Quản trị tri thức tại trường cao đẳng CNTT hữu nghị việt – hàn
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (5.94 MB, 101 trang )
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
NGUYỄN THỊ TUYẾT VÂN
QUẢN TRỊ TRI THỨC TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG
CNTT HỮU NGHỊ VIỆT – HÀN
LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH
Đà Nẵng - Năm 2014
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
NGUYỄN THỊ TUYẾT VÂN
QUẢN TRỊ TRI THỨC TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG
CNTT HỮU NGHỊ VIỆT – HÀN
Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh
Mã số: 60.34.05
LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH
Người hướng dẫn khoa học: TS. NGUYỄN QUỐC TUẤN
Đà Nẵng - Năm 2014
LỜI CAM ĐOAN
Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi.
Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được
ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác.
Tác giả luận văn
Nguyễn Thị Tuyết Vân
MỤC LỤC
MỞ ĐẦU ...........................................................................................................1
1. Tính cấp thiết của đề tài.......................................................................1
2. Mục tiêu nghiên cứu ............................................................................2
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu .......................................................2
4. Phương pháp nghiên cứu .....................................................................2
5. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài.............................................3
6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu .............................................................3
7. Kết cấu luận văn ..................................................................................5
CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ VỀ QUẢN TRỊ TRI THỨC
TRONG CÁC TỔ CHỨC................................................................................6
1.1. TRI THỨC ..................................................................................................6
1.1.1. Khái niệm tri thức ..........................................................................6
1.1.2. Phân loại tri thức............................................................................8
1.2. ĐỊNH NGHĨA VÀ VAI TRÒ CỦA QUẢN TRỊ TRI THỨC..................11
1.2.1. Định nghĩa quản trị tri thức..........................................................11
1.2.2. Tầm quan trọng của quản trị tri thức ...........................................12
1.2.3. Các yếu tố cơ bản trong quản trị tri thức .....................................13
1.3. NỘI DUNG CỦA QUẢN TRỊ TRI THỨC..............................................14
1.3.1. Xác định nhu cầu tri thức.............................................................14
1.3.2. Nguồn lưu giữ tri thức .................................................................20
1.3.3. Xác định chiến lược quản trị tri thức...........................................20
1.3.4. Thiết lập mô hình sáng tạo tri thức..............................................21
1.3.5. Thiết kế và triển khai hoạt động trong quản trị tri thức...............23
1.4. VÀI NÉT VỀ QUẢN TRỊ TRI THỨC TẠI VIỆT NAM.........................24
1.4.1. Thực tế quản trị tri thức tại Việt Nam trong thời gian qua..........24
1.4.2. Các hình thức ứng dụng công nghệ vào quản trị tri thức trong các
doanh nghiệp tại Việt Nam ..............................................................................26
1.4.3. Gợi ý ứng dụng thực tiễn cho các tổ chức, doanh nghiệp
Việt
Nam ................................................................................................................28
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ TRI THỨC TẠI TRƯỜNG
CAO ĐẲNG CNTT HỮU NGHỊ VIỆT-HÀN.............................................30
2.1. TỔNG QUAN VỀ TRƯỜNG CAO ĐẲNG CNTT HỮU NGHỊ VIỆTHÀN ................................................................................................................30
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của trường cao đẳng CNTT
hữu nghị Việt-Hàn............................................................................................30
2.1.2. Cơ cấu tổ chức của trường cao đẳng CNTT hữu nghị Việt-Hàn.31
2.1.3. Chức năng các phòng ban............................................................33
2.1.4. Ngành nghề đào tạo của trường...................................................36
2.1.5. Nguồn nhân lực của trường .........................................................37
2.2. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ TRI THỨC TẠI TRƯỜNG
CAO ĐẲNG CNTT HỮU NGHỊ VIỆT-HÀN ................................................37
2.2.1. Xác định nhu cầu tri thức.............................................................37
2.2.2. Xác định chiến lược quản trị tri thức...........................................38
2.2.3. Nhận thức của các cán bộ, giảng viên trong trường đối với công
tác quản trị tri thức Việt-Hàn ...........................................................................40
