Hướng dẫn sử dụng Google Form cho công tác báo cáo công tác hàng ngày tại Điện lực

GIẢI PHÁP
Ứng dụng Google Form (Google biểu mẫu) để thu
thập thông tin tình hình thực hiện hàng ngày của
các nhóm công tác tại đội QLVHĐD&TBA.



Tác giả: Nguyễn Văn Đảng
Nguyễn Thanh Tứ



Đơn vị: Điện lực TX. Hồng NgựPCĐT
Tháng 6 năm 2018
Ứng dụng Google Form (Google biểu mẫu) để thu thập thông tin tình
hình thực hiện hàng ngày của các nhóm công tác tại đội
QLVHĐD&TBA.

1


Tình trạng tổ chức sản xuất
hiện tại:

Số lượng nhân viên tại Đội QLVHĐD&TBA chiếm tỉ lệ trên 40% nhân viên
toàn Điện lực, nên năng suất lao động tại Đội QLVHĐD&TBA ảnh hưởng lớn
đến năng suất lao động của toàn Điện lực

Việc báo cáo tình hình thực hiện công tác ngày hôm trước của các nhóm
công tác chiếm rất nhiều thời gian trong công tác sinh hoạt an toàn hàng
ngày tại Đội QLVHĐD&TBA, do trưởng các nhóm công tác phải báo cáo

nhiều nội dung cho người chủ trì sinh hoạt an toàn như: Kết quả thực hiện
công tác, Nội dung các tồn tại (nếu có), Nguyên nhân tồn tại (nếu có), Phê
bình, Biểu dương, Lý do phê bình, Lý do biểu dương….
Ngoài ra, việc Chấm công Theo dõi nội dung công tác của trưởng ca vận
hành, trưởng nhóm công tác; Chấm thuê xe gắn máy; Xét mức hoàn thành
nhiệm vụ hàng tháng tại Đội QLVHĐD&TBA cũng tốn nhiều thời gian do
phải truy xuất lại các Biên bản sinh hoạt hàng ngày, phiếu công tác, phiếu
thao tác… và phải điền nhiều thông tin như: Ngày công tác; Nội dung
công tác; Tên người công tác, số PCT, PTT, LCT….
Giám đốc Điện lực khó nắm bắt được tình hình thực hiện của các nhóm

công tác nếu như không tham gia sinh hoạt an toàn hàng ngày với Đội
QLVHĐD&TBA.

Hầu hết các nhân viên tại Điện lực đều sử dụng điện thoại thông minh
hoặc máy tính bảng có kết nối internet và tham gia các mạng xã hội.
Ứng dụng Google Form (Google biểu mẫu) để thu thập thông tin tình
hình thực hiện hàng ngày của các nhóm công tác tại đội
QLVHĐD&TBA.

2


Mục đích của giải pháp và các điều
kiện cần thiết để đạt mục đích:

1

•Ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ công tác
chuyên môn nhằm nâng cao năng suất lao động tại

Điện lực.

2

•Giúp cho Giám đốc Điện lực nắm bắt được tình hình
thực hiện của các nhóm công tác để có phương án điều
hành và chỉ đạo kịp thời.

3

• Để áp dụng giải pháp này thì người tạo biểu mẫu và trưởng các
nhóm công tác phải sử dụng điện thoại thông minh hoặc máy tính
bảng hoặc máy vi tính có kết nối internet đồng thời phải sử dụng
email hoặc mạng xã hội. Riêng người tạo biểu mẫu phải có thêm
một tài khoản Gmail để sử dụng ứng dụng miễn phí Google Form
của Google.
Ứng dụng Google Form (Google biểu mẫu) để thu thập thông tin tình
hình thực hiện hàng ngày của các nhóm công tác tại đội
QLVHĐD&TBA.

3


Mô tả chi tiết bản chất của
giải pháp:



Bước thứ nhất: Tạo biểu mẫu
Tạo một biểu mẫu trên Google Form (Google biểu mẫu), nội

dung của biểu mẫu này gồm một số câu hỏi như sau: Ngày
công tác; PCT, PTC, LCT; Nội dung công tác; Trưởng nhóm
công tác hoặc trưởng ca vận hành; Nhân viên trong nhóm
công tác; Kết quả thực hiện; Nội dung tồn tại (nếu có);
Nguyên nhân tồn tại, các khó khăn, vướng mắc (nếu có);
Công tác nghiệm thu, quyết toán VT, Biên bản đóng điện,
treo tháo điện kế…; Biểu dương; Lý do biểu dương; Phê
bình; Lý do phê bình; Kiến nghị khác (nếu có). Việc tạo và
sử dụng biểu mẫu trên Google Form rất đơn giản không cần
kiến thức về lập trình nên không yêu cầu người tạo và
người sử dụng phải có nhiều kiến thức về công nghệ thông
tin (các hướng dẫn về cách tạo và sử dụng Google Form
hiện nay có rất nhiều trên internet), cách tạo biểu mẫu
theo video hướng
dẫn đính kèm.
Ứng dụng Google Form (Google biểu mẫu) để thu thập thông tin tình
hình thực hiện hàng ngày của các nhóm công tác tại đội
QLVHĐD&TBA.

