Một số kinh nghiện xử lí các tình huống để hoàn thành báo cáo quyết toán cuối năm chính xác và nhanh nhất trên phàn mềm kế toán

I. MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài sáng kiến kinh nghiệm
Công tác kế toán là một bộ phận quan trọng, không thể thiếu ở bất kỳ một
đơn vị nào. Vì công tác kế toán phản ánh hoạt động tài chính của mỗi đơn vị,
góp phần tồn tại và phát triển của đơn vị đó. Ở các đơn vị hành chính sự nghiệp,
công tác kế toán cũng vô cùng quan trọng vì đặc trưng cơ bản của các đơn vị
hành chính sự nghiệp là được trang trải các chi phí hoạt động và thực hiện
nhiệm vụ chính trị được giao bằng nguồn kinh phí từ ngân quỹ nhà nước.Kế
toán hành chính sự nghiệp với tư cách là một bộ phận cấu thành của hệ thống
các công cụ quản lý cũng được chú trọng quan tâm. Vì đây là công cụ quản lý
làm lành mạnh tài chính nhà nước. Kế toán hành chính sự nghiệp có chức năng
tổ chức hệ thống thông tin một cách toàn diện liên tục, có hệ thống về tình hình
tiếp nhận và sử dụng kinh phí, tài sản, quỹ ở các đơn vị thụ hưởng ngân sách
nhà nước. Thông qua đó thủ trưởng các đơn vị nắm được tình hình hoạt động
của đơn vị mình, tổ chức phát huy những mặt tích cực, ngăn chặn kịp thời các
khuyến điểm thiếu xót để quản lý, đánh giá chính xác hiệu quả việc sử dụng
công quỹ, điều đó được thể hiện khá rõ trong công tác kế toán của đơn vị.
Chính vì vậy mà kế toán có vai trò quan trọng trong việc chấp hành ngân sách
Nhà nước, với chức năng thông tin mọi hoạt động kinh tế phát sinh trong quá
trình chấp hành ngân sách Nhà nước tại đơn vị dự toán, được Nhà nước sử
dụng như một công cụ sắc bén có hiệu lực trong việc quản lý ngân sách Nhà
nước tại đơn vị góp phần đắc lực vào việc sử dụng các nguồn vốn,đồng thời kế
toán là công việc tổ chức thông tin bằng số liệu để quản lý và kiểm soát nguồn
kinh phí tình hình sử dụng, quyết toán kinh phí, tình hình sử dụng các loại vật
tư, tài sản công, chấp hành dự toán thu, chi và thực hiện các tiêu chuẩn, định
mức của Nhà nước ở từng đơn vị dự toán.
Được sự quan tâm của phòng Giáo dục và đào tạo huyện Lang Chánh, Phòng
Tài Chính - Kế hoạch và Ủy ban nhân dân huyện Lang Chánh từ năm 2009 đến
nay đã tạo điều kiện trang bị cho mỗi đơn vị trường học trong huyện được tiếp
cận và sử dụng thực hiện công tác kế toán trên phần mềm kế toán MISA. Song
qua 9 năm sử dụng và thực hiện báo cáo quyết toán trên phần mềm kế toán

MISA của các đơn vị nói chung cũng như trường tiểu học Giao Thiện nói riêng
vẫn còn lúng túng trong việc báo cáo quyết toán năm như việc lên bảng cân đối
kế toán không cân, âm mục này, dương mục kia, số thực nhận và số chi kỳ này
không bằng nhau,…. Nhưng lại không hiểu được bản chất của vấn đề, không
hiểu sai vì nguyên nhân gì, không biết cách kiểm tra quay lại để tra cứu sửa
trong phần mềm nên cuối quý, cuối năm không lên được báo cáo quyết toán,
lại bắt đầu quay sang làm báo cáo thủ công ở ngoài để nộp lên cấp trên, dẫn
đến công tác báo cáo quyết toán định kỳ còn chậm, số liệu không chính xác,
nhiều đơn vị cuối năm không làm quyết toán được.Chính vì vậy với cương vị
là kế toán của một đơn vị trường học,được tiếp cận với công nghệ thông tin,
được thực hiện công tác kế toán trên phần mềm. Bản thân tôi luôn phải vừa
1


làm vừa tìm tòi, học hỏi từ nhiều kênh khác nhau để cố gắng hoàn thành tốt
công việc được giao.
Cũng chính những lý do trên tôi mạnh dạn chọn đề tài: “Một số kinh
nghiệm xử lý các tình huống để hoàn thành báo cáo quyết toán cuối năm
chính xác và nhanh nhất trên phần mềm kế toán”
2. Mục đích nghiên cứu:
- Nhằm phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác và toàn diện mọi nguồn kinh
phí, tài sản và mọi hoạt động kinh tế tài chính phát sinh của đơn vị.
- Nghiên cứu và vận dụng đề tài nhằm giúp tôi nâng cao trình độ chuyên môn
nghiệp vụ cho bản thân, khắc phục những khó khăn và hạn chế trong thời gian
qua. Qua đó hỗ trợ cho thủ trưởng đơn vị quản lý và sử dụng hiệu quả các nguồn
kinh phí trong nhà trường, ngoài ra còn giúp tôi hiểu thêm về nhận thức trong
quá trình nghiên cứu đề tài.
- Giúp cho cơ quan cấp trên theo dõi, kiểm soát tình hình chấp hành dự toán
thu chi và quyết toán của đơn vị.
3. Đối tượng nghiên cứu:

Nghiên cứu về nghiệp vụ kế toán là rất rộng gồm nhiều mảng, nhưng trong giới
hạn của đề tài này tôi chỉ tập trung nghiên cứu về đề tài:”Một số kinh nghiệm xử
lý các tình huống để hoàn thành báo cáo quyết toán năm chính xác và nhanh
nhất trên phần mề kế toán”. Cụ thể đó là sự phù hợp của các chứng từ kế toán,
việc định khoản hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, việc lập bảng kê tạm
ứng, bảng kê ghi thu ghi chi và thanh toán, Bảng đối chiếu với kho bạc, số dư
trên tài khoản 1111, 1121,332 và 334. Đối chiếu số dư các tài khoản 211,
213,214,466 và các tài khoản khác.
4. Phương pháp nghiên cứu:
* Phương pháp nghiên cứu lý luận:
Xác định danh mục chứng từ kế toán, tổ chức lập chứng từ kế toán, tổ chức kiểm
tra chứng từ kế toán, tổ chức sử dụng chứng từ cho việc ghi sổ kế toán.Nội dung
này thực hiện nhằm kiểm tra tính hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế tài chính
phát sinh. Kiểm soát tính tuân thủ các cơ chế, các chế độ chính sách của nhà
nước. Kiểm tra và đánh giá hiệu quả của việc chi tiêu Ngân sách Nhà nước trong
quá trình thực hiện các nhiệm vụ được giao.
*Phương pháp nghiên cứu thực tiễn:
- Dựa vào nguồn thu - chi thực tế của nhà trường,với mỗi nội dung cần có
phương pháp kiểm tra phù hợp, kiểm tra chứng từ phải kiểm tra tính hợp pháp,
hợp lệ của chứng từ kế toán thông qua việc xem xét các yếu tố của chứng từ,
đối chiếu với tình hình thực tế và các tài liệu có liên quan và đối chiếu với các
sổ sách kế toán đảm bảo tính khớp đúng không chỉ đúng về số liệu mà còn
kiểm tra việc mở sổ, ghi sổ kế toán và ghi chép các tài khoản kế toán ,việc sử
dụng các tài khoản kế toán, việc tổ chức hệ thống sổ kế toán, nội dung ghi chép
từng chứng từ vào sổ kế toán.
II : NỘI DUNG SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
1. Cơ sở lý luận của sáng kiến kinh nghiệm:
2

* Cơ sở lý luận:
Qua thời gian làm công tác kế toán tại đơn vị trường tiểu học Giao Thiện, huyện
Lang Chánh, bản thân tôi đã tích lũy được những kinh nghiệm, học hỏi nhiều từ
các bạn đồng nghiệp của trường bạn, sự trợ giúp nhiệt tình của các giảng viên
của công ty cổ phần MISA, từ thực tiễn, đồng thời gắn với lý luận được học qua
các đợt tập huấn nghiệp vụ kế toán. Cùng với phương pháp tự học, tự tìm tòi
nghiên cứu để nâng cao trình độ là cơ sở giúp tôi nghiên cứu đề tài này.
*Cơ sở pháp lý:
- Căn cứ Thông tư 01/2007/TT-BTC ngày 02 tháng 01 năm 2007 về hướng dẫn
xét duyệt, thẩm định và thông báo quyết toán năm đối với các cơ quan hành
chính, đơn vị sự nghiệp;
- Căn cứ Luật Ngân sách nhà nước ngày 25/6/2015;
- Căn cứ Nghị định số 163/2016/NĐ- CP ngày 21 tháng 12 năm 2016 của
Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Ngân sách nhà nước
- Căn cứ thông tư số 324/2016/TT- BTC ngày 21/12/2016 của Bộ tài chính
quy định hệ thống Mục lục ngân sách nhà nước;
- Căn cứ công văn số 7078/BTC- KBNN ngày 30 tháng 5 năm 2017 của Bộ
Tài chính về việc hướng dẫn thực hiện một số nội dung của mục lục ngân sách
nhà nước;
2. Thực trạng của sáng kiến kinh nghiệm
*Mục đích :
Tài liệu này được trình bày ngắn gọn, chỉ tập trung vào các chủ điểm chính để
người sử dụng có cái nhìn tổng quan về quy trình xử lý nghiệp vụ, tổng hợp tình
hình về tài sản, tiếp nhận và sử dụng kinh phí ngân sách của nhà nước, tình hình
thu chi và kết quả hoạt động của đơn vị trong kỳ kế toán được thể hiện trong báo
cáo quyết toán trên phần mềm kế toán. Từ đó cung cấp những thông tin kinh tế,
tài chính chủ yếu cho việc đánh giá tình hình và thực trạng của đơn vị, là căn cứ
quan trọng giúp cơ quan Nhà nước, lãnh đạo đơn vị kiểm tra giám sát, điều hành
hoạt động của đơn vi.
*Thuận lợi:

- Được sự quan tâm của các cấp lãnh đạo và sự hướng dẫn nhiệt tình của bộ
phận kế toán Phòng Giáo dục & Đào tạo huyện Lang Chánh, phòng Tài chính –
Kế hoạch Huyện Lang Chánh, tạo điều kiện thuận lợi về nhiều mặt để cho kế
toán chúng tôi hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
- Cơ sở vật chất của nhà trường được đầu tư xây dựng, trường lớp khang
trang sạch đẹp. Trong công tác luôn được sự quan tâm, nhắc nhở, động viên, đề
xuất chỉ đạo của Ban Giám hiệu nhà trường.
* Khó khăn:
- Các chế độ chính sách thường xuyên thay đổi, điều chỉnh mà thời gian tập
huấn nghiệp vụ cho kế toán còn hạn chế.
- Chưa có chế độ đãi ngộ với người làm công tác kế toán tại các đơn vị
trường học.
3. Các giải pháp thực hiện:
3


