Công tác Soạn thảo và Quản lý văn bản tại UBND huyện Hạ Lang, Cao Bằng

LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đây là đề tài nghiên cứu khoa học do em thực hiện, các số
liệu và kết quả nghiên cứu trong đề tài là trung thực, có nguồn gốc rõ ràng và trích
dẫn đầy đủ theo đúng quy định.

Hà Nội, ngày 13 tháng 8 năm 2017



LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành đề tài nghiên cứu này em xin chân thành gửi lời cảm ơn đến
Nhà trƣờng, Khoa Văn hóa thông tin và xã hội, Khoa Quản trị văn phòng đã tạo
điều kiện cho em đƣợc học môn Phƣơng pháp nghiên cứu khoa học, đặc biệt gửi
đến cô TS. Lê Thị Hiền _ Giảng viên học phần Phƣơng pháp nghiên cứu khoa học
đã tận tình hƣớng dẫn, chỉ dạy giúp em hoàn thành tốt đề tài nghiên cứu của mình.
Em cũng xin gửi lời cảm ơn đến cán bộ, công chức, viên chức Ủy ban nhân dân
huyện Hạ Lang, tỉnh Cao Bằng đã tạo điều kiện để em tìm hiểu và thu thập tài liệu
một cách thuận lợi.
Do sự hiểu biết của em còn hạn chế nên nội dung của bài làm không thể
tránh khỏi những thiếu sót, Em kính mong nhận đƣợc hƣớng dẫn, giúp đỡ của Quý
Thầy cô giáo.
Một lần nữa Em xin chân thành cảm ơn!


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
Chƣơng 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ
KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN HẠ LANG ........................... 4
1.1. Cơ sở lý luận chung về văn bản .............................................................. 4
1.1.1. Một số khái niệm .................................................................................... 4

1.1.2. Chức năng, phân loại Văn bản quản lý nhà nước ............................... 4
1.1.2.1. Chức năng ............................................................................................ 4
1.1.2.2. Phân loại .............................................................................................. 5
1.2.3. Nội dung công tác Soạn thảo văn bản .................................................. 5
1.2.3.1. Quy trình soạn thảo văn bản ................................................................ 5
1.2.3.2. Yêu cầu khi soạn thảo văn bản............................................................. 7
1.3. Khái quát về Uỷ ban nhân huyện Hạ Lang ........................................... 7
1.3.1. Vị trí địa lý .............................................................................................. 7
1.3.2. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Hạ Lang 8
1.3.2.1. Chức năng và nhiệm vụ ........................................................................ 8
1.3.2.2. Cơ cấu tổ chức ..................................................................................... 8
Chƣơng 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN
BẢN TẠI UBND HUYỆN HẠ LANG ................................................................... 9
2.1. Thực trạng Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản ......................... 9
2.1.1. Quy định, thẩm quyền ban hành văn bản của UBND huyện Hạ Lang
........................................................................................................................... 9
2.1.2. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan .................... 10
2.1.3. Kết quả hoạt động soạn thảo văn bản ................................................. 15
2.1.3.1. Soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật ............................................. 15
2.1.3.2. Soạn thảo văn bản hành chính ........................................................... 16
2.2. Công tác Quản lý văn bản ..................................................................... 17
2.2.1. Công tác quản lý văn bản đến ............................................................. 17
2.2.2. Quản lí văn bản đi ................................................................................ 22


Chƣơng 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC SOẠN
THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND HUYỆN HẠ LANG ................ 27
3.1 Đánh giá chung ........................................................................................ 27
3.1.1. Ưu điểm................................................................................................. 27
3.1.2. Nhược điểm .......................................................................................... 29

3.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác soạn thảo văn bản tại
UBND huyện Hạ Lang .................................................................................. 30
KẾT LUẬN ............................................................................................................ 34
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................. 35
PHẦN PHỤ LỤC ................................................................................................... 36


DANH MỤC BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
STT TỪ VIẾT TẮT

GIẢI THÍCH

01

UBND

Uỷ ban nhân dân

02

HÐND

Hội đồng nhân dân

03

LÐTB&XH

Lao động, thƣơng binh và xã hội

04

TT&TH

Truyền thồng và truyền hình

05

KH&TC

Kế hoạch và tài chính

06

GD&DT

Giáo dục và Ðào tạo

07

TN&MT

Tài nguyên và Môi trƣờng

08

NN&PTNT

Nông Nghiệp và Phát triển Nông thôn

09

PTDT

Phổ thông dân tộc

10

TT DSKHHGÐ

Trung tâm dân số kế hoạch hóa gia đình

11

TT GDTX&BDNN

Trung tâm giáo dục thƣờng xuyên và bồi dƣỡng
nghề nghiệp


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Công tác soạn thảo và quản lý văn bản là một công việc rất quan trọng diễn
ra hàng ngày trong tất cả các cơ quan chính quyền địa phƣơng, đơn vị hành chính
sự nghiệp và các tổ chức kinh tế. Văn bản vừa là nguồn pháp luật, vừa là phƣơng
tiện thông tin chủ yếu phục vụ cho hoạt động quản lý và điều hành của các cơ
quan, tổ chức, đồng thời là cơ sở pháp lí để điều hành, giải quyết công việc, thực
hiện chức năng, nhiệm vụ của từng cơ quan nói riêng và của bộ máy nhà nƣớc nói chung.
Là sinh viên ngành Quản trị văn phòng trong thời gian học tập, rèn luyện em
đƣợc trang bị những kiến thức chuyên môn và đã có kiến thức nhất định về công

tác văn phòng trong đó công tác soạn thảo văn bản là một trong những nhiệm vụ
rất quan trọng trong các nghiệp vụ văn phòng góp phần nâng cao hiệu quả hoạt
động của một cơ quan, tổ chức.
Nhận thức đƣợc tầm quan trọng đó, em đã chọn đề tài: “Công tác soạn thảo
và quản lý văn bản tại Uỷ ban nhân dân huyện Hạ Lang” làm đề tài nghiên cứu
khoa học nhằm trang bị thêm những kiến thức bổ ích cho bản thân phục vụ cho
chuyên ngành quản trị văn phòng.
2. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
Đối tƣợng nghiên cứu: "Công tác Soạn thảo và Quản lý văn bản"
Phạm vi nghiên cứu:
+Không gian: đề tài nghiên cứu trong phạm vi của UBND huyện Hạ Lang.
+Thời gian: Từ năm 2014-2016.
3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
Mục tiêu:
Nghiên cứu tìm hiểu về thực trạng công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại
UBND huyện Hạ Lang.
Khảo sát, đánh giá thực trạng và tình hình công tác soạn thảo và ban hành
văn bản tại UBND huyện Hạ Lang, từ đó đƣa ra những giải giáp nhằm nâng cao
hiệu quả công tác văn phòng nói chung và công tác soạn thảo và quản lý văn bản
tại UBND huyện Hạ Lang nói riêng.
1


