kỸ NĂNG VIẾT THÔNG ĐIỆP TIÊU CỰC NHÓM 9

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH
KHOA NGOẠI THƯƠNG

GIAO TIẾP KINH DOANH

KỸ NĂNG
VIẾT THÔNG ĐIỆP
TIÊU CỰC
Nhóm 9:
1. Trần Thảo An
2. Nguyễn Thị Ngọc Huyền
3. Đỗ Thị Kim Ngọc
4. Nguyễn Thị Hồng Nhung
5. Nguyễn Ái Quyên
6. Võ Thị Thùy Trang
7. Phan Thị Bích Trâm
8. Lê Tất Thanh
9. Đặng Hồng Thủy
Lớp: VBNT001


Mục lục

LỜI MỞ ĐẦU..................................................................................................................... 2
1.

Thông điệp tiêu cực và cách truyền đạt thông điệp hiệu quả.................................... 3
1.1

Định nghĩa ............................................................................................................. 3

1.2

Sử dụng cách gián tiếp (Phương pháp quy nạp) cho thông điệp tiêu cực ............. 4

1.2.1 Khái niệm về cách gián tiếp (phương pháp quy nạp) ...................................... 4
1.2.2 Ưu điểm của cách viết gián tiếp....................................................................... 4
2.

Chiến thuật dùng cách gián tiếp để viết thư tín ........................................................ 5
2.1

Xác định rõ nội dung............................................................................................. 6

2.2

Các bước cụ thể của thông điệp tiêu cực............................................................... 7

2.2.1 Lời đệm mở đầu:.............................................................................................. 7
2.2.2 Giải thích hợp lý .............................................................................................. 7
2.2.3 Thông tin tiêu cực ............................................................................................ 8
2.2.4 Giải pháp mang tính xây dựng....................................................................... 10
2.2.5 Kết thúc thân thiện ......................................................................................... 10
3.

Ứng dựng phương pháp gián tiếp để viết thông điệp tiêu cực................................ 10

4.

Một số loại thông điệp tiêu cực............................................................................... 20
4.1

Từ chối yêu cầu ................................................................................................... 20

4.2

Từ chối điều chỉnh............................................................................................... 21

Tài liệu tham khảo ............................................................................................................ 24

1


LỜI MỞ ĐẦU
Trong cuộc sống hàng ngày, chúng ta thường giao tiếp với mọi người thông qua nhiều
phương thức khác nhau như: lời nói, dùng cử chỉ, hay viết… , và trong quá trình giao tiếp đó có
những thông điệp mà người nhận muốn nghe và cả những thông điệp mà người nhận không
muốn nghe nhưng mọi người thường không chú ý rằng những điều mà người nhận không muốn
nghe đôi khi sẽ ảnh hưởng xấu đến mối quan hệ hiện có nếu người truyền đạt sử dụng từ ngữ
không đúng cách, trong giao tiếp kinh doanh cũng v ậy ngoài những thông điệp mang tính tích
cực thì những thông điệp mang tính tiêu cực sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến công việc kinh doanh,
thật sự để sử dụng những thông điệp tiêu cực này 1 cách hiệu quả trong văn nói đã khó thì trong
văn viết lại càng khó hơn nhiều vì chúng ta phải sử dụng những câu từ, lời lẽ 1 cách cẩn trọng để
không làm xúc phạm đến khách hàng hay đối tác của mình, ví dụ :để viết 1 lá thư xin lỗi đến
khách hàng về việc giao 1 hàng hóa không đúng kích cỡ quy định như trong hợp đồng mà vẫn
không làm mất lòng tin nhiều đến khách hàng là cả 1 quá trình gian nan và thử thách.
Vậy để làm thế nào trong văn viết mà thông điệp tiêu cực của ta không chỉ có sức nặng và
còn đáng được tôn trọng, để nói không trở thành một thông điệp tiêu cực hoàn hảo, Dường như
đó là cả một khoa học của nghệ thuật. Bạn phải đi qua các giai đoạn tuần tự, từ chuẩn bị, đưa ra
và hoàn tất thông điệp đó. Trong mỗi giai đoạn lại có cách xử lý, dùng câu từ khác nhau. Mục
đích cuối cùng không phải là phủ nhận, chỉ trích hay loại bỏ quan điểm, ý kiến, giá trị của người

khác mà là khẳng định được những điều mình quan tâm, giá trị của bản thân và đạt được sự đồng
thuận của mọi người.
Nghiên cứu về nội dung và cách để viết 1 thông điệp tiêu cực có hiệu quả sau đây sẽ giúp
chúng ta hiểu rõ hơn về thông điệp tiêu cực và cách sử dụng chúng một cách hiệu quả trong nghệ
thuật viết.

2


1. Thông điệp tiêu cực và cách truyền đạt thông điệp hiệu quả
1.1

Định nghĩa
Thông điệp tiêu cực là một thông điệp mà người nhận cảm thấy khó chịu, đáng thất vọng,

hoặc bất lợi (không thiện chí).
Ví dụ, một thông điệp tiêu cực được viết để từ chối yêu cầu của bạn hoặc công ty, tổ chức
của bạn. Bức thư này có thể cung cấp thông tin về sự thay đổi chính sách mà nhân viên không
ủng hộ, hoặc về việc tăng giá mà khách hàng không mong muốn.
Soạn một thông điệp tiêu cực là một thách thức bởi vì đó là cơ hội để người viết hay
người nói giải quyết thành công những vấn đề kinh doanh thường gặp. Với một thông điệp tiêu
cực được truyền đạt một cách hiệu quả, người gửi có thể có thêm được một người bạn cho mình
hay một khách hàng cho tổ chức.
Đối với các doanh nghiệp hiện nay thì giao tiếp được ví như là 1 cánh tay đắc lực cho việc
tạo ra lợi nhuận và đặc biệt là vấn đề sinh tồn của công ty, với 1 thông điệp tiêu cực mà người
nhận được cảm thấy thoải mái, không bức xúc hay giảm bớt được phần nào những ý nghĩ tiêu
cực thì đó được cho là thành công đối với người viết.
Nếu 1 bài viết về việc xin lỗi khách hàng vì đã g ửi nhầm hàng, không đúng size, hàng bị
lỗi… của công ty gửi cho khách hàng không hiệu quả thì việc mất khách hàng là điều chắc chắn
có thể xảy ra, chẳng những thế việc mất khách hàng tiềm năng từ những thông tin tiêu cực mà

khách hàng truyền đi cũng gây thi ệt hại cho công ty, tuy nhiên nếu thông điệp được viết 1 cách
hiệu quả khiến khách hàng vẫn giữ được thái độ tốt đối với công ty thì công ty sẽ giảm được
nhiều rủi ro từ phía khách hàng.
Có rất nhiều công ty hiện nay rơi vào cảnh bế tắc do không xây dựng hay xây dựng chưa
tốt tính thiện chí đối với khách hàng từ đó dẫn đến việc mất khách hàng đang có và khách hàng
tiềm năng, vì vậy việc nghiên cứu về cách ứng xử giao tiếp đối với khách hàng có ý nghĩa hết
sức quan trọng trong văn viết nói chung và viết thông điệp tiêu cực nói riêng, một thông điệp
tiêu cực viết ra đều thể hiện qua 2 mặt, một là tạo kẻ thù và hai là tạo một người bạn trung thành,
ông bà ta có câu “kết thêm 1 người bạn là bớt đi 1 kẻ thù” chính vì thế người viết thông điệp tiêu
cực phải biết thêm bớt lời văn như thế nào để có thể tạo ra mối quan hệ tốt đẹp đối với người
nhận thông điệp.

