Thiết lập được sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của doanh
nghiệp, không bỏ sót lĩnh vực nào, đồng thời không có sự chồng chéo giữa các bộ
phận.
+ Thực hiện sự phân chia rành mạch 3 chức năng: Xử lý nghiệp vụ, ghi chép
sổ sách và bảo quản tài sản.


11

+ Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận nhằm đạt được hiệu quả cao
nhất trong hoạt động của các bộ phận chức năng.
- Chính sách nhân sự: Bao gồm công tác quản lý và chế độ quản lý nhân sự
đối với việc tuyển dụng, huấn luyện, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật cán bộ, công nhân
viên trong đơn vị. Sự phát triển của mọi doanh nghiệp luôn gắn liền với đội ngũ nhân
viên và họ luôn là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát đồng thời là chủ thể
trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của doanh nghiệp.
- Công tác kế hoạch: Công tác lập kế hoạch và dự toán có ý nghĩa rất lớn trong
kiểm soát nội bộ. Hệ thống kế hoạch và dự toán bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu
thụ, thu chi quỹ, kế hoạch hay dự án đầu tư, sửa chữa tài sản cố định, đặc biệt là kế
hoạch tài chính gồm những ước tính cân đối tình hình tài chính, kết quả hoạt động và
sự luân chuyển tiền trong tương lai,...là những nhân tố quan trọng trong môi trường
kiểm soát. Nếu việc lập và thực hiện kế hoạch được tiến hành một cách khoa học và
nghiêm túc thì hệ thống kế hoạch và dự án sẽ trở thành công cụ kiểm soát hữu hiệu.

- Uỷ ban kiểm soát
Uỷ ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của
đơn vị như thành viên của Hội đồng quản trị nhưng không kiêm nhiệm các chức vụ
quản lý và những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát. Uỷ ban kiểm soát
thường có nhiệm vụ, quyền hạn sau:
+ Giám sát việc chấp hành luật pháp của Công ty
+ Kiểm tra và giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ
+ Giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính
+ Dung hoà những bất đồng (nếu có) giữa Ban giám đốc với Kiểm toán viên
bên ngoài.
- Bộ phận kiểm toán nội bộ
Kiểm toán nội bộ là một bộ phận độc lập được thiết lập trong đơn vị, tiến hành
công việc kiểm tra, giám sát và đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầu quản trị nội
bộ đơn vị. Bộ phận kiểm toán nội bộ cung cấp thông tin, đánh giá thường xuyên về
toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp. Bộ phận kiểm toán nội bộ hoạt động hữu hiệu sẽ
giúp cho doanh nghiệp có những thông tin kịp thời và xác thực về các hoạt động của


12

doanh nghiệp, từ đó kịp thời điều chỉnh, bổ sung các quy chế, thủ tục kiểm soát mới
thích hợp và hữu hiệu hơn.
- Môi trường bên ngoài
Môi trường kiểm soát chung của doanh nghiệp còn phụ thuộc vào các nhân tố
bên ngoài. Các nhân tố này tuy không thuộc sự kiểm soát của nhà quản lý nhưng có
ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, phong cách điều hành của các nhà quản lý cũng như sự
thiết kế và vận hành các quy chế và thủ tục kiểm soát nội bộ. Các nhân tố này bao
gồm: Luật pháp, sự kiểm soát của cơ quan Nhà nước, ảnh hưởng của các chủ nợ,
đường lối phát triển của đất nước.
Như vậy, môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ những nhân tố có ảnh hưởng

lớn đến quá trình thiết kế, vận hành và xử lý dữ liệu của hệ thống kiểm soát nội bộ
doanh nghiệp, trong đó nhân tố chủ yếu và quan trọng là nhận thức về hoạt động
kiểm tra, kiểm soát và điều hành hoạt động của các nhà quản lý doanh nghiệp.
1.1.3.2. Hệ thống kế toán
Thông qua việc ghi nhận, tính toán, phân loại, kết chuyển vào sổ cái, tổng hợp
và lập báo cáo, hệ thống kế toán không những cung cấp những thông tin cần thiết cho
quá trình quản lý mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát các mặt hoạt
động của đơn vị nên nó là một bộ phận quan trọng trong soát nội bộ.
Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo cho các mục tiêu tổng quát sau
đây sẽ được thực hiện:
Tính có thực: Cơ cấu kiểm soát không cho phép ghi chép những nghiệp vụ
không có thực vào sổ sách của đơn vị.
Sự phê chuẩn: Bảo đảm mọi nghiệp vụ xảy ra phải được phê chuẩn hợp lý.
Tính đầy đủ: Bảo đảm việc phản ánh trọn vẹn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Sự đánh giá: Bảo đảm không có sai phạm trong tính toán các giá và phí.
Sự phân loại: Bảo đảm các nghiệp vụ được ghi chép đúng theo sơ đồ tài khoản
và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ sách kế toán.
Tính đúng kỳ: Bảo đảm việc ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh được thực hiện kịp
thời theo quy định.


