Hoàn thiện kiểm soát thu, chi ngân sách phường hòa hải

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

NGUYỄN THỊ THANH HIẾU

HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT

Chuyên ngành : Kế toán
Mã số

: 60.3430

LUẬN VĂN THẠC SỸ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: TS. ĐOÀN THỊ NGỌC TRAI

Đà Nẵng - Năm 2014


LỜI CAM ĐOAN
Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các số liệu,
kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng đươc công bố trong
bất kỳ công trình nào khác.
Tác giả luận văn

N


MỤC LỤC
MỞ ĐẦU .......................................................................................................... 1
1. Tính cấp thiết của đề tài ........................................................................ 1

2. Mục tiêu nghiên cứu ............................................................................. 3
3. Câu hỏi nghiên cứu ............................................................................... 3
4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu......................................................... 3
5. Phƣơng pháp nghiên cứu ...................................................................... 3
6. Đóng góp khoa học của đề tài ............................................................... 4
7. Bố cục của đề tài ................................................................................... 4
8.Tổng quan tài liệu .................................................................................. 4

PHƢỜNG ......................................................................................................... 8
........................................ 8
............................................................. 8
.......................................... 9
........................ 10

......................................................................................................................... 18
1.2.1 Khái niệm ngân sách nhà nƣớc và ngân sách địa phƣơng: ............ 18
1.2.2 Nội dung thu, chi ngân sách cấp xã phƣờng .................................. 20
PHƢỜNG ........................................................................................................ 22
.................................... 22

............................................................................................ 23


........... 27
................................................................................ 34
CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ
THU, CHI NGÂN SÁCH PHƢỜNG HÒA HẢI ........................................ 35
.................................................. 35
2.1.1 Về địa lý, kinh tế ............................................................................ 35
2.1.2 T

...................................................................................... 36
................................ 41

...................................................................................... 42
..................................................................... 42

................................................................................................... 44
2.2.3 T

............................................... 51
.............. 53

CHI NGÂN SÁCH NHÀ NƢỚC PHƢỜNG HOÀ HẢI ............................... 75
.......................................................................................... 75
................................................................ 77
KẾT LUẬN CHƢƠNG 2................................................................................ 82
CHƢƠNG 3. GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƢỜNG KIỂM SOÁT THU
CHI NGÂN SÁCH PHƢỜNG HÒA HẢI................................................... 83
......................................... 83
........................................................... 83
m ............................................. 83
........................................................................ 85


........................... 85
........................ 85
.. 87
.......... 88
THỦ TỤC
................................................................................................................. 94

KẾT LUẬN .................................................................................................. 102
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN THẠC SĨ (BẢN SAO).


KSNB:
NSNN:
NQD:
TSCĐ:
UBND:


DANH MỤC CÁC BẢNG

Số hiệu
Bảng 2.1

Tên bảng
Số liệu về tốc độ phát triển kinh tế năm 2010 đến
năm 2012

Trang
36

Bảng 2.2

Tổng hợp thu ngân sách năm 2010 đến năm 2012

38

Bảng 2.3

Tổng hợp thu ngân sách năm 2010 đến năm 2012

41
89


DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ
Số hiệu

Tên hình

Trang

Sơ đồ 1.1

Quy trình thu phí lệ phí

28

Sơ đồ 1.2

Quy trình thu rút tiền mặt

29

Sơ đồ 1.3

Quy trình thu trả, rút trả cho nhà cung cấp

30

Sơ đồ 1.4

Quy trình chi tiền mặt, chuyển khoản

32

Sơ đồ 2.1

Quy trình chi tiền mặt, chuyển khoản

42

Sơ đồ 2.2

Quy trình thu phí lệ phí

54

Sơ đồ 2.3

Quy trình thu thuế nhà đất

56

Sơ đồ 2.4

Quy trình thu từ cho thuê tài sản công

58

Sơ đồ 2.5

Quy trình thu phạt

60

Sơ đồ 2.6

Quy trình thu thanh lý tài sản

61

Sơ đồ 2.7

Quy trình thu đóng góp tự nguyện

64

Sơ đồ 2.8

Quy trình thu rút dự toán ngân sách

65

Sơ đồ 2.9

Quy trình chi tiền mặt

66

Sơ đồ 2.10

Quy trình chi chuyên khoản

67

Sơ đồ 2.11

Quy trình chi lƣơng

68

Sơ đồ 2.12

Quy trình chi hỗ trợ lƣơng

69

Sơ đồ 2.13

Quy trình chi làm thêm ngoài giờ

70

Sơ đồ 2.14

Quy trình chi mua văn phòng phẩm

71

Sơ đồ 2.15

Quy trình chi mua sắm sữa chữa nhỏ bằng tiền mặt

72

Sơ đồ 2.16

Qui trình chi mua sắm, sữa chữa nhỏ bằng chuyển

73

khoản
Sơ đồ 3.1

88

Sơ đồ 3.2

90


Sơ đồ 3.3

93

Sơ đồ 3.4

99


1

MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Trong điều kiện nền kinh tế nƣớc ta hiện nay, khi nguồn thu ngân sách
còn nhiều hạn chế, tình hình bội chi ngân sách liên tục diễn ra thì việc kiểm
soát chặt chẽ các khoản thu, chi nhằm đảm bảo các khoản chi ngân sách đƣợc
sử dụng đúng mục đích, chế độ, đảm bảo tiết kiệm và hiệu quả có ý nghĩa rất
quan trọng.
Một trong những giải pháp quan trọng để tăng cƣờng nguồn lực ngân
sách chính là phải kiểm soát
tăng cƣờng kiểm soát

thu, chi ngân sách thật tốt. Chính vì vậy,
hoạt động thu, chi ngân sách luôn là vấn đề

thƣờng nhật của mỗi quốc gia.
Đặc biệt đối với nƣớc ta hiện nay, trong điều kiện nền kinh tế chƣa thật
sự phát triển, nguồn thu vào NSNN không lớn nhƣ các quốc gia tƣơng đƣơng
trong khu vực. Trong khi đó nhà nƣớc đang phải giải quyết rất nhiều vấn đề
xã hội, an ninh-quốc phòng thì việc kiểm soát chặt chi tiêu ngân sách là vấn
đề nóng bỏng hơn bao giờ hết. Bên cạnh đó tình hình sử dụng công quỹ còn
nhiều lãng phí, tình trạng tùy tiện sử dụng NSNN chƣa đƣợc ngăn chặn triệt
để, công tác kiểm soát
đƣợc điều chỉnh.
C

mục tiêu
:

còn bộc lộ nhiều khiếm khuyết cần phải


2

-

riêng.
, số lƣợng

lớn

.
–
Vì vậy, yêu
cầu huy động và s

thu,
.
T

các khâu

thu, chi
là vấn đề có tính cấp thiết. Do vậy tác giả chọn đề tài "Hoàn thiện kiểm
soát thu, chi

phường Hòa Hải" để viết luận văn thạc sĩ.


3

2. Mục tiêu nghiên cứu
Vận dụng lý luận về ngân sách nhà nƣớc và công tác kiểm soát thu, chi
ngân sách cấp xã phƣờng, nghiên cứu đánh giá thực trạng về công tác kiểm
soát thu, chi ngân sách tại phƣờng Hòa Hải, từ đó đề xuất một số giải pháp
khắc phục, góp phần nâng cao chất lƣợng kiểm soát hoạt động thu, chi ngân
sách nhà nƣớc tại phƣờng Hòa Hải.
3. Câu hỏi nghiên cứu
- Các giải pháp khắc phục hạn chế trong công tác kiểm soát các khoản
thu, chi ngân sách tại Phƣờng Hòa Hải ?
4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
Đối tƣợng nghiên cứu của luận văn

kiểm soát thu, chi ngân

giai đoạn từ năm 2010 đến 2012 với chủ thể là cán

sách

bộ, kế toán thu, chi ngân sách phƣờng Hòa Hải.
P

thu

,

.