Nhiệm vụ:
Đƣa ra lý luận chung về văn bản quản lý nhà nƣớc và lịch sử hình thành và
phát triển Ủy ban nhân dân huyện Hạ Lang;
Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác Soạn thảo và Quản lý văn bản tại Ủy
ban nhân dân huyện Hạ Lang;
Đƣa ra các giải pháp, kiến nghị nhằm phát huy những yếu tố tích cực, khắc
phục hạn chế nhằm nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại

Ủy ban nhân dân huyện Hạ Lang.
4. Phƣơng pháp nghiên cứu
Để thực hiện đề tài này, Em đã sử dụng các phƣơng pháp sau:
- Phƣơng pháp nghiên cứu tài liệu;
- Phƣơng pháp khảo sát thực tế;
- Phƣơng pháp quan sát, phỏng vấn;
- Phƣơng pháp phân tích;
- Phƣơng pháp tổng hợp;
- Phƣơng pháp thống kê;
- Phƣơng pháp so sánh.
5. Lịch sử nghiên cứu
Giáo trình “Lí luận và phương pháp công tác văn thư”của PGS Vƣơng
Đình Quyền (2011) đã cung cấp cho chúng tôi nội dung về quy trình soạn thảo văn
bản để làm chƣơng 2 về cơ sở lý thuyết.
“ Bài thu hoạch cuối chuyên đề kĩ năng soạn thảo văn bản” của Nguyễn
Thanh Tuyền, Trƣờng Đại học Tây Đô;
Ngô Sỹ Trung (2015), Soạn thảo văn bản hành chính, Nxb Giao thông vận tải;
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ “Công tác văn thư trong quá trình xây
dựng Chính phủ điện tử Việt Nam” của Th.s Nguyễn Thùy Trang, Trung tâm Khoa
học và Công nghệ văn thƣ.
Những công trình trên đã góp phần đƣa ra cái nhìn khái quát về công tác
văn thƣ trong các cơ quan, tổ chức. Từ đó góp phần nâng cao hiệu quả công tác
văn thƣ nói chung và công tác soạn thảo nói riêng thêm khoa học và hoàn chỉnh.
2


Trên cơ sở đó, em đã kế thừa những nội dung liên quan đến công tác văn phòng
nói chung và công tác soạn thảo nói riêng trong các đề tài và dựa trên tình hình
thực tiễn của UBND huyện Hạ Lang để hoàn thành đề tài này.
6. Đóng góp của đề tài

Kết quả đạt đƣợc của đề tài có thể trở thành tƣ liệu nghiên cứu và tham khảo
trong công tác soạn thảo, quản lý văn bản nói chung và ở Ủy ban nhân dân huyện
Hạ Lang nói riêng;
Những giải pháp đƣợc đề xuất trong đề tài nghiên cứu có thể ứng dụng đƣợc
trong thực tiễn nhằm góp phần chuẩn hóa, nâng cao hiệu lực, hiệu quả trong công
tác văn phòng của Ủy ban nhân dân huyện Hạ Lang.
7. Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo và phụ lục thì đề tài có cấu
trúc chia làm 3 chƣơng:
Chương 1. Lý luận chung về công tác soạn thảo văn bản và khái quát về Ủy
ban nhân dân huyện Hạ Lang;
Chương 2. Thực trạng công tác Soạn thảo và Quản lý văn bản tại Ủy ban
nhân dân huyện Hạ Lang;
Chương 3. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo và quản
lý văn bản tại Ủy ban nhân dân huyện Hạ Lang.

3


Chƣơng 1
LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN
VÀ KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN HẠ LANG
1.1. Cơ sở lý luận chung về văn bản
1.1.1. Một số khái niệm
Từ ”Văn bản" theo tiếng La tin là "documentum" có nghĩa là sự chứng
minh, chứng nhận. có thể định nghĩa “Văn bản là phương tiện ghi lại và truyền đạt
thông tin bằng ngôn ngữ hay kí hiệu nhất định”. [3;tr.5]
Trong hoạt động quản lý điều hành của các cơ quan nhà nƣớc việc ban hành
văn bản là hoạt động không thể tách rời vì văn bản là phƣơng tiện thông tin cơ bản
của các cơ quan nhà nƣớc, ghi chép và truyền đạt các thông tin cần thiết nhằm thực

hiện chức năng đối nội và đối ngoại của Nhà nƣớc.
Vậy có thể định nghĩa " Văn bản quản lý nhà nước là văn bản do các cơ
quan nhà nước ban hành dùng để ghi chép, truyền đạt các quyết định quản lý và
các thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý theo đúng thể thức, thủ tục và thẩm
quyền luật định". [6; tr48]
Theo giáo trình“Lí luận và phương pháp công tác văn thư”của PGS Vƣơng
Đình Quyền (2011) đã cung cấp cho chúng ta nội dung về quy trình soạn thảo văn
bản để làm chƣơng 2 về cơ sở lý thuyết quan niệm: “kỹ thuật soạn thảo văn bản là
khái niệm dùng để chi sự việc vận dụng lý luận, phương pháp và kỹ năng về soạn
thảo văn bản và các quy tắc có liên quan để xây dựng một văn bản từ khâu khởi
đầu cho đến lúc văn bản được hoàn thiện” [6; tr147]
1.1.2. Chức năng, phân loại Văn bản quản lý nhà nƣớc
1.1.2.1. Chức năng
Chức năng thông tin: Chức năng thông tin là chức năng nổi bật của văn
bản nói chung và văn bản quản lý nhà nƣớc nói riêng. Văn bản đƣợc tạo ra trƣớc
hết là nhằm mục đích ghi chép và truyền đạt thông tin. Văn bản ghi chép lại các sự
việc, hiện tƣợng xảy ra trong thực tiễn cuộc sống về tất cả các vấn đề trong đời
sống xã hội, từ đó lƣu giữ lại và truyền lại cho cuộc sống sau này.
Chức năng pháp lý: Là chức năng mang tính riêng biệt của văn bản quản lý
4


