Quy trình kiểm tra và nghiệm thu hồ sơ của chương trình khí sinh học việt nam

Quy trình kiểm tra và nghiệm thu hồ sơ của Chương trình Khí sinh học Việt Nam

I.
Giới thiệu chung
Mỗi đơn vị, dù là tổ chức hay doanh nghiệp đều thực hiện các hoạt động nhất định
nhằm tạo ra sản phẩm hay dịch vụ. Để làm được điều này, các đơn vị sẽ cần
chuyển hóa nguồn lực thành sản phẩm /dịch vụ và phân phối tới khách hàng mục
tiêu. Quá trình chuyển hóa này sử dụng phần lớn các nguồn lực về nhân lực cũng
như tài chính của tổ chức. Do vậy quản trị hoạt động là hết sức quan trọng đối với
sự thành công của tổ chức/doanh nghiệp. Quản trị hoạt động nhằm định hướng có
hệ thống và kiểm soát quá trình chuyển đổi nguyên vật liệu đầu vào thành các sản
phẩm hàng hóa hay dịch vụ đầu ra. Nó liên quan đến khâu thiết kế, quản lý và cải
tiến các hệ thống nhằm tạo ra hàng hóa/dịch vụ của tổ chức/doanh nghiệp.
Nhà quản trị hoạt động đóng vai trò mang tính chiến lược trong việc thỏa mãn nhu
cầu khách hàng cũng như củng cố và tăng cường tính cạnh tranh của doanh
nghiệp/tổ chức trên thế giới. Do vậy hiểu biết về các nguyên lý của quản trị hoạt
động là hết sức cần thiết đối với các nhà quản lý. Mặc dù khái niệm quản trị hoạt
động không phải là mới mẻ song nhu cầu quản lý hoạt động sản xuất và dịch vụ
một cách hiệu quả đã khiến quản trị hoạt động ngày càng được quan tâm trong
những năm gần đây.
Trong khuôn khổ môn học Quản trị hoạt động của khóa học thạc sỹ quản trị kinh
doanh, tôi đã thu lượm được những kiến thức rất bổ ích, giúp tôi nhìn nhận đúng
hơn vai trò và tầm quan trọng của quản trị hoạt động trong đơn vị mình. Đồng thời
cũng giúp tôi định hướng nhằm hoàn thiện hơn quy trình hoạt động tác nghiệp của
đơn vị và cụ thể là trong bộ phận tôi đang tham gia.
Bài viết này sẽ tập trung mô tả quy trình kiểm tra và nghiệm thu hồ sơ của bộ phận
quản lý chất lượng thuộc Chương trình khí sinh học Việt Nam do Bộ Nông nghiệp
và Phát triển Nông thôn chủ trì, cũng như chia sẻ một số suy nghĩ của bản thân học
viên về nhưng kiến thức thu được từ môn học áp dụng vào thực tiễn tại đơn vị.
II.
Quy trình kiểm tra và nghiệm thu hồ sơ của Chương trình Khí sinh học Việt Nam

II.1 Đôi nét về Chương trình Khí sinh học Việt Nam
Chương trình Khí sinh học Việt Nam do Cục Chăn nuôi, thuộc Bộ Nông nghiệp và
Phát triển nông thôn và Tổ chức hợp tác phát triển Hà Lan phối hợp thực hiện.
Mục tiêu tổng thể của Dự án là góp phần phát triển nông thôn thông qua việc sử
dụng công nghệ khí sinh học, xử lý chất thải chăn nuôi, cung cấp năng lượng sạch
và rẻ tiền cho bà con nông dân, góp phần bảo vệ sức khoả cộng động, tạo thêm
công ăn việc làm ở nông thôn và giảm thiểu sử dụng nguyên liệu hoá thạch, giảm
hiện tượng phá rừng và giảm phát thải khí nhà kính.
Dự án được triển khai từ năm 2003 với 6 tỉnh, thành phố khởi đầu. Đến nay
Chương trình đã mở rộng phạm vi tại 45 tỉnh, thành phố trên toàn quốc và xây
dựng hơn 80.000 công trình khí sinh học quy mô nhỏ.
Dự án đã được trao giải nhất năng lượng toàn cầu năm 2006 tại Brussel, Bỉ và giải
thưởng Asden năm 2010 tại Luân Đôn, Anh. Đây là những giải thưởng danh giá
trao cho các dự án được ghi nhận là có đóng góp to lớn trong việc giảm thiểu hiện
tượng nóng lên của trái đất và phát triển năng lượng bền vững.
Các hoạt động chính của Chương trình gồm:
- Tuyên truyền và tiếp thị
- Đào tạo tập huấn
- Hỗ trợ xây dựng công trình khí sinh học
- Quản lý chất lương
- Nghiên cứu và phát triển
- Hỗ trợ phát triển doanh nghiệp khí sinh học
- Tiếp cận các nguồn tài chính, tín dụng vi mô
- Giám sát, quản lý dự án
Trong khuôn khổ của bài tập này, tôi xin giới thiệu quy trình kiểm tra nghiệm thu
hồ sơ thuộc hoạt động Quản lý chất lượng của Chương trình.
II.2