13

Quá trình luân chuyển sổ và tổng hợp chính xác: Số liệu kế toán được ghi vào
sổ phải được tổng cộng và chuyển sổ đúng đắn, tổng hợp chính xác trên các Báo cáo
tài chính của doanh nghiệp.
Bất kỳ một hệ thống kế toán nào cũng được thực hiện qua 3 giai đoạn sau:
- Lập chứng từ kế toán
Đây là giai đoạn đầu tiên và đóng vai trò quan trọng trong quy trình kế toán
nói riêng và trong hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung. Ngay sau khi nghiệp vụ kinh

tế phát sinh, kế toán tiến hành lập báo cáo chứng từ liên quan, phản ánh đầy đủ, chính
xác, trung thực mọi nghiệp vụ phát sinh. Nhằm cung cấp các thông tin kế toán, tài
chính chính xác, trung thực. Các chứng từ kế toán được lập phải đảm bảo hợp lý, hợp
lệ, hợp pháp. Qua đó có thể ngăn ngừa, hạn chế sai phạm xảy ra.
- Ghi chép sổ sách kế toán
Đây là giai đoạn chính trong tiến trình xử lý số liệu kế toán bằng việc thu thập,
ghi chép, phân loại, tính toán, tổng hợp,...để chuẩn bị cung cấp thông tin tổng hợp
trên báo cáo tài chính. Trong Kiểm soát nội bộ, hệ thống sổ sách kế toán có vai trò rất
quan trọng, là cầu nối trung gian giữa chứng từ và báo cáo tài chính. Sổ sách kế toán
cũng là cơ sở để kiểm tra, đối chiếu, truy cập lại chứng từ khi cần thiết.
- Lập báo cáo tài chính
Đây là giai đoạn cuối cùng của quá trình xử lý, kế toán tiến hành tổng hợp số
liệu ở sổ sách đưa ra một con số tổng hợp cụ thể của từng chỉ tiêu thể hiện trên báo
cáo tài chính. Người đọc nhìn vào số liệu trên báo cáo tài chính có thể biết được tình
hình hoạt động sản xuất, kinh doanh cũng như tình hình tài chính của đơn vị tại
thời điểm lập báo cáo tài chính. Các nhà lãnh đạo căn cứ vào các số liệu trên báo
cáo tài chính có thể phân tích, phát hiện ra những vấn đề bất thường của số liệu để
từ đó tìm ra nguyên nhân và cách giải quyết.
Trong doanh nghiệp, hằng năm phải lập báo cáo tài chính vào cuối năm theo
quy định của Nhà nước và theo nhu cầu quản lý, các thông tin được thể hiện trên báo
cáo tài chính phải phản ánh trung thực tình hình tài chính và hoạt động kinh doanh
của đơn vị. Báo cáo tài chính phải được trình bày tuân thủ đúng theo các chuẩn mực
kế toán hiện hành. Ngoài báo cáo tài chính ra, doanh nghiệp còn có hệ thống báo cáo


14

kế toán quản trị, nó có ý nghĩa rất quan trọng trong công tác quản lý, điều hành và
định hướng phát triển của doanh nghiệp trong tương lai.
1.1.3.3. Các thủ tục kiểm soát

