8 thủ thuật excel nâng cao

8 THỦ THUẬT NÂNG CAO CHO NGƯỜI DÙNG
EXCEL
1. Sử dụng phím tắt để tạo bảng
Bảng (Table) là một trong những tính năng hữu ích nhất trong
Excel nhằm quản lý dữ liệu theo dạng cột (Column) và hàng
(Row). Bảng giúp người dùng dễ dàng sắp xếp, lọc và theo dõi
dữ liệu, thêm hàng hay cột mới với định dạng tương tự như
các hàng hay cột đã có. Ngoài ra, nếu thực hiện việc tạo biểu
đồ từ dữ liệu trong các ô, bảng sẽ giúp biểu đồ tự động cập
nhật nếu thêm hàng hay cột mới.
Nếu muốn tạo bảng dữ liệu bằng cách truyền thống là dùng
thanh trình đơn ribbon của Excel, hãy nhấn thẻ Insert rồi sau
đó chọn Table. Ngoài ra, còn có một cách khác đơn giản hơn
là dùng phím tắt. Đó là sau khi lần đầu tiên chọn tất cả dữ liệu
bằng tổ hợp phím Ctrl-A, hãy biến dữ liệu đã chọn thành dạng
bảng bằng tổ hợp phím Ctrl-T.
2. Thêm tóm tắt nội dung hàng của bảng
Bạn có thể thêm một hàng tóm tắt vào bảng trong trình đơn
ribbon Design của Excel bằng cách đánh dấu vào mục “Total
Row”. Mặc dù được gọi là Total Row, bạn có thể chọn từ một
loạt các thống kê tóm tắt, không chỉ cho biết số tổng của hàng,
đếm số lượng, số chênh lệch chuẩn, số trung bình và nhiều thứ
nữa.


Total Row cho biết số tổng của hàng, đếm số
lượng, số chênh lệch chuẩn, số trung bình và nhiều
thứ nữa.
Bạn có thể tự mình chèn thông tin này vào bảng tính bằng
công thức tương ứng, thông tin Total Row sẽ được “đính kèm”
vào bảng nhưng nằm ở vị trí hàng dưới cùng bất kể sau đó bạn

chọn sắp xếp dữ liệu bảng của mình như thế nào. Điều này có
thể khá tiện dụng nếu sau đó bạn muốn thực hiện nhiều thao
tác kiểm tra dữ liệu.
Lưu ý rằng sẽ cần phải tạo ra một hàng tổng cho mỗi cột riêng
biệt, đồng thời việc tạo ra con số tổng cho một cột sẽ không tự
động tạo ra số tổng cho phần còn lại của bảng (vì không phải
tất cả các cột đều có cùng một kiểu dữ liệu).
3. Chọn cột hay hàng dễ dàng hơn
Nếu dữ liệu nằm trong một bảng và bạn cần phải tham khảo
nội dung của toàn bộ một cột bằng công thức mới, hãy nhấn
chuột vào tên cột. Thao tác này sẽ giúp liên kết đến tên của
toàn bộ cột được chọn. Việc này cũng sẽ hữu ích nếu sau đó
bạn muốn thêm nhiều cột khác vào bảng.
Điều quan trọng là phải đảm bảo rằng con trỏ chuột có hình
dạng mũi tên chĩa xuống màu đen trước khi bạn nhấn vào tên
cột. Nếu con trỏ chuột trông giống như hình dấu thập thì bạn


chỉ có thể chọn nội dung một ô duy nhất, không phải toàn bộ
cột.
Cho dù có hay không dữ liệu trong một bảng, bạn có thể thực
hiện hai thao tác chọn nhanh bằng phím tắt: Shift-Spacebar để
chọn nguyên cả hàng và Ctrl-Spacebar để chọn nguyên cả cột.
Lưu ý là nếu không có dữ liệu trong bảng, phần chọn sẽ đi ra
ngoài phần có dữ liệu và bao gồm cả các ô trống. Với bảng dữ
liệu, phần chọn sẽ chỉ trong giới hạn bảng.
Nếu muốn chọn toàn bộ cột không phải trong cùng một bảng
và chỉ chọn các ô có dữ liệu trong đó, hãy đặt con trỏ chuột
vào một cột bên cạnh ô có dữ liệu bất kỳ cần chọn, nhấn Ctrlmũi tên xuống, sử dụng phím mũi tên trái hoặc phải để di
chuyển đến cột mong muốn, sau đó nhấn Ctrl-Shift-mũi tên

lên. Điều này có thể có ích nếu cột dữ liệu của bạn khá dài.
4. Lọc dữ liệu bảng bằng tính năng Slicer
Bảng trong Excel cung cấp trình đơn dạng mũi tên thả xuống
bên cạnh mỗi tiêu đề cột để dễ dàng phân loại, tìm kiếm và lọc
nội dung. Tuy nhiên, việc lọc dữ liệu với tùy chọn này khi có
một lượng lớn dữ liệu có thể hơi lâu và khó khăn. Thay vào
đó, bạn có thể sử dụng Slicer vốn là một tính năng được thiết
kế để lọc dữ liệu dễ dàng hơn.
Ban đầu, Slicer được phát triển chỉ để sử dụng trong các bảng
Pivot Table (vốn được dùng để chứa các báo cáo). Tuy nhiên,
kể từ phiên bản Excel 2013, tính năng này cũng có thể làm
việc trên bảng thông thường.
Để thêm một Slicer vào bảng, hãy vào thẻ Design trên thanh
công cụ của Excel, chọn Insert Slicer và sau đó chọn cột mà
bạn muốn lọc. Slicer sẽ hiển thị trong bảng tính, xuất hiện
trong một cột rộng chỉ chứa vài mục hiển thị.


