Quy trình lập hồ sơ dự thầu

1.
a.

Quy trình lập hồ sơ dự thầu
- Phòng kinh tế kế hoạch có nhiệm vụ thu thập các nguồn thông tin về vốn
xây dựng cơ bản hàng năm của Nhà nước, kế hoạch phân bổ các nguồn vốn
để triển khai xây dựng các dự án; Thu thập các thông tin về tổ chức đấu
thầu, các công trình xây dựng dân dụng, giao thông, thuỷ lợi, dân dụng và
công nghiệp… theo đúng ngành nghề của Tổng công ty.
- Phân tích và xử lý thông tin có hệ thống, tham mưu cho Tổng giám đốc lựa
chọn phương án tham gia đấu thầu và cung cấp đủ các thông tin cần thiết để
quyết định tham gia đấu thầu.
- Khi đấu thầu Phòng kinh tế kế hoạch mua hồ sơ và các tài liệu liên quan đến,
lập kế hoạch triển khai tài liệu đấu thầu, báo cáo Tổng giám đốc và xin ý
kiến chỉ đạo để thống nhất kế hoạch.
- Tài liệu mua về được phát cho các phòng ban liên quan để thực hiện các
công việc lập hồ sơ thầu theo kế hoạch đã được Tổng giám đốc duyệt.
- Phòng Kỹ thuật công nghệ lập thiết kế các phương án tổ chức thi công, yêu
cầu đặt ra là phải phù hợp với khả năng cung cấp các nguồn lực của Toàn
Tổng công ty như Thiết bị, Khoa học, Công nghệ, nhân lực, khả năng tài
chính… Dựa trên các tài liệu hướng dẫn kỹ thuật của dự án so sánh lựa chọn
phương án thực hiện có hiệu quả cao, giá thành hạ, quản lý đơn giản, áp
dụng các công nghệ hiện đại, rút ngẵn tiến độ thi công…
- Phòng Kinh tế kế hoạch lại tiếp nhận những tài liệu, phương án thi công đã
lập do phòng Kỹ thuật công nghệ lập, căn cứ vào các hướng dẫn trong hồ sơ
mời thầu và các yêu cầu khác của Chủ đầu tư để hoàn thiện hồ sơ dự thầu.
- Tổ chức báo cáo phương án thực hiện dự án, đánh giá tính khả thi, những
khó khăn và thuận lợi (bao gồm cả kỹ thuật và kinh tế) để bổ sung kịp thời
những thiếu sót về khối lượng và giá cả. Sau đó, Phòng kỹ thuật công nghệ
và Phòng Kinh tế kế hoạch phối hợp điều chỉnh thiết kế tổ chức thi công,
1

đơn giá và hoàn chỉnh toàn bộ hồ sơ dự thầu để trình Tổng giám đốc quyết
định giá bỏ thầu.
b.

Ý kiến cá nhân về một số bất cập trong công tác quản lý và để suất
một số phương án cải thiện để việc thực hiện trở nên tốt hơn:
- Về việc thu thập số liệu: Phòng kinh tế có nhiệm vụ thu thập số liệu về thị
trường, tuy nhiên không có tổ chuyên trách thu thập thông tin, do đó chỉ phụ
thuộc và các thông báo trong ngành, các chủ đầu tư truyền thống và một số
dự án lớn, như vậy chưa thật sự hiểu sâu thị trường có thể dẫn đến việc bỏ
qua các dự án tốt.
- Nghiên cứu hồ sơ thầu: Thường thì trong quá trình lập hồ sơ thầu nếu phát
hiện những sai sót hoặc vướng mắc mới kiến nghị với Chủ đầu tư. Hơn nữa,
hồ sơ thầu có nhiều tài liệu và phức tạp và hoàn thành trong thời gian ngắn,
2 phòng có chức năng chính làm hổ sơ thầu là phòng Kinh tế kế hoạch và kỹ
thuât công nghệ lại là 2 phòng riêng biệt, do vậy không có điều kiện để
thường xuyên bàn bạc trao đổi các vướng mắc trong quá trình làm hồ sơ
thầu.
- Thông tin về tình hình sản xuất của các đơn vị thành viên đặc biệt là các
công ty cổ phần chưa được cập nhật thường xuyên. Do vậy, Tổng công ty sẽ
thiếu những dữ liệu đầu vào cần thiết để có phương án thầu phù hợp nhất.
- Một số đề xuất:
o Thành lập tổ chuyên nghiên cứu thị trường để nắm bắt tốt nhất những
cơ hội.
o Mỗi khi trúng thầu mỗi phòng cần cử ra một số cán bộ chuyên trách
để thường xuyên làm việc và liên hệ với nhau.
o Cần nghiên cứu áp dụng công nghệ thông tin nối mạng trong toàn
Tổng công ty, đồng thời có quy chế yêu cầu các đơn vị thành viên cập

nhật đầy đủ thông tin phục vụ công tác quản lý đấu thầu.

2


2. Theo anh/chị những nội dung nào trong môn học quản trị tác nghiệp
này là có thể áp dụng vào công việc của anh/chị hoặc của doanh nghiệp
Anh/Chị hiện nay? Anh/Chị dự định áp dụng những kiến thức đó vào
những hoạt động gì và sẽ áp dụng như thế nào.
- Do đơn vị tôi là đơn vị sản xuất, do vậy rất nhiều những nội dung trong môn
học quản trị tác nghiệp có thể áp dụng tới hoạt động của doanh nghiệp tôi:
o Chiến lược tác nghiệp
o Dự báo nhu cầu
o Hệ thống kế hoạch sản xuất và tác nghiệp
o Kế hoạch nguồn nguyên liệu,
o Hệ thống hàng dự trữ tồn kho
o Quản trị chất lượng
o Phương án sản xuất hiện đại JIT và LEAN.
- Tuy nhiên trên góc độ là nhà quản lý Tổng thể toàn Tổng công ty, tôi quan
tâm nhiều đến công tác quản trị chất lượng. Tổng công ty coi đảm bảo chất
lượng có tầm quan trọng đặc biệt, là trung tâm của các hoạt động trong Tổng
công ty. Quản lý chất lượng mang lại sự khác biệt hoá, làm cho sản phẩm
của Tổng công ty được nhìn nhận so với các sản phẩm khác, tăng uy tín của
Tổng công ty trên thị trường, quản lý chất lượng cũng làm tăng hiệu quả
hoạt động, giảm chi phí, đáp ứng tốt các yêu cầu của thị trường.
- Ngoài ra chất lượng sản phẩm còn thể hiện trách nhiệm xã hội của Tổng
công ty, đặc biệt sản phẩm cơ bản của chúng tôi là những công trình cầu
đường. Nếu sản phẩm kém có thể dẫn đến tai nạn, chấn thương cho người sử
dụng và xảy ra kiện tụng, bồi thường.
- Những ích lợi đem lại từ việc quản lý chất lượng được thể hiện tại mô hình

sau:

3


DOANH THU TĂNG
Thích ứng thị trường nhanh
Chính sách giá linh hoạt
CHẤT
LƯỢNG
ĐƯỢC CẢI
THIỆN

Uy tín được tăng thêm

LỢI
NHUÂN
TĂNG

GIẢM CHI PHÍ
Năng suất tăng
Chi phí làm lại và phế liệu thấp
Chi phí bảo hành thấp

Với tầm quan trọng của quản lý chất lượng, Lãnh đạo cơ quan Tổng công ty cam
kết cung cấp dịch vụ quản lý và các dịch vụ hỗ trợ để các dự án Tổng công ty nhận
thầu đảm bảo chất lượng, tiến độ, an toàn và hiệu quả của công trình thi công, áp
dụng tiêu chuẩn chất lượng theo hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 90012000 với mục tiêu:
Thứ nhất, Đảm bảo chất lượng sản phẩm cao nhất theo yêu cầu của khách
hàng:

- Các bản vẽ thiết kế thi công, tổ chức thi công, các tài liệu trình nộp tư vấn
đạt chất lượng cao và được chấp thuận, đảm bảo cung cấp tài liệu đầy đủ
theo tiến độ thi công.
- Các hạng mục thi công trên công trường phải được kiểm soát chặt chẽ, các
biện pháp thi công không phù hợp với tài liệu đã được phê duyệt hoặc
không phù hợp với tiêu chuẩn quy định của dự án phải khắc phục xong mới
được triển khai thi công. Có các biện pháp ngăn ngừa tích cực và không để
4


xảy ra sự cố kỹ thuật do các quá trình quản lý không phù hợp với quy định
đã được ban hành.
- Các hạng mục công trình thi công hoàn thành, khi nghiệm thu với đại diện
của Chủ đầu tư đều được chấp thuận 100%.
Thứ hai, Đảm bảo tiến độ thi công theo yêu cầu của khách hàng:
- Tiến độ thi công của từng hạng mục đảm bảo hoặc vượt tiến độ yêu cầu.
- Tiến độ của dự án đảm bảo tiến độ hợp đồng.
- Tiến độ giải ngân đạt 100% tiến độ của dự án đề ra.
Thứ ba Dự án xây dựng đạt hiệu quả và an toàn:
- Các dự án phải đạt và vượt kế hoạch kinh tế trong năm do Tổng công ty đề
ra.
- Dự án hạn chế tối đa các sự cố kỹ thuật và thiết bị, tai nạn lao động, chủ
động phòng ngừa các nguyên nhân tiềm ẩn dẫn đến các tai nạn chết người.
Cơ quan Tổng công ty không ngừng đổi mới cơ chế quản lý, áp dụng những công
nghệ tiên tiến và quá trình quản lý, nâng cao chất lượng cán bộ để cung cấp dịnh
vụ quản lý tốt nhất cho các dự án của Tổng công ty, nhằm thỏa mãn ngày càng tốt
hơn yêu cầu của khách hàng và các đơn vị trong nội bộ Tổng công ty.
Tổng giám đốc Tổng công ty thiết lập chính sách chất lượng thể hiện cam kết của
lãnh đạo Tổng công ty trong vấn đề nâng cao sự thoả mãn của khách hàng. Chính
sách chất lượng là cơ sở để xem xét, đánh giá các mục tiêu chất lượng.

Chính sách chất lượng này sẽ được truyền đạt đến toàn bộ mọi thành viên trong cơ
quan Tổng công ty thấu hiểu về tầm quan trọng của việc đáp ứng yêu cầu của
khách hàng, cũng như các yêu cầu của pháp luật và chế định. Ban Lãnh đạo sẽ lien
tục xem xét tính hợp lý của nó và cam kết cải tiến thường xuyên hiệu lực của hệ
thống.

5


TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Sách quản trị hoạt động của trường Đại học Griggs – năm 2009
2. Sổ tay chất lượng: Tổng công ty xây dựng Thăng long TCVN ISO 9001:
2000.
3. Báo cáo Tổng kết của Tổng công ty xây dựng Thăng long các năm 20062009.
4. Quy trình tổ chức thi công một số dự án của Tổng công ty xây dựng Thăng
long.
5. Chiến lược phát triển Tổng công ty giai đoạn 2008-2013

6