5. Phƣơng pháp nghiên cứu
Tác giả nghiên cứu các
chính, các thông tƣ hƣớng dẫn của chính phủ, các văn bản hƣớng dẫn của Sở
Tài chính Thành Phố Đà Nẵng, các thông báo của UBND Quận Ngũ Hành
Sơn

. Đề tài chủ yếu nghiên cứu về các

khâu kiểm soát thu, chi ngân sách tại địa phƣơng, vì vậy đ

từ đó đánh giá đƣợc

g công tác


4

6. Đóng góp khoa học của đề tài
Thông qua việc nghiên cứu và tìm hiểu thực tế kiểm soát thu, chi ngân
sách tại phƣờng Hòa Hải, luận văn đã phân tích, đánh giá về hoạt động kiểm
soát thu, chi ngân sách của Phƣờng chỉ ra đƣợc những thành tựu đã đạt đƣợc,
những rủi ro có thể xảy ra cũng nhƣ các hạn chế trong việc kiểm soát thu, chi
ngân sách tại phƣờng Hòa Hải hiện nay, để từ đó đề ra những giải pháp khắc
phục.
Kết quả nghiên cứu của đề tài có thể giúp tăng cƣờng kiểm soát

thu,

chi tại Phƣờng Hòa Hải, đồng thời là tài liệu tham khảo cho việc quản lý ngân
sách ở các phƣờng có đặc điểm tƣơng tự. Điều này sẽ giúp lành mạnh hóa nguồn
tài chính, tránh đƣợc sai phạm, lãng phí ngân sách nhà nƣớc, góp phần vào mục
tiêu phát triển kinh tế- xã hội của Phƣờng Hòa Hải trong thời gian tới.
7. Bố cục của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, luận văn gồm có 3 chƣơng:
Chƣơng 1:
Chƣơng 2 : Thực trạng về

kiểm soát

thu, chi ngân sách

phƣờng Hòa Hải.
Chƣơng 3 : Giải pháp nhằm tăng cƣờng công tác kiểm soát

thu,

chi ngân sách phƣờng Hòa Hải
8. Tổng quan tài liệu
Kiểm soát thu, chi ngân sách tại Phƣờng là quan trọng, bởi ngân sách
phƣờng chiếm tỉ trọng lớn và là nơi tiếp xúc trực tiếp với nguồn thu, và làm
nhiệm vụ chi trong điều hành quản lý, có vai trò quản lý trực tiếp trong nền
kinh tế xã hội. Tuy nhiên, đây cũng là nơi dễ gây ra gian lận và sai sót. Việc
xây dựng một hệ thống kiểm soát có hiệu quả là rất quan trọng tạo ra hiệu quả
trong quản lý tài chính của nhà nƣớc.


5

Hiện nay, có rất nhiều tài liệu nghiên cứu về hệ thống kiểm soát thu, chi
ngân sách ở nhiều cấp, tác giả có tham khảo một số đề tài liên quan về kiểm
soát thu, chi ngân sách nhƣ:
“

h

Luận văn thạc sĩ “

xu


6

phƣơng dƣới góc độ Kho Bạc Nhà Nƣớc. Tác giả cũng tham khảo một số luận
văn đƣợc phân tích ở những góc độ khác nhƣ:
Luận văn thạc sĩ: “Hoàn thiện công tác quản lý ngân sách tỉnh Kiên
Giang” của tác giả Văn Tuấn Kiệt. Luận văn tập trung khái quát lại những
vấn đề về quản lý ngân sách nhà nƣớc và kinh nghiệm về quản lý ngân sách ở
một số nƣớc, phân tích ƣu nhƣợc điểm, các tồn tại và nguyên nhân cơ bản
trong quản lý ngân sách tỉnh Kiên Giang, rút ra một số kết luận và đề xuất
biện pháp cần thiết với mong muốn góp phần nhỏ vào giải quyết những tồn tại
hiện nay và từng bƣớc nâng cao hiệu quả quản lý ngân sách tỉnh Kiên Giang
góp phần phục vụ cho công tác quản lý thu, chi ngân sách ở địa phƣơng.
Luận văn thạc sĩ “ Hoàn thiện công tác quản lý ngân sách tỉnh Quảng
Nam
lý ngân sách bao gồm các lý luận chung về việc lập dự toán và chấp hành dự
toán ngân sách, thông qua thực trạng quản lý ngân

chính, tiêu chuẩn hóa đội ngũ cán bộ tài chính, xây dựng đội ngũ cán bộ công
chức tài chính, cơ cấu hợp lý, trình độ chuyên môn cao, áp dụng tiến bộ khoa
học kĩ thuật để nâng cao năng lực và hiệu quả quản lý tài chính…việc quản lý