Slicer vốn là một tính năng được thiết kế để lọc dữ
liệu dễ dàng hơn.
Nhưng nếu bảng tính dài và hẹp với nhiều không gian bên
phải, bạn có thể thay đổi kích thước để Slicer rộng hơn đáng
kể so với mặc định. Bạn có thể thêm các cột vào Slicer với các
tùy chọn Slicer trên thanh công cụ.
Nếu muốn lọc nhiều mục trong Slicer, bạn có thể sử dụng tổ
hợp phím Ctrl-nút chuột trái để chọn. Để xóa tất cả các bộ lọc,
hãy nhấn nút Clear ở phía trên bên phải của Slicer.
5. Tạo tóm tắt cho ô có thể thay đổi khi lọc nội dung bảng
Nếu muốn tạo một ô bên ngoài bảng để tóm tắt dữ liệu trong
bảng, chẳng hạn như tổng của một cột, đồng thời nếu bạn

muốn rằng ô này sẽ hiển thị số tổng được tự cập nhật khi thực
hiện lọc bảng thì đây vốn là vấn đề mà công thức SUM cơ bản
sẽ không làm được.
Thay vào dùng hàm SUM trong ô này, hã dùng hàm
AGGREGATE và sau đó ô sẽ liên kết đến các bộ lọc trong
bảng. Về cơ bản, hàm AGGREGATE trả về một giá trị tổng
hợp trong một danh sách hoặc cơ sở dữ liệu. Hàm
AGGREGATE trong Excel đòi hỏi 3 thông số, trong đó hai
thông số đầu phải ở dạng số (Number) còn thông số còn lại là
dải ô mà bạn muốn lọc.


6. Sắp xếp dữ liệu trong bảng Pivot Table
Đôi khi, bạn muốn sắp xếp dữ liệu của một cột cụ thể trong
bảng Pivot Table cũng như trong bảng thông thường. Nhưng
không giống như bảng thông thường, bảng Pivot Table không
có các trình đơn thả xuống trên mỗi cột cung cấp khả năng sắp
xếp. Tuy nhiên, nếu bạn chọn mũi tên xổ xuống trên cột đầu
tiên, bạn sẽ nhận được một trình đơn cho phép sắp xếp dữ liệu
theo cột.
Khi sắp xếp dữ liệu trong PivotTable, hãy lưu ý rằng dữ liệu
có khoảng trống ở đầu sẽ ảnh hưởng tới kết quả sắp xếp. Để
có kết quả tối ưu, hãy loại bỏ mọi khoảng trống ở đầu trước
khi sắp xếp dữ liệu. Bạn sẽ không sắp xếp được mục nhập văn
bản có phân biệt chữ hoa chữ thường. Ngoài ra, bạn sẽ không
sắp xếp được dữ liệu theo một định dạng cụ thể, chẳng hạn
như màu phông của ô, theo các chỉ báo định dạng có điều kiện
chẳng hạn như bộ biểu tượng.
7. “Unpivot” dữ liệu
Một số người gọi đây là định hình lại dữ liệu từ dạng “rộng”

sang dạng “dài”. Trong thế giới cơ sở dữ liệu, thao tác này
được gọi là “gấp”, tức là lấy dữ liệu từ các cột riêng biệt và di
chuyển chúng thành các hàng. Về cơ bản, việc này ngược lại
so với thao tác “Pivot” để tạo ra bảng Pivot Table. Trong một
bảng Pivot Table, bạn chuyển các định dạng Categories trong
một cột thành các cột riêng biệt.


Unpivot giúp chuyển dữ liệu từ các cột riêng biệt
và thành dạng dữ liệu trong các hàng.
Để “Unpivot” các cột, bạn cần phải sử dụng trình Query
Editor trong Excel 2016. Hãy truy xuất Query Editor trong
thanh ribbon Data của Excel, sau đó trong phần “Get &
Transform” hãy chọn From Table. Khi trình Query Editor xuất
hiện, hãy chọn các cột mà bạn muốn thao tác, nhấn vào thẻ
Transform và chọn Unpivot Columns.
Sau khi thực hiện, để lưu lại các thay đổi, hãy chọn File >
Close & Load (nếu muốn lưu vào vị trí mặc định trong Excel)
hay chọn File > Close & Load To (nếu muốn lưu vào vị trí
khác).
8. Nhập dữ liệu từ web vào Excel
Đôi khi bạn tình cờ thấy một vài bảng dữ liệu HTML được
định dạng khá đẹp trên trang web và muốn sử dụng nó trong
bảng tính Excel của mình. Lúc đó, bạn sẽ cần phải thực hiện
một vài chỉnh sửa bổ sung để đưa dữ liệu vào biểu mẫu nhằm
có thể phân tích.
Để thực hiện, hãy vào thẻ Data trong trình đơn ribbon của
Excel rồi chọn New Query > From Other Sources > From
Web. Tiếp theo hãy nhập vào địa chỉ URL của trang web
tương ứng. Excel sẽ tìm kiếm và liệt kê những bảng HTML

tương thích trong trang web đó. Bạn chỉ cần nhấn vào một


bảng bất kỳ để xem trước và nhấn Load nếu muốn sử dụng
bảng đó.
Sẽ có nhiều người đặt câu hỏi tại sao không sao chép và dán
bảng HTML trực tiếp trong Excel. Câu trả lời là nếu dữ liệu
trong bảng luôn được cập nhật, bạn có thể dễ dàng làm tươi
bằng cách nhấn chuột phải vào bảng rồi chọn Refresh thay vì
phải thực hiện lại các thao tác sao chép và dán dữ liệu mới.