nhà nƣớc “Văn bản quản lý nhà nước là phương tiện ghi chép và truyền đạt các
quy phạm pháp luật xác lập quan hệ luật pháp giữa các cơ quan”. [6; tr. 9] Công
tác quản lý nhà nƣớc phải dựa trên các văn bản nhƣ luật, Hiến pháp, pháp lệnh,
nghị quyết, nghị định, quyết định,… mà Nhà nƣớc đã đề ra trong tất cả các lĩnh
vực của đời sống xã hội.
Ngoài ra văn bản còn có chức năng quan trọng khác là làm bằng chứng pháp
lý cho các quyết định quản lý khác.
Chức năng quản lý: Trong công tác quản lý văn bản còn đƣợc dùng để

truyền đạt các quyết định quản lý, hƣớng dẫn, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các
quyết định đó, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi công việc giữa các cơ quan,
cá nhân hay tổ chức.
1.1.2.2. Phân loại văn bản quản lý nhà nƣớc
Văn bản quản lí nhà nƣớc đƣợc phân loại theo hiệu lực pháp lí gồm:
- Văn bản quy phạm pháp luật: Là văn bản có chứa quy phạm pháp luật,
đƣợc ban hành theo đúng thể thức, thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục quy
định trong Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật. [7]
- Văn bản hành chính là loại văn bản quản lí nhà nƣớc không tính quy phạm
đƣợc dùng để quy định, quyết định, phản ánh thông báo tình hình trao đổi công
việc và xử lí các vấn đề cụ thể khác của hoạt động quản lí; Văn bản hành chính
gồm: văn bản hành chính cá biệt và văn bản hành chính thông thƣờng.
Văn bản hành chính cá biệt: Là văn bản hành chính quyết định quản lí thành
văn do cơ quan hoặc cá nhân có thẩm quyền ban hành theo thẩm quyền, trình tự,
thủ tục nhất định trên cơ sở áp dụng pháp luật cụ thể,cá biệt.
Văn bản hành chính thông thƣờng : Là văn bản đƣợc hình thành trong quá
trình hoạt động quản lí nhằm ghi chép, truyền đạt và phản ánh các thông tin trong
hoạt động quản lí.
1.2.3. Nội dung công tác Soạn thảo văn bản
1.2.3.1. Quy trình soạn thảo văn bản
Quy trình soạn thảo văn bản và ban hành văn bản là trình tự các bƣớc cần
thiết đƣợc sắp xếp có khoa học nhằm đạt đƣợc yêu cầu về thời gian và chất lƣợng
5


văn bản.
Bƣớc 1: Chuẩn bị soạn thảo
+ Phân công soạn thảo (theo chức năng, nhiệm vụ của đơn vị và năng lực
của nhân);
+ Xác định mục đích, tính chất nội dung của vấn đề cần ra văn bản;

+ Xác định tên loại và trích yếu nội dung;
+ Thu thập thông tin, phân tích, lựa chọn các thông tin cần thiết có liên
quan tới nội dung văn bản;
+ Xây dựng đề cƣơng và viết bản thảo.
Bƣớc 2. Xây dựng dự thảo văn bản phù hợp với hình thức, thể thức văn
bản theo quy định
+ Căn cứ vào mục đích của văn bản và thông tin đã thu thập đƣợc để soạn
thảo văn bản;
+ Soạn xong phải kiểm tra về thể thức, kĩ thuật trình bày; kiểm tra mục
đích đã đƣợc của văn bản;
+ Văn bản có tính chất quan trọng, nội dung phức tạp, ảnh hƣởng tới nhiều
đối tƣợng thì tổ chức xin ý kiến góp ý kiến góp ý của đơn vị cá nhân.
Bƣớc 3. Trình duyệt văn bản
Sau khi soạn thảo xong trình cấp thẩm quyền duyệt văn bản:
Thủ trƣởng đơn vị: duyệt nội dung bản thảo và ký nháy vào cuối nội dụng
văn bản;
Văn phòng ( Phòng Hành chính): Duyệt thể thức và kỹ thuật trình bày, và
thủ tục ban hành văn bản;
Thủ trƣởng cơ quan: thủ trƣởng cơ quan hoặc thủ trƣởng phụ trách lĩnh vực
duyệt và ký ban hành văn bản.
Bƣớc 4. Hoàn thiện thể thức và làm các thủ tục phát hành
+ Hoàn chỉnh dự thảo theo ý kiến của lãnh đạo (nếu có) và trình kí chính thức;
+ Cán bộ văn thƣ ghi số ngày tháng năm;
+ Nhân bản theo số lƣợng nơi gửi và nơi nhận;
+ Đóng dấu;
6


+ Làm các thủ tục phát hành.
+ Lƣu văn bản (01 bản lƣu ở văn thƣ, 01 bản chính tại đơn vị soạn thảo)