Quy trình Kiểm tra, nghiệm thu hồ sơ công trình khí sinh học thuộc

Chương trình Khí sinh học Việt Nam
Nhằm hỗ trợ cho công tác quản lý chất lượng, nghiệm thu trước khi chuyển tiền trợ
giá cho hộ dân, hệ thống biểu mẫu đã được thiết kế đi kèm cùng quy trình của hoạt
động này. Cụ thể các biểu mẫu được sử dụng trong quy trình kiểm tra, nghiệm thu


hồ sơ công trình khí sinh học gồm Mẫu 03 – Đơn xin tham gia Chương trình, Mẫu
07 – Biên bản nghiệm thu công trình đã hoàn thành, Mẫu 09 – Biên bản kiểm tra
công trình đang xây dựng và Mẫu 29 – Báo cáo tổng hợp hồ sơ nghiệm thu (Danh
sách đề nghị chuyển tiền trợ giá).
Hình 1 – Sơ đồ quy trình kiểm tra, nghiệm thu công trình khí sinh học

KTV tỉnh nhập dữ liệu
(mẫu 3, 7, 9)
Không hợp lệ
Kiểm tra
Hợp lệ

In báo cáo tổng hợp (mẫu
29) và xuất tệp dữ liệu
Gửi tệp dữ liệu về VP TƯ
Gộp các tệp dữ liệu vào hệ
thống trung tâm

VP TƯ kiểm
tra
Đạt

Nghiệm thu và
chuyển trợ giá

Không đạt


Theo quy trình kiểm tra và nghiệm thu hồ sơ này, hồ sơ công trình sẽ được hoàn
thiện và tổng hợp vào hệ thống cơ sở dữ liệu độc lập tại tỉnh bởi kỹ thuật viên tỉnh.
Kỹ thuật viên tỉnh có trách nhiệm kiểm tra nội dung hồ sơ và nhập đầy đủ thông tin
yêu cầu vào hệ thống. Sau mỗi đợt nhập hồ sơ, kỹ thuật viên tỉnh xuất tệp dữ liệu
và gửi về Văn phòng Điều phối Trung ương kèm theo toàn bộ hồ sơ gốc. Tại cấp
trung ương, cán bộ IT sẽ gộp toàn bộ tệp dữ liệu riêng biệt của các tỉnh thành một
hệ thống thống nhất trước khi tiến hành kiểm tra và nghiệm thu cấp trung ương.
Quy trình này tốn khá nhiều thời gian do hệ thống cơ sơ dữ liệu tỉnh và trung ương
rời rạc, không liên kết. Quản lý và kiểm soát việc nhập thông tin tại cấp tỉnh là rất
khó khăn do hệ thống tách biệt và trình độ cán bộ địa phương còn hạn chế nhất
định. Thông tin không đầy đủ hay lệch chuẩn sẽ dẫn đến hậu quả kết quả tích hợp
vào hệ thống thông tin không khớp. Do vậy vừa kém hiệu quả lại vừa mất thời gian
để hoàn thiện thông tin cũng như tích hợp thông tin thống nhất ở cấp trung ương.
Để khắc phục nhược điểm này, chúng tôi đã đề xuất xây dựng thử nghiệm hệ thống
cơ sở dữ liệu trực tuyến. Theo đó, hệ thống cơ sở dữ liệu giữa trung ương và địa
phương là một hệ thống nhất và kết nối 24/24. Theo tính toán, hệ thống mới không
những giúp rút ngắn thời gian kiểm tra nghiệm thu hồ sơ mà chất lượng quá trình
cũng được cải thiện rõ rệt. Các chi phí về thời gian, lao động cho việc tích hợp hệ
thống trung ương và địa phương, chuyển trả hồ sơ không hợp lệ về tỉnh sẽ giảm
đáng kể. Cụ thể, hệ thống kiểm tra nghiệm thu trực tuyến đơn giản hơn, tối giản
được 03 công đoạn so với hệ thống trước. Thời gian kiểm tra nghiệm thu từ cấp
tỉnh đến cấp trung ương được rút ngắn còn 01 tuần so với 01 tháng của hệ thống
trước. Quy trình được tin học hóa, do vậy công việc được triển khai và thông tin
chuyển giao qua mạng internet nhanh chóng tức thời. Hệ thống giúp nâng cao chất

