Giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức tại văn phòng đại diện ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn việt nam khu vực miền nam
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.51 MB, 127 trang )
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
NGÂN HÀNG NHÀ NƢỚC VIỆT NAM
TRƢỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP.HỒ CHÍ MINH
VŨ THỊ MINH NGỌC
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC
TẠI VĂN PHÕNG ĐẠI DIỆN NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP VÀ
PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN VIỆT NAM - KHU VỰC MIỀN NAM
LUẬN VĂN THẠC SĨ
TP. HỒ CHÍ MINH – NĂM 2018
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
NGÂN HÀNG NHÀ NƢỚC VIỆT NAM
TRƢỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP.HỒ CHÍ MINH
VŨ THỊ MINH NGỌC
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC
TẠI VĂN PHÕNG ĐẠI DIỆN NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP VÀ
PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN VIỆT NAM - KHU VỰC MIỀN NAM
LUẬN VĂN THẠC SĨ
Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh
Mã số: 8340101
Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: TS. Nguyễn Văn Tiến
TP. HỒ CHÍ MINH - NĂM 2018
LỜI CAM ĐOAN
Luận văn này chƣa từng đƣợc trình nộp để lấy học vị thạc sĩ tại bất cứ một
trƣờng đại học nào. Luận văn này là công trình nghiên cứu riêng của tác giả, kết quả
nghiên cứu là trung thực, trong đó không có các nội dung đã đƣợc công bố trƣớc
đây hoặc các nội dung do ngƣời khác thực hiện ngoại trừ các trích dẫn đƣợc dẫn
nguồn đầy đủ trong luận văn.
Tp. Hồ Chí Minh, ngày … tháng … năm 2018
Tác giả
Vũ Thị Minh Ngọc
LỜI CẢM ƠN
Để có thể hoàn thành đề tài luận văn thạc sĩ một cách hoàn chỉnh, bên cạnh
sự nỗ lực cố gắng của bản thân còn có sự hƣớng dẫn nhiệt tình của quý Thầy Cô,
cũng nhƣ sự động viên ủng hộ của gia đình và bạn bè trong suốt thời gian học tập
nghiên cứu và thực hiện luận văn thạc sĩ.
Xin chân thành bày tỏ lòng biết ơn đến Thầy TS. Nguyễn Văn Tiến ngƣời đã
hết lòng giúp đỡ và tạo mọi điều kiện tốt nhất cho tôi hoàn thành luận văn này. Xin
chân thành bày tỏ lòng biết ơn đến toàn thể quý thầy cô trong khoa Quản trị Kinh
doanh và khoa sau đại học Đại học Ngân hàng TPHCM đã tận tình truyền đạt
những kiến thức quý báu cũng nhƣ tạo mọi điều kiện thuận lợi nhất cho tôi trong
suốt quá trình học tập nghiên cứu và cho đến khi thực hiện đề tài luận văn.
Cuối cùng, tôi xin chân thành cảm ơn đến gia đình, các anh chị và các bạn
đồng nghiệp đã hỗ trợ cho tôi rất nhiều trong suốt quá trình học tập, nghiên cứu và
thực hiện đề tài luận văn thạc sĩ một cách hoàn chỉnh.
Tp. Hồ Chí Minh, ngày … tháng … năm 2018
Tác giả
Vũ Thị Minh Ngọc
i
MỤC LỤC
TỔNG QUAN ĐỀ TÀI ............................................................................................... 1
1. GIỚI THIỆU ........................................................................................................... 1
2. TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI .......................................................................... 2
3. MỤC TIÊU CỦA ĐỀ TÀI ...................................................................................... 2
3.1. Mục tiêu tổng quát ............................................................................................... 2
3.2. Mục tiêu cụ thể ..................................................................................................... 3
4. CÂU HỎI NGHIÊN CỨU ...................................................................................... 3
5. ĐỐI TƢỢNG NGHIÊN CỨU ................................................................................ 3
5.1. Đối tƣợng nghiên cứu .......................................................................................... 3
5.2. Phạm vi nghiên cứu .............................................................................................. 3
6. PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU........................................................................... 3
7. NỘI DUNG NGHIÊN CỨU ................................................................................... 4
8. ĐÓNG GÓP CỦA ĐỀ TÀI ..................................................................................... 4
9. TỔNG QUAN VỀ LĨNH VỰC NGHIÊN CỨU .................................................... 5
10. CẤU TRÚC CỦA LUẬN VĂN ........................................................................... 6
CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC ....................................... 8
1.1.
CƠ CẤU TỔ CHỨC ...................................................................................... 8
1.1.1.
Khái niệm tổ chức .......................................................................................... 8
1.1.2.
Phân loại tổ chức ............................................................................................ 8
1.1.2.1. Phân loại theo mục tiêu hoạt động ................................................................. 8
1.1.2.2. Phân loại theo ngành, lĩnh vực hoạt động ...................................................... 9
1.1.2.3. Phân loại theo quy mô tổ chức ..................................................................... 10
1.1.2.4. Phân loại tổ chức theo các tiêu chí khác ...................................................... 11
1.1.3.
Đặc trƣng cơ bản của tổ chức ...................................................................... 11
1.1.4.
Khái niệm về cơ cấu tổ chức ........................................................................ 12
1.1.5.
Một số yếu tố cấu thành cơ cấu tổ chức ....................................................... 13
1.1.5.1. Các cấp quản trị............................................................................................ 13
1.1.5.2. Các khâu quản trị ......................................................................................... 13
ii
1.1.5.3. Con ngƣời..................................................................................................... 13
1.1.6.
Các thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức .................................................... 13
1.1.6.1. Chuyên môn hóa công việc .......................................................................... 13
1.1.6.2. Phân chia tổ chức thành các bộ phận ........................................................... 14
1.1.6.3. Tầm quản trị, phân cấp quản trị ................................................................... 14
1.1.6.4. Mối quan hệ quyền hạn trong tổ chức ......................................................... 14
1.1.6.5. Phối hợp các bộ phận ................................................................................... 15
1.2.
CÁC MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC TRONG DOANH NGHIỆP .......... 15
1.2.1.
Cơ cấu tổ chức trực tuyến (đƣờng thẳng) .................................................... 15
1.2.2.
Cơ cấu tổ chức theo chức năng .................................................................... 16
1.2.3.
Cơ cấu tổ chức trực tuyến – chức năng........................................................ 17
1.2.4.
Cơ cấu tổ chức theo ma trận ........................................................................ 19
1.2.5.
Cơ cấu tổ chức mạng lƣới ............................................................................ 19
1.2.6.
Tổ chức phi giới hạn .................................................................................... 20
1.3.
PHÂN QUYỀN TRONG CƠ CẤU TỔ CHỨC .......................................... 20
1.3.1.
Các loại quyền hạn trong tổ chức ................................................................ 20
1.3.2.
Nguyên tắc phân quyền ................................................................................ 21
1.3.3.
Yêu cầu khi phân quyền ............................................................................... 21
1.4.
CÔNG TÁC HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC ..................................... 22
1.4.1.
Mục đích hoàn thiện cơ cấu tổ chức ............................................................ 22
1.4.2.
Nội dung tổ chức bộ máy trong doanh nghiệp ............................................. 23
1.4.2.1. Xác định phân cấp thẩm quyền giữa các cấp quản trị.................................. 23
1.4.2.2. Lựa chọn mô hình cơ cấu tổ chức ................................................................ 23
1.4.2.3. Xác định chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận .......................................... 24
1.4.2.4. Xác định mối quan hệ giữa các bộ phận ...................................................... 24
1.4.2.5. Phối hợp giữa các bộ phận ........................................................................... 25
1.4.3.
Những yêu cầu đối với một cơ cấu tổ chức ................................................. 25
1.4.3.1. Tính thống nhất ............................................................................................ 25
1.4.3.2. Tính tối ƣu .................................................................................................... 26
iii
1.4.3.3. Tính tin cậy .................................................................................................. 26
1.4.3.4. Tính linh hoạt ............................................................................................... 26
1.4.3.5. Tính hiệu quả ............................................................................................... 26
1.4.3.6. Tính pháp lý ................................................................................................. 27
1.4.4.
Các yếu tố ảnh hƣởng đến việc xây dựng cơ cấu tổ chức............................ 27
1.4.4.1. Chiến lƣợc của tổ chức ................................................................................ 27
1.4.4.2. Quy mô của tổ chức ..................................................................................... 27
1.4.4.3. Trình độ công nghệ ...................................................................................... 27
1.4.4.4. Môi trƣờng kinh doanh ................................................................................ 28
1.5. HOẠT ĐỘNG ĐẶC THÙ CỦA TỔ CHỨC THUỘC KHỐI VĂN PHÕNG ... 29
1.6.
BÀI HỌC KINH NGHIỆM ......................................................................... 31
1.6.1.
Bài học kinh nghiệm của Ngân hàng TMCP Quốc Dân .............................. 31
1.6.2.
Bài học kinh nghiệm của Ngân hàng TMCP Tiên Phong............................ 33
TÓM TẮT CHƢƠNG 1 ............................................................................................ 38
CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC TẠI VPĐD AGRIBANK KHU
VỰC MIỀN NAM..................................................................................................... 39
2.1.
TỔNG QUAN VỀ VPĐD AGRIBANK KHU VỰC MIỀN NAM............. 39
2.1.1.
Sơ lƣợc quá trình hoạt động và phát triển của VPĐD Agribank khu vực
miền Nam .................................................................................................................. 39
2.1.2.
Chức năng, nhiệm vụ của VPĐD Agribank khu vực miền Nam ................. 40
2.1.3.
Cơ cấu tổ chức của VPĐD Agribank khu vực miền Nam hiện nay ............ 42
2.1.4.
Tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh của Agribank khu vực miền Nam
thời gian qua .............................................................................................................. 43
2.2.
ĐÁNH GIÁ CƠ CẤU TỔ CHỨC TẠI VPĐD GIAI ĐOẠN TRƢỚC
THÁNG 4/2015 ......................................................................................................... 45
2.2.1.
Phạm vi hoạt động của VPĐD ..................................................................... 45
2.2.2.
Nguyên tắc tổ chức các phòng ban .............................................................. 45
2.2.3.
Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban .................................................... 46
2.2.3.1. Phòng kiểm tra kiểm toán nội bộ ................................................................. 46
iv
2.2.3.2. Phòng tổng hợp ............................................................................................ 47
2.2.3.3. Phòng đào tạo nhân sự ................................................................................. 47
2.2.3.4. Phòng hành chính quản trị ........................................................................... 48
2.2.4.
Đánh giá cơ cấu tổ chức tại VPĐD giai đoạn trƣớc tháng 4/2015 .............. 48
2.2.4.1. Tính thống nhất của cơ cấu tổ chức ............................................................. 49
2.2.4.2. Tính tối ƣu của cơ cấu tổ chức ..................................................................... 50
2.2.4.3. Tính tin cậy của cơ cấu tổ chức ................................................................... 51
2.2.4.4. Tính linh hoạt của cơ cấu tổ chức ................................................................ 52
2.2.4.5. Tính hiệu quả của cơ cấu tổ chức ................................................................ 52
2.3.
ĐÁNH GIÁ CƠ CẤU TỔ CHỨC TẠI VPĐD GIAI ĐOẠN TỪ THÁNG
4/2015 ĐẾN NAY ..................................................................................................... 54
2.3.1.
Cơ cấu các phòng nghiệp vụ tại VPĐD ....................................................... 54
2.3.1.1. Phòng chuyên đề 1 ....................................................................................... 54
2.3.1.2. Phòng chuyên đề 2 ....................................................................................... 54
2.3.1.3. Phòng chuyên đề 3 ....................................................................................... 54
2.3.1.4. Phòng chuyên đề 4 ....................................................................................... 55
2.3.1.5. Phòng hành chính quản trị ........................................................................... 55
2.3.1.6. Các bộ phận chuyên môn trực thuộc............................................................ 55
2.3.2.
Cơ cấu nhân sự theo các phòng nghiệp vụ của VPĐD Agribank khu vực
miền Nam .................................................................................................................. 55
2.3.2.1. Số lƣợng nhân sự ......................................................................................... 56
2.3.2.2. Đặc điểm nguồn nhân lực theo giới tính và độ tuổi ..................................... 57
2.3.3.
Đánh giá chung về cơ cấu chức từ tháng 4/2015 đến nay ........................... 58
2.3.3.1. Tính thống nhất của cơ cấu tổ chức ............................................................. 59
2.3.3.2. Tính tối ƣu của cơ cấu tổ chức ..................................................................... 60
2.3.3.3. Tính tin cậy của cơ cấu tổ chức ................................................................... 61
2.3.3.4. Tính linh hoạt của cơ cấu tổ chức ................................................................ 63
2.3.3.5. Tính hiệu quả của cơ cấu tổ chức ................................................................ 64
2.3.4.
Đánh giá cơ cấu tổ chức theo từng phòng nghiệp vụ................................... 65
v
2.3.4.1. Phòng chuyên đề 1 ....................................................................................... 66
2.3.4.2. Phòng chuyên đề 2 ....................................................................................... 68
2.3.4.3. Phòng chuyên đề 3 ....................................................................................... 70
2.3.4.4. Phòng chuyên đề 4 ....................................................................................... 72
2.3.4.5. Phòng hành chính quản trị ........................................................................... 74
2.3.4.6. Các bộ phận khác trực thuộc VPĐD ............................................................ 76
2.4.
SO SÁNH CƠ CẤU TỔ CHỨC TRƢỚC VÀ SAU THÁNG 4/2015 ........ 78
2.4.1.
Những điểm mạnh ........................................................................................ 79
2.4.2.
Những hạn chế ............................................................................................. 80
2.4.2.1. Tính tối ƣu .................................................................................................... 80
2.4.2.2. Tính tin cậy .................................................................................................. 81
2.4.2.3. Tính linh hoạt ............................................................................................... 81
2.4.2.4. Tính hiệu quả ............................................................................................... 82
2.4.3.
Nguyên nhân ................................................................................................ 82
TÓM TẮT CHƢƠNG 2 ............................................................................................ 84
CHƢƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC TẠI VPĐD
AGRIBANK KHU VỰC MIỀN NAM ..................................................................... 85
3.1.
MỤC TIÊU VÀ ĐỊNH HƢỚNG PHÁT TRIỂN......................................... 85
3.1.1.
Mục tiêu phát triển ....................................................................................... 85
3.1.2.
Định hƣớng phát triển .................................................................................. 85
3.2.
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU CHỨC TẠI VPĐD AGRIBANK
KHU VỰC MIỀN NAM ........................................................................................... 86
3.2.1.
Phƣớng thức thực hiện ................................................................................. 86
3.2.2.
Giải pháp phát huy những điểm mạnh ......................................................... 87
3.2.3.
Giải pháp khắc phục những hạn chế ............................................................ 87
3.2.3.1. Giải pháp nhằm đảm bảo tính tối ƣu ............................................................ 87
3.2.3.2. Giải pháp nhằm nâng cao tính tin cậy.......................................................... 89
3.2.3.3. Giải pháp nhằm đảm bảo tính linh hoạt ....................................................... 89
3.2.3.4. Giải pháp nhằm nâng cao tính hiệu quả ....................................................... 90
vi
3.3.
KIẾN NGHỊ ĐỐI VỚI AGRIBANK ........................................................... 92
TÓM TẮT CHƢƠNG 3 ............................................................................................ 94
KẾT LUẬN ............................................................................................................... 95
TÀI LIỆU THAM KHẢO......................................................................................... 96
DANH MỤC VĂN BẢN, QUY ĐỊNH THAM CHIẾU .......................................... 98
vii
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
STT Từ viết tắt
Chú thích
1
Agribank
Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam
2
CNTT
Công nghệ thông tin
3
HCQT
Hành chính quản trị
4
ĐCTC
Định chế tài chính
5
HSX&CN
Hộ sản xuất và cá nhân
6
IPCAS
Hệ thống thanh toán nội bộ và kế toán khách hàng
7
KHDN
Khách hàng doanh nghiệp
8
KTKSNB
Kiểm tra kiểm soát nội bộ
9
KTKTNB
Kiểm tra kiểm toán nội bộ
10
KVMN
Khu vực miền Nam
11
NHNN
Ngân hàng Nhà nƣớc
12
NHTM
Ngân hàng thƣơng mại
13
PN&XLRR Phòng ngừa và xử lý rủi ro
14
TCCB
Tổ chức cán bộ
15
TCTD
Tổ chức tín dụng
16
Tp.HCM
Thành phố Hồ Chí Minh
17
UBND
Ủy ban nhân dân
18
VAMC
Công ty Trách nhiệm hữu hạn Một thành viên Quản lý tài sản
19
VPĐD
Văn phòng đại diện
20
XLRR
Xử lý rủi ro
viii
DANH MỤC HÌNH - BẢNG BIỂU
TT
Bảng
Chú thích
1
Hình 1.1
Cơ cấu tổ chức trực tuyến
2
Hình 1.2
Cơ cấu tổ chức chức năng
3
Hình 1.3
Cơ cấu tổ chức trực tuyến – chức năng
4
Hình 2.1
Cơ cấu tổ chức hiện nay của VPĐD Agribank khu vực miền Nam
5
Hình 2.2
Cơ cấu tổ chức trƣớc tháng 4/2015 của VPĐD Agribank khu vực miền Nam
6
Hình 2.3
Biểu đồ về cơ cấu lao động theo giới tính và độ tuổi
7
Bảng 2.1
Nguồn vốn – Dƣ nợ của Agribank khu vực miền Nam
8
Bảng 2.2
Dữ liệu khảo sát tính thống nhất của cơ cấu tổ chức trƣớc tháng 4/2015
9
Bảng 2.3
Dữ liệu khảo sát tính tối ƣu của cơ cấu tổ chức trƣớc tháng 4/2015
10 Bảng 2.4
Dữ liệu khảo sát tính tin cậy của cơ cấu tổ chức trƣớc tháng 4/2015
11 Bảng 2.5
Dữ liệu khảo sát tính linh hoạt của cơ cấu tổ chức trƣớc tháng 4/2015
12 Bảng 2.6
Dữ liệu khảo sát tính hiệu quả của cơ cấu tổ chức trƣớc tháng 4/2015
13 Bảng 2.7
Số lƣợng lao động tại VPĐD từ năm 2015-2017
14 Bảng 2.8
Số lƣợng lao động tại VPĐD từ năm 2015-2017 theo giới tính và độ tuổi
15 Bảng 2.9
Dữ liệu khảo sát tính thống nhất của cơ cấu tổ chức từ tháng 4/2015
16 Bảng 2.10 Dữ liệu khảo sát tính tối ƣu của cơ cấu tổ chức từ tháng 4/2015
17 Bảng 2.11 Dữ liệu khảo sát tính tin cậy của cơ cấu tổ chức từ tháng 4/2015
18 Bảng 2.12 Dữ liệu khảo sát tính linh hoạt của cơ cấu tổ chức từ tháng 4/2015
19 Bảng 2.13 Dữ liệu khảo sát tính hiệu quả của cơ cấu tổ chức từ tháng 4/2015
20 Bảng 2.14 So sánh số liệu khảo sát giữa phòng chuyên đề 1 với VPĐD
21 Bảng 2.15 So sánh số liệu khảo sát giữa phòng chuyên đề 2 với VPĐD
22 Bảng 2.16 So sánh số liệu khảo sát giữa phòng chuyên đề 3 với VPĐD
23 Bảng 2.17 So sánh số liệu khảo sát giữa phòng chuyên đề 4 với VPĐD
ix
TT
Bảng
Chú thích
24 Bảng 2.18 So sánh số liệu khảo sát giữa phòng chuyên đề HCQT với VPĐD
25 Bảng 2.19 So sánh số liệu khảo sát giữa cơ cấu tổ chức cũ và cơ cấu tổ chức hiện nay
1
TỔNG QUAN ĐỀ TÀI
1. GIỚI THIỆU
Kinh doanh ngày nay diễn ra trong một thế giới đầy phức tạp và nền kinh tế
thị trƣờng thì luôn sôi động, vì vậy một doanh nghiệp có tổ chức tốt sẽ tạo ra ƣu thế
trong cạnh tranh cũng nhƣ trong hợp tác. Với trƣờng hợp có nhiều yếu tố tác động
qua lại lẫn nhau và không một quyết định nào có thể đƣa ra hoàn toàn độc lập với
các quyết định khác, thì việc xây dựng cơ cấu tổ chức doanh nghiệp một cách logic
sẽ là bệ phóng lý tƣởng nhất đƣa doanh nghiệp đi đến thành công trong tƣơng lai.
Nếu gọi văn hóa doanh nghiệp là đòn bẩy tinh thần để gắn kết tập thể và cá
nhân với nhau, thì cơ cấu tổ chức cho chúng ta biết quy trình vận hành, dòng thông
tin di chuyển nhƣ thế nào khi doanh nghiệp tiến hành hoạt động kinh doanh. Các
NHTM cũng là doanh nghiệp chịu sự chi phối của xu thế đó. Vì vậy vấn đề đặt ra
cho các NHTM là phải xây dựng cơ cấu tổ chức, bộ máy doanh nghiệp phù hợp để
tồn tại và phát triển. Cơ cấu tổ chức của một NHTM đƣợc tạo lập để triển khai, thực
hiện các kế hoạch, chiến lƣợc của ngân hàng đó nên nó luôn luôn phải đƣợc hoàn
thiện để phù hợp với nhiệm vụ, yêu cầu mới. Việc xây dựng cơ cấu tổ chức hợp
lý, phù hợp với hoạt động kinh doanh của ngân hàng thì nó sẽ góp phần không nhỏ
vào việc thực hiện thành công các mục tiêu cơ bản của chính ngân hàng đó.
Xây dựng hoàn thiện một cơ cấu tổ chức là yêu cầu sống còn của mỗi
NHTM ngày nay. Một cơ cấu tổ chức thực sự phù hợp khi nó góp phần thúc đẩy
năng suất lao động, nâng cao hiệu quả công việc nhờ vào sự phân công lao động
hợp lý, sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận trong cơ cấu đó. Hiện nay, hầu hết
các NHTM Việt Nam áp dụng rập khuôn các cơ cấu tổ chức phổ biến và có phần
xem nhẹ việc xây dựng cơ cấu tổ chức, đặc biệt là cơ cấu tổ chức, cơ chế hoạt động
của các VPĐD khu vực – đơn vị không trực tiếp kinh doanh. Đây chính là khoảng
trống mà hầu hết các đề tài trƣớc đây chƣa thực hiện nghiên cứu.
2
2. TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI
Quá trình xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức, nâng cao đƣợc hiệu quả
công việc khối văn phòng không phải là một việc làm đơn giản mà nó đòi hỏi phải
có sự nghiên cứu một cách kỹ lƣỡng nhất. Riêng đối với một NHTM Nhà nƣớc quy
mô lớn nhƣ Agribank, bộ máy tổ chức của nó vốn dĩ khá cồng kềnh. Với mạng lƣới
trải dài khắp cả nƣớc, Agribank đã phải thành lập 03 VPĐD khu vực (miền Trung,
miền Nam, miền Tây) và xây dựng cơ cấu tổ chức đặc thù cho các VPĐD, nhằm
thực hiện tốt chức năng là cánh tay nối dài cho Trụ sở chính trong việc hỗ trợ, phối
hợp quản lý hệ thống chi nhánh và các phòng giao dịch một cách sâu sát và hiệu
quả hơn.
Với mục tiêu đó, tháng 4/2015, Agribank chính thức áp dụng cơ cấu tổ chức
mới cho các VPĐD khu vực. Tuy nhiên, với cơ cấu tổ chức mới, hoạt động của
VPĐD Agribank khu vực miền Nam đã phát sinh một số vấn đề tồn tại: nhiệm vụ
chức năng bị chồng chéo, chƣa thể hiện đƣợc vai trò vị thế của VPĐD đối với các
chi nhánh trong khu vực, không phát huy triệt để vai trò của lãnh đạo chuyên môn,
phân công lao động chƣa phù hợp với cơ cấu và năng lực nhân sự hiện có... Vì vậy,
đề tài lựa chọn nghiên cứu thực trạng cơ cấu tổ chức mới, đánh giá những tác động
của nó đến hiệu quả công việc tại VPĐD Agribank khu vực miền Nam, từ đó tìm ra
giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức cũng nhƣ đề xuất, kiến nghị để nâng cao
hiệu quả công việc cho một đơn vị không trực tiếp kinh doanh nhƣ VPĐD.
3. MỤC TIÊU CỦA ĐỀ TÀI
3.1. Mục tiêu tổng quát
Đánh giá cơ cấu tổ chức hiện tại, cũng nhƣ công tác quản trị nguồn nhân lực
tại VPĐD Agribank khu vực miền Nam. Trên cơ sở đó, đƣa ra một số giải pháp
nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức, nâng cao năng suất lao động, đáp ứng yêu cầu kinh
doanh trong giai đoạn mới.
3
3.2. Mục tiêu cụ thể
- Đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức tại VPĐD Agribank khu vực miền
Nam, giai đoạn trƣớc 01/4/2015.
- Đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức hiện tại; So sánh với cơ cấu tổ chức
trƣớc 01/4/2015 và xác định điểm mạnh, hạn chế của cơ cấu tổ chức hiện nay.
- Xác định nguyên nhân của những hạn chế của cơ cấu tổ chức hiện tại.
- Đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và nâng cao hiệu quả
công việc cho VPĐD Agribank khu vực miền Nam.
4. CÂU HỎI NGHIÊN CỨU
- Những thuận lợi, bất cập của cơ cấu tổ chức VPĐD Agribank khu vực miền
Nam giai đoạn trƣớc tháng 4/2015 là gì?
- Điểm mạnh, hạn chế của cơ cấu tổ chức hiện tại? Nguyên nhân của những
hạn chế là gì?
- Những giải pháp nào giúp hoàn thiện cơ cấu tổ chức và nâng cao hiệu quả
công việc tại VPĐD Agribank Khu vực miền Nam?
5. ĐỐI TƢỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU
5.1. Đối tƣợng nghiên cứu:
Thực trạng cơ cấu tổ chức tại VPĐD Agribank khu vực miền Nam.
5.2. Phạm vi nghiên cứu:
- Phạm vi không gian: VPĐD Agribank khu vực miền Nam.
- Phạm vi thời gian: Giai đoạn trƣớc tháng 4/2015 và từ tháng 4/2015 đến
nay.
6. PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
Phƣơng pháp nghiên cứu chính của luận văn là phƣơng pháp định tính:
4
- Tổng hợp các cơ sở lý thuyết về cơ cấu tổ chức, bộ máy nhân sự và hiệu
quả công việc tại khối văn phòng NHTM.
- Thống kê, tổng hợp dữ liệu từ các văn bản, báo cáo của Agribank liên quan
đến quy chế tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của VPĐD và các phòng chuyên đề, các
bộ phận; các thông tin, dữ liệu từ báo cáo kết quả công việc của các chuyên viên, bộ
phận, phòng chuyên đề để đánh giá, phân tích, so sánh quy trình triển khai nhiệm vụ
giữa các cấp, quá trình thực hiện, hoàn thành chức năng nhiệm vụ.
- Nghiên cứu định lƣợng thông qua việc khảo sát đối với cán bộ nhân viên để
đánh giá tác động của cơ cấu tổ chức đến hiệu quả công việc; phân tích những thuận
lợi, bất cập và nguyên nhân khi áp dụng cơ cấu tổ chức hiện tại.
7. NỘI DUNG NGHIÊN CỨU
Hệ thống hóa cơ sở lý luận về cơ cấu tổ chức, lý thuyết tổ chức hiện đại và
các phƣơng pháp đánh giá, nâng cao hiệu quả công việc tại khối văn phòng của
NHTM (Vai trò của cơ cấu tổ chức; các mô hình cơ cấu tổ chức phù hợp với khối
văn phòng; những yêu cầu, tiêu chí cơ bản của một cơ cấu tổ chức; các phƣơng
pháp đánh giá và nâng cao hiệu quả công việc).
Nghiên cứu thực trạng của cơ cấu tổ chức tại VPĐD Agribank khu vực miền
Nam giai đoạn trƣớc tháng 4/2015 và từ tháng 4/2015 đến nay: việc tổ chức, phối
kết hợp công việc giữa các phòng ban, quá trình thực hiện chức năng nhiệm vụ của
VPĐD sau khi chuyển sang cơ cấu 4 phòng chuyên đề và 1 phòng HCQT; Quy định
về phân cấp, phân quyền trong ban lãnh đạo, giữa các cấp tại VPĐD; Chức năng,
vai trò, vị trí của các bộ phận trực thuộc các phòng chuyên đề.
Phân tích điểm mạnh, hạn chế, nguyên nhân của những tồn tại trong cơ cấu
tổ chức hiện tại làm cơ sở đề xuất giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ
chức và nâng cao hiệu quả công việc tại VPĐD Agribank khu vực miền Nam.
5
8. ĐÓNG GÓP CỦA ĐỀ TÀI
Thứ nhất, luận văn đã hệ thống hóa những vấn đề cơ bản về cơ cấu tổ chức
của khối văn phòng; tầm quan trọng của VPĐD trong công tác chỉ đạo điều hành
đối với các chi nhánh của một NHTM.
Thứ hai, xác định những ƣu điểm, hạn chế, nguyên nhân những hạn chế của
cơ cấu tổ chức hiện tại của VPĐD Agribank khu vực miền Nam. Đánh giá tác động
của cơ cấu tổ chức đến hiệu quả hoạt động khối văn phòng – đơn vị không trực tiếp
hoạt động kinh doanh.
Thứ ba, luận văn đã đề xuất một số giải pháp và kiến nghị có tính thực tiễn,
phù hợp với cơ chế hoạt động của Agribank, nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và
nâng cao hiệu quả công việc của VPĐD Agribank khu vực miền Nam.
9. TỔNG QUAN VỀ LĨNH VỰC NGHIÊN CỨU
Do Agribank là NHTMNN có mạng lƣới trải dài khắp cả nƣớc, vì vậy VPĐD
là đơn vị trực thuộc hoạt động có tính chất đặc thù. Bên cạnh đó, cùng với đề án tái
cơ cấu giai đoạn 2013-2015 đƣợc NHNN phê duyệt, một cơ cấu tổ chức mới đƣợc
ban hành và áp dụng cho VPĐD từ tháng 4/2015. Chính vì sự đặc thù và mới mẻ
đó, cho tới nay đề tài chƣa đƣợc ai thực hiện nghiên cứu.
Về mặt cơ sở lý luận liên quan đến cơ cấu, bộ máy tổ chức và hiệu quả công
việc trong doanh nghiệp, có một số tài liệu nổi bật nhƣ sau:
- Thuyết tổ chức của Chester I. Barnard: Quản lý đƣợc tiếp cận đầy đủ và
toàn diện dƣới góc độ của một tổ chức. Barnard đã chỉ ra 3 yếu tố phổ biến của một
tổ chức, đó là sự s n sàng hợp tác, mục tiêu chung và thông tin; Chỉ ra các khía
cạnh của một tổ chức chính thức cũng nhƣ một tổ chức phi chính thức.
- Thuyết quản lý theo khoa học của rederick Winslow Taylor: Thuyết quản
lý theo khoa học của Taylor một cuộc cách mạng tinh thần đem tƣ tƣởng cải tạo các
quan hệ quản lý, quan hệ giữa chủ và thợ, tƣ tƣởng quản lý chuyên môn hóa và
tiêu chuẩn hóa nhằm đạt đến hiệu quả tăng năng suất lao động. Với thuyết quản lý
6
theo khoa học của Taylor thì lần đầu tiên quản lý đƣợc trình bày một cách khoa học
và có hệ thống. Để đạt đƣợc sự tiêu chuẩn đó, mỗi doanh nghiệp cần phải xây dựng
đƣợc một cơ cấu tổ chức phù hợp với những chức năng đƣợc chuyên môn hóa đặc
thù riêng của bản thân doanh nghiệp đó.
- Thuyết quản lý hành chính của Henry ayol: Cho rằng phải đặt ngƣời công
nhân vào đúng vị trí công việc đúng khả năng của họ và vị trí mà họ có thể phục vụ
tốt nhất, phát huy tối đa khả năng làm việc của họ. Ông nhấn mạnh việc đào tạo đội
ngũ công nhân có tay nghề để đáp ứng công việc và khuyến khích sự sáng tạo và tài
năng của họ. Vì vậy, một cơ cấu tổ chức tốt là một cơ cấu tổ chức thể hiện một hệ
thống, một quy trình phân công lao đông hợp lý, sắp đặt con ngƣời vào những vị trí
phù hợp với năng lực chuyên môn của họ, không chỉ phát huy năng suất lao động
của chính họ mà còn giúp sự hỗ trợ, phối hợp công việc với các phòng ban khác
đƣợc hiệu quả hơn.
- Lý thuyết về cơ cấu tổ chức của TS. Phạm Thị Bích Ngọc: Nêu r mục đích
của cơ cấu tổ chức là sắp xếp và phối hợp hoạt động của ngƣời lao động nhằm đạt
mục tiêu chung; 06 yếu tố cần quan tâm khi thiết kế cơ cấu tổ chức.
- Tâm lý và nghệ thuật lãnh đạo của TS Huỳnh Thanh Tú: Mô tả mối quan
hệ giữa quyền hạn và quyền lực, quyền hạn tạo ra quyền lực nhƣ thế nào, sức ảnh
hƣởng của cấp lãnh đạo khi có quyền hạn và/hoặc quyền lực trong tổ chức ra sao.
Tiến sĩ cũng trình bày đƣợc một thực trạng khá phổ biến trong tổ chức đó là có
nhƣng lãnh đạo có quyền hạn nhƣng nói cấp dƣới không nghe, ngƣợc lại có những
nhân viên tuy không có quyền hạn nhƣng lại có quyền lực quy tụ đƣợc các đồng
nghiệp khác. Đây cũng là một yếu tố thuộc cơ cấu tổ chức tác động đến hiệu quả
công việc trong doanh nghiệp.
10. CẤU TRÖC CỦA LUẬN VĂN
Ngoài các phần mở đầu, mục lục, bảng biểu, kết luận, luận văn đƣợc chia
thành 03 chƣơng nhƣ sau:
7
Chƣơng 1: Cơ sở lý luận về cơ cấu tổ chức, hiệu quả công việc của khối văn
phòng tại NHTM.
Chƣơng 2: Thực trạng của cơ cấu tổ chức tại VPĐD Agribank khu vực miền
Nam.
Chƣơng 3: Giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức của VPĐD Agribank khu
vực miền Nam.
8
CHƢƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC
1.1. CƠ CẤU TỔ CHỨC
1.1.1. Khái niệm tổ chức
Tổ chức là một hệ thống gồm nhiều ngƣời cùng hoạt động vì mục đích
chung (danh từ tổ chức) hay Tổ chức là quá trình triển khai các kế hoạch (động
từ tổ chức theo nghĩa rộng) . Nhƣ vậy chúng ta có thể hiểu chức năng tổ chức là
hoạt động của chủ thể quản lý nhằm thiết lập một cơ cấu, hệ thống các vị trí cho
mỗi cá nhân và các bộ phận sao cho các cá nhân và bộ phận có thể phối hợp với
nhau một cách tốt nhất để thực hiện mục tiêu của tổ chức. Có thể nói về bản chất tổ
chức là việc phân công lao động một cách khoa học. Có nhiều hình thức của tổ
chức nhƣ tổ chức kinh tế xã hội, tổ chức đoàn thể… phân loại tùy theo chức năng
của tổ chức.
(Nguyễn Thành Độ - Nguyễn Thị Ngọc Huyền, 2010, Quản trị kinh doanh,
Nhà xuất bản Khoa học kỹ thuật, Hà Nội)
1.1.2. Phân loại tổ chức
1.1.2.1. Phân loại theo mục tiêu hoạt động
Mục tiêu hoạt động của tổ chức là những điều cần đạt đến thông qua quá
trình thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của tổ chức (tức là thông qua hoạt động của tổ
chức). Lý thuyết về tổ chức cho thấy có nhiều cách khác nhau trong xác định mục
tiêu hoạt động của tổ chức và mục tiêu hoạt động của tổ chức không phải là bất biến
(tức là có thể điều chỉnh, bổ sung). Mục tiêu hoạt động là một trong số những căn
cứ để phân loại tổ chức, cụ thể là:
- Căn cứ vào mục tiêu lợi nhuận có thể phân loại tổ chức thành hai nhóm là
các tổ chức hoạt động vì mục tiêu lợi nhuận (công ty, tổng công ty, tập đoàn kinh
9
tế…) và các tổ chức hoạt động không vì mục tiêu lợi nhuận (cơ quan nhà nƣớc, tổ
chức hành chính, các hội, tổ chức phi chính phủ…);
- Căn cứ vào mục tiêu ngắn hạn, trung hạn, dài hạn của thời gian thực hiện
nhiệm vụ có thể phân loại tổ chức thành các nhóm nhƣ:
+ Tổ chức đƣợc lập ra để thực hiện mục tiêu ngắn hạn (ban bầu cử, ban kiểm
phiếu; tổ hoặc ban thƣ thƣ ký kỳ họp, đại hội…);
+ Tổ chức đƣợc lập ra để thực hiện mục tiêu trung hạn (các tiểu ban chuẩn bị
văn kiện Đại hội của Đảng; các ban soạn thảo, tổ biên tập xây dựng mới, sửa đổi, bổ
sung văn bản quy phạm pháp luật, đề án của trung ƣơng…);
+ Tổ chức đƣợc lập ra để thực hiện mục tiêu dài hạn (các tổ chức nghiên cứu
chiến lƣợc, nghiên cứu cơ bản).
- Theo mục tiêu hoạt động còn có thể phân loại tổ chức thành các nhóm nhƣ:
+ Các tổ chức đƣợc thành lập với mục tiêu giúp ngƣời đứng đầu cơ quan
hành chính nhà nƣớc thực hiện chức năng, nhiệm vụ quản lý nhà nƣớc: vụ, cục,
tổng cục, thanh tra…;
+ Các tổ chức đƣợc thành lập với mục tiêu cung cấp dịch vụ công, phục vụ
quản lý nhà nƣớc bao gồm: các đơn vị nghiên cứu chiến lƣợc, chính sách về ngành,
lĩnh vực; cơ quan báo chí; trung tâm thông tin hoặc tin học; trƣờng hoặc trung tâm
đào tạo, bồi dƣỡng cán bộ, công chức, viên chức; học viện thuộc Bộ.
(Trần Kim Dung, 2009, Quản trị nhân sự, Nhà xuất bản Thống kê, Hà Nội)
1.1.2.2. Phân loại theo ngành, lĩnh vực hoạt động
Phân loại tổ chức theo ngành, lĩnh vực hoạt động là cách phân loại dựa trên
hoạt động chuyên môn của các tổ chức. Theo cách phân loại này ta có các tổ chức
thuộc các ngành, lĩnh vực khác nhau nhƣ: quốc phòng; an ninh; ngoại giao; công
thƣơng; xây dựng; y tế; giáo dục; lao động, thƣơng binh, xã hội; khoa học, công
nghệ… Phân loại tổ chức theo ngành có ƣu điểm là giúp ta thấy đƣợc cơ cấu ngành,
10
lĩnh vực trong tổ chức bộ máy nhà nƣớc (đơn ngành; đa ngành, đa lĩnh vực). Tuy
vậy, phân loại tổ chức theo ngành, lĩnh vực có hạn chế là không xác định đƣợc tổ
chức thuộc loại hình nào (tổ chức hành chính hay đơn vị sự nghiệp công lập). Vì
vậy, cả trên phƣơng diện nghiên cứu và ứng dụng thực tiễn cần sử dụng kết hợp
cách phân loại này với các cách phân loại khác để thấy đƣợc đầy đủ hơn về vị trí,
vai trò, tính chất, quy mô của tổ chức.
1.1.2.3. Phân loại theo quy mô của tổ chức
Quy mô thực chất là mức độ rộng lớn của tổ chức. Với ý nghĩa nhƣ vậy độ
rộng lớn của tổ chức đƣợc xem xét trên hai phƣơng diện chính là phạm vi hoạt động
của tổ chức và thẩm quyền của tổ chức. Ngoài ra còn có các yếu tố khác nhƣ cơ cấu
tổ chức; số lƣợng nhân lực; nguồn lực tài chính; cơ sở vật chất, kỹ thuật. Căn cứ
vào quy mô của tổ chức có thể phân loại tổ chức thành các nhóm nhƣ:
- Các tổ chức có phạm vi hoạt động rộng (toàn quốc; trong nƣớc, quốc tế),
các tổ chức có phạm vi hoạt động hẹp (trong phạm vi tỉnh, huyện, xã…);
- Các tổ chức có thẩm quyền chung (Chính phủ, Ủy ban nhân dân các cấp;
các cơ quan này theo quy định của Hiến pháp có thẩm quyền giải quyết những vấn
đề thuộc các lĩnh vực khác nhau, các đối tƣợng khác nhau);
- Các tổ chức có thẩm quyền chuyên môn, hoạt động không vƣợt ngoài giới
hạn phạm vi thẩm quyền chuyên môn đã đƣợc pháp luật quy định. Theo đó các tổ
chức này chia thành hai nhóm:
+ Tổ chức chuyên môn chuyên ngành. Nhóm này bao gồm những cơ quan
hành chính nhà nƣớc mà thẩm quyền đƣợc giới hạn trong một ngành hoặc một vài
ngành có liên quan. Các quy định do các cơ quan này đặt ra chỉ có hiệu lực thi hành
trong ngành, lĩnh vực mà nó quản lý;
+ Tổ chức chuyên môn tổng hợp. Nhóm này bao gồm những cơ quan hành
chính nhà nƣớc có chức năng quản lý chuyên môn tổng hợp. Do có chức năng, thẩm
quyền quản lý chuyên môn tổng hợp nên các quy định do các cơ quan này đặt ra
11
không chỉ có hiệu lực đối với nó mà còn có hiệu lực đối với cả các cơ quan nhà
nƣớc có thẩm quyền chuyên môn chuyên ngành (nhóm nêu trên).
(Nguyễn Thị Ngọc Huyền – Đoàn Thị Thu Hà – Đỗ Thị Hải Hà, 2012, Giáo
trình Quản lý học, Nhà xuất bản Đại học Kinh Tế Quốc Dân, Hà Nội)
1.1.2.4. Phân loại tổ chức theo các tiêu chí khác
Ngoài các tiêu chí phân loại tổ chức nhƣ đã nêu ở trên, còn có những phân
loại tổ chức theo các tiêu chí khác nhƣ:
- Căn cứ theo nguyên tắc tổ chức và giải quyết công việc có thể phân tổ chức
thành hai loại:
+ Tổ chức hoạt động theo chế độ tập thể lãnh đạo (ví dụ: các tổ chức chấp
hành - hành chính ở các đại phƣơng);
+ Tổ chức hoạt động theo chế độ thủ trƣởng (ví dụ: các tổ chức thực hiện
nhiệm vụ điều tra thuộc các bộ, tổng cục);
+ Tổ chức hoạt động theo chế độ chuyên viên kết hợp với chế độ thủ trƣởng
(ví dụ: các vụ của các bộ).
- Căn cứ vào quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ
chức bộ máy, biên chế và tài chính có thể phân loại tổ chức cụ thể nhƣ sau: tổ chức
tự bảo đảm chi phí hoạt động; tổ chức tự bảo đảm một phần chi phí hoạt động; tổ
chức do ngân sách nhà nƣớc bảo đảm toàn bộ chi phí hoạt động (Nguyễn Hữu
Thân, 2012).
1.1.3. Đặc trƣng cơ bản của tổ chức
Theo các nhà tâm lý học tổ chức thì có 04 đặc điểm chung đối với tất cả các
tổ chức là:
Thứ nhất, sự kết hợp các nỗ lực của các thành viên: Nhƣ chúng ta thƣờng
thấy, khi các cá nhân cùng nhau tham gia và phối hợp những nỗ lực vật chất hay trí
tuệ của họ thì nhiều công việc phức tạp và vĩ đại có thể đƣợc hoàn thành. Chẳng
12
hạn, việc xây dựng các kim tự tháp, việc đƣa con ngƣời lên mặt trăng... là những
công việc vƣợt xa trí thông minh và khả năng của bất cứ cá nhân nào. Sự kết hợp nỗ
lực nhân lên đóng góp của mỗi cá nhân.
Thứ hai, có mục đích chung: Sự kết hợp các nỗ lực không thể thực hiện đƣợc
nếu những ngƣời tham gia không nhất trí cùng nhau phấn đấu cho những quyền lợi
chung nào đó. Một mục tiêu chung đem lại cho các thành viên của tổ chức một tiêu
điểm để tập hợp nhau lại.
Thứ ba, phân công lao động: Bằng cách phân chia một cách hệ thống các
nhiệm vụ phức tạp thành những công việc cụ thể, một tổ chức có thể sử dụng nguồn
nhân lực của nó một cách có hiệu quả. Phân công lao động tạo điều kiện cho các
thành viên của tổ chức trở nên tài giỏi hơn do chuyên sâu vào một công việc cụ thể.
Thứ tƣ, hệ thống thứ bậc quyền lực: Các nhà lý thuyết về tổ chức định nghĩa
quyền lực là quyền ra quyết định và điều khiển hành động của những ngƣời khác.
Nếu không có một hệ thống thứ bậc quyền lực r ràng thì sự phối hợp những cố
gắng của các thành viên sẽ rất khó khăn. Một trong những biểu hiện của hệ thống
thứ bậc là hệ thống ra mệnh lệnh và sự phục tùng.
Những đặc trƣng trên đây là rất cần thiết để xác định sự hiện diện của một tổ
chức.
(Trần Kim Dung, 2009, Quản trị nhân sự, Nhà xuất bản Thống kê, Hà Nội)
1.1.4. Khái niệm về cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức là hệ quả của quá trình xây dựng bộ máy tổ chức, mà trong
quá trình đó các hoạt động của tổ chức đƣợc phân chia, các nguồn lực đƣợc sắp
xếp, con ngƣời và các bộ phận đƣợc phối hợp nhằm thực hiện các mục tiêu kế
hoạch. Cơ cấu tổ chức là hình thức tồn tại của tổ chức, biểu thị việc sắp xếp theo
trật tự nào đó của mỗi bộ phận của tổ chức cùng các mối quan hệ giữa chúng.
Cơ cấu tổ chức bộ máy là sự tổng hợp các bộ phận khác nhau có mối liên
hệ về quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, đƣợc chuyên môn hóa, đƣợc giao những trách