7

cũng nhƣ kiểm soát thu, chi ngân sách đều nhằm hiệu quả trong cơ chế xã hội,
tránh lãng phí, thất thoát, tham nhũng trong bộ máy nhà nƣớc.
Luận văn thạc sĩ “Tăng cường công tác kiểm soát hoạt động thu, chi
ngân sách nhà nước tại quận Liên Chiểu Đà Nẵng” của tác giả Hoàng Thị Mỹ
Bình, luận văn này tác giả đứng ở nhiều chủ thể để kiểm soát các khoản thu
c

cơ
Việc nghiên cứu công tác kiểm soát thu chi ngân sách dƣới góc độ kiểm
soát nội bộ

các địa phƣơng hầu nhƣ chƣa có đề tài nào thực hiện. Vì vậy

trong luận văn “Hoàn thiện kiểm soát thu, chi ngân sách tại phường Hòa
Hải”, tác giả đứng ở góc độ công tác tự kiểm soát của Phƣờng

trong khi kiểm soát thu, chi còn lỏng lẻo, nhiều rủi ro.

thực hiện thông qua các quy chế kiểm soát đƣợc vận dụng một cách chặt chẽ.

.

8

CHƢƠNG 1

VỀ KIỂM SOÁT
THU, CHI NGÂN SÁCH NHÀ NƢỚC CẤP XÃ
PHƢỜNG
1.1
1.1.1

trong ho

. Hệ thống

vận hành nó. Một hệ thống

tốt không chỉ đƣợc thiết kế tốt

mà còn đƣợc vận hành tốt

KSNB

T
AICPA)

c
đ


9

T

c

-

.

h

,
c

tiêu sau:

cu b
c

”.

Hệ thống kiểm soát nội bộ trong một tổ chức có thể hiểu nhƣ là các
chính sách và thủ tục đƣợc thiết lập tại đơn vị đó để đảm bảo thực hiện các
mục tiêu sau:
a.Bảo vệ tài sản của đơn vị
Tài sản của đơn vị đƣợc bao vệ bao gồm tài sản hữu hình, tài sản vô
hình, chúng có thể bị đánh cắp, lạm dụng và những mục đích khác nhau hoặc


10

bị hƣ hại nếu không bảo vệ bởi các hệ thống kiểm soát thích hợp. Việc bảo vệ
tài sản càng trở nên cần thiết hơn trong quá trình hội nhập và phát triển.
b. Bảo đảm tính chính xác độ tin cậy của thông tin
Thông tin kinh tế, tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp và căn
cứ quan trọng trong việc hình thành các quyết định của nhà quản lý. Do đó
các thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác
và tin cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ khách quan các nội
dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế
c. Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý và những quy định
Hệ thống KSNB đƣợc thiết kế trong doanh nghiệp phải đảm bảo các
quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp đƣợc tuân thủ đúng mức. Cụ thể, cần phải:
+ Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến các
hoạt động của doanh nghiệp.
+ Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng nhƣ xử lý các sai phạm và gian
lận trong mọi hoạt động của doanh nghiệp.
+ Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác cũng nhƣ việc lập
báo cáo tài chính trung thực và khách quan.
d. Bảo đảm hiệu quả và hiệu năng của các hoạt động
Các quá trình kiểm soát trong một đơn vị đƣợc thiết kế nhằm ngăn
ngừa sự lặp lại không cần thiết các tác nghiệp, nguyên nhân gây ra sự lãng phí
trong hoạt động và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong đơn vị. Định kỳ
các nhà quản lý thƣờng đánh giá kết quả hoạt động trong doanh nghiệp đƣợc
thực hiện với cơ chế giám sát của hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp
nhằm nâng cao khả năng quản lý, điều hành bộ máy quản lý doanh nghiệp
Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát


11

a. Môi trường Kiểm soát
Bao gồm toan bộ nhân tố bên trong và bên ngoài. các nhân tố này phụ
thuộc rất lớn đến quan điểm, thái độ, nhận thức cũng nhƣ nhà quản lý. Hệ
thống kiểm soát nội bộ có hiệu quả hay không phụ thuộc nhiều vao nhà quản
lý. Nếu nhà quản lý coi trọng đến hoạt động kiểm tra, kiểm soát thì chắc chắn
hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ vận hành hiệu quả.
♦ Đặc thù về quản lý
Đề cập tới quan điểm khác nhau trong điều hành của các nhà quản lý.
Tuỳ thuộc vào mục đích quản lý sẽ có chính sách, chế độ, quy định, cách thức
kiểm tra kiểm soát phù hợp.
♦Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của một đơn vị là sự phân chia quyền hạn, trách nhiệm
giữa các thành viên trong đơn vị. Một cơ cấu tổ chức đƣợc xây dựng hợp lý sẽ
góp phần tạo ra môi trƣờng kiểm soát tốt. Vì vậy, để thiết lập một cơ cấu tổ
chức tốt phải đảm bảo các nguyên tắc sau:
+ Thiết lập đƣợc sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của
đơn vị, không bỏ sót lĩnh vực nào, đồng thời không có sự chồng chéo giữ các
bộ phận.
+Thực hiện sự phân chia rành mạch ba chức năng: Xử lý nghiệp vụ, ghi
chép sổ và bảo quản tài sản.
+ Đảm bảo sự độc lập tƣơng đối giữa các bộ phận.
♦Chính sách nhân sự
Là nhân tố quan trọng trong môi trƣờng kiểm soát. Chính sách nhân sự
bao gồm toàn bộ các phƣơng pháp quan lý nhân sự và các chế độ của đơn vị
đối với việc tuyển dụng, đánh giá, đề bạt, khen thƣởng và kỷ luật các nhân
viên của mình.


12

Nếu nhân viên có năng lực và phẩm chất đạo đức tốt thì quá trình kiểm
soát không cần thực hiện mà vẫn đảm bảo các mục tiêu đề ra của kiểm soát
nội bộ. Nếu đơn vị có chính sách thủ tục kiểm soát chặt chẽ nhƣng đội ngũ
nhân viên kém năng lực trong công việc, thiếu trung thực thì hệ thống kiểm
soát không phát huy hiệu quả.
♦Công tác kế hoạch
Hệ thống kế hoạch và dự toán bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ,
kế hoạch hay dự toán đầu tƣ, kế hoạch tài chính là những nhân tố quan trọng
trong quá trinh kiểm soát. Công việc lập và thực hiện kế hoạch đƣợc tiến hành
khoa học và nghiêm túc thì hệ thống kế hoạch và dự toán đó sẽ trở thành công
cụ kiểm soát rất hữu hiệu.
♦Bộ phận kiểm toán nội bộ
Thực hiện chức năng giám sát, đánh giá và kiểm tra thông tin về toàn
bộ hoạt động của đơn vị. Nếu bộ phận kiểm soát nội bộ hoạt động hữu hiệu và
hiệu quả thì sẽ có những thông tin kịp thời về tình hình hoạt động của doanh
nghiệp cũng nhƣ chất lƣợng công tác kiểm soát.
Vì vậy, để bộ phận kiểm toán nội bộ thực hiện đƣợc chức năng của
mình thì nó phải thuộc một cấp cao, phải đảm bảo tính độc lập tƣơng đối với
bộ phận đƣợc kiểm tra để không bị giới hạn chức năng của mình.
♦Uỷ ban kiểm toán
Uỷ ban kiểm toán bao gồm các thành viên trong bộ máy lãnh đạo cao
nhất của đơn vị nhƣ thành viên của Hội đồng quản trị nhƣng không kiêm
nhiệm các chức vụ quản lý và những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm
soát. Uỷ ban kiểm soát thƣờng có nhiệm vụ và quyền hạn sau:
+ Giám sát sự chấp hành luật pháp của công ty
+ Kiểm tra và giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ
+ Giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính

13

+Dung hoà những bất đồng giữa Ban giám đốc với các kiểm toán viên
bên ngoài.
♦Các nhân tố bên ngoài
Các nhân tố bên ngoài này tuy không thuộc sự kiểm soát của đơn vị
nhƣng nó có ảnh hƣởng rất lớn đến thái độ, phong cách điều hành của các nhà
quản lý cũng nhƣ sự thiết kế và vận hành các quy chế và thủ tục kiểm soát nội
bộ. Bao gồm: sự kiểm soát các cơ quan chức năng của nhà nƣớc, ảnh hƣởng
của các chủ nợ, môi trƣờng pháp lý, đƣờng lối phát triển của đất nƣớc…
b. Hệ thống kế toán
Hệ thống kế toán là các quy định về kế toán và các thủ tục kế toán mà
đơn vị đƣợc kiểm toán áp dụng để thực hiện ghi chép kế toán và lập báo cáo
tài chính.
Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo các mục tiêu tổng quát
sau đây sẽ đƣợc thực hiện:
+Sự phê chuẩn: bảo đảm mọi nghiệp vụ kinh tế xảy ra đều có sự phê
chuẩn hợp lý
+Tính có thật: phải ghi chép những nghiệp vụ có thật, không cho phép
ghi chép những nghiệp vụ không cso thực vào sổ sách của đơn vị.
+Tính đầy đủ: bảo đảm tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải
đƣợc phản ánh đầy đủ.
+Sự đánh giá: Bảo đảm không có sai phạm trong việc tính toán các
khoản giá và phí.
+Sự phân loại: đảm bảo các nghiệp vụ đƣợc ghi chép đúng theo sơ đồ
tài khoản và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ sách kế toán.
+Tính đúng kỳ: ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh kịp thời theo quy định


14

+Quá trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác: số liệu kế toán đƣợc ghi
chép vào sổ phụ phải đƣợc tổng cộng va chuyển sổ đúng đắn, tổng hợp chính
xác trên báo cáo tài chính của doanh nghiệp.
Tính kiểm soát của hệ thống kế toán đƣợc thể hiện qua ba giai đoạn của
quá trình kế toán:
+Lập chứng từ: đây là giai đoạn đầu tiên và rất quan trọng vi số liệu kế
toán chỉ chính xác nếu chứng từ đầy đủ, hợp lệ, hợp pháp và phản ánh trung
twhcj nghiệp vụ kinh tế paths sinh. Tính kiểm soát đƣợc thể hiện chính là
thông qua việc phê chuẩn chứng từ.
+Ghi sổ kế toán: là giai đoạn chính trong tiến trình xử lý số liệu kế
toán, bằng việc ghi chép, phân loại, tính toán, tổng hợp…để chuẩn bị cung
cấp thông tin tổng hợp trên báo cáo. Sổ sách giúp tổng hợp lƣu trƣc thông tin
một cách hệ thống, khoa học và đóng vai trò trung gian giữa chứng từ và báo
cáo tài chính, nên là cơ sở để kiểm tra chứng từ.
+Báo cáo tài chính: là giai đoạn cuối của quá trình xử lý nhằm tổng hợp
các số liệu trên sổ sách thành các chỉ tiêu trên báo cáo.
Một đặc trƣng quan trọng của hệ thống kế toán đó là “ dấu vết kiểm
toán”
c. Thủ tục kiểm soát
Thủ tục kiểm soát là các quy chế và thủ tục do ban lãnh đạo đơn vị thiết
lập va chỉ đạo thực hiện trong đơn vị nhằm đạt đƣợc mục tiêu quản lý cụ thể.
Thủ tục kiểm soát thƣờng bao gồm:
♦Kiểm soát về quản lý
Các thủ tục kiểm soát do các nhà quản lý xây dựng dựa trên ba nguyên
tắc cơ bản:
+ Nguyên tắc phân công phân nhiệm: theo nguyên tắc này, trách nhiệm
và công việc cần đƣợc phân chia cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều ngƣời