lượng công việc vì cán bộ trung ương có thể phát hiện ngay lỗi trên hệ thống khi
cán bộ tỉnh nhập dữ liệu và do vậy kịp thời hỗ trợ cán bộ địa phương điều chỉnh và
hoàn thiện thông tin.


III.

Ứng dụng kiến thức vào thực tiễn

Bản thân tôi nhận thấy môn học Quản trị hoạt động đã giới thiệu rất nhiều nội dung
bổ ích, giúp tôi nhìn nhận đánh giá lại việc quản trị các hoạt động của tổ chức, từ
đó có những đề xuất điều chỉnh phù hợp để hoạt động hiệu quả hơn. Đặc biệt tôi
rất tâm đắc với hai nội dung Quản lý chất lượng và Phương pháp sản xuất Lean.
Tính đa lợi ích của công trình khí sinh học đã thuyết phục được người sử dụng, tạo
điều kiện thuận lợi và đà phát triển cho thị trường khí sinh học tại Việt Nam. Mặc
dù vậy, trong khuôn khổ của Chương trình Khí sinh học Việt Nam, yếu tố chất
lượng công trình và dịch vụ luôn được coi trọng và là ưu tiên hàng đầu nhằm giữ
vững uy tín và mở rộng thị trường. Tuy nhiên, hoạt động dịch vụ hậu mãi vẫn chưa
thực sự được quan tâm và phát huy tác dụng và tầm ảnh hưởng tới người sử dụng
khí sinh học. Văn phòng Điều phối Trung ương vẫn nhận được khiếu nại từ người
sử dụng thông báo sự cố trong hoạt động của công trình khí sinh học. Để giải quyết
vấn đề, Văn phòng trung ương lại phải tra ngược trở về tỉnh để tìm hiểu thêm thông
tin, yêu cầu cán bộ kỹ thuật tỉnh đển tận nơi để kiểm tra và xử lý. Điều này gây
lãng phí về thời gian, các chi phí cho liên hệ và đi lại để xử lý sự cố.
Tình trạng này hoàn toàn có thể khắc phục thông qua việc tăng cường hoạt động
quản lý chất lượng và củng cố dịch vụ hậu mãi. Cụ thể cần gắn trách nhiệm cung
cấp dịch vụ hậu mãi, chăm sóc khách hàng cho đội ngũ xây dựng và kỹ thuật viên
tại địa phương. Do đây là những đối tượng trực tiếp triển khai hoạt động tại tỉnh
cũng như thường xuyên tiếp xúc với người sử dụng nên gắn trách nhiệm này cho
họ là phù hợp và thuận tiện. Đồng thời tăng cường tuyên truyền để thông báo với

khách hàng về quyền lợi đối với dịch vụ hậu mãi này của họ. Từ đó, khách hàng có
thể chủ động liên hệ trực tiếp với các cán bộ này để kịp thời xử lý sự cố cũng như
nhận được tư vấn về cách vận hành công trình một cách hiệu quả.
Nội dung thứ hai của môn học giúp tôi rút ra một số bài học có thể ứng dụng vào tổ
chức mình đó là Phương pháp sản xuất Lean. Mục tiêu của phương thức này là loại