1.3.2.2. Yêu cầu khi soạn thảo văn bản
Tính mục đích: Văn bản thƣờng đƣợc ban hành dƣới danh nghĩa của một cơ
quan tổ chức cụ thể nhằm biểu đạt những chính sách, quyết định, nội dung công
việc cụ thể. Vì vậy văn bản ban hành ra phỉa có mục đích rõ ràng, nội dung văn
bản phải xoay quanh một chủ đề liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của cơ quan.
Tính chính xác: Sự chính xác của văn bản đƣợc thể hiện ở hai mặt cụ thể là
mặt nội dung và mặt hình thức. Về hình thức văn bản phải thể hiện đúng đắn và
đầy đủ các thành phần đã quy định trong từng loại văn bản. Về nội dung văn bản
cần thể hiện đúng mục đích của việc ban hành văn bản.
Tính mạch lạc, rõ ràng: Văn bản phải đƣợc diễn đạt một cách rõ ràng, dễ
hiểu, phù hợp với trình độ dân trí sao cho mọi đối tƣợng đều có thể tiếp nhận văn bản.
Văn bản ngắn gọn sẽ giúp cho ngƣời giải quyết rút ngắn đƣợc thời gian đọc và thuận lợi
nắm bắt nội dung văn bản đồng thời giải quyết công việc một cách nhanh chóng.
Tính hợp hiến và hợp pháp: Văn bản ban hành phải theo đúng thẩm quyền,
nội dung văn bản không đƣợc trái với Hiến pháp, luật pháp hiện hành và các quy
định của cấp trên.
1.3. Khái quát về Uỷ ban nhân huyện Hạ Lang
1.3.1. Vị trí địa lý
Hạ Lang là huyện miền núi nằm ở phía Đông của tỉnh Cao Bằng, cách trung
tâm thành phố Cao Bằng hơn 72 km, có tọa độ địa lý: từ 22034’11’’ đến 22051’00’’
vĩ Bắc; Từ 106050’00’ đến 1060 50’25’’ kinh Đông. Ba mặt phía Bắc, Đông, Nam
giáp với tỉnh Quảng Tây, Trung Quốc có chung đƣờng biên giới dài hơn 76 km,
phía Tây giáp với huyện Trùng Khánh, huyện Quảng Uyên và huyện Phục Hòa.
Huyện có diện tích tự nhiên là diện tích tự nhiên là 363,35 km2 dân số có khoảng
26.000.000 ngƣời. Ở Huyện có 03 dân tộc đó là: Tày, Nùng, Kinh trong đó dân tộc
Tày chiếm 46,43%, dân tộc Nùng chiếm 0,098%, dân tộc kinh chiếm 0,098% %.
Nhờ có sự lãnh đạo của Đảng bộ chính quyền địa phƣơng có sự phát triển ngày
một tăng cao cuộc sống ngƣời dân ngày càng đƣợc cải thiện.
7

1.3.2. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Hạ
Lang
1.3.2.1. Chức năng và nhiệm vụ
UBND huyện Hạ Lang chịu trách nhiệm thi hành Hiến pháp, Luật, các văn
bản của cơ quan nhà nƣớc cấp trên và nghị quyết của HĐND xã nhằm đảm bảo
thực hiện chủ trƣơng biện pháp phát hiện phát triển kinh tế-xã hội, củng cố quốc
phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn. Đồng thời thực hiện
chức năng quản lí nhà nƣớc ở địa phƣơng, góp phần đảm bảo chỉ đạo, quản lí
thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nƣớc từ trung ƣơng tới cơ sở. [Ảnh1,
tr.37]
1.3.2.2. Cơ cấu tổ chức
UBND huyện Hạ Lang là cơ quan quản lí hành chính Nhà nƣớc ở địa phƣơng thực
hiện nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức hoạt động theo quy định của Luật Tổ chức
Chính quyền địa phƣơng ngày 19 tháng 6 năm 2015. Bộ máy UBND huyện là toàn
bộ hệ thống các phòng ban đƣợc tổ chức theo cơ cấu tổ chức trực tuyến. [Ảnh 2, tr.38]
Tiểu kết
Ở chƣơng 1 em vừa trình bày hai vấn đề lớn đó là cơ sở lý luận về công tác
soạn thảo văn bản và tổng quan về ủy ban nhân dân huyện Hạ Lang, trong đó nêu
rõ các vấn đề nhƣ khái niệm, Phân loại, quy trình soạn thảo văn bản, nhiệm vụ
quyền hạn và cơ cấu tổ chức của ủy ban nhân dân huyện Hạ Lang, để ngƣời đọc có
thể hiểu một cách khái quát nhất về công tác Văn bản và Tổng quan về UBND
huyện Hạ Lang. Đồng thời những lý luận đã nêu ở chƣơng 1 là cơ sở, là tiền đề để
em triển khai thực trạng công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại Chƣơng 2.

8


Chƣơng 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI

UBND HUYỆN HẠ LANG
2.1. Thực trạng Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản
Trong hoạt động của các cơ quan, soạn thảo và ban hành văn bản là một
nhiệm vụ rất quan trọng, đƣợc thực hiện thƣờng xuyên trong quá trình hoạt động
của một cơ quan, tổ chức.
2.1.1. Quy định, thẩm quyền ban hành văn bản của UBND huyện Hạ
Lang
- Các quy định của cơ quan về soạn thảo và ban hành văn bản:
Theo kết quả khảo sát tại cơ quan, thì UBND huyện Hạ Lang chƣa chính
thức ban hành văn bản quy định về Soạn thảo và ban hành của cơ quan mặc dù vậy
UBND luôn tuân theo các quy định của cấp trên, các quy định của Pháp luật về
việc soạn thảo và ban hành văn bản hiện hành nhƣ:
+ Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật số 80/2015/QH13;
+ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Nghị định của chính phủ
về công tác Văn thƣ;
+ Thông tƣ số 01/2011/TT- BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hƣớng
dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
+ Quyết định số 1046/2013/QĐ- UBND ngày 24/07/2013 của UBND tỉnh
Cao Bằng về việc ban hành quy chế công tác văn thƣ lƣu trữ tỉnh Cao Bằng.
Ngoài các văn bản trên UBND huyện Hạ Lang còn căn cứ vào các văn bản
của các cơ quan khác.
- Thẩm quyền ban hành văn bản của UBND huyện Hạ Lang
- Thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật:
Theo Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật số 80/QH13/2015 ngày 22
tháng 06 năm 2015. Văn bản quy phạm pháp luật của UBND cấp huyện (thành
phố, thị xã) ban hành là: văn bản Quyết định.
Thẩm quyền ban hành Văn bản hành chính:

9

Những văn bản UBND huyện còn ban hành là văn bản hành chính bằng hình
thức Quyết định, Chỉ thị cá biệt. Ngoài ra UBND huyện còn ban hành các văn bản
hành chính khác theo thẩm quyền nhƣ: quy chế, quy định, thông báo, hƣớng dẫn,
kế hoạch, chƣơng trình, tờ trình, báo cáo, công văn,.......
2.1.2. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan
Trong thời gian qua, công tác soạn thảo văn bản của UBND huyện về cơ bản
đã đảm bảo giải quyết đƣợc các nhiệm vụ đƣợc giao, thực hiện đúng chức năng,
nhiệm vụ của một cơ quan chính quyền địa phƣơng cấp huyện. Trình tự, thủ tục
soạn thảo văn bản đều đƣợc thực hiện theo quy định của pháp luật. Trong giải
quyết các công việc của mình văn bản chính là phƣơng tiện quan trọng chứa đựng
trong đó thông tin và quyết định quản lý, Văn bản mang tính công quyền, đƣợc ban
hành theo các quy định của nhà nƣớc, tác động đến mọi mặt của đời sống xã hội và
là cơ sở pháp lý quan trọng cho các hoạt động cụ thể của cơ quan.
Trình tự soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện Hạ Lang đã đảm bảo
thực hiện theo quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 của Chính
phủ về công tác văn thƣ. quá trình soạn thảo văn bản gồm các công việc sau:
Bƣớc 1. Chuẩn bị soạn thảo
- Xác định mục đích, giới hạn của văn bản, đối tượng giải quyết và thực hiện
văn bản
Căn cứ vào tính chất và mục đích vấn đề cần văn bản hóa, Chủ tịch UBND huyện
giao cho các phòng ban, chuyên môn đảm nhận công tác chủ trì và soạn thảo văn bản.
Lãnh đạo các phòng (Ban) chuyên môn nhận đƣợc sự chỉ đạo liên quan vấn đề lĩnh
vực của mình tiếp nhận và giao cho chuyên viên phụ trách lĩnh vực đó đảm nhận công
tác soạn thảo văn bản của cơ quan.
- Chọn tên loại văn bản
Căn cứ vào mục đích, tính chất của vấn đề cần văn bản hóa và hình thức văn bản,
thẩm quyền ban hành của UBND huyện, Cán bộ chuyên viên phụ trách công tác soạn
thảo xác định tên loại văn bản và trích yếu yếu nội dung văn bản ban hành.
Ở bƣớc này cán bộ chuyên viên tại UBND huyện Hạ Lang, còn lúng túng trong việc

xác định tên loại và hình thức văn bản ban hành phù hợp, chính vì vậy tại UBND vẫn còn
10


tồn tại các trƣờng hợp nhƣ: Tên loại văn bản không phù hợp với hình thức văn bản, đặc
biệt nhất giữa hai loại văn bản: Công văn và Tờ trình, hay Công văn với thông báo...
- Thu thập và xử lý thông tin
Trong quá trình xây dựng văn bản các chuyên viên thu thập thông tin có liên quan
đến đối tƣợng và phạm vi điều chỉnh cho văn bản, quá trình soạn thảo văn bản đều đầy
đủ hồ sơ, các thông tin làm căn cứ phục vụ mục đích soạn thảo, đủ dẫn chứng vì vậy văn
bản ban hành đảm bảo tính thuyết phục cao, hiệu quả. Nó góp phần làm cho chất lƣợng
soạn thảo đạt kết quả tốt. Thông tin đƣợc thu thập phụ thuộc vào mục đích và nội dung
vấn đề cần ra văn bản, thông tin chủ yếu là các văn bản do cơ quan ban hành trƣớc đó
hoặc văn bản chỉ đạo của cấp trên.
Các thông tin mà cán bộ chuyên viên thu thập nhƣ:
Thông tin pháp lý: Đó là các văn bản pháp luật của nhà nƣớc, các văn bản của cấp
trên quy định liên quan đến vấn đề cần văn bản hóa, phù hợp với pháp luật hiện hành.
Thông tin thực tiễn: là cơ sở thực tiễn có liên quan đến vấn đề cần văn bản hóa văn
bản hóa.
Đây là những thông tin khi soạn thảo một văn bản cần phải có, đƣợc đƣa vào văn bản
làm cơ sở pháp lý và cơ sở thực tiễn cho ban hành văn bản. Có thể nói ở khâu này
UBND huyện Hạ Lang làm tƣơng đối tốt, các văn bản UBND ban hành đều đảm bảo
đầy đủ thông tin làm cơ sở, căn cứ cho việc ban hành văn bản.
- Xây dựng đề cương văn bản
Đó việc phác khảo các ý lớn, ý nhỏ và các sắp xếp các ý trong nội dung văn bản tạo
thành một thể thống nhất. Với bƣớc này tại UBND huyện Hạ Lang Đề cƣơng đƣợc xây
dựng bám sát vào mục đích ban hành văn bản, đề cƣơng xây dựng một cách sơ lƣợc,
không đi cụ thể, hay chi tiết hóa từng vấn đề. Với văn bản hành chính thì huyện bỏ qua
bƣớc này, với các văn bản quy phạm pháp luật đề cƣơng gần nhƣ đƣợc xây dựng một
cách sơ xài chủ yếu chỉ vạch ra ý kiến chỉ đạo của cấp trên.

UBND huyện Hạ Lang hoạt động theo chế độ tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách.
Trong huyện tổ chức các phòng ban chuyên môn giúp việc cụ thể cho lãnh đạo. Vì vậy,
căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ đã đƣợc quy định mà các phòng ban hoặc cá nhân soạn

11


thảo văn bản thuộc chức năng, nhiệm vụ của mình, giúp lãnh đạo cơ quan trong lĩnh vực
mình quản lý.
Ví dụ: Phòng Nội vụ phụ trách về công tác Thi đua khen thƣởng của cơ quan vì
vậy phòng Nội vụ có trách nhiệm tham mƣu giúp Chủ tịch UBND huyện soạn thảo các
văn bản về công tác thi đua khen thƣởng.
Có thể nói với khâu này thì tại UBND huyện Hạ Lang làm khá tốt, chuyên
viên thu thập đầy đủ thông tin đầy đủ về pháp lý cũng nhƣ thông tin thực tiễn đƣợc
xử lý một cách chính xác, các văn bản đƣợc ban hành tại UBND huyện đều đảm
bảo đúng về các yếu tố thể thức cũng nhƣ hình thức văn bản đƣợc ban hành. Sau
khi xác định đƣợc mục đích ban hành, hình thức, các yếu tố thể thức văn bản thì
cán bộ, chuyên viên đƣợc giao đảm nhận công tác soạn thảo xây dựng bản thảo, đề
cƣơng chi tiết cho văn bản.
Bƣớc 2. Xây dựng dự thảo văn bản phù hợp với hình thức, thể thức văn
bản theo quy định
- Viết bản thảo theo đề cương
Căn cứ vào mục đích của văn bản và thông tin đã thu thập, trên cơ sở đề
cƣơng đã xây dựng chuyên viên soạn thảo bản thảo theo đề cƣơng, Soạn xong
kiểm tra xem văn bản đã logic giữa các ý chƣa? Đã đạt đƣợc mục đích của văn bản
chƣa? đồng thời phải kiểm tra về thể thức, kĩ thuật trình bày đảm bảo đúng quy
định cũng nhƣ kiểm tra cách hành lối văn phong đƣợc sử dụng trong văn bản.
- Lấy ý kiến đóng góp cho dự thảo
Sau khi dự thảo văn bản, với những văn bản có tính chất quan trọng, nội
dung phức tạp, ảnh hƣởng tới nhiều đối tƣợng thì tổ chức lấy ý kiến của các cá

nhân đơn vị liên quan bằng các hình thức nhƣ: Tổ chức buổi hội thảo, Ra văn bản
(cụ thể là Công văn về việc lấy ý kiến) Việc lấy ý kiến (Tổ chức họp hay ra văn
bản) đều do Phòng, ban chuyên môn Chủ trì soạn thảo phối hợp với Văn phòng
UBND để tổ chức lấy ý kiến đóng góp.
Tại khâu này UBND đƣợc tiến hành tƣơng đối tốt, tuy nhiên trong quá trình
lấy ý kiến đóng góp dự thảo còn tồn tại một số hạn chế: Các Phòng, ban không
tham gia đóng góp ý kiến, hoặc tham gia đóng góp nhƣng ý kiến đóng góp sơ sài,
12


số ít ý kiến không phù hợp với thực tiễn của địa phƣơng, bản thảo đƣợc xây dựng
vẫn đƣợc giữ nguyên làm gián đoạn quá trình thực hiện công việc khi tổ chức lấy ý
kiến đóng góp dự thảo mà không đem lại chất lƣợng kết quả.
Với các văn bản hành chính, Trƣởng các phòng, ban chuyên môn soạn thảo
trình lãnh đạo ký ban hành mà không tổ chức lấy ý kiến đóng góp ý kiến của
Phòng ban chuyên môn. Có những văn bản đƣợc lặp đi lặp lại nhiều lần cán bộ
chuyên viên sử dụng luôn bản cũ, bản mẫu đối với các loại văn bản nhƣ: Kế hoạch,
giấy mời, giấy giới thiệu, triệu tập....và thay lại thông tin về thời gian, địa điểm,
trích yếu nội dung..... rồi mang trình ký.
Bƣớc 3. Trình duyệt văn bản
Trƣởng các phòng, ban là ngƣời trực tiếp về nội dung văn bản. Mỗi văn bản
đều có chữ ký nháy vào phần cuối của văn bản. Trƣờng hợp có sửa chữa bổ sung
bản thảo văn bản đã đƣợc duyệt phải trình ngƣời duyệt xem xét quyết định.
Các giấy tờ trình duyệt bao gồm:
+ Tờ trình hoặc phiếu trình dự thảo văn bảo
+ Bản dự thảo văn bản
+ Bản thẩm định văn bản (Nếu có)
+ Bản đóng góp ý kiến (Nếu có)
+ Các giấy tờ liên quan;
Với trƣờng hợp văn bản không có hồ sơ trình duyệt thì ngƣời trình duyệt

phải tƣờng trình trực tiếp với lãnh đạo UBND.
Với những văn bản thuộc thẩm quyển ký của UBND, văn bản phải đƣợc thông
qua phải do tập thể thảo luận và quyết định theo đa số. Và việc ký ban hành văn bản đƣợc
thực hiện nhƣ sau:
+ Chủ tịch UBND huyện thay mặt (TM), UBND ký các văn bản thuộc thẩm
quyền của UBND;
+ Các Phó Chủ tịch thay mặt UBND, ký thay (KT) Chủ tịch các văn bản theo sự
ủy quyền của Chủ tịch và các văn bản thuộc lĩnh vực đƣợc phân công phụ trách.
Theo quy định của pháp luật, thì thẩm quyền của Chủ tịch UBND ký các văn
bản thuộc khối nội chính, còn Các phó Chủ tịch ký thay (KT) Chủ tịch các văn bản
13


liên quan đến lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội trên cơ sở xem xét, bàn bạc thống
nhất với ban lãnh đạo và chịu trách nhiệm pháp lý về văn bản đã ký.
- Đánh máy văn bản:
Sau khi đƣợc Trƣởng phòng duyệt nội dung văn bản, các chuyên viên là
ngƣời trực tiếp đánh máy văn bản.
- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Hầu nhƣ các văn bản UBND huyện ban hành đều đầy đủ các yếu tố thể thức
bắt buộc theo quy định hƣớng dẫn tại Thông tƣ 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011
của Bộ Nội vụ hƣớng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.Việc
kiểm tra thể thức cũng do các Trƣởng phòng, ban trực tiếp soạn thảo ra văn bản đó.
- Nhân bản theo số lƣợng gửi tại " Nơi nhận" của văn bản;
- Ký văn bản
Các Trƣởng phòng ký nháy chịu trách nhiệm về độ chính xác nội dung văn
bản do đơn vị tham mƣu soạn thảo;
Chánh văn phòng: ký duyệt về thể thức và kỹ thuật trình bày ở cuối văn bản,
nhƣng tại UBND huyện Hạ Lang, bỏ qua bƣớc này, Trƣởng đơn vị tham mƣu soạn
thảo kiểm tra chịu trách nhiệm kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày và trình ký

lãnh đạo UBND ký chính thức
UBND huyện hoạt động theo chế độ tập thể vì vậy việc ký văn bản đƣợc
quy định nhƣ sau:
Tùy vào nội dung văn bản mà ngƣời đứng đầu cơ quan là Chủ tịch ký thay
mặt tập thể hoặc Phó chủ tịch ký thay. Trong một số trƣờng hợp Chủ tịch có thể ủy
quyền cho một số cán bộ phụ trách dƣới hình thức cấp ký thừa ủy quyền (TUQ)
một số văn bản mình phải ký, hoặc Chủ tịch giao cho Chánh Văn phòng ký thừa
lệnh (TL).
Bƣớc 4. Hoàn thiện thể thức và làm các thủ tục phát hành.
+ Hoàn chỉnh dự thảo theo ý kiến của lãnh đạo( nếu có) và trình kí chính
thức; cán bộ văn thƣ ghi số; Nhân bản theo số lƣợng nhận và gửi; đóng dấu; làm
các thủ tục phát hành; lƣu văn bản (01 bản lƣu ở văn thƣ, 01 bản chính tại đơn vị
soạn thảo văn bản trong hồ sơ công việc của chuyên viên).
14