2.3. ĐÁNH GIÁ VỀ HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ TRI THỨC TẠI TRƯỜNG
CAO ĐẲNG CNTT HỮU NGHỊ VIỆT-HÀN ................................................50
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP QUẢN TRỊ TRI THỨC TẠI TRƯỜNG CAO
ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN HỮU NGHỊ VIỆT-HÀN .................52
3.1. CĂN CỨ ĐỂ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP ......................................................52
3.1.1. Mục tiêu, chiến lược phát triển của trường..................................52
3.1.2. Những tồn tại trong hoạt động quản trị tri thức tại trường..........53
3.2. GIẢI PHÁP CHO HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ TRI THỨC TẠI
TRƯỜNG CAO ĐẲNG CNTT HỮU NGHỊ VIỆT-HÀN ..............................53
3.2.1. Xây dựng chiến lược quản trị tri thức..........................................53
3.2.2. Lựa chọn nguồn lưu trữ và kênh chia sẻ tri thức .........................54
3.2.3. Thiết kế các hoạt động quản trị tri thức.......................................57
3.2.4. Các giải pháp triển khai hoạt động quản trị tri thức ....................60
KẾT LUẬN .....................................................................................................80
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI (bản sao)
PHỤ LỤC
DANH MỤC CÁC BẢNG
Số hiệu
bảng
Tên bảng
Trang
1.1
Sự phân biệt giữa tri thức hiện và tri thức ẩn
9
2.1
Cơ cấu nhân lực của trường theo trình độ chuyên môn
37
DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ
Số hiệu
Tên bảng
bảng
Trang
1.1
Từ dữ liệu tới tri thức
7
2.1
Sơ đồ tổ chức của trường CĐ CNTT hữu nghị Việt-Hàn
32
DANH MỤC CÁC HÌNH
Số hiệu
Tên hình
hình
Trang
1.1
Mô hình sáng tạo tri thức SECI
22
2.1
Phần mềm Skype được sử dụng tại trường
43
2.2
Website của trường CĐ CNTT hữu nghị Việt-Hàn
44
2.3
2.4
2.5
Trang Cổng thông tin đào tạo của trường CĐ CNTT hữu
nghị Việt-Hàn
Trang thông tin nội bộ của trường CĐ CNTT hữu nghị
Việt-Hàn
Trang diễn đàn sinh viên của trường CĐ CNTT hữu nghị
Việt-Hàn
45
46
47
3.1
Hình minh hoạ cho phần mềm quản lý sách tại thư viện
62
3.2
Hình minh hoạ cho thư viện điện tử
63
3.3
Hình minh hoạ cho hệ thống FTP
64
3.4
Hình minh hoạ trang Wiki nội bộ
65
3.5
Mô hình hệ thống E-Learning
66
3.6
Hình minh hoạ trang danh mục khoá học
67
3.7
Hình minh hoạ về trang thông tin về từng học phần
67
3.8
Hình minh hoạ về Blog cá nhân
68
3.9
Hình minh hoạ cho chức năng quản lý khoá học
69
3.10
Hình minh hoạ cho chức năng quản lý học viên đăng ký
69
3.11
Hình minh hoạ chức năng quản lý ngân hàng câu hỏi
70
3.12
Hình minh hoạ chức năng quản lý bài giảng
71
3.13
Hình minh hoạ chức năng quản lý thi trắc nghiệm
71
3.14
Hình minh hoạ chức năng quản lý giảng viên, sinh viên
72
3.15
Bài giảng của thầy Trần Bá Trinh bằng Rich Media
73
1
MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Sự bùng nổ của thông tin và tri thức với tốc độ chóng mặt hiện nay đã thúc
đẩy xã hội phát triển nhanh chóng nhưng cũng làm cho con người gặp không ít
khó khăn trong vấn đề tìm hiểu, tổng hợp những tri thức cần thiết để hỗ trợ cho
công việc và đời sống một cách hiệu quả. Điều này ảnh hưởng nhiều đến hiệu
quả chung của tổ chức. Các tổ chức thường hoạt động kém hiệu quả khi mà giữa
các thành viên trong tổ chức đó không có sự chia sẻ tri thức một cách hiệu quả
và hợp lý. Do vậy, để góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức thì dù
là tổ chức kinh doanh hay phi kinh doanh đều cần có khả năng quản trị tri thức
một cách hiệu quả. Trên thế giới vấn đề quản trị tri thức đã được nghiên cứu từ
rất lâu (đầu những năm 80 của thế kỷ XX) và cũng đã được áp dụng một cách
rộng rãi trên thế giới. Tại Việt Nam, vấn đề quản trị tri thức được đề cập đến một
cách mạnh mẽ vào khoảng năm 2007 nhưng cũng chưa được áp dụng một cách
phổ biến trong các tổ chức mà chủ yếu chỉ ở một số tổ chức kinh doanh dù rằng
mọi người biết đó là cần thiết trong xu thế quản trị hiện nay.
Cùng với sự đi lên của ngành giáo dục Việt Nam, trường Cao đẳng CNTT
Hữu nghị Việt – Hàn, một trường công lập trực thuộc Bộ Thông tin và Truyền
thông đã có nhiều đóng góp to lớn trong công cuộc xây dựng và phát triển
ngành. Với mục tiêu trở thành trường đào tạo nguồn nhân lực công nghệ thông
tin cho khu vực miền Trung, trong quá trình xây dựng và phát triển, Trường có
những thành công và cũng có những hạn chế nhất định. Vì vậy Trường luôn cần
có sự đổi mới và hoàn thiện công tác quản trị nguồn lực đặc biệt công tác quản
trị tri thức, là việc làm hết sức cần thiết để cung cấp các tri thức cần thiết và tạo
lập một môi trường để mọi người có thể chia sẻ thông tin, tri thức với nhau thông
qua đó góp phần gia tăng tốc độ phát triển chung của trường.
Xuất phát từ thực tế đó, tác giả quyết định đi sâu nghiên cứu đề tài
2
“Quản trị tri thức tại trường Cao Đẳng CNTT Hữu nghị Việt – Hàn”
không những với mục đích làm luận văn tốt nghiệp cao học cho mình mà còn
với mong muốn góp phần giúp trường có những giải pháp có thể áp dụng vào
thực tế trong việc quản trị tri thức tại trường.
2. Mục tiêu nghiên cứu
- Hệ thống hóa các vấn đề lý luận về Quản trị tri thức.