Thủ tục kiểm soát do Ban giám đốc, các nhà quản lý doanh nghiệp thiết lập
dựa vào những nét đặc thù về cơ cấu tổ chức, hoạt động sản xuất kinh doanh của
đơn vị mình và thực hiện nhằm đạt được những mục tiêu quản lý cụ thể. Các thủ tục
kiểm soát chủ yếu bao gồm:
- Lập, kiểm tra, so sánh và phê duyệt các số liệu, tài liệu, liên quan đến đơn vị.
- Kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán.
- Kiểm tra chương trình ứng dụng và môi trường tin học.
- Kiểm tra số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp với sổ kế toán chi tiết .
- Kiểm tra và phê duyệt tài liệu kế toán.
- Đối chiếu số liệu nội bộ với bên ngoài.
- So sánh đối chiếu kết quả kiểm kê với số liệu trên sổ sách kế toán.
- Giới hạn việc tiếp cận trực tiếp với các tài sản và các tài liệu kế toán .
- Phân tích, so sánh giữa số liệu thực tế với số liệu dự toán kế hoạch. [3]
Các thủ tục kiểm soát được xây dựng dựa trên ba nguyên tắc cơ bản: Nguyên
tắc phân công, phân nhiệm rõ ràng, nguyên tắc bất kiêm nhiệm, và nguyên tắc ủy
quyền và phê chuẩn.
- Nguyên tắc, phân công, phân nhiệm
Theo nguyên tắc này, quyền hạn và trách nhiệm được phân chia cho nhiều
người, nhiều bộ phận trong đơn vị. Đảm bảo nguyên tắc này sẽ tránh được việc một
cá nhân, bộ phận toàn quyền thực hiện một công việc, nghiệp vụ kinh tế. Việc phân
công, phân nhiệm rõ ràng tạo sự chuyên môn hóa trong công việc, sai sót ít xảy ra và
khi xảy ra thường dễ phát hiện do có sự kiểm tra chéo.
- Phân chia trách nhiệm theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm
Nguyên tắc này đòi hỏi sự tách biệt về trách nhiệm đối với một số công việc
nhằm ngăn ngừa các hành vi lạm dụng quyền hạn để tham ô tài sản của doanh nghiệp
và dễ nhận ra sự sai sót, gian lận.


15

- Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: Theo sự ủy quyền của các nhà quản lý,
các cấp dưới được giao quyết định và giải quyết công việc trong phạm vi nhất định.
1.1.4. Vai trò của kiểm soát nội bộ đối với công tác quản lý
Ngày nay, KSNB đang đóng một vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động
kinh tế của các doanh nghiệp và tổ chức. KSNB giúp các nhà quản trị quản lý hữu
hiệu và hiệu quả hơn các nguồn lực kinh tế của công ty mình như: Con người, tài sản,
vốn,...góp phần hạn chế tối đa những sai phạm và rủi ro phát sinh trong quá trình
SXKD của doanh nghiệp, đồng thời giúp doanh nghiệp xây dựng được một nền tảng
quản lý vững chắc phục vụ hiệu quả cho quá trình mở rộng và phát triển của doanh
nghiệp.
Vì vậy, việc xây dựng hệ thống KSNB hữu hiệu và vững mạnh sẽ có vai trò rất
lớn góp phần nâng cao hiệu quả SXKD của đơn vị như: Đảm bảo tính chính xác của
các số liệu kế toán và báo cáo tài chính của công ty. Giảm bớt rủi ro gian lận đối với
công ty. Giảm bớt rủi ro sai sót không cố ý của nhân viên mà có thể gây tổn hại cho
công ty. Giảm bớt rủi ro không tuân thủ chính sách và quy trình kinh doanh của công
ty. Qua đó sẽ ngăn chặn việc tiếp xúc những rủi ro không cần thiết do quản lý rủi ro
chưa đầy đủ.
Thông thường, khi doanh nghiêp phát triển lên cao thì lợi ích của hệ thống
KSNB cũng trở nên lớn hơn vì người quản lý sẽ gặp nhiều khó khăn hơn trong việc
giám sát, kiểm tra và kiểm soát các rủi ro này nếu chỉ đơn phương dựa vào những
kinh nghiệm giám sát trực tiếp của chính bản thân.
Đối với doanh nghiệp có sự tách biệt lớn giữa người quản lý và cổ đông, thì
một hệ thống KSNB vững mạnh sẽ góp phần tạo nên sự tin tưởng cao của các cổ
đông. Xét về điểm này, một hệ thống KSNB vững mạnh chính là một nhân tố của một
hệ thống quản trị doanh nghiệp vững mạnh, và điều này rất quan trọng đối với các
doanh nghiệp có nhà đầu tư bên ngoài. Các nhà đầu tư thường trả giá cao hơn cho
những công ty có rủi ro thấp hơn.


