Kỹ Năng Tổ chức sự kiện: Nghề cần kỹ năng đa chiều

Kỹ Năng Tổ chức sự kiện: Nghề cần kỹ năng
"đa chiều"
"Tỉ mỉ, cẩn trọng đến từng tiểu tiết, sau đó mới đến ý tưởng...", ông Lê
Quốc Vinh, Chủ tịch HĐQT kiêm Giám đốc điều hành (CEO) Cty Lê Bros,
phác họa ngắn gọn kỹ năng cần có của một chuyên viên tổ chức sự kiện
(Event Specialist).Tổ chức sự kiện vì cộng đồng vẫn chưa được các
doanh nghiệp quan tâm thực sự

Chi 15 tỷ USD mỗi năm

Theo bà Phạm Thanh Hương, Phó GĐ Công ty CP truyền thông Kalei, tổ
chức sự kiện (event) là việc "đánh bóng" cho thương hiệu và sản phẩm
thông qua những sự kiện. Còn bà Vũ Hoài Thu, Trưởng Nhóm phụ trách
Khách hàng, Công ty Truyền thông T&A, cho rằng đây là cơ hội để
doanh nghiệp gặp gỡ, trao đổi và giao lưu với bạn hàng, đối tác, các cơ
quan truyền thông, cơ quan công quyền, giúp thúc đẩy thông tin hai
chiều và tăng cường quan hệ có lợi cho doanh nghiệp...

Tổ chức sự kiện là một nghề khá mới mẻ tại Việt Nam và những năm
gần đây đang phát triển với tốc độ hết sức nhanh chóng.

Theo một nghiên cứu gần đây, trung bình mỗi năm các doanh nghiệp
trên thế giới chi hơn 20 tỷ USD cho việc quảng bá sản phẩm và 15 tỷ
USD vào hoạt động tổ chức các sự kiện khác nhau như hội nghị khách
hàng, ra mắt sản phẩm, lễ động thổ, lễ khánh thành... Như vậy cũng đủ
thấy rõ tầm quan trọng của việc tổ chức sự kiện đối với sự phát triển
của các doanh nghiệp. Vậy, như thế nào được coi là một chuyên viên tổ
chức sự kiện?

"Nghệ nhân ghép hình"

"Nhiều người cho rằng làm tổ chức sự kiện thì ý tưởng là cái quan trọng
nhất, nhưng tôi lại không nghĩ vậy", ông Lê Quốc Vinh, Chủ tịch HĐQT
kiêm CEO Công ty Lê Bros, một trong những công ty tổ chức sự kiện lâu
năm và có uy tín tại Việt Nam khẳng định. "Trải qua khoảng 10 năm lăn
lộn với công việc này, tôi mới tự đúc rút lại rằng: Một người giỏi về tổ
chức sự kiện trước tiên phải là người tỉ mẩn, chu đáo, biết chăm chút
tới từng tiểu tiết. Đó chính là thể hiện của sự chuyên nghiệp. Còn sự
sáng tạo đương nhiên cũng là một yếu tố không thể thiếu trong nghề
này, nhưng tôi chỉ xếp ở vị trí thứ 2".

Với ông Vinh, công việc tổ chức sự kiện như một bức tranh của trò chơi
ghép hình và người chơi chỉ thành công khi ghép hoàn chỉnh bức tranh
đó bằng hàng trăm, hàng ngàn mẩu nhỏ chi tiết. Đẳng cấp của mỗi công
ty thể hiện ở chính sự hoàn hảo trong từng tiểu tiết ở mỗi event họ tổ
chức.

Ông Vinh ví dụ: bình thường với người lễ tân của mỗi sự kiện, yêu cầu
chỉ cần cao ráo, xinh đẹp và biết nói năng một chút. Nhưng nếu chuyên
nghiệp hơn, người ta sẽ phải để ý xem cô Y. nên mặc gì, cách nói ra sao,
điệu chào, cách bắt tay như thế nào cho phù hợp với từng sự kiện...
Ngoài ra, một người làm tổ chức sự kiện giỏi cũng không thể thiếu
những tố chất: năng động, kiên nhẫn, quan hệ tốt, có khả năng làm việc
theo nhóm, có sức khỏe và sự đam mê.

Bà Phạm Thanh Hương, Phó GĐ Công ty CP truyền thông Kalei cùng
chung quan điểm và bổ sung thêm: Một chuyên viên tổ chức sự kiện
cần phải có đầu óc tổ chức và biết cách xoay xở và ứng phó trong mọi
tình huống. Họ cần phải có "cái đầu, đôi tay, đôi vai và trái tim". Cái đầu
để có thể hoạch định, sắp đặt công việc hiệu quả. Có đôi tay sẽ làm
được nhiều công việc. Đôi vai để gánh vác áp lực công việc và đặc biệt,

với trái tim nhiệt tình, bạn mới tận tụy với công việc của mình.

Tự học từ thực tiễn

Theo nhận định bà Hoài Thu, hiện nay thị trường dịch vụ này đang nở
rộ tuy nhiên có khá nhiều công ty hoạt động manh mún và thiếu chuyên
nghiệp. Những sự kiện lớn hoặc có tính chất quan trọng, khách hàng chỉ
tin tưởng giao phó cho những công ty chuyên nghiệp có kinh nghiệm tổ
chức, có khả năng phân tích hiệu quả của event để tiếp cận độc đáo
nhất đến khách hàng. Tuy nhiên, nhân sự tốt cho lĩnh vực này còn chưa
nhiều. Cần thêm thời gian để hoạt động tổ chức sự kiện của các công ty
event Việt Nam đi vào chiều sâu và chuyên nghiệp hơn.

Nguyên nhân của tình trạng trên, theo ông Vinh, một phần do lĩnh vực
tổ chức sự kiện tại Việt Nam hiện nay chưa hề có những trường lớp đào
tạo bài bản, chính quy mà "học từ những thành bại của mỗi event và từ
chính những đòi hỏi của khách hàng".