15

trong bộ phận. Việc phân công phân nhiệm rõ ràng tạo sự chuyên môn hoá
trong công việc, sai sót ít xảy ra và khi xảy ra thƣờng dễ phát hiện.
+Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: cần có sự cách ly về trách nhiệm trong
các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và lạm dụng quyền
hạn.
+Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn: theo sự uỷ quyền của cấp trên,
cấp dƣới đƣợc giao cho quyết định và giải quyết một số công việc trong phạm
vi nhất định. Qúa trình uỷ quyền đƣợc tiếp tục mở rộng xuống các cấp thấp
hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn đảm
bảo tính tập trung của đơn vị. Để tuân thủ tốt các quá trình kiểm soát, mọi
nghiệp vụ kinh tế phải đƣợc phê chuẩn đúng đắn.
♦Kiểm soát vật chất
Tài sản của một doanh nghiệp bao gồm tiền, hàng hoá, máy móc thiết
bị và thông tin. Bảo vệ tài sản là ngăn chặn sự mất mát, tham ô, lãng phí hoặc
sử dụng sai mục đích. Các quy định và thủ tục bảo vệ tài sản nhƣ sau:
+ Hạn chế tiếp cận tài sản.
+ Sử dụng các thiết bị để hạn chế rủi ro.
+ Kiểm kê tài sản định kỳ.
+ Bảo quản chứng từ và sổ ghi chép.
♦Kiểm soát về sổ sách và ghi chép
+ Thiết kế, sử dụng các chứng từ và sổ sách phù hợp
+ Hình thức của chứng từ và sổ sách cần đơn giản nhằm tạo sự thuận
lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu để hạn chế sai sót trong quá trinh ghi chép
nhƣng vẫn phải đảm bảo có đầy đủ các yếu tố hỗ trợ cho việc kiểm soát.
+ Định kỳ, cần xem xét các mẫu chứng từ và sổ sách nhằm hoàn chỉnh
cả về phƣơng pháp lập, luân chuyển chứng từ và phƣơng pháp ghi sổ kế toán.

16

+ Cần có sự đối chiếu giữa các trình ghi chép độc lập và đối chiếu giữa
kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp.
+ Phải đảm bảo ghi chép đúng các quan hệ đối ứng của các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh.
♦Kiểm soát nội bộ trong môi trường tin học hoá
Các rủi ro thƣờng gặp
Có rất nhiều rủi ro có thể xảy ra trong môi trƣờng kế toán xử lý bằng
máy. Do đó có thể phân thành các loại rủi ro sau:
Rủi ro trong kinh doanh: là những rủi ro liên quan đến việc thực hiện
các nghiệp vụ kinh tế.
Rủi ro trong xử lý thông tin: là các rủi ro liên quan đến ghi nhận, xử lý
dữ liệu và tổng hợp báo cáo.
Rủi ro liên quan đến hệ thống: là những rủi ro liên quan đến việc xây
dựng bảo dƣỡng, phát triển và sử dụng hệ thống.
-Kiểm soát chung trong hệ thống kế toán bằng máy
Kiểm soát chung là các hoạt động kiểm soát liên quan tới toàn bộ hệ
thống xử lý, và nhƣ vậy ảnh hƣởng tới tất cả các hệ thống ứng dụng xử lý
nghiệp vụ. Kiểm soát chung đƣợc thiết lập nhằm đảm bảo toàn bộ hệ thống
thông tin trên máy tính đƣợc ổn định và đƣợc quản trị tốt. Thông thƣờng có
các nhóm thủ tục kiểm soát chung nhƣ sau:
+Xác lập kế hoạch an ninh
+Phân chia trách nhiệm trong các chức năng của hệ thống
+Kiểm soát thâm nhập về mặt vật lý
+Kiểm soát truy cập hệ thống
+Kiểm soát lƣu trữ dữ liệu
+Kiểm soát truyền tải dữ liệu
+Chuẩn hoá tài liệu hệ thống