MẸO ĐỊNH KHOẢN KẾ TOÁN NHANH VÀ CHÍNH XÁC

MẸO ĐỊNH KHOẢN KẾ TOÁN NHANH VÀ CHÍNH XÁC
Các bạn sinh viên mới ra trường hoặc những người mới làm kế toán thường rất
bối rối khi định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Vì ở trong sách vở các bạn chỉ
được họcmười đến vài chục nghiệp vụ mẫu, còn thực tế khi đi làm, tùy loại hình và
quy mô công ty, ở các công ty lớn có thể phát sinh đến hàng ngàn nghiệp vụ. Khi đó,
đứng trước một nghiệp vụ bạn sẽ không biết hạch toán vào đâu.

1. Định khoản kế toán (Hạch toán kế toán Hay Ghi sổ kế toán) là gì?
Định khoản kế toán được hiểu đơn giản là đối với một nghiệp vụ kinh tế phát
sinh đã xảy ra rồi, ta ghi chép số tiền của nghiệp vụ đó vào bên Nợ và bên Có của
những tài khoản quy định trong thông tư 200 (Chế độ kế toán doanh nghiệp- phải
học thuộc danh mục này, lên mạng tải về)

2. Các bước định khoản kế toán được thực hiện theo trình tự sau:
Bước 1: Xác định đối tượng kế toán liên quan (1 nghiệp vụ xảy ra thì luôn ảnh
hưởng ít nhất 2 đối tượng trong nghiệp vụ đó, có thể 3 cũng được).


Bước 2: Xác định tài khoản của các đối tượng kế toán đã xác định ở bước 1
Bước 3: Xác định xu hướng biến động của từng đối tượng kế toán (tăng hay

giảm)


Bước 4: Xác định TK ghi Nợ, TK ghi Có (1 Nghiệp vụ xảy ra phải có ít nhất 1

tài khoản ghi nợ và 1 tài khoản ghi có. Một khi đã xác định tài khoản này ghi nợ rồi
thì tài khoản kia phải ghi có hoặc ngược lại. Nếu ảnh hưởng 3 tài khoản thì trong
này phải có 2 có 1 nợ hoặc 2 nợ 1 có).
Bước 5: Xác định số tiền cụ thể ghi vào từng tài khoản. Tổng số tiền bên nợ
phải bằng tổng số tiền bên có.

3. Nguyên tắc định khoản kế toán
-

Bên Nợ ghi trước/ Bên Có ghi sau

-

Nghiệp vụ biến động tăng ghi 1 bên/ Nghiệp vụ biến động giảm ghi 1 bên

-

Dòng ghi Nợ phải so le với Dòng ghi Có

-

Tổng giá trị Bên Nợ = Tổng giá trị Bên Có


4. Nguyên tắc sử dụng các tài khoản kế toán
Tài khoản kế toán được thiết kế theo mô hình chữ T như sau:
+ Nhóm tính chất tài khoản loại 1;2 (Tài sản): là tài sản thuộc sở hữu của Công ty


Phát sinh tăng ghi bên Nợ và phát sinh giảm ghi bên Có. Số dư đầu kỳ và số dư cuối
kỳ nằm bên nợ. (Đây là nguyên tắc chúng ta phải thuộc mà không nên hỏi vì sao như
vậy).Tài sản thì mang lại lợi ích kinh tế trong tương lai khi mà chúng ta sử dụng
nó.
 Tài khoản loại 1;2: TÀI SẢN: Phát sinh tăng ghi bên Nợ, phát sinh giảm ghi
bên Có. Tài khoản loại 1;2 Số dư đầu kỳ và cuối kỳ nằm bên nợ.
Ví dụ: Như xe ô tô, Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng, Tivi, Tủ lạnh….

+ Nhóm tính chất tài khoản loại 3;4 (Nguồn vốn): Nguồn vốn là nguồn hình thành
nên tài sản, bất kỳ 1 tài sản nào cũng có nguồn hình thành (Có 2 nguồn hình thành nên
tài sản là Nợ phải trả loại 3 và vốn tự có loại 4.) Học thuộc tính chất tài khoản loại 1;2
suy ra tính chất của tài khoản 3;4 (Nguồn vốn). Tính chất loại 3,4 ngược lại loại 1;2 :
Tính chất loại 3 ;4 là Phát sinh tăng ghi bên Có và phát sinh giảm ghi bên Nợ. Số dư
đầu kỳ và số dư cuối kỳ nằm bên Có.
 TK loại: 3;4 mang tính chất NGUỒN VỐN: Ngược lại, phát sinh tăng ghi bên
Có, phát sinh giảm ghi bên Nợ.Tài khoản loại 3;4 Số dư đầu kỳ và cuối kỳ nằm
bên Có
Ví dụ: Như chúng ta có Tivi thì người ta sẽ hỏi Tivi ở đâu mà có thì
có thể là do tiền của chúng ta có để chúng ta mua ti vi=> Vậy là Ti vi
Fanpage: tự học kế toán và thuế youtube: tự học kế toán Group: tự học kế toán và thuế
được hình thành từ loại 4 là Vốn tự có. Ngược lại nếu ti vi này chúng
ta mua thiếu
=> Vậy nó được hình thành từ loại 3 nợ phải trả
 Số dư có thể có ở cả Bên Nợ và Bên Có (Đối với các tài khoản lưỡng tính:
131;138; 331; 333; 338;421)
+ Nhóm tính chất của loại 5;7 (Doanh thu): khi phát sinh tăng doanh thu ghi bên Có
,phát sinh giảm ghi bên nợ là do cuối tháng kết chuyển vào loại 9 để xác định kết quả
lãi hoặc lỗ. Nên tài khoản loại 5,7 không có số dư cuối kỳ, tổng phát sinh bên nợ
phải bằng tổng phát sinh bên có. Và doanh thu phát sinh khi chúng ta bán hàng
hóa vàcung cấp dịch vụ cho khách hàng
Ví dụ: Công ty kinh doanh tivi. Bây giờ bán ti vi cho khách hàng
và khách hàng phải trả tiền cho Cty chúng ta thì Công ty chúng ta
ghi
nhận
doanh
thu
và
thu

nhập
khác
(Loại
5;7)
+ Nhóm tính chất của loại 6;8 (Chi phí): Học thuộc tính chất 5;7 suy ra tính chất 6;8
(Chi phí) ngược lại 5;7 . Khi phát sinh tăng chi phí ghi bên Nợ, phát sinh giảm chi phí
ghi bên Có là do cuối tháng kết chuyển vào loại 9 để xác định kết quả lãi hoặc lỗ. Nên


tài khoản loại 6,8 không có số dư cuối kỳ, tổng phát sinh bên nợ phải bằng tổng
phát sinh bên có. Chiphí chỉ mang lại lợi ích kinh tế trong kỳ hiện tại mà nó phát
sinh, không mang lại lợi ích kinh tế trong những kỳ kế toán tiếp theo tức là chỉ mang
lại lợi ích kinh tế của 1 tháng (Các bạn nên nhớ chỗ này, rất quan trọng).
Ví dụ: chi phí tiền lương tháng 1/2017; Chi phí tiền điện tháng 1/2017,
chi phí tiền thuê nhà tháng 1/2017; chi phí vận chuyển hàng đi bán tháng
1/2017….. Đây là nhóm chi phí 6,8 vì những khoản chi phí này
chỉ liên quan đến tháng nó phát sinh, không liên quan đến những
tháng
sau.
Lưu ý: Các TK đặc biệt: TK 214 – Hao mòn TSCĐ, TK 521 – Các khoản
giảm trừ doanh thu: có kết cấu ngược với kết cấu chung. TK 214: tăng bên Có,
giảm bên Nợ.
TK 521: Tăng bên Nợ, giảm bên Có.
Ví dụ cách định khoản kế toán nghiệp vụ sau:Cty TNHH Hùng Cương,
kinh doanh thương mại mặt hàng A. Ngày 1/1/2018 Cty Mua hàng hóa A với giá đã
bao gồm thuế GTGT là 5.500.000 đồng (trong này thuế GTGT 10%), chưa thanh toán
tiền cho người bán Nguyễn Kim
Thực hiện định khoản kế toán được theo 5 bước sau:
Bước 1: Xác định đối tượng kế toán liên quan. Ảnh hưởng đến 3 đối tượng
kế

toán.


- Hàng hóa A
- Thuế GTGT đầu vào
- Chưa thanh toán tiền cho người bán
Bước 2: Xác định tài khoản của các đối tượng kế toán đã xác định ở bước

1
- Hàng hóa A  TK 1561
- Thuế GTGT đầu vào  TK 133
- Chưa thanh toán tiền cho người bán  TK 331
Bước 3: Xác định xu hướng biến động của từng đối tượng kế toán (tăng
hay
giảm)
- Hàng hóa A mua vào: biến động TĂNG
- Thuế GTGT đầu vào: biến động TĂNG


- Chưa thanh toán tiền cho người bán: biến động TĂNG
Bước 4: Xác định TK ghi Nợ, TK ghi Có. Nghiệp vụ này có 2 tài khoản ghi
nợ và 1 tài khoản ghi có


- TK 1561 phát sinh TĂNG  TK loại 1 TĂNG ghi bên NỢ
- TK 1331 phát sinh TĂNG  TK loại 1 TĂNG ghi bên N
- TK 331 phát sinh TĂNG  TK loại 3 TĂNG ghi bên CÓ
Bước 5: Xác định số tiền cụ thể ghi vào từng tài khoản
-

TK 1561: 5.000.000 (tiền hàng
TK
1331:
500.000
(tiền
TK
331:
5.500.000
(tổng
số

chưa gồm thuế GTGT)
thuế
GTGT
10%)
tiền
phải
thanh
toán)

Sau khi đã thực hiện xong 5 bước, ta định khoản hoàn chỉnh nghiệp vụ trên như
sau:
Nợ TK 1561: 5.000.000
Nợ TK 1331: 500.000
Có TK 331: 5.500.000
Bộ chứng từ của nghiệp vụ này: Phiếu nhập kho (chứng từ ghi sổ)+kèm theo bộ
chứng
từ gốc là Hợp đồng kinh tế; Hóa đơn GTGT bên bán xuất; Biên bản bàn giao giữa bên
bán với bộ phận mua hàng của bên mua với Thủ kho
Ghi sổ: Sổ nhật ký chung; Sổ cái; Sổ chi tiết của đối tượng phải trả Nguyễn Kim, Sổ

chi tiết mặt hàng A
Sơ đồ chữ T:
5.


Một
Xem

số
lại

lưu
sổ

Nhật

ý

khác
ký

chung

cho
của

các
Công

bạn

ty

mới
các

đi

làm:

năm

trước

Các công ty thường có nghiệp vụ phát sinh các năm giống nhau, tham khảo lại file
Nhật Ký Chung năm trước bạn sẽ biết ngay là nghiệp vụ này năm ngoái anh chị kế
toán đã nhập vào tài khoản nào, chỉ cần làm giống như vậy là được.