Ví dụ nhƣ: Để Tổ chức Hội nghị quán triệt, triển khai chỉ thị số 01/CT TTg, ngày 09/01/2015 của Thủ tƣớng Chính phủ, với văn bản này, Chủ Tịch
UBND sẽ giao cho Văn phòng UBND huyện đảm nhận, Văn phòng tiếp nhận, sau
khi hoàn thành thủ tục ban hành, văn bản sẽ đƣợc lƣu 02 bản, 01 bản chính đƣợc
lƣu tại Văn phòng UBND, và 01 bản gốc đƣợc lƣu tại bộ phận Văn thƣ của UBND.
Nhìn chung tại bƣớc này, UBND huyện Hạ Lang, đều thực hiện nghiêm túc
đúng nội dung các thủ tục ban hành một văn bản để có tính pháp lý, các văn bản
ban hành đều mang tính hiệu lực thi hành và đem lại kết quả trong thực tiễn.
2.1.3. Kết quả hoạt động soạn thảo văn bản
2.1.3.1. Soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật
Công tác ban hành văn bản quy phạm pháp luật trong nhiều năm qua ở
UBND luôn đƣợc các cấp Ủy đảng, UBND tỉnh quan tâm chỉ đạo thực hiện, các
văn bản quy phạm pháp luật đƣợc ban hành đúng quy trình, trình tự, đúng pháp
luật và có tính hiệu quả cao.
Các văn bản của UBND huyện Hạ Lang đƣợc duy trì đồng đều qua các năm.

Tài liệu nội bộ của UBND huyện Hạ Lang cho biết: “ Về quyết định của Chủ tịch
UBND: Năm 2014 là 2976 văn bản; Năm 2015 là 3219 văn bản; Năm 2016 là
2998 văn bản. Quyết định của UBND: Năm 2014 là 2968 văn bản; Năm 2015 là
2687 văn bản; Năm 2016 là 3069 văn bản”.
Dựa vào số liệu trên, ta đƣợc bảng thống kê nhƣ sau:
Loại văn bản
Quyết định của Chủ tịch

Quyết định của UBND

Năm

số lƣợng

2014

2976

2015

3219

2016

2998

2014

3068

2015

2687

2016

2671
[9; tr.135]

Qua bảng số liệu trên ta có thể thấy văn bản Quyết định của chủ tịch năm
2014 đến 2015 số lƣợng văn bản ban hành tăng 243 văn bản, năm 2015 đến 2016
15


có xu hƣớng giảm từ 3219 xuống còn 2998 văn bản, giảm 221 văn bản. năm 2015
số lƣợng văn bản cao nhất so với 2 năm còn lại.Văn bản Quyết định của UBND từ
năm 2014 đến 2016 số lƣợng văn bản cũng giảm theo từng năm.Năm 2014 số
lƣợng là 3068 văn bản, năm 2015 là 2687 văn bản và năm 2016 là 2671 văn bản
đƣợc ban hành.
Công tác xây dựng, ban hành văn bản quy phạm pháp luật tại UBND huyện
Hạ Lang có những chuyển biến tích cực, có nội dung phù hợp với các văn bản của
cơ quan nhà nƣớc cấp trên, đáp ứng các cầu quản lí nhà nƣớc, quản lý xã hội trên
địa bàn. Có những ý kiến thẩm định đã đƣợc văn phòng UBND huyện nghiên cứu,
tự tiếp thu trong quá trình soạn thảo văn bản.Văn bản UBND ban hành đảm bảo
chặt chẽ, chi tiết, phù hợp với tình hình thực tế của địa phƣơng. Từ năm 2014 đến
năm 2016 UBND huyện đã ban hành hơn 8000 văn bản quy phạm pháp luật.
Tuy nhiên bên cạnh những kết quả đạt đƣợc công tác soạn thảo văn bản vẫn
còn tồn tại một số hạn chế nhƣ:
+ Chất lƣợng văn bản dự thảo văn bản quy phạm pháp luật chƣa đảm bảo
nội dung đơn giản, sơ xài, sao chép nguyên các quy định tại văn bản quy phạm

pháp luật của cấp trên hoặc các văn bản pháp quy của Nhà nƣớc chƣa đảm bảo
đúng thể thức trình tự và kĩ thuật trình bày;
+ Việc lấy ý kiến đóng góp dự thảo còn gặp nhiều khó khăn, cán bộ, chuyên
viên không nhiệt tình tham gia góp ý cho hội thảo.
Nguyên nhân của sự tồn tại, hạn chế trên do cán bộ, nhân viên trong cơ
quan chƣa nắm bắt đƣợc tầm quan trọng của công tác xây dựng và ban hành văn
bản. Công tác phối hợp giữa các ban ngành chặt chẽ Cán bộ tham mƣu thực hiện
công tác soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật còn hạn chế.
2.1.3.2. Soạn thảo văn bản hành chính
Công tác soạn thảo văn bản của UBND huyện về cơ bản đã giải quyết các
vấn đề trong quản lý nhà nƣớc, thực hiện đƣợc chức năng, nhiệm vụ đƣợc giao.
Trình tự thủ tục soạn thảo văn bản đƣợc thực hiện nghiêm túc theo quy định của
pháp luật và của cấp trên.
Trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản: Văn phòng UBND đã thể
16


hiện đƣợc vai trò, vị trí của mình - Đó là cơ quan tham mƣu, chuyên môn giúp
việc cho thƣờng trực HĐND và lãnh đạo UBND vì vậy Văn phòng luôn ở trạng
thái chủ động khi các Phòng, ban chuyên môn của UBND đề xuất phối hợp chủ trì
soạn thảo ra một văn bản có chất lƣợng.
Văn phòng UBND tham mƣu lãnh đạo UBND soạn thảo chủ yếu các văn
bản hành chính: Quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), thông báo, kế hoạch, phƣơng
án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng công văn....
Căn cứ vào vấn đề cần văn bản hóa và chức năng, nhiệm vụ đƣợc quy định
mà việc soạn đƣợc giao cho Văn phòng hoặc Các phòng, ban chuyên môn chủ trì
tham mƣu UBND soạn thảo văn bản.
Văn bản hành chính ban hành tại UBND huyện qua các năm không đồng
đều nhau, do tính chất và chức năng của mỗi loại văn bản là khác nhau, Thực tế
cho thấy, văn bản có tên loại: Quyết định, Chỉ thị, Kế hoạch, công văn, Tờ trình,

Thông báo,.....là những văn bản có lƣợng văn bản ban hành cao. Các văn bản nhƣ:
Báo cáo, Biên bản, Thông báo, Chƣơng trình.... có số lƣợng ít hơn. [Ảnh 3, tr.39]
2.2. Công tác Quản lý văn bản
Trong hoạt động hàng ngày, để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình, các cơ quan
phải ban hành văn bản để gửi cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan. Đồng thời
các cơ quan cũng nhận đƣợc các văn bản do các cơ quan, đơn vị hữu quan khác gửi đến.
Vì vậy công tác soạn thảo và ban hành văn bản phải đƣợc thực hiện song song cùng với
công tác quản lý văn bản. Bởi nó liên quan đến bộ mặt của một tổ chức và sự phát triển
của một tổ chức. Với UBND huyện Hạ Lang cũng vậy, tại cơ quan công tác soạn thảo
luôn luôn gắn liền với công tác quản lý văn bản.
2.2.1. Công tác quản lý văn bản đến
Tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành
chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản đƣợc chuyển qua mạng và
văn bản mật) và đơn thƣ gửi đến các cơ quan, tổ chức gọi chung là văn bản đến.
Công tác quản lý văn bản đến gồm nội dung công việc sau:
[Ảnh 4, tr.41]
Bƣớc 1. Tiếp nhận văn bản
17


Bất kỳ văn bản đến bất kỳ nguồn nào đều phải tập trung tại bộ phận Văn thƣ
cơ quan, tổ chức. Đối với UBND huyện Hạ Lang thì văn bản đến tập trung, thống
nhất tại phòng Văn thƣ ủy ban.
Cán bộ văn thƣ có nhiệm vụ làm thủ tục tiếp nhận văn bản, cán bộ văn thƣ phải
xác định rõ nguồn văn bản đến để tổ chức tiếp nhận không để xót hoặc thất lạc.
Các văn bản đƣợc chuyển đến ngoài giờ làm việc hoặc ngày nghỉ, văn thƣ
kiểm tra sơ bộ về số lƣợng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có),..v..v..
Đối với văn bản mật đến, kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trƣớc khi nhận và
ký nhận.
Khi phát hiện hoặc mất bì, tình trạng không còn nguyên vẹn hoặc văn bản

đƣợc chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì ( đối với bì văn bản có dấu " hỏa
tốc ", hẹn giờ) phải báo cáo ngay Chánh văn phòng trong trƣờng hợp cần thiết cán
bộ văn thƣ có thể lập biên bản với ngƣời đƣa văn bản.
Đối với văn bản đến đƣợc chuyển qua máy fax hoặc qua mạng, cán bộ văn
thƣ cũng phải kiểm tra về số lƣợng văn bản, số lƣợng trang của mỗi văn bản..v.v..;
Trong trƣờng hợp phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc
báo cáo cho lãnh đạo Văn phòng xem xét và giải quyết.
- Phân loại văn bản, bóc bì và đóng dấu đến, ghi số ngày tháng năm
Văn thƣ cơ quan sau khi tiếp nhận văn bản, tiến hành phân loại sơ bộ các bì
văn bản theo các bƣớc:
Bƣớc 1. Phân loại văn bản đến thành 02 nhóm:
+ Nhóm 1 là văn bản đến;
+ Nhóm 2 là thƣ, sách, báo, tƣ liệu: Chuyển thẳng tới cá nhân hoặc các
thành viên trong UBND;
Bƣớc 2. Tiếp tục phân loại văn bản đến thành 2 loại:
+ Loại không bóc bì: Bao gồm các bì văn bản gửi cho các Phòng, ban
chuyên môn, các bì văn bản chỉ đích danh ngƣời nhận thì đƣợc chuyển tiếp cho
ngƣời nhận. Đối với những bì văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan
thì cá nhân đó nhận văn bản có trách nhiệm chuyển cho văn thƣ để đăng ký.
+ Loại do cán bộ văn thƣ đƣợc bóc bì: bao gồm các loại bì còn lại, trừ
18


những bì văn bản trên có đóng dấu chữ ký hiệu các mức độ mật (bì văn bản mật);
- Bóc bì văn bản
Sau khi phân loại xong văn bản văn thƣ tiến hành bóc bì văn bản và làm thủ
tục đăng ký văn bản.
Bƣớc 2. Đóng dấu đến, ghi số ngày đến
Tất cả văn bản gửi đến đều tập trung tại văn thƣ để đóng dấu đến, ghi số
đến, ngày đến ( kể cả giờ đến trong những trƣờng hợp cần thiết), trừ những loại

văn bản đƣợc đăng ký riêng theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ
quan nhƣ các hóa đơn, chứng từ kế toán..v..v..
Với văn bản đến là fax cán bộ văn thƣ chụp lại trƣớc khi đóng dấu '' ĐẾN'',
đối với các văn bản đến đƣợc chuyển phát qua mạng, trong trƣờng hợp cần thiết có
thể in ra và làm thủ tục đóng dấu "ĐẾN''.
Đối với những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại văn thƣ thì không
phải đóng dấu " ĐẾN'' mà đƣợc chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm
theo dõi, giải quyết.
Mẫu dấu đến của UBND huyện Hạ Lang:
CÔNG VĂN ĐẾN
SỐ:..................
Ngày:............................

Bƣớc 3. Đăng ký văn bản đến
Sau khi làm công tác phân loại phù hợp với nhiệm vụ của từng chuyên viên,
văn thƣ chuyển qua công tác đăng ký văn bản đến để thuận lợi cho việc quản lý,
theo dõi và phục vụ tra tìm văn bản đến theo yêu cầu của lãnh đạo.
Hiện nay, UBND huyện Hạ Lang vẫn dùng phƣơng pháp truyền thống sử
dụng sổ để đăng ký văn bản. Do lƣợng văn bản từ các cơ quan gửi đến trong năm
là rất lớn vì vậy cán bộ văn thƣ chia thành các loại sổ sau:
+ Sổ đăng ký văn bản đến: của cơ quan cấp Tỉnh
+ Sổ đăng ký văn bản đến: của các cơ quan cấp huyện khác và của cấp xã,
thị trấn đƣợc gửi đến để giao dịch công việc.
+Sổ đăng ký văn bản mật đến: Sổ này bao gồm tất cả các loại văn bản mật đƣợc
19