3.1. Kiểm tra sự phù hợp của các chứng từ kế toán, kiểm tra việc định
khoản hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh để đảm bảo tính đúng đắn
của các dữ liệu:
- kế toán kiểm tra lại toàn bộ các chứng từ phát sinh, để đảm bảo toàn bộ
chứng từ phát sinh đã được nhập vào phần mềm, và đảm bảo số liệu đã chốt để
lập báo cáo quyết toán.
- Kế toán rà soát lại các chứng từ kế toán đã hạch toán, các bút toán định
khoản xem đã định khoản phù hợp chưa.
- Kế toán thực hiện bảo trì dữ liệu để đảm bảo tính đúng đắn của dữ liệu,
đảm bảo toàn bộ số liệu đã được ghi vào sổ cái, báo cáo.
3.2. Kiểm tra lập bảng kê tạm ứng, bảng kê ghi thu ghi chi và thanh
toán:Mục đích để kiểm tra lập bảng kê tạm ứng, bảng kê ghi thu ghi chi và
thanh toán để đảm bảo không bỏ sót chứng từ chi tạm ứng, chứng từ ghi
thu ghi chi chưa được lập lên bảng kê, hoặc đã được lập bảng kê, được kho

bạc duyệt nhưng trên phần mềm chưa thực hiện thanh toán.Phần này hầu
như các kế toán không tìm ra các nguyên nhân đẫn đến các chứng từ chưa
được lập bảng kê chứng từ thanh toán. Khi gặp trường hợp như vậy kế
toán phải kiểm tra lại có thể là do các nguyên nhân sau:
TT
Nguyên nhân
Giải pháp
1

2

3

Hạch toán khoản chi phí chưa đúng
tài khoản chi phí 661 dẫn đến khi lập
bảng kê chứng từ thanh toán thì
không thấy chứng từ để lập

Kiểm tra các chứng từ chi phí đảm
bảo các chứng từ này phải được
hạch toán Nợ TK 661/Có TK liên
quan

Chứng từ hạch toán chi Nợ
TK661/Có TK liên quan cột nghiệp
vụ và cấp phát chọn chưa đúng là
Ghi thu, Ghi chi dẫn đến khi lập
bảng kê ghi thu ghi chi thì không
thấy chứng từ để lập

Mở chứng từ hạch toán Nợ
TK661/Có TK liên quan chọn lại
Nghiệp vụ, cấp phát là Ghi thu Ghi chi.

Các chứng từ chi Nợ TK 661/Có TK
liên quan không chọn Hoạt động sự
nghiệp dẫn đến lập bảng kê ghi thu
ghi chi khi cất báo thiếu hoạt động
sự nghiệp, sinh chứng từ kết chuyển
không thành công.

Tại giao diện bảng kê, kéo thanh
cuốn ngang đến cột Hoạt động sự
nghiệp, tại các dòng có hoạt động
sự nghiệp để trống, kích double
chuột để mở chứng từ và sửa chọn
lại Hoạt động sự nghiệp bên trang
Thống kê => Sau khi chọn xong
tất cả các dòng thiếu, nhấn hoãn và
lập lại bảng kê.

3.3. Kiểm tra bảng đối chiếu với kho bạc( Mẫu số 01- SDKP/ĐVDT và
mẫu số 02-SDKP/ĐVDT) nhằm đảm bảo số dư trên bảng đối chiếu in ra từ
4


phần mềm khớp đúng với số liệu đối chiếu kho bạc:
- Kiểm tra đối chiếu số liệu trên Mẫu số 01-SDKP/ĐVDT- Bảng đối chiếu
dự toán kinh phí ngân sách tại kho bạc
Tên cột

Cách kiểm tra
Cột 1- Dự toán năm
trước chuyển sang

- Đối chiếu với cột 11 – Dự toán còn lại trên Bảng đối
chiếu năm trước
- Đối chiếu với Dư Nợ 008 đầu kỳ, kế toán vào Menu
Nghiệp vụ\Nhập số dư ban đầu kích đúp và TK0081
(0082) để kiểm tra

Cột 2- Dự toán giao
đầu năm

Kiểm tra lại xem số liệu cột này có bằng số dự toán
giao dự toán ở thông báo giao dự toán đầu năm

Cột 3 - Dự toán năm
nay

Kiểm tra lại xem số liệu ở cột này có bằng số giao dự
toán ở thông báo giao dự toán đầu năm + số giao bổ
sung
Kiểm tra trên phần mềm: vào Menu Nghiệp\Kho
bạc\Nhận dự toán để đối chiếu kiểm tra.
Lưu ý: Trong trường hợp kho bạc yêu cầu số cột số 3 trong kỳ chỉ = số giao dự toán bổ sung + điều chỉnh thì
có thể làm như sau:
- Vào Menu Tệp\Sao lưu nhấp chuột vào sao lưu để
sao lưu lại dữ liệu.
- Vào Menu Tiện ích\Khắc phục lỗi\ gõ 1539 nhấn vào
biểu tượng kính lúp và mũi tên xanh, sau đó nhấn cập

nhật, sau đó xem lại báo cáo.