- Căn cứ vào chiến lược phát triển, những điều kiện thực tế khác tại
trường cùng với những hạn chế phân tích được từ thực trạng hoạt động quản
trị tri thức tại trường mà đưa ra những giải pháp cho hoạt động quản trị tri
thức để góp phần làm tốt hơn hoạt động quản trị tri thức tại trường, thông qua
đó góp phần thúc đẩy sự phát triển của trường.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu
Nghiên cứu những vấn đề lý luận khái quát về quản trị tri thức và thực tiễn
liên quan đến quản trị tri thức tại Trường Cao đẳng CNTT Hữu nghị Việt - Hàn.
- Phạm vi nghiên cứu
Nội dung: đề tài chỉ tập trung nghiên cứu một số nội dung về quản trị tri
thức.
Về mặt không gian: đề tài chỉ nghiên cứu các nội dung trên tại Trường
Cao đẳng CNTT Hữu nghị Việt - Hàn.
Thời gian: các giải pháp đề xuất trong luận văn có ý nghĩa trong những
năm trước mắt.
4. Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp nghiên cứu lý thuyết là tiến hành phân tích, tổng hợp lý
luận và phân loại, hệ thống hóa thông tin.
Phương pháp phỏng vấn: tác giả phỏng vấn khảo sát quan điểm các đối
tượng là cán bộ, giảng viên và các chuyên gia cấp cao có kinh nghiệm (số
3
lượng 10 người) để xác định các gợi ý trong ứng dụng quản trị tri thức vào
thực tiễn.
Phương pháp nghiên cứu tài liệu: tác giả sử dụng Hệ thống các quy trình
làm việc theo tiêu chuẩn ISO 9000:2001 của Trường Cao đẳng CNTT Hữu
Nghị Việt – Hàn liên quan đến vấn đề nghiên cứu và một số văn bản khác. Từ
đó kết hợp thực trạng với các ràng buộc về chiến lược phát triển, các điều
kiện thực tế tại trường để đưa ra một số giải pháp cho hoạt động quản trị tri
thức tại trường.
5. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài
Sự thành công của đề tài sẽ cung cấp cho trường Cao đẳng CNTT hữu
nghị Việt – Hàn những thông tin sau:
Hệ thống hóa được một số vấn đề liên quan đến quản trị tri thức.
Kết quả nghiên cứu đề tài sẽ là tài liệu tham khảo giúp hoàn thiện công
tác quản trị tri thức tại Trường Việt - Hàn.
6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
- Trong tạp chí Khoa học Đại học quốc gia Hà Nội, Kinh tế và kinh
doanh, số 27 (2011) tr172-178, TS. Nguyễn Ngọc Thắng có bài “Quản trị dựa
vào tri thức: Kinh nghiệm từ Nhật Bản”. Bài viết đã nêu rõ Quản trị dựa vào
tri thức là lý thuyết quản trị hiện đại thể hiện quá trình năng động của sáng tạo
tri thức. Trong bài viết này, tác giả đã giới thiệu khuôn khổ của quá trình sáng
tạo tri thức này thông qua xem xét mô hình sáng tạo SECI và Ba, trong đó
minh họa quá trình chuyển đổi liên tục giữa tri thức ẩn, tri thức hiện và bối
cảnh của sáng tạo tri thức, đồng thời kiểm chứng vai trò quan trọng của quản
trị dựa vào tri thức tại các công ty Nhật Bản như Honda, Toyota, Eisai và
Canon. Bài viết cũng đưa ra một số gợi ý cho các doanh nghiệp Việt Nam
trong quá trình thực hiện quản trị dựa vào tri thức và nhận định đây vẫn là chủ
đề mở ra nhiều cơ hội cho các nghiên cứu khác tại Việt Nam trong tương lai.
4
- Nghiên cứu của Huei-Tse Hou (2012) “Nghiên cứu mới về Mô hình
quản trị tri thức và các phương pháp” đã làm rõ các mô hình quản lý kiến thức
và phương pháp thảo luận sâu hơn về vấn đề này. Nghiên cứu này đã cung
cấp các thông tin liên quan về xu hướng nghiên cứu mới trong nghiên cứu
quản trị tri thức toàn diện và mới lạ. Thông tin này sẽ phục vụ như là một
nguồn lực quan trọng cho các nhà nghiên cứu, giáo viên và học sinh và sự
phát triển của thực tiễn trong lĩnh vực quản lý kiến thức.
- Kavindra Mathi (2004) với đề tài “Các yếu tố thành công chính trong
quản trị tri thức” để hiểu rõ sự thành công quan trọng của quản trị tri thức phụ
thuộc rất nhiều vào chất lượng, số lượng của các khoản đóng góp đến hệ
thống từ đội ngũ nhân viên. Việc đánh giá các nhân tố quan trọng dẫn đến
thành công trong ứng dụng quản trị tri thức (Knowledge Management) phụ
thuộc vào việc chia sẻ kiến thức và tương tác nội bộ lẫn bên ngoài. Quản trị tri
thức bao gồm nhiều loại chức năng và tập hợp các hoạt động hỗ trợ khác.
- Heeseok Lee, Byounggu Choi (2002) từ các tài liệu nghiên cứu quản lý
kiến thức và lĩnh vực nghiên cứu có liên quan như tổ chức học tập và đổi mới,
luận văn này đã phát triển một mô hình tích hợp cho quản lý tri thức. Nghiên
cứu này xác định các thành phần quản lý kiến thức từ các khuôn khổ quản lý
kiến thức trước đây và nghiên cứu thực nghiệm. Các thành phần phân thành
enablers kiến thức quản lý, quy trình, kết quả trung gian, và tổ chức thực hiện.