16

1.2. KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN
TRONG DOANH NGHIỆP
1.2.1. Đặc điểm về chu trình mua hàng và thanh toán
1.2.1.1. Khái niệm về chu trình mua hàng và thanh toán
Chu trình mua hàng và thanh toán là giai đoạn đầu tiên của hoạt động sản xuất
kinh doanh. Chu trình này bao gồm các nghiệp vụ liên quan tới việc mua hàng và
nghiệp vụ thanh toán đối với tài sản cố định, vật tư, hàng hóa,... phục vụ cho hoạt
động sản xuất kinh doanh của đơn vị. Chu trình này bắt đầu từ yêu cầu mua hàng của
các bộ phận có nhu cầu thông qua phiếu yêu cầu mua hàng,..Và kết thúc bằng việc
thanh toán tiền cho nhà cung cấp và chu trình này cũng ảnh hưởng đến nhiều khoản
mục trên báo cáo tài chính của đơn vị.
1.2.1.2. Đặc điểm
Mua hàng và thanh toán là một chu trình quan trọng đối với đa số doanh
nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp thương mại và sản xuất. Sự hữu hiệu và hiệu quả
của chu trình này được thể hiện qua việc đơn vị mua hàng kịp thời với giá hợp lý,
không bị tổn thất tài sản, chi trả nợ đúng hạn cho nhà cung cấp,….sẽ có ảnh hưởng
lớn đến hoạt động của đơn vị.
Chu trình này còn có ảnh hưởng quan trọng đến các chu trình khác và mang
những đặc điểm sau khiến đơn vị cần phải quan tâm.
- Chu trình mua hàng và thanh toán trãi qua nhiều khâu, liên quan hầu hết đến
các chu trình khác, liên quan đến tài sản nhạy cảm như hàng tồn kho, tiền,… nên dễ
bị tham ô, chiếm dụng. Mua hàng là quá trình khởi đầu của quá trình sản xuất kinh
doanh, nó cung cấp các yếu tố đầu vào chủ yếu để tiến hành các hoạt động khác.
- Hàng tồn kho thường là khoản mục chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản của
đơn vị. Hàng tồn kho có thể bao gồm nhiều chủng loại phong phú với số lượng lớn,
nhập xuất liên tục, được tồn trữ ở nhiều địa điểm và liên quan đến nhiều hoạt động
khác như hoạt động sản xuất, bán hàng,…Điều này càng làm tăng rủi ro có sai phạm
vì mua hàng nhiều và liên tục dể tạo điều kiện để các sai phạm có thể xảy ra. [105;1]

17

1.2.1.3. Chức năng của chu trình mua hàng và thanh toán
Quá trình xử lý các nghiệp vụ trong chu trình mua hàng và thanh toán liên
quan tới những chức năng cơ bản sau:
- Xử lý các đơn đặt mua hàng và ký hợp đồng mua bán
Bắt đầu của chu trình mua hàng là từ kế hoạch mua hàng đã được lãnh đạo đơn
vị phê duyệt hoặc từ đơn đề nghị mua hàng của bộ phận có nhu cầu về hàng hoá, dịch
vụ đó, dựa trên kế hoạch sản xuất, kế hoạch tiêu thụ, kế hoạch dự trữ hàng tồn kho
của đơn vị.
Khi các bộ phận có nhu cầu về hàng hoá, dịch vụ thì người có trách nhiệm tại
bộ phận đó sẽ lập đơn đề nghị mua hàng chuyển lên cho các bộ phận cấp trên, đơn đề
nghị mua hàng phải ghi rõ số lượng, chất lượng, mục đích sử dụng của hàng đề nghị
mua.
Căn cứ vào kế hoạch mua và đơn đề nghị mua hàng đã được lãnh đạo phê
duyệt, bộ phận có chức năng tiến hành xử lý đơn đặt hàng, đảm bảo cho hàng hoá
mua vào theo đúng mục đích, đúng số lượng tránh cho việc mua quá nhiều, quá ít
hoặc mua lãng phí,…đơn đặt mua hàng hoá hay dịch vụ phải ghi rõ loại hàng, số
lượng, số tiền, thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng và các thông tin liên quan của
hàng hoá, dịch vụ mà doanh nghiệp định mua được gửi cho người bán. Đây là chứng
từ hợp pháp được xem như là một lời đề nghị để mua hàng.
Từ đơn đặt hàng, bộ phận chức năng của doanh nghiệp phải xúc tiến công việc
mua hàng. Để mua hàng, bộ phận này phải trực tiếp khảo sát, tìm hiểu thị trường và
khả năng cung cấp của người bán. Thông qua việc khảo sát thị trường phải tìm ra
được nhà cung cấp có lợi nhất cho doanh nghiệp. Sau khi đã lựa chọn được nhà cung
cấp, hai bên biên soạn dự thảo hợp đồng và đi đến thống nhất, phải trình lãnh đạo ký
duyệt.
Thông thường ở tất cả các doanh nghiệp đều lập các phòng thu mua để đảm
bảo chất lượng thích hợp của hàng hoá, dịch vụ với giá thấp nhất. Đối với một quá

trình Kiểm soát nội bộ tốt phòng thu mua độc lập với các bộ phận có trách nhiệm phê
chuẩn việc mua hoặc việc nhận hàng. Tất cả các đơn đặt mua hàng phải được đánh số
nhất quán và đầy đủ các yếu tố cần thiết.