4


Mô tả chi tiết bản chất của
giải pháp:


Bước thứ hai:
 Gửi đường link của biểu mẫu đã tạo cho các

nhân viên là trưởng nhóm công tác trong Đội

QLVHĐD&TBA qua mạng xã hội hoặc email
(việc tạo biểu mẫu và gửi đường link chỉ thực
hiện duy nhất một lần đầu tiên, không phải lặp
lại cho mỗi lần công tác). Hiện tại, 100% nhân
viên của Đội QLVHĐD&TBA đều sử dụng điện
thoại thông minh và thường xuyên sử dụng
mạng xã hội nên công tác này rất thuận lợi
Ứng dụng Google Form (Google biểu mẫu) để thu thập thông tin tình
hình thực hiện hàng ngày của các nhóm công tác tại đội
QLVHĐD&TBA.

5


Mô tả chi tiết bản chất của
giải pháp:


Bước thứ ba: Báo cáo công tác
 Sau khi công tác xong (cuối buổi làm việc hoặc

vào buổi tối ngày công tác, hoặc sáng sớm ngày
hôm sau trước lúc sinh hoạt an toàn) trưởng nhóm
công tác sẽ sử dụng Điện thoại di động thông
minh hoặc máy tính bảng hoặc máy vi tính để báo
cáo tình hình thực hiện của nhóm công tác do
mình phụ trách bằng cách trả lời các câu hỏi trong
biểu mẫu đã gửi trong đường link nêu trên mà
không cần phải báo cáo bằng miệng hay văn bản
trong sinh hoạt an toàn hàng ngày. Các nội dung

báo cáo sẽ được Google Form lưu trữ lại trên
internet (lưu
trữ trên Drive của Google ).
Ứng dụng Google Form (Google biểu mẫu) để thu thập thông tin tình
hình thực hiện hàng ngày của các nhóm công tác tại đội
QLVHĐD&TBA.

6


Mô tả chi tiết bản chất của
giải pháp:





Bước thứ tư: Khai thác dữ liệu đã báo cáo:
Từ dữ liệu do các trưởng nhóm công tác báo cáo về được Google
Form lưu trữ trên mạng internet, trước khi sinh hoạt an toàn hàng
ngày Lãnh đạo Điện lực, Lãnh đạo Đội QLVHĐD&TBA vào xem trước
các nội dung do trưởng nhóm công tác đã báo cáo để nắm bắt được
tình hình thực hiện của các nhóm công tác nhằm có phương án
điều hành, chỉ đạo kịp thời. Trưởng nhóm công tác không cần phải
báo cáo bằng miệng hoặc bằng văn bản về tình hình thực hiện của
nhóm công tác ngày hôm trước do mình phụ trách nên giảm rất
nhiều thời gian trong công tác sinh hoạt an toàn hàng ngày.
Ngoài ra, Google Form có chức năng xuất các dữ liệu các nội dung
báo cáo của trưởng nhóm công tác ra file Excel nên rất thuận tiện
trong các công tác như: Chấm công; Chấm công thuê xe gắn máy.

Theo dõi nội dung công tác, trưởng ca vận hành, trưởng nhóm công
tác; Xét mức hoàn thành nhiệm vụ hàng tháng tại Đội
QLVHĐD&TBA Ứng dụng Google Form (Google biểu mẫu) để thu thập thông tin tình
hình thực hiện hàng ngày của các nhóm công tác tại đội
QLVHĐD&TBA.

7


Quá trình áp dụng giải pháp
trên thực tiễn:


Giải pháp được áp dụng tại Điện lực thị
xã Hồng Ngự - Công ty Điện lực Đồng
Tháp từ tháng 01 năm 2018 đến nay.
Việc áp dụng giải pháp trên đã rút ngắn
thời gian thời gian sinh hoạt an toàn
hàng ngày, cũng như tăng mức độ chính
xác và giảm thời gian: chấm công, chấm
công thuê xe gắn máy, xét mức hoàn
thành nhiệm vụ hàng tháng tại Đội
QLVHĐD&TBA.
Ứng dụng Google Form (Google biểu mẫu) để thu thập thông tin tình
hình thực hiện hàng ngày của các nhóm công tác tại đội
QLVHĐD&TBA.

8

Hiệu quả thực tế thu được khi
áp dụng giải pháp


Giúp nâng cao được năng suất tại Đội
QLVHDD&TBA, cụ thể sau khi áp dụng giải pháp
đã tiết kiệm thời gian sinh hoạt an toàn hàng
ngày khoảng hơn 10 phút/1ngày. Tiết kiệm thời
gian thực hiện các công tác như: Chấm công;
Chấm công thuê xe gắn máy; Theo dõi nội dung
công tác, trưởng ca vận hành, trưởng nhóm công
tác 4giờ/1 tháng (≈ 0,5 ngày công). Giúp cho
lãnh đạo của Điện lực nắm bắt được tình hình
thực hiện công tác của các nhóm công tác được
tốt hơn nhằm có phương án điều hành và chỉ đạo
kịp thời.
Ứng dụng Google Form (Google biểu mẫu) để thu thập thông tin tình
hình thực hiện hàng ngày của các nhóm công tác tại đội
QLVHĐD&TBA.

9


The

End

Thank You!!!
Ứng dụng Google Form (Google biểu mẫu) để thu thập thông tin tình
hình thực hiện hàng ngày của các nhóm công tác tại đội

QLVHĐD&TBA.

10