Cột số 4 - Lũy kế đến Cộng lại phải bằng cột 2 + cột 3
kỳ báo cáo
Cột 5 – Dự toán được Cộng lại phải bằng cột 1 + cột 4
sử dụng trong năm
Cột số 6 - Trong kỳ

Bằng số đơn vị rút (gồm rút tạm ứng, rút thực chi) - số
nộp trả trong kỳ
Bằng cột 5 Mẫu số 02-SDKP/ĐVDT

Cột 7 - Số dư đến kỳ
báo cáo

Bằng số lũy kế đơn vị rút (gồm tạm ứng, thực chi) - lũy
kế số nộp trả đến kỳ báo cáo
Bằng cột 6 Mẫu số 02-SDKP/ĐVDT

Cột số 8 - DT đã Cam Bằng số dự toán đơn vị đã cam kết chi trong kỳ.
kết chi trong kỳ
Để lấy lên số liệu ở cột DT đã Cam kết chi trong kỳ thì
vào Nghiệp vụ\Kho bạc\Cam kết chi\Đề nghị cam kết
chi để khai báo số cam kết chi
Là Số dự toán đã cam kết chi nhưng chưa sử dụng.
5


Cột số 9 - DT đã Cam Lưu ý: Khi chuyển khoản thanh toán những khoản tiền
kết chi số dư đến kỳ nằm trong cam kết chi thì lưu ý chọn Số CKC (Số cam

báo cáo
kết chi) để số liệu cột 9 lên đúng. Ngoài ra có thể vào
Tệp\Báo cáo\Kho bạc\ Chọn xem báo cáo thực hiện
cam kết chi để đối chiếu.
Là số dự toán giữ lại theo QĐ của cấp có thẩm quyền
Cột số 10 - Dự toán giữ thường là khoản tiết kiệm chi 10%
lại
Lưu ý: để lấy lên số liệu cột này vào Nghiệp vụ\Kho
bạc\Dự toán giữ lại để khai báo.
Cột số 11 - DT còn lại

Bằng cột 11 = cột 5 - cột 7 - cột 9

- Kiểm tra đối chiếu số liệu trên mẫu số 02-SDKP/ĐVDT-Bảng đối tình hình
sử dụng kinh phí ngân sách tại kho bạc nhà nước
Tên cột

Cách kiểm tra

Cột 1- Tạm ứng - Bằng Số rút dự toán tạm ứng trong kỳ - Số thanh toán tạm
Phát sinh trong kỳ ứng trong kỳ - Số nộp trả tạm ứng trong kỳ
- Vào Tệp\Báo cáo\Kho bạc\ xem sổ S72-H: Sổ theo dõi tạm
ứng kinh phí của kho bạc để xem số rút tạm ứng, số thanh
toán và số tạm ứng còn lại để kiểm tra chi tiết.
Cột số 2 - Tạm
ứng Số dư đến kỳ
báo cáo

= Lũy kế tạm ứng đến kỳ báo cáo - Lũy kế số thanh toán
tạm ứng - Lũy kế số nộp trả tạm ứng đến kỳ báo cáo

Cột số 3 - Thực = Số rút dự toán thực chi trong kỳ + Số thanh toán tạm ứng
chi Phát sinh trong
trong kỳ - Số nộp trả thực chi trong kỳ
kỳ
Cột số 4 - Thực
chi Số dư đến kỳ
báo cáo

= Lũy kế thực chi đến kỳ báo cáo + Lũy kế số thanh toán
tạm ứng trong kỳ - Lũy kế số nộp trả thực chi đến kỳ báo
cáo

Cột số 5 - Tổng
Phát sinh trong kỳ

= cột 1 + cột 3
Bằng cột 6 trên mẫu số 01-SDKP/ĐVDT

Cột số 6 - Tổng Số
= cột 2 + cột 4
dư đến kỳ báo cáo: Bằng cột 7 Mẫu số 01-SDKP/ĐVDT
3.4. Kiểm tra số dư tài khoản 1111, 1121:Mục đích đảm bảo khớp đúng với
số liệu thực tế của Thủ quỹ và Sổ phụ của Ngân hàng để đảm bảo số liệu trên sổ
sách khớp với sổ theo dõi của Thủ quỹ và sổ phụ của Ngân hàng, đảm bảo số
liệu giữa kế toán và thủ quỹ hoặc kế toán với ngân hàng khớp đúng số liệu.
Cách kiểm tra số dư tài khoản 1111- Tiền mặt với sổ theo dõi của Thủ Quỹ
6

các đơn vị thường đối chiếu giữa kế toán tiền mặt với Thủ quỹ vào cuối mỗi
tháng, trong trường hợp có sai lệch thì kế toán vào Tệp\Báo cáo\Tiền mặt in báo
cáo S11- H để đối chiếu với Sổ quỹ tiền mặt của Thủ quỹ để tìm ra nguyên nhân
và xử lý. Kiểm tra số dư tài khoản 1121 – Ngân hàng với sổ phụ của ngân hàng
các đơn vị thường đối chiếu giữa số liệu trên sổ của kế toán tiền gửi với Sổ phụ
ngân vào cuối mỗi tháng, trong trường hợp có sai lệch thì kế toán vào Tệp\Báo
cáo\Tiền gửi in báo cáo S12-H đối chiếu với sổ phụ ngân hàng để tìm ra nguyên
nhân và xử lý.
3.5. Kiểm tra số dư tài khoản 332 và 334: Mục đích đảm bảo số liệu khớp
với bảo hiểm và tiền lương đã trả nhằm đảm bảo số liệu khớp với bảo hiểm và
tiền lương đã trả.
- Đối với tài khoản 334:Thông thường TK 334 cuối kỳ không có số dư, nếu
có số dư thì trong trường hợp tổ chức nợ lương cán bộ công nhân viên hoặc ứng
trước lương cho cán bộ nhân viên. Với trường hợp không nợ lương hoặc không
ứng trước lương mà khi in Bảng cân đối tài khoản lại có số dư của TK 334 thì
nghĩa là đang bị sai số liệu trên TK 334 - Phải trả công chức, viên chức. Cách
sử lý như sau:
Đơn vị in báo cáo Bảng cân đối tài khoản theo từng Quý, xác định số dư
không đúng ở Quý nào thì tiếp tục in theo từng Tháng để xác định không đúng ở
Tháng nào. Tại báo cáo Bảng cân đối tài khoản đơn vị nhấn vào TK 334 để truy
vấn về Sổ cái TK 334 để kiểm tra. Đơn vị xác nhận lại xem phát sinh Nợ TK
334 hay Có TK 334 số nào đúng (người sử dụng mở giấy rút dự toán lương và
bảng thanh toán lương tháng ra đối chiếu). Thông thường thì số trả lương đúng
vì được hạch toán theo chứng từ rút dự toán tiền mặt hoặc chuyển khoản lương
và đã có xác nhận với Kho bạc.
Tiến hành điều chỉnh lại số liệu sai theo số đúng bằng cách lập lại chứng từ
hạch toán chi phí (Nợ 661/Có 334) hoặc chứng từ chuyển khoản trả lương (Nợ
334/Có 461).
- Đối với tài khoản 332:Cũng tương tự như TK 334, với TK này đơn vị xác
nhận nếu không nợ bảo hiểm hoặc không trả thừa bảo hiểm thì số dư TK 332 sẽ

không có, nếu có thì cần xem lại sai ở quý nào, tháng nào và kiểm tra lại các
khoản Hạch toán chi phí bảo hiểm cơ quan đóng (Nợ TK661/Có TK 332),
khoản bảo hiểm khấu trừ vào lương (Nợ 334/Có 332), khoản đã thanh toán cho
cơ quan bảo hiểm Nợ 332/Có 461,112.
Lưu ý: Với hai TK 334, 332 thường ít biến động giữa các tháng và các quý nên
ta có thể xử lý đúng theo tháng, quý sau đó thì sử dụng chức năng Nhân bản
chứng từ để lấy số đúng theo tháng trước cho tháng sau.
3.6. Đối chiếu số dư các tài khoản 211, 213, 214, 466 với Danh sách tài
sản cố định tại nơi sử dụng với việc theo dõi TSCĐ chi tiết trên phần mềm:
Mục đích đảm bảo số liệu về Tài sản cố định khớp với thực tế
- Cách lấy số liệu đối chiếu:
+ Số dư đầu năm tài khoản 211,213,214,466 lấy số dư đầu năm trên Bảng
cân đối tài khoản:Vào Báo cáo/Báo cáo tài chính/B01-H-Bảng cân đối tài khoản
7


chọn tham số xem báo cáo.Sau khi chọn xong tham số báo cáo, xem Bảng cân
đối kế toán, xem cột số dư các tài khoản 211,213,214,466 tại cột số dư đầu kỳ.
+ Số đối chiếu trên Danh sách Tài sản cố định tại nơi sử dụng:Vào Báo
cáo/Tài sản cố định/Danh sách tài sản cố định tại nơi sử dụng, chọn tham số xem
báo cáo,xem các cột nguyên giá, hao mòn luỹ kế, giá trị còn lại để đối chiếu với
số dư trên Bảng cân đối tài khoản.
- Cách đối chiếu như sau:
+ Số dư đầu năm TK211 + 213 = Cột Nguyên giá
+ Số dư đầu năm TK214 = Cột Hao mòn lũy kế
+ Số dư đầu năm TK466 = Cột Giá trị còn lại
Kiểm tra xem đã hạch toán hao mòn tài sản cố định chưa bằng cách vào phân
hệ Tài sản cố định\danh sách tính hao mòn xem đã có chứng từ hạch toán bút
toán hao mòn chưa, nếu chưa thì tính hao mòn Tài sản cố định Sau đó thực hiện
lấy số liệu đối chiếu như sau:

- Cách lấy số liệu:
+ Số dư cuối năm tài khoản 211,213,214,466 lấy số dư cuối năm trên Bảng
cân đối tài khoản:Vào Báo cáo/Báo cáo tài chính/B01-H-Bảng cân đối tài khoản
chọn tham số xem báo cáo xem Bảng cân đối kế toán, xem cột số dư các tài
khoản 211,213,214,466 tại cột số cuối kỳ.
+ Số đối chiếu trên Danh sách Tài sản cố định tại nơi sử dụng:Vào Báo
cáo/Tài sản cố định/ Danh sách tài sản cố định tại nơi sử dụng, chọn tham số
xem báo cáo xem các cột nguyên giá, hao mòn luỹ kế, giá trị còn lại để đối chiếu
với số dư trên Bảng cân đối tài khoản.
- Cách đối chiếu như sau:
+ Số dư cuối năm TK 211 + TK 213 = Cột Nguyên giá
+ Số dư cuối năm TK 214 = Cột Hao mòn lũy kế
+ Số dư cuối năm TK 466 = Cột Giá trị còn lại
3.7. Thực hiện in các báo cáo quyết toán tài chính :
- Kiểm tra lại các báo cáo trước khi in để đảm bảo các báo cáo lên số liệu
đúng, hợp lý, không chênh lệch với sổ chi tiết hoặc chênh lệch với báo cáo khác
+ Để báo cáo này lên đúng số liệu cần kiểm tra các nghiệp vụ đặc biệt (nếu
có phát sinh) đã hạch toán và chọn đúng nghiệp vụ chưa?
- Nếu có Phát sinh hạch toán Nợ TK461 thì phải kiểm tra đơn vị đã chọn
đúng nghiệp vụ là Khôi phục hoặc Nộp trả chưa bằng cách tìm kiếm chứng từ:
Bút toán hạch toán Nợ TK4611/Có TK4612 thì không cần chọn Khôi phục hoặc
Nộp trả.Có hạch toán Có TK661 thì phải kiểm tra đơn vị đã chọn đúng nghiệp
vụ là giảm chi, xuất toán còn nếu hạch toán Nợ TK4612/Có TK6612 thì phải
chọn nghiệp vụ là khôi phục.
- Nếu người dùng đã có quyết toán và chưa thực hiện hạch toán trên phần
mềm thì vào Sổ cái\Chứng từ nghiệp vụ khác\ chọn Quyết toán số dư đầu
năm nhập đúng thời gian được quyết toán.
- In báo cáo và kiểm tra số liệu trên từng chỉ tiêu: Vào Báo cáo/Báo cáo tài
chính/B02-H –Phần I: Bảng tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí
8

đã sử dụng. Chọn tham số báo cáo và chọn Đồng ý để lấy số liệu kiểm tra.
Thường các báo cáo này hay xảy ra các sai sót thường gặp:
- Chỉ tiêu số kỳ trước chuyển sang: Âm tiểu mục này, dương ở các tiểu mục
khác.
+ Nếu âm tiểu mục, nguồn, cấp phát này nhưng dương ở tiểu mục, nguồn,
cấp phát khác mục. Đơn vị chưa ghi thu ghi chi bổ sung ngân sách.
+Lập bảng kê thanh toán tạm ứng, kho bạc đã duyệt nhưng chưa nhấn nút
thanh toán.
+ Lập bảng kê ghi thu - ghi chi nhưng chưa nhấn nút thanh toán.
- Chỉ tiêu Kinh phí chưa sử dụng chuyển năm sau: Thường số liệu lên sai do:
+ Rút dự toán ở tiểu mục này nhưng chi cho tiểu mục khác: dẫn đến chỉ tiêu
KP chuyển năm sau sẽ bị âm. Khi đó người sử dụng làm điều chỉnh kinh phí rút
và chi, khi in báo cáo thì tích mẫu tự chủ
+ Rút dự toán ở một tiểu mục nhưng chi cho nhiều tiểu mục khác: Không
cần điều chỉnh, khi in báo cáo chỉ cần tích mẫu tự chủ (ở phần mềm NET 2017
không có tính năng này, bắt buộc phải điều chỉnh, khi in tích vào mẫu tự chủ)
Một số vấn đề khác gặp phải và giải pháp xử lý như sau:
STT

1

2

Biểu hiện

Nguyên nhân

Giải pháp

Số thực nhận và
số chi kỳ này
không bằng
nhau

Có thể do đơn vị
chưa hạch toán
hết các nghiệp vụ
chi vào trong
phần mềm

Vào Tìm kiếm, nhấn tìm tất cả theo
khoảng thời gian báo cáo bị sai, sau
đó lọc theo tài khoản nợ 6612 xem
đã hạch toán đủ số chi chưa?
- Nếu chưa nhập đủ thì phải nhập đủ
số liệu đã chi vào phần mềm
- Nếu đã nhập đủ số chi vào tài khoản
6612 thì kiểm tra xem đã lập bảng kê
và thanh toán theo đúng số đã chi đó
chưa. Nếu chưa lập bảng kê và thanh
toán thì phải thực hiện lập bảng kê và
thanh toán toàn bộ số chi đó

Số liệu đã hạch
toán vào TK
nguồn kinh phí
(441,461,462)
và Chi hoạt

động (241, 661,
662) nhưng
không lên báo
cáo?

Có thể do Nguồn
kinh phí hạch
toán liên quan
đang nằm ngoài
hệ thống nguồn
mặc định của
chương trình
Hệ thống nguồn
mặc định quy
định theo mã
nguồn và quy

Để tìm ra nguồn ngoài hệ thống: vào
Danh mục/Mục lục ngân sách/Nguồn
kinh phí: kiểm tra mã nguồn xem có
thuộc mã nguồn từ 1 đến 6 không?
Nếu có mã nguồn bắt đầu từ 7 trở đi
là do người dùng thêm nguồn mới
nằm ngoài hệ thống nguồn mặc định
Khắc phục:
Bước 1: Khai báo lại nguồn: Vào
Danh mục/Mục lục ngân sách/Nguồn
kinh phí: chọn đúng nguồn cha liên
9

3

4

định lên báo cáo
B02-1h khi in
theo mẫu QĐ19,
1. Ngân sách
Trung ương=>
lấy lên cột NSNN
giao
2. Ngân sách
Tỉnh=> lấy lên
cột NSNN giao
3. Ngân sách
Huyện=> lấy lên
cột NSNN giao
4. Phí lệ phí để
lại=> lấy lên cột
Phí lệ phí để lại
5. Viện trợ, tài
trợ=> lấy lên cột
Viện trợ tài trợ
6. Nguồn khác=>
lấy lên cột Nguồn
khác

quan, tạo thêm nguồn mới tương
đương.

Bước 2: Chuyển nguồn. Vào Danh
mục/Mục lục ngân sách/Nguồn kinh
phí: bấm chuột phải vào nguồn bất
kỳ/chuyển nguồn: Tích vào nguồn
cần chuyển (nguồn khai báo sai mã
nguồn) và chọn nguồn cần chuyển
đến (nguồn vừa khai báo lại ở bước
1) + Tích nút Xóa nguồn sau khi
chuyển=> Thực hiện=> Vào Tiện
ích/Bảo trì dữ liệu

Số liệu kinh phí
thực nhận lên
đủ nhưng kinh
phí đề nghị
quyết toán lên
thiếu, số tiền
thiếu hiển thị ở
chỉ tiêu kinh phí
kỳ trước chuyển
sang với số tiền
âm?

Có chứng từ chi
Nợ TK 6612
hạch toán nhầm
vào Nợ TK
6611(bằng đúng
số tiền thiếu)

Vào Tìm kiếm: tìm Nợ TK 6611 và
sửa lại thành Nợ TK 6612

Số liệu các chỉ
tiêu đều đúng
tuy nhiên chỉ
tiêu dòng 5 Lũy
kế từ đầu năm
bị hiển thị số
tiền âm?

Số dư đầu năm
của dữ liệu đang
để trên TK 4612,
6612

Vào Tệp/thông tin dữ liệu: kiểm tra
dữ liệu có phải là liên năm không?
- Nếu là liên năm: Thực hiện lập bút
toán Kết chuyển cuối năm
- Dữ liệu 1 năm: Kiểm tra nếu số dư
đang để ở 4612, 6612 thì xóa đi hoặc
sao chép về 4611, 6611
Lưu ý: Nhiều khi quan sát bằng mắt
thì không thấy có số dư trên tk 4612,
10


6612 do có số âm dương +- bằng 0
nên cần tích chuột vào từng TK

46121, 46122 và quan sát phần chi
tiết xem có số liệu hay không, nếu có
thì xóa đi
5

Dòng kinh phí
kỳ trước chưa
sử dụng chuyển
sang đầu năm bị
sai, đang hiển
thị cả số tiền
của khoản chi
năm trước chưa
được duyệt
hoặc chưa được
ghi thu ghi chi?

Với khoản chi
Vào Nghiệp vụ\Nhập số dư ban đầu
năm trước chưa tìm đến khoản chi chưa được duyệt
được duyệt, chưa bỏ tích nút Kho bạc duyệt
được ghi thu ghi
chi thì trong
Nghiệp vụ/Số dư
ban đầu phải bỏ
tích ô Kho bạc
duyệt nhưng khi
này lại đang tích
nút Kho bạc
duyệt nên số chi

này bị đưa vào
báo cáo B02-1h

Để kiểm tra báo cáo F02-1H: Báo cáo chi tiết kinh phí hoạt động, người sử
dụng vào Báo cáo/Báo cáo tài chính/F02-1H: Báo cáo chi tiết kinh phí hoạt
động, chọn tham số để xem báo cáo thường xảy ra các vấn đề trên báo cáo này
đó là:
STT Biểu hiện
Nguyên nhân
Giải pháp
1

Cột kinh phí
kỳ trước
chuyển sang
bị sai, đầu
quý 2 không
bằng cuối quý
1, số tiền hiển
thị là số tiền
dương

Trong quý 1 có phát sinh
chứng từ Có TK 6612, nghiệp
vụ để là không chọn hoặc thực
chi

Vào tìm kiếm, tìm Có TK
6612, Nếu có phát sinh Có
TK6612 thì phải chọn

nghiệp vụ là Giảm chi. Đối
với chứng từ Nợ TK
4612/Có TK 6612: nghiệp
vụ đúng phải là Khôi phục.
Nếu không phải là giảm
chi, khôi phục thì là hạch
toán sai, thừa: xóa bỏ hoặc
sửa lại hạch toán cho đúng
đắn

11


2

Cột kinh phí
kỳ trước
chuyển sang
bị sai ngay
khi in tháng
1, quý 1 hoặc
kỳ kế toán
năm.

Trong Menu Nghiệp vụ/Nhập
số dư ban đầu: trong TK
461(4611, 4612) và TK
661(6611,6612) có số dư chi
tiết MLNS không khớp nhau
do dữ liệu được tạo từ dữ liệu

năm trước mà năm trước đơn
vị nhập liệu số rút và số chi
chưa đúng hoặc rút tạm ứng
mục này chi cho mục khác
nhưng chưa làm điều chỉnh số
rút theo số chi (lưu ý nhiều
trường hợp nhìn 4612, 6612
không có số dư nhưng bên
trong thực tế có số âm dương
với tổng bằng 0)

Vào Nghiệp vụ/Nhập số dư
ban đầu: Nhập lại số dư
TK 4611, 6611 cho khớp
đúng chi tiết MLNS=> Có
thể sao chép từ 6611 sang
4611 và ngược lại nhưng
khi sao chép 4611 sang
6611 phải tích Kho bạc
duyệt). Kiểm tra số dư TK
4612 vàTK 6612, không để
số dư trên TK 4612,
6612=> Nếu có thì phải
nhập dồn lên 4611, 6611.

Do đơn vị có bút toán Kết
Vào Sổ cái/Chứng từ
chuyển số dư cuối năm (số tiền nghiệp vụ khác: thêm thử
hiển thị âm)
chứng từ kết chuyển cuối

năm, nếu báo đã có thì tìm
và xóa đi.
Do đơn vị có chứng từ hạch
toán Có TK 6611, nghiệp vụ
Xuất toán (số tiền hiển thị
dương)

Đơn vị tự kiểm tra xem
thực tế có khoản xuất toán
không (Xuất toán là ghi
giảm các khoản chi năm
trước ), nếu có thì hiển thị
số liệu xuất toán là báo
cáo đang đúng. Nếu không
thì căn cứ vào nghiệp vụ
thực tế sửa cho đúng (ví dụ
nếu là giảm các khoản chi
năm nay thì là có TK 6612,
nghiệp vụ Giảm chi hoặc
thừa thì xóa đi).

Dữ liệu liên năm, năm trước số Tách dữ liệu và nhập lại
rút Có TK 4612 và số chi 6612 số dư TK 4611, 6611
không khớp nhau chi tiết số
tiền trên MLNS mà đơn vị
không có bút toán điều chỉnh
4. Hiệu quả của Sáng kiến kinh nghiêm:
12

Trên đây là một số kinh nghiệm mà bản thân tôi đã đúc rút từ thực tế công
việc kết hợp với việc được tiếp cận, sử dụng phần mềm kế toán trên máy vi tính
trong nhiều năm qua và qua nghiên cứu tài liệu . Tuy không phải là những chuẩn
mực tuyệt đối song tôi nghĩ đó là những việc làm thiết thực và cần thiết đối với
bản thân tôi nói riêng và đối với những người làm công tác kế toán nói chung.
Bởi khi tôi áp dụng những biện pháp trên bản thân tôi đã thu được những kết
quả tối ưu trong quá trình thực hiện các cáo quyết toán định kỳ và cuối năm của
đơn vi.Từ đó đã đem lại cho tôi một cách làm việc chuyên nghiệp hơn, giải
quyết công việc một cách kịp thời và hiệu quả, giảm được thời gian, công sức rất
nhiều. Mỗi khi đã nắm vững về nguyên lý cũng như công tác hạch toán kế toán,
kết hợp sử dụng thành thạo phần mềm kế toán trên máy vi tính .Ước tính của
bản thân tôi sẽ giúp kế toán giảm được ½ khối lượng công việc đang làm tại các
đơn vị. Từ đó với một người kế toán có thể đảm nhiệm khối lượng công việc
của 2 đơn vị được.
III.KẾT LUẬN, KIẾN NGHỊ
1.Kết luận:
Công kế toán giữ vai trò rất quan trọng trong việc chấp hành ngân sách Nhà
nước tại các đơn vị, được Nhà nước sử dụng như một công cụ sắc bén có hiệu
lực trong việc quản lý ngân sách Nhà nước tại đơn vị góp phần đắc lực vào
việc sử dụng các nguồn vốn (trong đó cơ bản là vốn ngân sách) một cách tiết
kiệm, kế toán là công việc tổ chức thông tin bằng số liệu để quản lý và kiểm
soát nguồn kinh phí tình hình sử dụng, quyết toán kinh phí, tình hình sử dụng
các loại vật tư, tài sản công, tình hình chấp hành dự toán thu, chi và thực hiện
các tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước.
Đối với kế toán công tác hoàn thành báo cáo quyết toán là khâu cuối cùng
của viêc hạnh toán kế toán, số liệu trong báo cáo quyết toán mang tính chất
tổng quát, toàn diện tình hình tài sản, tình hình cấp phát, tiếp nhận kinh phí của
Nhà nước, kinh phí tài trợ … và tình hình sử dụng từng loại kinh phí tại các
đơn vị trường học, phục vụ cho việc kiểm tra, kiểm soát tình hình chi, quản lý
tài sản của nhà nước, tổng hơp, phân tích đánh giá các hoạt động của mỗi đơn

vị.
2 Kiến nghị:
* Đối với đồng nghiệp:
- Để đáp ứng yêu cầu công tác kế toán, nâng cao chất lượng quản lý tài
chính tại các đơn vị, trước hết đòi hỏi người kế toán phải xác định rõ vai trò,
trách nhiệm của công tác kế toán. Mỗi người kế toán cần nắm vững các chế độ
chính sách, các nghị định về chế độ tài chính, các thông tư hướng dẫn của bộ
Tài chính. Đặc biệt là phải nắm chắc về nguyên lý của công tác hạch toán kế
toán,phải biết sử dụng thành thạo máy tính và mạng Inter net, Gmail để có thể
cập nhật được nhiều thông tin về chính sách, chế độ mới của Nhà nước cũng
như địa phương mình đang công tác,không ngừng học hỏi, trao đổi thông tin
chuyên môn với đồng nghiệp, cơ quan cấp trên.
* Đối với các cấp lãnh đạo:
13


Kính mong các cấp lãnh đạo quan tâm hơn nữa đến công tác kế toán nói
chung, kế toán ngành Giáo dục nói riêng.
Đề tài này chắc chẵn sẽ không tránh khỏi những thiếu sót, Tôi rất mong
hội đồng khoa học các cấp góp ý để bản thân tôi có thêm nhiều kinh nghiệm tốt
hơn trong công tác kế toán tài chính tại đơn vị./.
Xin chân thành cảm ơn!
XÁC NHẬN CỦA THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ

Thanh hóa, ngày 11 tháng 4 năm 2018.
Tôi xin cam đoan đây là sáng kiến kinh
nghiệm của mình viết, không sao chép nội
dung của người khác.
Người viết SKKN

Nguyễn Thị Lan
IV. TÀI LIỆU THAM KHẢO:
- Thông tư 01/2007/TT-BTC ngày 02 tháng 01 năm 2007 về hướng dẫn xét
duyệt, thẩm định và thông báo quyết toán năm đối với các cơ quan hành chính,
đơn vị sự nghiệp;
- Luật Ngân sách nhà nước số 83/2015/QH13 ngày 25/6/2015;
- Nghị định số 163/2016/NĐ- CP ngày 21 tháng 12 năm 2016 của Chính
phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Ngân sách nhà nước
- thông tư số 324/2016/TT- BTC ngày 21/12/2016 của Bộ tài chính quy
định hệ thống Mục lục ngân sách nhà nước;
- Công văn số 7078/BTC- KBNN ngày 30 tháng 5 năm 2017 của Bộ Tài
chính về việc hướng dẫn thực hiện một số nội dung của mục lục ngân sách;
- Thông tư số107/2017/TT- BTC ngày 10 tháng 10 năm 2017 của Bộ Tài
chính hướng dẫn chế độ kế toán Hành chính sự nghiệp;
- Cẩm nang quản lý tài chính kế toán trong các cơ quânđơn vị hành chính sự
nghiệp( NXB tài chính/2015)
- Tài liệu hướng dấn thực hành hạch toán kế toán trong các đơn vị trường
học và 99 sơ đồ kế toán áp dụng mói nhất ( NXB tài chính 2013);
- Tài liệu tập huấn MISA,Mimosa.net 2017.

14


15