18

Trong giai đoạn này, yêu cầu kiểm soát đặt ra là các bộ phận tham gia mua
hàng phải đảm bảo độc lập giữa các bộ phận chức năng, bất kiêm nhiệm, việc phê
duyệt phải đúng thẩm quyền và đúng quy trình.
- Nhận hàng hoá, dịch vụ và kiểm định
Nhận hàng hoá hay dịch vụ từ người bán là điểm then chốt trong chu trình mua
hàng và thanh toán. Lúc này bên mua sẽ nhận được hàng và thanh toán hay phải ghi
nhận một khoản nợ tương ứng đối với người bán. Do đó, việc nhận hàng hoá phải
đảm bảo thực hiện các yêu cầu sau: Căn cứ vào đơn đặt hàng tiến hành kiểm tra hàng,
kiểm tra số lượng, chất lượng, mẫu mã, thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng, tính
toán số tiền,…và các điều kiện khác xem có đúng như trong hợp đồng mua bán giữa
hai bên hay không? Sau đó tiến hành làm thủ tục nhập kho và thủ tục thanh toán.
Để làm nhiệm vụ mua hàng hoá, dịch vụ, kiểm tra, tiếp nhận và báo cáo hàng
hoá, dịch vụ mua vào thì hầu hết các doanh nghiệp đều có bộ phận (phòng) cung ứng.
Sau khi lập báo cáo nhận hàng thì bộ phận này sẽ gửi một bản cho thủ kho và một
bản cho phòng kế toán (bộ phận kế toán phải trả người bán). Để ngăn ngừa sự mất
mát và lạm dụng quyền hạn, phải được kiểm soát chặc chẽ từ lúc nhận hàng cho đến
khi xuất hàng sử dụng. Mặt khác phải đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nhân viên
tiếp nhận hàng hoá phải độc lập với thủ kho và nhân viên phòng kế toán.
Bộ phận kiểm định chất lượng phải có đủ trình độ chuyên môn, kinh nghiệm và
phải hoàn toàn độc lập với các phòng ban khác. Sau khi hàng hóa được kiểm nghiệm,
phải lập biên bản kiểm nghiệm. Biên bản kiểm nghiệm là căn cứ để bộ phận vật tư lập
phiếu nhập kho vật tư theo đúng số lượng, chất lượng hàng hóa đã được kiểm
nghiệm.

- Ghi nhận các khoản nợ người bán
Việc ghi sổ ban đầu có ảnh hưởng quan trọng đến các báo cáo tài chính và đến
các khoản chi tiền mặt, do đó phải hết sức cẩn thận, chỉ được ghi chép vào sổ các lần
mua có cơ sở hợp lý theo số tiền đúng, phải ghi kịp thời.
Quá trình kiểm soát nội bộ quan trọng trong chức năng này là phải thực hiện
nguyên tắc bất kiêm nhiệm, các chứng từ phải rõ ràng và thích hợp.
- Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán người bán


19

Thanh toán thường được thực hiện bằng uỷ nhiệm chi, séc hoặc phiếu chi làm
thành nhiều bản, một bản được gửi cho nhà cung cấp, một bản được lưu trong hồ sơ
cùng với hoá đơn.
Quá trình kiểm soát nội bộ quan trọng trong chức năng này là các phiếu chi phải
do đúng người có trách nhiệm, đủ thẩm quyền ký duyệt. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm
giữa người ký phiếu chi với người thực hiện chức năng thanh toán phải được tôn
trọng trong chức năng này.
1.2.1.4. Rủi ro có thể xảy ra trong chu trình mua hàng và thanh toán
Giai
Đoạn
Đề nghị

Sai phạm có thể xảy ra
- Đặt mua hàng không cần thiết hoặc không phù hợp với mục đích hoặc

mua hàng đặt hàng trùng lắp dẫn đến lãng phí vì số hàng đó thường không sử dụng
được.
- Đặt mua hàng nhiều hơn nhu cầu sử dụng: Cũng dẫn đến lãng phí do số
hàng thừa cũng phải tồn trữ, vừa gây ứ đọng vốn, vừa tốn chi phí lưu

kho, lại còn có thể hàng bị giảm phẩm chất.
- Đặt mua hàng quá trễ hoặc quá sớm: Nếu đặt hàng trễ sẽ dẫn đến thiếu
hụt nguyên vật liệu cho sản xuất hoặc thiếu hàng hóa để bán, còn nếu đặt
hàng hóa quá sớm có thể gây lãng phí lưu kho hoặc nghiêm trọng hơn có
thể làm giảm phẩm chất hàng hóa.
- Đặt hàng với chất lượng kém và hoặc giá cao: Sẽ gây thiệt hại nghiêm
trọng nếu kéo dài.
- Nhân viên đặt hàng xóa dấu vết của việc đã đặt hàng để đề nghị mua
hàng lần hai đối với hàng đã nhận được.