3


1.2
1.2.1

Sử dụng cách gián tiếp (Phương pháp quy nạp) cho thông điệp tiêu cực
Khái niệm về cách gián tiếp (phương pháp quy nạp)
Chiến lược chung để chuyển tải tất cả các loại thông điệp tiêu cực là sử dụng cách gián

tiếp. Với cách gián tiếp, thông tin gây thất vọng được trình bày sau khi đưa ra nguyên nhân giải
thích việc từ chối yêu cầu hoặc phải đưa ra những thông tin không mong đợi khác. Cách gián
tiếp giúp người nhận có được sự chuẩn bị về tâm lý. Nghiên cứu chỉ ra rằng con người sẽ dễ
dàng chấp nhận thông tin từ chối hơn khi họ được chuẩn bị trước cho việc đó.
1.2.2

Ưu điểm của cách viết gián tiếp
Ưu điểm quan trọng của cách gián tiếp là nó làm cho người nhận chấp nhận thông tin tiêu

cực mà người gửi buộc phải gửi cho họ và vẫn duy trì mối quan hệ tốt đẹp giữa đôi bên. Sử dụng
cách gián tiếp có được những ưu điểm trên vì nó có thể giữ được sự bình tĩnh cho ngư ời nhận
trong suốt quá trình tiếp cận dần dần. Nó dành thời gian để làm lắng xuống nỗi lo lắng boăn
khoăn của người nhận thông tin. Cách gián tiếp cơ hội giải thích những nguyên nhân và bày tỏ
quan điểm. Nếu thông tin từ chối được đưa ra trước tiên, người nhận tin có thể lờ đi phần còn lại
của bức thư ngay cả khi có sự giải thích hợp lý sau những tin xấu này, họ cũng sẽ không bao giờ
chấp nhận.
Nếu bức thư được soạn thảo hoặc trình bày một cách cẩn trọng theo quan điểm của người
nhận thì khi đó ngư ời nhận cho rằng thông tin từ chối là phù hợp và có thể chấp nhận được. Cách
trình bày bức thư này một cách hiệu quả là chỉ ra một cách rõ ràng rằng thông tin từ chối trong
tình huống đó là điều có lợi nhất cho người nhận. Nó có thể mang lại một quyết định có lợi cho
người nhận. Mục tiêu của việc soạn thảo thông điệp tiêu cực là có được phản ứng tích cực của
người nhận.
Trong giao tiếp sử dụng cách gián tiếp để truyền tải thông tin tiêu cực,bạn sẽ trình bày
nguyên nhân giải thích việc từ chối yêu cầu hoặc phải đưa ra những thông tin không mong đợi
khác trước những thông tin gây bất lợi. Cách gián tiếp giúp người nhận có được sự chuẩn bị về
tâm lý. Nghiên cứu chỉ ra rằng con người sẽ dễ dàng chấp nhận thông tin từ chối hơn khi họ
được chuẩn bị trước cho việc đó.
Để thực hiện giao tiếp hiệu quả, cần phải kết hợp chặt chẽ các kiến thức cơ bản của giao
tiếp kinh doanh như: nguyên tắc KISS, phân tích tình huống giao tiếp, phân tích người nhận và
sử dụng diễn giải, nguyên tắc về từ ngữ, phát triển câu, hình thành đoạn, nguyên tắc
4


ABC,5C,7C,…để phát triển thông điệp. Đặc biệt, phân tích người nhận và sử dụng quan điểm
của người nhận.

2. Chiến thuật dùng cách gián tiếp để viết thư tín
Mục này viết về những chỉ dẫn cụ thể cho việc sử dụng cách gián tiếp để viết một thông

điệp tiêu cực. Thêm vào đó, người viết phải sử dụng những nguyên tắc cơ bản của việc truyền
đạt thông tin hiệu quả đã trình bày ở chương 1, 2 và 5. Cách gián tiếp có thể được sử dụng hiệu
quả cho nhiều loại bức thư từ chối khác nhau cả bằng văn viết và văn nói– từ chối những lời đề
nghị , yêu cầu, quyết định không thuận lợi, hoặc thông tin tiêu cực mà không cần hồi đáp.
Nội dung chính của thư khi sử dụng cách viết gián tiếp cho thông điệp tiêu cực bao gồm
5 phần như sau:
1. Phần đệm mở đầu
a. Thiết lập sự hài hòa
b. Xây dựng thiện chí
c. Tích cực
d. Duy trì sự trung lập
e. Giới thiệu những giải thích
2. Giải thích hợp lý
a. Liên quan đến phần mở đầu
b. Trình bày lập luận thuyết phục
c. Nhấn mạnh quyền lợi của người nhận
d. Dùng kỹ thuật mềm dẻo
e. Tích cực
3. Thông tin tiêu cực
a. Liên quan tới phần giải thích hợp lý
b. Ngụ ý hoặc đưa ra thông tin tiêu cực một cách rõ ràng
c. Sử dụng kỹ thuật mềm dẻo
d. Đưa ra thông tin tiêu cực một cách nhanh chóng.
e. Tích cực
f. Nói lên những gì có thể làm được (thay vì những điều không thể làm
được)
5


g. Tránh lời biện hộ

4. Sự tiếp tục mang tính xây dựng
a. Đưa ra một giải pháp khác
b. Đưa ra lập luận bổ sung
5. Kết thúc thân thiện
a. Xây dựng thiện chí
b. Cá nhân hóa phần kết
c. Ở ngoài chủ đề tiêu cực
d. Nên cởi mở
e. Nên lạc quan
Nhận định: quy nạp là kết về một mối, là quá trình lập luận,lý luận những lý lẽ mà nhứng
lý lẽ đó được đặt trong một mối quan hệ chung để chứng minh cho một kết luận,một đối tượng
nào đó.Lý luận theo quy nạp là trước nhất tìm hiểu nhiều yếu tố riêng rẽ , tưng phần, từng bộ
phận, sau đó tìm th ấy trong những phần riêng rẽ đó một tính cách chung để dẫn về một kết luận
chung cho vấn đề mà kết luận chung đó thâu tóm được những cái riêng lẻ.
2.1

Xác định rõ nội dung
Trước tiên phải phân tích mỗi tình huống giao tiếp để xác định rõ:
-

Mục đích sơ cấp và thứ cấp của thông điệp

-

Nội dung cơ bản của thông điệp.

Tiếp theo, cần trả lời những câu hỏi sau:
-

Những ý nào tôi có thể sử dụng trong phần mở đầu để thiết lập sự hài hòa và xây

dựng tinh thần thiện chí trong trường hợp cụ thể này?

-

Tại sao phải dựa trên quyền lợi của người nhận để chối yêu cầu hay trình bày
những thông tin bất lợi?

-

Tôi có thể đề nghị người nhận một giải pháp khác hay không?

-

Thông điệp thân thiện nào tôi có đưa ra ở phần kết ngoài chủ đề chính?