bỏ hoàn toàn các lãng phí trong quá trình sản xuất. Nghiên cứu phương thức này,
tôi nhận thấy có thể áp dụng phần nào vào hoạt động của Chương trình. Đặc biệt
ba nguyên lý của phương thức Lean về chuẩn hóa công việc, quy trình liên tục và
chất lượng từ gốc là những nguyên lý có thể áp dụng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt
động Chương trình.
Trước hết cần xây dựng hệ thống tiêu chuẩn quy trình triển khai cho từng hoạt
động cụ thể như chuẩn hóa quy trình quản lý văn bản, quy trình nghiệm thu công
trình, quy trình nhập hồ sơ vào hệ thống cơ sở dữ liệu… Tổ chức tập huấn phổ biến
các quy trình này cho cán bộ Chương trình để đảm bảo họ nắm được và thực hiện
theo đúng quy trình đã thiết kế.
Nguyên lý về quy trình liên tục cũng có thể ứng dụng trong hoạt động xây dựng
công trình khí sinh học, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí. Thời gian xây dựng cho
một công trình khí sinh học cỡ nhỏ mất khoảng 4-5 ngày (kể cả thời gian đào đất).
Tuy nhiên do nhân lực xây dựng còn mỏng ở một số địa phương, thời gian này
thường bị kéo dài do trùng lặp triển khai nhiều công trình một lúc. Để đảm bảo
nguyên lý quy trình liên tục, cần có sự phối hợp chặt chẽ của cán bộ quản lý và kỹ
thuật địa phương nhằm xây dựng kế hoạch xây dựng chi tiết, từ đó phân bổ lao
động hợp lý, bổ sung khi cần thiết để đảm bảo quá trình thi công liên tục không
gián đoạn.
Đối với mọi tổ chức hay doanh nghiệp, chất lượng luôn là yếu tố cần được coi
trọng nhằm giữ uy tín và mở rộng thị trường. Để đảm bảo cung cấp sản phẩm hay
dịch vụ có chất lượng tốt thì không chỉ chú trọng ở một số giai đoạn mà cần quan
tâm đến chất lượng trong cả quá trình sản xuất, thực hiện. Đối với Chương trình

Khí sinh học thì tuân thủ nguyên lý chất lượng từ gốc tức là cần lưu ý từ khâu khảo
sát khách hàng, tư vấn thiết kế xây dựng cho đến các khâu đào tạo cán bộ kỹ thuật,
thợ xây dựng, triển khai và giám sát quá trình xây dựng, vận hành thử và nghiệm
thu công trình.


Thực hiện được các nguyên lý nêu trên, chắc chắn hiệu quả hoạt động của Chương
trình sẽ được cải thiện, và có thể đóng góp vào sự phát triển của ngành khí sinh học
tại Việt Nam.
IV.

Kết luận

Khoa học về quản trị sản xuất và tác nghiệp ra đời từ rất lâu và không ngừng phát
triển cùng với sự phát triển của xã hội loài người và quá trình sản xuất. Vai trò của
quản trị sản xuất và tác nghiệp đã được khẳng định rõ ràng đối với mọi tổ
chức/doanh nghiệp.
Ngày nay, quản trị hoạt động ngày càng nắm giữ vai trò quan trọng hơn trong tổ
chức/ doanh nghiệp. Sự cạnh tranh khốc liệt trên thị trường quốc tế, chu kỳ sống
của sản phẩm hay dịch vụ ngày càng thu ngắn hơn, công nghệ không ngừng đổi
mới tạo áp lực đối với chức năng hoạt động nhằm cải thiện năng suất cũng như đa
dạng hóa các sản phẩm dịch vụ cung cấp.
Môn học này thực sự rất bổ ích đối với tôi. Qua các nội dung được học, tôi đã rút
ra bài học có thể ứng dụng vào công việc thực tế, giúp nâng cao hiệu quả và chất
lượng hoạt động của tổ chức.

TÀI LIỆUTHAM KHẢO
1. Trường Đại học Griggs, Tài liệu tham khảo“Quản trị sản xuất và tác nghiệp”, 2010.
2. Chương trình Khí sinh học Việt Nam, Hướng dẫn triển khai hoạt động tại địa
phương 2009 – 2010.

3. Chương trình Khí sinh học Việt Nam, Tài liệu hướng dẫn quy trình kiểm tra
nghiệm thu công trình khí sinh học, 2010.