20

Lựa chọn - Nhân viên mua hàng có thể thông đồng với nhà cung cấp để chọn họ
nhà cung
cấp

mặc dầu nhà cung cấp này không có hàng hóa/ dịch vụ phù hợp nhất hoặc
không có mức giá phù hợp nhất .
- Nhân viên bộ phận xử lý báo giá thông đồng với nhà cung cấp nên giấu
bớt hồ sơ báo giá của các nhà cung cấp có giá hợp lý hơn giá của nhà
cung cấp được nhân viên này ủng hộ.

Nhận

- Nhận hàng không đúng quy cách, chất lượng, số lượng, hàng đã đặt.

hàng

- Nhận và biển thủ hàng và không nhập kho.

Bảo quản - Hàng tồn kho có thể bị mất cắp.
hàng
Trả tiền

- Công nhân có thể hủy hoặc giấu những sản phẩm có lỗi để tránh bị phạt.
- Hàng hóa bị hư hỏng, mất phẩm chất.
- Lập chứng từ mua hàng khống để được thanh toán .
- Chi trả nhiều hơn giá trị hàng đã nhận.
- Ghi nhận sai thông tin về nhà cung cấp: Tên, thời hạn thanh toán .
- Ghi chép hàng mua và nợ phải trả sai niên độ, ghi trùng, sai số tiền, ghi
sót hóa đơn.
- Trả tiền cho nhà cung cấp khi chưa được phê duyệt.
- Trả tiền trễ hẹn.
- Không theo dõi kịp thời hàng trả lại cho nhà cung cấp hoặc hàng được
giảm giá. [108;1]


21

1.2.2. Mục tiêu kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán
Chu trình mua hàng và thanh toán là một chu trình rất quan trọng, tạo đầy đủ
các yếu tố đầu vào cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Để kiểm
soát tốt chu trình mua hàng và thanh toán, đơn vị phải thiết lập hệ thống Kiểm soát
nội bộ đảm bảo mục tiêu mang tính hiệu lực, hiệu quả và tính tuân thủ các quy định
của đơn vị, của các quy định của Nhà nước, đồng thời phải đảm bảo mục tiêu mang
tính trung thực, hợp lý của BCTC. Chính vì thế kiểm soát nội bộ đối với chu trình này
nhằm đạt được một số mục tiêu như:
- Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động.
- Sự tin cậy của báo cáo tài chính.

- Sự tuân thủ pháp luật và các quy định
Cụ thể là:
- Sự hữu hiệu và hiệu quả: Sự hữu hiệu ở đây là hoạt động mua hàng và giúp
đơn vị đạt được các mục tiêu về sản xuất, doanh số, thị phần hay tốc độ tăng trưởng,
…. sự tồn tại và phát triển của đơn vị bị ảnh hưởng đáng kể bởi mục tiêu hữu hiệu. Vì
thế, đơn vị cần mua hàng đúng nhu cầu sử dụng và đúng thời điểm, mua hàng với giá
hợp lý nhất, nhận hàng đúng số lượng và chất lượng đã đặt hàng. Trong khi đó mục
tiêu hiệu quả được hiểu là việc so sánh giữa kết quả đạt được với chi phí bỏ ra,…. Để
đạt được điều này, đơn vị cần mua hàng có chất lượng tốt với chi phí hợp lý nhất.
- Báo cáo tài chính đáng tin cậy: Nghĩa là những khoản mục bị ảnh hưởng bởi
chu trình mua hàng và thanh toán, như hàng tồn kho, nợ phải trả, tiền,…được trình
bày trung thực và hợp lý. Việc tổ chức hệ thống sổ sách, chứng từ, báo cáo đầy đủ và
hợp lý để theo dõi hàng mua và nợ phải trả, ghi chép nghiệp vụ mua hàng đầy đủ,
chính xác, kịp thời, tập hợp đầy đủ các chi phí liên quan đến quá trình mua hàng,…
Là các yêu cầu chủ yếu của công tác kế toán và giúp đơn vị cung cấp được báo cáo
tài chính đáng tin cậy.
- Tuân thủ pháp luật và các quy định: Các hoạt động mua hàng luôn chịu sự chi
phối của pháp luật. Ngoài ra, còn cần tuân thủ các quy định nội bộ trong việc nhận