Một khi đã xác đ ịnh được những mục đích và nội dung của thông điệp tiêu cực thì việc
thực hiện cách gián tiếp để biên soạn thông điệp sẽ dễ dàn hơn. Trong những mục kế tiếp, bản
phác thảo của phương pháp này sẽ được làm rõ.

6


2.2

Các bước cụ thể của thông điệp tiêu cực

2.2.1
-

Lời đệm mở đầu:

Phần đệm mở đầu cần đáp ứng những yêu cầu sau:

 Thiết lập sự hài hòa
 Xây dựng thiện chí, tích cực
 Duy trì thái độ trung lập
 Đưa ra lời giải thích
Phần đệm mở đầu thường có từ một đến ba câu, thường nằm trong đoạn đầu bức thư.
Phần mở đầu gắn người nhận và người gửi trong cùng một lợi ích để tạo ra sự gắn bó.
Xây dựng tinh thần thiện chí bằng cách sử dụng những từ ngữ nhã nhặn, lịch thiệp, lạc
quan, tích cực , tránh những từ ngữ mang tính phủ định, tiêu cực sẽ giúp tạo ra một không khí
thuận lợi và làm cho người nhận dễ dàng chấp nhận thông điệp hơn.
Hai yêu cầu cuối của phần đệm mở đầu là duy trì thái độ trung lập và đưa ra lời giải
thích, chúng có mối quan hệ mật thiết với nhau.
Để người nhận đọc hết phần đệm mở đầu và bước vào phần giải thích hợp lý tiếp theo đó
thì không đưa ra thông tin tiêu cực ngay.
Phần đệm mở đầu không nên hàm ý việc đồng ý hay là từ chối, cũng không nên d ẫn dắt
người nhận thiên về một hướng nào.
Yêu cầu cuối cùng là chuẩn bị cho việc giải thích được thuận lợi, đó là việc bắt đầu đưa
ra lời giải thích. Trong câu cuối của phần đệm mở đầu, hàm chứa một vài dấu hiệu của phần giải
thích. Việc đó tạo ra chiến lược để giải thích một cách hợp lý ở những phần sau trong thông điệp,
và nó hỗ trợ trong việc tạo ra sự gắn bó.
2.2.2

Giải thích hợp lý
Phần 2 của phương pháp quy nạp là sự giải thích thuyết phục. Đoạn giải thích thuyết

phục thường bắt đầu kế ngay sau phần mở đầu và nó thường được viết tóm gọn trong một đoạn
văn.
Nếu phần giải thích quá ngắn, đoạn văn đó có thể bao gồm cả phần thông tin tiêu cực.

Phần giải đáp mang tính xây dựng có thể liền kề ngay sau phần thông tin tiêu cực trong cùng một
7


đoạn văn trên. Như vậy, những thông tin tiêu cực sẽ được giấu ở giữa đoạn văn. Ngoài ra, phần
giải thích có thể dài đến hai hay nhiều đoạn văn.
Khía cạnh quan trọng nhất của phương pháp qui nạp là lập luận giải thích được đưa ra
trước thông tin tiêu cực.
Sau phần mở đầu, lý do truyền tải thông điệp tiêu cực đó được trình bày. Những lý do
này nên chỉ ra những thông tin tiêu cực đó có lợi nhất cho người nhận như thế nào. Nên trình bày
trong một thái độ điềm tĩnh, thuyết phục và thân mật trên quan điểm của người nhận.
Yêu cầu cụ thể của phần giải thích hợp lý:
 Nó phải liên quan chặt chẽ với phần đệm mở đầu.
 Trình bày lập luận thuyết phục.
 Nhấn mạnh vào quyền lợi và lợi ích của người nhận
 Phải rõ ràng, chắc chắn và đáng tin cậy.
Nên sử dụng những kỹ thuật để liên kết chặt chẽ với phần đệm mở đầu để có lập luận
thuyết phục và làm cho dòng suy nghĩ tr ở nên mạch lạc hơn. Quá trình l ập luận thuyết phục sẽ hỗ
trợ cho việc đưa ra thông tin tiêu cực, do đó trong quá trình so ạn thảo ta nên đặt trọng tâm vào
quyền lợi và lợi ích của người nhận. Mục đích cuối cùng của thông điệp là phản ứng tích cực của
người nhận.
Muốn diễn đạt một cách lôi cuốn và thuyết phục rằng lợi ích của người nhận đã đư ợc cân
nhắc cẩn thận trước khi đi đến quyết định cuối cùng, nên sử dụng những quy tắc nhấn mạnh
trong phần giải thích. Bắt đầu từ điểm có lợi nhất cho người nhận. Không đi quá sâu vào việc
giải thích vì sẽ gây bất lợi cho quá trình lập luận.
Trình bày sự giải thích theo hướng tích cực, tránh từ ngữ tiêu cực.
2.2.3

Thông tin tiêu cực
Sau phần mở đầu và phần giải thích hợp lý, bạn đã sẵn sang để trình bày thông tin tiêu

cực.
Bước này bao gồm sự từ chối lời yêu cầu, quyết định bất lợi, và những thông tin gây thất
vọng khác.Nếu phần mở đầu và giải thích đạt hiệu quả tốt, người nhận sẽ dần chấp nhận thông
tin tiêu cực.

8


Mục đích chính của việc trình bày thông tin tiêu cực là để chắc chắn rằng người nhận
hiểu được thông tin tiêu cực trong thông điệp của bạn một cách rõ ràng.
 Một số trường hợp, thông tin tiêu cực được diễn đạt bằng hàm ý. Làm cho người nhận
hiểu được lý do quyết định của bạn mà vẫn duy trì mối quan hệ:
Ví dụ:
“Chỉ được phép hút thuốc ở hành lang” nó sẽ dễ nghe hơn là“ cấm hút thuốc lá trong
phòng học và phòng làm việc”. Cả hai đều nói về 1 việc, nhưng phát biểu đầu tiên thì mang tính
tích cực hơn.
 Một số trường hợp, thông tin tiêu cực được diễn đạt bằng những từ ngữ thẳng thắn. Đó là
lúc bạn tin rằng sự từ chối hàm ý là không đủ mạnh hoặc khiến người khác hiểu sai.
Ví dụ:
Trong trường hợp từ chối được nhận vào học ở một trường Cao đẳng nào đó, thì thông
điệp từ chối phải dứt khoát bằng từ ngữ rõ ràng,như “ vì vậy, hội đồng sẽ không chấp nhận đơn
xin gia nhập của bạn”. Như vậy sẽ không để lại sự nghi ngờ trong người đọc.
 Lưu ý: khi viết
-

Phần thông tin tiêu cực của thông điệp phải đặt ngay sau phần giải thích hợp lý, và đừng
bao giờ đặt thông tin tiêu cực trong những đoạn văn riêng rẽ. tin xấu có thể được theo sau
bởi một sự giải thích kèm theo hay gợi ý một phương án thay thế. Sắp đặt như vậy sẽ
giấu thông tin tiêu cực bên trong đoạn văn và giảm tính tiêu cực.

-

Thông tin tiêu cực nên được trình bày ngắn gọn đến mức có thể, nên sử dụng những từ
ngữ lạc quan, thẳng thắng và tránh những từ tiêu cực.