Dựa trên các thành phần, nghiên cứu này đề xuất một mô hình nghiên cứu cho
việc tìm kiếm các mối quan hệ giữa các thành phần quản lý tri thức. Các mô
hình nghiên cứu được bắt nguồn trên cơ sở lý thuyết khác nhau.
- Trên các diễn đàn đã có rất nhiều bài báo viết về vấn đề quản trị tri
thức. Tuy nhiên, hầu hết các bài báo phân tích một cách chung chung về công
tác quản trị tri thức, coi công tác quản trị tri thức là hoạt động chính để nắm
bắt, sử dụng tốt nguồn tri thức của cá nhân và cộng đồng đạt hiệu quả cao
5
nhất khi áp dụng vào thực tiễn, chưa đề cập đến một số hoạt động khác cũng
không kém phần quan trọng trong việc góp phần phát triển quản trị tri thức
như làm thế nào để tạo dựng một môi trường học tập trong tổ chức để thúc
đẩy các cá nhân trong tổ chức học tập, chia sẻ và sử dụng tri thức ở bất cứ nơi
nào; hay làm cách nào để tổ chức đào tạo hiệu quả; muốn phát triển cá nhân,
phát triển quản trị thì cần phải làm tốt công tác gì…. Có thể nêu một số các
bài báo đã viết về vấn đề quản trị tri thức như sau:
- Vũ Thế Phong, Trần Thị Kiên “Quản trị tri thức và sự cần thiết phải
tiến hành đào tạo Quản trị tri thức ở Việt Nam” để hiểu rõ tri thức, quản trị tri
thức và đưa ra các vai trò cần thiết của các cơ quan thông tin thư viện trong
việc hỗ trợ các tổ chức, các công ty quản trị tri thức.
- “Đôi điều về quản lý tri thức đối với các doanh nghiệp Việt Nam” trên
diễn dàn 123.doc
- “Bước đi của giáo dục đại học Việt Nam trước ngưỡng cửa kinh tế tri
thức” trên diễn đàn mạng giáo dục
7. Kết cấu luận văn
Ngoài phần mở đầu, tài liệu tham khảo và phụ lục thì nội dung chính của
luận văn được trình bày trong 3 chương, đó là:
Ø Chương 1: Một số vấn đề lý luận về quản trị tri thức trong các doanh
nghiệp
Ø Chương 2: Thực trạng quản trị tri thức tại trường Cao đẳng CNTT
hữu nghị Việt – Hàn
Ø Chương 3: Giải pháp quản trị tri thức tại trường Cao đẳng CNTT hữu
nghị Việt – Hàn.
6
CHƯƠNG 1
MỘT SỐ VẤN ĐỀ VỀ QUẢN TRỊ TRI THỨC
TRONG CÁC TỔ CHỨC
1.1. TRI THỨC
1.1.1. Khái niệm tri thức
Trước đây, trong thực tế tồn tại khá nhiều các khái niệm về tri thức. Có
thể kể ra một số khái niệm như sau:
- Nhiều người theo chủ nghĩa thực chứng tin rằng tri thức là những
“niềm tin được chứng minh là đúng”(justified beliefs).
- Nonaka và Takeuchi (1995) chỉ ra rằng “tri thức là quá trình năng động
của con người trong việc minh chứng các niềm tin cá nhân với những “sự thật”.
Tuy nhiên, theo thời gian thì sự phát triển của nhận thức luận khoa học
đã làm cho nhận thức về tri thức cũng đã phát triển và ngày càng đầy đủ hơn,
người ta đã đưa ra sơ đồ về cấu trúc thứ bậc của việc tạo ra tri thức mà trong
đó còn có một số khái niệm tương đồng như dữ liệu, thông tin. Để hiểu khái
niệm tri thức thì chúng ta cần tìm hiểu các khái niệm tương đồng này.
- Dữ liệu là những con số hoặc dữ liệu thuần tuý, rời rạc mà quan sát
hoặc đo đếm được không có ngữ cảnh hay diễn giải. Dữ liệu được thể hiện ra
ngoài bằng cách mã hóa và dễ dàng truyền tải. Dữ liệu được chuyển thành
thông tin bằng cách thêm giá trị thông qua ngữ cảnh, phân loại, tính toán, hiệu
chỉnh và đánh giá.
- Thông tin là những mô hình hay tập hợp dữ liệu đã được tổ chức lại và
diễn giải đặt trong bối cảnh và nhằm một mục đích cụ thể. Thông tin là những
thông điệp thường được thể hiện theo dạng văn bản hoặc giao tiếp có thể thấy
được hoặc không thấy được nhằm mục đích thay đổi cách nhận thức của
người nhận thông tin về vấn đề cụ thể, và gây ảnh hưởng đến sự đánh giá và
7
hành vi của người nhận. Thông tin là những dữ liệu được tổ chức lại với một
mục đích nào đó, vì vậy mà nó sẽ giảm bớt sự không chắc chắn. Đó cũng
chính là sự khác biệt của thông tin với dữ liệu. Tương tự như dữ liệu, thông
tin được mã hóa và tương đối dễ dàng truyền tải.
Sơ đồ 1.1: Từ dữ liệu tới tri thức
Nguồn: Serban, A. M. & Luan, J., “Overview of knowledge
management”. New Direction for Institutional Research, No. 113, pp 9.
- Tri thức là việc sử dụng tối đa thông tin và dữ liệu kết hợp với tiềm
năng con người về kỹ thuật, trình độ, ý tưởng, mức độ cam kết và động cơ
làm việc. Tri thức thường thể hiện trong những hoàn cảnh cụ thể kết hợp với
8
kinh nghiệm và việc phán quyết hay ra quyết định. Để truyền tải thì đòi hỏi sự
học tập của người tiếp nhận tri thức. Như vậy nếu một thông tin giúp chúng ta
nhận thức và đưa ra quyết định thì là tri thức. Thông tin trở thành “đầu vào”
được nạp vào trong não, qua quá trình xử lý sẽ tạo ra tri thức. Nhưng quá trình
xử lý này với mỗi một cá nhân khác nhau sẽ cho ra những “đầu ra” khác nhau.
Có nghĩa là cùng một thông tin như vậy nhưng với mỗi cá nhân thì tri thức mà
anh ta nhận thức được sẽ khác với tri thức mà người khác nhận thức. Thông
tin là những dữ liệu được cấu trúc hóa được thể hiện ra ngoài và ai cũng có
thể tiếp cận. Nhưng tri thức thiên về những thông tin được cấu trúc hóa và cá
nhân hóa nằm trong mỗi con người cụ thể, do đó khả năng tiếp cận khó hơn
và sự thể hiện ra ngoài không phải lúc nào cũng chính xác.
Tri thức là những dữ liệu, thông tin được cấu trúc hóa, kiểm nghiệm và
sử dụng được vào một mục đích cụ thể tạo ra giá trị.
1.1.2. Phân loại tri thức
Chúng ta có thể chia tri thức làm 2 loại là tri thức hiện (explicit
knowledge) và tri thức ẩn (tacit knowledge).
- Tri thức hiện (explicit knowledge): Đây là những tri thức được giải
thích và mã hóa dưới dạng văn bản, tài liệu, âm thanh, phim, ảnh thông qua
ngôn ngữ có lời hoặc không lời, nguyên tắc hệ thống, chương trình máy tính,
chuẩn mực hay các phương tiện khác. Những tri thức có cấu trúc thường được
thể hiện ra ngoài và dễ dàng chuyển giao. Ví dụ như các tri thức về chuyên
môn được trình bày trong giáo trình, sách, báo, tạp chí… Những tri thức đã
được cấu trúc hóa thường là tri thức hiện.
- Tri thức ẩn (Tacit knowledge): Tri thức mà một người có được một
cách tự giác vô thức. Tri thức ẩn có thể không lý giải hay lập luận được bởi vì
(1) tri thức ẩn không được hiểu cặn kẽ, (2) nó quen thuộc, tự động và vượt
qua ý thức người sở hữu nó. Ví dụ như là bí quyết, niềm tin, kinh nghiệm, sự
9
nhạy cảm trong công việc…
Nonaka và Takeuchi (1995) đã phân biệt tri thức hiện và tri thức ẩn. Tri
thức hiện là các tri thức được hệ thống hóa trong các văn bản, tài liệu, hoặc
các báo cáo, chúng có thể được chuyển tải trong những ngôn ngữ chính thức
và có hệ thống. Trong khi đó, tri thức ẩn là những tri thức không thể hoặc rất
khó được hệ thống hoá trong các văn bản, tài liệu, các tri thức này mang tính
cá nhân, gắn liền với bối cảnh và công việc cụ thể. Tri thức ẩn rất khó thể
hiện trên các tài liệu nhưng lại có tính vận hành cao trong bộ não của con
người. Sự phân biệt giữa tri thức hiện và tri thức ẩn có thể được thể hiện ở
bảng sau:
Bảng 1.1: Sự phân biệt giữa tri thức hiện và tri thức ẩn
Đặc
tính
Tri thức hiện
Tri thức ẩn
(Hồ sơ hóa)
(Bí quyết gắn liền với con người)
·
Dễ dàng được hệ thống hóa
·
Có thể lưu trữ
·
Có thể chuyển giao, truyền đạt
·
Được diễn đạt và chỉa sẻ một
cách dễ dàng
Nguồn
·
Mang tính cá nhân
·
Mang tính bối cảnh cụ thể
·
Khó khăn trong việc chính thức
hóa
·
Rất khó tiếp nhận, truyền đạt
và chia sẻ
·
Các tài liệu chỉ dẫn họat động
·
Các chính sách và thủ tục của truyền đạt phi chính thức
tổ chức
·
Các báo cáo và cơ sở dữ liệu
·
Các quá trình kinh doanh và
·
Các kinh nghiệm cá nhân
·
Sự thấu hiểu mang tính lịch sử
Nguồn: Serban, A. M. & Luan, J. (Spring 2002). “Overview of
knowledge management.” New Direction for Institutional Research,
No. 113, pp. 10.
10
Những tri thức ẩn là dạng tri thức nằm trong đầu con người. Nhiều người
cho rằng đây là phần lớn tri thức bên trong một tổ chức. Những gì mà con
người biết thì thường giá trị hơn là những gì được viết ra. Vì vậy tạo ra mối
liên hệ giữa người không biết và người biết là một khía cạnh hết sức quan
trọng của một tổ chức. Mục tiêu của quản trị tri thức là giúp chia sẻ những tri
thức ẩn bên trong một tổ chức sao cho mọi người đều có thể sử dụng những
kiến thức chuyên môn trong một lĩnh vực nhất định để giải quyết vấn đề cho
khách hàng và tạo nên những sản phẩm hiệu quả hơn. Ta có thể ví tri thức
trong mỗi con người và tổ chức giống như tảng băng trôi, nếu tri thức bộc lộ
là phần nổi thì tri thức ẩn là phần chìm.
Bên cạnh đó, trong quá trình phân tích quá trình chuyển đổi các tri thức
ẩn thành các tri thức hiện được hệ thống hoá, Nonaka và Takeuchi (1995) đã
nhận dạng bốn quá trình có quan hệ qua lại lẫn nhau theo đó tri thức luân
chuyển trong tổ chức và chuyển hoá thành những dạng khác nhau:
(1). Xã hội hoá: Qúa trình chia sẻ những kinh nghiệm và tạo ra những tri
thức ẩn;
(2). Sự ngoại hoá: Qúa trình kết nối các tri thức ẩn thành các khái niệm
rõ ràng;
(3). Kết hợp: Qúa trình phân loại và hội nhập thành các tri thức hiện;
(4). Sự tiếp thu: Qúa trình biến các tri thức hiện thành các tri thức ẩn.
Ngoài ra, hiện nay có một số quan điểm cho rằng ngoài hai loại tri thức là
tri thức hiện (explicit knowledge) và tri thức ẩn (tacit knowledge) thì còn có tri
thức tiềm năng (implicit knowledge). Tri thức tiềm năng (implicit knowledge)
hay còn gọi là potential knowledge là tri thức được chứa dưới dạng ngôn ngữ
có lời hoặc không lời, hành động (cả khi ghi hình hay thể hiện dưới dạng một
phần của hệ thống truyền thông), mạng lưới những bộ óc đã được đào tạo, tri
thức gắn trong công nghệ, văn hoá, thực tiễn, ... Hầu hết các doanh nghiệp đều
11
có những dữ liệu thể hiện doanh số bán hàng, khách hàng. Những doanh số này
thể hiện tri thức tiềm năng – là những số liệu mà từ đó tri thức mới có thể rút ra
được nếu như dữ liệu này được truy cập và phân tích.
1.2. ĐỊNH NGHĨA VÀ VAI TRÒ CỦA QUẢN TRỊ TRI THỨC
1.2.1. Định nghĩa quản trị tri thức
Quản trị tri thức là một khái niệm mà hiện đang còn nhiều tranh luận.
Tuy nhiên dù tranh luận thế nào thì bản chất quản trị tri thức vẫn là một. Sự
khác biệt chỉ là cách chúng ta tiếp cận nghiên cứu và ứng dụng. Sau đây
chúng tôi trình bày tổng quan về các khái niệm về quản trị tri thức đang được
các học giả trong và ngoài nước sử dụng, từ đó đưa ra khái niệm chung nhất
mang tính ứng dụng.
Có rất nhiều cách tiếp cận và định nghĩa khác nhau tuỳ theo cách nhìn và
phương thức của mỗi cá nhân hay tổ chức. Sau đây là một số định nghĩa đã
được đưa ra:
- “Quản trị tri thức là quá trình tạo ra tri thức, và việc này được nối tiếp
với việc thể hiện kiến thức, truyền bá và sử dụng kiến thức, và sự duy trì (lưu
giữ, bảo tồn) và cải biến kiến thức” (De Jarnett, 1996).
- “Quản trị tri thức là quá trình của việc quản lý một cách cẩn trọng tri
thức để đáp ứng các nhu cầu hiện hữu, để nhận ra và khai thác những tài sản
tri thức hiện có và có thể đạt được và để phát triển những cơ hội mới”
(Quintas et al, 1997).
- “Quản trị tri thức là hoạt động mà họat động này quan tâm tới chiến
lược và chiến thuật để quản lý những tài sản trọng tâm là con người (human
center assets)” (Brooking, 1997).
- “Quản trị tri thức là quá trình có hệ thống của việc nhận dạng, thu nhận,
và chuyển tải những thông tin và tri thức mà con người có thể sử dụng để
sáng tạo, cạnh tranh, và hoàn thiện” (Trung tâm Năng suất và Chất lượng Hoa
12
Kỳ - Trích dẫn bởi Serban và Luan).
- Theo Scarborough & cộng sự (1999) cho rằng: “Quản trị tri thức là bất
kỳ quá trình hoặc hoạt động của việc tạo ra, tiếp thu nắm bắt, chia sẻ và sử
dụng tri thức ở bất cứ nơi nào nó có để nâng cao việc học tập và hoạt động
trong tổ chức”.
McAdam và McGreedy (1999) đã chỉ ra rằng các định nghĩa về quản lý
tri thức thể hiện một miền rộng lớn từ những quan điểm có tính cơ giới (coi tri
thức là tài sản) tới quan điểm thiên về định hướng xã hội (tri thức được tạo ra
trong tổ chức thông qua những quan hệ xã hội). Các định nghĩa về quản lý tri
thức thể hiện nổi bật các đặc tính sau:
§ Quản trị tri thức là một lĩnh vực có liên quan chặt chẽ với lý luận và
thực tiễn, và là một lĩnh vực mang tính đa ngành đa lĩnh vực;
§ Quản trị tri thức không phải là công nghệ thông tin, những tiến bộ trong
công nghệ thông tin hỗ trợ cho việc này tốt hơn mà thôi;
§ Những vấn đề của con người và học tập là điểm trung tâm của quản lý
tri thức.
Trên cơ sở tổng kết các định nghĩa khác nhau về quản trị tri thức, ta có
thể thấy rằng: Quản trị tri thức là “bất kỳ quá trình hoặc hoạt động tạo lập,
tiếp thu, lưu trữ, chia sẻ và sử dụng kiến thức ở bất kỳ nơi nào có thể, nhằm
tăng cường sự học tập và thành tích trong tổ chức” (Scarborough và các đồng
nghiệp, 1999).
1.2.2. Tầm quan trọng của quản trị tri thức
- Bằng cách thể hiện tri thức qua viết tài liệu, trao đổi… để hoàn thiện hệ
thống tài liệu và kho cơ sở tri thức chung của tổ chức;
- Bằng cách chuyển giao tri thức, các nhà quản trị nguồn nhân lực sẽ chia
sẻ, hướng dẫn cho cấp dưới thúc đẩy yếu tố tự học và tổ chức học tập suốt đời
của doanh nghiệp;
13
- Liên tục cập nhật thông tin mới và học hỏi kinh nghiệm từ những việc
đã làm và kinh nghiệm của tổ chức khác;
- Quản trị tri thức là phương thức tạo nên một tổ chức với những cá nhân
năng động và góp phần nâng cao khả năng ra quyết định của nhà lãnh đạo;
- Bằng cách tiếp thu (các ý kiến đóng góp của nhân viên, khách hàng)
các nhà quản trị từ đó sẽ không ngừng hoàn thiện cách lãnh đạo, quản lý và
chất lượng của tổ chức;
- Nhờ có quản trị tri thức mà các nhà quản trị có thể hiểu biết được về
kiến thức, kỹ thuật cá nhân và kinh nghiệm của nhân sự…. Từ đó nắm bắt
được ý nghĩa của việc quản lý, phát huy được nguồn tài sản tri thức đó;
- Áp dụng quản trị tri thức, những tài sản bấy lâu nay nằm trong đầu
nhân tài dưới dạng tiềm ẩn sẽ được chuyển sang tri thức hiện hữu qua phương
thức chia sẻ và được cấu trúc lại để mọi người học tập;
- Quản trị tri thức là con đường tốt nhất để biến khách hàng thành những
người bạn trung thành của doanh nghiệp. Doanh nghiệp tồn tại là nhờ có
khách hàng và với mục đích là phục vụ khách hàng;
- Quản trị tri thức ngày nay đã trở thành xu hướng tất yếu của lịch sử. 80 –
95% giá trị của mỗi tổ chức, mỗi doanh nghiệp không còn nằm ở tài sản hữu hình
mà ẩn chứa trong nhân tố con người, vốn tri thức và những ý tưởng kinh doanh.
1.2.3. Các yếu tố cơ bản trong quản trị tri thức
Trong quản trị tri thức sẽ có ba yếu tố cơ bản cần chú trọng: Con người,
quá trình và công nghệ. Trong đó, yếu tố con người đóng vai trò then chốt và
quyết định.
- Con người: Con người mới là chủ thể thực hiện việc quản trị tri thức
chứ không phải hệ thống. Các tổ chức thường tổ chức con người theo từng
nhóm, đội làm việc được hợp thành có thể từ một hoặc nhiều bộ phận, phòng
ban và có thể từ nhiều cấp khác nhau. Các tổ chức thường cố gắng thiết lập
14
các mối quan hệ tốt đẹp giữa các thành viên trong từng đội, nhóm và cả giữa
các nhóm và khuyến khích sự chia sẻ giữa mọi người.
- Quy trình: Sự cứng nhắc hay linh hoạt về các thủ tục hành chính, phát
triển các quy trình thực hiện, các biểu mẫu trong việc chia sẻ thông tin, các
kho lưu trữ thông tin, sự khuyến khích về thu nhập, và thực hiện nhiều việc
khác có ảnh hưởng đến luồng thông tin trong tổ chức.
- Hệ thống công nghệ và thông tin: Hệ thống công nghệ và thông tin sẽ
hỗ trợ cho tổ chức trong việc thực hiện các hoạt động quản trị tri thức. Tuỳ
thuộc vào đặc điểm của tổ chức, chiến lược quản trị tri thức của tổ chức đang
theo đuổi mà các tổ chức sẽ có sự lựa chọn và thiết kế hệ thống công nghệ và
thông tin cho phù hợp.
Quản lý tri thức nhất thiết phải gắn liền với các quá trình kinh doanh cốt
lõi của doanh nghiệp. Tri thức cần tập trung vào cải tiến và đổi mới các quá
trình nghiên cứu triển khai sản phẩm mới, quá trình sản xuất, kinh doanh và
bán hàng. Công nghệ thông tin bao gồm cả phần cứng và phần mềm có vai trò
cũng rất quan trọng trong quản lý tri thức, nó là công cụ để lưu trữ, chuyên
chở, chia sẻ tri thức và quá đó tăng cường khả năng đóng góp của tri thức cho
phát triển. Tuy nhiên, từ thực tế cũng cho thấy doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ
lưỡng về nhu cầu ứng dụng công nghệ thông tin để đầu tư cho phù hợp với
nhu cầu và trình độ sử dụng.