22

hàng, lập phiếu nhập kho, tuân thủ các hướng dẫn về an toàn trong bảo quản, điều
kiện vệ sinh, an ninh,…. [109;1]
1.2.3. Hệ thống các chứng từ, sổ sách và các báo của chu trình mua hàng và
thanh toán
1.2.3.1. Luân chuyển chứng từ
- Đơn đề nghị mua hàng: Chứng từ được lập bởi bộ phận sử dụng (như bộ
phận sản xuất) để đề nghị mua hàng hoá, dịch vụ.
- Đơn đặt hàng: Là loại chứng từ ghi rõ loại hàng, số lượng, và các thông tin

liên quan của hàng hoá, dịch vụ mà công ty có ý định mua vào được gửi cho nhà cung
cấp. Chứng từ này thường được dùng để chỉ rõ sự phê chuẩn đối với hàng hoá và dịch
vụ.
- Phiếu giao hàng (biên bản giao nhận hàng hoá hay nghiệm thu dịch vụ):
Chứng từ này được lập bởi nhà cung cấp và chuyển cho người mua (bộ phận mua
hàng) của doanh nghiệp ký nhận để chứng minh sự chuyển giao hàng hoá, dịch vụ
thực tế.
- Phiếu nhập kho (Báo cáo nhận hàng): Được lập bởi bộ phận nhận hàng vào
lúc nhận hàng hoá vật chất, nêu rõ mặt hàng, số lượng nhận được, ngày nhận và các
dữ kiện thích đáng khác như là một bằng chứng của việc nhận hàng và sự kiểm tra
hàng hoá.
- Hoá đơn bán hàng hoặc hóa đơn GTGT: Do nhà cung cấp lập để chứng minh
hàng hoá, dịch vụ đã được chuyển giao quyền sở hữu cho người mua và là căn cứ để
yêu cầu người mua phải thanh toán cho hàng hoá, dịch vụ mà họ đã cung cấp


23

* Đối với nghiệp vụ mua hàng

Nhu
cầu
vật tư
hàng
hoá

Bộ phận
kế hoạch

Bộ phận

cung
ứng

Kế
hoạch
cung ứng

Khai
thác
hàng

Cán bộ
thu
mua

Lập
chứng từ
kho

Trưởng
bộ phận
cung ứng

Thủ
kho

Ký
duyệt
chứng từ

Nhập
kho

Kế
toán

Ghi sổ
chứng từ

Lưu
trữ
bảo
quản
chứn
g từ

Sơ đồ: 1.1. Sơ đồ lưu chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ mua hàng
* Đối với nghiệp vụ thanh toán

Nhu
cầu
thanh
toán

Kế
toán
quỹ

Thủ
trưởng,

kế toán
trưởng

Lập
chứng
từ chi
quỹ

Duyệt
chứng
từ

Thủ
quỹ

Nhân
viên
thanh
toán

Chi
quỹ

Nhận
tiền và
thanh
toán

Kế
toán

Lưu
chứng
từ

Ghi sổ

Sơ đồ: 1.2. Sơ đồ lưu chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ thanh toán
1.2.3.2. Hệ thống sổ sách và báo cáo
-

Chứng từ ghi sổ

-

Sổ chi tiết hàng hóa, nguyên vật liệu

-

Sổ chi tiết theo dõi thanh toán với người bán, sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng,
sổ Cái tài khoản hàng hóa, phải trả người bán, tiền mặt, TGNH

-

Sổ quỹ, sổ TGNH

-

Báo cáo nhận hàng, báo cáo nhập xuất tồn,…

1.2.4. Thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán
1.2.4.1.Thủ tục kiểm soát chu trình mua hàng


24

Yêu cầu mua hàng: Khi có yêu cầu mua hàng, bộ phận có liên quan sẽ căn cứ
trên phiếu yêu cầu mua hàng để mua. Đây là chứng từ khởi đầu cho chu trình mua
hàng, do đó có thể cung cấp bằng chứng với mức độ tin cậy về sự phát sinh của
nghiệp vụ mua hàng hay sự hiện hữu của hàng hóa. Đơn đề nghị hàng hóa phải đảm
bảo các thông tin như ngày đề nghị hàng hóa, số hiệu chứng từ, tên hàng hóa, số
lượng, quy cách, người đề nghị, người phê duyệt,...
Đặt hàng: Đơn đề nghị mua hàng chuyển cho bộ phận phụ trách mua hàng.
Để kiểm soát nội bộ tốt thì bộ phận này sẽ độc lập với các phòng ban khác và chịu
trách nhiệm mọi nghiệp vụ mua hàng hóa, dịch vụ từ bên ngoài.
- Sau khi đơn đề nghị mua hàng đã được duyệt bộ phận mua hàng tiến hành
chọn nhà cung cấp. Quá trình chọn nhà cung cấp phải được giám sát chặt chẽ tránh
tình trạng thông đồng giữu nhân viên đặt hàng với nhà cung cấp làm thiệt hại đến đơn
vị. Trường hợp đơn vị có quan hệ tốt và đặt hàng thường xuyên một nhà cung cấp nào
đó, giá cả và điều kiện bán hàng của nhà cung cấp đó phải được xem xét định kỳ và
so sánh với nhà cung cấp khác.
- Trong bất cứ tình huống nào, kiểm soát nội bộ hữu hiệu thường yêu cầu lựa
chọn nhà cung cấp phải cung cấp rõ ràng bằng chứng để thỏa mãn đồng thời ba điều
kiện sau đây:
+ Không có bất kỳ mối quan hệ về lợi ích hay ràng buộc nào giữa bộ phận mua
hàng và nhà cung cấp được lựa chọn.
+ Giá chào bán do nhà cung cấp được lựa chọn phải là giá hợp lý nhất so với
các nguồn cung cấp khác.
+ Việc lựa chọn nhà cung cấp phải được phê duyệt bởi người có thẩm quyền.
Đối với nghiệp vụ mua hàng với giá trị lớn, cần phải có sự phê duyệt của các