-

Nên nói những điều được làm và không nói những điều không được làm để làm giảm tính
tiêu cực.

-

Nên tránh xin lỗi suốt từ đầu đến cuối thông điệp, vì điều đó làm người ta chú ý hơn vào
tính chất tiêu cực của tình huống.
 Tóm lại, thông tin tiêu cực có thể được ngụ ý, hoặc tuyên bố thẳng thắn, theo sau là
sự giải thích hợp lý, sử dụng những từ ngữ để làm giảm tính tiêu cực của nó.
Sau khi đưa ra thông tin tiêu cực, bước tiếp theo của phương pháp quy nạp là cung cấp

những giải pháp mang tính xây dựng đối với vấn đề mà người nhận gặp phải.

9


2.2.4

Giải pháp mang tính xây dựng
Cần đưa ra những giải pháp khác cho vấn đề đang giải quyết hoặc nếu không được thì

bạn phải đưa thêm những lý do để biện minh cho những tin bất lợi này

Ví dụ: Nếu bạn được mời quay về trường trung học vào ngày 25 tháng 5, nói về việc thi
tuyển vào trường đại học, nhưng thời gian biểu của bạn không cho phép, thì bạn có thể đề nghị 1
người khác hoặc 1 ngày khác.
Nếu bạn không thể đưa ra được cách giải quyết hay lời đề nghị nào khác cho vấn đề đang
gặp phải, thì bạn nên giữ lại phần giải thích hợp lý và đ ặt nó sau thông tin tiêu cực. Điều này
giúp cho người nhận có thể chấp nhận những thông tin không tốt bằng cách nói giảm đi tầm quan
trọng và đưa ra thêm lời giải thích cho những thông tin xấu này.
2.2.5

Kết thúc thân thiện
Một kết thúc thân thiện sẽ mang tâm trí người đọc khỏi thông tin tiêu cực và mang lại

một cơ hội xây dựng thiện chí.
Phần kết thúc nên liên hệ với chủ đề, đồng thời tránh đề cập những tin xấu. Nó nên liên
hệ nhiều với giải pháp mang tính xây dựng, hoặc là biểu hiện sự đánh giá cao của bạn đối với
người nhận
Phần kết không nên nhắc nhở người nhận về bất cứ điều gì liên quan đến thông tin tiêu
cực mà bạn đã chuy ển tải trước đó. Không nên có những từ ngữ xin lỗi như “một lần nữa chúng
tôi rất xin lỗi vì đã không th ể thực hiện theo yêu cầu của ông”. Điều đó chỉ làm người nhận nhớ
đến thông tin tiêu cực mà thôi.
Phần kết có thể bao gồm một vài nhận xét thân thiện phù hợp với người nhận.

3. Ứng dựng phương pháp gián tiếp để viết thông điệp tiêu cực
TÌNH HUỐNG:
Công ty Lê Chiến hiện có 6 xí nghiệp may trực thuộc ở sáu tỉnh thành trong nước.Trong
đó, xí nghiệp A ở Bình Dương chuyên sản xuất đồng phục công sở đã hoạt động được 7 năm.
Xí nghiệp có dây chuyền thiết bị sản xuất hiện đại và khép kín, hàng tháng cho ra đời trên
100,000 sản phẩm quần áo cao cấp các loại, giải quyết công ăn việc làm cho hơn 400 lao động
phổ thông, đóng góp một phần cho ngân sách nhà nước.
10

Bên cạnh việc chăm lo sản xuất, xí nghiệp còn chú ý quan tâm đến đời sống của cán bộ
công nhân viên. Hàng quý, đ ể thể hiện đúng phương châm làm hết sức, chơi hết mình, xí nghiệp
thường tổ chức nhiều hoạt động văn nghê, thể thao bổ ích như: giải bóng đá, bóng chuyền, cầu
lông, các cuộc thi tìm kiếm giọng hát hay.. nhằm cải thiện đời sống tinh thần và nâng cao tình
đoàn kết trong xí nghiệp.
Tham gia nhiều công tác xã hội cũng là 1 vấn đề xí nghiệp quan tâm, xí nghiệp thường tổ
chức các đợt khuyên góp, ủng hộ đồng bào bị thiên tai, lũ lụt..
Tuy nhiên, trong những năm gần đây, do ảnh hưởng chung của suy thoái kinh tế nên xí
nghiệp gặp rất nhiều khó khăn, bế tắc trong việc giải quyết đâu ra sản phẩm cũng như duy trì
mức lương cao và ổn định cho nhân viên
Ban lãnh đ ạo xí nghiệp đã t ổ chức rất nhiều cuộc họp và đi đến quyết định đóng cửa xí
nghiệp nhưng lại rơi vào thế bị động khi không biết phải thông báo đến nhân viên của mình như
thế nào?
 Nhiệm vụ đặt ra là viết một bức thư chuyển tin xấu này tới những nhân viên của
công ty, đồng thời làm cho những tin xấu này có thể chấp nhận được, thậm chí
làm cho nhân viên cảm thấy vui vẻ khi nhận được tin.
 Xác định rõ nội dung:
Trước tiên phải phân tích tình huống và xác định:


Mục đích sơ cấp:
 Thông báo đóng cửa xí nghiệp tới những nhân viên của công ty.



Mục đích thứ cấp:
 Làm cho thông tin xấu này của công ty được mọi người chấp nhận thậm chí khiến họ
vui vẻ khi nhận được tin.



Nội dung cơ bản của thông điệp là khen ngợi, biểu dương tinh thần làm việc của những

công nhân ở công ty nhằm tạo thiện chí cho người đọc, sau đó đưa ra lời giải thích thuyết phục
vừa để giải thích cho lý do mà xí nghiệp buộc phải đóng cửa vừa đem đến sự lạc quan cho những
người công nhân khi nhận được tin này.Tiếp theo là đưa ra thông tin tiêu cực. Thêm vào đó,
người viết thông điệp sẽ đưa ra một giải pháp cho tình huống này, đó là sẽ ưu tiên tuyển dụng
những người công nhân giỏi vào các vị trí ở năm xí nghiệp còn lại chứ không đăng tuyển ngoài
thị trường lao động, giải pháp này mang tính xây dựng vì nó mang lại cho những người công
11


nhân thêm cơ hội về một vị trí mới tốt hơn. Cuối cùng là tạo nên một kết thúc thân thiện nhằm
tạo sự tín nhiệm, gần gũi v ới những người công nhân.
Những câu hỏi cần phải đặt ra trước khi bắt đầu viết thông điệp tiêu cực:
-

Những ý nào tôi có thể sử dụng trong phần mở đầu để thiết lập sự hài hòa và xây
dựng tinh thần thiện chí trong trường hợp cụ thể này?

 Trong phần này, chúng ta có thể thiết lập sự hài hòa và tinh thần thiện chí bằng cách
khen ngợi những nhân viên vì đã tạo ra những sản phẩm có chất lượng cao, công ty
đã giải quyết việc làm cho rất nhiều người, đóng góp vào ngân sách tỉnh Bình Dương
và đất nước.
-

Tại sao phải dựa trên quyền lợi của người nhận để chối yêu cầu hay trình bày
những thông tin bất lợi?

 Khi viết thông điệp tiêu cực, chúng ta cần phải dựa trên quyền lợi của người nhận để
trình bày bởi vì như vậy người nhận sẽ thấy họ được tôn trọng và dễ dàng cho đi
những phản ứng tích cực.
-

Tôi có thể đề nghị người nhận một giải pháp khác hay không?

 Trong tình huống này, chúng ta có thể đưa ra giải pháp là năm xí nghiệp còn lại còn
thiếu những công nhân giỏi và công ty ưu tiên tuyển dụng chính những nhân viên
trong công ty có thành tích xuất sắc vào các vị trí này.
-

Thông điệp thân thiện nào tôi có đưa ra ở phần kết ngoài chủ đề chính?

 Trong phần kết, chúng ta có thể cung cấp thông tin liên hệ hoặc một cuộc hẹn với bộ
phận nhân sự của công ty nhằm tăng tính xác thực cho giải pháp khác được đưa ra ở
trên và tạo thêm sự thân thiện, gần gũi.
 Các bước viết thông điệp cụ thể
Viết một lời mở đầu phù hợp
Một ví dụ có phần mở đầu được diễn đạt kém trong bản bức thư đến nhân viên của công
ty Lê Chiến được thể hiện như sau:
“Có một việc đáng buồn mà công ty chúng tôi phải gửi thư thông báo với các bạn là xí
nghiệp A sẽ đóng cửa nhà máy tại chi nhánh Bình Dương vào ngày 20/09/2014.”
Khi phân tích phần mở đầu được diễn đạt không tốt này, lưu ý là thiếu quan điểm của
người nhận và không có tính thiện chí. Hơn nữa, lợi ích của người nhận đã bị lờ đi. Rốt cuộc là

12

phần mở đầu ngay lập tức đã để lộ ra thông tin tiêu cực đó là việc nhà máy phải đóng cửa. Nhân
viên không còn động lực để đọc tiếp những giải thích hợp lý nằm sau phần mở đầu.
Một ví dụ về phần mở đầu được viết khá tốt trong tình huống dưới đây:
“Xí nghiệp A chi nhánh Bình Dương thuộc công ty LÊ CHIẾN đã điều hành dây chuyền
sản xuất đồng phục trong suốt 7 năm qua. Trong suốt thời gian này chúng ta đã sản xuất ra
được những sản phẩm chất lượng mang tính cạnh tranh rất cao trên thị trường. Bên cạnh đó xí
nghiệp cũng đã gi ải quyết công ăn việc làm cho hơn 400 lao động phổ thông, đóng góp một phần
cho ngân sách tỉnh Bình Dương nói riêng và sự phát triển của đất nước ta nói chung. Chúng tôi
rất tự hào về các bạn : sự tận tâm, nhiệt tình là tiền đề cho sự phát triển ngày nay của công ty.”
Trái với phần mở đầu được diễn đạt kém, đoạn văn này đã được đáp ứng một cách hiệu quả
tất cả những yêu cầu của một phần mở đầu tốt trong thông điệp tiêu cực. Qua hành động khen
ngợi những người công nhân vì đã t ạo ra được những sản phẩm có chất lượng cao đã làm cho
tính thiện chí càng được cũng cố hơn. Phần mở đầu được viết khà tốt mang tính trung lập, không
để lộ thông tin nhà máy sắp đóng cửa.
Đưa ra một sự giải thích thuyết phục
Bước tiếp theo của phương pháp các gián tiếp là dựa vào lời mở đầu đưa ra sự giải thích
thuyết phục để giải thích cho thông tin tiêu cực.
Sau đây là một ví dụ về sự diễn đạt kém gửi đến nhân viên của Công ty Lê Chiến
“Chúng tôi biết nhà máy sắp đóng cửa trong thời gian tới là một tin không tốt. Nhân viên
mất việc làm và có thể sẽ gặp khó khăn trong cuộc sống sắp tới của họ. Nhưng chúng tôi không
có sự chọn lựa nào khác bởi sự thua lỗ liên tiếp đến từ nhiều lý do khách quan và chủ quan :
Mức lương rất cao cho các bạn, thị trường có sự thâm nhập của các tập đoàn nước ngoài tại địa
bàn tỉnh BD và kinh tế khó khăn làm giảm cầu thị trường.Trong khi đó 5 xí nghiệp còn lại vẫn
đang làm ăn có lãi, điều đó ảnh hưởng đến lợi nhuận chung cả công ty.Việc đóng cửa xí nghiệp
là cần thiết để đảm bảo cổ tức các cổ đông.”
Xuất phát từ lời mở đầu kém cỏi đó, lời giải thích này thiếu cách diễn đạt lạc quan và
không nhìn nhận theo quan điểm của người nhận. Sự giải thích kém này đã bỏ qua mối quan tâm
của người nhận và thể hiện sự bi quan.
Không thể trả mức lương cao hơn không phải là lý do xác đáng sử dụng để giải thích tình
huống này. Ngược lại sau đây sẽ trình bày cách diễn đạt tốt trong tình huống gia tiếp này

“Quý vị đã nhận được tiền lương và phụ cấp cao xứng đáng cho việc sản xuất ra những
đồng phục đẹp và chất lượng. Xí nghiệp chúng ta phải đối mặt với thách thức duy trì sản phẩm
chất lượng cao với mức giá cạnh tranh trong khi cần phải trả mức lương cao và phúc lợi tốt đảm
bảo điều kiện làm việc cho nhân viên. Tuy nhiên sự đầu tư của các cty quốc tế vào thị trường
13


tỉnh Bình Dương ,họ sẵn sàng chịu lỗ ngắn hạn để đạt lợc ích dài hạn và sự cạnh tranh gay gắt
từ các đại lý nhập khẩu hàng nguồn gốc từ Trung Quốc.”
Cách giải thích thuyết phục một cách mạch lạc này theo sau lời mở đầu được diễn đạt tốt
bằng cách đưa ý “trả mức lương cao và phúc lợi tốt” “sản phẩm chất lượng cao”. Hầu hết
những ý lạc quan được trình bày trước trong đoạn văn này, và di chuyển dần đến y kém lạc quan
hơn. Đây là nguyên tắc trình bày nhấn mạnh hiệu quả.
Sau khi đọc những lời giải thích này, nhân viên có thể không hiểu làm thế nào mà các công
ty quốc tế đã làm cho họ bị mất việc bằng cách trả mức lương cho nhân viên rất thấp. Nhưng ít
nhất, họ tin rằng bạn mang đến cho họ một sự công bằng, giải thích thuyết phục. Họ được sự
chuẩn bị cho việc tiếp nhận những thông tin tiêu cực được diễn đạt phía sau.
Đưa ra thông tin tiêu cực
Một cách rất dở khi đưa ra thông tin phá sản một cách cứng nhắc và thiếu tế nhị.
“Thật không may khi thông báo với qu vị rằng Cty Lê Chiến sẽ đóng cửa XN tại chi nhánh
tỉnh Bình Dương vào ngày 20/09/2014…chúng tôi bi ết rằng đây là một tin xấu.”
Câu này được bắt đầu với những từ ngữ mang tính tiêu cực, thẳng thừng, khó nghe. Đoạn
văn thứ hai xuất phát từ quan điểm của người gửi hơn là quan điểm của người nhận. bức thư này
đã cường điệu quá mức vấn đề khi sử dụng những từ tiêu cực (không may đóng cửa, đóng cửa,
xấu) trong cả hai đoạn văn.
Cùng một tình huống trên nhưng người gửi thông điệp có thể cách diễn đạt tốt:
“Sau khi phân tích chi phí sản xuất và doanh thu tại tất cả các xí nghiệp, ban quản trị
quyết định đóng cửa xí nghiệp tại chi nhánh Bình Dương vào ngày 20/09/2014. Năm xí nghi ệp
còn lại vẫn tiếp tục hoạt động.”
Thông tin tiêu cực được trình bày ở sau phần sự giải thích hợp lý. Việc đóng cửa nhà máy

được giảm bớt tính nghiêm trọng khi đặt nó ở bên trong phần giải thích. Thay vì đưa ra lời xin
lỗi trước, nó sẽ nhấn mạnh sự tiêu cực của tình huống, đoạn văn đưa ra lời giải thích nên kết thúc
bằng một câu với những từ ngữ lạc quan sẽ làm cho người chấp nhận hy vọng về một việc làm
mới ở một nhà máy khác của công ty Lê Chiến.
Bởi vì những nhân viên đã đư ợc chuẩn bị cho việc nhận thông tin tiêu cực, họ có thể
chấp nhận việc nhà máy đóng cửa. Thật ra, có thể họ sẽ thích một phương án khác mà bạn đưa ra
trong đoạn văn tiếp theo-giải pháp mang tính xây dựng. Họ cũng nhận thấy sự tôn trọng bạn
dành cho họ vì bạn đã dành thời gian để giải thích quyết định đóng cửa nhà máy.
14


Giúp người nhận bằng những giải pháp mang tính xây dựng
Một giải pháp rất dở trong phần giải pháp mang tính xây dựng của bức thư mà bạn gửi
đến tất cả các nhân viên
“Chúng tôi mong rằng các bạn sẽ tìm được công việc khác”
Giải pháp này đã đưa ra m ột hướng giải quyết cho nhân viên công ty. Nếu nó không phải
là giải pháp mà nhân viên lựa chọn thì ít nhất nó cũng cung c ấp được cho họ một cơ hội việc
làm. Lưu ý rằng giải pháp hay thường dài hơn giải pháp dở. Khi nói hoặc viết điều này thường
thấy đúng với quan điểm của người nhận. Đối với việc giao tiếp kinh doanh có hiệu quả thì
những nỗ lực cộng thêm hay những từ ngữ cộng thêm là rất đáng giá.
“Năm xí nghiệp còn lại của công ty vẫn đang thiếu một vài vị trí đòi hỏi những nhân viên
giỏi. Chúng tôi sẽ tạm thời không tuyển dụng những vị trí này từ thị trường lao động mà sẽ ưu
tiên những nhân viên phù hợp đã làm t ại chi nhánh Bình Dương. Vào tu ần tới bộ phận nhân sự
sẽ có mặt tại đây để phỏng vấn các nhân viên quan tâm những vị trí này và sẽ thảo luận về cơ
hội việc làm cho các nhân viên khác. Chúng tôi cũng s ẽ cung cấp cho các bạn tư liệu về tuyển
dụng hiện nay của các công ty khác có hoạt động liên quan đến ngành sản xuất đồng phục tại
tỉnh Bình Dương.”
Giải pháp này đưa ra một hướng giải quyết cho nhân viên công ty.Nếu nó không phải là
giải pháp mà nhân viên lựa chọn thì ít nhất nó cũng được cho họ một cơ hội việc làm.
Xây dựng thiện chí trong kết thúc thân thiện:

Phần kết của phương pháo qui nạp là kết thúc thân thiện. Kết thúc của bức thư được viết
không hiệu quả thể hiện theo cách sau:
“Một lần nữa tôi xin chân thành xin lỗi các bạn về việc xí nghiệp phải đóng cửa. Nếu các
bạn cần sự hỗ trợ, xin hãy liên lạc với tôi.”
Rõ ràng lời xin lỗi không phục vụ cho mục đích nào khác hơn là nhắc lại thông điệp tiêu
cực mà người nhận vừa nhận nó. Thực ra là nhấn mạnh thông tin tiêu cực thêm một lần nữa.
Ngoài ra với cách trình bàytrong ví dụ trên, câu cuối nghe có vẻ như là hạ mình và dư ờng như là
sáo rỗng.
“Nếu bạn muốn có một cuộc gặp với đại diện của công ty, vui lòng liên hệ với giám đốc bộ
phận nhân sự công ty – cô Trang, chi nhánh 101 Đồng Khởi ,phường Tân Phong ,TP Biên Hòa ,
tỉnh Đồng Nai. Mong rằng chúng tôi sẽ có cơ hội cộng tác với các bạn một lần nữa tại các chi
nhánh khác của cty Lê Chiến trong tương lai không xa.”
15


Cách diễn đạt tròng ví dụ trên đã ch ứa đựng đầy đủ những yêu cầu cần thiết của một kết
thúc gần gũi. Cách này xây d ựng được sự tín nhiệm, thể hiện tính nhân ái, nồng nhiệt, lạc quan
và thể hiện nội dung quan trọng cần phải đề cập.
 Thư viết kém :

Gửi đến : nhân viên của xí nghiệp LÊ CHIẾN
Người gởi : Nguyễn Thị Huyền Trang , Giám đốc nhân sự
Ngày 20/06/2014
Chủ đề : Đóng cửa XN chi nhánh Bình Dương
Có một việc đáng buồn mà công ty chúng tôi phải gửi thư thông báo với các bạn là xí
nghiệp A sẽ đóng cửa nhà máy tại chi nhánh Bình Dương vào ngày 20/09/2014.
Chúng tôi biết nhà máy sắp đóng cửa trong thời gian tới là một tin không tốt. Nhân viên
mất việc làm và có thể sẽ gặp khó khăn trong cuộc sống sắp tới của họ. Nhưng chúng tôi không có
sự chọn lựa nào khác bởi sự thua lỗ liên tiếp đến từ nhiều lý do khách quan và chủ quan : Mức
lương rất cao cho các bạn, thị trường có sự thâm nhập của các tập đoàn nước ngoài tại địa bàn tỉnh

BD và kinh tế khó khăn làm giảm cầu thị trường.Trong khi đó 5 xí nghiệp còn lại vẩn đang làm ăn
có lãi, điều đó ảnh hưởng đến lợi nhuận chung cả công ty.Việc đóng cửa xí nghiệp là cần thiết để
đảm bảo cổ tức các cổ đông.
Thật là không may khi thông báo với quý vị rằng Cty Lê Chiến sẽ đóng cửa XN tại chi
nhánh tỉnh Bình Dương vào ngày 20/09/2014...Chúng tôi biết rằng đây là một tin xấu.
Chúng tôi mong rằng các bạn sẽ tìm được công việc khác
Một lần nữa chúng tối lấy làm tiếc về việc đóng cửa xí nghiệp. Nếu chúng tôi giúp được gì,
xin hay liên lạc với chúng tôi

 Thư viết tốt

16


Gửi đến : nhân viên của xí nghiệp LÊ CHIẾN
Người gởi : Nguyễn Thị Huyền Trang , Giám đốc nhân sự
Ngày 20/06/2014
Chủ đề : XN chi nhánh Bình Dương
Xí nghiệp A chi nhánh Bình Dương thuộc công ty LÊ CHIẾN đã điều hành dây
chuyền sản xuất đồng phục trong suốt 7 năm qua. Trong suốt thời gian này chúng ta đã sản xuất ra
được những sản phẩm chất lượng mang tính cạnh tranh rất cao trên thị trường. Bên cạnh đó xí
nghiệp cũng đã giải quyết công ăn việc làm cho hơn 400 lao động phổ thông, đóng góp một phần
cho ngân sách tỉnh Bình Dương nói riêng và sự phát triển của đất nước ta nói chung.Chúng tôi rất
tự hào về các bạn : sự tận tâm, nhiệt tình là tiền đề cho sự phát triển ngày nay của công ty.
Quý vị đã nhận được tiền lương và phụ cấp cao xứng đáng cho việc sản xuất ra những
đồng phục đẹp và chất lượng. Xí nghiệp chúng ta phải đối mặt với thách thức duy trì sản phẩm
chất lượng cao với mức giá cạnh tranh trong khi cần phải trả mức lương cao và phúc lợi tốt đảm
bảo điều kiện làm việc cho nhân viên. Tuy nhiên sự đầu tư của các cty quốc tế vào thị trường tỉnh
Bình Dương ,họ sẵn sàng chịu lỗ ngắn hạn để đạt lợc ích dài hạn và sự cạnh tranh gay gắt từ các
đại lý nhập khẩu hàng nguồn gốc từ Trung Quốc.

Sau khi phân tích chi phí sản xuất và doanh thu tại tất cả các xí nghiệp, ban quản trị
quyết định đóng cửa xí nghiệp tại chi nhánh Bình Dương vào ngày 20/09/2014. Năm xí nghiệp còn
lại vẫn tiếp tục hoạt động.
Năm xí nghiệp còn lại của công ty vẫn đang thiếu một vài vị trí đòi hỏi những nhân viên
giỏi. Chúng tôi sẽ tạm thời không tuyển dụng những vị trí này từ thị trường lao động mà sẽ ưu tiên
những nhân viên phù hợp đã làm tại chi nhánh Bình Dương. Vào tuần tới bộ phận nhân sự sẽ có
mặt tại đây để phỏng vấn các nhân viên quan tâm những vị trí này và sẽ thảo luận về cơ hội việc
làm cho các nhân viên khác. Chúng tôi cũng sẽ cung cấp cho các bạn tư liệu về tuyển dụng hiện
nay của các công ty khác có hoạt động liên quan đến ngành sản xuất đồng phục tại tỉnh Bình
Dương.
Nếu bạn muốn có một cuộc gặp với đại diện của công ty, vui lòng liên hệ với giám đốc bộ
phận nhân sự công ty – cô Trang, chi nhánh 101 Đồng Khởi ,phường Tân Phong ,TP Biên Hòa ,
tỉnh Đồng Nai.Mong rằng chúng tôi sẽ có cơ hội cộng tác với các bạn một lần nữa tại các chi
nhánh khác của cty Lê Chiến trong tương lai không xa.
17


PHÂN TÍCH :
o

Lời mở đầu hiệu quả :

-

Ví dụ về lời mở đầu kém :


Có một việc đáng buồn mà công ty chúng tôi phải gửi thư thông báo với các bạn là xí
nghiệp A sẽ đóng cửa nhà máy tại chi nhánh Bình Dương vào ngày 20/09/2014.


Rõ ràng ta thấy thông điệp này không mang tính chất thiện chí, không đặt lợi ích của
người nhận lên hàng đầu.


Nội dung thông báo không nên đưa ra ngay lời mở đầu.

-

Lời mở đầu khá tốt :


Xí nghiệp A chi nhánh Bình Dương thuộc công ty LÊ CHIẾN đã điều hành dây chuyền
sản xuất đồng phục trong suốt 7 năm qua. Trong suốt thời gian này chúng ta đã sản xuất ra
được những sản phẩm chất lượng mang tính cạnh tranh rất cao trên thị trường. Bên cạnh đó xí
nghiệp cũng đã giải quyết công ăn việc làm cho hơn 400 lao động phổ thông, đóng góp một
phần cho ngân sách tỉnh Bình Dương nói riêng và sự phát triển của đất nước ta nói
chung.Chúng tôi rất tự hào về các bạn : sự tận tâm, nhiệt tình là tiền đề cho sự phát triển ngày
nay của công ty.
o

Sự giải thích hợp lý :

-

Sự giải thích diễn đạt kém :


Chúng tôi biết nhà máy sắp đóng cửa trong thời gian tới là một tin không tốt. Nhân viên
mất việc làm và có thể sẽ gặp khó khăn trong cuộc sống sắp tới của họ. Nhưng chúng tôi không
có sự chọn lựa nào khác bởi sự thua lỗ liên tiếp đến từ nhiều lý do khách quan và chủ quan :

Mức lương rất cao cho các bạn, thị trường có sự thâm nhập của các tập đoàn nước ngoài tại
địa bàn tỉnh BD và kinh tế khó khăn làm giảm cầu thị trường.Trong khi đó 5 xí nghiệp còn lại
vẩn đang làm ăn có lãi, điều đó ảnh hưởng đến lợi nhuận chung cả công ty.Việc đóng cửa xí
nghiệp là cần thiết để đảm bảo cổ tức các cổ đông.

Không tôn trọng người nhận thư : những người lao động làm việc vất vả nhưng trong thư
ko có bất kỳ 1 câu nào mang tính chất tôn trọng họ : ví dụ “cảm ơn”...


Đề cao vai trò của người chủ,những cố đông được chia cổ tức.



Trình bày ko thật sự hợp lý : các ý kém lạc quan không nên trình bày trước: “chúng tôi

biết nhà máy sắp đóng cửa”
Sự giải thích diễn đạt tốt :

18


Quý vị đã nhận được tiền lương và phụ cấp cao xứng đáng cho việc sản xuất ra những
đồng phục đẹp và chất lượng. Xí nghiệp chúng ta phải đối mặt với thách thức duy trì sản phẩm
chất lượng cao với mức giá cạnh tranh trong khi cần phải trả mức lương cao và phúc lợi tốt
đảm bảo điều kiện làm việc cho nhân viên. Tuy nhiên sự đầu tư của các cty quốc tế vào thị
trường tỉnh Bình Dương ,họ sẵn sàng chịu lỗ ngắn hạn để đạt lợc ích dài hạn và sự cạnh tranh
gay gắt từ các đại lý nhập khẩu hàng nguồn gốc từ Trung Quốc.

Trình bày hợp lý : các ý lạc quan được trình bày trước dần dần đi đến ý kém lạc quan
hơn.



Lời trình bày thân thiện đề cao vai trò của người nhận thư.

o

Đưa ra thông tin tiêu cực :

-

Thông tin diễn đạt kém :

Thật là không may khi thông báo với quý vị rằng Cty Lê Chiến sẽ đóng cửa XN tại chi
nhánh tỉnh Bình Dương vào ngày 20/09/2014...Chúng tôi biết rằng đây là một tin xấu.


Bắt đầu bằng từ tiêu cực,thô lỗ :” không may”



Chỉ quan tâm đến quan điểm người gửi .



Cường điệu quá mức vấn đề khi sử dụng từ tiêu cực :”không may, đóng cửa, xấu”

-

Thông tin diễn đạt tốt :

Sau khi phân tích chi phí sản xuất và doanh thu tại tất cả các xí nghiệp, ban
quản trị quyết định đóng cửa xí nghiệp tại chi nhánh Bình Dương vào ngày 20/09/2014. Năm xí
nghiệp còn lại vẫn tiếp tục hoạt động.

Thông tin tiêu cực trình bày ở phần cuối của lời giải thích là hợp lý. Đóng cửa nhà máy
nên đặt sau phần giải thích.
o

Giúp đỡ người nhận bằng giải pháp mang tính xây dựng:

-

Giải pháp diễn đạt kém :
Chúng tôi mong rằng các bạn sẽ tìm được công việc khác :



Bỏ mặc người lao động sau khi đóng cửa nhà máy.

-

Giải pháp diễm đạt tốt :
Năm xí nghiệp còn lại của công ty vẫn đang thiếu một vài vị trí đòi hỏi những nhân viên

giỏi. Chúng tôi sẽ tạm thời không tuyển dụng những vị trí này từ thị trường lao động mà sẽ ưu
tiên những nhân viên phù hợp đã làm tại chi nhánh Bình Dương. Vào tuần tới bộ phận nhân sự
sẽ có mặt tại đây để phỏng vấn các nhân viên quan tâm những vị trí này và sẽ thảo luận về cơ
19

hội việc làm cho các nhân viên khác. Chúng tôi cũng sẽ cung cấp cho các bạn tư liệu về tuyển
dụng hiện nay của các công ty khác có hoạt động liên quan đến ngành sản xuất đồng phục tại
tỉnh Bình Dương.


Giải pháp đưa ra cơ hội cho các nhân viên vẫn muốn làm việc tại công ty.


Cung cấp cho các nhân viên những cơ hội việc làm khác liên quan đến ngành sản xuất
đồng phục.
o

Xây dụng thiện chí trong kết thúc thân thiện:

-

Phần kết thúc bức thư viết không hiệu quả:

Một lần nữa chúng tối lấy làm tiếc về việc đóng cửa xí nghiệp. Nếu chúng tôi giúp được
gì, xin hay liên lạc với chúng tôi


Lời xin lỗi lập lại thông điệp tiêu cực gây khó chịu cho người nhận thư



Với cách trình bày trên, câu cuối cùng mang tính chất sáo rỗng và không rõ ràng.

-

Phần kết thúc thể hiện hiệu quả:

Nếu bạn muốn có một cuộc gặp với đại diện của công ty, vui lòng liên hệ với giám đốc
bộ phận nhân sự công ty – cô Trang, chi nhánh 101 Đồng Khởi ,phường Tân Phong ,TP Biên
Hòa , tỉnh Đồng Nai.Mong rằng chúng tôi sẽ có cơ hội cộng tác với các bạn một lần nữa tại các
chi nhánh khác của cty Lê Chiến trong tương lai không xa.


Diễn đạt đầy đủ yêu cầu cần thiết của một kết thúc gần gũi



Xây dựng được sự tín nhiệm,thể hiện tinh thần thân ái,nồng nhiệt,lạc quan.

4. Một số loại thông điệp tiêu cực
4.1

Từ chối yêu cầu
Trong kinh doanh đôi khi phải từ chối một số yêu cầu nào đó. Tuy nhiên, thật khó để viết

một bức thư hồi đáp với thông tin không vui. Để người đọc thấy rằng lời từ chối là công bằng và
hợp lý, chúng ta nên dùng cách diễn đạt gián tiếp

CÔNG TY TNHH TM-DV TÂN THÀNH
55 Trần Xuân Soạn, Quận 7
Tp. Hồ Chí Minh
ĐT: (08) 872.9660, Fax: (08) 872.9666
20

Ngày 24/03/2008
Bà Nguyễn Kim Anh
25 Hòa Bình, Q.Tân Bình
Tp. Hồ Chí Minh
Thưa Bà,
Chúng tôi chân thành cảm ơn bà đã quan tâm và g ửi hàng mẫu cùng bảng báo giá
vào công ty TNHH Vạn Hưng Thịnh
Qua nghiên cứu hồ sơ và hàng mẫu chúng tôi rất cảm kích và đánh giá cao về chất
lượng hàng mẫu của quý công ty. Nhưng do nhu cầu số lượng có hạng và màu sắc chưa
phù hợp, vì vậy chúng tôi chưa thể hợp tác với bà được. Hồ sơ và hàng mẫu được lưu giữ
tại văn phòng công ty, và chúng tôi sẽ xem xét lại hồ sơ của bà khi có nhu cầu
Với sự phát triển ngày càng mở rộng về hoạt động kinh doanh của công ty chúng
tôi, chúng tôi hy vọng sẽ được hợp tác với bà trong một thời gian gần đây nhất.
Thân ái,
Lê Quốc Nam
Phó.GĐ Kinh Doanh
4.2

Từ chối điều chỉnh

Doanh nghiệp cố gắng giữ khách hàng khi phải từ chối một điều gì, sau đây là một
từ chối điều chỉnh dùng cách gián tiếp để không làm phật lòng khách hàng
Ví dụ:
CÔNG TY ĐẠI TÂY DƯƠNG
123 Cách Mạng tháng Tám,
Biên Hòa, Đồng Nai
(061) 345 3608
03-03-2008
21

Công ty VLXD Tâm Hiệp
203 Quốc lộ 1A
Phường Tân Mai
Biên Hòa, Đồng Nai.
V/v: Tìm Hiểu Thông Tin Sản Phẩm VLXD
Thưa Quý Công ty,
Chúng tôi đã xem thông tin về sản phẩm mới của quý công ty đăng trên báo tuổi
trẻ ngày 02-03-2008 và có quan tâm đến các sản phẩm này. Công ty chúng tôi muốn có
thêm thông tin chi tiết về các loại sản phẩm để thuận tiện cho việc tính toán cân đối vật tư
cho công trình xây dựng.
Công ty chúng tôi đã ký hợp đồng với quy mô lớn, do đó chúng tôi cần vật liệu
xây dựng có chất lượng cao. Qua quảng cáo, chúng tôi thấy vật liệu xây dựng của quý
công ty có khả năng đáp ứng yêu cầu này. Để khẳng định điều đó, quý công ty vui lòng
cung cấp cho chúng tôi những thông tin liên quan đến các sản phẩm như sau:
1/ Chất lượng, độ chịu lực của tưng loại thép.
2/ Chất lượng của từng loại xi măng, sơn, cát, đá và các loại vật liệu liên quan
3/ Chất lượng và kích thước các loại gạch, đá lót sàn, ốp tường
4/ Giá cả của từng loại.
Những thông tin này giúp cho chúng tôi quyết định ký hợp đồng với quý công ty .
Vui lòng phúc đáp cho chúng tôi theo đ ịa chỉ công ty hay qua email Chúng tôi hy vọng sẽ là khách hàng lâu dài của quý công ty.
Kính thư,
Nguyễn Thị Thảo
P.Trưởng phòng KD-QLCTXD.
22


23

Tài liệu tham khảo
1. Giáo trình Giao Tiếp Kinh Doanh, NXB Lao Động – Xã Hội.
2. />
24