1.3. NỘI DUNG CỦA QUẢN TRỊ TRI THỨC
1.3.1. Xác định nhu cầu tri thức
v Xuất phát từ nhu cầu nhân sự
Từ khía cạnh nhân sự, những nhu cầu về việc tăng cường trao đổi, chia
sẻ và sáng tạo trong các nhóm hoạt động gồm nhiều lĩnh vực khác nhau là
một trong những lý do chính dẫn tới việc xây dựng quản trị tri thức. Bên cạnh
đó, nhu cầu tăng khả năng xử lý của nhân viên trong các tình huống phức tạp
15
và lưu giữ những tri thức khi các nhóm làm việc tan rã hay tái lập cũng khiến
việc xây dựng hệ thống quản trị tri thức trở nên cần thiết.
Thứ nhất, nhu cầu về việc đẩy mạnh trao đổi, chia sẻ và sáng tạo trong
các nhóm hoạt động ngày càng lớn hơn. Lí do là vì các công ty đang có xu
hướng kết hợp với nhau để tăng khả năng cạnh tranh. Do đó, nhân viên trong
các công ty khác nhau thường xuyên phải làm việc với nhau. Hơn nữa, để
phát triển một sản phẩm đòi hỏi phải có sự kết hợp của nhiều lĩnh vực khác
nhau (thiết kế, kĩ thuật, marketing, tài chính, ...). Nói cách khác, thành viên
của một nhóm làm việc phải từ các bộ phận khác nhau, mà họ thường chỉ biết
rõ về lĩnh vực chuyên môn của mình mà thiếu những hiểu biết cần thiết về các
lĩnh vực khác. Sự khác biệt về văn hóa cũng có thể gây khó khăn trong quá
trình làm việc nhóm. Vì vậy, việc tăng khả năng và hiệu quả làm việc nhóm,
mà điển hình là việc chia sẻ và trao đổi, của các thành viên trong nhóm là vô
cùng cần thiết. Quản trị tri thức có thể trở thành lời giải tối ưu cho bài toán
này, bởi vì nó thúc đẩy thảo luận và chia sẻ tri thức trong nhóm và tổ chức.
Thứ hai, vấn đề xuất phát từ việc các nhóm làm việc được thành lập và
giải tán. Hiện nay, các nhóm làm việc thường được thành lập để giải quyết
những vấn đề, những dự án trong thời gian ngắn. Sau khi hoàn thành nhiệm
vụ, các nhóm này thường được giải tán, thành viên trở về với công việc
thường ngày hoặc tham gia các nhóm làm việc khác, nơi mà khả năng chuyên
môn của họ có giá trị hơn là tri thức thu được ở các lĩnh vực khác trong dự án.
Điều quan trọng là, những tri thức đó lại không được lưu trữ lại, trở thành "tài
sản cá nhân" của nhân viên. Khi nhân viên đó ra đi, tri thức của công ty cũng
mất đi theo. Quản trị tri thức có thể giúp công ty giải quyết vấn đề này một
cách hiệu quả, bởi vì trong đó có quá trình "nắm bắt" các tri thức ẩn – qua các
quá trình trao đổi trực tiếp và việc lưu trữ tri thức ẩn dưới dạng hiện hữu.
Ngoài ra, trong thời đại kinh tế cạnh tranh khốc liệt hiện nay, đòi hỏi về
16
kĩ năng và khả năng ra quyết định của nhân viên ngày càng cao hơn. Ngày
nay, thời gian chính là yếu tố cạnh tranh quyết định giữa mọi công ty. Bạn có
thể phải đối mặt với những thay đổi, những sáng tạo bất ngờ từ phía đối thủ,
sự chuyển dịch mạnh mẽ của thị trường không ổn định. Công ty của bạn rất
có thể sẽ không bắt kịp được những bước tiến của môi trường bên ngoài. Vì
vậy, việc phản ứng và ra quyết định trước một tình huống của nhân viên cần
phải không những chính xác mà còn phải càng nhanh càng tốt. Điều này đòi
hỏi trình độ tri thức của nhân viên phải cao hơn và thông tin phải được cung
cấp nhanh chóng, chính xác hơn. Nếu quản trị tri thức tốt, bạn hoàn toàn có
thể giải quyết được những vấn đề này.
v Xuất phát từ nhu cầu kinh tế
Tri thức càng sử dụng nhiều thì càng tăng giá trị. Tri thức là biến số duy
nhất lý giải nguyên nhân có một khoảng cách ngày càng lớn giữa giá trị thị
trường và cơ sở tài sản của một công ty thành đạt. Không như các tài nguyên
có giới hạn như đất, vốn, và nhân công, tài sản tri thức và trí tuệ là những
nguồn tài nguyên không giới hạn có thể sinh ra nhiều lợi nhuận qua hệ thống
sử dụng và ứng dụng chúng. Tri thức rộng giúp bạn có cái nhìn đa chiều về
cùng một hiện tượng, một biến đổi bất thường trên thị trường. Từ đó vừa có
khả năng chống đỡ, vừa có lợi thế cạnh tranh so với đối thủ. Muốn có được
điều này, các doanh nghiệp bắt buộc phải không ngừng sáng tạo, sáng tạo
không ngừng nghỉ để bắt kịp với xu thế chung của thời đại. Cứ như thế tri
thức ngày càng gia tăng.
Quản trị tri thức mang đến cơ hội duy nhất biến tri thức thành hệ thống
giúp công ty của bạn tạo ra lợi thế về thời gian giữ cho sự cạnh tranh được
liên tục, tạo ra giá trị kinh tế và giá trị thị trường không thể chối cãi được.
v Công nghệ và nhu cầu về một hệ thống quản trị tri thức
Sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin đã thay đổi hoàn toàn