cấp quản lý cấp cao. Khi cần thiết đơn vị nên tiến hành đấu thầu
Khi xác định được nhà cung cấp, bộ phận mua hàng tiến hành lập Đơn đặt hàng.
Đơn đặt hàng phải được đánh số trước và bao gồm các nội dung quan trọng như ngày
đặt hàng, số lượng, quy cách.
Đơn đặt hàng là chứng từ thứ hai và kết hợp với các chứng từ khác có thể chứng
minh về sự phát sinh của nghiệp vụ mua hàng và sự hiện hữu của hàng hóa.


25

Thực hiện các thủ tục pháp lý cần thiết: Trong quá trình mua hàng, bộ phận
mua hàng phải thực hiện các thủ tục pháp lý cần thiết để đảm bảo quyền lợi của đơn
vị nếu phát sinh tranh chấp sau này.
Nhận hàng: Khi hàng được vận chuyển đến địa điểm giao hàng đã được thỏa
thuận trước, bộ phận nhận hàng sẽ căn cứ vào Đơn đặt hàng và Hợp đồng mua bán để
kiểm tra thực tế về quy cách, số lượng và chất lượng của hàng nhận. Ngoài ra, bộ
phận nhận hàng còn phải tiến hành kiểm tra các thông tin ghi trên Hóa đơn, các thông
tin trên Hóa đơn phải khớp với Đơn đặt hàng, hợp đồng mua bán.
Sau khi kiểm tra, bộ phận nhận hàng có nhiệm vụ nhận hàng và lập Phiếu nhập
kho hoặc báo cáo nhận hàng. Chứng từ này cung cấp bằng chứng về việc hàng đã
được nhận đủ theo đúng quy cách, chất lượng. Phiếu nhập kho cùng với Đơn đặt hàng
chứng minh về sự phát sinh của nghiệp vụ mua hàng, sự hiện hữu và đầy đủ của hàng
hóa. Phiếu nhập kho cần được đánh số trước để dễ kiểm soát.
Trả lại hàng: Khi kiểm nhận, nếu phát hiện hàng không đúng quy cách, chất
lượng không đảm bảo hoặc số lượng không đúng với Đơn đặt hàng, hợp đồng mua
bán, Hóa đơn, bộ phận mua hàng có quyền từ chối và xúc tiến các thủ tục trả lại hàng.
Đại diện hai bên sẽ lập biên bản trả lại hàng, trong đó nêu rõ lý do trả lại hàng và
cùng ký xác nhận vào biên bản. Biên bản này được lưu để chứng minh là hàng đặt
mua vẫn chưa nhận được. [1]
1.2.4.2. Thủ tục kiểm soát chu trình thanh toán

Căn cứ vào các chứng từ liên quan, kế toán hàng tồn kho sẽ ghi nhận nghiệp vụ
mua hàng vào sổ chi tiết hàng hóa. Bộ chứng từ đầy đủ của từng nghiệp vụ mua hàng
bao gồm: Đơn đề nghị mua hàng, Đơn đặt hàng, Hợp đồng mua bán, Biên bản kiểm
nhận hàng hóa, Hóa đơn.
Tại bộ phận kế toán công nợ, các chứng từ cần được đóng dấu ngày nhận. Các
chứng từ thanh toán và các chứng từ khác phát sinh tại bộ phận này phải được đánh
số thứ tự liên tục trước khi sử dụng. Ở mỗi giai đoạn kiểm tra, người thực hiện phải
ký xác nhận trách nhiệm của mình. Thông thường có những cách kiểm tra, đối chiếu
như sau: